時間：2023-07-03 15:50:24
序論：在您撰寫提升檔案管理水平時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
關(guān)鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新
隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，我國迎來了高新科技引領(lǐng)企業(yè)發(fā)展的時代，為順應當前時展狀況，檔案管理工作要做出與時代相對應的變革，創(chuàng)新檔案管理模式，使得檔案管理工作能更好的為企業(yè)發(fā)展所服務。
1 企業(yè)檔案管理的重要性
企業(yè)檔案是在企業(yè)發(fā)展過程中所形成的有價值的文字記錄或圖表等，記錄了企業(yè)各個發(fā)展階段的細節(jié)。在日常工作中，由專業(yè)性人才隊伍對企業(yè)的文件進行科學的分類整理，便于以后企業(yè)人員進行查詢。其中記錄的各種信息為企業(yè)提供了可選擇的發(fā)展模式，也使得企業(yè)在發(fā)展過程中能少走彎路，可以作為企業(yè)發(fā)展的理論指導。
具體來說，企業(yè)檔案管理重要性主要體現(xiàn)在以下方面。首先，良好的檔案管理對企業(yè)科技發(fā)展的促進作用，它能激勵企業(yè)健康的向前發(fā)展。其次，檔案是企業(yè)文化凝聚的產(chǎn)物，是企業(yè)文化的實體表現(xiàn)形式，良好的企業(yè)檔案管理反映了企業(yè)對于企業(yè)文化的利用程度。再次，企業(yè)檔案管理能夠很好的使企業(yè)經(jīng)濟效益與社會效益相匹配。最后，良好企業(yè)檔案管理能使檔案做為企業(yè)的理論指導更加的科學化，時代化。
2 企業(yè)檔案管理當前的發(fā)展狀況
良好的企業(yè)檔案管理遵循著以下原則，首先，企業(yè)中各個部門的檔案要有統(tǒng)一的管理部門，管理中實行綜合管理，分類處理，實現(xiàn)檔案管理中的集中管理與分級管理。其次，注重檔案管理的安全性，對企業(yè)檔案進行嚴格管理與保護，避免檔案的泄露與遺失，嚴格遵守保密條例，增強企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)意識，維護好企業(yè)檔案的安全與完整。
現(xiàn)今，我國企業(yè)本著以上原則進行檔案管理，但在管理過程中都或多或少的出現(xiàn)了這樣或那樣的問題，總結(jié)我國企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，主要存在以下幾個方面的問題：
檔案管理制度的不完善。包括檔案整理籠統(tǒng)，歸檔責任人不明確，歸檔范圍不明晰，這些都體現(xiàn)了檔案管理水平的落后。如果在崗人員職位不變也罷，如果稍加變動，檔案的不連續(xù)、無規(guī)則的管理狀態(tài)就體現(xiàn)出來，將給檔案的查找?guī)砗艽蟮穆闊Ｍ瑫r又由于近年來全球經(jīng)濟下滑，人員的精簡在很多企業(yè)發(fā)生，由于檔案管理人員很少，使得檔案整理的任務相當繁重。檔案管理的環(huán)節(jié)很多，若是提高管理水平，其中任何一項環(huán)節(jié)都不能落下，不僅要求管理設(shè)備的提高，從業(yè)人員的素質(zhì)，領(lǐng)導的重視程度等制度的完善上都要在一定程度上有所提高。
當前科技信息發(fā)展迅猛與企業(yè)檔案管理歸檔單一化不相匹配。當前高新技術(shù)的發(fā)展，給企業(yè)帶來了自動化、數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化，利用信息技術(shù)可以有效的使得企業(yè)檔案管理變得簡潔。通過將檔案資源整合到自動化管理系統(tǒng)中，就能檔案的無縫連接，并對檔案加以保存與隨時的利用。由于企業(yè)檔案管理思想的落后，這些高新科技并沒有很好的應用到檔案管理當中去，檔案管理自動化在企業(yè)中的運用空間還很狹小，這使得檔案在管理上很不方便。
企業(yè)檔案管理的不科學、不規(guī)范。在許多企業(yè)的檔案室中，我們很容易發(fā)現(xiàn)一些檔案的檔號不規(guī)范，一些檔案缺少卷內(nèi)目錄，以及案卷混亂的問題，這是檔案管理不規(guī)范的集中體現(xiàn)。在查閱相關(guān)檔案時候，會發(fā)現(xiàn)檔案的調(diào)閱極不便利。
從事檔案管理人員的素質(zhì)不高，表現(xiàn)在專業(yè)水平不高。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不僅要求設(shè)備的現(xiàn)代化，還要求從業(yè)人員具有先進的科學知識，能夠?qū)π略O(shè)備進行使用和維護，。但就目前我國大多數(shù)企業(yè)來看，檔案管理人員還僅僅從事著文件的收發(fā)、歸檔與查找。對于現(xiàn)代化管理的基本知識還處于不了解階段，對于現(xiàn)代設(shè)備的使用，能熟練掌握使用技能的從業(yè)人員更是稀少，新時期的檔案管理對從業(yè)人員的專業(yè)水平要求很高，對檔案管理人員如不進行后期的培訓學習，那么在人才這一方面，它會成為阻礙企業(yè)檔案管理水平提升的短板。
企業(yè)檔案管理效率低下。企業(yè)檔案工作的規(guī)范化、標準化是企業(yè)檔案管理的基本要求。檔案管理普遍存在問題是，大量卷宗的質(zhì)量不高，搜索工具不完善。一些企業(yè)檔案的整理并不符合國家檔案局的標準。在文件檢索方面，大部分企業(yè)還是傳統(tǒng)的手工檢索，機器檢索在企業(yè)中所占的比重很小。文件檢索要求的精度很高，人工操作代替機器操作并不能很好的完成文件檢索的精度標準。
對于檔案信息的整理、編研投入力度不足。檔案的編研可以做為企業(yè)制定發(fā)展目標的參考。大多數(shù)企業(yè)的情況是對于信息的編研不是很重視。編研人員的選取沒有從專業(yè)技術(shù)方面考慮，只是隨意的指派。這就造成了編研產(chǎn)品的層次低下，信息量不足，不具備很大的參考價值。
3 創(chuàng)新管理模式，提升企業(yè)檔案管理水平的一些措施和建議
