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序論：在您撰寫檔案系統管理時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
【關鍵詞】信息網絡；必要性
1.建立職工檔案多媒體信息網絡系統的必要性
干部信息規范化的需要。在日常的職工檔案管理工作中，形成了大量的職工信息，這部分信息絕大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可能避免地造成了不同管理部門之間的信息分隔，使信息內容不規范，信息流程不科學，因而難以滿足職工的微觀管理和人員群體宏觀管理的需要。要改變這種現狀，就需要建立一套完備的信息管理體系和信息處理系統，用現代化工具管理職工信息，從而提高信息的規范程度與利用效率。
合理使用先進的現代化辦公設備的需要。隨著科技的發展，各級部門都購進了相當的計算機和其他先進的辦公自動化設備，計算機應用和信息化工作也取得了一些進展，但也存在著許多問題。例如，軟件開發不及時，應用水平較低，現有的設備沒有得到充分利用，信息資源沒有得到充分共享等，這就迫切需要建立一套現代化的信息管理網絡系統，充分利用現有資源，提高應用水平和工作效率，從而不斷促進職工工作的科學化和現代化。
2.職工檔案管理多媒體信息網絡系統的作用
為領導和有關部門提供全方位的職工信息。職工信息數據庫及多媒體信息網絡系統建立以后，我們不但可以快速準確地獲取職工的自然情況、簡歷、素質、特長以及德能勤績等方面的綜合信息，還可以隨時查詢職工諸如日常工作、學習、生活等方面的資料，了解職工全方位的綜合信息。利用這套系統，還可以對這些信息資料進行綜合分析，在較短時間內為領導和部門提供全方位的職工信息，可以從根本上改變過去那種從紙面上靜態了解職工的傳統方式。
使信息充分得到共享，提高勞動效率與工作質量。職工檔案管理多媒體信息網絡系統提供了干部管理過程中所需要的全方位的職工信息。通過網絡可以使信息共享，避免各部門重復錄入相同的信息，減少重復勞動。而且在職工管理工作中，隨時可能產生一些新的信息，各部門可以通過網絡隨時更新本部門業務范圍內的信息，向需要信息的領導和部門提供最新的第一手資料，大大提高信息的時效性。信息共享之后，各部門可以從各個側面，全方位了解每名職工，走出在本部門業務范圍內，從一個側面了解職工的局限性，在信息共享的基礎上提高對職工認識的深度和廣度。使用這套系統，還可以從根本上改善以前手工管理職工的情況，周期性較長的工作利用這套系統，短時間內就可以高質量地完成，職工的任免審批表、干部簡歷等常用材料可以自動生成，并可以實現部門之間信函、文件的電子傳遞，減少手工勞動，提高工作效率與工作質量。
可以使職工任免更加科學化，提高知人識人的深度和廣度。以往討論任免干部，基本上是采取文字材料加口頭匯報的傳統方式，使用這套系統可以采集職工的工作、學習、深入生產一線的情況，結合干部考核中形成的文字材料，通過網絡和各種多媒體設備把動態情況、資料和相應的文字融為一體，并通過情況顯示出來。它不僅可以提供被任免干部的自然情況和現實表現方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、氣質和口頭表達能力等，使領導對任免人選有一個比較全面、直觀和生動的了解，可以更好地評價和使用干部，提高知人識人的深度和廣度，從而拓寬視野，適應社會主義市場經濟條件下用人的需要，選拔出各種類型的領導干部和管理人才，讓選拔上來的干部真正能夠“為官一任，造福一方”。
建立和使用職工檔案管理多媒體信息網絡系統應注意的幾個問題：
