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關鍵詞：綜合物業管理信息系統；設計和實現；全面分析
中圖分類號：F279.23 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）09-0-01
隨著信息技術的快速發展，在很大程度上促進了現代企業管理水平。在現代企業管理中，大都數都使用了管理信息系統，通常都是站在MIS基礎上進行建立的。在綜合物業管理信息系統中，要確保管理信息系統具備著一定的創新性和整體性。并要保證管理信息系統的可靠性和可行性。在對企業的綜合物業管理信息系統進行設計時，要進行有效的設計方案，并選用合適的軟硬件對設計方案進行實現。從而在某企業中利用綜合物業管理信息系統，確保綜合物業管理信息系統的可行性和可靠性，以此推動企業的有效發展。
一、管理信息系統的結構
在企業綜合物業管理信息子系統中主要包括：資源管理、住戶管理、銷售管理、設備管理、安全管理、行政管理和對外業務管理。在這些管理信息子系統中都保持著相對的獨立性，并且統一由中心管理信息系統進行管理和支配。在這些子系統所顯示的信息都是由中心管理信息系統進行分析和總結，同時也可以將各子系統的數據備份進行保留，確保數據信息的長久性。并且每個子系統都能夠對數據信息進行查詢、統計和分析。另外，各個子系統之間可以進行有效的聯系，從而中心管理信息系統對數據信息進行處理。在企業管理信息系統中，資源管理系統、銷售管理系統和業務管理系統是重要的組成部分。
二、管理信息系統的設計
1.數據庫設計
在對管理信息系統的數據庫進行設計時，其主要目的就是為了能夠更好的利用和管理數據庫資料。在管理系統系統中，對數據庫進行有效的設計通常都會對管理信息系統的使用效果產生嚴重的影響。在管理信息系統有著統一的管理機構和操作規程，能夠統一管理數據庫。為了便于用戶對數據進行有效的保存、更新和查詢，必須要確保數據庫可以對各種數據進行有效的輸入和輸出。在設計數據庫時，必須要保證數據庫的規范化，并且數據庫中每一個數據都盡可能的符合相關要求，盡量將冗余排除，確保每個數據能夠保持一致性。同時要保證數據的簡單，防止在操作數據庫時出現錯誤的現象，并要對數據庫的管理進行有效的改善，主要包括對數據的錄入、修改、刪除、統計、查詢以及輸出等功能。為了降低出現多表連接的次數，可以相應的建立臨時表或者定義示圖。在增加標識列時，當一個表在組成主鍵時，通常會需要多個列組合，從而將此表進行標識。因而在索引中，利用此列將大的組合鍵進行代替，以此提高性能。
2.核心系統軟件結構的設計
在綜合管理信息系統軟件中主要是對系統用戶和用戶的設計。在核心系統軟件結構中需要按照系統的屬于局特點和功能需求，要分析和設計核心結構系統。
（1）在服務管理中，能夠對物業管理公司提供的服務項目進行有效的規范，按照服務的層次、內容以及價格進行統一的規范和標準，這樣便于對企業進行有效的監督和查詢。
（2）對資源進行有效的管理。在對企業資源進行管理時，主要是對企業的工作人員、生產產品等相關資料進行有效的管理。從而將資料有效的錄入數據庫中。
（3）工程管理。主要是對企業的生產經營活動、生產設施和基礎設備等進行管理。在管理時，要對設備設施的采購、更換和維護進行有效的記錄，并要對生產經營活動進行全面的記錄。同時要對設備和產生經營活動進行維修和檢修，以此進行有效的記錄管理。
（4）在系統維護管理時，通常是要設置密碼和進行多級權限，以此確保系統內部數據的準確性，從而保證系統能夠正常運行。同時要對系統內部的各種數據進行定期有效的數據備份和整理，這樣可以在很大程度上保證了數據的歷史性和完整性具備著一定的準確性，這樣可以對以往的數據進行有效的查詢。
三、企業綜合物業管理信息系統的實現
在實現企業綜合物業管理信息系統時，以此實現Web數據庫的功能。在企業管理系統中通常是進行客戶和服務器兩個部分，在對用戶界面管理進行負責時，主要是有客戶端和服務器進行管理。在通過Web數據庫實現綜合物業管理信息系統時，可以由Web服務器提供的中間件，以此將Web服務器和數據庫服務器進行有效的連接，另外也可以利用應用程序下載到客戶端，以此對數據庫進行直接訪問。
在利用中間件技術時，通常是使用通用網關接口和應用程序編程接口。在利用通用網關接口時，它的編程比較復雜，效率低，速度慢，同時不支持處理事物的功能。應用程序編程接口兼容性比較差，不能進行大范圍的應用。在采用Web數據庫開發技術時，并且與動態網頁數據庫有效的結合起來，只需要進行簡單的操作和維護技術，能夠進行較快速度的訪問，以及工作效率高等。
在利用綜合物業管理信息系統時，通常就需要對存儲在數據庫中圖形文件進行顯示。從而可以利用系統內部的組件就可以對圖像和二進制文件數據進行方便的顯示，并對每個銷售點的銷售數據進行處理、輸入和查詢。為了能夠在客戶機上有效的實現安全登陸等功能，同時可以對數據進行有效的查詢和添加，并且具備著方便快捷的操作方法，便于管理，而且效率高。
