時間：2023-01-26 12:22:07
序論：在您撰寫檔案信息時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
(一)云計(jì)算能使信息資源服務(wù)更完善
通過云計(jì)算對檔案信息進(jìn)行管理,可以使信息資源服務(wù)更完善。譬如:從技術(shù)的角度來看,云計(jì)算資源的伸縮度、資源的集成化管理等各種功能,都是通過應(yīng)用軟件來實(shí)現(xiàn)的。通過網(wǎng)絡(luò)連接的檔案數(shù)據(jù)庫雖然有存儲功能但屬于分布式模式,不能進(jìn)行集成化管理。通過應(yīng)用軟件,建立規(guī)格一致的接口,與一站式檢索界面進(jìn)行結(jié)合,用戶可以通過本地計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)接入到“云”中,實(shí)現(xiàn)集成化服務(wù)。使用一站式檢索界面,實(shí)現(xiàn)集成服務(wù),不僅完善了檔案信息的管理質(zhì)量,而且還提高了服務(wù)水平。
(二)云計(jì)算可以實(shí)現(xiàn)信息資源服務(wù)多元化
檔案資源通過云計(jì)算模式進(jìn)行信息技術(shù)處理后,所有資源都儲存在云中,進(jìn)行統(tǒng)一管理。用戶只需要會操作應(yīng)用程序,在規(guī)定的權(quán)限內(nèi)進(jìn)行操作就行,不需要掌握原理性知識和技術(shù)性問題,使用更為快捷方便。云計(jì)算服務(wù)可以是檔案信息隨時可查,隨時管理,隨時提取。在高校,可以通過云計(jì)算檔案管理模式,把檔案資源全部輸入到“云”中進(jìn)行整合。尤其是高校圖書館,不僅檔案資源豐富,而且類別繁多。在云計(jì)算模式下,建立高效數(shù)字化檔案館,不僅可以給用戶提供各種個性化的服務(wù),而且還可以提高信息服務(wù)的有效性。
信息檔案化是檔案部門面臨的新課題，筆者認(rèn)為，信息檔案化包括以下幾方面的內(nèi)容：1.檔案部門要樹立大檔案觀，將信息資源擴(kuò)展為檔案管理范疇。過去檔案部門將具有憑證、參考作用的原始信息確定為檔案，檔案管理只是信息的很小一部分。隨著信息時代的發(fā)展，社會要求檔案部門提供廣泛的信息服務(wù)的呼聲越來越高。國內(nèi)相關(guān)單位數(shù)字檔案館工程項(xiàng)目在確定建立其數(shù)字資源信息庫時，大大擴(kuò)展信息資源采集范圍。信息資源采集不僅包括館藏檔案數(shù)字化、立檔單位數(shù)字檔案的在(離)線接收、專門專業(yè)檔案信息收集，還包括各類相關(guān)信息(如電子政府的政務(wù)信息、社會公眾服務(wù)信息、數(shù)字圖書館信息、網(wǎng)上信息等)的搜索，是社會綜合信息資源庫，這些信息庫必須在嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的基礎(chǔ)上由多個部門聯(lián)合建立，以滿足社會各方面對檔案信息資源的需求。2.各類信息采用檔案管理的理念與方法。檔案信息化處理是建立在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的基礎(chǔ)上的。信息檔案化則是采用檔案的管理理念，對浩如煙海且雜亂無章的信息進(jìn)行有序整合、標(biāo)準(zhǔn)化處理。包括對接收的電子文件建立元數(shù)據(jù)庫，對各種數(shù)據(jù)庫的數(shù)字信息進(jìn)行儲存格式與載體標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)換。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫是一類結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)集合，其屬性描述和檢索處理依賴于精確的人工語言，而這種方法對于管理綜合性的超大規(guī)模數(shù)據(jù)庫(知識庫)很不適應(yīng)，例如國際互聯(lián)網(wǎng)上成千上萬的大型數(shù)據(jù)庫，由于檢索語言不統(tǒng)一和管理方式各異已經(jīng)造成了極大的混亂。因此必須依賴更為先進(jìn)的智能化信息管理技術(shù)、以求用自然語言進(jìn)行概念性全網(wǎng)絡(luò)搜索，才能為用戶提供方便、高效的服務(wù)。3.建立信息檔案化的實(shí)施機(jī)制。信息檔案化是一個全新的概念，還不為人們所了解，筆者認(rèn)為，其實(shí)施需要從以下幾方面入手：第一，首先應(yīng)當(dāng)在檔案部門進(jìn)行廣泛宣傳，使檔案工作者明確信息時代檔案人角色的轉(zhuǎn)變及肩負(fù)的歷史責(zé)任。第二，要向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及信息主管部門宣傳呼吁，積極主動地做好有關(guān)情況匯報及業(yè)務(wù)技術(shù)咨詢工作。第三，要積極與各行業(yè)信息管理部門溝通聯(lián)系，在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及智能信息技術(shù)方面給予指導(dǎo)監(jiān)督。第四，建立信息檔案化的實(shí)施實(shí)體。
