時間：2023-04-03 09:55:30
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1維護社會保險檔案，保護職工權益
隨著群眾養老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現出其重要性，斷保多年要求續保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權益無法得到保障，并在實踐中產生了不少爭議。
我市自1987年就開始實行養老保險統籌工作，由于當時技術手段比較落后，加上對業務檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數記錄的職工檔案，通過查詢企業職工花名冊、企業職工養老保險卡、補繳繳費分解表、歷年繳費記錄表等相關材料，確定繳費事實，重新整理、歸集參保數據，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養老保險權益。
隨著國有企業重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關系、中斷繳費情況大量出現，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。
1980年參加工作的李桂蘭，今年已經46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關規定，1987年1月李桂蘭參加了當地的養老保險。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養老保險繳費情況。離開企業十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細繳費情況的職工養老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據李桂蘭的養老保險卡，重新為她補辦了養老保險手冊，恢復了繳費情況。
2社會保險業務規范化管理
在保定市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養老保險手冊丟失的情況下，保定市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補辦養老保險手冊，保證其繼續參保。
社保業務檔案對參保人員十分重要，但是業務檔案管理工作對社保經辦機構來說還十分陌生。沒有現成的樣板，保定市社保經辦機構只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業務檔案整理和立卷從不規范到規范，社保檔案庫房從無到有；業務檔案內容由簡單到豐富；并把業務檔案管理工作列入長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位職責中，把業務檔案工作作為社保管理的一項重要內容納入年度目標，與業務工作同部署、同組織、同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現電子化管理，從而使社保業務檔案管理工作發生了巨大的變化。
為規范社會保險業務檔案管理，維護社會保險業務檔案真實、完整和安全，發揮檔案的服務作用，根據《中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳、河北省檔案局《冀人社發2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業務檔案管理辦法》，同時對業務檔案進行規范管理提出了明確要求，推動社保業務檔案管理工作進一步開展。社保業務檔案的規范化管理，不僅確定了社會保險事業發展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。保定市紡織廠等7家企業，由于在改制前欠繳職工養老保險費多。改制時，職工強烈要求其補繳歷年欠繳的養老保險費，通過查閱歷年職工養老保險繳費分解表，社保機構為職工提供了這些企業歷年欠繳的準確數字。企業補繳了歷年欠繳的養老保險，企業職工的合法權益得到了保障。
3社會保險業務檔案管理的統一與標準化
社保業務檔案是全面系統記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發社會保險待遇的重要憑據。實現社保業務檔案的規范化管理，保證社保業務檔案的完整、安全和有效使用，直接關系到參保單位和參保職工的合法權益和切身利益。社保業務檔案規范化管理的關鍵在于實現管理的統一與標準化。
