時間：2023-10-07 15:44:56
序論：在您撰寫公司檔案管理時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
在公司的檔案管理過程中，很多單位均已實現自動化辦公。工作人員間檔案信息輸入到相應的計算機系統中，進而制作出電子文件，工作人員則可以通過各種程序來對所有的檔案信息進行管理。電子檔案管理使得檔案管理工作人員的工作變得更加輕松，同時信息的查找也會更加快捷，故很有必要在公司中構建相應的信息管理網絡。
一、公司檔案管理中電子檔案管理依然有所欠缺
1.電子檔案安全問題電子檔案是通過運用計算機信息技術來完成的，其能夠收集、傳輸以及歸檔各種類型的檔案信息。相比于紙質檔案，電子檔案的信息整理明顯更加高效，且信息的查找也會容易很多。然而，在電子檔案的實際運用過程中，不可避免會遭遇到安全方面的難題。電子檔案在處理信息的過程中，可能會被他人通過各種方式盜取或者篡改檔案信息，進而引發安全問題。2.檔案管理人員素質仍有待提升在電子檔案運用過后，其對公司檔案管理人員的要求變得愈加嚴格，管理人員不僅需要擁有一定的政治思想水平，而且應該掌握好各種計算機知識以及相關技術，這樣才能更好的運用好電子檔案。然而，當前我國很多公司的檔案管理工作人員由于自身的工作強度比較大，使得他們的精力無法集中起來，從而無法認真做好電子檔案管理工作，同時，該崗位人員的流動比較頻繁，這對于檔案管理工作而言是極為不利的。3.電子檔案管理不夠規范在電子檔案管理中，管理人員并不知道怎樣保管好各種電子檔案的物質載體，比如U盤等，使得這些工具并沒有如紙質檔案一樣做好登記，放置明顯比較隨意。對于那些重要信息，由于沒有落實相應的標準，使得電子檔案備份管理工作極為混亂。
二、推進公司管理中的電子檔案管理
1.制定電子檔案管理制度通過對電子檔案的特點分析，可以有針對性的對其進行高效管理。電子檔案是通過網絡信息來構成的，故不安穩。電子檔案易受到諸多因素的威脅，故要想確保電子檔案能夠安全工作，則很有必要制定相應的檔案管理制度，認真管理好電子檔案，進而避免信息的遺失。加強對檔案管理人員權限的管理，來確保電子檔案信息的安全性。除此之外，還要加強對公司內部人員的監管，普及《檔案法》等相關的法律法規條例，強化管理意識和安全保密意識，使得一切電子檔案管理工作可以有法可依，井井有條的進行。2.促使檔案管理人員專業水平持續提升檔案管理人員的專業水平與電子檔案管理狀況是密不可分的。要想確保檔案管理人員具有較高的專業水平，則需管控好人員的流動。由于電子檔案管理所涉及的內容雜多，且專業性非常強，對于管理人員的經驗有著較高的要求，故人員的流動不能過于頻繁。再者，管理人員還需主動學習各方面的知識，確保自己能夠做好電子檔案管理工作。3.構建安全保障體系在電子檔案運用中，安全保障體系的制定顯得極為重要，其有助于提升電子檔案管理的質量。公司電子檔案安全保障體系的構建包括硬件設施安全保障、網絡安全保障以及應用系統安全保障。在硬件設施安全保障中，公司需要把握好服務器的運行狀況，定期更新相應的檔案日志，同時還應維護好機房的環境，及時更換那些無法正常運行的設備，定期展開監察。在網絡安全保障方面，相關工作人員則需每隔一段時間就核驗全部的檔案信息文件，并制定相應的瀏覽權限，以此來避免該系統被病毒所侵入。同時要通過對防火墻技術的利用來合理內網與外網，并在內網與外網的連接方面制定嚴格的規則。
三、結束語
在公司發展中，檔案管理工作是不容輕忽的，要想檔案管理具備更高的效率，則公司需要運用電子檔案來管理全體檔案信息，然而電子檔案依然存在著一些不足之處，公司仍需采取一系列措施來加以改進。
參考文獻
[1]王玉珍.事業單位傳統檔案和電子檔案管理電子檔案管理“雙軌制”探究[J].蘭臺內外，2016，（3）：123-125.
[2]王思南.民政社會救助中心電子檔案管理存在的問題及優化措施[J].辦公室業務，2015，（24）：267-269.
[3]周海霞.電子檔案管理中幾個關鍵問題及解決對策[J].黑龍江科技信息，2016，（34）：53-54.
[4]李凌燕.檔案管理信息化的現狀、困境及出路[J].辦公室業務，2016，（10）：23-25.
檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實行二
2、公司檔案業務歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負責。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。
3、公司檔案管理員按照國家有關規定，以及公司檔案工作制度、條例統一管理公司的檔案；各處、各部門的檔案管理人員應參照公司的有關管理規定做好工作，負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。
4、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。
5、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
歸檔制度
1、凡是反映公司企業開發、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關企業須保留的，綜合處保存復印件。
4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業務活動中的有關請示報告及上級領導批復，屬付款性質的，由財務處保存原件；屬人事問題的，由勞資員保存原件；屬工程項目的，由工程處保存原件。其他重要報告，在企業資料歸檔范圍內的，連同有關資料由經辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。
6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，主管經理保存一份，財務處及業務處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由財務處保存原件。
7、公司級的收文、發文等文書資料均由綜合處歸檔。
8、其它體系認證要求保存的記錄、文件均按規定保存。
檔案保管制度
1、公司辦公室應有存放檔案的專門庫房，各處、部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、科學地編制分類法，根據分類法，編制類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。
4、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。
7、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據此進行整理、剔除。
8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。
檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。
2、借閱部門保管的檔案材料，須經檔案所屬部門負責人批準。借閱檔案材料，屬借閱部門經辦的，由部門負責人批準；借閱非本部門經辦的檔案材料，須經綜合處處長批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經綜合處處長批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經綜合處長報經理批準。
5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
1煤炭資源整合，需要對資源整合礦井進行探礦權、采礦權的變更，需要進行礦區勘查和礦井的擴能技改。這就必然形成大量的地質勘測資料和煤炭基本建設資料，如何管理好這些檔案資料，是我們當前檔案管理工作的新課題。
2引進外資及對外投資合作建設新項目，企業的資產結構逐漸形成了多元化格局。企業資產結構的多元化格局，帶來了企業檔案管理工作的多元化。企業檔案工作內容、檔案管理體系均發生了新的變化。檔案工作如何適應新形勢、新任務的要求，成為目前檔案工作者的當務之急。
面對新形勢，我認為應從以下幾方面予以關注和重點解決。
3煤炭資源整合后礦井的檔案管理問題
由于煤炭資源整合的需要，*集團要向新整合礦井委派大批礦井管理人員和技術人員，對整合礦井辦理探礦權、采礦權變更手續，對礦井進行改擴建。由于煤炭地下作業的特殊性以及五大自然災害隱患（瓦斯、煤塵、頂板、水、火），決定了煤炭檔案對煤炭生產安全有著特別的重要性。所以，整合礦井檔案管理工作應當做在其他工作的前面，即從雙方開始簽定合作協議之日起，就應指定專門領導負責此項工作，設立檔案室，配備檔案管理人員負責對檔案資料的收集整理。這樣，才能保證資料的齊全完整，科學規范，為今后礦井順利通過竣工驗收打好基礎，為礦井投產后的安全生產和可持續發展提供有效的參考依據。
4外國投資企業、出資參股企業的檔案管理問題