二、檔案部門在信息社會中的地位與作用
（一）檔案信息管理與保存中心
檔案機(jī)構(gòu)保存有大量歷史真實(shí)記錄，是各類檔案信息的集藏地，是社會各界了解政策形成及效益、工作查考、學(xué)術(shù)研究的主要資料來源。檔案信息涉及社會各個領(lǐng)域，對各行各業(yè)均有相當(dāng)?shù)睦脙r值，與公民權(quán)益息息相關(guān)。檔案機(jī)構(gòu)在國家信息化建設(shè)中要充實(shí)自身的信息基礎(chǔ)建設(shè)，建立檔案信息系統(tǒng)及專題資源數(shù)據(jù)庫，通過信息化、數(shù)字化檔案管理與運(yùn)用，更好地發(fā)揮檔案機(jī)構(gòu)建檔與擴(kuò)散功能，發(fā)揮各類檔案信息中心的重要作用。
（二）數(shù)字化檔案信息資源保存和傳遞中心
檔案機(jī)構(gòu)保存的各類檔案信息，其內(nèi)容涉及政治、經(jīng)濟(jì)、教育、文化、科技、財(cái)政、工交等各種專業(yè)，檔案機(jī)構(gòu)可運(yùn)用科技手段將館藏的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理予以保存管理，從而成為各機(jī)構(gòu)的數(shù)字化檔案信息資源中心。其中，適宜于向社會開放的檔案，可將其置于公共領(lǐng)域，通過網(wǎng)絡(luò)傳送，提供給遠(yuǎn)距離的信息需求者利用，成為各機(jī)構(gòu)檔案信息的傳遞中心。
（三）檔案信息的數(shù)字模擬整合技術(shù)處理中心
[關(guān)鍵詞]檔案信息化；信息檔案化；聯(lián)系
一、檔案信息化的概念
檔案信息的形成、積累、加工與貯存、傳遞、利用的整個過程，就是檔案信息的運(yùn)動過程。這個運(yùn)動過程起關(guān)鍵作用的是傳遞過程。檔案信息管理人員通過形成、加工與貯存積累起來的檔案信息，主要目的是為了滿足利用者需要。這就需要在利用者與檔案信息管理者之間找到一種媒介，以溝通供需之間亦即信息與用戶之間的信息。檔案信息的傳遞就是溝通供需之間或信息與用戶之間信息的媒介。
二、信息檔案化的概念與內(nèi)容
（一）信息檔案化的概念
隨著信息時代的到來，社會生活的各個領(lǐng)域產(chǎn)生的信息與日俱增，特別是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛運(yùn)用，各類信息里幾何形式迅速增長，用信息爆炸來形容毫不夸張。面對浩如煙海的信息，如何進(jìn)行真?zhèn)螀^(qū)分、價值鑒定、密級審定、采用識別，使無序的自然信息變?yōu)橛行虻娜斯ば畔ⅲ岣咝畔⒌睦寐剩瑒t是擺在信息管理部門的一個新問題。從廣義來看，信息管理部門包括文獻(xiàn)情報圖書檔案電信通訊等機(jī)構(gòu)，文獻(xiàn)情報圖書部門管理的信息主要是文獻(xiàn)圖書情報資料，受特定的管理對象限制，其對管理對象的加工整理方法不適宜用于產(chǎn)生在社會生活各領(lǐng)域的信息。而檔案部門管理的檔案產(chǎn)生于社會各領(lǐng)域，涵蓋了信息產(chǎn)生的各個層面，因此對大量產(chǎn)生的信息進(jìn)行識別處理，就歷史性地落在檔案部門的肩上。
信息檔案化是指檔案部門運(yùn)用現(xiàn)代管理理念，采用現(xiàn)代管理方法及技術(shù)手段，按照檔案部門對信息進(jìn)行有序整合、加工整理、分類檢索、開發(fā)利用信息資源的方法，對各類信息進(jìn)行有序化、規(guī)范化處理，將系統(tǒng)、全面、有序的信息方便快捷地提供給利用者，以全方位的信息開發(fā)服務(wù)，滿足社會各方面的需求。
（二）信息檔案化的具體內(nèi)容
信息檔案化是檔案部門面臨的新課題，筆者認(rèn)為，信息檔案化包括以下幾方面的內(nèi)容：
1.檔案部門要樹立大檔案觀，將信息資源擴(kuò)展為檔案管理范疇。過去檔案部門將具有憑證、參考作用的原始信息確定為檔案，檔案管理只是信息的很小一部分。隨著信息時代的發(fā)展，社會要求檔案部門提供廣泛的信息服務(wù)的呼聲越來越高。國內(nèi)相關(guān)單位數(shù)字檔案館工程項(xiàng)目在確定建立其數(shù)字資源信息庫時，大大擴(kuò)展信息資源采集范圍。信息資源采集不僅包括館藏檔案數(shù)字化、立檔單位數(shù)字檔案的在（離）線接收、專門專業(yè)檔案信息收集，還包括各類相關(guān)信息（如電子政府的政務(wù)信息、社會公眾服務(wù)信息、數(shù)字圖書館信息、網(wǎng)上信息等）的搜索，是社會綜合信息資源庫，這些信息庫必須在嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的基礎(chǔ)上由多個部門聯(lián)合建立，以滿足社會各方面對檔案信息資源的需求。