3.1統一業務檔案管理工作制度。根據我市社保所下發的《社會保險業務檔案管理辦法》等七項業務檔案管理工作制度，結合我所業務情況的實際需要，業務檔案主要采取分級管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統一了業務檔案管理工作制度。
3.2統一檔案室標準。檔案室是社保業務檔案的“家”，統一檔案室的標準至關重要。為此，保定市社保所建立了一個具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數量相適應的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調、計算機等專用設備。
3.3統一規范整檔。根據《人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令，結合本所業務職責，社會保險業務檔案共分六類三十八項，以此規范全市社保經辦機構業務檔案的收集、積累、整理、保管、應用、查詢服務工作。
保定市社保經辦機構還要求對社保業務檔案進行統一集中清理。各社保經辦機構按照先收集后篩選、保齊全少缺漏的辦法集中清理，要求每位職工將櫥柜的所有原始資料、文件集中起來，進行鑒定整理、組卷歸檔。
成都市市、縣兩級社保經辦機構按照《規定》的要求，通過制定業務檔案規范化管理工作方案、檔案管理實施辦法、實施細則等措施，不僅將社會保險業務檔案的規范化管理工作納入了年度工作計劃和發展規劃之中，而且納入了目標管理。市、縣兩級社保經辦機構還成立了由局領導為組長、相關處（科）室負責人為成員的業務檔案規范化管理工作領導小組，負責領導和組織單位社會保險業務檔案的規范化管理工作。根據工作方案和管理辦法，結合社會保險業務檔案工作實際，各單位都配備了政治可靠、忠于職守、熟悉業務、相對穩定、文化水平高（大專以上學歷）的專兼職檔案管理人員，建立了檔案管理網絡和業務檔案工作流程，明確了分管領導和業務檔案人員的崗位職責，并將業務檔案工作列入社會保險業務經辦工作程序，與業務工作同布置、同落實。在實際工作中，則由領導小組辦公室主任和專職檔案管理人員對各處（科）室業務檔案工作進行監督指導，各處（科）室兼職檔案管理員負責對本部門形成的業務檔案材料進行收集、整理。此外，成都市檔案局、市社保局、市醫保局聯合成立了社會保險業務檔案規范化管理驗收工作領導小組，由雙方領導為組長，相關處室負責人為成員，指導開展全市社會保險業務檔案規范化管理工作。
二、以制度建設促進社會保險業務檔案的設施建設
成都市根據《規定》的要求，結合社會保險業務檔案收集、整理、保管和利用等工作的需要，近年來加大了對社會保險業務檔案設備設施的投入，為業務檔案的安全管理提供了良好的條件。在檔案用房配置上，市社保局業務檔案庫房250余平方米，做到了檔案庫房、檔案查閱室和辦公室三分開。大多數縣（市、區）社保經辦機構檔案庫房也達到了40平方米/萬卷的標準，能夠容納近期應接收的社會保險業務檔案。其中，龍泉驛區人社局建立了檔案管理中心，集中統一管理社會保險業務檔案，中心建筑面積達400余平方米，除做到“三室分開”外，還設置了檔案整理等業務用房。在檔案設備設施配置上，各社保經辦機構均配備了符合國家要求的檔案柜（架）和檔案裝具，并按照檔案安全管理的“九防”要求，配備了溫濕度計、空調、除濕機、滅火器、防盜門窗等設備設施；配備了計算機、打印機、刻錄機、復印機、掃描儀等現代化辦公設備。這些設備和設施，從物質上確保了社會保險業務檔案的安全保管和有效利用。
三、以制度建設促進社會保險業務檔案的業務建設
為提升社會保險業務檔案管理的專業化水平，成都市本著對歷史負責，為現實服務的宗旨，按照《規定》和四川省人社廳、四川省檔案局對社會保險業務檔案工作規范化建設的有關要求，市人社局和市檔案局聯合印發了《成都市〈社會保險業務檔案管理規定（試行）〉實施細則》，要求市、縣兩級社保經辦機構通過建立社會保險業務檔案收集、整理、保管、保密、統計、鑒定、銷毀、移交等制度，加強社會保險業務檔案管理業務建設工作。在收集方面，該《實施細則》要求各社保經辦機構定期對各種門類、載體檔案和相關資料進行收集，確保各種業務檔案材料歸檔及時、完整。在整理方面，按照《實施細則》的要求，全市統一制定了社會保險業務檔案分類整理工作方案和具有操作性的整理流程，并通過市、縣兩級檔案行政管理部門加強督促指導，嚴把業務檔案整理質量關。在保管方面，《實施細則》要求全市各社保經辦機構對各門類、載體業務檔案材料進行集中統一管理，除了按照保管期限、年度、類別排列外，還要做到業務檔案存放位置的指引標識清楚。同時，各社保經辦機構檔案管理人員還須定期對業務檔案的保管情況進行檢查，確保檔案的規范、安全管理。
