時間：2023-05-15 17:09:54
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[關鍵詞]醫院；人事檔案；管理
醫院干部人事檔案工作是干部工作的重要組成部分，是組織人事工作的基礎，事關干部職工的切身利益，事關醫院改革與發展的大局。我院現為三級乙等醫院，共管理人事檔案2122卷，其中在職干部人事檔案1543卷。近年來，我院對干部人事檔案工作高度重視，加強管理，創新服務，提高了干部人事檔案管理水平，實現了更好地為醫院中心工作服務的目標。
一、加強領導，夯實干部人事檔案工作基礎
認真分析當前工作形勢，結合醫院實際，堅持“三抓三到位”，為干部人事檔案工作奠定了堅實的基礎。
一是抓關鍵，領導重視到位。醫院對干部人事檔案工作高度重視，成立了院長掛帥的檔案管理領導小組，院領導經常聽取檔案管理工作情況匯報，深入庫房督促檢查檔案管理制度的落實情況，在人力、物力、財力等方面，對檔案工作實行“三個優先”：即在辦公用房緊張的情況下，優先安排檔案室；在辦公經費緊張的情況下，優先購置檔案用品；在人員緊張的情況下，優先安排專職檔案管理人員。
二是抓規范，基礎工作到位。完善基礎設施是開展好醫院檔案管理工作的有力保障。醫院專門騰出四間辦公用房，實現了檔案室庫房、微機室、閱檔室、辦公室“四室”分開，并投資五萬多元購置了“三鐵”、空調、溫濕度計、消毒柜、加濕器、計算機、掃描儀、復印機、打印機，新上了密集架、新型檔案盒，還安裝了防盜門窗、火災警報器、滅火器等消防裝置，確保“六防”措施落到實處。
三是抓素質，隊伍建設到位。隨著干部人事制度改革的不斷深化，干部人事檔案管理出現了新情況、新問題，對檔案管理人員的綜合素質提出了新要求。面對新形勢，醫院采取先配后調和以老帶新的方法，選調了一批政治素質高、保密意識和服務意識強、業務較熟悉的同志，從事干部人事檔案管理工作。同時，認真抓好教育培訓，積極組織有關人員參加檔案工作學習及業務培訓。從整體上提高了檔案管理隊伍的綜合素質，促進了干部人事檔案管理工作上檔次、上水平。
二、強化措施，推進干部人事檔案管理規范化建設
干部人事檔案是記錄干部個人經歷、活動、表現的有力載體，為確保其原始客觀、真實有效，醫院從抓制度、抓規范入手，嚴把三關，保證了檔案工作有序開展和科學管理，使干部人事檔案步入規范化軌道。
一是嚴把收集鑒別關。堅持定期收集和日常催收相結合，對年度考核、專業技術任職、獎勵等形成時間相對固定的材料，做到事前安排、事中指導、事后催要，定期集中收集；對新形成的檔案材料，堅持隨形成、隨辦結、隨歸檔，確保各類檔案材料即時歸檔、隨時整理，進一步健全了干部人事檔案材料收集的長效機制。為確保干部檔案精煉、翔實，對收集到的每份材料都一一進行仔細鑒別，對不該歸檔的堅決退回，不符合要求的一律拒收，對缺漏的及時催交。
二是嚴把審查核實關。檔案內容的真實準確是干部人事檔案的生命和價值所在。為確保干部人事檔案信息準確，醫院建立了一套嚴格的審核制度，對不符合政策規定的學歷、出生時間、參加工作時間等，依照有關規定給予重新認定；對符合標準的，填寫驗收卡，經審核人簽字后入庫，切實做到干部檔案內容完整、分類準確、目錄工整、查閱方便。
三是嚴把規范管理關。醫院堅持以制度管人，以制度管檔案，將安全保密、查閱借閱、檔案轉遞等八項制度全部上墻，建立了《查（借）閱干部檔案登記簿》、《檔案轉遞登記簿》、《檔案材料銷毀登記簿》、《接收檔案登記簿》、《收、發檔案材料登記簿》等臺帳。為嚴肅紀律，醫院實行“五不查”、“三不轉”制度，即：無《干部檔案查閱審批表》不準查、非正式黨員不準查，本人不準查，未經批準不準查，涉及親屬不準查；個人帶檔不轉，沒有調函不轉，接收單位不明不轉。這些制度實施以來，有效地規范了檔案查借轉遞工作，沒有發生一起泄密、涂改和丟失檔案的事件。
三、創新服務，實現干部人事檔案利用效能化
加強干部人事檔案管理的目的，是為了充分利用干部人事檔案。為此，醫院進一步創新服務手段，拓寬服務領域，通過強化服務來促進信息資源的開發，使干部人事檔案更好地為干部工作服務，為醫院改革與發展服務。