2.各類信息采用檔案管理的理念與方法。檔案信息化處理是建立在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的基礎(chǔ)上的。信息檔案化則是采用檔案的管理理念，對浩如煙海且雜亂無章的信息進(jìn)行有序整合、標(biāo)準(zhǔn)化處理。包括對接收的電子文件建立元數(shù)據(jù)庫，對各種數(shù)據(jù)庫的數(shù)字信息進(jìn)行儲存格式與載體標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)換。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫是一類結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)集合，其屬性描述和檢索處理依賴于精確的人工語言，而這種方法對于管理綜合性的超大規(guī)模數(shù)據(jù)庫（知識庫）很不適應(yīng)，例如國際互聯(lián)網(wǎng)上成千上萬的大型數(shù)據(jù)庫，由于檢索語言不統(tǒng)一和管理方式各異已經(jīng)造成了極大的混亂。因此必須依賴更為先進(jìn)的智能化信息管理技術(shù)、以求用自然語言進(jìn)行概念性全網(wǎng)絡(luò)搜索，才能為用戶提供方便、高效的服務(wù)。
3.建立信息檔案化的實(shí)施機(jī)制。信息檔案化是一個全新的概念，還不為人們所了解，筆者認(rèn)為，其實(shí)施需要從以下幾方面入手：第一，首先應(yīng)當(dāng)在檔案部門進(jìn)行廣泛宣傳，使檔案工作者明確信息時代檔案人角色的轉(zhuǎn)變及肩負(fù)的歷史責(zé)任。第二，要向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及信息主管部門宣傳呼吁，積極主動地做好有關(guān)情況匯報及業(yè)務(wù)技術(shù)咨詢工作。第三，要積極與各行業(yè)信息管理部門溝通聯(lián)系，在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及智能信息技術(shù)方面給予指導(dǎo)監(jiān)督。第四，建立信息檔案化的實(shí)施實(shí)體。
三、檔案部門在信息社會中的地位與作用
（一）檔案信息管理與保存中心
檔案機(jī)構(gòu)保存有大量歷史真實(shí)記錄，是各類檔案信息的集藏地，是社會各界了解政策形成及效益、工作查考、學(xué)術(shù)研究的主要資料來源。檔案信息涉及社會各個領(lǐng)域，對各行各業(yè)均有相當(dāng)?shù)睦脙r值，與公民權(quán)益息息相關(guān)。檔案機(jī)構(gòu)在國家信息化建設(shè)中要充實(shí)自身的信息基礎(chǔ)建設(shè)，建立檔案信息系統(tǒng)及專題資源數(shù)據(jù)庫，通過信息化、數(shù)字化檔案管理與運(yùn)用，更好地發(fā)揮檔案機(jī)構(gòu)建檔與擴(kuò)散功能，發(fā)揮各類檔案信息中心的重要作用。
（二）數(shù)字化檔案信息資源保存和傳遞中心
檔案機(jī)構(gòu)保存的各類檔案信息，其內(nèi)容涉及政治、經(jīng)濟(jì)、教育、文化、科技、財(cái)政、工交等各種專業(yè)，檔案機(jī)構(gòu)可運(yùn)用科技手段將館藏的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理予以保存管理，從而成為各機(jī)構(gòu)的數(shù)字化檔案信息資源中心。其中，適宜于向社會開放的檔案，可將其置于公共領(lǐng)域，通過網(wǎng)絡(luò)傳送，提供給遠(yuǎn)距離的信息需求者利用，成為各機(jī)構(gòu)檔案信息的傳遞中心。
（三）檔案信息的數(shù)字模擬整合技術(shù)處理中心
檔案機(jī)構(gòu)具有長久保存檔案及充分發(fā)揮檔案利用價值的雙重職責(zé)。因此，一方面要運(yùn)用各種技術(shù)手段使檔案長久保存，如將各種紙質(zhì)、電子檔案運(yùn)用縮微模擬技術(shù)處理，以縮微膠片代替原件長久保存、提供利用。另一方面為了使檔案信息資源更方便、快捷、廣泛地提供利用，又要采用計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將大量檔案信息在光盤上“海量存儲”，在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程傳送，跨越時空限制。在國家信息化建設(shè)中，檔案機(jī)構(gòu)比任何其他機(jī)構(gòu)更加關(guān)注在文件生命周期的不同時期應(yīng)采用的相應(yīng)技術(shù)、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)及保護(hù)措施。
參考文獻(xiàn)：
[1]李芃.檔案信息化建設(shè)中的檔案業(yè)務(wù)工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2011（S1）.