要采用規范的應用軟件。為了達到信息共享，建立統一的信息系統和使用標準規范的軟件是必須的。為此，中央組織部制定和頒發了全國干部人事管理信息系統《信息結構體系》，它是為實現干部信息的標準化及大范圍內的信息共享，按照人員管理及機構管理中科學的信息流程制定的，不僅具有較高的標準化、規范化程度，而且具有總攬全局的權威性。因此，必須選用中央組織部推行的、建立在《信息結構體系》基礎上的系統軟件，否則會造成數據結構混亂，使上下級數據無法溝通與共享。不但是信息體系與軟件，系統所涉及到的其他應用項目也應當建立在相關的標準之上。用先進的電子信息技術來構建整個信息系統。建立多媒體信息網絡系統要涉及到很多先進的技術，主要包括數據庫技術、多媒體技術、網絡技術等。
要使職工多媒體信息系統達到最佳的應用效果，使用先進的多媒體技術以及高性能的設備是必要的。從數據源的采集到后期制作都應該保證較高的質量。
網絡是實現信息共享的前提條件和物質基礎。只有建立一個優質、高效的網絡系統，才能實現系統建設的高投入與高產出，為各級領導提供優質、高效和全方位的信息服務。現階段比較先進的組網技術有ATM和千兆位以太網，在小型局域網中，十兆以太網以較低的價格提供了較高的帶寬，具有較好的性能價格比，是一個比較合適的選擇。有計劃、分步驟、分階段建設多媒體信息系統。第一，先建成系統的基本框架，包括各種資料數據的采集與錄入、應用軟件的選用與開發、高速網絡系統的建立等。三個環節可以同時進行，其中信息資源的采集是重點，也是基礎，職工信息的采集與報送工作應當規范化、制度化，把其當成職工管理工作中的一項經常性的工作來抓。第二，進一步完善、改進和提高整個系統，并將成熟的經驗推廣、普及，不斷提高整體應用水平。第三，進一步加大投入，使整個系統趨于完善，最終滿足在職工工作的全面需要。
要全員參與，以應用為主線，提高整體使用水平。職工信息系統的應用，涉及到很多工作領域，也涉及到職工管理的多個部門。信息系統的建設工作包括班子建設、職工管理、干部任免、干部檔案、干部教育等。
檔案信息自動化系統，是一項需要綜合的運用多個專業的知識、多個學科的概念，同時結合多個部門的工作進行協調的較為復雜的系統性工程。而系統的建設發展到目前階段，在管理方面還存在有一些不足之處，諸如檔案信息的規范化和標準化仍需進一步的提高，自動化系統的建設沒有針對整體的水平進行改進，同時，在人才管理者一方面，也存在有一定的缺陷和不足。所以，深入細致的對存在的問題進行研究，并且提出加強系統管理的新思路，將是下一階段工作當中的重點環節。
1. 推進自動化，提升檔案的標準化以及規范化水平
全面的推進檔案信息管理系統的自動化水平，首要的一點就是需要針對檔案的規范化以及標準化的水平進行提高和改進，此項工作是展開一系列工作的基礎性環節。就目前階段而言，檔案信息自動化系統的現狀，是標準化和規范化的發展比較的滯后，并且相關的應用軟件也比較亂，這些存在的問題都在很大程度之上制約了管理系統的發展和進步。而當前存在的主要矛盾，并非是硬件以及有關設備的缺乏，而是針對硬件設備的功能，沒有進行有效的開發，進而設備也就難以發揮其應有的效應。檔案信息自動化，應該包含整個檔案管理工作的各個細小的環節，最為重要的，是檔案業務的規范化，同時針對檔案標準的建立，也需要逐步的完善和落實，達到全面實施的目的和效果。檔案規范化和標準化，其本身而言，也是一項系統性的工程，要想全面的推進檔案管理的自動化建設發展，就必須要抓好檔案標準化和規范化的工作，兩者相輔相成、互相促進，進而合理的推動檔案自動化系統的不斷前進與改進。
2. 提升檔案信息管理系統的整體性水平
根據當前階段系統的思想理論以及集成化的具體需求，檔案信息自動化的建設，應該是針對整個系統的水平進行發展，使得整個系統可以得到穩步的提高，并且其中各個組成的系統，橫向以及縱向的發展都需要達到一定的標準和水平，以此為基礎，通過網絡來進行連通，發揮出系統的整體性的優勢和效應，提升整個系統的綜合運行能力。如果其中某一個節點或者是某一個極為重要的節點，存在有障礙，都可能會對整個系統的運營造成極大的不利影響。所以，還需要對每一個節點的應用能力和裝備的水平進行提升，保證系統的穩定持續、健康的發展。在實踐的工作當中，可以鼓勵并且支持一些先進的單位首先提升自身的水平和能力，并且在一些較為先進的單位，進行水平較高的試點工作，來逐步的取得推廣使用的效果和經驗，并且對存在的問題進行實時的總結和歸納，得出系統發展的新思路。這樣的工作，對于提升系統整體性的水平，有著巨大的幫助。