四、以制度建設促進社會保險業務檔案的利用服務
為方便群眾查閱利用社會保險業務檔案，成都市市、縣兩級社保經辦機構按照《規定》的要求，修訂完善了社會保險業務檔案查閱利用制度。目前，全市社保經辦機構已全部使用統一的文檔一體化管理系統對社會保險業務檔案進行管理，都建立了業務檔案目錄數據庫，編制了規范的業務檔案檢索工具，實現了快速、準確查閱業務檔案的目的。成都市人社局還開通了社會保險業務網上經辦系統，參保單位和個人不僅可以在網上辦理參保登記、信息變更、網銀繳費等業務，還可以查詢社保信息、歷年繳費標準、業務辦理情況等。
五、以制度建設促進社會保險業務檔案的問題整改
1社會保障建立法治檔案管理的基礎探析
對社會保障管理檔案進行立法的建立基礎主要是社會檔案保障管理相應的法律依據。因為對社會檔案保障管理在立法方面的建設，主要還是在社會立法保障以及對檔案進行管理立法的交叉范圍內。因此在這一過程中的法律依據主要有在社會保障這一方面的法律以及法規，同時對地方性的立法以及一些具有規范性的相關文件。通過立法的角度進行分析，在我國進行社會檔案保障管理方面的立法基礎主要有以下幾方面組成。
1.1國務院中各部委相關方面檔案制定以及社會保障局方面的規章
社會檔案在保障管理方面會涉及到人力資源以及國家檔案局還有社會保障局和民政部幾個部門，一些相關的規定也是圍繞著這幾個部門展開的。部門中相關的規章比較多，本文重點就兩方面展開探析，一是由國家檔案局加以實施，通過國務院審批的《檔案法實施辦法》，這一法規對社會檔案在保障管理方面進行立法有著重要的意義。另一項法規就是由人力資源以及社會保障部還有國家的檔案管理局一同制定并實施公布的《社會保險業務檔案管理規定》，這是目前在我國唯一的一部有關于社會檔案保障管理方面的部門規章，是各個地方在進行社會保險的檔案管理方面法制性建設的依據。
1.2省以及自治區和直轄市有關社會保障法制性建設地方性的法規
在進行社會保障檔案管理方面相關建設的時候，在省自治區以及直轄市都是有著明確的檔案調理的；在對社會進行救助方面，每一個省以及自治區和直轄市都專項制定了“最低生活保障的辦法”以及“社會救助辦法”這些規章制度。對社會保險進行制定的管理方面，各個省份以及自治區還有直轄市也相應的制定了“失業保險加以實施方法”，在進行各個地方的社會檔案保障管理立法建設方面這些地方性立法也提供了比較重要的依據。
2社會保障在立法管理建設方面現狀分析
在黨以及政府方面的文件中對于社會保障的表述有著并不統一的特性，但是通常會將社會保障以及社會救助還有社會福利作為比較基礎的相關制度。本文就這幾方面的制度進行討論，對社會保障在進行法制性建設管理方面的現狀加以分析。對社會保障檔案進行管理的工作是在社會保障工作中比較重要的部分，對其制度化方面的建設相對是比較晚的。浙江省是對社會檔案保障管理工作比較重視的，也是比較早在這方面加強建設的省份，其早在十五計劃開始之前，就有了“關于加強社會保障檔案工作的意見”這樣的制定內容。十七大將對民生加快改進步伐作為社會建設的工作重心之后，國家級檔案局就了關于加強民生的檔案管理方面工作意見，在全國范圍進行對社會保障在檔案管理方面法制性的建設，中央以及地方政府也都相應的有這一方面立法活動，在民政局以及辦公廳都有相關的一些法規建設。地方性的各級政府相繼了關于本地區對最低的生活保障方面檔案管理的建設辦法。社會保障部門以及人力資源，在國家檔案局《社會保險業務檔案管理》實施之后，地方性各級政府分別推出有關對社會保險業務方面進行規范的檔案管理的建設文件。社會保障的建設過程是一個具有比較廣闊包含內容的體制，并對社會保障以及社會救助和社會福利這幾大領域進行體系構建。社會保險主要包括五險以及新農合還有新農保這些方面的內容。社會救助是對低保以及五保還有災害救助方面的內容進行構建。社會福利主要是對老人以及婦女兒童還有殘疾人提供一定的福利。不過，就目前的中央以及地方政府的一些聯合性社會檔案在保障管理方面的法規性文件分析，主要有幾方面內容的構建，首先就是對最低保障方面檔案管理進行構建。我國的國家性檔案局在相關最低保障生活方面的通知中，就曾明確的對最低生活保障檔案加以分級進行管理，采用主要將基層作為主導，分級的進行負責，出臺相關法律法規的管理細則以及實施辦法。目前浙江以及上海還有甘肅多地都已經推出了這一方面的相關文件。其次就是要將社會保險在業務領域方面的檔案加以管理。人力資源以及社會保障局推出《社會保險業務檔案管理規定》以后，極大程度地推動了各個地方政府對相關方面立法加以推行的積極性。比如北京還有河北和青海很多省份都就社會保險方面的業務檔案提出了實施辦法，以及管理方案。
3對社會管理檔案進行完善立法管理的途徑分析