所謂的檔案信息化就是指在實(shí)際的檔案管理工作中，采用信息化的技術(shù)和手段，實(shí)現(xiàn)信息的共享，為檔案應(yīng)用著提供便利。同時做好檔案的開發(fā)和整理工作也是現(xiàn)如今社會發(fā)展的重要趨勢。網(wǎng)絡(luò)的高度發(fā)達(dá)成為檔案信息化建設(shè)的前提和條件，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化符合社會可持續(xù)發(fā)展的需求，同時還能夠提升社會服務(wù)的意識，加強(qiáng)服務(wù)力度。在進(jìn)行檔案信息化的過程中需要對相應(yīng)的制度，管理方式等進(jìn)行高度重視，同時做好檔案安全的防御工作也是一種企業(yè)或者是事業(yè)單位風(fēng)險評估的重要表現(xiàn)。保證檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性時提升企業(yè)信譽(yù)程度，樹立形象的重要因素。可見，在現(xiàn)如今的社會中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，加強(qiáng)保證意識具有一定的重要意義，也具有一定的必然性和可行性。
2檔案信息化發(fā)展的技術(shù)環(huán)境和政策環(huán)境
2.1檔案信息化發(fā)展的技術(shù)環(huán)境
從檔案信息化的進(jìn)程上看，其技術(shù)環(huán)境主要是包括計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及以及各種辦公方式的優(yōu)化，做好檔案信息的收集、整理以及存儲和利用工作是實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的重要環(huán)節(jié)，在各個關(guān)節(jié)中都需要將先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用到其中。所以說，各種技術(shù)設(shè)備和方式的共同作用逐漸完善了檔案信息化的進(jìn)程。另外，還需要提供良好的硬件設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享工作，同時保證檔案信息傳遞的快速和便捷。
2.2檔案信息化發(fā)展的政策環(huán)境
由于檔案管理的信息化實(shí)現(xiàn)給檔案管理工作帶來較多的便利，因此，國家對這一問題加強(qiáng)了重視。在相關(guān)的法律法規(guī)中提到了關(guān)于檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。這些舉措都是為檔案信息化創(chuàng)設(shè)一個相對比較公平且開放的環(huán)境，使得檔案信息能夠發(fā)揮自身的優(yōu)勢作用，實(shí)現(xiàn)全國性和規(guī)范性的特點(diǎn)。另外，檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性特點(diǎn)也需要科學(xué)的政策環(huán)境作為背景，各級單位或者是機(jī)關(guān)等都應(yīng)該充分應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)資源實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效性。不得不提到的是，檔案信息的檢索功能越來越受到人們的高度重視，在實(shí)際的應(yīng)用中，需要保證應(yīng)用的快捷性。
3電子檔案信息管理存在的安全問題
檔案管理的安全問題直接影響到檔案管理機(jī)構(gòu)的機(jī)密或者是相應(yīng)工作的進(jìn)展。因此，保證檔案管理工作的安全性，做好安全保證工作，能夠有效的解決電子檔案信息管理工作中出現(xiàn)的眾多問題。雖然檔案管理工作人員眾多，但是工作中出現(xiàn)的問題比較嚴(yán)重，其中包括以下幾個方面。
3.1物理安全問題
物理安全問題是檔案信息化中最為主要的問題，所謂的物理安全主要是指檔案信息存放的條件以及環(huán)境，檔案信息多以電子形式保存，因此，保存的溫度和濕度等都需要控制在相應(yīng)的范圍內(nèi)。盡量避免出現(xiàn)消磁，毀壞會這是盜竊的問題。從目前電子檔案的管理工作上看，出現(xiàn)破壞的可能性主要有表現(xiàn)在兩個方面，第一是計(jì)算機(jī)自身的軟件和硬件方面的問題，另一方面則是人為因素。可見保護(hù)電子檔案的安全性需要做好輻射的防護(hù)，提升工作人員的操作技能等等。
3.2軟件安全
軟件是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的重要組成部分，只有保證軟件的安全問題才能實(shí)現(xiàn)檔案信息的正常運(yùn)行，提升利用程度。軟件和硬件都是比較重要的兩個方面，要在運(yùn)行的過程中嚴(yán)格按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)定來進(jìn)行，同時對軟件的使用權(quán)限進(jìn)行控制，同時還需要對電子檔案進(jìn)行歸檔和整理，避免黑客對檔案信息進(jìn)行拷貝和篡改。
3.3數(shù)據(jù)安全問題
數(shù)據(jù)安全才是檔案信息安全的基本，電子信息的保護(hù)就是要保證信息不被泄露。同時在電子檔案的軟硬件共同作用的前提下，需要更加注重對數(shù)據(jù)安全問題的重視。為了保證安全問題，需要將檔案信息進(jìn)行備份處理。通過科學(xué)的介質(zhì)來進(jìn)行傳遞，提高其利用程度。還可以根據(jù)檔案信息的使用頻率來設(shè)置權(quán)限，這樣才能保證檔案信息的數(shù)據(jù)安全問題。
