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城建檔案作為檔案專業(yè)領域的分支，伴隨檔案電子化的開展，推進城建檔案電子化建設理所當然。歷經一段時間的探索與實踐，城建檔案電子化建設取得了一定成績，但總體水平相對較低，還存在諸多問題，效用沒有得到最大限度發(fā)揮。

一、導言

我國檔案部門于20世紀80年代中期實施檔案信息化建設，旨在開展全新的電子檔案現(xiàn)代化信息服務。國家檔案局在“檔案事業(yè)發(fā)展‘十一五’規(guī)劃”中要求要加強檔案信息化建設，并明確提出有序推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化進程的要求，國家檔案局于2012年提出加快建設和利用能夠遠程傳輸檔案的電子網絡，并積極把已開放檔案和已公開政府信息上傳到網絡上，實現(xiàn)檔案信息資源的廣泛共享要求。檔案信息化建設歷經30多年發(fā)展，相繼走過了技術導向、內容導向的發(fā)展階段，目前已步入以服務導向為主的新的發(fā)展階段。城建檔案是檔案的一部分，同為國家重要的信息資源，伴隨檔案電子化的開展，推進城建檔案電子化建設理所當然。實事求是，我們國家對城建檔案的電子化、現(xiàn)代化建設問題也是十分重視與關心，國家建設部也早在1997年12月實施的《城市建設檔案管理規(guī)定》第四條中作了明文規(guī)定：“城建檔案的管理應當逐步采用新技術，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化”，但時至今日，大多數(shù)城建檔案的載體依然以紙質檔案為主，城建檔案電子化建設的總體水平相對較低，還存在諸多問題，城建檔案效用并沒有得到最大限度的發(fā)揮，檔案電子化建設急待加強。

二、城建檔案電子化建設原因分析

開展城建檔案電子化建設原因很多，檔案數(shù)量增加、資源共享、提高城建檔案利用效率是其中比較重要的原因。

（一）城建檔案數(shù)量急劇增加

隨著經濟快速的發(fā)展，我國的城鎮(zhèn)化進程不斷加快，城建項目數(shù)量呈幾何級數(shù)增加，城市的規(guī)模越來越大，城市建設工程項目的數(shù)量與規(guī)模的增加自然導致城建檔案品種、數(shù)量與迅猛增長，致使城建檔案館的館舍面積、管理人員數(shù)量等都面臨極大挑戰(zhàn)。同時伴隨著社會的不斷進步，城建項目的技術要求與建設標準以及復雜程度越來越高，這也使城建檔案管理的復雜性和管理難度提高，依靠過去“純手工”的管理方法難于適應，就是傳統(tǒng)的辦館模式“疲態(tài)”已顯，很難適應信息時代的要求，因此為謀求更大、更好的未來發(fā)展空間，信息資源走數(shù)字化、電子化道路成為了城建檔案館普遍采用的一種方式，城建檔案館推進檔案電子化建設客觀必然，城建檔案館只有樹立信息化意識，增強數(shù)字化建設的緊迫感和責任感，充分發(fā)揮網絡等信息技術優(yōu)勢，不斷完善信息化條件下城建檔案管理的創(chuàng)新力度，唯有如此，才有可能推動城建檔案工作得到可持續(xù)發(fā)展，使城建檔案信息資源提高城市管理水平、完善城市功能等方面的重要作用得到充分發(fā)揮。

（二）信息資源共享使然

圖書館資源共建共享作為信息化時代圖書館的發(fā)展趨勢和圖書館自動化網絡建設的最高原則和最終目標，是一個人們關注和研究已久的問題。其實，信息資源共享是發(fā)揮其作用的非常重要的舉措，各種信息資源是可以共享，也應該共享的一種智力資源。在信息資源的快速遞增的大環(huán)境下，加上受經費、空間、利用率等各種因素影響，任何一家信息資源收藏機構都不可能入藏全部的文獻資源，因此實行資源共建共享就會自然而然地成為必然選擇。國內外許多實踐也已經表明，推行信息資源共建共享，對于充分發(fā)揮人力、設備，尤其是信息資料的整體作用，提高投資效益具有積極的現(xiàn)實意義。城建檔案信息資源是一種重要的信息資源，是國家信息資源的重要組成部分，在城鎮(zhèn)建設、經濟社會發(fā)展中扮演著重要角色，檔案工作的宗旨和根本目的是實現(xiàn)檔案信息資源的共享，滿足國家、社會和大眾對檔案信息的需要。計算機具有快捷、隨機、多途徑檢索能力，能滿足各種途徑的檢索需求，促進文檔一體化管理的實現(xiàn)，從而提高工作效率和資源利用效率，全面推行城建檔案電子化建設，實行城建檔案信息電子化管理，也可以將城建檔案館的一館資源變成多館、全社會的資源，很好地實現(xiàn)城建檔案信息資源共享，節(jié)省投資，提升城建檔案館的投資效益，同時可以借助網絡化的計算機應用系統(tǒng)，通過遠程傳送，方便地域分散的用戶突破時空限制，隨時、隨地檢索利用電子化的城建檔案資源，從而使城建檔案資源得到更加有效的利用，提高資源使用使用效率，提高城建檔案館的存在價值、社會效益。采取“封閉”的管理模式，資源利用率低下，投資效益難以提高，已成為許多檔案館的“心病”。由此可見，要使檔案館資源得到充分利用，提高檔案館投資效益，城建檔案館之間開展合作，推行檔案資源電子化，有效促進檔案信息資源實行共享不應該是一種選擇，而是一種必須。