檔案管理模式的創(chuàng)新，首先，要注重理念的創(chuàng)新，理論指導實踐，實現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新，首先要解放思想，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念和意識。其次，要注重檔案管理的機制創(chuàng)新，通過總結(jié)當前經(jīng)濟發(fā)展形勢下對檔案管理工作的要求，逐步建立起與經(jīng)濟發(fā)展相匹配的檔案管理模式。譬如，各項管理的規(guī)章制度要符合當前經(jīng)濟發(fā)展形勢。最后，要注重管理手段的創(chuàng)新，借助當前高新技術(shù)發(fā)展的強勁勢頭，將信息技術(shù)融入到企業(yè)檔案管理中，成為提升檔案管理水平的最大助力。利用信息技術(shù)使得檔案管理變得方便簡潔。
具體來說，檔案管理模式的創(chuàng)新可以從以下幾個方面著手。
強化檔案管理體系建設(shè)，完善檔案管理制度與監(jiān)督體制。檔案管理體系的形成具有階段性，檔案管理模式符合企業(yè)各個階段的發(fā)展情況。各個階段檔案管理體系的形成要有明確的目標責任人，實行問責制，加強檔案管理的監(jiān)督機制，由于在不同的過程中，不同的運用對象其目的是不一樣的，管理人員可以根據(jù)具體的情況加強監(jiān)管的措施。
對檔案進行細致化分類，科學合理的進行歸納整理。檔案管理是一系統(tǒng)的工程，檔案管理的好壞會直接影響企業(yè)其余各部門的工作質(zhì)量。各部門既是檔案信息提供的對象，也是檔案信息分享的主體。做好檔案歸類整理工作才能使得檔案管理更好的為企業(yè)部門所服務。
建立健全檔案管理中的評價機制，激勵從業(yè)人員工作的積極性。檔案管理部門因為受長期的計劃經(jīng)濟的影響，一直被認為是閑散部門，所以許多從業(yè)人員對于檔案管理不是很重視，在工作中的熱情也不夠。消極怠慢的工作態(tài)度會使得員工在工作過程中產(chǎn)生許多紕漏，如檔案歸類混亂遺失等。現(xiàn)今的檔案管理相當重要，從業(yè)人員就的從思想上端正態(tài)度，通過合理的獎懲機制，能有效的調(diào)動員工的工作熱情，切實做好檔案的歸類整理工作。
加快檔案管理的信息化建設(shè)。首先，可以搭建一個檔案信息平臺，通過檔案管理系統(tǒng)將檔案管理機制延生到企業(yè)的每個部門。其次，通過網(wǎng)絡(luò)共享平臺，將檔案中的文字信息編入到數(shù)據(jù)庫中方便企業(yè)工作人員的查找。最后，在員工中加大宣傳檔案管理信息化的利用優(yōu)勢，提高利用率，最大化的實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的價值。
提升從業(yè)人員的業(yè)務水平。先從思想上讓他們真正對檔案管理重視起來，并通過對在職的員工進行后期的培訓學習，讓他們熟知一些新設(shè)備的應用，建設(shè)一批高素質(zhì)的管理人才，使得檔案管理隊伍更加精良。
4 結(jié)語
企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理中相當重要的一個環(huán)節(jié)，它從企業(yè)這個這個整體上產(chǎn)生，同時又服務于整個企業(yè)。良好的企業(yè)管理能使得企業(yè)獲得突飛猛進的發(fā)展，而良好的檔案管理，能在很大程度上促進企業(yè)管理水平的提高。面對當前快速發(fā)展的經(jīng)濟，進行企業(yè)檔案管理模式的創(chuàng)新，提高檔案管理水平已是刻不容緩。通過思想上的變革，人才隊伍的建設(shè)與高新技術(shù)設(shè)備的引進等，使得檔案管理模式與時俱進，如此才不會成為企業(yè)發(fā)展的短板。
一、檔案管理的重要性
（一）檔案整理與歸檔工作對實際工作有重要指導作用。
在我國的國土資源檔案管理工作中，相關(guān)資料都具備一定的法律效力，為促進經(jīng)濟建設(shè)的發(fā)展，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的有效整合，貼近人們的生產(chǎn)生活來進行服務是非常重要的。全面的國土資源檔案管理，必須在科學管理方案的基礎(chǔ)上，通過推進相關(guān)資料的整理和收集，來完善相關(guān)信息。
（二）檔案管理資料完整收集是對國土資源經(jīng)濟發(fā)展的前期記錄。
推進國土資源檔案管理工作對目前的經(jīng)濟生產(chǎn)來講非常重要，能夠直接構(gòu)建良好的經(jīng)濟服務。檔案管理工作必須認真按照相關(guān)要求來歸納數(shù)據(jù)信息，必須讓每份資料都能夠找到對應的出處。根據(jù)相關(guān)制度管理的問題，檔案管理工作必須立足于經(jīng)濟發(fā)展，實現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)資料的整理和收集。
二、國土資源檔案管理工作中存在的問題
（一）電子檔案出現(xiàn)后管理經(jīng)驗欠缺。
隨著計算機的應用，電子檔案大量地出現(xiàn)，但與之相適應的管理卻嚴重滯后。在社會逐步向信息化社會邁進的同時，檔案管理工作者如果繼續(xù)沿用低效率的傳統(tǒng)手工管理模式，國土資源管理工作就會受到較大影響。
（二）缺乏轉(zhuǎn)變觀念，超前管理的創(chuàng)新意識。
長期以來，人們從思想上對國土資源檔案管理工作沒有引起足夠的重視，更談不上對此項工作進行創(chuàng)新。各類業(yè)務檔案的管理工作普遍缺乏一種超前管理的意識，沒有將國土檔案工作滲透到各個環(huán)節(jié)之中，導致各類業(yè)務和檔案管理長期以來各自為政、檔案資料積累殘缺不全、給檔案的整理歸檔帶來了困難。
（三）國土資源檔案管理工作者的素質(zhì)有待進一步提高。
就目前來講，國土資源管理工作必須得到新技術(shù)的應用，通過構(gòu)建優(yōu)勢管理的相關(guān)方案來進行有關(guān)技術(shù)的推進，此外在國土資源檔案管理工作的要求中，必須結(jié)合信息的利用來實現(xiàn)全面發(fā)展。同時必須對國土資源檔案管理工作者提出更高的要求，讓它們能夠更加適應國土資源檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容，并且立足于檔案管理的基礎(chǔ)內(nèi)容，提高工作管理者的意識，努力帶動國土資源管理工作的發(fā)展。
三、國土資源檔案管理工作建議
（一）提高檔案管理意識，加大檔案管理力度。