社會保障在檔案管理方面進行法制化的建設是可以通過各個部門之間進行相互協作，從而完成推進作用的，下面本文就具體對社會管理檔案進行完善立法管理途徑進行分析。
3.1認識內涵，構建基礎
認識內涵主要是對社會保障檔案方面內涵要認清。我國的中央政府對于社會保障方面的命名并沒有比較明確的法規，以及比較規范的文件。在地方的一些政府，也只有浙江省的勞動保障廳以及檔案局聯合制訂了浙江省方面的社會保障管理辦法，對有關養老保險以及醫療保險還有失業保險方面業務的辦理，通過文字以及影像多種形式進行管理記錄。在這樣的對保障檔案方面的建設，是混淆了保險同保障的概念，這樣檔案的構建，很大程度上是將進行社會保障的管理范圍縮小了，因此加強對社會保障方面的內涵認識，是對檔案管理進行立法的重要前提，也是實施法制化基礎建設的前提。
3.2規劃統籌，避免分割
對統籌的規劃主要就是中央對國家檔案局進行統籌的規劃，相應的出臺一些法規條例對一些救助方面的檔案加以管理規范，在進行社會救助方面管理檔案建設時應該避免出現分割立法的現象。現在很多立法在低保檔案進行管理方面都是有著比較靈活的方法的，但是大部分檔案并不包含其他社會救助方面的內容，也就使得出現了分割立法的形式，因此要加強對統籌的規劃，盡量避免分割的出現。
3.3三步戰略，循序推進
第一步就是對平行的單項部門法規進行制定，也就是社會保險相關的業務在檔案管理方面的規定，社會在業務救助相關的檔案規定，社會福利方面檔案滾利規定，通過各地方政府統一構建。第二步就是要把相關內容記錄在社會保障方面的基本法中，在實施頒布的社會保險法中就有明確規定，對社會人員進行繳費檔案的管理要有明確的登記記錄以及支付結算方面的憑證。在社會保險的檔案建立方面提供了比較完善的法律依據。第三步主要就是要在前兩步構建基礎之上，當時機成熟時，由國務院對社會保障進行統一的在社會保障檔案立法方面管理的建設工作。
4結語
隨著我國檔案信息化建設工作已日漸深入，加強檔案信息安全保障體系的建設尤為重要。檔案信息安全保障體系，簡單來講，就是在檔案信息系統的整個生命周期內，從技術、管理和標準法規等多方面，以積極防御、適度安全和動態保障為安全保護原則，保障檔案信息安全的保密性、完整性、可用性、真實性、可核查性、抗抵賴性和可控性屬性，并保障系統安全的持續性的體系。檔案信息安全保障體系建設，是目前檔案信息化建設中的重要工作，全國上下都高度重視，也在不斷探索有效的構建方法，并加以規范和推廣。但是，在檔案信息安全保障體系建設中還存在一些不容忽視的問題。一是檔案信息化的有關法律、法規和制度不夠健全。目前，我國在檔案信息化建設過程中還沒有專門的法律、法規來對檔案信息化建設進行保護，僅僅依靠通用的計算機法律、法規來維護檔案信息化建設的安全。這對那些刻意攻擊、竊取、毀壞檔案信息的破壞分子來說實在是微不足道，一旦他們得逞，勢必給我國的檔案事業發展造成不可估量的損失。二是檔案信息化網絡建設中信息安全技術應用不夠全面。我國的檔案信息化網絡建設目前處于內網、專網和外網同時使用階段，隨著信息技術的不斷發展，信息競爭、黑客攻擊等人為惡意破壞因素的存在，檔案信息化網絡建設中信息安全技術應用不夠全面，使得檔案信息系統變得非常脆弱，易受來自各方面的攻擊。三是各級檔案部門的安全管理體制不夠完善。有資料表明，大部分的計算機安全保密問題來自其系統內部，世界上70%信息被盜和泄密來自于內部，這主要是因為人員麻痹和安全管理體制不完善所造成的。四是缺乏法律與制度支持。檔案信息化安全保障體系建設并非是一個單純的技術層面的問題，它還涉及到管理、意識和國家法律等各個層面，因此，檔案信息安全其實是一個綜合性的問題，各個環節緊密銜接在一起。使用相關安全產品的同時，應在組織與制度上采用相應措施加以完善。因此，需要從理論上進一步加強研究，切實為檔案信息安全保障體系建設提供堅實的思想保障，進一步健全檔案信息安全保障體系。
二、加強行政執法，為檔案安全保障體系提供法制保障
《檔案法》頒布實施以來，使檔案事業有法可依，并有力地促進了檔案事業的發展。但是，目前的檔案執法還處于初級階段，還存在著一些亟待解決的問題。有的檔案部門領導和工作人員缺乏對依法治檔、依法行政重要性和必要性的認識；一些單位重視業務指導，忽視依法監管，在貫徹實施《檔案法》過程中，還帶有主觀片面性和隨意性，未獲得人們所期望達到的效果。這就要求檔案行政管理部門進一步建立健全檔案執法監督制度，強化執法監督職能。一要從思想上入手，鞏固提高依法治檔、依法行政觀念。檔案行政管理部門是代表各級政府主管本地檔案事業的部門，也是《檔案法》所確定的檔案行政執法主體和監督機構，這也使得管理檔案事業有了法律的保障。我們的各級檔案工作者特別是領導干部首先要帶頭認真學習檔案法律、法規，做到知法、懂法、守法，并嚴格執法，帶頭依法辦事、依法行政。