一是實行信息式服務。為了更好地發揮計算機信息技術在干部人事檔案管理工作中的作用，醫院安裝使用《干部人事檔案管理系統》軟件，建立和完善了干部人事檔案數據庫，并及時做好更新維護工作，動態化管理干部人事檔案信息，可以準確快捷地進行打印或瀏覽，為干部選拔任用等工作提供了便捷服務。
二是實行咨詢式服務。一方面建立干部業績檔案，及時將干部的工作情況、工作業績和在重大活動、重點工作中的表現情況及任務完成情況收入檔案，為后備干部、中層干部任職前資格審查提供了重要信息。另一方面建立干部能力檔案，重點收集個人文化程度、專業技術水平、繼續教育情況以及參加各種資格考試等資料，確保真實、準確、完整、立體地反映干部的情況，為醫院選好用好干部提供了重要依據。
【關鍵詞】高校；干部檔案
干部人事檔案是民生檔案的重要組成部分。十七大后，民生問題成為黨和政府工作的重點。國家檔案局于2007年12月制發《關于加強民生檔案工作的意見》，要求各級檔案管理機構把做好民生檔案工作作為檔案部門貫徹黨的十七大精神和落實科學發展觀的戰略舉措來抓。自此，民生檔案成為檔案界關注的熱點。民生問題體現人民群眾最關心、最直接、最現實利益的問題，民生檔案是維護人民群眾權益的最基礎、最原始也是最有力的憑證。
高校干部檔案是記載高校干部經歷、學識水平、德才表現、工作實績等內容的原始資料，是干部個人經歷、活動、表現等成長過程的記錄，是學校組織部門歷史、全面地了解、識別干部和正確選用干部的基礎。干部人事檔案作為維護教職員工切身利益最基礎、最原始也是最有力的憑證，也是高校民生檔案的重要組成部分。對于高校組織人事工作來講，干部人事檔案工作是高校組織人事工作的重要組成部分，是一項必不可少的基礎性工作。新形勢下，隨著高等教育事業的迅猛發展和高校由規模擴張向質量提升的飛躍，高校干部人事檔案工作內外部環境發生變化，對學校干部人事檔案工作提出新的要求，寄予更高的期望。高校內部的干部人事檔案工作日益得到重視，面臨新的挑戰和機遇。努力適應新形勢的要求，在科學發展觀的引領下，更新觀念，與時俱進，提升服務水平和層次已成為高校干部人事檔案工作面臨的時代課題。
一、統一思想，充分認識干部檔案和干部人事檔案工作的重要性
從個人角度看，干部檔案作為個人成長歷史的真實記錄和成長過程的客觀反映，關系到每位教職員工的切身利益和政治前途。從學校組織人事部門的角度看，干部人事檔案是開展組織人事工作的重要依據，為了考察和正確使用干部，往往在查閱干部人事檔案的基礎，了解其學習、工作經歷和德、能、勤、績、廉等表現，是知人善任、選賢舉能的重要依據。
二、強化管理，提升干部檔案管理工作水平
（一）夯實基礎，保證干部人事檔案工作質量
現實性、真實性和權威性是干部人事檔案的本質特點，因此，必須規范管理，建立一套比較完整的、科學的檔案收集、整理、鑒別、保管和利用工作程序，把好基礎業務工作的各個環節，切實保證干部人事檔案工作質量。
（二）建章立制，依法治檔
針對干部檔案工作中出現的新情況、新問題，按照《干部檔案工作條例》、干部檔案目標管理和審核要求，結合本校實際，適時調整、修訂規章制度，嚴格按章辦事，依法治檔，保證干部人事檔案的真實可靠和安全保密。
（三）與時俱進，推進干部人事檔案的信息化建設
將干部人事檔案的信息化納入學校信息化建設總體規劃和檔案工作整體規劃，統籌安排。充分借助現代化信息和網絡技術，努力探索信息建設和干部人事檔案工作的結合點，切實提升干部人事檔案工作現代化管理水平，更好地為學校職能部門提供干部人事檔案信息資源利用。
三、以人為本，努力加強干部人事檔案工作隊伍建設
建立一支政治過硬、責任心強的專（兼）職干部人事檔案工作人員隊伍，強化業務學習和培訓，不斷提高專（兼）職檔案工作人員的業務素質和管理能力。以浙江大學為例，近年來該校探索干部人事檔案工作的長效機制上進行了積極有效的探索。該校在各學院（系）、部處機關、直屬單位建立了干部人事檔案聯絡員制度，通過明確聯絡員工作職責、定期對聯絡進行精力培訓、考察交流和考核獎勵等措施，有效提高了專（兼）職干部人事檔案工作人員隊伍的素質，從而為做好干部人事檔案工作奠定了良好的人力資源基礎。
四、開展編研，深層次挖掘和利用檔案