四、總結
在對企業進行綜合管理信息系統設計時，要合理的利用現代先進的信息技術，確保綜合管理信息系統的可靠性和準確性。為了能夠有效的實現綜合管理信息系統，必須要嚴格按照設計方案，并根據企業的實際情況進行有效的實現，使綜合管理信息系統在企業管理中能夠充分發揮出作用。
參考文獻：
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一、會計信息系統建設的意義
企業信息化的核心是會計信息系統的構建,如今人工系統以及無法滿足企業的信息化需求,網絡經濟不斷發展,企業的目標也逐漸由生產為中心轉化為以服務為中心,新形勢下,會計信息系統的構建勢在必行。企業會計信息系統的建設是一項系統的工程,其能夠與企業經濟業務活動相融合,不斷提升企業生產、經營以及管理的水平與效率,進而提升企業整體的競爭力。具體來講,會計信息系統的應用擴展了貨幣計量的單位,促進會計信息的完整性。并且會計信息系統一定程度上極大地提升了會計人員工作的效率,減輕了工作的強度,省去了多個環節,并且一定程度上可以有效的減少成本,實現了經濟的原則,促進了會計職能的規范化與程序化,企業高層對于企業的控制力也得到了有效的增強。
二、企業會計信息系統的建設
1.會計信息系統建設總體規劃
會計信息系統的建設是一項系統的工程,其涉及到多方面的因素與環節,因而企業會計信息系統的建設應當首先要制定出系統建設的總體規劃,進行詳細的戰略規劃,保證可行性,并在規劃的基礎之上循序漸進。企業會計信息系統的建設立足與企業的整體,縱向上會計信息系統不局限于傳統的核算財務信息,而是向決策支持系統與企業管理系統發展,橫向上會計信息系統也不企業內外部其他信息系統有效結合,成為企業經營活動的一個重要組成部分,這種融合并不是簡單的系統的疊加,而是需要立足企業經營生產整體進行統一規劃與實施。
2.會計信息系統軟件與硬件的選擇
如今一些企業對于會計信息系統硬件與軟件的選擇主要有以下問題,一部分企業認為最先進的信息技術就是最好的,投入大量的財力與物力進行先進的信息系統的建設;而另一種情況則為企業的會計信息系統完全為模仿手工處理的模式,并沒有進行對傳統會計的改革,無法全面實施會計的信息化。企業在進行具體的軟硬件選擇時,應當避免這兩個觀念上的誤區,應當在認識會計信息系統是一個管理系統的基礎之上,注重軟硬件的適用性,而不是盲目地追求先進,應當要滿足企業單位的業務處理需求。同時也要注重軟件的靈活性與開放性,根據單位的業務量以及規模來選取合適的網絡體系結構。
3.會計信息系統運行平臺建設
會計信息系統運行平臺主要包括計算機的硬件環境以及軟件運行的環境,會計信息系統運行平臺的建設需要從全局進行考慮,例如網絡系統布局、工作站的選擇、數據接口的規范與統一等。其中硬件環境應當注重計算機網絡的規劃以及建設,而不是局限在配置以及單機選型等問題上。而軟件環境的建設應當具體包括瀏覽器軟件、操作系統以及數據庫系統等等。
4.會計信息系統人才隊伍建設
現代企業會計信息系統的建設,人才發揮著重要的作用,企業要是會計信息系統的優勢更為明顯,就應當加強人才隊伍的建設,使會計從業人員具備專業的會計知識技能,有效掌握會計信息系統的應用方法,對于實際工作當中的一些突發問題也能夠進行有效的管理維護。并且,會計信息系統的管理人員應當具備企業生產與管理的專業業務知識以及領導的魅力,掌握信息系統下的業務處理規律。
三、會計信息系統的管理
1.提升會計信息系統重要性認識
會計信息系統的建設與運行是實現會計工作良好發展的必要措施,首先企業高層應當加強認識,轉變傳統的對會計信息系統的認知觀念,認識到會計信息系統的建設完善是提升企業核心競爭力的重要手段,能夠促進企業的全面可持續發展。并且,單位的業務部門主管應當將會計信息化工作加入企業信息化工作當中,針對目前的現狀以及問題,針對性地制定出信息化建設發展的計劃,將資金管理系統、成本系統以及財務系統等進行有效的結合,從而促進更完善的管理與實施。
2.加強會計人才隊伍建設
人才的作用在會計信息化工作當中顯得越來越重要,高素質人才決定著企業的發展。因而企業應當不斷加強對專業人才隊伍的培養。首先應當完善體制建設,結合國外成熟的知識技術,完善會計機制,取長補短。其次應當加強對專業從業人員的技能培訓,定期組織從業人員學習專業的會計技術知識,不斷提升專業素養,提升對計算機系統的應用能力,加強管理,從而促進會計信息系統更完善的運行與實施。
3.建立完善內部控制制度
會計信息系統內部控制制度能夠有效保護財產的安全完整,確保會計信息數據的可靠有效,因此應當切實加強內控制度的建設,保證國家的相關政策、方針以及單位制度的貫徹與落實,結合系統的內部分工相互關聯,形成一套行之有效的管理控制措施,完善管理制度,提升數據正確性,保證會計信息安全完整。
關鍵詞：企業管理；OA；ERP；結合；企業管理系統；應用
中圖分類號：F270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9599 (2012) 12-0000-02