3.4網(wǎng)絡(luò)安全問題
在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)用的過程中，可能會受到網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)的制約，形成一定的破壞性，直接影響到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全性，對于檔案信息的安全程度也會產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。而且網(wǎng)絡(luò)問題的出現(xiàn)也會造成其他問題的產(chǎn)生，所以需要根據(jù)電子信息檔案的相關(guān)內(nèi)容以及應(yīng)用的特點(diǎn)來設(shè)置相應(yīng)的防火墻結(jié)構(gòu)，做好安全技術(shù)的推廣，對網(wǎng)絡(luò)安全問題進(jìn)行嚴(yán)格地控制。在此過程中需要將網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管工作落到實(shí)處，選擇專業(yè)的工作人員來進(jìn)行這一工作。
3.4.1單位的安全防范意識要加強(qiáng)
改進(jìn)服務(wù)的方式增加新的舉措，提高創(chuàng)新性，在共享電子檔案信息資源的前提下，要加強(qiáng)安全性防范，在共享電子檔案信息的同時注意信息流失，除了給計(jì)算機(jī)各類用戶提供計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的同時，在技術(shù)時上要加強(qiáng)管理，最終做到信息服務(wù)的最優(yōu)化。
3.4.2重視基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)提高應(yīng)用系統(tǒng)的維護(hù)
在提供了高效便捷的服務(wù)下，我們還要重視基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)提高應(yīng)用系統(tǒng)的維護(hù)。對那些突發(fā)性的災(zāi)難，在安全上要有積極的應(yīng)對措施，并最終達(dá)到綜合性和智能化的電子檔案管理。
4結(jié)束語
一、檔案信息安全性的范圍
檔案信息的安全性包括三大范圍：（1）機(jī)密性：使非合法授權(quán)者不得使用；（2）真實(shí)性：可確定檔案來源的合法性；（3）完整性：確保檔案沒有被有意或無意地篡改。
根據(jù)所歸納的安全性的范圍，所有這些有關(guān)通信和信息傳輸過程中的各種安全需求可以進(jìn)一步地被歸納為：保密性需求；真實(shí)性需求；完整性需求。為了滿足這三個安全需求，需要為電子檔案的管理設(shè)計(jì)一個較為完整的安全系統(tǒng)。
電子文件檔案的管理過程完全是通過計(jì)算機(jī)來完成的。因此，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的各個節(jié)點(diǎn)上進(jìn)行文件數(shù)據(jù)的自由歸檔和檔案資源的共享，實(shí)現(xiàn)電子檔案的信息公開，就必須建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。然而，電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳播和存儲的過程中，每個步驟都可能存在安全漏洞，極易受到黑客攻擊，造成檔案泄密、信息被竊、被改寫或被刪除等嚴(yán)重后果，從而在很大程度上限制了檔案信息的公開推廣。因此，在電子檔案安全系統(tǒng)中，應(yīng)該準(zhǔn)備好預(yù)防方案和緊急應(yīng)對的措施，以確保檔案信息公開的安全性。
二、檔案信息的安全性設(shè)計(jì)
（一）人員安全。檔案信息安全系統(tǒng)，不論設(shè)計(jì)如何周密，如果沒有嚴(yán)格的人員控管，再復(fù)雜的加密技術(shù)亦是徒具形式。所以，檔案信息操作過程中最有可能發(fā)生的安全問題，就是人為泄密。因此在檔案信息公開前，必須防范任何可能蓄意或者非蓄意的人為疏忽，通過培訓(xùn)教育組織內(nèi)成員，積極宣傳信息安全的重要性，降低失泄密發(fā)生的幾率。同時，嚴(yán)格執(zhí)行任何人使用檔案信息前，必須先確認(rèn)使用者身份才能進(jìn)入檔案庫房制度。此外檔案工作部門的成員，或多或少都會接觸到不同程度的檔案實(shí)體，因此人員異動，包括職位調(diào)動、離職、停職及退休等均可能造成信息外流，為避免檔案信息意外流出，就必須對人員異動與權(quán)限有效期的控管進(jìn)行管理。任何人員通過電腦接觸檔案信息時，首先要取得區(qū)域內(nèi)電腦的使用權(quán)，落實(shí)使用者權(quán)限的管控。根據(jù)不同職位的職權(quán)，給予一般使用、超級使用者或管理者權(quán)限。以固定的使用者賬號命名邏輯，人工就可以加以初步的辨識，如果有入侵意圖，使用不具有管理工作權(quán)限的代碼，就可以立刻排除。嚴(yán)格要求同仁選用不會讓別人輕易猜到或看到的通行密碼，強(qiáng)制密碼長度及組合復(fù)雜度（如強(qiáng)制必須英文、數(shù)字混雜），減少被“有心人”猜中的幾率；在離開電腦座位時，啟動屏幕保護(hù)程式的密碼等。
