時間：2022-11-05 00:35:55
序論：在您撰寫文書檔案管理論文時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
作為醫院重要事件與公文活動的資料匯總,文書檔案記載著醫院的發展史,是醫院實現良性管理的依據。醫院文書檔案管理有三大特點。其一是規范性,文書檔案多數都屬于醫院領導部門的公文,醫院文書檔案管理的重點就是對該類公文進行管理,它的規范性集中體現在公文的類型、檢查、傳遞等方面都規定嚴格。其二是服務性,文書檔案作為醫院或者部門的決策、參考資料,有著很強的服務性。只有重視其服務性,才能進一步優化醫院領導工作效率以及文書檔案信息化管理,便于患者進行更好的查詢服務。其三是保密性,由于文書檔案記錄著醫院內部很多重要信息,因此必須要避免信息資料的泄露,以防止心懷不軌之徒理由信息資料做出非法勾當,損害醫院的形象與聲譽。可信的文書管理工作,是醫院實現可持續發展的重要保障。
2醫院文書檔案管理對策
2.1提高醫院文書檔案現代化管理意識
醫院應該具有文書檔案的現代化管理意識。從醫院管理角度來講,重視文書檔案管理需要從領導做起,只有領導對文書檔案管理的重要作用有了深刻的認識,才能讓檔案人員對文書檔案的管理形成科學管理意識。當醫院對文書管理有了一定程度的重視,才能不斷對文書檔案管理制度進行完善,對相關的硬件配套進行更新,以嚴格的制度做好文書檔案的規范管理,進一步深化醫院的文書檔案管理能力。與此同時,醫院文書檔案管理主要服務于醫院的醫療診治工作,在現代化科技信息發展過程中,醫院文書檔案管理者必須通過職業素養提升來熟練運用計算機技術強化醫院文書檔案的現代化管理,既為醫院的醫療服務提供資料查詢幫助,又能讓醫院文書檔案管理水平更一層樓。所以,作為文書檔案管理者,應該具有高度服務意識,認真收集、整理、管理醫院文書檔案,加強檔案的匯編與分類工作,讓醫院在醫療服務中有據可依、有章可循。
2.2優化文書檔案管理工作
在科學技術的發展影響下,醫院醫療衛生體系的改革正在持續進行,在目前形勢下,醫院文書檔案隨著現代化科技的發展而出現了新的管理要求。醫院的文書檔案管理需要通過現代化技術設備更新來提高工作效率,以促進文書檔案管理科學化。故而醫院應該完善文書檔案信息管理系統,利用計算機、微縮、光盤之類的多介質兼容,對文書檔案的全文進行掃描存入,對文書檔案的案卷級以及文件級等多方面信息進行存儲和檢索,以節省醫院文書檔案管理資源,節省檢索時間,將檢索中的認為失誤率降低,保證檢索準確率,優化醫院文書檔案管理效率。并且,針對文書檔案進行實體管理系統完善,保管室內安裝溫濕度自動調控系統以及防盜設備,做好除塵、防磁等工作,讓文書檔案保管時間更長、完整性更高、醫院可以根據自身情況適當投入資金更新軟硬件設備,確保文書檔案收集更及時,運用網絡技術優化管理效率,促進文書檔案管理合理化。
2.3以制度保證醫院文書檔案管理質量
文書檔案管理工作并不是一朝一夕就能夠做好的,需要長期的堅持不懈。規范、完善的文書檔案管理制度是確保醫院文書檔案管理工作制度化、規范化化的重要保證。醫院需要認真執行國家檔案局的管理政策,從自身的實際情況出發,對文書檔案材料的規范范圍、保管時間進行明確規定,通過正確界定范圍、準確劃分管理期限,使醫院文書檔案可以準確地反映醫院情況,且保管方面、利用有效。對醫院以往的文書檔案立檔歸卷、檔案開發利用、保密與銷毀、管理職責等進行更為完善的規定。加強文書檔案管理的工作執行力,使文書檔案管理切實為醫院的醫療衛生事業發展服好務。將文書檔案管理制度落到實處,院長牽頭、分管領導負責、檔案管理部門逐級負責,加強文書檔案管理的監督考核,如果發現了問題必須立馬解決,以便于使文書檔案管理制度真正得以落實。
2.4提高醫院文書檔案管理者的素質
醫院應該可信運用文書檔案實現經濟效益提升,提高文書檔案管理效率,而這一切又必須以醫院文書檔案管理者的職業素養提升為前提。他們對文書檔案的管理和醫院的健康發展有著米奇聯系,醫院需要全面加強檔案管理者的職業素質,通過講座宣傳、考察交流、培訓等方式來提高檔案管理者的專業能力以及管理素質。引導他們通過現代化的新管理方法來落實文書檔案管理,同時可以利用現代電子技術管理方式來優化文書檔案管理效率,使文書檔案管理和醫院的可持續發展同步進行。