國土資源檔案是一項綜合類檔案，涉及面廣、信息量大。在新的形勢下，各級國土資源部門必須將計算機技術(shù)應用于土地檔案管理工作中，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，拓寬服務領(lǐng)域，延伸服務范圍，創(chuàng)新服務機制，才能充分發(fā)揮國土檔案獨特的服務功能。基層國土部門要認真學習《檔案法》、《檔案法實施辦法》，提高檔案意識，提高檔案人員工作熱情，增強檔案人員責任感和使命感。檔案人員要嚴格要求自己，努力在平凡的崗位上創(chuàng)造出不平凡的工作業(yè)績。各級部門要加大檔案管理力度，提高對檔案工作重要性的認識，爭取得到領(lǐng)導對檔案工作的重視和支持。
（二）加強業(yè)務學習，努力提高檔案人員素質(zhì)。
檔案工作是一項專業(yè)性很強的技術(shù)性工作，這就要求檔案人員具有職業(yè)道德意識、信息開放意識、求實創(chuàng)新意識、法律意識。要求檔案工作者不斷更新專業(yè)知識，積極參加業(yè)務培訓，逐步提高語言文字表?_能力，資料收集整理能力，計算機應用能力，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)手段管理檔案，使檔案更好地服務于社會。檔案工作人員不僅要有較好的專業(yè)素質(zhì)，還要有良好的職業(yè)道德，具有實干、嚴謹、細致、認真的工作作風。檔案工作者既要做好檔案收集和保管工作，又要為廣大群眾提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務，嚴格執(zhí)行政治紀律、組織紀律和工作紀律。檔案工作規(guī)范化、完善化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，這就要求我們處理檔案工作中做到規(guī)范、完整、標準，嚴格按照國家的有關(guān)規(guī)定。
（三）加快檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。
檔案信息化建設(shè)是新時期檔案工作的需要，隨著信息時代的到來，檔案管理也隨著信息資源的交流和互換進入到網(wǎng)絡(luò)的新天地。數(shù)字化管理使檔案查詢更加快捷，極大的提高了檔案查詢效率，為廣大用戶提供了大量、快捷、高質(zhì)量的國土資源信息。檔案數(shù)字化管理，是當今國土檔案工作的必然要求。近年來隨著網(wǎng)絡(luò)信息快速發(fā)展，各級國土資源部門信息化建設(shè)尤為重要，我們必須緊跟時展步伐，加快數(shù)字檔案建設(shè)，實現(xiàn)國土管理工作自動化及網(wǎng)上辦公。積極推進國土資源電子政務建設(shè)，廣泛應用信息技術(shù)在國土資源管理工作中，促進國土檔案管理的數(shù)字化建設(shè)快速發(fā)展，建立國土資源數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，擴大服務范圍，更好的為當?shù)亟?jīng)濟建設(shè)及廣大群眾服務，開創(chuàng)國土檔案管理工作新起點。
因而，在如何加大宣傳力度上，筆者覺得，一是，要以檔案管理工作的規(guī)范化、標準化方面作為切人點，大張旗鼓，深入淺出地進行宣傳。如果沒有檔案管理工作的規(guī)范化、標準化，檔案管理工作就會失去了對其嚴格的要求。那么，要實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、標準化，首先，就要實現(xiàn)所說的相近公文無重復和有序的科學組合，以實現(xiàn)檔案管理保管利用價值的最大化和案卷完整化，以及檢索利用便捷化。在實際工作中，要在嚴格執(zhí)行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，注意解決好明確立卷歸檔的重點，注意解決好有效地維護全宗的完整性。
二是，要以突出加強有關(guān)檔案管理價值、作用以及利用效果等方面為前提，要求相關(guān)人員認真貫徹落實《檔案法》，引導人們牢固樹立檔案管理質(zhì)量意識、效益意識、服務意識和創(chuàng)新意識。與此同時，使大家了解和懂得檔案管理是屬于什么性質(zhì)的工作，它有什么作用，以及怎樣從事檔案管理工作等，從而了解和掌握檔案管理工作的重要性和必要性。
三是，要以有針對性的規(guī)定事例作為載體，比如通過可陳列的大量有價值的圖片，并以板報形式展示給人們，使人們在獲取相關(guān)知識后，能夠從中意識到檔案管理的作用，感受到檔案管理的存在價值。
堅持高標準，其二應從增強檔案管理工作人員的素質(zhì)人手，選擇素質(zhì)比較良好，業(yè)務比較精通，平時善于學習和勇于進取的人員從事檔案管理工作，使之檔案管理工作水平不斷得到提高。
我們知道，檔案管理工作的性質(zhì)，決定了檔案管理工作者既應是專業(yè)型人才，又應是管理型人才，只有擁有一批具有高素質(zhì)的新型檔案管理人才隊伍，檔案管理事業(yè)才能不斷地興旺發(fā)達。而從現(xiàn)實實際工作中來看，目前有些企業(yè)事業(yè)單位的檔案管理工作雖有進展，但步伐邁得不大，有些單位的檔案管理工作人員還有待于掌握更多相關(guān)的現(xiàn)代化科學管理基本知識，有待于掌握現(xiàn)代化設(shè)備的操作技能。
因此，筆者覺得對新型檔案管理工作人員人才隊伍的培養(yǎng)，首先，應是加強理論和技術(shù)培訓，通過理論和技術(shù)培訓，使之努力提高檔案管理工作的素質(zhì)，努力掌握檔案管理工作的技術(shù)與方法，用以指導檔案管理工作的實踐。
其次，要隨著管理工作中的設(shè)備管理更新?lián)Q代過程，同步調(diào)入具有技術(shù)專長人才，使之用以對原有檔案管理工作人員的技能培養(yǎng)和知識薰陶，讓更多的人員能夠盡快地熟練掌握檔案管理工作的新技術(shù)。
再次，應做到在人與技術(shù)相結(jié)合過程中的盡善盡美。一是，要理匝各級檔案管理部門、企業(yè)事業(yè)單位檔案管理工作的關(guān)系，以使之實現(xiàn)檔案管理體制改革的合理化、規(guī)范化以及網(wǎng)絡(luò)化，為能夠達到人與技術(shù)相結(jié)合的盡善盡美鋪平道路；二是，要注意適應和掌握現(xiàn)代化設(shè)備管理的作用，比如要注意加密文件的保管與密碼設(shè)置，以防止丟失、被盜或網(wǎng)絡(luò)中病毒的破壞等，為能夠達到人與技術(shù)相結(jié)合的盡善盡美掃清障礙；三是，要防止人與技術(shù)的脫節(jié)，這是最重要的。要注重于人的技術(shù)素質(zhì)，反之，如不注意提高人的技術(shù)素質(zhì)，就達不到真正實現(xiàn)檔案管理工作高水平的目標。