（二）操作安全。對員工進(jìn)行信息安全的教育，是確保信息安全的重要措施。除了宣傳信息安全的觀念外，應(yīng)著重于檔案信息操作過程的安全概念，包括個人電腦的防毒措施，以及資料備份的觀念；避免檔案信息公開的過程中，無意間夾帶電腦病毒形成感染，而造成使用者檔案信息資料毀損或被篡改。檔案部門除了在檔案服務(wù)器中安裝殺毒工具之外，同時也應(yīng)在郵件服務(wù)器上安裝郵件殺毒軟件，建立基本的防毒安全環(huán)境。現(xiàn)在的電腦病毒防不勝防，因此還應(yīng)養(yǎng)成重要資料備份的習(xí)慣，將重要檔案信息備份于服務(wù)器中，并備份于光碟或磁盤中，以減少還原失敗的可能性。另外，更重要的是建立異地備份的觀念，使備份工作法制化。此處，制定信息安全防護(hù)計(jì)劃及緊急情況應(yīng)對計(jì)劃，并定期對所擬定的信息安全相關(guān)條文調(diào)整及檢查，以保證信息安全計(jì)劃的可行性，讓安全意外的通報程序成為檔案部門成員所了解的常識，使得電子檔案的安全操作有具體的規(guī)范。
（三）檔案信息內(nèi)容安全。檔案部門能夠提供的公開檔案信息，主要以電子郵件及網(wǎng)頁瀏覽等方式來操作。為了確保公開的檔案信息使用安全，檔案信息以電子郵件方式發(fā)出前，應(yīng)用防毒軟件、電子郵件掃描軟件進(jìn)行殺毒；以網(wǎng)頁方式發(fā)出時，應(yīng)用內(nèi)容過濾系統(tǒng)以及阻隔瀏覽網(wǎng)頁系統(tǒng)來確保發(fā)送資料的安全，并阻止可能發(fā)生的攻擊事件。
目前的檔案全文是以影像為主，影像掃描的過程，可能會遇到人為安全問題或者資料輸入大致相同的問題。因此，對提取原卷的過程應(yīng)加以重視，掃描前與掃描后務(wù)必保持原件的數(shù)量一致，并確保原件并未受到破壞、惡意刪改及盜用。
為了防止檔案信息被非法竊取，確保檔案部門所公開的檔案信息具有唯一性及公信力，文件儲存時必須先將文件加密，同時配合完善的存取控制，避免權(quán)限不足的人員取得資料。然而，儲存加密技術(shù)再完善也無法避免系統(tǒng)人員的操作失誤，為了避免操作上的人為疏失，引起糾紛，在整套的電子檔案操作過程中必須建立完整系統(tǒng)檔案，以便日后追蹤及調(diào)查，包括操作系統(tǒng)的人、事、時、地、物，這樣才能稱得上安全的電子檔案操作。此外，還要制定相關(guān)的法律法規(guī)，作為責(zé)任歸屬的依據(jù)。
電子文件全文信息的采集
隨著高校數(shù)字化校園建設(shè)的不斷發(fā)展，學(xué)校內(nèi)各業(yè)務(wù)部門的電子文件通過校園網(wǎng)廣為傳遞，電子文件已成為高校新產(chǎn)生文件的主體，也是高校校務(wù)系統(tǒng)的主體。這些新形成的電子文件本身就是數(shù)字化的文件，可直接用于全文檢索利用，如不及時采集歸檔，任其“自生自滅”，會給檔案信息化工作帶來無法挽回的損失。
1.對高校辦公自動化系統(tǒng)及各學(xué)院、部處中心網(wǎng)頁上形成的正式的電子公文及工作信息電子文件，要及時將其打印出來，完成紙質(zhì)文件的完整收集。在目前電子文件法律憑證作用尚未得到認(rèn)可的狀況下，嚴(yán)格執(zhí)行紙質(zhì)文件與電子文件同時歸檔的“雙軌制”原則，以確保檔案實(shí)體與信息的安全。
2.對高校OA系統(tǒng)上形成流轉(zhuǎn)的大量公務(wù)電子文件以及部處中心、各學(xué)院網(wǎng)頁上形成的電子文件，有兩種方式完成歸檔。對于0A系統(tǒng)編制完備、實(shí)現(xiàn)了文件與檔案一體化管理的高校，可以直接采用在線歸檔的方式，將辦理完畢的電子文件直接歸入檔案館服務(wù)器完成電子文件的全文采集。對于未實(shí)現(xiàn)文件與檔案一體化管理的高校，可以采用物理歸檔的方式，由學(xué)校網(wǎng)絡(luò)中心負(fù)責(zé)將OA系統(tǒng)上形成的全部電子文件信息拷貝到光盤進(jìn)行歸檔，完成電子文件信息(包括文件的記錄信息、背景信息和元數(shù)據(jù)信息)的完整采集。
3.對未在校園網(wǎng)上的有保存價值的公務(wù)電子文件，由公文擬稿單位專門打印一份紙質(zhì)版文件，并加蓋單位公章，連同相應(yīng)的電子版信息拷貝歸檔保存。
對電子文件全文信息采集的優(yōu)點(diǎn)是；第一，可以直接進(jìn)行電子文件全文檢索，既方便利用又提高了檔案的檢全率、檢準(zhǔn)率。第二，省時省力準(zhǔn)確率高，電子文件進(jìn)館后無須進(jìn)行人工掃描，就可以完整準(zhǔn)確地再現(xiàn)電子文件的原文信息，可以方便快捷地為利用者提供服務(wù)。第三，安全高效，使檔案“雙軌制”得到有效的執(zhí)行，為檔案的安全管理提供了保障，同時電子文件全文信息的采集加快了檔案館數(shù)字化建設(shè)的步伐。
文件級著錄信息的自動采集
目前我國檔案界正以極大的熱情致力于電子文件收集歸檔和紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。然而我們不能忽略，數(shù)字化環(huán)境下高校尚有不少的工作信息仍然以紙質(zhì)文件的方式大量產(chǎn)生，這些文件不僅數(shù)量大，而且價值高，及時做好這部分文件的歸檔與著錄數(shù)據(jù)的自動采集，是確保一個全宗單位檔案齊全完整的關(guān)鍵，同時也是推進(jìn)本單位檔案數(shù)字化進(jìn)程的一項(xiàng)得力措施。