3結語
1.1為實現文檔一體化創造了條件
文件是形成檔案的基本要素，而檔案是文件的精華，是文件的組成部分。但是，文件與檔案又有所不同，文件是指廣義的文件，即一切由文字、圖表和聲像等形式組合成的各種材料；檔案是在一定條件下由文件轉變而來的。檔案和文件是同一事物在不同價值階段的不同形態，兩者具有同源性和階段性，也具有實效、功用、離合等個性差異。從文件到檔案是一個批判繼承的辯證運動過程，從時效、價值和系統性上講，檔案是對文件的不斷揚棄，使整理完畢的文件具有保存價值。只有將分散狀態的文件按一定邏輯規律整理、集中保存起來，才能形成最后的檔案，而歸檔和集中保存是文件向檔案轉化的必要程序和條件。
1.2有效提高文檔一體化管理水平
文檔一體化是要從文書管理和檔案管理的全局出發，實現從文件生成、整理到檔案歸檔的全過程管理，以保證文件內容的正確性、完整性和數據結構的一致性。在這過程中，主要包括文檔實體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化和文檔規范一體化。辦公自動化技術的應用使辦公活動呈現出了全新的局面。在過去的文書處理工作中，工作人員過多地依賴手工操作，在收集整理文件資料時，既要求資料要完整、齊全，又要書寫規范、清楚，既費時費力還容易出錯。而在辦公自動化平臺下，這些環節都是在系統設定的環境下操作的，整個過程方便、有序、簡單易行。
1.3使文件管理更加快捷、高效
檔案信息檢索一直是檔案手工管理的難題，而如何從浩如煙海的檔案文件中快速、準確地查詢用戶所需要的信息，是傳統檔案管理的難點之一。將辦公自動化應用于檔案管理工作中，能夠較好地解決了這一問題，它實現了數據的一次性輸入和多次利用。當文書處理人員在辦公自動化系統中完成了文件的流轉后，檔案管理員只需轉一下庫，就可以完成文件從辦公自動化系統到檔案管理系統的轉換。文書人員就可以選擇所需要的文件歸檔，這樣做滿足了隨時歸檔的要求。在使用檔案時，只需按照指定的信息搜索，便能迅速、多方位地查詢到所需要的信息，并瀏覽訪問所需要的內容。辦公自動化系統還可以提供更多種查詢檢索功能，比如信息按處室、項目、流轉過程分類等，使檔案檢索更加快捷、高效。
1.4有利于電子文件的保存
在辦公自動化中，形成的電子文件是記錄信息、傳達信息和留存信息的重要載體，它與紙質檔案載體相比有體積小、壽命長、便于保存等優點。工作人員根據不同的需要，選擇不同的電子載體，比如VCD、DVD和移動硬盤等。這些載體的特點都是存、讀方便快捷，便于備份，易于傳遞，并且貯存時間長，受外部環境的影響小，不易損壞，具有較強的穩定性。
2對文書檔案管理工作提出的建議
2.1將檔案管理系統納入辦公自動化系統
在設計辦公自動化系統時，檔案部門要參與其設計規劃，避免辦公自動化系統中文件管理的設計功能與檔案管理系統的歸檔不銜接、不兼容。這時，就要求檔案管理人員必須提前介入，與系統設計開發人員充分論證系統的功能和需求，做好流程和總體框架設計，加強辦公自動化系統中設計與檔案管理部門之間的聯系，使前期的文書處理與后期的歸檔管理這兩個不同階段、不同性質的工作緊密結合起來，以提高文件傳遞的安全性、準確性、可靠性和時效性。
2.2確保電子文件的安全
隨著網絡技術的迅猛發展，電子文件和檔案信息安全問題越來越重要。例如，在實際運用的過程中，經常出現電子文件在運行過程中丟失數據，造成檔案保存不完整的情況；從安全方面看，如何保障網絡不受病毒或黑客的攻擊；在使用過程中，如何合理設置權限，避免人為因素對電子文件的篡改、刪除或下載，確保文件的安全等。因此，實行文檔一體化管理，必須以信息安全為前提。在保證電子文件的信息安全時，要做到以下幾點：①以系統完善的軟硬件功能設計為基礎，運用加密技術、防火墻技術和計算機病毒防治技術等，保證系統安全功能的完備性；②建立健全安全管理的規章制度，并以此為保障，建立由保密部門、文秘檔案人員和其他相關部門組成的檔案信息安全保密組織體系，切實落實安全責任制，必要時，要對系統所在的重點場所做防盜處理，為檔案信息網絡實施整體安全防護；③加強管理人員的安全意識，規范操作，精心維護，并建立身份認證，設定用戶權限等；④定期進行安全培訓和教育，讓所有系統使用者都熟悉系統的使用和操作規程，正確使用。因此，在關注電子文件的信息安全問題上，既要注意技術因素，也要注意非技術即人為因素，建立全過程的安全防護體系。