一、OA與ERP概述
OA，是指辦公自動化英文Office Automation的縮寫，是一種新穎的辦公方式，它結合了計算機的網絡功能和現代化辦公方式，是目前新信息技術革命中相當活躍并具備很強生命力一個全新的技術應用領域，毋庸置疑的說是信息化革新與發展的產物。通過計算機網絡，企業內部的員工可跨地區、跨時間協同完成工作。在工作的整個流程中，注重對員工和工作過程的管理，以此來完成對具體事務的管理。通過此系統而使用的交換式網絡，將更加方便與快捷的相互傳遞信息，深化拓展了辦公方法，完全實現了高效率的辦公。在當前企業所使用的OA系統中，很多是基于lotus Notes平臺而開發，因為這種平臺具有很好的優勢，它的管理功能和非結構化數據存貯管理功能以及工作流定義都非常的靈活、強大，是一個理想的以公文流轉為重要內容的自動化辦公系統的開發平臺。當前很多運行狀態比較好的OA，都是在這個環境下開發而來的系統。
ERP，是指企業資源計劃英文Enterprise Resource Planning的縮寫。比較傾向企業的業務管理，優化并固化了業務流程。ERP主要側重對物流、物料和資金的管理。ERP的導向主要是結果，主要包括系統整合企業所有的每項資源。此系統最早在1990年由美國的一家咨詢公司提出的，最早應用的行業是制造業，以后慢慢的拓展到其它的行業。ERP發展之初，其概念具有十分狹窄的空間，單單局限于制造業行業企業的資源計劃部分。但隨著引入了企業業務流程重組管理和企業供需鏈管理等一些管理理論，ERP的管理對象也相應擴大到了企業的物、人、財、信息等一切資源與企業產品的產、供、銷等一切業務。ERP拓展并集成了企業內部所有管理功能的全部信息，并且也大大超出了企業自身的業務范圍，集成了所有供需鏈上一切的相關業務信息。通過信息整合手段與技術整合和控制了企業相對分散的業務過程。
二、OA與ERP的關系
OA這種辦公自動化應用系統，集信息處理、知識管理和企業業務流程于一體，將企業使用的決策支持系統升級成決策智能系統，其核心是知識管理，為員工提供了共享知識的機制和豐富的知識學習功能，保證了系統使用人員能根據知識需求方便的跟專家學習，并能隨時隨地學習單位已有的知識，提高了員工在OA系統中學習的積極性和主動性，在員工創新能力不斷提高的過程中，也不斷提高了企業和機關的整體應變與創新能力。所以說，員工使用OA系統辦公達到了從“如何做事情”上升到“知道如何做”的目的。當前，ERP解決方案和其他的應用案例都具有各自的特點，但是所有方案的最終目的都是基本一致的，在通常情況下都與“從不同的道路登上同一山峰”意義相同。不同的道路是指具體的技術手段和方法，同一山峰指的是企業信息化的設計目標。當前的ERP已不局限于企業的內部管理，已拓展到了以前不涉及的知識決策領域和工業自動化作業等相關領域。
從管理學角度來講，ERP主要是計劃和控制企業內部的全部資源，主要側重于滿足客戶和準時交貨的同時將企業的各種成本降低到最大限度，是通過提高企業內部工作效率的途徑來提高企業的服務質量，該系統的中心是效率。OA主要是將企業運營過程中業務環節所提供的企業基礎信息轉化為對企業發展有利的管理信息，為企業管理人員和其他工作人員提供優越的辦公環境和便捷的辦公手段，使他們能夠快樂、愉悅、輕松的工作。ERP和OA所關注對象是不同的，ERP關注更多的是企業內部資源的計劃和控制，OA關注更多的是業務或事務處理，歸納和總結對企業有利的信息。因此來講，OA的使用在ERP的前端，拓展延伸到了ERP之前難以完善的處理范圍，而ERP就是企業管理中的全面應用。
從兩個系統的設計理念上講，ERP的主要業務流程是比較固定的，但很多OA業務流程卻非常的靈活。ERP系統在一定程度上講又叫事務處理系統，要求準確記錄企業運營過程中人、財、物等資源的發生情況，集成了企業生產、企業財務、產品庫存等各部分的管理模塊，顯著提高了企業的自動化水平，顯著減少了人力需求及人為差錯，大大提高了辦公效率。OA系統實現了自動化的辦公流程，能夠對辦公流程中實施實時監控和實時跟蹤，方便了不同部門和不同工作崗位之間的協同工作，在提高辦公效率的同時，也實現了高效協作。
通過從管理和設計兩方面對兩種系統的分析，可以知道兩者之間既有區別，也有聯系，二者的最終目標就是要使企業的利益實現長久化和最大化，取得最高的投資回報率。
三、OA和ERP相結合的優勢
關鍵詞：建筑企業 財務管理信息系統 財務管理模式 數據共享 會計信息多維度
一、財務信息管理系統實施的必要性
建筑企業作為國家基礎建設的重要實施單位，在社會經濟和民生建設中發揮重要的作用。但建筑企業長期以來由于較為粗放的管理模式和各項核算制度，導致企業的產值利潤率微乎其微。探索建筑企業更為精細的管理模式，尤其是財務管理模式是當前建筑業各不容緩的任務。
