時間：2023-10-09 16:07:51
序論：在您撰寫電子檔案電子化時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
關鍵詞：檔案信息 電子化現狀必要性
前言：檔案信息電子化就是用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。檔案信息電子化對檔案管理的影響是深遠的，也是檔案發展的必然結果。
1.檔案信息電子化的現狀
我國檔案管理應用信息電子化得時間不是很久，在應用上仍存在著很多問題。
1.1 軟件缺少通用性
在全國各大檔案管理部門，使用的辦公設備的型號完全是根據自己的喜好而配置的，缺乏統一性，形成一種檔案管理各自為政的局面，所開發的軟件也只適合一定的范圍，缺乏通用性，這位管理帶來了不便，而且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，因此，電腦將無法完成信息的管理，著嚴重阻礙了信息電子化的進程和發展。
1.2 無法實現檔案信息資源共享
我國的檔案管理部至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，我國現有的電子信息規范性、開發性、服務性、共享性較差，無法到達用戶的共享要求以及同行業之間的共享。
1.3 基礎工作的標準化、規范化有待提高
要想實現檔案信息管理電子化，檔案信息管理的基礎工作必須達到一定的規范和標準，但由于社會、經濟、技術等多種原因，我國檔案信息管理自動化工作尚無統一標準，都是各自的系統適應各自的工作或者適應某一個專業，無法全面的實施、推廣。
1.4 管理方法意識有待提高
部分檔案管理人員在檔案的收集整理上仍按照最初的方式，這無法適應檔案信息電子化的發展要求。
1.5 管理人員的素質仍需提高
檔案信息電子化仍需要專業的人去管理，只有專業素質的人才才能實現電子信息化，因此，檔案信息管理人員要求有較高的專業素質以及對計算機知識達到一定的水平，從我國目前的電子信息化發展來看，需要的是專業型的復合知識人才，實現真正的檔案信息電子化。
2.檔案信息電子化的發展
隨著電子信息不斷的進入各個行業的管理，現在的辦公都是無紙化辦公，這算是辦公的最大變革，這對檔案管理是一個沖擊，檔案從紙質閱讀到現在的機讀文件是一個很大的進步。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。眾多檔案利用者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。
3.檔案信息電子化出現的必然性
3.1 檔案信息電子化將提高信息的利用率
檔案管理部門是為社會上需要信息的人提供信息為目的，傳統的檔案管理均為紙質的資料，使用者需要到檔案管理室去一本本的查閱，一段段的摘抄，電子信息化的出現，改變這一現狀，一切實現網上辦公，利用電子設備提高應用信息的利用率。
3.2 提高信息的時效性
相較于傳統的信息加工模式，檔案信息電子化大大提高了這一速度從文件的查找到文件的更改、出版的速度都得到了大大的提升，信息得到了最大的利用以及時效性。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。
3.3 經費限制的障礙消失了
檔案信息電子化投入的經費是一次投入，多次產出，與傳統手工編研信息成果出版相比節省了很多的經費。
3.4 檔案信息電子化的傳播速度快
檔案信息電子化的電子信息結果可以通過電子的形式迅速的傳播到需要的用戶手里，節約成本的同時擴大了社會的影響，增加了服務的范圍，檔案管理部門的工作效率也得到了很大的提高。
3.5 縮短與國際化接軌的進程
檔案信息通過檔案信息電子化可以更快的與國際最新的相關技術接軌，雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但各行各業都應該意識到他是社會發展的總方向，要做高提前的應對措施，適應這一歷史的必然選擇，在信息高速公路通車的時候可以做到最好的應對。
4.檔案信息電子化的建議
面對檔案信息化進程的不斷加快，伴隨出現的問題也亟待解決，主要有以下幾方面的建議
4.1 做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略
具體的操作就是通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為"只讀性"文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
4.2 正確面對電子文件的保存
從理論上看，電子文件的保存性肯定好于傳統性的文件，電子文件不存在磨損等傳統的問題。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。
4.3 使檔案管理向立體化方向發展
以前的檔案管理是呈直線狀態的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其它基礎工作構成一個平面。這種平面結構只反映紙質檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。