2.3文書檔案標準化和規范化管理
傳統文書檔案的歸檔主要是紙質文件的立卷歸檔，立卷人根據自己的經驗和理解組卷，很難完全統一立卷標準，這樣，就會影響到歸檔案卷的質量。在辦公自動化系統環境下，文書檔案的歸檔管理工作包括電子文件的網絡歸檔和紙質文件的歸檔兩部分，最主要的是電子文件的網絡歸檔。其中，所有的電子文件都在設定的系統下產生，要求文書檔案管理工作在文件登記、編號、掃描、上網、運轉和結束等各個環節的流程中，必須按照系統要求規范操作，以確保流轉文件信息的準確性、完整性。與此同時，還要明確從電子文件轉入檔案庫、整理歸檔的流程和環節，統一著錄標準，明確各歸檔部門的歸檔職責、范圍和管理權限，以保證電子檔案的質量。因此，在辦公自動化環境下，有效提高文檔一體化水平和工作效率是非常重要的。
2.4提高文檔和信息技術人員的綜合素質
要想做好辦公自動化環境下的文書檔案管理工作，不僅需要文書管理人員、檔案管理人員和信息技術人員的共同參與和緊密配合，還需要不斷提高文檔和信息技術人員的綜合素質。這就要求文書管理人員在公文收、發流程的各個環節中，要嚴格按照標準操作，確保檔案信息的正確、完整和規范；而檔案管理人員在掌握了相關專業知識的同時，還應盡可能多地學習、掌握一些信息技術，能夠熟練操作辦公和檔案管理系統，并根據具體的操作情況，對系統的進一步完善提出建設性的意見。同時，信息技術人員應盡可能了解相關的文書檔案管理知識，掌握電子文件歸檔管理的流程和要求，加強與文書檔案人員之間的溝通。只有這樣，才能做好系統設計、應用、維護和改進等工作，通過網絡信息技術推動文檔一體化管理的順利實施。
3結束語
（一）藝術檔案對傳播群眾文化藝術有著重要作用
藝術檔案通過傳播群眾文化藝術來體現其在保存和傳播過程中的價值和作用。如果文化藝術能得到廣大群眾的好評，那么就能有效地促進和提高文化藝術的生命延續，能使這項有著良好影響的藝術活動繼續傳承下去，對以后藝術的發展有著重要的推動作用。
（二）藝術檔案對發展藝術事業有重要作用
藝術檔案中記錄著豐富的藝術活動資料，通過藝術檔案的查閱和學習，藝術工作人員能對藝術思想進行創新，創造出更符合傳播群眾藝術文化的藝術活動，促進藝術事業的不斷發展，提高藝術人員的專業技能和創新思維，使他們能創造出更好的文藝作品。
二、加強藝術檔案管理工作的措施
要保證藝術檔案管理工作的順利進行，使藝術檔案保存的更加完善，需要管理部門制定一系列的檔案管理措施，并通過對管理人員進行職業道德和能力的教育培訓，使他們能對檔案保管工作盡到自己的職責。同時在進行管理工作時，管理部門要對工作措施進行強化，使管理人員在進行檔案管理時能不斷提高工作質量和管理水平。（一）完善管理制度。管理部門要根據管理工作制定出明確的規章制定，對藝術檔案的收集、歸檔等管理工作作出具體的要求，避免在檔案管理工作進行過程中造成檔案丟失和管理分散等問題。在保證管理制度的順利開展，就需要把制度的執行情況作為考核檔案管理人員的一項重要標準，通過展示優秀藝術檔案來促使檔案管理工作人員的工作積極性，并對優秀檔案管理工作人員進行設立獎勵機制，促進檔案管理工作的順利進行。（二）明確歸檔范圍。藝術檔案材料的歸檔范圍應當包括：文學創作，藝術表演，美術、攝影，社會文化，藝術研究，藝術教育，文化交流以及個人藝術等活動中形成的具有保存價值的各種藝術材料(如文字、聲像、照片、實物等載體形式)。另外，業務人員在職務活動中形成的具有保存價值的藝術材料，也屬歸檔范圍。而那些為藝術創作、研究、教學和文化藝術活動參考而收集的圖書、報刊、音像帶、照片、劇本和有關文章材料等，均作為資料保存，不應歸檔。在文化藝術活動中形成的屬國家所有的各種載體的藝術材料和實物，任何個人不得據為己有。（三）強化收集與整理。在對文藝活動產生的文藝檔案進行收集整理時，要保證文藝檔案和文藝活動中的聯系性，使文藝工作者通過查閱文藝檔案清楚地了解到文藝活動的內容。