隨著信息化技術的飛速發展，各類信息化系統孕育而生。財務信息化系統作為企業管理系統的一個子系統，以計算機、INTERNET網絡、網絡版財務軟件為載體，專門用于收集、存儲、傳輸和加工會計數據并輸出財務信息。集團公司通過使用同一個網絡版財務軟件，統一財務政策，統一會計科目，建立統一數據庫，實現會計核算的高度集成化和自動化，便于集團總部數據的及時查詢和共享，提高運行效率。
從這個意義上說，企業依托信息化系統改善財務核算模式，進行財務管理體制改革不失為一個便捷的方法。
二、財務信息管理系統實施的關鍵
財務信息管理系統實施的關鍵就是將財務軟件的特點與企業的需求相融合。隨著信息化的發展，從事財務軟件開發的單位數目眾多，每款財務軟件都有其特色，只有在對企業自身的需求充分了解的基礎之上，根據需求選擇適合自己的軟件，才能使信息系統運行的更為暢通，既充分發揮其特色，又能給企業帶來財務管理效益的提升。
就筆者所在的建筑行業來說，企業普遍存在以下特點和需求：
企業普遍存在分支機構較多，地域分散較廣，流動性強，轉移靈活，財務管理的成本較高。
建筑企業“集團公司——分公司——各個項目部”三級核算體系。每一級都要進行成本、利潤的核算。集團公司為獨立法人，分公司為非獨立法人，但分公司卻是內部獨立核算的載體，為數眾多的項目部是工程項目實施的主體，成本管控的核心。
建筑企業資產總額的50%左右集中在應收賬款上，應收賬款核算的準確與否嚴重影響企業資產的真實性。
同一建筑企業內部存在分工合作關系，同一工程項目往往由內部幾家非法人機構共同施工，形成集團企業內部的“總包——分包”關系，帶來了財務核算的新要求。
在充分知曉企業的需求后，要對所選用的財務軟件做充分的了解。
所選用財務軟件必須為網絡版的，網絡版的信息系統與以前使用的單機版的財務軟件相比，他的最大的優勢表現在他可以充分滿足建筑企業點多面廣的需求，無論在哪施工，只要具備互聯網和配備計算機均可以進行操作。
所選用財務軟件的特色為：“法人一套帳”以及“組織號+輔助項+客戶+供應商”的管理模式。單機版財務軟件著眼點為項目，每一個工程項目為一套財務賬，一個建筑企業往往由成百上千個財務賬構成。而財務管理信息系統實行法人一套帳，該財務管理信息系統將每一個非法人機構、工程項目，建設單位，勞務施工隊和材料供應商，分別命名為 “組織”， “輔助項”， “客戶”，和“供應商”并按各自的編碼規則進行編碼，做到不重不漏。
所選用財務軟件必須有客戶中心，專門用于核算應收賬款。
所選用財務軟件必須有能合并抵消內部交易的功能。對于集團企業內部由同一業務形成的內部交易，能通過“合并單位”自動抵消相關科目的數據，保證集團整體成本費用核算的準確性和資產、負債的真實性。
三、財務信息管理系統實施的基礎保障
（一）企業硬件設置要求
由于財務信息管理系統中，只存在于一個數據庫，各分支機構都通過網絡登錄集團公司服務器，尤其是在財務決算的高峰時期，服務器的數據訪問量更是成倍上升。因此，集團公司要下大力氣建立一個安全可靠性能良好的計算機中心機房，并須有專人進行維護，保證數據存儲和轉移的安全、穩定。
（二）財務人員素質要求
財務信息化區別于傳統會計核算的最大區別是計算機技術的廣泛應用。所以人才是財務信息化建設的最根本保證。企業要全力配合財務信息化建設，在財會人員的技能培訓上劃撥足夠的預算經費，加大專業人才的培養力度，不僅要求其掌握扎實的財務會計理論知識，還必須熟練計算機操作系統，尤其是本企業的財務處理軟件，成為“財務——計算機——管理”的復合型人才。以便在將來適當時機，改進或自行開發適合企業財務管理需求的財務軟件，更好地使財務信息化為企業管理服務。
（三）財務基礎資料的完備
由于財務信息系統中要涉及客戶、輔助項、供應商等信息的錄入，要求于此相關的施工合同、材料供應、勞務施工、機械租賃等衍生合同完備，以保證客戶、輔助項、供應商相關信息的準確完整以實現全集團信息的共享。
四、財務信息管理系統實施的效果
在財務信息管理系統“法人一套帳”的管理模式下，為企業帶來了財務核算和財務管理方面的改進，具體表現為以下幾個方面：
（一）數據的共享性增加，透明性增強
由于實行的是法人一套帳，各分支機構的帳在集團公司是可見的，通過跨組織查詢和匯總功能，集團公司完全可以摒棄以前，數據層層上報，層層匯總的做法，起到數據資源共享，及時傳遞的作用。
（二）對各個組織的財務監管力度加強。
建筑企業由于項目眾多，且地域分散，在實施網絡版財務管理信息系統以前，集團公司要想對項目的成本、資金、債權、債務了解，受到地域的限制，財務管理的成本較大，在有限的時間、經濟條件下，財務監管不可能做到全覆蓋，一方面監管范圍受到嚴重的束縛，另一方面監管的及時性也大打折扣。基于網絡的信息技術，能夠做到隨時監管，及時有效的提出整改意見，并查看分子公司整改效果。
（三）輔助項與會計科目的結合使用，使得會計信息實現了多維度，立體化
由于新的財務信息化系統采用全集團公司一套帳，通過給各個獨立核算機構建立組織號來實現財務組織樹狀結構，再在各個組織下增加輔助項設置，使得分公司下的各個施工項目帳套融合在新系統中。各種輔助項設置不單單是實現了由多套財務帳向一套財務帳的轉變，更重要的是促使人員思維方式的改變。