3. 加強數據庫的建設
根據上文的詳細闡述和分析，可以對當前階段檔案信息自動化系統管理的新思路有著大致上的了解和掌握。接下來，將針對數據庫建設的加強以及人才管理工作的發展，進行全方位的研究，力求更進一步的為相關工作的進步和發展，奠定堅實的理論基礎。
有重點、有針對性的對數據庫的建設進行加強，是完善相關工作的一個必須的環節。從目前階段檔案信息自動化系統的整體性建設上來進行分析，文件的處理向信息管理過渡的這一個階段，還存在有一定的問題和不足，而完善這一階段工作的首要步驟，就是需要針對數據庫的建設進行加強和整改。開發并且建設起完善健全的數據庫，是國家檔案信息工作的核心內容，同時也是一項基礎性的工作項目。數據庫的含義，是依靠現今發達的信息管理技術，對有關的檔案信息資料等，進行科學化的管理，進而更加方便利用。建立其完善的數據庫系統，是一項長期性的任務，并且較為復雜，還需要經過一個由低到高、由單個向整體發展的過程。經過相關的試點工作，數據庫的檢驗還需要領導的高度重視，并且統一建設工作當中的相關認識，將計算機科學技術與檔案信息管理的工作相互有機結合起來，有關的工作人員密切的配合，保證工作的萬無一失。同時，建設的數據庫系統，還需要面向應用和開發，使用頻率以及數據效率的考核，來逐步的突出數據庫系統的活性，突出系統的重點和要點，由單一的數據庫系統逐步的向整體性的數據庫系統發展。當前，需要將數據庫的完善和提升與各個單位的目錄庫建立起來，并且通過網絡的形式，將各個開放式的數據庫群連接起來，進而使得系統自動化的效率可以大大的提升和改進。
4. 重視人才管理
最后，人才管理方面的工作，對于檔案信息自動化系統的建設和完善，也具有重要的作用和意義。全面的推進檔案信息自動化系統的建設，其關鍵，還是人才的建設。所以，在實踐的工作當中，還需要不斷的加強對于人才的培訓和教育，進而造就一大批有著極強的工作能力、極佳的工作經驗以及專業化的技術水平的人才隊伍，這一點工作，現階段也是受到了廣泛的關注。檔案信息自動化系統的建設，其骨干的力量，是計算機技術的隊伍，所以，其專業技能水平的高低以及素質的高低，對于整個自動化系統的建設有著直接的影響。目前階段部分單位的人才隊伍不夠穩定，人才流失的現象時有發生。所以，還需要針對這一方面進行必要的改進。同時，針對計算機技術人員的培訓和教育，也是一個重要的工作，需要有針對性的對其進行思想政治教育，培養工作人員崇高的事業精神以及奉獻精神，有組織、有計劃的進行進修，掌握基礎的計算機信息管理方面的知識，并且不斷的學習新的知識，對知識的結構進行更新。在工作條件以及待遇之上，給予必要的關心和照顧，使得人才可以專注于日常的工作，同時，還需要形成人才成長以及流動的體系，掌握其中的規律，進而形成一套合理科學的人才結構，為自動化信息管理系統的建立和完善，打下堅實的基礎。
5. 結束語
綜上所述，根據對檔案信息自動化系統管理和建設的新思路進行研究和分析，從實際的角度出發，深入并且細致的對存在的問題進行探究，并且對改進的方案對策進行了闡述，力求更進一步的為有關工作的發展和前進，做出積極的貢獻。
參考文獻
[1]張強.淺議現代化的檔案信息自動化管理系統的建設和發展【M】.檔案管理資訊，2009.10：45-46.
[2]何必群.試論檔案管理工作的加強改進以及管理模式的革新【J】.民營科技，2011.11：223-225.
Abstract: The system management of file information automation is discussed.