由于文藝活動的多樣性，其在生成的文藝檔案時也體現出了多樣性，檔案管理人員在整理檔案時，要根據檔案的不同類型來進行歸類。藝術檔案應分為大類和屬類,大類設業務類、個人業務類、綜合類等，具體屬類應按照歸檔范圍設置。要按照藝術檔案材料的內容、種類立卷，其中戲劇材料按劇目分類立卷，音樂歌舞演出材料按節目分類立卷，文化藝術科研材料按科研專題分類立卷，藝術教育材料按各專業課程分類立卷，社會文化、文化交流材料按業務活動進行立卷。對錄音帶、錄像帶、照片、唱片、光盤等非紙質載體的藝術檔案材料歸檔時，應將每一單項作為一個保管單位，單獨編排檔號，并采取按年度結合內容的方法分類整理和編號。其中與文字材料有直接聯系的應編寫互見號或互見卡。反映和記錄本單位的文化藝術活動并對以后藝術創作、藝術研究有重要參考借鑒作用的藝術檔案材料，應永久保存。（四）加強信息化管理。隨著信息技術的發展，信息化在檔案管理方面提供了很多便利條件。運用計算機把藝術檔案建立成電子檔案，便于檔案的管理和查閱，提高各種藝術檔案的保存壽命。在對文藝檔案進行信息化管理時，需要把各種各樣的藝術檔案轉化成電子檔案，這就需要檔案管理部門針對信息化檔案管理制定出相應的政策和管理制度，使檔案管理人員能通過制度的要求來不斷提高自己的工作能力和專業技術能力。（五）加大教育培訓力度。文化藝術單位在進行檔案管理時，要對檔案管理人員進行專業技術的培訓，提高其工作意識，重視對藝術檔案的保存，使藝術檔案能完整地保存下來。隨著信息化檔案管理的發展，還需要對檔案管理人員進行計算機專業技能培訓，在檔案管理人員的素質和工作能力、工作意識不斷提高的情況下，使檔案接收和積累的工作做好。
1.1基于管理能力和技術水平的人為風險
除了基于計算機技術特性的檔案數據風險，數字檔案管理者的管理能力和管理水平也是要加以重視的一項風險因素。由于我國檔案數字化建設是近些年才逐步發展起來的，因此，與之相關的法律、法規并不完善。在檔案數字化進程中，從電子文件的形成到歸檔保存，都應該有嚴格規范的程序管理、科學統一的標準體系和業務管理制度，而現實上卻并非如此。一般來說，檔案數據災難發生的可能性微乎其微，這樣就造成了檔案管理人員的麻痹大意和僥幸心理，還由于防范數字檔案風險的成本較高，出于經濟方面的考慮，很難為了提高數字檔案的安全性投入過高的資金。此外，因為檔案管理系統是多用戶、多管理的系統，如果管理不善或者管理人員的操作失誤，很可能導致數字檔案載體的損害及誤刪除、誤覆蓋、惡意篡改、越權訪問等安全事故的發生。
1.2基于自然災害的檔案數據風險
對于那些突發的災難，如火災、雷電、水災、颶風、地震等，一旦發生，其破壞程度非常高，范圍廣，而且幾乎沒有預見性，很難進行預防，因此，無論是對實體檔案還是數字檔案來說，其破壞程度都是難以估量、極具毀滅性的。
2數字檔案安全管理策略
2.1構建行之有效的數字檔案安全管理機制
首先，要貫徹前端控制思想。在數字檔案安全預防措施中，前端控制是重要內容，實現事前預防、未雨綢繆，把災難控制在萌芽狀態。在建設數字檔案館的設計之初，就要對檔案館的抵御災難方面的設計重點考慮，并且合理制定數字檔案的操作規程，進一步完善應急預案、搶救預案等配套措施。為了防止由于軟硬件升級過快所帶來的讀取問題，在選擇設備時，要選擇技術成熟度高的檔案管理軟件和普及程度高的數字檔案存貯介質。對于檔案技術力量進行合理配置和儲備，不斷地對數字檔案運行環境進行優化。通過前端控制的方法，可以有效地提高數字檔案保存和維護的穩定性。其次，要開展日常維護、災難備份、恢復和搶救等活動在內的全程管理。全程管理貫穿數字檔案整個生命周期，通過有效的全程管理，對數字檔案安全實現全程監測。最后，要對數字檔案安全管理機制進行后續監督和評價。劃定數字檔案安全評價系統的范圍，選擇適當的評價方法和評價指標，對有關數據進行收集、統計、分析，根據評價結果，不斷地進行改進，從而提高數字檔案信息安全管理體系的有效性，提高具體過程的效率，讓數字檔案信息更加保密、完整、易于使用。
2.2加強數字檔案管理的人力資源建設
要建立健全安全審查制度、崗位安全考核制度、安全培訓制度，加強安全管理制度的培訓和考核。數字檔案是由人來進行管理的，因此提高檔案人員的個人素質、業務能力以及提高安全意識是檔案管理工作的重心。只有安全意識提高了，檔案人員才會對數字檔案工作真正重視起來，杜絕麻痹大意的思想，自覺遵守各項規章制度。對于管理操作數字檔案信息內容的檔案員，尤其要加強安全保障技術的培訓。
