時間:2023-09-14 17:28:00
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機器人流程自動化應用的趨勢
機器人技術是運用靈活的工具實現人工活動自動化,從而實現業務流程或信息技術服務的交付。它們尤其適用于規則驅動型和數據密集型的業務流程,因為這類流程本身具有重復性。機器人可以跨越多個系統,包括多個決策點或計算流程。同時,機器人還需要借助一次電子輸入或觸發器來開始工作,不過新的支持技術仍在不斷崛起,每項技術都會采用截然不同的方法。實質上,“機器人”是通過用戶界面在數據中心運行的軟件工具,其中大部分已頗有歷史;然而在財務領域,機器人無疑代表著財務組織以及財務職業生涯的未來發展方向。
未來機器人流程自動化應用是不可逆轉的趨勢。企業的整體運營越來越多地需要各種系統的支持,財務系統和各種系統的銜接及融入是必然的。大型的財務共享中心,基于ERP系統,工作流,影印技術,持續提高的IT系統計算能力,以及內部工作流程的標準化,能夠把重復性的操作自動化,標準化,提高財務信息處理的效率和質量。至于從大型企業到中小型企業,最終是成本和效益的取舍,以及短期業務需求和長期發展需求的考量。此外,公司決策對財務信息的依賴程度也會起到關鍵作用。
將在財務領域決策層面發揮作用
對許多財務轉型領軍企業而言,“雇用”機器人或許將成為提高財務流程交付效率和有效性的新舉措。有理由相信,隨著各種力量的匯聚,這些領軍者最終會在一定程度上把機器人流程自動化技術融入到交易流程中,并更全面地了解此項技術所帶來的各種效益,而市場上也會出現有關此項技術的更好價值主張。不僅如此,共享服務的下一步發展會更加令人振奮――將更強大的計算能力和人工智能融入機器人技術中,從而使人類判斷和自動化之間的界線變得模糊,機器人終究會在財務領域決策層面發揮作用。
對于那些真正擁有海量數據的企業而言,比如金融行業、零售行業,通過數據的挖掘和整理,比起傳統的人工方法,機器人能夠更快速和高效地實現數據分析和歸納。但同時,對于需要根據經驗判斷、專業知識,對企業業務洞察的工作,比如CFO,暫時還未看到被機器人替代的可能。但如果機器人Deep Learning的能力增強以及大量商業化而使成本降低,比如Alpha Go的出現,則證明了機器人CFO可能也會來臨。
隨著科技的發展,從較早期只重復簡單動作的工業機器人,發展到如今裝載智能程序有較強智能表現的智能機器人,機器人必定在大型制造產業升級中扮演著越來越重要的角色。高科技的發展為超大型集團的財務共享中心的運作提供了技術支持,一些機械性的財務工作崗位也將逐步被機器人所取代,但在一些重要的財務決策領域,機器人尚無法完全替代財會專業人士,也許機器人可以在信息收集、整理、報表分析方面具備超常能力,但在投資決策、預算管理、稅務籌劃方面仍需仰仗經驗豐富的CFO們。
邁入機器人世界的推動因素
會計電算化逐漸普及,財務軟件不斷的規范化、通用化,移動終端在經濟生活中的應用為網絡技術在財務審批流程中的應用提供了基礎,財務核算制度也應順應市場要求,依時順勢開拓新思路,才能帶來財務核算創新的新局面。本文對此進行探討。
關鍵詞:
網絡技術;辦公自動化;財務核算
自20世紀70年代會計電算化引入我國以來,計算機技術在會計核算中的應用得到了長足發展,已經完全替代了人工記賬、算賬、報賬等工作,部分替代了對會計信息的分析、預測、決算等流程。財務軟件的開發在經歷了自由開發、滿足個體內部核算的基礎上,已經實現了財務軟件的通用化和標準化,并延伸到管理電子化的層面。
一、目前會計電算化應用現狀及存在的問題