*（集團）公司引進外資、對外投資，合作項目不斷擴大，范圍涉及文化事業、煤炭資源、電力、建材、醫療衛生、高科技產品開發等多個領域，形成了跨地區、跨行業的以煤炭為主業、多種產業并存的大企業集團。隨之而來，集團公司的檔案管理門類、檔案全宗，也將體現多載體、多專業行業。如與美國合資建設的2×135MW綜合利用熱電廠，檔案分類就要按照電力行業的分類方案進行整理。檔案門類的新構成，檔案分類規則的不同，事實上已形成了煤礦企業檔案管理的“一企兩制”。即：按照國家電力行業分類大綱整理電廠檔案。這就要求我們學習、掌握電力行業的分類方案，使檔案管理工作更加適應電廠的生產建設。又如*四礦與泰國萬浦集團合資組建的中泰公司，在組建過程中，簽定了一系列的中、英、泰三種文字對照的合同、協議、章程等，檔案工作者應及時收集整理好這些資料。中泰公司成立后，泰方委派專人入駐公司，公司的生產經營狀況均受泰方監管，在今后的生產經營過程中，這些資料都是雙方友好合作的前提和基礎。再如，出資參股豫鶴同力水泥有限公司日產5000噸水泥熟料工程項目，由于*不是控股方，檔案管理就以合作方為主要管理部門，作為參股方面的檔案管理人員應積極與對方溝通，及時收集有關生產經營方面的檔案資料，確保集團公司投資的根本利益。以往國有企業占主導地位，現在煤炭企業實施戰略重組，與外資企業、其他行業企業合作，建立了控股參股、投資主體多元化的股份公司，其結果必將決定著公司的檔案所有制（檔案的有形資產和無形資產）形式的多元化，即從以往獨有的國有企業檔案，逐步新增了國有企業與其他行業企業、外國企業合資的聯營經濟檔案、國有控股經濟檔案、參股經濟檔案等門類。檔案所有制發生的改變，客觀上決定著檔案工作性質發生的變化。比如：檔案部門在改制后的隸屬關系、檔案的形成和歸檔、檔案的科學管理、檔案信息資源開發、改制前后企業檔案管理的新舊銜接、檔案人員專業素質的再培訓等。
二、新時期*（集團）公司生產經營格局的顯著變化
企業文化的養成在一定程度上有賴于檔案管理體制的完善模式，企業文化作為一種人文環境，對每一位員工，對每一個公司都有著不可忽視的重要作用，通過對員工檔案進行管理分析，我們可以對員工的文化背景、生活習慣有一個較為全面的了解，并在此基礎上，將相同文化背景，相似生活習慣的人組織在一起，能夠促進團隊成員之間的和諧相處，從而形成了一種和諧向上的企業文化環境，這種企業文化一旦形成，又促進了員工自身的發展。可以說檔案管理在供電公司的日程管理與發展方式上扮演著舉足輕重的角色，發揮著越來越重要的作用。
二、檔案管理對于基層電力公司的作用
基層電力公司在檔案管理工作的實際操作中，要將檔案管理制度化，將檔案管理的責任落實到個人，采用科學的管理手段，利用財務審核、管理經營、資料整理等方式，建立起一個高效的檔案管理體系，并將檔案管理作為日程工作考核的一項重要內容，并不斷提出新的要求，在新的目標的促進下，刺激自身的發展，保持企業健康發展的勢頭。貫徹落實國家關于檔案管理的各項規定，結合基層工作的實際，制定出貼合企業自身的檔案管理方法，保證了檔案管理的高效性與科學性，實現檔案管理的制度化。科學技術的迅猛發展，計算機技術的持續更新，互聯網不斷普及，我們可以借助網絡對檔案進行更加高效的管理，根據實際情況，對檔案進行持續的更新，大大增強了基層電力公司檔案管理工作的時效性，并在此基礎上，對檔案進行分類管理，企業能夠根據自己的需要，從檔案中對員工進行分類管理，有利于人才的選拔與培養，發掘出每一位員工的潛能，在促進員工自身發展的同時，提升了整個公司的實力，實現了員工的個人價值與企業的社會價值。依法治國作為我國法律建設的基本方針，在此基礎上，我國不斷加大立法力度，建立起較為完善的社會主義法律體系，近些年來，國家逐漸重視檔案工作，加強了對檔案管理工作的立法。在這一背景下，要求基層電力公司在檔案管理的工作中，遵守國家法律法規，以法律來規范檔案管理工作，在法理上，為基層電力公司管理的重要性與規范性提供了法理依據，同時也為普通公民維護自身的合法權益提供了法律依據，保證了我國檔案管理工作的持續穩定的發展。檔案管理工作絕不像我們認為的只是將個人信息與成長經歷、生活環境簡簡單單的記錄下來，而是在對檔案進行合理保護的同時，對檔案進行科學的使用，使檔案成為公司選拔人才，發掘員工才能，實現其人生價值的重要手段。
三、增強檔案管理的策略分析
基層供電公司檔案的管理要立足于企業實際，著眼于企業發展的前沿，采用合理、科學的檔案管理方式，對基層電力公司的檔案進行有效地管理。檔案的管理首先應將檔案的安全儲存放在首位，充分做好檔案管理工作的防火、防水等保護工作，在安全的環境中，對檔案進行保存，由于檔案管理的周期較長，在檔案管理的過程中，面臨著諸多突況與偶發因素。為了排除外在因素對基層供電公司檔案管理工作中的影響，必須為檔案管理提供一個安全穩定的外在物質環境，使得檔案存儲環境能夠抵御各種自然災害與人為的破壞，基層供電公司在進行檔案管理是要充分考慮到地震、洪水、臺風等自然災害的發生，保存檔案的外在物質環境，要有效的抵御地震、洪水、臺風的能力。同時加強防火、防電的措施準備，尤其是加大防火力度，盡快的降低火災發生時對檔案的危害，盡量降低人為因素對檔案管理帶來的危害，保證員工檔案的安全。檔案管理的最終目的是科學的使用檔案資料，因此基層供電公司在管理檔案的過程中要建立起科學有效地檔案檢索與查閱機制，通過科學合理的檢索與高效的目錄設計，幫助檔案管理人員能夠對檔案做出簡單、明了的分類，使得公司的領導者在需要檔案時，能在較短的時間內找到需要的檔案，并且能夠通過檔案信息及時了解各個員工工作的基本狀態與職業素質，縮短了了解的時間，保證了了解的可信度，從而能夠從多個層次上全方面的了解員工的狀態，加深對員工的理解，從而發掘與培養出企業發展需要的人才，促進企業的發展，從人才的選撥與培養上幫助企業找到一條適合自身發展的道路，實現基層供電企業管理體制的進步。