4.4 重視人員的結構調整
我國對檔案文化的重視程度是足夠的，但是我國檔案人員的素質要緊跟時代的步伐，要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要。這是適應檔案信息電子化得根本對策，必然途徑。
【關鍵詞】檔案信息；電子化；電子文件
檔案信息電子化，就是用計算機對檔案材料進行整理、修改、篩選和保存，使傳統的紙質文件轉化為計算機軟件的形式供人們使用。在信息電子化系統中，電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。在信息電子化條件下，傳統的檔案工作開始引進現代化技術，一向隸屬于社會科學領域的檔案工作，在電子化建設過程中要融合、滲透許多自然科學領域的技術與知識，這使得檔案工作中的科技含量顯著增加。從長遠看，檔案信息化建設涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發而動全身的作用。
1 檔案信息電子化的作用
1.1 可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館（室）對計算機的應用單一，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，造成人力、物力、財力和時間的極大浪費。
1.2 縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，往往造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。
1.3 檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。
1.4 檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。 “信息高速公路”在我國尚在起步較晚，但檔案事業要注意這方面發展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求。
2 檔案信息電子化現狀
2.1 檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。單位檔案部門使用的電腦是不同的型號和規格，使用的檔案軟件也不一樣，并且沒有既可以檢索又可以完成信息管理的電腦軟件，由此造成不能利用計算機軟件完成檔案信息管理工作，制約了檔案信息電子化的進展。
2.2 我國目前還沒有開發出一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡的建設形勢不統一，檔案信息系統的規范性、開發性、服務性和共享性較差，達不到信息資源共享的要求。
2.3 標準化、規范化的工作有待提高。但由于歷史的原因，檔案工作的基礎設施較差，案卷質量較低，尤其是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件的移植性較差，各個單位檔案信息電子化工作不統一，并不能全面實施、進行標準化的工作。
2.4 檔案管理人員的水平有待提高。實現檔案信息電子化，檔案管理人員是關鍵，管理人員需要較高的文化水平以及計算機操作水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。目前部分檔案管理人員的技術水平不能滿足于現代先進設備的使用，更不用說檔案信息電子化了。
3 檔案信息電子化的應對措施
3.1 政府應加大對檔案信息電子化的投入，開發檔案管理準用軟件，提高管理工作效率。組織專業技術人員數據交換的機讀目錄檔案系統，提高檔案信息系統的規范性、開發性、共享性，提高檔案管理工作的標準化和規范化程度。
3.2 解決好電子文件的保存問題，實施電子文件管理戰略。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
3.3 管理向立體化方向發展。以前的檔案管理是呈直線狀態的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其他基礎工作構成一個平面。隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。
3.4 檔案管理人員的知識結構變革迫在眉睫。我國檔案管理人員要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施抓好知識更新、引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要。可以肯定，加快檔案管理人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。
【參考文獻】
[1]劉英美.于檔案信息電子化問題的思考[J].科技信息：學術版，2006（05）.
1檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。
2在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。
3標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。
4檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。
5檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
二、檔案信息電子化的發展趨勢
辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。三、檔案信息電子化的益處
所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：
1可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。
2縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。
3檔案信息電子化，可一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，企望國家給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。
[論文摘要]隨著全球和國內信息化技術的廣泛應用和城市經濟的飛速發展，現代辦公呈自動化、無紙化發展趨勢，使檔案的生成方式發生了很大變化，加快城建檔案信息電子化數字化建設，已成為城建檔案事業發展的必然要求。
追溯檔案部門應用電子計算機的歷史是在上世紀70年代，隨著信息技術的發展和應用水平逐步提高。建設部2004年批準了《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》，為我國全面實現城建檔案信息處理和管理的現代化做了準備。
一、城建檔案信息電子化數字化的現狀
城建檔案館大多在上世紀80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點開始了探索建立檔案計算機檢索系統。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的MIS系統，并開始了檔案原件電子化工作。所應用的操作系統由DOS轉向Wondows，數據庫也由最初單機版的dBascII轉向支持局域網操作的Foxpro，繼而向大型數據庫發展。現在部分城建檔案館建立了自己的網站，但內容僅限于館藏、內設機構的職責和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應用總體上還處于初步發展階段。這一現狀與實現電子化數字化管理的要求不太適應，與迎接知識經濟時代的到來的要求也相距甚遠。這集中表現在：
1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性
各基層城建檔案館、室使用的計算機型號、系統軟件各異，開發的管理軟件不能互用，著錄標準不同，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領導決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數字化的進程。
2.建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄
各城市城建檔案信息系統和網絡建設形式、深度不同，規范性、開發性、服務性、共享性較差，建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄，不能適應城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。
3.城建檔案的標準化、規范化工作有待提高
檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于各地館、室的檔案業務水平發展的不均衡，案卷質量不高，特別是各類城建檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差。此外城建檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個工作流程，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應用和推廣。
4.城建檔案信息網絡技術有待提高
城建檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定不能完全適應。城建檔案信息安全保障體系的建設還不夠完善，網絡技術有待提高。
5.城建檔案信息管理人員的素質有待提高
實現檔案信息電子化，首先要有具有現代化知識的人，管理人員要有較高的專業知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中城建檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
6.各地城建檔案部門應用軟件系統跟不上現實的需求
各地城建檔案部門各自為政地開發設計應用軟件系統，重復開發導致浪費了大量的人力和物力，并由于現代信息技術的飛速發展導致了技術落后，跟不上現實的需求。
7.城建檔案網絡建設資金缺乏
數字化、電子化所需相應計算機、存儲、輸入輸出等硬件設備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導致建設遲緩。二、城建檔案信息電子化的發展趨勢
現代辦公自動化、無紙化的發展趨勢，使檔案的生成方式發生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的電子化數字化檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。那么，城建檔案館的發展方向就應該是：
1.建立、健全城建檔案館藏檔案數字化。
2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。
3.建設有著各地方特色城建檔案的數據庫，能更好地提供專業信息和專業服務，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。
4.建立真正的高效率的數字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。
5.向專業特色的城建檔案館發展，向社會提供網上查詢利用。
三、城建檔案信息電子化數字化的作用
所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其作用有：
1.可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前多數基層城建檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。
2.縮短城建檔案信息的加工時間，提高利用的時效性。從快速加工到檢索及提供利用需時短，且能提供的檔案信息準確、全面。利用者可用機讀形式的檔案，完成信息調閱，提高服務效率。
3.城建檔案信息電子化，可一次投入多次產出，節約經費，信息成果可多份拷貝。并能長效保存信息。
[論文摘要]隨著全球和國內信息化技術的廣泛應用和城市經濟的飛速發展，現代辦公呈自動化、無紙化發展趨勢，使檔案的生成方式發生了很大變化，加快城建檔案信息電子化數字化建設，已成為城建檔案事業發展的必然要求。
追溯檔案部門應用電子計算機的歷史是在上世紀70年代，隨著信息技術的發展和應用水平逐步提高。建設部2004年批準了《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》，為我國全面實現城建檔案信息處理和管理的現代化做了準備。
一、城建檔案信息電子化數字化的現狀