在計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行文件數(shù)據(jù)的著錄一直是阻礙廣大高校檔案數(shù)字化進(jìn)程的瓶頸，而如何實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下紙質(zhì)文件著錄數(shù)據(jù)的自動采集，成為推進(jìn)各高校檔案數(shù)字化進(jìn)程的關(guān)鍵。針對傳統(tǒng)檔案著錄過程中著錄數(shù)據(jù)主要靠人工錄入、出現(xiàn)數(shù)字化進(jìn)展緩慢、數(shù)據(jù)質(zhì)量差等問題，筆者以為高校可以結(jié)合目前計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的特點(diǎn)，以及高校各業(yè)務(wù)部門歸檔的習(xí)慣，編制一套文件著錄數(shù)據(jù)自動采集軟件，有效地解決紙質(zhì)檔案著錄滯后的瓶頸問題。
1.參照國家檔案著錄規(guī)范，對學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)之外形成的大量教學(xué)、科研、基建、招標(biāo)采購管理等方面的純紙質(zhì)文件的歸檔要求，做進(jìn)一步的細(xì)化與規(guī)范統(tǒng)一，使部門的歸檔清單附合檔案部門著錄數(shù)據(jù)采集的要求。
2.針對目前各文件形成部門通常采用在Word或Excel上登記收發(fā)文件的特點(diǎn)，編制一套將擴(kuò)展名為doc或xls格式的文件轉(zhuǎn)換為txt格式的通用文件著錄數(shù)據(jù)自動采集軟件，直接將歸檔清單的數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入DARMs檔案管理系統(tǒng)。在這個方面中山大學(xué)檔案館進(jìn)行了有益的嘗試并取得了很好的效果。
紙質(zhì)文件目錄著錄數(shù)據(jù)自動采集的優(yōu)點(diǎn)是：第一，充分利用業(yè)務(wù)部門預(yù)立卷的成果，通過采集轉(zhuǎn)換軟件，快速實(shí)現(xiàn)歸檔文件級目錄的自動著錄。第二，省時高效，檔案部門不用重復(fù)錄入業(yè)務(wù)部門已經(jīng)做好的文件著錄項(xiàng)目，避免了手工錄入不僅費(fèi)時費(fèi)力而且數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性不高等弊端，有效突破了檔案館進(jìn)行計(jì)算機(jī)檔案管理的瓶頸問題。第三，提高了檔案的利用時效，文件歸檔后在較短的時間內(nèi)就可以完成文件級目錄的計(jì)算機(jī)檢索查詢，方便了利用者的查詢與利用。第四，增加了業(yè)務(wù)部門繼續(xù)歸檔的信心與動力，因?yàn)榻坏綑n案館后不用擔(dān)心找不出來或不方便利用，使檔案館收集難的問題成為一去不復(fù)返的過去式。
照片、錄音，錄像等聲像文件信息的采集
1.照片及其信息的采集。照片及其信息的采集主要通過各單位負(fù)責(zé)拍攝的人員完成。在日常工作中，高校通常由宣傳部門負(fù)責(zé)對學(xué)校各項(xiàng)重大活動進(jìn)行跟蹤拍攝和宣傳報導(dǎo)。隨著數(shù)碼相機(jī)的普及，攝影人員應(yīng)從每一項(xiàng)活動中的眾多數(shù)碼照片中精選一組有代表意義的照片進(jìn)行歸檔，并對歸檔照片進(jìn)行文字說明，即填寫好照片信息(包括題名、時間、地點(diǎn)、人物和拍攝者)。按照檔案館統(tǒng)一規(guī)定的上傳方式、單張數(shù)碼照片分辨率、照片格式等要求，將歸檔數(shù)碼照片上傳到檔案管理信息系統(tǒng)中，還要用一次性刻寫光盤刻錄兩份送檔案館歸檔保存。
2.多媒體課件文本類、音頻、視頻類電子文件的采集。各單位電子文件管理員將檔案館印發(fā)的《歸檔電子文件登記表》發(fā)給電子文件形成者，由電子文件承辦人將表格填好后，將電子文件刻錄到光盤上，連同表格一并交給各單位電子文件管理員，于次年6月底前交檔案館歸檔。在這個領(lǐng)域南京大學(xué)檔案館的做法值得大家借鑒。
高校聲像文件信息采集的優(yōu)勢體現(xiàn)在：第一，聲像檔案可以通過靜止、動態(tài)的畫面和真實(shí)的聲音再現(xiàn)過去發(fā)生的活動，具有強(qiáng)烈的空間感和時間感，在宣傳、展示高校形象方面具有不可替代的作用。第二，使檔案館藏結(jié)構(gòu)豐富多樣，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，集圖、文、聲、貌于一體，增強(qiáng)了檔案服務(wù)于民生及休閑服務(wù)的能力。第三，聲像檔案的及時收集，加快了檔案館數(shù)字化的進(jìn)程，強(qiáng)化了檔案館進(jìn)行愛國主義宣傳教育基地的功能。
數(shù)據(jù)庫信息的采集
隨著數(shù)字化校園建設(shè)的推進(jìn)，近年來許多高校已建成并在網(wǎng)上運(yùn)行了業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)，例如：本(專)科生教務(wù)系統(tǒng)、圖書館信息系統(tǒng)、科研管理信息系統(tǒng)、儀器設(shè)備和實(shí)驗(yàn)室管理信息系統(tǒng)等。這些管理信息系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)一般都比較標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，是檔案管理系統(tǒng)中相應(yīng)業(yè)務(wù)檔案信息的理想來源和數(shù)據(jù)保障。近年來通過實(shí)踐，筆者認(rèn)為應(yīng)用批量導(dǎo)人式著錄方法是快捷高效采集此類專門業(yè)務(wù)信息的好方法。