《檔案法》和《檔案法實施辦法》規定了檔案部門是行政執法部門，要履行法律法規賦予檔案部門的這一職能，應強化執法意識。二要從立法入手，完善檔案法規體系。在建立社會主義市場經濟體制過程中，真正做到執法機構依法行政，全體公民自覺守法，尚有待于法律體系的不斷完善，而檔案執法監督必須有完善的監督法律體系作為依據，健全完善操作性強的法律規章和相關監督條例，強化制約功能，是亟待解決的重要任務，各級地方人大、政府應依照《檔案法》結合本地區實際，制定出配套性、實用性、可操作性較強的法規、規章文件，依法明確檔案執法監督的形式、程序和手段，從而能夠實行科學、合理、有效的監督，確保檔案工作方針和法律法規的得以貫徹實施。三要從規范檔案行政執法入手，加強檔案監督制約機制的建設。在加強內部監督制約機制上，將檔案工作列入本單位的目標管理責任制中，考核指標主要由貫徹《檔案法》、檔案業務等方面組成，定期對檔案工作進行檢查，以引起部門的高度重視，加大對檔案依法管理工作的監督力度，確保機關檔案的安全性；在加強外部監督制約機制上，與外部檔案行政執法檢查部門加強聯系，通過行政執法部門對檔案工作的指導和專業性的檢查，對不規范或不符合要求的地方及時進行整改，以促進機關檔案工作依法管理。通過外部監督，強化機關檔案工作的法制建設。
三、加強制度建設，為檔案安全保障體系提供機制保障
1.建立組織保障體系。檔案安全保障體系建設需要有人來計劃、設計和管理，任何系統安全設施也不能完全由計算機系統獨立承擔系統安全保障的任務。一方面，各級檔案部門領導要高度重視，并積極實施有關檔案系統安全方面的各項措施；另一方面，讓工作人員和用戶對網絡安全性要有深入地了解，使他們積極地自覺地遵守各項信息系統安全制度和措施，防患于未然，就能降低檔案網絡信息系統的安全風險。檔案信息以及檔案工作者頭腦中的包括直覺知識、閱歷、情感等進行綜合、概括、提煉的知識。檔案信息專家能夠充分使用認知、自然、情感和行為各個組成部分,在顯性信息服務向隱性知識服務轉變的過程中發揮重要作用。所以,一個高水平的檔案館必須重視檔案信息專家的引進和培養,必須注重發揮檔案信息專家的作用。業務工作者也是掌握多項技能的復合型人才,要求機構中的每位員工都把信息化和檔案業務作為同等重要的基礎性工作來開展。2.建立制度保障體系。建立有效的管理制度是保障檔案信息安全的關鍵。規范檔案管理、保障檔案信息安全的永久性措施應該是建立程序化、制度化管理模式并嚴格執行、落實到位。這同樣需要分別制定相應的政策與規范,并采取必要的措施強化落實,做到制度正確,落實見效。要積極爭取上級有關部門的政策支持，根據檔案部門的實際情況，參考《中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例》、《中華人民共和國計算機信息網絡國際聯網管理暫行規定》、《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》等法律、法規，制定出適合檔案部門的規章制度，以此約束所有用戶、系統管理員以及其他成員，保證檔案信息系統安全、可靠地正常運行。由于網絡設備和系統軟件本身存在一定的缺陷，再加上從事黑客的個人或組織技術在不斷升級，所以，檔案信息系統沒有絕對的安全，只有相對的安全。檔案信息化安全保障體系是一個動態的概念，面對檔案信息系統安全的諸多問題，必須時刻警惕，運用多種手段，不斷在技術上更新，管理體制上完善，人員素質和管理理念上緊跟網絡發展的步伐。只有時刻從檔案數據安全的方方面面出發，點滴不漏，常抓不懈，才能建立起完善的檔案信息安全保障體系，確保檔案信息系統的安全，保證檔案信息化建設順利進行。
四、加強設施建設，為檔案安全保障體系提供物質保障
一是加強檔案庫房建設。為了檔案工作的可持續發展，我們必須做好檔案實體的保護工作。因此，在檔案庫房與門窗的設計、防火材料、消防系統、庫房溫濕度、技術與管理方面，需要進一步加大投入。庫房是保管檔案的場所，檔案庫房多數是在機關辦公大樓上的，客觀上不具備建檔案庫房的條件。在這樣的情況下，首先要考慮檔案庫房的承重問題。一般作為檔案庫房，鋼筋的密度要大，數量要多，型號要粗。預防火災對機關檔案實體安全來說是頭等大事。隨著科學技術的發展，建筑材料、各種電器設備的種類日益增多，檔案庫房引起火災的危險性可能性進一步增大。火災是當今檔案部門的頭號災害，為預防火災，檔案庫房門口，必須配備消防器材，如手提滅器或手推移動滅火器等。檔案庫房要做好防火防潮的處理，保存的各種載體的檔案對溫濕度都有嚴格的要求，在技術參數范圍內，檔案能夠長久的保存。反之，溫濕度過高過低，都會影響檔案的壽命。門窗要嚴格按國家檔案局要求安裝。作為檔案實體安全的裝具，我們仍然要求采用可移動鐵皮柜和不可移動密集架，它具有防火、防鼠功能。