另外，我們更應該知道，提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，這是當今知識經(jīng)濟時代的要求，是檔案管理工作的基礎(chǔ)。知識經(jīng)濟時代的檔案管理工作，需要大批的“專”與“博”相結(jié)合的新型人才，這種“專”是跨學科的“多專”，而不是過去的“一專”，這種“博”更是隨著現(xiàn)代化科學技術(shù)的發(fā)展動態(tài)的“廣博”而不是過去傳統(tǒng)不變的知識“廣博”。我們說這樣的知識人才有著更強更好的適應性和穩(wěn)定性，并能夠適應和解決檔案管理工作所遇到的臨時的某些復雜的情況。那么，結(jié)合當前檔案管理工作的需要，我們又何樂而不為呢？
堅持高標準，其三應從檔案的開發(fā)利用人手，發(fā)揮出檔案的客觀存在價值，不斷提高檔案管理知名度，使檔案管理工作在人們心目中占有重要的位置。
那么，如何從檔案的開發(fā)利用人手呢？針對此間題，筆者以為，一要，把握并熟悉檔案的內(nèi)容，用以提高信息咨詢服務的能力。把握并熟悉檔案的內(nèi)容，我們說這是檔案管理工作者做好開發(fā)利用工作的最基本的要求。這里說的把握并熟悉，就是要了解全部檔案資料的數(shù)量和種類，了解這些檔案的完整程度和準確程度、價值大小和形成時間、歸檔時間、保管情況和利用情況等。只有這樣，在把握并熟悉的情況之下，方能夠不斷地提高信息咨詢服務能力。
一、領(lǐng)導重視，上下聯(lián)動，確保醫(yī)院信息化建設(shè)順利推進
作為福建省最早的三級甲等綜合性中醫(yī)醫(yī)院，我院領(lǐng)導一直十分重視醫(yī)院信息化建設(shè)，信息化建設(shè)始終走在全省同級醫(yī)院的前列，自1999年開始建設(shè)醫(yī)院信息系統(tǒng)以來，醫(yī)院信息化取得實質(zhì)性進展，已完成40多個信息系統(tǒng)的建設(shè)， 覆蓋全院95%以上的科室，滲透到管理的各個環(huán)節(jié)，系統(tǒng)管理軟件逐步完善，網(wǎng)絡(luò)運行平穩(wěn)，信息系統(tǒng)應用水平得到不斷提高，檔案信息化管理水平不斷提高，檔案信息資源的得到更加充分的開發(fā)和利用，醫(yī)院服務質(zhì)量與工作效率全面提升。
（一）加強組織領(lǐng)導
為加強醫(yī)院信息化建設(shè)與管理，推進醫(yī)院信息化建設(shè)進程，我院成立院領(lǐng)導、各相關(guān)部門負責人組成的信息化建設(shè)領(lǐng)導小組，由院長擔任組長，指定分管院長具體負責，對醫(yī)院信息化建設(shè)進行總體規(guī)劃，定期研究、審核、協(xié)調(diào)、部署醫(yī)院信息系統(tǒng)建設(shè)過程中的問題及重大事項。并設(shè)立信息科負責信息系統(tǒng)建設(shè)工作的具體實施，檔案管理部門全程參與，為醫(yī)院信息化建設(shè)提供組織保障。
（二）建設(shè)資金及時投入到位
醫(yī)院每年年初制度預算時，均優(yōu)先考慮信息建設(shè)的投入，確保資金投入及時到位，使系統(tǒng)在最短時間運行起來。醫(yī)院在信息化建設(shè)過程中已累計投入近千萬元。
（三）廣泛動員，開展全員培訓
醫(yī)院信息化建設(shè)工程涉及全院所有人員，包括醫(yī)護、藥劑、行政后勤等人員，讓操作人員充分認識到系統(tǒng)運行后將減少工作量，提高工作效率等優(yōu)勢，并盡快熟悉和掌握本部門的系統(tǒng)操作流程，是保證系統(tǒng)正常運行的關(guān)鍵。因此醫(yī)院在啟動每個信息系統(tǒng)建設(shè)之前，均派出專業(yè)人員深入使用科室認真調(diào)研，召開專題會議向員工說明各相關(guān)信息系統(tǒng)的功能及優(yōu)勢。并在系統(tǒng)試運行之前及新進員工上崗前及時開設(shè)醫(yī)院相關(guān)信息系統(tǒng)操作培訓，印制相關(guān)培訓材料，在院內(nèi)信息平臺設(shè)立操作指南專欄，讓員工及時掌握相關(guān)操作知識。
二、精心規(guī)劃，分步實施，積極穩(wěn)妥地推進醫(yī)院信息化建設(shè)
實現(xiàn)檔案管理的信息化是一項長期的系統(tǒng)工程，并非一蹴而就，需要制定總體規(guī)劃、分步實施，并且隨著信息技術(shù)、醫(yī)藥衛(wèi)生技術(shù)及醫(yī)院的發(fā)展而適當?shù)卣{(diào)整。為此，醫(yī)院根據(jù)衛(wèi)生部《中醫(yī)醫(yī)院信息系統(tǒng)基本功能規(guī)范》以及相關(guān)部門行業(yè)標準，圍繞醫(yī)院年度工作目標和中長期發(fā)展規(guī)劃，制定醫(yī)院信息化建設(shè)年度計劃和中長期發(fā)展規(guī)劃。同時在實施每一具體步驟時，制定出詳細的方案，并經(jīng)過充分論證后方可實施，不斷加強醫(yī)院信息化建設(shè)的深度和廣度，提高醫(yī)院管理信息和醫(yī)療信息處理的自動化程度。同時根據(jù)醫(yī)院信息化建設(shè)進和適時出臺《電子公文處理試行辦法》，建立健全電子公文處理系統(tǒng)和管理、帳戶與系統(tǒng)安全管理、電子公文的辦理、電子公文歸檔與銷毀等相關(guān)規(guī)定，有效促進了相關(guān)電子公文歸檔等工作的規(guī)范性和及時性，逐步將醫(yī)院建設(shè)成一個全面的數(shù)字化醫(yī)院。
（一）起步階段
醫(yī)院從1999年開始建設(shè)信息系統(tǒng)，主要目標為建立以病人為中心的HIS系統(tǒng)，該系統(tǒng)于2000年4月正式投入運行。2003年開始建設(shè)LIS檢驗管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檢驗報告數(shù)據(jù)全院共享。此時各系統(tǒng)生成的相關(guān)信息、資料僅通過信息管理部門進行邏輯歸檔，存儲在服務器上，只實現(xiàn)管理權(quán)限向檔案管理部門的移交，而未實現(xiàn)實體的歸檔。檔案管理部門仍需通過兩套系統(tǒng)對檔案進行管理，程序繁瑣。一套為單機版的傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)，只能實現(xiàn)檔案目錄的搜索，通過手工提供檔案的利用服務；另一套則通過院內(nèi)信息系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)機來實現(xiàn)電子檔案的管理和開發(fā)利用。