輔助項類型可以根據企業財務核算的需要設置，就筆者所在企業目前的需要，將輔助項類型設置為三類：核算項目，現金流項目，研發項目。將輔助項與相關科目進行關聯即可實現會計信息的多維度查詢。
1、核算項目類輔助項
從實際結果來看，核算項目類輔助項的作用遠不止是原來單純地替換項目帳套，通過輔助項與各個科目的關聯可以實現同一輔助項相關科目之間的數據的查詢、匯總、分析，例如：利用財務信息管理系統可以同時查詢某一個工程項目“應收賬款”、“應付賬款”、“工程施工”等信息，直觀立體了解該工程的債權、債務、成本情況，便于企業管理者進行統籌規劃，完善管理。
也可以實現不同輔助項同一科目的信息的對比、分析。例如：利用財務信息管理系統可以查詢某幾個工程的“工程施工——人工費、材料費、機械費、現管費、組織措施費、技術措施費、專業分包款”，橫向對比分析幾個工程類別相近，施工程度相仿的項目，總的成本盈虧情況和成本費用細項分析，進而起到成本監管的作用。
2、現金流量類輔助項
現金流量類輔助項的設置使得企業現金流量核算更加準確、及時現金流量表反映企業一定時期現金流入流出的總體結構，可以說現金流量表是對基于權責發生制原則編制資產負債表和利潤表的必要補充，該表反映的企業一定時期現金的來源，構成比例、支出比例，現金流量數據反映了企業資金鏈是否穩固，持續，現金流量數據的準確與否直接關系到企業管理層在生產經營、投資、籌資方面決策。
財務信息系統中將有關貨幣資金項目的會計科目與現金流量輔助項關聯，在憑證錄入與貨幣資金相關的會計分錄的時候，就將現金流量的各個項目細化，使得現金流量各項目的數據更加科學準確嚴謹。
3、研發項目類輔助項
建筑企業如何能享受稅收優惠，是值得每個建筑企業探討的問題。國稅發[2008]116文件中明確指出：研發費用加計扣除適用于財務核算健全并能準確歸集研究開發費用的居民企業。作為幾十年的大型的建筑企業，財務核算健全不成問題，能否加計扣除關鍵的問題出在能否“準確歸集”上面。作為施工企業，在工程項目施工過程中采用一些新工藝，新材料，符合加計扣除立項要求，對同一筆支出，既要保證企業各工程項目內部獨立核算不受影響，又要做到研發費用的準確歸集，就給財務核算帶來了新要求。通過設立研發項目類輔助項，將相關科目同時關聯“核算項目”和“研發項目”，就可以達到上述效果。這一點也得到了稅務局和審計事務所的認可。財務管理信息系統的改善為企業帶來了實實在在的利益正是我們所追求的的目標。
（四）應收賬款管理更為科學、精細
財務管理信息系統為企業建立了客戶信息數據庫，由于該法人范圍內客戶的唯一性和可共享性，有助于企業內部給分支機構深入了解客戶的信用狀況、工程款的支付能力，可以避免客戶拖欠工程款，大大降低企業自身的資金安全隱患，保證賬款的回收率。
由于建筑企業特有的財務核算模式導致應收賬款占總資產的比重較大，應收賬款壞賬準備的計提準確與否既影響企業當年利潤又關系到資產是否真實。企業計提應收賬款壞賬準備大多使用的是賬齡分析法，眾所周知，不同賬齡下計提壞賬準備的比例相差很大，某一客戶應收賬款賬齡計算的準確與否直接影響企業當年的利潤和資產的真實性。財務信息管理系統將客戶作為一個重要的模塊進行管理能夠準確計算每一客戶的賬齡，改變以往應收賬款賬齡計算隨意性較大的弊病，使會計信息更加準確。
（五）數據安全性得以保證
財務信息系統的核心是數據庫，由于平時財務人員進行操作使用的僅僅是客戶端，數據庫一般由專人負責維護，保證數據備份的及時性和有效性，由硬件設備被破壞和操作員的誤操作導致的數據被篡改和丟失的可能性幾乎為零，再加之一般情況下數據庫安置在企業的內網中，減少了互聯網病毒入侵的幾率，數據的安全性較高。
（六）人員權限設置更符合內部控制的要求
財務信息系統人員權限設置是根據財務人員的崗位需求設置的，崗位變動，權限做出相應的調整，只有被授權的人員能夠進行相關業務的操作，每個授權人以自己獨有的用戶名和密碼登錄，更加符合內部控制的要求。
總之，在信息化飛速發展的時代，將財務信息系統與建筑企業需求相結合，完善硬件建設，注重人才培養，加強基礎資料管理，構建利于企業發展需要的財務信息系統，是改善建筑企業財務核算模式和促進財務管理體制改革的有效途徑。
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關鍵詞：企業合同 信息管理 系統
該系統采用目前流行的B/S架構，支持個人電腦的各類型操作系統，對各類主流瀏覽器都有很好的兼容性。該套系統采用主流的大型數據庫管理軟件Oracle管理、存儲合同信息，應用程序部署在Tomcat應用服務器之上。