關鍵詞:檔案;信息自動化;管理
Key words:file;information automation;management
中圖分類號:G27 文獻標識碼:A文章編號:1006-4311(2010)03-0098-01
1推進自動化,必須提高檔案標準化、規范化水平
目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏,而是硬件的功能并沒有充分發揮。筆者認為對這一問題取得共識是系統建設思想上的一次飛躍,它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是:檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節,其中首要的是檔案業務要規范,檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程,要推進檔案自動化建設,必須抓好檔案標準化、規范化,掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。
2自動化建設要著眼于提高系統的整體水平
根據系統論思想和集成化要求,檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統,組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平,并通過網絡加以聯通,這樣才能發揮整體優勢,提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙,都可能造成系統的梗阻。當然,要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的,不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平,在一些單位進行較高水平的試點,以取得值得推廣的經驗,對整個系統是有利的,但其基本出發點應是為了提高系統的整體水平,只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。
3有重點地抓好數據庫建設
目前檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段,完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎,是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務,要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過試點,數據庫經驗中最主要的有:領導重視,統一認識,堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合;面向應用,建立“活庫”,以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”;突出重點,由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來,通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群,將使自動化系統效率大大提高一步。
4慎重選定技術路線
信息技術的飛速發展成為當代技術革命的主要特征。目前,對我國檔案信息自動化工程影響最大的技術是微機工作站、服務器性能的提高,網絡技術的成熟及數據庫技術和應用軟件開發工具的發展。網絡技術的發展促使局域網、廣域網以及信息高速公路的建設和開通。在信息技術發展日新月異的條件下,選擇檔案信息自動化系統的技術路線是十分重要的,應當推行適應的先進技術,使經濟效益的合理性和技術的先進性相統一,技術路線的選擇要符合我們的實際。檔案部門對先進技術的潛在需求很大,但現實的需求又往往跟不上,宏觀監測需要的信息量和使用頻率同微觀經濟需求有很大差別,因此不斷發生買了設備不能充分利用,建了網絡而傳輸量很少的情況。要實事求是地分析現狀,充分考慮先進技術的發展,再進行每一項具體的決策。
5實事求是地改進管理體制
集中統一是管理任何社會化大生產所必需的方式,信息自動化這一高新技術系統也不例外。人機結合是自動化系統的建設方針,其含義為檔案業務人員直接使用微機開展工作,這亦是研究自動化系統管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統的管理體制,要能使高度集中管理和方便使用相結合。目前我國檔案信息自動化系統的管理體制,同時存在集中統一管理不力和使用不方便的問題,主要方面是集中統一管理不力,這同我國檔案工作是在各專業基礎上發展起來的和系統建設從“微機起步”有關。應下決心解決分散現象,從管理制度上保證業務技術規范、標準,硬軟件的選用,上下各個層次和各專業辦公自動化等都應納入統一的檔案信息自動化系統管理之中,實行集中統一管理,不能各行其是自建系統,造成信息分割和資源浪費。也要下決心解決方便使用的問題。
6充分發揮系統建設資金的使用效益
檔案自動化系統建設是檔案部門投資最大的項目,在資金籌集和管理使用方面,較好的做法是多渠道籌措資金,實行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結合,資金使用上做到按項目管理,進行項目論證并跟蹤考核。目前存在的主要問題之一是沒有在國家和地方財政長期建設發展計劃中立項,檔案信息自動化項目資金大多通過領導特批解決,為此耗費了各級檔案部門領導很大精力。存在的問題之二是在資金管理上不夠科學合理,有分散和浪費現象。如有的項目因各種原因不能充分發揮應有作用,這都有待于今后注意改進。
7重視人才管理