（二）發(fā)展提高階段
為進一步提高HIS系統(tǒng)的穩(wěn)定性和運行效率，并適應新時期對系統(tǒng)軟件的要求，我院于2005年開始與相關(guān)軟件公司合作，進行HIS軟件全面升級，積極推進醫(yī)院流程改造，將信息化建設(shè)逐步向臨床信息系統(tǒng)轉(zhuǎn)移。如：建立電子病歷系統(tǒng)，建立PACS醫(yī)學影像系統(tǒng)、手術(shù)實時轉(zhuǎn)播和監(jiān)控系統(tǒng)、中醫(yī)藥電子數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子病歷、影像圖像、檢查報告數(shù)字化存儲和利用，相關(guān)文件資料歸檔后設(shè)置不同等級用戶查閱權(quán)限，通過用戶名和用戶密碼登錄，在全院各醫(yī)生工作站均可通過相關(guān)權(quán)限實現(xiàn)調(diào)閱相關(guān)電子病歷、檢查報告及圖像，在為臨床診治提供高效準確依據(jù)的同時有效防止檔案信息泄密、丟失，確保數(shù)據(jù)的安全可靠；建立OA系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理系統(tǒng)，配備了先進的掃描儀，實現(xiàn)辦公自動化和網(wǎng)上疫情直報，藥品的網(wǎng)上招標采購和網(wǎng)上醫(yī)療信息的查詢與檢索。
三、多措并舉，保障安全，確保醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)高效穩(wěn)定運行
隨著醫(yī)院信息化建設(shè)的深入，檔案信息系統(tǒng)的安全對醫(yī)院各項工作的正常運轉(zhuǎn)至關(guān)重要，一旦系統(tǒng)故障而又在短時間內(nèi)難以恢復，將會嚴重影響患者的治療和正常的醫(yī)療秩序。同時檔案信息資源是醫(yī)院的核心機密，在實現(xiàn)信息資源共享的同時應保證信息資源的安全。因此我院十分重視信息安全 ，根據(jù)《中醫(yī)醫(yī)院信息系統(tǒng)基本功能規(guī)范》及本院信息化發(fā)展的需要，先后制定了醫(yī)院《網(wǎng)絡(luò)與信息安全應急處置預案》和《信息系統(tǒng)監(jiān)管實施辦法》、《計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全規(guī)則》、《電子打印病歷管理暫行規(guī)定》、《檔案安全管理工作規(guī)定》、《檔案安全應急處置預案》等20多項管理規(guī)章制度，采取有效措施，確保醫(yī)院信息檔案安全。
（一）建立信息安全管理小組。領(lǐng)導小組由院領(lǐng)導及相關(guān)部門負責人組成，并在信息科設(shè)專職系統(tǒng)管理員，在綜合檔案室設(shè)專職檔案系統(tǒng)管理員，各科室設(shè)兼職信息安全員，確保各項部門信息系統(tǒng)安全運轉(zhuǎn)。
（二）加強網(wǎng)絡(luò)安全管理。一是內(nèi)外網(wǎng)的物理隔離。加強醫(yī)務人員信息技術(shù)培訓以及規(guī)章制度的宣貫，同時定期和不定期對各終端工作站進行安全檢查。二是安裝網(wǎng)絡(luò)版殺毒軟件，定期查殺病毒否，對服務器及工作站操作系統(tǒng)及時升級。三是在數(shù)據(jù)庫自動備份的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)異地備份，并建設(shè)數(shù)據(jù)庫同步復制系統(tǒng)，引進數(shù)據(jù)庫安全管理系統(tǒng)，確保信息數(shù)據(jù)庫的高可用性和高安全性。四是通過光纖專線與醫(yī)保中心、上級主管部門進行數(shù)據(jù)交換，并設(shè)立防火墻及入侵檢測系統(tǒng)，保證數(shù)據(jù)的安全。
（三）認真落實應急預案。確保在特殊情況發(fā)生時，以最快時間進行數(shù)據(jù)及系統(tǒng)的恢復，減輕和消除突發(fā)事件造成的危害和影響，將各種損失降到最低程度，妥善處理系統(tǒng)故障期間患者就診和治療問題，維持正常的醫(yī)療秩序。
關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化管理；科學管理
現(xiàn)就強化文秘工作與檔案工作一體化，規(guī)范文檔銜接，提高單位檔案質(zhì)量，談自己的一些初淺認識和看法。
1 檔案建檔過程中常見問題
1.1 原始稿件不全，編號不規(guī)范
歸檔時發(fā)現(xiàn)只有定稿，缺了原稿或修改稿，公文編號差錯，鉛筆或圓珠筆撰寫，不經(jīng)過復印就用傳真原件歸檔，短期內(nèi)字跡就變得模糊不清，既不符合立卷歸檔的要求，又影響了檔案的質(zhì)量和存檔價值，使檔案的真實性難以保障。
1.2 文種使用不當，辦理程序不規(guī)范
出現(xiàn)“決定”和“意見”不分，“通知”和“通告”混用，有的該用“請示”卻用了“報告”，有的“報告”中夾雜著“請示”的內(nèi)容，有的甚至把兩個文種合二為一成“請示報告”，越級行文，越級簽發(fā)，有校對無復核，不登記就印發(fā)等無序現(xiàn)象，從而為正確歸檔留下了后患。
1.3 是版面記錄不全，附件不規(guī)范
在日常檔案管理中常常遇到歸檔文件沒有標明印發(fā)部門和發(fā)文時間，甚至沒有版記，有的“附件”字樣標識不當，正文和附件的名稱、序號不一致，附件單獨裝訂時不標識正文字號和排列序號，嚴重影響著公文的規(guī)范立卷和規(guī)范歸檔。
1.4 是整理和裝訂不規(guī)范
相當一部分單位在整理、印刷裝訂中容易發(fā)生掉頁、漏頁、壓字等問題，使檔案的美觀性和完整性都受到一定影響。
2 提高單位檔案質(zhì)量的主要措施