將經(jīng)篩選和處理的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)導(dǎo)入通用的臨時數(shù)據(jù)庫，例如：Access或SQL Server或Exce1，通過臨時數(shù)據(jù)庫將信息導(dǎo)人檔案管理信息系統(tǒng)的目錄模塊中，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息管理系統(tǒng)對業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)庫信息的自動采集，這是現(xiàn)代技術(shù)條件下一種高效的檔案著錄信息采集方式。在這個方面華南農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館進(jìn)行了有益的嘗試并取得了較好的結(jié)果。
論文摘要摘要:檔案信息化、信息化建設(shè)一直是新時代檔案管理追求的目標(biāo),上個世紀(jì)末開始的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的高速發(fā)展是我國檔案信息化管理的契機(jī)。本文對檔案信息化、信息化建設(shè)進(jìn)行了一些討論。
在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會下,檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案事業(yè)應(yīng)對迅猛發(fā)展的信息社會的必然選擇。從黨和國家明確提出的“已信息化帶動工業(yè)化”的要求,到國家檔案局提出的“已檔案信息化促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)”要求,檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案信息服務(wù)社會的最佳技術(shù)手段和實(shí)現(xiàn)途徑。傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理體制已經(jīng)開始徹底改變,檔案信息化和信息化建設(shè)勢在必行。自2000年全國檔案工作會議上正式提出了檔案信息化的概念后檔案信息化建設(shè)在全國各類檔案館(室)中蓬勃開展起來。對于檔案信息化及檔案信息化建設(shè)以前我是知之甚少的,在這幾年的工作實(shí)踐及學(xué)習(xí)中逐步有了一些認(rèn)識,現(xiàn)將我的一些拙識淺見拿來與大家一起探討。
一、究竟什么是檔案信息化?什么是檔案信息化建設(shè)?檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn),向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。在這樣的轉(zhuǎn)變過程中要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化;要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化;要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享,而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。檔案信息化建設(shè)是指是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段,將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案,系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。
檔案信息化和檔案信息化建設(shè)各遵循什么原則呢?
檔案信息化應(yīng)遵循以下三個原則摘要:
1、規(guī)范性原則摘要:制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,是檔案工作現(xiàn)代化的需要,是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實(shí)現(xiàn)館(室)藏檔案信息化,一方面可以將館(室)藏的檔案通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識別和處理的數(shù)字化信息,另一方面可以通過接收電子文件進(jìn)館,但不管是通過館(室)藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件,都應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則,制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī),如摘要:字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)(包括信息的顯示、打印、傳遞等直接面向網(wǎng)絡(luò)用戶的服務(wù)格式)及數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣才能使電子文件的歸檔,傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化,數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,避免出現(xiàn)各自為政,互不兼容,重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。