2.3采用安全有效的技術手段與措施
2.3.1對數字檔案進行異質轉換所謂數字檔案的異質轉換，就是把數字信號轉換成文字、圖像、聲音等信號，把數字檔案轉換成紙質檔案、縮微膠卷、聲像檔案等，即異質轉換或異質備份，對于重要的數字檔案，這是對其長期、安全防護的有效途徑。因為其脫離了數字信號的局限性，讀取時不再過多地依賴設備和技術，讀取方便，因此適合長期保存。經過異質轉換的檔案，脫離電子設備和環境，信息安全性提高，不易丟失。信息被"固化"到新的載體上，不僅避免的人為篡改的可能性，還可以對母本信息的真實性加以檢驗，甚至可以用來作為校正其母本的真實版本或可靠版本，成為真正意義上的檔案。2.3.2對數字檔案進行遷移新型信息存取設備對舊型檔案載體的不完全兼容性導致了必須采取數字檔案遷移的措施。計算機設備和軟件正以飛快的速度進行升級、換代、淘汰，幾年甚至幾十年后，現在使用的設備就會被完全淘汰，不復生產，最終消失。以此，必須處于淘汰期的舊電子檔案信息存取設備進行儲備，用于遷移或載體轉換時讀取舊型檔案載體上的信息。此外，新/舊信息存取接口轉換設備也是要考慮的一項，如IDE/SATA接口轉換器，接口轉換設備可以有效延長舊型信息存取設備的生命周期。2.3.3對數字檔案進行同質備份建立由數據備份系統、備份數據處理系統和完善的災難恢復計劃組成的備份與恢復系統。天災人禍的發生難以預見，但是可以通過一系列措施，將災害的破壞程度降到最低，甚至完全避免。數字檔案信息的備份就是一個行之有效的措施，通常采取靜態備份和同步備份相結合的方式。靜態備份用以保證歷史信息的完整，可以離線異地保存歷史記錄。同步備份用以保護當前系統的所有數據，適用于硬盤數據恢復、網絡數據恢復、數據庫修復等災難數據恢復。2.3.4加強信息安全新技術的應用數字檔案安全包括很多方面，其中最重要的就是檔案信息的安全性和完整性。完整性即是要防止數字檔案信息被篡改或丟失，安全性則是要防止內容被非法用戶獲取。電子簽名技術和數據加密技術是保障檔案信息內容安全的有效手段。電子簽名技術能夠可靠地保證自形成時起，內容保持完整、未被更改。目前最成熟的電子簽名技術就是“數字簽章”；加密技術主要涉及加密、解密算法和密匙，數據加密技術可以保障數字檔案信息的安全性和保密性。
3結語
1.秦漢簡牘官文書檔案的收藏機構和管理人員。秦漢時期是我國封建制度的初創期，從中央到地方政府各項管理制度不斷建立和完善，簡牘官文書檔案管理已建立了一套從中央到地方比較完善的管理機構，配有專門的檔案管理人員和檔案庫房,在中央設有石渠閣、蘭臺、東觀、麒麟閣、天祿閣、仁壽閣、石室等，專門收藏官文書檔案、圖籍等，由令史專門負責官文書檔案的保存和管理。班固《兩都賦》曰“：天祿、石渠，典籍之府。”《漢宮殿疏》云“：天祿、麒麟閣，蕭何造，以藏秘書賢才也。”《太平御覽》曰“：未央宮有石渠閣，蕭何所造，藏入關所得秦之圖籍。”蘭臺隸屬于御史府，由御史中丞負責管理，具體掌管圖籍秘書，稱為“蘭臺令史”，主要收藏和保存皇帝的詔令、各級官員的奏章和奏疏、國家頒布的重要法律文書、各類輿圖、郡縣的上計考核集簿檔案等。東觀是東漢時國都洛陽的一處收藏文書檔案和秘書典籍的檔案庫。《后漢書•安帝紀》注引“:洛陽宮殿名‘:南宮有東觀’。”《隋書》載：“四方鴻生巨儒，負褒自遠而至者，不可勝算。石室，蘭臺，彌以充積。又于東觀及仁壽閣集新書。”東觀藏有皇帝的詔書制令、歷朝注記、臣僚的奏疏、功臣功勞簿等重要的檔案文書。石室是兩漢時期用來存放功臣受封時所立丹書鐵券的專用檔案庫房。《史記•太史公自序》記載：“‘小子不敏，請悉論先人所次舊聞，弗敢闕，’卒三歲而遷為太史令，觸史記石室金匱之書。”《漢書•高帝紀》云：高祖“與功臣剖符作誓，丹書鐵契，金匱石室，藏之宗廟。”秦漢地方各級政府和軍事機構也有系統的專屬分管簡牘官文書檔案工作的官員和專門收藏簡牘官文書檔案的庫房。郡級行政單位設有主簿、主記室史和書佐等官職專門負責相關簡牘官文書檔案工作。《后漢書•百官志》“：皆置諸曹掾史。本注曰：諸曹略如公府曹，無東西曹。