開展編研工作是干部人事檔案信息開發利用的高端形式。在做好收集、整理、鑒定、保管和利用等常規性基礎性業務工作的同時，探索深層次的編研工作，提升干部人事檔案的水平。首先，在信息化建設的基礎上，編制檢索工具，將人員情況按年齡、職務、職稱、學歷、專業、工資等分類編制不同的檢索工具，方便利用；其次，圍繞學校人事制度改革，有的放矢做好干部人事檔案信息資源的編研工作，為領導決定和有關職能部門利用提供相應的服務。
五、強化服務意識，提升服務水平和層次
關鍵詞：衛生干部；人事檔案；管理措施
衛生系統干部的人事檔案主要是在地方衛生管理部門按照國家相關政策在選拔、培養、任用干部時所形成的個人資料，其中主要涵蓋：思想政治、個人經歷、工作業績以及業務能力等等，其將作為醫院以及上級部門考察、任用干部時重要的參考資料。目前我國大部分地區已經對衛生系統干部的人事檔案進行目標化管理，使得衛生系統干部的人事檔案管理實現了規范化、標準化以及系統化，但是仍然存在較多的問題，因此在本文研究中筆者將總結分析目前我國衛生干部人事檔案管理的現狀以及產生的原因，并在此基礎上提出了一系列改進措施。
一、衛生干部人事檔案管理的現狀
（一）衛生干部人事檔案真實性較差
一般來說，衛生干部的人事檔案管理應該保證檔案資料的嚴肅性、真實性以及可靠性，但是在現實工作中卻頻頻出現檔案失真、失實甚至是遺失等等不良現象。某些個人或者醫院為了某種利益或者規避某種風險，有意識的任意隱瞞或者更換檔案資料，將不真實的資料放進檔案中或者直接改寫原始檔案，這樣使得衛生干部的人事檔案信息出現不全或者虛假現象，進而極大的降低了人事檔案的可信性[1]。這樣將嚴重影響了衛生系統人才的培養、選拔以及任用，而且現在大部分醫院都是采取“先調人后調檔”的方式選進優秀人才，若檔案材料出現問題但已為時已晚，進而導致出現一系列問題。
（二）硬件設備落后及管理人員業務素質較低
部分地區由于受到客觀條件因素的制約，在衛生系統人事檔案的管理方面無法投入足夠的財力、人力，因此極易出現人事檔案保管、保護以及利用等等出現不合理性，而從事衛生干部人事檔案管理的工作人員專業技能不足，基本上都是從其它崗位調任或者兼職，因此在硬件設備以及管理人員業務素質方面都無法滿足現代衛生干部人事檔案管理建設要求。
（三）衛生干部人事檔案利用效率低
衛生系統干部的人事檔案都是本地區醫療體系中優秀的科研、管理人員在實踐活動中積累下來的結晶，因此具有較高的應用價值。目前，我國大部分人事檔案資料只實現了最基本的利用價值，即：人事調動時簡單查閱紙質的人事檔案資料。干部的人事檔案資料實踐應用較少，更多的處于一種落后、被動的服務狀態，進而無法更好的為衛生系統的醫、研、教和管理提供優質服務。
二、衛生干部人事檔案管理現狀產生的原因分析
（一）管理人員思想認識不到位
對于衛生系統干部人事檔案的管理工作，一般情況下都是呈現出“用起來重要，抓起來次要，忙起來不要”現象。而究其原因主要有兩點：一是相關領導未引起高度重視。部分醫院領導對于本單位干部人事檔案的管理工作表現出很大的隨意性，而且大部分檔案管理人員都是兼職，因此對人事檔案管理業務不精通，再加之日常事物較多，因此無法全身心投入到干部人事檔案管理工作上；二是人事檔案管理人員責任意識不強。在很多單位的人事檔案管理上都存在“身在其位，不謀其職”現象，更不懂如何使用現代化管理手段進行管理，進而導致衛生干部人事檔案出現真實性較差、利用效率低等問題。
（二）衛生干部人事檔案整理不規范
干部人事檔案的收集、整理、歸納是一項技術性較強的細致工作，在我國《干部檔案整理工作細則》就已經明確提出：“認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。”“通過整理使每一個檔案達到完整、真實、精練、實用的目的”，而衛生干部人事檔案管理也應該嚴格按照上述標準來執行[2]。但是在現實工作中普遍存在干部人事檔案材料混雜、散亂現象，干部人事檔案并沒有按照相關標準格式進行分類處理便立卷成冊，因此對衛生干部人事檔案的合理應用帶來了嚴重的影響。
三、完善衛生干部人事檔案管理問題的措施
（一）更新檔案管理觀念，強化利用、服務意識