檔案盒作為貼身裝具，制作檔案盒的牛皮紙要做去酸處理，這樣做，有利于檔案實體安全的保護。二是加強檔案數字化建設。在系統硬件設備方面，要做到：第一，內外網隔離。根據有關安全保密部門的網絡安全規定，的計算機信息系統，不得直接或間接與國際互聯網或其它公共信息網互相連接，必須實行隔離。因此，對檔案部門的內部網絡和國際互聯網，要嚴格地進行隔離，防止不宜公開的內部檔案信息通過網絡連接泄露到外部公眾網。第二，將內部網絡劃分成若干個安全級別不同的子網，實現內部一個網段與另一個網段的隔離。這樣，就能防止某一個網段的安全問題在整個網絡傳播，限制局部網絡安全問題對全局網絡安全造成的影響。第三，每個廠家的設備有它獨特的優點也有它不可克服的致命弱點，因此在選用檔案網絡設備時，盡量選用不同廠家不同型號的設備，做到優勢互補，封堵網絡漏洞，增強系統的安全性能。
五、加強技術建設，為檔案安全保障體系提供安全保障
網絡、計算機、存儲器和信息系統是數字化檔案信息生存的基礎,也是引發安全問題的風險基地。黑客攻擊、病毒蔓延、信息竊取、技術落后、制度不健全、管理不規范、措施不到位、治理不及時是產生不安全因素的根源,其中有客觀的因素,也有主觀的原因。因此,加強對客觀侵害行為的防范,對主管漏洞的治理,對安全事故的補救是保障網絡暢通、系統穩定、數據安全的重要措施。只有網絡和系統安全了,數字化檔案信息的安全才能得以保障。建立技術保障體系是提高網絡和系統免疫力的重要措施。1.保障網絡安全:防火墻和入侵檢測技術是常用的保障網絡安全的兩種手段,入侵檢測技術側重于監測、監控和預警,而防火墻則在內外網之間的訪問控制領域具有明顯的優勢、功能強大,效果明顯。面對網絡攻擊手段復雜度的不斷提高及融合能力的逐漸加強,要在網絡層采取安全技術的應用和安全產品的聯動啟用措施,全面提高網絡的綜合防范能力。2.保障系統安全:加強升級服務,做到無漏洞運行。目前各操作系統的開發商已經開通了專業通道,提供升級服務的補丁程序下載、安裝和檢測服務,而且大多是免費的,因此,能否做到系統的無漏洞運行,關鍵在于人們是否使用正版軟件,增強了安全意識并做到及時升級,及時打補丁，,保障每臺客戶端的無漏洞運行。3.保障檔案信息系統的安全:要做好系統用戶的安全管理,不給偷竊者以機會。
目前,保障合法用戶的做法是采取強身份認證、加密和防密碼偷竊等技術，并保證內部安全管理制度和措施的有效性實施與落實。4.保障檔案數據的安全:實行隔離、加密、備份等措施。安全管理的最終目的就是保障網絡上傳輸的、系統中存儲的、用戶訪問到的檔案數據和信息是真實、完整和有效的,并保障系統操作者能夠方便地訪問自身權限范圍內的數據,杜絕無權用戶進入系統,因此數據加密、硬盤加密、文件系統加密,增加系統存儲的復雜性等都成為保障數據安全的有效措施。5.病毒防范:建立網絡化的病毒防范體系,實現病毒庫的同步升級幾乎有網絡和計算機存在的地方,病毒都會伴隨。每臺計算機上都應安裝防病毒軟件系統,并及時更新病毒庫,而對于網絡環境下的一個組織而言,病毒殺不盡的原因則是網絡上至少有一臺機器有病毒,并在網上擴散傳播,因此購買網絡版的防病毒軟件,建立網絡化的病毒防范體系,實現病毒庫的統一管理,同步升級,是防范病毒侵害數字化檔案信息的有效措施之一。同時,加強對病毒知識的學習,提高機構中每位員工的主動防范意識和警惕性也是非常重要的保障措施。
關鍵詞：養老保險社保業務檔案管理
1維護社會保險檔案，保護職工權益
隨著群眾養老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現出其重要性，斷保多年要求續保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權益無法得到保障，并在實踐中產生了不少爭議。
我市自1987年就開始實行養老保險統籌工作，由于當時技術手段比較落后，加上對業務檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數記錄的職工檔案，通過查詢企業職工花名冊、企業職工養老保險卡、補繳繳費分解表、歷年繳費記錄表等相關材料，確定繳費事實，重新整理、歸集參保數據，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養老保險權益。
隨著國有企業重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關系、中斷繳費情況大量出現，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。