有功曹史，主選署功勞。有五官掾，署功曹及諸曹事。其監屬縣，有五部督郵，曹掾一人。正門有亭長一人。主記室史，主錄記書，催期會。無令史。閤下及諸曹各有書佐，干主文書。”縣級及縣級以下的行政單位也設有專門的簡牘官文書檔案管理人員，如縣令長的屬吏中縣丞、令史、主簿、戶曹等。縣丞有兼署文書檔案的職責；令史的主要職責就是掌管收發文書檔案相關事宜；主簿的主要職責是記事和管理文書；戶曹負責管理本縣的戶口名籍檔案等。《后漢書•秦彭傳》“：每于農月，親度頃畝，分別肥塉，差為三品，各立文簿，藏之鄉縣。”睡虎地秦簡《編年記》載，墓室的主人喜，19歲被任命為“史”。史就是當時從事官文書管理的小吏。喜還先后擔任過安陸御史、安陸令史與郡令史，專門負責掌管文書檔案等工作。秦漢時期的軍事邊塞地區也設有專門的簡牘官文書檔案的管理機構和人員，汪桂海先生在其《漢代官文書制度》一書中就指出，侯官是漢代軍事邊塞文書檔案管理的基層單位。“候官是最基層的正規的文書檔案保存機構，烽隧和部收到候官所下的文書最后都要繳回候官立卷存檔，所以在部與烽隧一級的單位里很少存留文書檔案，而候官以上的官署則或為收藏大量文書檔案的地方。”1976年出土的居延甲渠侯官遺址，就發掘一個文書管理室，出土相關官文書簡牘九百余枚，整理出王莽天鳳到建武初年的官文書檔案四十多卷。
2.秦漢簡牘官文書檔案的分卷收藏。從大量的秦漢出土簡牘的放置情況來分析，秦漢時期已經有意識的對簡牘官文書檔案進行分類收藏保管，官文書檔案分級保存意識已經初露端倪，同一時期或同一類型的簡牘官文書檔案在處理完畢之后，會被分類捆扎成卷或捆簡冊的形式，在各個級別的衙署文書檔案室進行妥善保存。如在睡虎地、張家山、尹灣、居延等地出土的大量秦漢時期的簡牘中充分反映了秦漢時期簡牘官文書檔案的分卷收藏制度，官文書按照時間、內容、性質、范圍等進行分類保存。秦漢簡牘官文書檔案按時間分卷收藏，簡牘官文書檔案多以月、季度或年份為分界線，分別稱之為月簿（籍）、四時簿（籍）和年簿（籍），有時為了需要官文書還以日記載分類。其中以月簿最為常見。如居延漢簡中的兵簿簡牘文書載“，漢元始廿六年十一月庚申朔甲戌，甲渠鄣候獲敢言之，謹移十月盡十二月完兵出入簿一編敢言之。”汪桂海先生在其《漢代官文書制度》一書中考證居延漢簡中的案卷簽牌的起訖時間，并把漢代官文書檔案分卷歸類為六種類型：某年某月盡某月、某年某月盡某年某月、某年盡某年、某年某月、某年、某年某月以來。除最后一種是進行過程中的文書以外，前五種都為完整的官文書檔案體例。其實，可以看出簡牘官文書檔案多以月、季度或年份來分類。
二、秦漢簡牘官文書檔案立法
1.秦漢官文書檔案的副本制度。秦漢時期為了防止官文書檔案被篡改，設置了專門的文書檔案副本制度，并制定定期核對的制度。官文書的正本由長官簽署發出后，由書佐或史謄抄留底的官文書檔案為副本。副本制度是秦漢官文書檔案管理制度的重要組成部分，關于簡牘官文書檔案副本制度的記載有很多，如睡虎地秦簡《秦律十八種•尉雜》曰“：歲讎辟律于御史。”里耶秦簡“：庫武敢言之，廷書曰令史操律令詣廷讎，署書到、吏起時。有追。今以庚戌遣佐處讎”《里耶秦簡牘校釋》解釋“：讎律令，校勘律令。《慧琳音義》卷七十七‘讎校’注引《風俗通》云‘：二人對校為讎。’《正字通•言部》‘：讎，校勘書籍曰讎，比言兩本相對覆如仇讎。’”
2.秦漢官文書檔案的安全與保密制度。為保障文書檔案的收藏安全，秦漢政府專門立法來防止火災，嚴禁把火種帶進收藏文書檔案的府庫。檔案入庫后，必須經過檢查確認沒有火源以后，才能關閉府庫房門。制定了文書檔案定期檢查制度，派專人輪流值夜巡查。規定不能在收藏文書檔案的府庫周邊新建官員居舍。睡虎地秦簡《秦律十八種•內史雜》中就規定“:毋敢以火入臧（藏）府、書府中。吏己收臧（藏），官尚夫及吏府夜更行官。毋火，乃閉門戶。令令史循其廷府節（即）新為吏舍，毋依臧（藏）府、書府。”秦漢時立法對于丟失官文書檔案和偽造文書的官吏都予以嚴厲的處罰，睡虎地秦簡《法律答問》規定“:亡久(記)書、符券、公璽、衡羸（累），己坐以論，后自得所亡，論當除不當?不當。“”發偽書，弗智（知），貲二甲。今咸陽發偽傳，弗智（知），即復封傳它縣，它縣亦傳其縣次，到關而得，今當獨咸陽坐以貲，且它縣當盡貲？咸陽及它縣發弗智（知）者當皆貲。”秦漢時期的統治者們已經認識到官文書的運作對于保障國家政令正常傳遞，保護國家重大機密的重要性，為此建立了嚴格的官文書檔案保密制度。如居延漢簡中有“坐外吏窺府書，甚毋狀”就是指不負責官文書檔案管理工作的外任官吏不能閱覽府庫中的官文書，如有違反必定以重刑懲罰。