出現(xiàn)上述問題，表面上看，大多少發(fā)生在產(chǎn)生公文這一重要環(huán)節(jié)上，實際上它反映了由公文向檔案轉(zhuǎn)化的“兩張皮”問題。文秘工作和檔案工作銜接的主體主要是公文，公文是文秘工作的主要產(chǎn)品，檔案資料又主要來源于公文，公文是檔案的前身。公文質(zhì)量的好壞直接影響著檔案的質(zhì)量，換句話說沒有高質(zhì)量的公文就不會有高質(zhì)量的檔案。高水平的檔案管理是建立在規(guī)范處理公文的基礎(chǔ)之上。可見，現(xiàn)代文秘工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)性工作，它們是一個整體。隨著現(xiàn)代科學技術(shù)，特別是計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，“文檔一體化”管理模式應運而生，用信息化實現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化，反映了現(xiàn)代科學管理的必然趨勢。結(jié)合自己多年的工作實際，提出幾點建議。
2.1 明確部門職責，檔案立卷前移
文秘人員要根據(jù)國家規(guī)定，對辦理完畢的文件材料集中統(tǒng)一保管，根據(jù)立卷的原則和方法及時編寫“案卷類目”，“及時整理（立卷）、歸檔”，使文件的立卷工作日常化。會議文件應該在會前收集全材料，會后及時立卷歸檔，切忌拖拉積壓。聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位進行分門別類的管理，要及時收集歸檔，協(xié)辦單位只保存復印件或副本，既方便平時查閱，又利于年終立卷。當遇到工作人員因故調(diào)離工作崗位時，主管單位要負責將本人暫存、借用的公文材料，按照有關(guān)規(guī)定全部及時進行清交，確保檔案材料的完整性。
2.2 組織機構(gòu)合并，培養(yǎng)文檔工作者
“文檔一體化”的實質(zhì)是把現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作從組織制度到具體程序真正交融在一起。每一個文秘人員的頭腦中必須要有檔案意識，不僅為當前的工作服務，還要為檔案的要求所考慮，規(guī)范辦理好每一份公文。要站在對歷史負責的高度超前控制，保證檔案的質(zhì)量，同時也減少了檔案部門的工作程序，避免無渭的重復勞動，使文檔工作流程科學化、合理化。
2.3 適當投入，提高人員裝備和技術(shù)水平
在建立一支有較強的政治覺悟和專業(yè)技術(shù)水平的優(yōu)秀文檔工作者隊伍的同時，要配置“文檔一體化”計算機管理系統(tǒng)，這是實現(xiàn)“全過程管理”的關(guān)鍵。依靠這一系統(tǒng)，一次輸入，多次輸出，從公文產(chǎn)生到運轉(zhuǎn)的每一個環(huán)節(jié)上，特別是在公文向檔案轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，都要體現(xiàn)檔案工作的具體要求，使文檔實體生成一體化，管理一體化，利用一體化，規(guī)范一體化，用信息化實現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化，從源頭上提高單位檔案質(zhì)量。
2.4 強化制度建設(shè)，實現(xiàn)全過程管理
建立有效的管理制度和工作程序，嚴格按照規(guī)范程序辦理公文，要樹立質(zhì)量管理意識，這是“全過程管理”的前提。文秘人員要有質(zhì)量第一觀念。要嚴格執(zhí)行公文行文規(guī)則，嚴格審核簽發(fā)制度，審核簽發(fā)手續(xù)是否完善、附件是否齊全、格式是否規(guī)范，印制后發(fā)送前應再次進行復核。制定嚴格的質(zhì)量標準。對要修改實質(zhì)內(nèi)容，則應該按程序復審。在公文用紙紙型、幅面尺寸、裝訂要求等技術(shù)指標上也要嚴格按《國家行政機關(guān)公文格式》標準把握。要正確選用主題詞，自覺保存原稿或修改稿，不用鉛筆或圓珠筆撰寫或修改公文，傳真件要經(jīng)過復印后再歸檔，保證檔案文件的質(zhì)量和存檔價值。
2.5 分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)
【關(guān)鍵詞】 檔案信息化；管理水平
隨著社會信息化進程的加快，信息資源已經(jīng)成為人類社會活動和經(jīng)濟活動的戰(zhàn)略資源，檔案作為一種原生的信息資源，其重要性日益凸顯出來。面對這種挑戰(zhàn)，相關(guān)檔案工作者要不斷學習科學知識，加強檔案的信息化建設(shè)，全面掌握信息技術(shù)為檔案工作服務，為社會主義經(jīng)濟建設(shè)服務，已經(jīng)成為擺在眾多檔案工作者面前的一個重要課題。
信息化建設(shè)，就是在檔案管理部門的組織下，對企業(yè)形成的各門類的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，同時對檔案信息資源進行管理。檔案管理的信息化主要包括建設(shè)標準化、存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。檔案資源只有通過信息化，才能真正發(fā)揮檔案信息資源的利用價值，是保證檔案資源數(shù)據(jù)真實可靠、提高服務企業(yè)和社會的必然要求，同時對推動我國經(jīng)濟社會的快速發(fā)展也具有十分重要的作用。
一、明確檔案信息化建設(shè)的三個原則
（一）規(guī)范性原則。檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高檔案工作質(zhì)量和效率的需要。實現(xiàn)室藏紙質(zhì)檔案信息化，需要通過現(xiàn)代信息掃描、影像等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計算機可識別和處理的數(shù)字化檔案，是通過室藏數(shù)字化檔案還是電子文件檔案，都該堅持規(guī)范性原則，制定相應的規(guī)定。
（二）安全性原則。目前數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此，必須加強網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)防范和研究，采取切實可行的安全措施，確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全。