推進檔案信息自動化的關鍵是人才。加強培養教育,造就一大批復合型人才的重要性,已被廣泛關注。檔案信息自動化系統的骨干力量是計算機技術隊伍,其素質水平直接影響自動化水平的提高。當前有些單位的隊伍不穩,有人才流失現象。計算機技術人員的培養教育和管理是一個重要課題,要有針對性地對他們進行政治思想教育,培育其事業心和奉獻精神;有計劃組織進修,掌握信息技術的新知識;在工作條件和生活待遇上給予關心和照顧,解除其后顧之憂;研究專門人才成長和流動的規律,以形成最佳人才結構等方面都需要給予重視。在管理上,還需要研究如何增強計算機機構和人員的活力,例如引入競爭機制,對某些項目實行項目管理,在保證完成檔案建設的前提下,開展對社會有償服務等等。
關鍵詞:檔案;信息;自動化;數據庫
一、推進自動化，必須提高檔案標準化、規范化水平
目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多而亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發揮。筆者認為對這一問題取得共識是系統建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察事業從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中，首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。
二、有重點地抓好數據庫建設
目前，檔案信息自動化系統從總體上看仍處于與由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一部的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過試點，數據庫經驗中最主要的有領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網絡連接形成開放的分布式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。
三、自動化建設要著眼于提高系統的整體水平
根據系統論思想和集成化要求，檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點應是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。
四、實事求是的改進管理體制
集中統一是管理任何社會化大生產所必需的方式，信息自動化這一高新技術系統也不例外。人機結合是自動化系統的建設方針，其含義為檔案業務人員直接使用微機開展工作，這一是研究自動化系統管理是必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結合。目前，我國檔案信息自動化系統的管理體制，同時存在集中統一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業基礎上發展起來的和系統建設從“微機起步”有關。應下決心解決分散現象，從管理制度上保證業務及時規范、標準，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業辦公自動化等都應納入統一的檔案信息自動化系統管理之中，實行集中統一管理，不能各行其是自建系統，造成信息分割和資源浪費。也要下決心結局方便實用的問題，如長期將檔案部門的“硬任務”集中于一個部門，在檔案部門這一信息系統之內再組建一個“檔案信息系統”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統一管理下的分散式系統，是較理想的模式，但這種高技術結構，必須有較強的管理能力和技術能力不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。
五、充分發揮系統建設資金的使用效益
檔案自動化系統建設是檔案部門投資最大的項目，在資金籌集和管理鎂用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結合，資金使用上做到按項目管理，進行項目論證并跟蹤考核。目前存在的主要問題之一是沒有在國家和地方財政長期建設發展計劃中立項，檔案信息自動化項目資金大多通過領導特批解決，為此耗費了各級檔案部門領導很大精力。
六、重視人才管理
推進檔案信息自動化的關鍵是人才。加強培養教育，造就一大批復合型人才的重要性，已被廣泛關注。檔案信息自動化系統的骨干力量是計算僅技術隊伍，其素質水平直接影響自動化水平的提高。當前有些單位的隊伍不穩，有人才流失現象。計算機技術人員的培養教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進行政治思想教育，培育其事業心和奉獻精神；有計劃組織進修，掌握信息技術的新知識；在工作條件和生活待遇上給與關心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動的規律，以形成最佳人才結構等方面都需要給予重視。在管理上，還需要研究如何增強計算機機構和人員的活力，例如引入競爭機制，對某些項目實行項目管理，在保證完成檔案建設的前提下，開展對社會有償服務等等。
1 推進自動化，必須提高計生檔案標準化、規范化水平
目前，計生檔案信息自動化系統的現狀是計生檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。計生檔案信息自動化的內涵包括計生檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是計生檔案業務要規范，計生檔案標準要建立健全和真正實施。計生檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進計生檔案自動化建設，必須抓好計生檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。
2 自動化建設要著眼于提高系統的整體水平