珍貴的文化藝術檔案，不僅是文化藝術活動的歷史見證，也是民族文化的根脈。近年來，文化藝術檔案工作呈現出快速發展的局面，《藝術檔案管理辦法》等規章制度先后出臺，文化藝術檔案工作逐步走上制度化、規范化的軌道；文化藝術活動中形成的文字、聲像、照片、實物等不同載體的文化藝術檔案收集整理進展順利，存留了極其寶貴而豐富的文化藝術遺產；文化藝術檔案館（室）藏品的保管和展陳環境有了明顯的改善；文化藝術檔案研究取得豐碩成果，藝術檔案學科建設方興未艾。但是，我們也清醒地看到，我國文化藝術檔案工作起步較晚,藝術檔案館事業發展不平衡,對做好文化藝術檔案工作的認識還有待提高；由于設施和條件不足，館藏文化藝術檔案得不到有效管理和保護，現存文化藝術檔案老化破損現象突出；管理和保護人才匱乏，人才隊伍培養還需進一步加強；經費投入需要進一步加大；全球信息化趨勢和國家信息化建設為文化藝術檔案的管理和利用帶來了劃時代的機遇，也使我們面臨著嚴峻的挑戰；隨著文化大發展大繁榮工作的不斷推進，相應會產生大量豐富的文化藝術檔案資料，切實采取有力措施加強文化藝術檔案工作已成為一項重要而緊迫的任務。
二、充分認識促進文化藝術檔案事業發展的重要意義
發展文化藝術檔案事業，有利于將文化藝術活動各領域中形成的有保存價值的不同載體的文化藝術檔案得到有效的管理和保護，并得以傳承和發揚。完整、準確、系統地收集、整理、保護好文化藝術檔案資料，是提升文化單位整體管理水平、維護自身利益及文化事業持續健康發展的重要保證和重要資源。這就需要我們文化藝術檔案工作者要更加自覺地認識文化藝術檔案在促進文化大發展大繁榮中的地位和作用，認識文化藝術檔案所面臨的形勢、任務和文化藝術檔案工作者的責任，認識文化藝術檔案的發展規律，更加主動地推動文化藝術檔案工作在新的起點上加快發展。
三、切實增強做好新時期文化藝術檔案工作的責任感和使命感
文化藝術檔案工作是文化事業的一項重要基礎性工作,文化藝術檔案的憑證和法律作用是其他材料不可取代的，沒有文化藝術檔案，文化工作的基礎就不牢靠，文化藝術活動的經營、管理和持續發展就會受到影響。抓好文化藝術檔案建設與管理,是保存、傳承和發展優秀文化遺產的重要內容和具體體現，是一項為子孫后代積累寶貴的文化遺產，“功在當代、利在千秋”的事業。文化藝術檔案作為文化單位在生產、經營和管理等各項文化藝術活動中形成的有保存價值的文件材料，是文化單位改革與發展的真實記錄，是文化單位的重要資產和信息資源，是今后研究總結文化藝術改革發展工作不可缺少的重要檔案資料。所以，我們各級文化藝術檔案工作者應進一步增強做好文化藝術檔案工作的責任感和使命感，認真貫徹落實《文化建設“十二”規劃》關于加強藝術檔案工作有關要求，強化管理，完善規章制度，抓好隊伍建設，加強資源整合，改善服務，下大力氣解決工作中存在的不足，全面、扎實地推進文化藝術檔案事業健康發展。
四、全力以赴做好藝術檔案收集歸檔整理工作
1.文書工作與檔案工作銜接不好
文書工作與檔案工作既聯系又有各自的分工，兩者互相配合，才能形成一個完整的管理體系，而在實際工作中，文書和檔案往往分塊管理，拉大了文書工作和檔案工作的距離，這種體制在某種程度上使得文書工作與檔案工作脫節，文書人員缺乏檔案意識，檔案人員不懂文秘工作，文書工作和檔案工作的銜接存在著諸多不規范現象，公文的格式和處理辦法不恰當。例如，裝訂不規范，用紙不達標，附件不規范，版記不全，原稿不全，編號不規范，程序辦理不規范，使用文種不當等等。
2.檔案員的素質不高，需加強培訓
一些單位的檔案人員，沒有經過檔案專業培訓，不懂檔案的分類、立卷等工作要求，素質有一定的差距，與檔案工作的要求相差很大，很少參加繼續教育培訓，檔案知識陳舊，急需提高檔案管理水平。隨著計算機網絡技術的普及，利用計算機進行文書檔案管理是時展的趨勢。加強檔案員技能培訓，規范化、標準化檔案管理工作勢在必行。各部門配合不夠，制約了檔案管理工作，檔案工作需要從各部門收集文件資料，一些部門著眼于單位工作不愿意把文件資料交給檔案員保管。檔案員因為得職能部門的配合，難以做好檔案工作，導致重要的文件資料散失。