（三）效益性原則。檔案信息化建設(shè)涉及到多學科知識，多專業(yè)配合，需要投入相當?shù)娜肆Α⑽锪Α⒇斄Γ瑢κ也貦n案的利用和用戶需求進行分析，把重要的和利用率較高的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供服務。
二、檔案管理信息化的作用和意義
（一）檔案管理信息化是實現(xiàn)資源共享的重要途徑。在經(jīng)濟社會全球一體化發(fā)展形勢下，檔案管理信息化能夠打破信息使用者之間閉塞的壁壘，加快促進信息資源的開發(fā)、利用、保存和傳遞，實現(xiàn)資源的有效共享。
（二）檔案管理信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的新起點。傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法適應當今飛速發(fā)展的形勢，檔案管理人員必須打破舊有的管理思維，積極消除影響檔案管理信息化發(fā)展的弊端，運用適合于檔案管理信息化的工作結(jié)構(gòu)，使檔案管理工作與社會整體發(fā)展相互協(xié)調(diào)一致。
（三）檔案管理的信息化是改革進步的新要求。過去的檔案管理工作主要是使用人力對檔案進行收集、整理、保存等，人力資源投入大但效率低，檔案管理的信息化不僅提高了檔案的存儲數(shù)量，還極大地解放了人力，提高了效率，適應現(xiàn)代社會快速發(fā)展的要求。
三、加強檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的管理
隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進，特別是計算機、光盤、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的客觀環(huán)境：一是檔案管理部門都配備有現(xiàn)代設(shè)備，確保服務工作的有效性，提高檔案服務的質(zhì)量。二是許多檔案管理部門就檔案信息化建設(shè)進行了積極的探索和嘗試，為檔案管理由傳統(tǒng)的手工操作走向現(xiàn)代化管理積累了經(jīng)驗，給予檔案管理工作強有力的支持。三是數(shù)字化帶動了傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化，加快了數(shù)字化檔案的建設(shè)步伐，完善了電子文件的規(guī)范管理，使檔案部門成為向社會提供信息的重要渠道之一。四是隨著檔案管理工作的法律、法規(guī)陸續(xù)頒布，使檔案工作人員對做好新形勢下的檔案工作意識不斷增強，對所管理檔案進行系統(tǒng)地整理，為檔案的現(xiàn)代化管理奠定了基礎(chǔ)。
四、做好檔案信息化建設(shè)的保密工作
檔案信息多含有信息，作為一些核心秘密，涉及經(jīng)濟社會發(fā)展的安全。保障檔案數(shù)字化安全是檔案工作者的重要責任，明確小組成員的職責和任務，從源頭上對檔案信息化工作進行規(guī)范。檔案人員必須保持警惕，避免檔案的丟失和泄露，盡職盡責保證檔案資料的安全，為檔案管理工作規(guī)范化打下良好的基礎(chǔ)，真正為社會經(jīng)濟建設(shè)服務。
五、構(gòu)建與現(xiàn)代化相適應的信息化檔案管理體系
檔案管理是以現(xiàn)代化作為發(fā)展方向的，而現(xiàn)代化則又是以標準化為前提。以計算機技術(shù)應用為中心的現(xiàn)代檔案信息管理方式必須建立在各項業(yè)務工作標準化的基礎(chǔ)之上，因此，實現(xiàn)檔案管理工作的標準化，是實現(xiàn)檔案管理信息化、科學化的必要條件。
根據(jù)標準化要求，一是建立健全檔案保管安全體系，在庫房建設(shè)、溫度控制、防火防盜、蟲霉防治等方面達到國家標準，有條件的還應該建立庫房自動控制系統(tǒng)。二是以縮微、裱糊、翻拍等技術(shù)手段進行檔案搶救，提高重要、珍貴檔案保管質(zhì)量。三是抓好計算機應用工作，注重檔案數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)建設(shè)，建設(shè)數(shù)字化、信息化的檔案管理方式。四是加快現(xiàn)代化技術(shù)人才的引進和培養(yǎng)，使之成為能擔當起新世紀檔案管理邁向信息化建設(shè)的中堅力量。真正建立起現(xiàn)代化的檔案信息管理體系。
檔案歷史記錄，它對于人們目前或未來的工作有借鑒參考的作用，我們要重視檔案管理信息化建設(shè)，充分利用檔案資源的優(yōu)勢，從而實現(xiàn)檔案利用價值。因此，在新的歷史發(fā)展時期，檔案工作人員必須要緊跟時展步伐，關(guān)注科技創(chuàng)新，積極完成檔案管理信息化技術(shù)的創(chuàng)新，從而帶動檔案管理水平的提升，實現(xiàn)檔案管理的新突破，為檔案管理事業(yè)貢獻力量。
【參考文獻】
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關(guān)鍵詞：電力系統(tǒng) 檔案數(shù)字化 管理水平
中圖分類號：TM7 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）01（b）-0245-01
當前，我國電力事業(yè)蓬勃發(fā)展，電力檔案工作的作用也日益得到發(fā)揮，服務企業(yè)發(fā)展的成效也愈發(fā)明顯。但是，目前電力部門檔案工作普遍存在一些問題，比如：企業(yè)領(lǐng)導的檔案意識淡薄，重視程度不夠，部分企業(yè)沒有指定專人負責從事檔案管理工作，檔案資料不規(guī)范、檔案資料丟失情況都不斷發(fā)生。這種以紙質(zhì)檔案為主的傳統(tǒng)管理模式已越來越跟不上形勢的發(fā)展，受到了新時期、新技術(shù)的巨大沖擊，數(shù)字化檔案管理的新模式已經(jīng)愈發(fā)凸顯。電力系統(tǒng)如何通過運用檔案數(shù)字化提升檔案管理水平，深入開發(fā)檔案信息資源，強化檔案信息服務意識，已成為當前電力系統(tǒng)普遍關(guān)注的課題。筆者在本文中闡述了電力系統(tǒng)運用檔案數(shù)字化的作用和優(yōu)勢，探討了電力系統(tǒng)運用檔案數(shù)字化提升檔案管理水平的對策措施，供業(yè)內(nèi)同行借鑒參考。
1 電力系統(tǒng)運用檔案數(shù)字化的作用