對于衛生干部人事檔案，醫院領導及人才服務中心應該積極配合將其作為事關醫療人才隊伍建設的高度來考慮，切實加強衛生干部人事檔案管理的投入力度，盡快將干部人事檔案工作納入到日常工作中。相關領導及檔案管理人員需要從現代信息資源角度來創新衛生干部人事檔案的管理，進一步加強衛生干部人事檔案的信息化綜合分析及深度開發利用，將傳統的“被動”服務變為“主動”服務，積極拓展干部人事檔案的服務領域，進而實現衛生干部人事檔案逐漸從簡單管理型服務模式向開放型服務模式轉變，將干部人事檔案建設成衛生系統優秀人才的資料庫，以此來有效推動衛生干部人事檔案管理工作的規范化、科學化。
（二）嚴格制定并遵照干部人事檔案管理制度
在衛生干部人事檔案的管理中，人才服務中心應該與醫院的干部檔案管理部門保持密切的溝通與交流，共同制定切實有效的衛生干部人事檔案管理基本細則。在衛生干部人事檔案管理細則中需要明顯提出：嚴格按照歸檔標準及范圍對干部人事檔案進行及時收集并做好登記工作；整理分析檔案資料，其中需要做到以下幾點：是否屬干部本人、是否屬歸檔范圍、是否齊全、是否重復、是否完善，對于整理好的檔案資料要進行準確分類，按照順序進行排列，整齊裝訂[3]；檔案管理人員每年定期對相關歸檔資料進行裝訂入卷，在各個管理環境上盡量做到細心，以此來確保干部人事檔案的完整性。
（三）注重衛生干部檔案管理工作創新性
衛生干部人事檔案管理工作的創新性，首先是需要在工作方法上創新，根據自身發展條件引進人事檔案管理軟件，進一步加快干部人事檔案管理信息化進程。充分利用計算機、掃描儀等等現代化技術設備，將干部人事檔案通過技術處理，形成電子文檔、圖片或者視頻等數據資料，讓將其錄入專門的干部人事檔案數據資料庫，在人事檔案的歸檔、統計、查閱、借閱過程中均采取微機化操作，從而實現信息化動態管理衛生干部的人事檔案；其次是在檔案內容上創新。切實完善衛生干部的人事檔案資料內容，在完成干部人事檔案基本內容之上，將干部的能力檔案、工作業績檔案也納入其中，以此來豐富干部人事檔案的內容，增加衛生干部人事檔案的應用價值。
（四）積極提升檔案管理人員基本素質
針對目前我國部分地區人事檔案管理者普遍為兼職人員這個現象，為了能夠使之適應現代信息化檔案管理發展的需求，在要求其自身加強專業理論及技能學習的同時，單位還應該給予外出進修學習的機會。首先，檔案管理人員需要認真學習《檔案法》、《干部人事檔案管理人員職責》等相關規章制度，努力加強自身的知識與修養，自覺學習相關專業知識（例如：計算機、法律、文字寫作等等），熟悉醫院干部的基本情況[4]；醫院相關部門應該組織檔案管理人員參加各種形式的培訓、進修活動，切實加強檔案管理人員的繼續教育工作，以此來提升干部檔案管理人員的業務技能及綜合素質水平。
參考文獻
[1] 劉立君.淺析醫院人事檔案管理的信息化建設問題[J].中國科技信息，2010，（12）： 190-191
[2] 張敏.醫院人事檔案的計算機管理與應用[J].科技情報開發與經濟，2009（16）：84-85..
【關鍵詞】人事檔案；作用；現狀；建議
機關干部人事檔案是干部在社會活動中的原始記錄，是組織人事等有關部門在培養、選拔和任用干部等工作中，形成的記載個人經歷、社會關系、德、能、勤、績、廉及獎懲等方面的文件材料，是知人善任，選賢舉能的重要依據。
一、干部人事檔案的重要作用
（一）干部人事檔案是組織、人事部門選拔、輸送干部和專業技術人才的重要依據。組織、人事部門負責對干部進行培養任用，選拔、輸送干部和專業技術人才時，除派人考察外，還必須查閱干部人事檔案，了解其在德、能、勤、績、廉等各方面的成長歷程中的表現，對擬提拔、輸送的干部進行全面分析，權衡利弊，擇其所長，避其所短，因人制宜，充分發揮每個干部的積極性，建立一支高素質的干部隊伍。
（二）人事檔案是澄清問題，維護個人利益的可靠憑證。從其形成看，人事檔案伴隨干部成長的歷程，記錄著當時干部工作情況、參加各項政治、經濟、文化活動的情況，是個人思想和行為的真實記錄，是令人信服的歷史證據。從其形勢看，它保留著真切的歷史標記，如當事人的親筆手書或親筆簽字以及組織審核認可的機關印信等，它是個人歷史和現實面貌的原始記錄，能比較客觀、全面地反映一個人各方面的狀況。個人利益受損、兌現待遇、糾正錯誤、調整工資級別、職稱評聘、合同鑒證、身份認定、退休等等，都需要檔案作為信證，為解決問題提供可靠的線索或憑證，保障個人的切身利益不受到損害。