四、結語
“十三五”期間，我公司未建立數字檔案館，館藏檔案數字化率為零。
公司現建有檔案室三間，每個檔案室面積約20平米，分別儲藏行政檔案、人事檔案、財務檔案。檔案室內消防、安防和檔案裝具齊全，均配有溫濕度計，制定各項管理辦法及檔案借閱辦法。因經費及歷史原因，公司檔案未實施電子備份，重點檔案保護下撥經費為零。
存在的不足：
一、我公司因辦公樓老化及經費原因，未建立數字化檔案室，現檔案室內設施較為陳舊，各項配套設施與數字化檔案室標準還相差甚遠，經費投入不足。
一、為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。
3.凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
4.各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5.檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1.公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。
2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。
七、檔案的借閱
1.總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。
2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。
3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。
4.檔案借閱者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、檔案的銷毀
1.公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。
2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。
3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。
鑒于以上現象和問題，股份制上市公司應該采取以下措施著手解決現有檔案管理問題。
1.建立健全檔案管理制度
檔案管理制度要以《中華人民共和國檔案法》為指導原則，建立層層把關的檔案管理體系，規劃好檔案管理的總體要求，制定好各類檔案的管理辦法和實施細則，并指定專業人員進行管理。另外，還要規范檔案借閱手續，防止檔案的損壞和流失。健全的檔案管理制度規范包括：(1)立卷歸檔制度，包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求等；(2)檔案保管制度，包括檔案的安全保護和庫房、設備管理措施等；(3)檔案保密制度，包括檔案的保密措施及對檔案人員的保密要求等；(4)檔案利用制度，包括利用范圍、方式、要求、批準手續等；(5)檔案人員崗位責任制，包括檔案人員的具體職責、權限、任務、考核和獎懲措施等。建立完善的管理體制，由大股東檔案機構代之收集大部分企業的行政管理檔案，進行整理、保管、統計和提供利用工作，因此在構建現代企業體制中要注意抓好檔案文件材料的收集整理和歸檔工作。檔案事務所、檔案保管中心等檔案中介服務機構需要擴充發展和加以規范監督。監管部門和中介機構要確定企業檔案信息來源的合法渠道，在產權體制改革中提供檔案利用服務。還要注意收集、管理好改革過程中形成的檔案。與此同時，要提高檔案管理人員的整體素質，檔案管理人員的素質直接關系到檔案工作的質量及水平。總之，根據形勢的發展，逐步建立和完善企業檔案法規制度，必須轉換機制、轉變職能，打破原有的管理模式，推進股份制企業檔案工作實現科學化、規范化、法制化。因此要積極發揮檔案信息交流主渠道的優勢，將科技資料、信息情報及庫存檔案實行統一管理，設立多功能、海量信息存儲和信息類型多樣的擁有綜合管理職能的檔案信息中心。
2.加快檔案信息化建設
部分股份制企業在無約束機制時檔案的移交接收非常困難，檔案種類不齊全、收集不完善、程序不標準。因此要加快檔案工作的現代化建設，加大檔案工作標準化和規范化的推行力度，要更新管理方法，使其逐漸實現現代化，改變單一的手工檢索和服務方式，逐步實現計算機聯網，適應市場經濟的需要，建立跨企業、跨地區的檔案信息開發應用網絡，建設目錄中心，形成信息開發體系，發揮體系的整體功能。檔案管理工作的技術手段和條件是提高檔案管理工作效率、確保檔案服務工作質量的重要條件，是檔案管理工作創新的硬件基礎。首先要對檔案目錄進行數據錄入、打印裝訂，實現紙質目錄與電子目錄配套保存使用。由于歷史原因，檔案目錄的傳統裝訂方法采用的是手工填寫、賬本式裝訂，經過長時間的翻閱，容易造成檔案目錄字跡模糊、紙張破損。另外，因手工填寫字跡潦草、難以辨認，給檔案的開發和利用造成很大不便，給檔案資料的查找帶來很大困難。針對此種狀況，應在檔案信息系統建設中加以改進，組織人員對所有檔案目錄進行數據錄入、校對、打印和裝訂工作。重新裝訂后的檔案目錄實現了紙質目錄與電子目錄相配套，查閱方便、準確、快捷，提高了檔案利用效率，給檔案的開發和利用創造了便利條件，為檔案數字化管理奠定了基礎。
3.設置專門的檔案管理部門