根據常見的業務需求，合同管理系統分為三大模塊，分別是合同會簽管理，合同變更管理，合作伙伴管理。根據業務模塊的劃分和需求分析，設計關系模式并建立如下數據庫表和其中字段：1、合同信息表（合同ID，合同名稱，合同簡介，合作伙伴ID，合同類別ID，合同年份，項目ID，總金額，經辦人，經辦部門，合同履行開始時間，合同履行結束時間，歸檔人，歸檔日期，工作流序號，工作流狀態，驗收終止日期，企業編碼）。2、合同類別表（合同類別ID，合同類別名，識別碼，說明，修改人，是否使用）。3、合同變更申請表（合同變更ID，合同變更編號，合同ID，經辦人，申請部門，變更類型，原合同金額，現合同金額，變更理由，備注，工作流序號，工作流狀態，起草人，起草日期，企業編碼）。4、合作伙伴信息表（合作伙伴ID，合作伙伴性質ID，重要程度ID，行業ID，合作伙伴編號，合作伙伴名稱，公司負責人，基本介紹，業務范圍，主要業績，公司地址，聯系電話，電子郵箱，公司網址，法人代表，納稅人資格，開戶銀行，帳號，注冊資金，備注）。5、用戶信息表（用戶ID，用戶工號，用戶姓名，是否使用，企業編碼）。
其中合同會簽管理又可分為合同會簽起草，合同會簽審批，合同會簽查詢三個子模塊。
1.合同會簽起草頁面由合同起草人對合同信息進行登記，登記完之后可保存、上報給部門會簽和領導審批。登記內容包括合同名稱、合同類別、合同登記年月、項目名稱（需要關聯項目的合同）、供應商、合同履行開始結束時間、上傳附件等內容。
2.合同會簽審批頁面提供可視化的工作流審批查詢功能，實時查詢合同審批節點信息以及各節點審批人及審批意見。經辦部門提交合同后，根據合同的不同類別，進行不同的審批流程，流程在各個相關單位及領導之間流轉。在合同審批頁面除了可以查看合同基本信息，還設計了簽字、會簽表、會簽查詢三個按鈕，分別用于簽字審批，查看會簽表，查看會簽審批流程信息功能。
3.合同會簽查詢由兩個部分組成，即查詢條件和合同列表。查詢條件由合同信息的一些關鍵字段如登記日期，合同編號，合同名稱，供應商，經辦人，簽字狀態構成，根據這些條件可以進行過濾查詢，精確查找到需要的合同。合同列表則把正在審批流程中及已經審批結束的合同按行展示出來，每行顯示合同信息的關鍵字段，如合同編號、合同名稱、供應商、總金額、經辦人、會簽狀態等字段。
合同變更管理模塊支持合同按照要求的變更活動。即可以在固定節點控制合同是否可以進行變更。支持變更合同的審批。系統記錄合同的變更記錄，如資金變動情況。系統能重新生成變更審批表，合同的變動情況在臺賬和統計功能中自動反映出來。系統記錄合同變更的原因、影響，并將變更依據作為附件導入系統，從而兼顧了變更過程管理的嚴謹和自動性，關聯結果，有據可查，權責明晰。此模塊分為三個子模塊，即合同變更申請、合同變更審批、合同變更查詢。
1.合同變更申請頁面在進行合同變更時，首先選擇原來的合同，這樣系統就會自動帶出原合同的相關信息，在此頁面可以對包括合同名稱、合同經辦人、合同金額在內的一些字段信息進行修改，并填寫變更原因，上傳變更后的合同文本后保存，保存之后即可走合同變更審批流程，此時系統會自動生成合同變更號。
2.合同變更審批頁面是在合同變更之后，根據企業制定的審批流程合同變更信息會像上面的合同會簽一樣走一個審批流程。當合同變更信息走到對應部門負責人或相關領導節點時，其有權限對合同變更信息進行查詢，進而做出同意或者退回的審批意見。
3.合同變更查詢頁面可以對企業所有的合同變更信息進行查詢統計。
合作伙伴管理模塊通過對合作伙伴基本信息的錄入保存，提供了統一的準入機制、審核標準，實現了對合作伙伴注冊信息的審核、定期評價、分級歸類的管理。合作伙伴管理模塊分為兩個子模塊，即供應商信息登記、合作伙伴綜合管理兩個子模塊。
1. 供應商信息登記頁面實現了新增、修改、查詢合作伙伴基礎信息的功能，在此頁面可以對供應商全稱，供應商級別，公司負責人，企業類別，企業行業，企業性質，公司簡介，合作經歷以及合作伙伴的聯系方式進行登記。當企業信息發生變化時，也可在此頁面對企業相關信息進行修改。
一、企業級會計信息系統對會計核算的影響
1.會計數據的來源發生變化,對會計信息質量產生影響。積極的影響有:①會計數據不必重新錄入,減少了會計數據錄入錯誤的機會;②會計數據直接從其他系統采集,保證了數據的完整性;③會計系統從其他系統實時采集數據進行會計處理,保證了數據的及時性。消極的影響有:①從其他系統直接采集的數據,如果數據本身有錯誤,則該錯誤可能會帶到會計系統;②會計人員被動地接受其他系統生成的數據進行會計處理,審核功能被削弱;③由于實現了數據的快速傳輸與數據共享,數據生成部門或客戶如果反復更改同一經濟業務的數據,則會給會計部門的賬務處理帶來不便。
2.信息流與單證傳遞相脫節,會計核算的原始憑證形態發生變化。當企業的信息系統大規模聯網時,數據可以跨部門、跨地區傳輸,且傳輸的速度極為迅速,而紙質原始憑證卻不可能以同樣的速度在需求部門之間進行傳遞,有些電子交易甚至沒有產生紙質原始憑證。在這種情況下,會計記賬時難以取得數據發生時產生的紙質原始憑證,而只能依賴原始數據管理部門的數據處理憑證,如業務部門的數據交換憑證或數據匯總憑證等。企業的信息系統越發達,數據的共享性越強。然而,在數據共享的同時,數據的使用部門往往要無條件地接受所共享的數據,難以審查數據發生時的原始憑證,會計部門在會計核算時也會面臨這種情況。