3.各部門配合不夠，影響著檔案管理水平的提高
從單位的各部門收集文件資料，是單位歸檔工作的重要一環，但在工作的過程中卻困難重重，有些部門不愿把需要歸檔的文件資料送到檔案員處進行統一保管，只為了自己工作的方便遲遲不肯去交，而那些有著較強責任心和嚴謹工作態度的檔案員由于得不到有關職能部門的配合與支持，在工作中也常常感動心有余而力不足。在多次催要未果的情況下，檔案員最終也只有妥協，時間長久了，一些重要的文件資料就容易散失，要追究責任也為時已晚。
二、提高文書檔案管理水平的措施
1.加強領導重視
單位領導重視文書檔案管理工作是做好文書檔案工作的前提，文書檔案管理人員積極主動匯報和宣傳文書檔案工作，采取多種活動形式，向領導者宣傳檔案工作的法律法規，提高單位領導對檔案管理工作的認識，爭取單位領導的支持，使文書檔案管理工作納入單位工作重點，從而大量投入檔案管理的設備，實現文書檔案管理的現代化，使得文書檔案管理工作標準化、規范化。在實際工作中，充分發揮檔案資料的作用。信息技術的發展普及，對檔案管理提出了更高層次的要求，文書檔案管理人員只有不斷的學習新知識，開展新業務，堅持終身學習的理念，積極主動的學習檔案管理的現代化專業知識，更新管理理念，提高綜合素質，具有技術型、管理型和復合型的素質，為檔案工作提供更加方便快捷的服務。
2.規范銜接文書工作和檔案工作
文件是檔案管理的基礎，文件質量直接影響檔案的質量，要提高檔案的質量必須有高質量的文件作基礎，文書規范化處理文件是檔案規范管理的前提。文書人員要切實做好文書材料的立卷歸檔，提高檔案意識，實現文書和檔案工作系統化，文書人員重視紙張的大小、文字的格式等文件材料的質量，制定標準，例如，嚴謹使用紅墨水、圓珠筆、鉛筆等修改和批閱文件材料。處理文件要準確及時，收發文件要登記，發現文件缺少，要及時查找。對領導者的講話、外出開會的記錄等帳外資料，及時收集處理，確保文件材料的完整。
3.辦公自動化管理文書檔案
檔案人員的專業素質和工作能力需要提高，信息技術的發展對檔案工作人員提出了更高的要求，檔案人員要堅持素質教育、終生學習的理念，學習新業務、新知識，確定新的學習目標和任務，學習信息技術和現代管理知識，掌握計算機、網絡技術，朝著管理型、技術型的復合型人才努力，加大檔案管理投入，從硬件建設上下功夫，不斷改善硬件環境，提高檔案管理人員的業務技能，不斷增加現代化設施投入，檔案人員熟練運用現代化辦公設備，提高管理水平，“自學為主，培訓為輔”，形成終身教育機制，隨時代的變化，檔案人員素質需要不斷提高，建立檔案人員的學習激勵機制。加大檔案區域間、部門間的合作力度，擴大交際面，交流成功的經驗和現代通訊高科技手段，發展創新思維。
4.加強部門合作，做好收集工作
檔案管理人員要主動的了解業務部門的工作，經常性走動，獲得及時信息，思考檔案的工作如何圍繞單位的中心開展，怎樣做好資料的收集和整理。加強檔案管理和各個部門的溝通，確證資料收集的順暢。分清重點收集資料，關注能夠展示單位歷史、現狀、未來發展的資料，為研究服務，提供有價值的證據。做好文書的基礎工作，調整文書檔案的結構。收集資料是文書檔案的物質基礎，做好鑒定、保管和統計工作。文書人員要善于收集有用的文件資料，整理單位在活動中形成的反應細節的檔案資料，篩選研究，綜合分析，認真整合，發揮檔案信息功能，豐富檔案資源，明確單位的工作在不同時期的重點，服務單位大局，開展文書檔案工作。
5.完善管理機制
辦理公文按照規章制度，盡可能的細化檔案管理的程序和規定，簡潔明了，可操作性強，文書檔案管理人員，要嚴格執行公文規定，嚴格審核、簽發，杜絕濫發文件現象，認真審核簽發的手續、附件是否完善，在公文正式印刷之前，審查文件格式是否規范，在印刷以后再一次的復核，然后發送給工作人員，按照程序復審需要修改的內容，公文的用紙、字體、排版都要按照技術指標進行，利用隨文卡片，簡明扼要的填寫發文稿紙的卡片、文件處理單，制定文件的發文范圍，嚴格控制文件件數，禁止隨意抄送。
三、總結