（三）干部人事檔案為后人研究歷史提供可靠依據。每一份干部人事檔案都具有時代信息，反映當時社會經濟、文化、思想理論等建設情況。所以說干部人事檔案作為檔案的重要組成部分，為后人研究今天的歷史提供每一個時代及年代的共性信息。
二、干部人事檔案管理現狀
（一）工作人員兼職現象較多，責任意識淡薄。機關干部人事檔案管理工作人員多為兼職人員，由于檔案工作沒有較強的時限性，工作人員兼職工作內容較多，造成檔案工作者責任意識不強，使機關干部人事檔案管理人員既不注意檔案材料的收集歸檔，也不按照業務規范整理檔案，更不善于學習現代化管理手段。
（二）領導重視不夠，人員流動性較大。基層從事機關干部人事檔案管理工作人員多數為辦公室或人秘科工作人員，綜合性工作內容較多，平時工作任務繁雜而重要，人事干部檔案管理工作只是其中的一小部分，在行政管理和政務服務方面工作業績比較突出，職務升遷較快，造成人員調動頻繁，使人事檔案工作者的業務水平始終處于初級階段。再加上部門領導對檔案工作指導較少，業務培訓工作跟不上，使干部人事管理工作缺乏必要的業務知識，干部人事檔案管理工作較落后。
（三）在干部人事檔案管理中沒有建立基本的規章制度。多數機關及事業基層單位在干部人事檔案管理過程中，沒有建立基本的檔案管理制度，更談不上健全干部人事管理制度，沒有一個規范的管理標準，各自為政，主觀臆斷，分類混亂，參差不齊。
三、加強干部人事檔案工作管理的建議
（一）提高認識，加強領導。首先，單位領導要高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設的高度來對待，并將其納入議事日程。其次，要建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，從嚴監督，嚴把歸檔材料質量關，發現問題及時解決。
（二）穩定檔案干部隊伍，加強工作人員業務培訓。專職干部人事檔案管理工作成績小，職務晉升慢，直接影響到檔案工作質量。因此部門領導要提高對穩定檔案隊伍重要性的認識，配備必要的合格的人事干部檔案管理人員，科學設置職務、職稱，調動管理人員工作積極性，鼓勵干部人事檔案管理工作者終身從事干部人事檔案管理工作，以保證干部人事檔案管理工作的相對穩定。對新上崗人員及在崗人員每年度進行定期培訓，不斷更新知識結構，精通專業知識，熟練掌握電腦知識和操作技能，不嗍視工作的新需要，向現代化邁進，使人事干部檔案管理工作與時俱進。要不斷強化干部人事檔案管理人員的自身素質，使之樹立強烈的事業心，責任心和政治責任感，以高度負責的態度，投入到干部人事檔案管理工作中
（三）建立健全規章制度，強化制約機制。要進一步建立干部人事檔案的材料審核、材料接轉及干部人事檔案質量通報登記等各項檔案管理基本制度，不斷充實內容，健全制度，及時糾正干部人事檔案中發現的問題，確保檔案內容真實可靠，維護干部人事檔案工作的嚴肅性。建立崗位責任制，結合崗位責任對干部人事檔案管理人員的工作任務、工作目標、職責權限和應遵守的紀律作出明確規定，促使工作人員積極主動、遵章守紀地做好干部人事檔案管理工作。
【關鍵詞】人事檔案；作用；現狀；建議
機關干部人事檔案是干部在社會活動中的原始記錄，是組織人事等有關部門在培養、選拔和任用干部等工作中，形成的記載個人經歷、社會關系、德、能、勤、績、廉及獎懲等方面的文件材料，是知人善任，選賢舉能的重要依據。
一、干部人事檔案的重要作用
（一）干部人事檔案是組織、人事部門選拔、輸送干部和專業技術人才的重要依據。組織、人事部門負責對干部進行培養任用，選拔、輸送干部和專業技術人才時，除派人考察外，還必須查閱干部人事檔案，了解其在德、能、勤、績、廉等各方面的成長歷程中的表現，對擬提拔、輸送的干部進行全面分析，權衡利弊，擇其所長，避其所短，因人制宜，充分發揮每個干部的積極性，建立一支高素質的干部隊伍。
（二）人事檔案是澄清問題，維護個人利益的可靠憑證。從其形成看，人事檔案伴隨干部成長的歷程，記錄著當時干部工作情況、參加各項政治、經濟、文化活動的情況，是個人思想和行為的真實記錄，是令人信服的歷史證據。從其形勢看，它保留著真切的歷史標記，如當事人的親筆手書或親筆簽字以及組織審核認可的機關印信等，它是個人歷史和現實面貌的原始記錄，能比較客觀、全面地反映一個人各方面的狀況。個人利益受損、兌現待遇、糾正錯誤、調整工資級別、職稱評聘、合同鑒證、身份認定、退休等等，都需要檔案作為信證，為解決問題提供可靠的線索或憑證，保障個人的切身利益不受到損害。