根據系統論思想和集成化要求，計生檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點應是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。
3 有重點地抓好數據庫建設
目前計生檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家計生檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過試點，數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同計生檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位計生檔案目錄庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。
4 實事求是地改進管理體制
集中統一是管理任何社會化大生產所必需的方式，信息自動化這一高新技術系統也不例外。人機結合是自動化系統的建設方針，其含義為計生檔案業務人員直接使用微機開展工作，這亦是研究自動化系統管理時必須考慮的原則之一。計生檔案信息自動化系統的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結合。目前我國計生檔案信息自動化系統的管理體制，同時存在集中統一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統一管理不力，這同我國計生檔案工作是在各專業基礎上發展起來的和系統建設從“微機起步”有關。應下決心解決分散現象，從管理制度上保證業務技術規范、標準，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業辦公自動化等都應納入統一的計生檔案信息自動化系統管理之中，實行集中統一管理，不能各行其是自建系統，造成信息分割和資源浪費。也要下決心解決方便使用的問題，如長期將計生檔案部門的“硬任務”集中于一個部門，在計生檔案部門這一信息系統之內再組建一個“計生檔案信息系統”，就很難提高計生檔案工作整體水平。建立集中統一管理下的分散式系統，是較理想的模式，但這種高技術結構，必須有較強的管理能力和技術能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。
在檔案信息自動化系統運行的過程中，沒有一個統一的操作標準，同時在管理軟件的應用上也存在著很大的差異，管理的結果也產生了一些誤差，在這樣的情況下，就會影響到整個系統的管理質量，在系統使用的過程中，硬件本身的質量是沒有問題的，但是由于操作員的個人技能不能達到相應的要求，使得硬件中很多實用的功能都沒有得到充分的發揮，所以在進行檔案管理的過程中，要不斷加大自動化技術的推廣，有效的對管理工作進行規范，這要求管理人員要提高自身的業務水平，尤其是計算機應用技術，同時也要建立健全管理的機制。
2自動化建設要著眼于提高系統的整體水平
在自動化建設的過程中，系統的整體性高低對功能的發揮有著十分關鍵的影響，提高系統的整體性也就是提高計算機網絡系統的管理質量，從而使系統的優勢能夠得以充分的發揮，從而也提高了系統自身的軟硬件性能。但是在系統運行的過程中，一部分節點非常容易出現故障，這些故障的產生也嚴重影響到了系統的正常運行，所以在使用該系統的過程中一定要采取相應的措施，不斷加強對故障的處理，使其發揮的負面作用能夠縮減到最小，這樣才能更好的提升系統的綜合運行質量。
3有重點的抓好數據庫的建設
在近幾年的檔案信息自動化系統發展中，對文件處理技術的開發和系統應用技術的創新還處在一個適應和過渡的階段，因此在檔案信息數據庫的建設過程中還存在著很大的不足，這些問題的產生也會使得數據庫在使用時無法發揮其正常的功能，所以在使用檔案信息自動化系統的過程中，要根據每個檔案管理部門自身的具體情況進行數據庫的創建和完善。從另一個角度來看，數據庫的建設和完善需要很長的時間，同時其相應的工作也是有一定的發展規律的，所以在數據庫建設的過程中還要注重每個部門人員之間的配合。在進行檔案信息運用的過程中，還要加強對信息內容的有效管理，只有這樣才能更好的提升系統運行的可靠性和靈活性。同時我國的科學技術還在不斷的發展，新的思想和理念還會不斷的應用到檔案信息自動化系統的運行中，所以檔案信息自動化系統還會不斷的發展和完善。
4慎重選定技術路線
信息技術的飛速發展成為當代技術革命的主要特征。對我國檔案信息自動化影響最大的技術是微機工作站、服務器性能的提高，網絡技術的成熟及數據庫技術和應用軟件開發工具的發展。網絡技術的發展促使局域網、廣域網以及信息高速公路的建設和開通。在信息技術發展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統的技術路線是十分重要的，應當推行適應的先進技術，使經濟效益的合理性和技術的先進性相統一，技術路線的選擇要符合我們的實際。
5實事求是地改進管理體制
集中統一是管理任何社會化大生產所必需的方式，信息自動化這一高新技術系統也不例外。人機結合是自動化系統的建設方針，其含義為檔案業務人員直接使用微機開展工作，這是研究自動化系統管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結合。檔案信息自動化系統實行集中統一管理，不能各行其是自建系統，造成信息分割和資源浪費。
6充分發揮系統建設資金的使用效益
檔案自動化系統建設是檔案部門投資最大的項目，在資金籌集和管理使用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結合，資金使用上做到按項目管理，進行項目論證并跟蹤考核。
7重視人才管理
檔案信息自動化系統的骨干力量是計算機技術隊伍，其素質水平直接影響自動化水平的提高。當前有些單位的隊伍不穩，有人才流失現象。計算機技術人員的培養教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進行政治思想教育，培育其事業心和奉獻精神；有計劃組織進修，掌握信息技術的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關心和照顧，解除其后顧之憂。