（三）提高城建檔案利用效率需要

時至今日，我國的檔案部門絕大多數(shù)依然采取半封閉狀態(tài)開展服務，基本處于“等客上門”的被動服務方式，檔案信息雖得到一定程度的開發(fā)，但是對大量的信息資源，開發(fā)范圍小，層次低，遠沒有反映出檔案所包含的豐富的信息量。可以說，我國城建檔案資源的利用率一直不高的造成原因很多，其中紙質檔案資料使用不便是一個非常重要、不可推脫的原因。傳統(tǒng)的紙質檔案資源保障能力低，輻射面狹小，因受時間、空間的限制，查閱利用不便，很多的檔案資源不可能被社會相當數(shù)量的人同時享有，同時利用，很難滿足社會各方面的利用需求和現(xiàn)代信息服務的要求，尤其日趨復雜與工程量巨大的城建檔案管理工作的當前，紙制檔案不僅存儲空間大，并且維護成本高，而且不利于長久保存，與傳統(tǒng)的印刷型檔案媒體相比較，電子檔案不僅具有信息存儲密度高，能“大容量”長期保存檔案資源，而且具有存取速度快、復制性好、方便傳遞與傳送等許多先進功能，具備檢索自動化、快速化，檢索途徑多元化以及檢索效果好等優(yōu)良性能，為檔案利用者提供方便、快捷的利用，因此，開展城建檔案資源電子化建設就不應該是一種選擇，而應當成為必然選擇。

三、城建檔案電子化建設策略思考

無疑，推行城建檔案電子化建設好處多多，如：檔案電子化可以優(yōu)化館藏結構，實現(xiàn)檔案資源的有效利用和共享，大量節(jié)約存儲空間，有效保護檔案原件，但紙質檔案電子化是一項復雜且長期的工作，要想有序、順利地開展與推進，必須具備許多條件，在實際操作過程也必然存在許多問題，需要開展專門的研究與探索。

（一）提高開展城建檔案電子化觀念意識

受傳統(tǒng)管理模式與慣性思維影響，我國檔案館長期以來基本畫地為牢，處于自然隔絕的封閉狀態(tài)，檔案館之間缺乏溝通和交流，資源建設上追求“大而全”“小而全”的自我保障模式，服務上采取僵化的“坐堂服務”。發(fā)展到今天，雖然資源共建共享理論深入人心，雖然現(xiàn)代化技術、通訊技術為檔案館開展檔案電子化建設，資源共享創(chuàng)造了有利條件，然而頑固的傳統(tǒng)觀念和思維定勢仍有巨大束縛力和支配力，過去存在的過多關注自身利益，不從整體利益出發(fā)的觀念，并沒有徹底扭轉，雖有部分城建檔案館利用現(xiàn)代化信息技術建立了網站，但實質性專業(yè)內容不多，可利用資源不足，網站內容多是館藏、內設機構職責和辦事流程的介紹，大多數(shù)檔案館的現(xiàn)代化建設、資源共享業(yè)務還無從談起，城建檔案數(shù)字化建設的初衷和目的并未體現(xiàn)。所以，當前推行城建檔案電子化建設必須首先解決好主管機關、城建檔案館負責人數(shù)字化建設認識不足、資源共享意識差問題，提高他們對城建檔案數(shù)字化建設的認識，改變僅關心本機關部門的檔案信息資源管理做法，加快檔案電子化建設步伐，推行資源共享，使一家資源變?yōu)榇蠹宜校火^資源變?yōu)楦黟^“共”用，促使各館檔案信息資源得到充分而有效的利用，極大地提高各城建檔案館的資源利用效率，從而使城建檔案館形成“共濟——共生——共贏”良好局面，協(xié)調發(fā)展。

（二）提升檔案管理人員專業(yè)素質

一項工作的成敗首先取決于決策者，還取決于實際操作者，紙質檔案電子化的開展、推進，人才不可或缺。現(xiàn)在城建檔案館的數(shù)字化操作人員大多是沒有經過系統(tǒng)、專業(yè)學習或培訓的“半路出家”人員，對數(shù)字化、電子化工作較為生疏，業(yè)務不熟練，熟悉電子化技術的對檔案知識了解不深，熟知檔案管理工作的又對電子化技術研究不充分。由此，城建檔案部門要高度重視檔案人才隊伍的建設，加大培訓力度，提升檔案工作人員知識、能力和現(xiàn)代化技術水平，同時注意人才引進體系的完善，吸納優(yōu)秀人才，造就高素質檔案電子化建設需要專業(yè)人才，確保紙質檔案數(shù)字化工作得以有序、高效開展。

四、結束語

城建檔案數(shù)字化是信息時代背景下必然發(fā)展趨勢，加強城建檔案電子化建設勢在必行。為更好地保存與傳承地方悠久歷史的建筑文化，更充分地滿足社會需要，城建檔案人應適應時展，與時俱進，努力創(chuàng)新城建檔案管理模式，著力推進城建檔案電子化建設發(fā)展，建設地方特色的數(shù)字化城建檔案數(shù)據庫，促使城市城建信息互通共享，使城建檔案資源不再“養(yǎng)在深閨人未識”，充分發(fā)揮城建檔案在城市的建設和發(fā)展中的應有作用。

參考文獻

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作者:李文 單位:廣州市城市建設檔案館