（三）干部人事檔案為后人研究歷史提供可靠依據。每一份干部人事檔案都具有時代信息，反映當時社會經濟、文化、思想理論等建設情況。所以說干部人事檔案作為檔案的重要組成部分，為后人研究今天的歷史提供每一個時代及年代的共性信息。
二、干部人事檔案管理現狀
（一）工作人員兼職現象較多，責任意識淡薄。機關干部人事檔案管理工作人員多為兼職人員，由于檔案工作沒有較強的時限性，工作人員兼職工作內容較多，造成檔案工作者責任意識不強，使機關干部人事檔案管理人員既不注意檔案材料的收集歸檔，也不按照業務規范整理檔案，更不善于學習現代化管理手段。
（二）領導重視不夠，人員流動性較大。基層從事機關干部人事檔案管理工作人員多數為辦公室或人秘科工作人員，綜合性工作內容較多，平時工作任務繁雜而重要，人事干部檔案管理工作只是其中的一小部分，在行政管理和政務服務方面工作業績比較突出，職務升遷較快，造成人員調動頻繁，使人事檔案工作者的業務水平始終處于初級階段。再加上部門領導對檔案工作指導較少，業務培訓工作跟不上，使干部人事管理工作缺乏必要的業務知識，干部人事檔案管理工作較落后。
（三）在干部人事檔案管理中沒有建立基本的規章制度。多數機關及事業基層單位在干部人事檔案管理過程中，沒有建立基本的檔案管理制度，更談不上健全干部人事管理制度，沒有一個規范的管理標準，各自為政，主觀臆斷，分類混亂，參差不齊。
三、加強干部人事檔案工作管理的建議
（一）提高認識，加強領導。首先，單位領導要高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設的高度來對待，并將其納入議事日程。其次，要建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，從嚴監督，嚴把歸檔材料質量關，發現問題及時解決。
（二）穩定檔案干部隊伍，加強工作人員業務培訓。專職干部人事檔案管理工作成績小，職務晉升慢，直接影響到檔案工作質量。因此部門領導要提高對穩定檔案隊伍重要性的認識，配備必要的合格的人事干部檔案管理人員，科學設置職務、職稱，調動管理人員工作積極性，鼓勵干部人事檔案管理工作者終身從事干部人事檔案管理工作，以保證干部人事檔案管理工作的相對穩定。對新上崗人員及在崗人員每年度進行定期培訓，不斷更新知識結構，精通專業知識，熟練掌握電腦知識和操作技能，不斷適應工作的新需要，向現代化邁進，使人事干部檔案管理工作與時俱進。要不斷強化干部人事檔案管理人員的自身素質，使之樹立強烈的事業心，責任心和政治責任感，以高度負責的態度，投入到干部人事檔案管理工作中
1高校干部人事檔案工作存在問題及原因分析
目前高校干部人事檔案工作存在著以下幾個方面的主要問題：
1.1高校干部人事檔案缺失
在實際工作中存在著高校干部人事檔案工作人員素質偏低的現象，由于他們的業務能力不高、責任心不強，工作中很容易出現差錯，從而造成了部分檔案丟失。如在高校干部人事檔案材料的收集、鑒別和歸檔工作中，管理人員因缺乏基本的檔案管理知識，不熟悉高校干部人事檔案材料的構成情況，該歸檔的不及時歸檔，或在利用工作中不按有關規定辦理借閱手續等等，都可能造成檔案材料收集不全或丟失。一些檔案沒有報送高校干部人事檔案管理部門，而是掌握在個人自己手中。如受上級業務部門表彰，取得第二學歷等情況下形成的檔案，不及時報送高校干部人事檔案管理部門,而是由自己私家珍藏起來。這些檔案掌握在個人自己手中，就造成了高校干部人事檔案中檔案的缺失，這樣，對于檔案的利用是極為不利的。高校干部人事檔案的缺失，破壞了檔案的完整性，給全面了解干部的基本情況帶來了困難。
1.2高校干部人事檔案內容陳舊，無法真實地反映高校教職工的實際情況