1980年參加工作的李桂蘭，今年已經46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關規定，1987年1月李桂蘭參加了當地的養老保險。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養老保險繳費情況。離開企業十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細繳費情況的職工養老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據李桂蘭的養老保險卡，重新為她補辦了養老保險手冊，恢復了繳費情況。
2社會保險業務規范化管理
在保定市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養老保險手冊丟失的情況下，保定市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補辦養老保險手冊，保證其繼續參保。
社保業務檔案對參保人員十分重要，但是業務檔案管理工作對社保經辦機構來說還十分陌生。沒有現成的樣板，保定市社保經辦機構只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業務檔案整理和立卷從不規范到規范，社保檔案庫房從無到有；業務檔案內容由簡單到豐富；并把業務檔案管理工作列入長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位職責中，把業務檔案工作作為社保管理的一項重要內容納入年度目標，與業務工作同部署、同組織、同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現電子化管理，從而使社保業務檔案管理工作發生了巨大的變化。
為規范社會保險業務檔案管理，維護社會保險業務檔案真實、完整和安全，發揮檔案的服務作用，根據《中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳、河北省檔案局《冀人社發2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業務檔案管理辦法》，同時對業務檔案進行規范管理提出了明確要求，推動社保業務檔案管理工作進一步開展。
社保業務檔案的規范化管理，不僅確定了社會保險事業發展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。保定市紡織廠等7家企業，由于在改制前欠繳職工養老保險費多。改制時，職工強烈要求其補繳歷年欠繳的養老保險費，通過查閱歷年職工養老保險繳費分解表，社保機構為職工提供了這些企業歷年欠繳的準確數字。企業補繳了歷年欠繳的養老保險，企業職工的合法權益得到了保障。
3社會保險業務檔案管理的統一與標準化
社保業務檔案是全面系統記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發社會保險待遇的重要憑據。實現社保業務檔案的規范化管理，保證社保業務檔案的完整、安全和有效使用，直接關系到參保單位和參保職工的合法權益和切身利益。社保業務檔案規范化管理的關鍵在于實現管理的統一與標準化。
3.1統一業務檔案管理工作制度。根據我市社保所下發的《社會保險業務檔案管理辦法》等七項業務檔案管理工作制度，結合我所業務情況的實際需要，業務檔案主要采取分級管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統一了業務檔案管理工作制度。
3.2統一檔案室標準。檔案室是社保業務檔案的“家”，統一檔案室的標準至關重要。為此，保定市社保所建立了一個具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數量相適應的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調、計算機等專用設備。
3.3統一規范整檔。根據《人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令，結合本所業務職責，社會保險業務檔案共分六類三十八項，以此規范全市社保經辦機構業務檔案的收集、積累、整理、保管、應用、查詢服務工作。
保定市社保經辦機構還要求對社保業務檔案進行統一集中清理。各社保經辦機構按照先收集后篩選、保齊全少缺漏的辦法集中清理，要求每位職工將櫥柜的所有原始資料、文件集中起來，進行鑒定整理、組卷歸檔。