（1）電力系統(tǒng)運用檔案數(shù)字化，可以為企業(yè)健康發(fā)展提供信息支持。運用檔案數(shù)字化進行電力系統(tǒng)的檔案管理，可以形成有效的電子文件，尤其是涉及重大項目投資、企業(yè)重大人動調(diào)整、機構(gòu)重大變革等事宜，可以及時通過檔案數(shù)字化平臺進行公布，從而真正將企業(yè)民主管理落實到位，增加了企業(yè)各項工作的透明度和開放度，使廣大職工對企業(yè)的各項工作熟知，提高工作的積極性和主動性。同時，數(shù)字化的檔案可以方便員工從網(wǎng)絡(luò)上學習下載資料，開拓了新的學習工作途徑，強化了職工的學習觀念和意識，有利于企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。
（2）電力系統(tǒng)運用檔案數(shù)字化，可以把新時期電力檔案管理工作推向新高度。長期以來應用的紙質(zhì)檔案保管起來比較復雜，極易受到保存條件的制約，發(fā)生受潮、墨跡字跡不清等問題，在很大程度上限制的檔案資料的保存利用。而數(shù)字檔案管理系統(tǒng)技術(shù)先進、功能完備、運行穩(wěn)定，不受保存條件的制約，改變了紙質(zhì)檔案工作勞動量大、保管不方便的弊病，實現(xiàn)了檔案資料的規(guī)范有序管理，在很大程度上提升了檔案利用效率和檔案的共享水平。
（3）電力系統(tǒng)運用檔案數(shù)字化，可以為檔案信息資源共享開辟嶄新途徑。數(shù)字化檔案將企業(yè)的各種原始檔案資料進行分類收集、集中管理，建立起方便查閱的數(shù)據(jù)資料庫。這樣一來，企業(yè)的廣大職工不僅可以在網(wǎng)絡(luò)上查詢到本企業(yè)的檔案資料，還可以查詢學習相關(guān)兄弟單位的文件資料，真正實現(xiàn)了資源共享、共同提高的目標。
2 電力系統(tǒng)運用檔案數(shù)字化的優(yōu)勢
可以說，檔案數(shù)字化與檔案管理緊緊相連，密不可分。檔案管理是基礎(chǔ)、是前提，檔案數(shù)字化是更深層面的檔案管理，是檔案管理的進一步優(yōu)化升級。檔案管理工作過程中，需要一人或多人進行分卷、編目、歸檔等工作，任務繁重復雜。檔案數(shù)字化脫離了原有體制的束縛，檔案數(shù)字化工作人員不必再從事繁瑣復雜勞累的檔案分類、編目、歸檔等工作，可以把更加的精力運用到如何進一步開發(fā)檔案和利用檔案上去。所以，檔案數(shù)字化實現(xiàn)了由檔案由手工操作到網(wǎng)絡(luò)管理的轉(zhuǎn)變，為檔案管理工作的進一步優(yōu)化發(fā)展提供了更加廣闊的發(fā)展前景，有利于檔案工作更好的服務于公司未來的發(fā)展。
3 電力系統(tǒng)運用檔案數(shù)字化提升檔案管理水平的舉措
（1）要進一步建立健全各項管理制度。首先，要明確專人負責檔案數(shù)字化工作，對電氣企業(yè)內(nèi)部的各科室、單位要明確專人負責整理檔案資料，由公司專門的檔案管理人員負責收集歸檔，經(jīng)過整合完善，將分散的檔案資料歸類整理，提交企業(yè)檔案室保存。這在一定程度上可以做到專人專責，防止拖尾扯皮，全面提高數(shù)字化檔案工作效率。其次，要指定一名技術(shù)水平高的人員作為企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)管理員。網(wǎng)絡(luò)管理員負責做好在線文檔歸類整理工作，建立起專門的電子數(shù)據(jù)庫，為企業(yè)領(lǐng)導和員工提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務。要特別注意的是，必須要對歸檔的電子文件進行拷貝，以免計算機操作失誤造成文件丟失。再次，要建立嚴格的文件登記管理制度。企業(yè)檔案室負責人作為文件管理的第一責任人，通過實行嚴格的文件登記制度，對公司所有的電子文件進行有效管理，同時負責監(jiān)督指導各單位、科室負責人員及時歸檔電子文件，每年底對電子文件光盤進行檢驗，及時歸檔登記封存，為以后隨時調(diào)閱做好充分的準備。
（2）要進一步做好數(shù)字化檔案保密工作。當前，檔案數(shù)字化工作者的保密意識還需進一步加強。由于電力檔案數(shù)字化的方式主要是掃描和制作電子文檔，這兩種形式極易發(fā)生泄密。因為掃描時要逐頁進行，還要進行轉(zhuǎn)變格式、壓縮文件等操作，可以說這個過程復雜繁瑣。很多企業(yè)在進行檔案數(shù)字化工作時，都把這些工作外包出去，這在很大程度上造成了泄密事件的發(fā)生概率。所以，在進行檔案數(shù)字化工作的過程中，必須要有檔案人員親自操作，特別是一些重要人事檔案，檔案專門人員務必提高自身的保密意識。同時，檔案人員要充分認識到確保數(shù)字化檔案建設(shè)是一項保密性強的綜合工程，必須根據(jù)新時期的網(wǎng)絡(luò)特點，采取信息加密、備份、防火墻等高效的保密措施，防止數(shù)字化信息在網(wǎng)絡(luò)上傳播，通過數(shù)字化檔案的保密建設(shè)，為電力企業(yè)發(fā)展提供堅實的檔案信息服務。
（3）要進一步強化數(shù)字檔案管理人員素質(zhì)。誠然，電力系統(tǒng)檔案數(shù)字化工作投入高，科技水平含量高，這項工作需要綜合素質(zhì)能力較強的人員來承擔，檔案數(shù)字化工作人員要學會管理，善于管理，同時要熟悉新時期、新形勢下的信息知識。目前，檔案數(shù)字化工作者還不能完全達到這一要求，人員知識結(jié)構(gòu)不夠合理、知識層面比較狹窄，這也成為在制約數(shù)字化檔案工作的重要。
4 結(jié)語
未來時期是信息經(jīng)濟的時期，可以說，廣大電力部門檔案工作者機遇與挑戰(zhàn)同在。電力系統(tǒng)數(shù)字檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范、科學，是目前電力部門在檔案工作中亟待解決的問題。筆者相信，只要廣大電力檔案工作者意識到數(shù)字檔案工作的艱巨性，科學制定有效整體規(guī)劃，然后組織分期實施，同時進一步建立健全各項管理制度，進一步做好數(shù)字化檔案保密工作，進一步強化數(shù)字檔案管理人員素質(zhì)，我們的電力系統(tǒng)數(shù)字檔案建設(shè)將更加基礎(chǔ)堅實、運作良好，這也將在很大程度上推進電力企業(yè)的持續(xù)，健康，快速發(fā)展。
參考文獻
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