目前高校干部人事檔案的內容普遍老化,長期以來,高校干部人事檔案的內容側重于記載和反映教職工個人的社會經歷、政治面貌、思想表現、職務變化等方面的內容,而個人的知識結構、能力特點、業務專長、工作實績等更有價值的材料則明顯缺乏甚至根本沒有。例如,反映教師教學任務完成情況的材料,存放在教師業務檔案和部分文書檔案的教學類中,而科研成果檔案則存放在文書檔案的科研類中或科研機構中等等,形成一人多頭的局面。現有的高校干部人事檔案,在評價教職工的政治態度、思想表現等方面的內容時,基本上是千人一面,使用的都是固定的、籠統的政治性術語、套語,反映歷史情況的多,反映近期情況的少,反映過去面貌的死材料多,反映現實活動的活材料少，根本無法反映教職工的真實情況和個性特點。從而使高校干部人事檔案只能提供一些膚淺的內容,在人才的選拔、利用、考評、管理等方面失去了真正意義上的參考價值。
1.3高校干部人事檔案管理方法單一,管理手段落后,管理水平低
有的高校干部人事檔案的收集、整理、儲存、檢索以及提供利用等一系列業務環節,仍沿用單一的傳統管理手段,檔案材料的收集靠行政命令,檔案材料的整理靠小作坊式加工,檔案材料的利用靠手工檢索等等。由于受種種舊觀念和人力、物力的影響,高校干部人事檔案管理的手段和方法仍然比較落后。有的還沒有配備計算機及其專業人員,或管理人員缺乏計算機應用的能力,工作基本上靠手工操作,缺乏基本的管理設備和先進的管理手段。有的高校干部人事檔案管理人員素質低,習慣于默默無聞的保管員角色,缺乏積極探索開拓新路子的精神。美國學者莫斯說：“開放和利用檔案是檔案工作的最重要的職能之一，如果沒有利用，檔案也就沒有了實用價值。”
上述問題在相當大的程度上對于高校干部人事檔案的開發利用產生了負面的影響，可以說,高校干部人事檔案工作嚴重滯后于高等教育的改革和發展。由上述問題可知，目前高校干部人事檔案還遠不能適應信息化時代社會經濟發展和高等教育改革發展的迫切需要，這種狀況亟待改變。
2提高高校干部人事檔案管理工作效益的舉措
改革高校干部人事檔案管理,是進一步開發高校干部人事檔案信息資源的需要。高校干部人事檔案應該為高校人才的培養、選拔、管理、利用,為學校的人才隊伍建設提供科學的、有效的、完備的信息,從而促進學校教學和科研水平的不斷提高,促進高校事業的加速發展。要達到這樣的目的,應主要從以下幾個方面入手：
2.1加強高校干部人事檔案管理基礎工作，提高服務意識
要全面、系統的進行高校干部人事檔案材料的收集、整理與鑒別工作，將收集到的高校干部人事檔案材料嚴格把關，確保高校干部人事檔案材料內容齊全、完整、系統、真實、準確、精練和可靠。要根據《干部檔案工作條例》的要求，結合工作實踐，建立健全七項制度、七種簿冊，規范檔案的管理。要充分利用七種簿冊提高服務水平、服務質量、服務效率，做好咨詢、借閱、利用等服務，為更好地適應新時期高校干部人事檔案利用的需要發揮應有的作用。要提高對高校干部人事檔案管理地位的認識，加強檔案管理標準化、規范化、科學化和現代化建設，用科學的理念、體制和手段對高校干部人事檔案進行有效的管理，做好扎實的基礎工作，為組織人事部門提供及時、準確、高效的有關信息服務，為高校的發展奠定良好的基礎。
2.2轉變高校干部人事檔案材料收集的側重點
高校干部人事檔案管理不同于國家機關干部人事檔案管理,不應過于突出政治性和保密性的一面,而是必須以高校的發展為中心，為高校的人事信息資源開發、利用提供優質的服務。因此,首先，高校干部人事檔案材料必須改變過去那種注重個人社會經歷、學歷、思想表現、自我鑒定等歷史性內容的側重點,更多地突出個人的一些現實的、真實的工作業績和能力。其次,針對高校干部人事檔案的特點和要求,要客觀地綜合反映和合理利用教師的能力,必須強調增加教師的能力表現、教學效果反應、教學科研成果等材料內容,包括科研課題的立項與完成情況、教學任務的完成與學生對教學效果的評價情況、學術論文成果與獲獎情況等等。再次,在通過詳盡的個人檔案材料來綜合、全面地反映其真實情況的基礎上，必須進一步樹立檔案材料的開發利用意識和利用實效,將相關內容進行分類整理、比較、匯總,簡化手續,為學校建設發展規劃、人才預測與利用等方面提供及時、全面、公正、客觀的決策參考。
干部人事檔案管理工作中的存在問題
1．傳統的人事檔案管理制度與新時期人事檔案的利用相矛盾的困境