3.系統升級時的穩定性和可靠性對會計數據的處理具有較大影響。在信息系統不斷發展的過程中,系統的升級要對原有的數據和系統進行更新和轉換,新系統達到穩定和可靠也要經過一段時間和過程。為了保證數據處理的可靠性,往往要求新系統和老系統并行一段時間,穩定后再甩掉老系統。在實際工作中,新系統切換后,造成會計數據丟失、數據紊亂的情況時有發生。系統升級過程中新系統的穩定性和可靠性對會計數據的處理具有較大影響。
4.會計人員對信息系統管理人員的依賴性削弱了會計信息的可靠性。隨著信息系統的發展,信息系統的管理越來越專業化,信息系統管理人員的作用越來越重要。特別是會計信息系統也由企業的信息系統管理人員進行管理和維護,信息系統管理人員掌握會計核算的計算機程序和數據庫。這就好比以前由會計人員保管的會計賬簿變為由信息系統管理人員保管,而且由于信息系統管理人員熟悉信息技術,所以不能排除他們具有改賬的能力。在實際工作中,由于會計人員缺乏信息技術知識,在進行一些特殊的會計處理時,或者在會計處理過程中出現問題時,只能由信息系統管理人員幫助解決。在解決問題時,會計人員有時會提供本人的代碼和密碼,使信息系統管理人員極易掌握會計人員設定代碼和密碼的規律。如果會計人員事后不及時修改密碼,信息系統管理人員甚至可以直接使用會計人員的密碼進入會計系統。
二、企業級會計信息系統的管理與控制
1.從整個企業管理信息系統的角度出發,建立和完善信息技術環境下的內部控制。會計信息系統與業務系統實現集成后,業務系統可直接向會計信息系統傳輸數據,只有整個企業管理信息系統安全、有效、可靠地運行,會計信息的質量才能有保障。
借助于信息系統的支持,企業的業務處理活動大多由計算機自動完成。同手工環境相比,企業的業務處理流程發生了相應的變化,業務處理的控制形式和控制手段也發生了變化。一些業務處理控制以計算機程序的形式嵌入在信息系統中,對業務處理的控制由計算機自動進行。在建立業務處理環節的各項控制措施時,應按照內部控制設計的原則,并考慮信息技術環境下業務處理過程的特點,針對各個業務處理環境設置相應的控制。對于以計算機程序的形式嵌入在信息系統中的業務處理控制,應當關注相關計算機程序的正確性和完整性。
信息系統的控制是企業為保證信息系統的安全性、可靠性、有效性和效率而采取的控制措施,其控制的對象是信息系統,包括計算機硬件和軟件資源、應用系統、數據和有關人員等信息系統的組成要素。信息系統的控制采用系統自動控制和手工控制相結合的方式,由一般控制和應用控制組成。一般控制是對信息系統的開發、實施、維護和運行所進行的控制,其目的是確保應用系統得到恰當開發與實施、程序和數據文件完整、信息系統良好運作。一般控制主要有:系統開發與維護控制、數據資源管理控制、安全管理控制、運行管理控制、質量管理控制、信息系統外包的管理控制等。應用控制與具體的應用系統有關,是為確保數據處理完整、正確而實施的控制。應用系統對數據的處理一般都要經過輸入、處理和輸出三個環節,從這一共性出發可將應用控制分為輸入控制、處理控制和輸出控制。但是,由于應用控制與具體的應用系統相關,因此在設置應用控制時,還要針對具體的應用系統,結合具體業務設置相應的控制。
2.注重對會計信息系統及業務系統控制有效性的評價,及時發現問題并加以解決。企業的內部控制是否健全有效,特別是對會計核算有何影響,需要在持續的控制之后,對此做出評價。在實際工作中,由于各種原因,在評價內部控制時,往往注重對業務處理控制的了解、測試和評價,忽視了對信息系統控制是否有效執行、是否健全的審查,從而導致由于信息系統控制的漏洞而有意無意地改變了信息系統中有關數據,這樣就無法保障后續會計處理的會計信息的質量。企業不僅要建立信息系統控制,還必須對所建立的各項控制進行測試和評價,特別是要對會計信息系統控制是否健全、有效做出評價,以便及時發現問題,及時糾正。
對會計信息系統及相關業務系統的控制測試包括控制設計測試和控制執行測試兩個方面。控制設計測試是確定會計信息系統的控制設計是否合理、適當,也就是對會計信息系統控制的健全性進行測試。可將現行會計信息系統控制的描述情況與理想的控制模式進行比較分析,識別出關鍵的控制以及控制的強點和弱點。對于控制的弱點,應尋找解救性的控制措施。控制執行測試是確定現行會計信息系統控制是否存在并發揮作用,也就是對會計信息系統控制的有效性進行測試。由于信息系統控制既包括人工控制,又包括計算機程序控制,因此單純依靠傳統的控制測試方法是無法完成該項工作的,還必須采用計算機輔助審計技術,才能對信息系統控制進行全面測試。在實際工作中,應針對不同的控制形式,選擇相應的控制測試技術。
在對會計信息系統控制進行測試之后,要對各項控制是否健全、有效做出評價。根據對會計信息系統控制執行測試的結果,通過合理判斷,可以確定一般控制和應用控制在哪些方面控制嚴格,能夠發揮其作用,哪些方面控制不足或存在缺陷。針對識別出的控制薄弱環節,進行深入研究與分析,提出完善會計信息系統控制的建議,及時改進。在日常的會計信息處理過程中,要經常關注會計信息有無異常,要利用各種手段發現會計信息中出現的問題,及時發現,及時解決。對于信息系統控制制度方面的問題,要從根本上解決。