我國人力資源和社會保障個人檔案由來已久，對社會發展起到一定的推動作用，但隨著科技水平的不斷進步，個人檔案的管理工作并沒有跟上時代的步伐，缺乏現代化的管理，內部的的組織制度、人員素質等還有很大的進步空間，這些都是新時期個人檔案管理所面臨的問題和挑戰。（一）監管組織待完善，人員素質待提高人力資源和社會保障個人檔案管理的內部監管能力有待提高，業務量大、任務重的工作特點，直接導致了內部監管組織的漏洞。此外，檔案管理人員的專業素質不高也是管理工作中的嚴重問題，由于檔案管理工作的特性，往往會出現正式職工編制不足，一人身兼數職的現象，有的工作人員尚未取得相關的從業資格證書，難以保證個人檔案管理的工作質量，進而造成一些錯誤和問題，嚴重影響了人力資源和社會保障工作的穩步發展。（二）信息化建設滯后，辦公效率較低下現如今，網絡早已滲透到社會發展和人民生活的各個領域，且產生了巨大的推動與促進作用，大大提高了現代辦公的效率跟質量，然而在人力資源和社會保障個人檔案管理工作中，信息化的運用尚未完全普及和完善，管理的系統信息無法共享，難以及時核實個人的相關信息，導致各種社會保障基金問題難以預防和查處，例如重復領取、漏報、瞞報等，不利于社會保障工作的合理有序進行，加上缺乏信息化處理，辦公效率低下，大量工作積壓，導致許多信息的不大及時處理，大大阻礙了個人檔案管理水平的進一步提高。
二、人力資源和社會保障個人檔案管理的發展策略
為促進我國人力資源和社會保障個人檔案管理適應時展的要求，適應人民群眾日益提高的生活標準，需要正式個人檔案管理存在的不足和缺陷，細致分析，從中把握問題的實質并采取相應的發展策略，只有如此，才能促進人力資源管理水平的提高，保證社會保障的質量，讓個人檔案管理更好地服務于社會。
（一）提高檔案人員的綜合業務素質個人檔案管理要求工作人員有著扎實的檔案管理的理論知識，熟練掌握計算機技術，擁有高度的責任感、職業道德以及認真細致的工作態度。加強思想教育，充分認識到檔案管理的重要性和實際意義，增強自身責任感榮譽感，提高工作效率，檔案人員還要掌握并熟練運用數字化、信息化技術，努力使自己具備信息知識和網絡文化知識，通過教育培訓、學習交流等形式，不斷提高工作人員的綜合素質，建立一支業務素質過硬、工作作風優良的檔案管理團隊。
（二）加強個人檔案管理制度建設建立一套系統全面、科學合理、操作性強的內部管理制度，如登記、統計、考核、評估、獎勵制度等，明確具體的責任制度，責任到人，科學設置業務科室和職責崗位，堅持政務公開，進一步規范工作流程，形成嚴格高效、統一規范的業務程序，加大監督力度，全方位監督管理，定期對個人檔案管理進行審查，嚴肅處理違法亂紀行為，切實增強檔案管理監督的權威性和執行力。不斷學習，吸取先進的管理經驗和教訓，及時調整不合時宜的規章制度，確保業務工作與時俱進，促進人力資源和社會保證個人檔案真正服務于民。
（三）建立現代化檔案管理模式加強人力資源和社會保障個人檔案管理的信息化建設，發揮網絡監督的作用，建立現代化的檔案管理模式。樹立檔案現代化管理的意識，加深對先進檔案管理知識和方法的學習，掌握先進的個人檔案管理技能，實現檔案管理的現代化。利用先進的現代化技術整理檔案，注重對網絡、對計算機的使用，使個人檔案管理數據化、信息化，發揮信息化優勢，方便管理和監督，提高工作效率，改變傳統復雜繁瑣、費時費力的工作狀態，既避免了人員分配不準的現象，有降低了人為因素對檔案管理帶來的影響。
三、結語
只有通過對新時期社會保險檔案管理創新的必要性以及現存的問題分析，將紙介檔案與數字檔案的轉換，才是需要對新時期提出社會保險檔案管理創新的途徑策略。
社會保險檔案管理現狀分析
（一）社會保險的參保人數增長迅速
我國社會保險的參保數，增長迅速。2009年底，全國參加城鎮基本養老保險人數為23550萬人，比2008年末增加了1659萬人。參加基本養老保險的農民工人數為2647萬人，比2008年末增加231萬人。根據《國家****行動計劃(2011-2012年)》指出，到2012年，中國城鎮基本養老保險參保人數超過2.23億，基本醫療保險參保人數超過4億，失業保險參保人數超過1.2億，工傷保險參保人數超過1.4億，生育保險參保人數超過1億。參加農村社會養老保險和企業年金的人數逐年增長。
（二）社會保險經辦機構實施改革計劃
近幾年來，國內社會保險經辦機構全面實施了各種改革計劃，早在2009年最后一次國務院常務會議決定將在2010年內開展全國范圍的城鎮企業職工基本養老保險關系跨省轉移接續制度。從2010年7月1日起，流動就業人員基本醫療保險可跨省轉移接續。2011年11月15日，人保部就《社會保險費申報繳納管理規定(草案)》征求意見。根據草案，企業繳納險種從養老、醫療、失業險三項擴至五項，新增工傷和生育險。這些政策改革都為新時期的社會保險事業的進一步發展營造了很大的發展空間以及機遇。
（三）負責社會保險檔案管理的部門分散