傳統的干部人事檔案管理模式強調人事檔案高度保密和保護性，在《干部檔案工作條例》第七章第三十一條第五款中非常明確的提出“任何個人不得查閱或借用本人及家屬及其直系親屬的檔案”。將檔案當事人拒絕門外，無形中更加強化了干部人事檔案的政治性與神秘性。對于干部人事檔案內容的特殊性，對其保密是無可厚非的。而另一方面，高職院校教職員工及社會公眾在對自身的福利待遇、住房公證、社保醫遼等方面的要求，需要個人檔案的內容作為依據。那么，如何才能更好地處理高職院校干部人事檔案的保密與利用的關系，成為了對高職院校干部人事檔案管理工作中遇到的第一個困境。
2．高職院校干部人事檔案管理體制的困境
從檔案管理學的分類角度上，把干部人事檔案劃歸為專門檔案類別中，可見它區別于其它檔案的特殊性。目前，許多高職院校的干部人事檔案管理工作，有的在人事部門，有的在組織部門，還有的在綜合檔案部門，其管理的主體不清晰。按照傳統的管理模式來看，大部分干部人事檔案的實際利用是組織和人事部門，并且《干部檔案工作條例》中指出干部人事檔案管理在業務上受組織人事部門的領導和指導，這樣無形中增加了干部人事檔案材料的往來交接轉遞的重復性工作，造成管理的盲區。從檔案資料收集、整理的角度看，因為檔案管理人員不能真實地掌握每個員工的個人情況，如:參加工作時間、職稱評審日期、學歷等重要個人信息。對于交來的檔案資料不能辨別真偽，影響檔案材料的鑒定工作，還有可能導至檔案資料缺乏真實性和準確性，這樣會給高職院校組織人事部門了解員工的信息增加難度。從而使得干部人事檔案管理工作的歸屬成為了高職院校干部人事檔案管理工作中遇到的第二個困境。
3．干部人事檔案管理隊伍素質有待提高
多數高職院校干部人事檔案的管理人員沿襲傳統統的檔案管理工作方法，整天被大量的日常事務性工作所累，而且缺乏專業系統的培訓，在工作中難免會出現誤差。而且，高職院校對于干部人事檔案管理工作缺乏有效的激勵機制，使干部人事檔案工作者缺乏應有的工作積極性，頻繁更換人員現象時有發生，從而使高職院校干部人事檔案工作隊伍不穩定。再一方面，目前的狀況下，各高校專門學習檔案管理專業的人員較少，高職院校不容易招聘到檔案管理專業人員，在一定程度上影響了檔案管理隊伍的質量和水平。
面對困境的選擇途徑
1．合理開發和利用干部人事檔案資源，發揮檔案的社會效益
干部人事檔案是國家機構、社會組織和個人的現實活動中產生和形成的文件，那么它必將會在今后的活動中發揮一定的作用，它是一個人的工作和生活的真實的寫照。干部人事檔就像是一個人昨天、今天、明天的橋梁和紐帶。積累著大量的人才信息，它與個人生活與切身利益密切相關。干部人事檔案直接為現實工作服務，這也是有別于其它檔案的重要標志。隨著社會化大繁榮的不斷發展，人才的交流互動也更加頻繁，而更為廣闊的市場經濟發展則需要人事檔案提供有力的依據。所以，今后甚至于更長時期，無論單位或個人對于干部人事檔案的利用都是必不可少的。美國著名的3M公司、聯想公司廣州分公司等一些國外和南方一些著名的公司，都將員工的檔案信息公布在互聯網上，供職工查閱，對人事檔案的管理采用了社會化開放式的管理模式。隨著時代的不斷前進，需要高職院校干部人事檔案管理工作者重新思考。干部人事檔案的管理服務工作，在法律和道德允許的范圍內，強化干部人事檔案工作的制度建設，拓展干部人事檔案工作的利用范圍。不僅要能滿足組織、人事等部門的需要，同時還應滿足廣大教職員工甚至社會公眾對干部人事檔案信息合理合法利用的需求。我們應發揮傳統與現代管理模式的優勢，克服兩者的弊病，創建以人為本的高職院校的干部人事檔案管理模式。
2．改革干部人事檔案工作管理模式
目前，針對高職院校的干部人事檔案管理模式存在著多樣性和復雜性的特點，在高校檔案界，對于干部人事檔案的管理模式是放在組織、人事部門，還是放在綜合檔案管理部門管理，也存在不小的爭議，雙方各持已見。部分高職院校將干部人事檔案納入學院綜合檔案部門管理，也就是集中式管理模式，其實質就是將所有種類檔案集中統一管理。無論干部人事檔案管理歸屬在哪里，高職院校應自始自終把檔案的安全保密工作放在首要位置，按照《干部人事檔案管理條例》中的相關規定，配備專職管檔人員和相應的業務指導人員。加強干部人事檔案的安全保密工作，確保檔案實體的安全、保密和完整。堅持安全合理利用，維護檔案權威。并且應在檔案管理部門和組織、人事部門之間建立檔案信息交流制度。只有建立這些有效的制度，并真正應用到高職院校干部人事檔案管理實際工作中去，才能更好地解決檔案管理工作中遇到的難題。