關鍵詞：企業 合同管理 信息化
合同早在古羅馬時代就受到了法學家的關注，在當代對企業也至關重要。合同是企業對外開展業務的主要依據憑證，無處不在，合同管理水平是企業綜合管理水準的集中體現。[1]合同管理不是簡單的要約、承諾，而且是全方位、全過程的動態管理，合同行為貫穿了企業管理活動的始終，如何管好合同，經常是困擾管理者的難題。
1.現狀
國內企業長期采用手工操作方式，涉及部門多、信息分散，存在管理不規范、效率低下、成本高、信息匯總與進度控制困難、風險提示缺乏等諸多問題。企業近年來非常重視信息技術應用，2006年中石油實施合同管理系統，2011年中石化推行CMIS系統。企業在信息技術應用方面情況多樣，水平參差不齊，部分企業僅使用通用辦公軟件或單機版合同管理軟件。在信息化程度較高的企業中，成熟的專用軟件、針對性強的定制軟件或ERP系統合同集成管理方案，都是信息管理專家的摯愛。在信息技術應用范圍上，有些企業只是部分管理領域局部使用，甚至還存在手工與網絡同時運行的現象。應用水平較高的則處于全面實施階段，部分企業已取得了豐厚的管理效益。
2.主要優勢與作用
2.1促進企業合同管理規范化、系統化。它改變了僅由業務部門分管合同的現狀，能夠優化工作流程，健全管理體制，合同管理真正意義上成為一個整體。合同管理部門能夠全面處理合同事務，解決了信息分散、進度控制難、管理不規范等難題，合同業務流程相對固化，保障了管理制度的全面落實與執行。
2.2為企業節約管理成本，創造經濟效益。第一，消除了空間距離，大副減少業務人員的異地往來，降低了差旅費等相關支出。據資料表明，中石油長慶油田在實施合同管理系統以后，每年差旅費節約額就在百萬元以上。第二，將管理人員從繁雜的手工勞動中解放出來，節約了人力成本，減少了資源投入。第三，通過信息數據共享，實現數據集成，避免了不必要的重復勞動與投入。
2.3提升企業管理水平與工作效率。第一，為企業提供強有力的信息數據支持，全面促進企業營銷、采購、制造、財務等領域管理水平的提升。第二，合同可在線申報、瀏覽、檢索、審查審批，足不出戶就可完成合同業務。第三，強大的商務智能報表與電子檔案對管理層掌握合同全局、業務人員履行合同、統計人員查詢統計都頗有助益。第四，實現網上動態監控管理，審計監察等企業管理部門可對合同隨時抽審。
2.4提高企業法律監督與風險防控能力。通過應用信息化技術，健全防控機制，深化法律管理，堵塞管理漏洞，一定程度上預防合同腐敗行為的發生。通過合同數據共享與集成，能夠動態監管企業合同活動，規范交易行為，有效防控合同風險。
3.主要缺點與發展瓶頸
3.1主要缺點：第一，對內容較多且無電子版的紙質合同，存在掃描時間長、申報上傳效率低的缺憾。第二，部分承辦人習慣傳統手工模式，網絡審批不如紙質合同看起來更直觀。第三，存在網絡故障、網絡入侵、數據毀損、系統配置和使用不當等風險因素。
3.2發展瓶頸：第一，市場主體在經濟活動中總是有意無意在創設新的交易方式，信息系統應用程序的相對固定性與市場交易的靈活性存在著矛盾與沖突。第二，合同管理信息技術的應用是受企業現行管理理念指導，并與其它信息系統相關聯，要受到企業整體管理水平與信息化整體發展程度的制約。
4.發展趨勢與管理措施
4.1發展趨勢：第一，采用信息化管理合同是大勢所趨，未來將會有更多的企業全面應用信息技術。沒有管理信息化，就沒有企業現代化，第二，隨著科學技術的進步，新的信息技術將不斷涌現。通過與其他信息系統有效融合，合同管理信息系統功能將更強大，作用將更顯著。第三，隨著電子商務的快速增長，合同的介質將不僅是口頭、書面、數據電文，還可能會有新的形式出現，合同管理信息技術使企業更易滿足電子交易的需求。第四，通過信息技術將挖掘出合同中蘊含的更多價值，使合同管理從事務性工作層次上升到戰略性管理高度。
4.2管理措施：第一，企業要不斷學習國際先進的經營理念與管理方法，健全完善管理機制，通過狠抓管理出效益。第二，要提高應用水平，將系統效用最大化。目前大部分企業所關注的是合同信息系統的基本模塊，合同風險提示、合同履行監督、合同相關法律法規、合同知識交流和共享等模塊尚未得到企業的重視，而這些恰恰是最有價值的部分。[2]第三，要加強后續開發，不斷增強信息系統的兼容性與適用性。第四，要加強信息安全建設，控制應用風險，保證信息管理穩固有效。
嚴格合同管理是國際慣例，隨著改革開放的逐步深化,我國企業面臨的市場競爭日益激烈。企業要適應市場經濟的要求，在國際市場上分一杯羹，沒有高水平的合同管理寸步難行。面對市場競爭的刀光劍影，企業需要持續提升合同管理水平，增強軟實力，以管理信息化助力企業發展。
參考文獻：
［1］《合同管理規范高效操作規程》李杰利著，中國時代經濟出版社，2004年版，P26
［2］《企業合同管理操作實務:來自中國百家大型企業合同管理實踐的啟示》陳麗潔、葉小忠著，法律出版社，2010年版，P173