城建檔案館大多在上世紀80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點開始了探索建立檔案計算機檢索系統。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的MIS系統，并開始了檔案原件電子化工作。所應用的操作系統由DOS轉向Wondows，數據庫也由最初單機版的dBascII轉向支持局域網操作的Foxpro，繼而向大型數據庫發展。現在部分城建檔案館建立了自己的網站，但內容僅限于館藏、內設機構的職責和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應用總體上還處于初步發展階段。這一現狀與實現電子化數字化管理的要求不太適應，與迎接知識經濟時代的到來的要求也相距甚遠。這集中表現在：
1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性
各基層城建檔案館、室使用的計算機型號、系統軟件各異，開發的管理軟件不能互用，著錄標準不同，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領導決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數字化的進程。
2.建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄
各城市城建檔案信息系統和網絡建設形式、深度不同，規范性、開發性、服務性、共享性較差，建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄，不能適應城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。
3.城建檔案的標準化、規范化工作有待提高
檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于各地館、室的檔案業務水平發展的不均衡，案卷質量不高，特別是各類城建檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差。此外城建檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個工作流程，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應用和推廣。
4.城建檔案信息網絡技術有待提高
城建檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定不能完全適應。城建檔案信息安全保障體系的建設還不夠完善，網絡技術有待提高。
5.城建檔案信息管理人員的素質有待提高
實現檔案信息電子化，首先要有具有現代化知識的人，管理人員要有較高的專業知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中城建檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
6.各地城建檔案部門應用軟件系統跟不上現實的需求
各地城建檔案部門各自為政地開發設計應用軟件系統，重復開發導致浪費了大量的人力和物力，并由于現代信息技術的飛速發展導致了技術落后，跟不上現實的需求。
7.城建檔案網絡建設資金缺乏
數字化、電子化所需相應計算機、存儲、輸入輸出等硬件設備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導致建設遲緩。
二、城建檔案信息電子化的發展趨勢
現代辦公自動化、無紙化的發展趨勢，使檔案的生成方式發生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的電子化數字化檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。那么，城建檔案館的發展方向就應該是：
1.建立、健全城建檔案館藏檔案數字化。
2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。
3.建設有著各地方特色城建檔案的數據庫，能更好地提供專業信息和專業服務，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。
4.建立真正的高效率的數字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。
5.向專業特色的城建檔案館發展，向社會提供網上查詢利用。
三、城建檔案信息電子化數字化的作用
所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其作用有：
1.可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前多數基層城建檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。
2.縮短城建檔案信息的加工時間，提高利用的時效性。從快速加工到檢索及提供利用需時短，且能提供的檔案信息準確、全面。利用者可用機讀形式的檔案，完成信息調閱，提高服務效率。
3.城建檔案信息電子化，可一次投入多次產出，節約經費，信息成果可多份拷貝。并能長效保存信息。
1檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。
2在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。
3標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。
4檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。
5檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
二、檔案信息電子化的發展趨勢
辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。
三、檔案信息電子化的益處
所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：
1可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。
2縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。
3檔案信息電子化，可一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，企望國家給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。
辦公自動化、無紙化的提出是最近幾年出現的，這也說明了檔案事業的發展方向。檔案過去都是紙質的，而且生成方式也是起草、簽發、催辦、歸檔，過去都是紙質和手工處理，而現在都是使用計算機來實現這些功能，在通過通訊線路進行傳送。所以檔案就需要能夠被計算機所識別，這樣檔案的存在形式以及利用方式就會有了很大的改變。作為檔案信息使用者，專注的是信息的內容，這些內容可能處于各種機讀形式的檔案，那么如何將這些檔案進行系統的提取就是檔案工作者所要完成的事情。
二、檔案信息電子化有其不可替代的優勢
檔案信息電子化，其益處有：1.能夠對現有的微機進行利用，提高其使用效率。現在很多的檔案館里面的計算機設備使用范圍比較窄，軟件功能也比較簡單，不能滿足很多的需求，并且很多的檔案館只是用計算機來進行檔案著錄和打字的工作，物不能盡其用。2.提高了檔案文獻的加工效率，保證了其時效性。手工加工的工作模式，存在了這么多年一方面是當時的科技不發達，另一方面也是有其可取之處，但是就當前的情況來說，檔案信息電子化，在效率和準確性上要高出手工加工不是一點半點，而檔案信息的利用非常注重其時效性，采用計算機加工，能夠縮短大量的加工時間，提升檔案信息的時效性。3.檔案信息電子化屬于一次投入多次產出的模式，能夠節約信息加工成本，手工編研信息成果出版所需要的經費比較多，而且不能夠多次產出，國家對檔案部門的撥款畢竟有限，不能夠完全依賴于此，所以，使用檔案信息電子化可以解決這一問題。4.檔案信息電子化容易進行拷貝和傳輸，這樣便于將拷貝送給領導和需要的部門，拓寬了服務范圍，讓社會對于檔案部門的重要性給予重視。
三、解決好電子文件歸檔工作才能真正實現檔案電子化