8結語
檔案信息自動化系統是一項需要運用多種學科知識，多專業配合，多部門協作，多環節配套的復雜系統工程，系統建設發展到目前階段，研究探討對系統的協調組織、加強管理和科學決策，是十分必要的。
加強對檔案信息自動化系統管理的目的在于開發應用，離開推進應用水平的提高，就脫離了實際。加強管理的指導思想，一是要積極進取，開拓創新，爭取條件采用先進技術；二是要充分掌握系統的綜合性、系統性、統一性，統籌兼顧，全面安排，調動各方面的積極性；三是要從現實出發，循序漸進。如何提高應用水平，需要深入考察與自動化系統相關的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑。本文試從經常遇到的幾個問題，闡述個人的一些看法。
一、推進自動化，必須提高檔案標準化、規范化水平
目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發揮。筆者認為對這一問題取得共識是系統建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。
二、自動化建設要著眼于提高系統的整體水平
根據系統論思想和集成化要求，檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點應是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。
三、有重點地抓好數據庫建設
目前檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過試點，數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。
四、慎重選定技術路線
信息技術的飛速發展成為當代技術革命的主要特征。目前，對我國檔案信息自動化工程影響最大的技術是微機工作站、服務器性能的提高，網絡技術的成熟及數據庫技術和應用軟件開發工具的發展。網絡技術的發展促使局域網、廣域網以及信息高速公路的建設和開通。在信息技術發展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統的技術路線是十分重要的，應當推行適應的先進技術，使經濟效益的合理性和技術的先進性相統一，技術路線的選擇要符合我們的實際。檔案部門對先進技術的潛在需求很大，但現實的需求又往往跟不上，宏觀監測需要的信息量和使用頻率同微觀經濟需求有很大差別，因此不斷發生買了設備不能充分利用，建了網絡而傳輸量很少的情況。要實事求是地分析現狀，充分考慮先進技術的發展，再進行每一項具體的決策。
五、實事求是地改進管理體制
集中統一是管理任何社會化大生產所必需的方式，信息自動化這一高新技術系統也不例外。人機結合是自動化系統的建設方針，其含義為檔案業務人員直接使用微機開展工作，這亦是研究自動化系統管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結合。目前我國檔案信息自動化系統的管理體制，同時存在集中統一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業基礎上發展起來的和系統建設從“微機起步”有關。應下決心解決分散現象，從管理制度上保證業務技術規范、標準，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業辦公自動化等都應納入統一的檔案信息自動化系統管理之中，實行集中統一管理，不能各行其是自建系統，造成信息分割和資源浪費。也要下決心解決方便使用的問題，如長期將檔案部門的“硬任務”集中于一個部門，在檔案部門這一信息系統之內再組建一個“檔案信息系統”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統一管理下的分散式系統，是較理想的模式，但這種高技術結構，必須有較強的管理能力和技術能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。
六、充分發揮系統建設資金的使用效益
檔案自動化系統建設是檔案部門投資最大的項目，在資金籌集和管理使用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結合，資金使用上做到按項目管理，進行項目論證并跟蹤考核。目前存在的主要問題之一是沒有在國家和地方財政長期建設發展計劃中立項，檔案信息自動化項目資金大多通過領導特批解決，為此耗費了各級檔案部門領導很大精力。“九五”建設規劃被國家經濟信息化聯席會議作為國家經濟信息化優先發展的重要工作之一，定名為“金信工程”，為檔案信息自動化系統列入國民經濟和社會發展計劃打下了良好基礎，但要落到實處，還有許多工作要做，各地也應及早積極爭取。存在的問題之二是在資金管理上不夠科學合理，有分散和浪費現象。如有的項目因各種原因不能充分發揮應有作用，這都有待于今后注意改進。
七、重視人才管理
推進檔案信息自動化的關鍵是人才。加強培養教育，造就一大批復合型人才的重要性，已被廣泛關注。檔案信息自動化系統的骨干力量是計算機技術隊伍，其素質水平直接影響自動化水平的提高。當前有些單位的隊伍不穩，有人才流失現象。計算機技術人員的培養教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進行政治思想教育，培育其事業心和奉獻精神；有計劃組織進修，掌握信息技術的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動的規律，以形成最佳人才結構等方面都需要給予重視。在管理上，還需要研究如何增強計算機機構和人員的活力，例如
引入競爭機制，對某些項目實行項目管理，在保證完成檔案建設的前提下，開展對社會有償服務等等。