會計電算化的廣泛應用,在減輕財務人員的勞動強度、提高會計信息質量等方面起到了很好的作用,其基本能夠滿足小規模組織機構的核算和管理需求。但在財務控制方面,只涉及到對財務內部不相容崗位的控制,如軟件對在審批流程方面的控制尚停留在人工核算階段。手工會計信息系統中,內部控制主要圍繞人來開展,在各環節建立了相應的稽核制度、審核制度以及各級主管的審核、簽名蓋章等審批制度。這些制度基本能夠滿足小規模組織機構內部監督和控制的要求,但隨著組織機構的不斷壯大,組織機構內部管理層次的復雜化,在大中型組織機構內部,單系統的會計電算化和簽名、蓋章審批流程已經遠遠不能滿足財務核算與管理的需求,舊的審核控制制度往往把控制的終極責任定格在某一主要領導者的身上,而主要領導者在各部門、各單位往往擔負重要的規劃、決策任務,因此,找領導審批簽字就成了一件相當不容易的事情,為找相關部門的領導簽署意見,往返數次甚至數十次是很常見的現象,走完整個流程需要花費大量的時間和人力。因此,建立一種既不削弱內部控制的力度,又能減少人力、時間的浪費,能夠打破時間和地域的限制,將業務流程和審批流程打通的新型業務審核控制模式就成為這些機構的迫切需求,高等院校財務核算也同樣面臨這一難題。縱觀目前國內的會計電算化應用軟件,還沒有哪一款軟件能夠滿足上述要求,目前來說,不太現實的想法是:依靠單一的系統既能滿足會計核算的要求,同時,又能滿足簡化審批流程的要求。所以,這就需要我們具有創新思維,引入、融合各種新型的業務處理系統,尋求新型的業務審批流程模式。3G、移動終端的普及、電子商務模式的建立,引領了辦公自動化的快速發展和應用,也為高校財務審核流程的創新提供了新的思維模式,通過財務軟件的拓展、開發、運用和辦公自動化,尋求解決目前問題的方法。
二、高等教育事業的迅猛發展對會計核算提出的新要求
進入21世紀以來,隨著教育體制改革的深入,高等教育事業迅速發展,事業經費、科研經費呈現井噴式增長,經營活動也越來越呈現多元化趨勢,財務人員雖超負荷勞作,但難以應付越來越多的報賬工作。師生因報賬等候時間長、為找領導簽名跑斷腿等原因而怨聲四起,舊的業務流程和審批程序已經嚴重制約了高等教育事業的發展。高校目前的資金來源大概分為三個部分:財政資金(包括正常經費、專項經費和各級縱向科研經費)、科研橫向經費資金和部分經營性收入。財政資金是主要來源,管好、用好這部分資金是高校會計核算的中心業務,因此,各高校在預算控制的基礎上,對這部分資金的使用制定了較為嚴格的審批程序。以實驗室固定資產采購審批流程為例,其需經過以下程序:使用部門提出需求申請-組織專家論證-各審批部門審批-簽訂合同、安裝調試驗收-付款。其中,論證、招投標、簽訂合同、驗收環節需要機構內各部門、院部及專家的積極配合,這一過程如果靠人力協調完成,將是一個漫長的過程。目前,在各高校廣泛使用的辦公自動化系統(協同辦公),不但具有完成公文運轉的功能,還整合了辦公、信息共享、管理與決策的功能,已經成為一個協調的辦公平臺。辦公自動化的應用已經完全顛覆了以往跑部門審批、找領導簽字的辦公模式,并且這種快速、高效、不受地域和時間限制的辦公審批模式已經逐步得到了廣泛的認同和應用。但在高校財務審核控制中,普遍還沿用圍繞人而展開的控制模式,一個在協同辦公平臺上已經完成的流程,到了財務報賬這一環節,就又回到了跑部門蓋章、找領導簽字的舊模式,再一次走進報賬速度慢、報賬審批程序多的困局。我們知道,會計核算是從審核原始憑證開始的,財務人員在原始憑證審核中應堅持的完整性、程序性、特許性原則都強調了逐級責任劃分和責任具體落實到每一環節、每一個人的重要性,因此,要求相關的業務關聯部門經手人、責任人、審批人、關聯領導在原始憑證上簽字就成為控制的手段,而且,這一控制手段一直被廣大財務人員接受和認同,這種在原始憑證上簽字的方式也便于在會計檔案保存的過程中保留原始的審核程序;而在各高等院校廣泛應用的辦公自動化(協同辦公)審批程序都是在網絡上進行的,因其整個審批流程在原始憑證上得不到體現,因此,還不能被財務人員接受,造成了辦公自動化審批流程在財務報賬環節得不到認同和應用,阻礙了計算機技術和網絡技術在會計核算中更加廣泛的應用。
三、對策和建議
既然單一功能財務軟件不能解決財務審批流程中存在的審批難、報賬速度慢、浪費人力和財力等問題,那就需要我們拓寬思路,以現有條件為基礎,把其他辦公自動化業務流程加以變通改進,使之成為可以被會計核算認同和應用的審批流程。下面就怎樣將辦公自動化業務流程和會計流程相融合及將移動電子商務模式引入財務報賬談談看法。
(一)辦公自動化流程和會計流程相融合
辦公自動化系統能在高等院校被廣泛推廣和應用,就表明辦公自動化順應了市場發展的需求,代表了社會發展的趨勢,它不會因為在某一環節暫時得不到認同而停滯發展,因此,會計核算在堅持核算原則的基礎上,只有積極尋求與辦公自動化審批流程相融合的辦法才能適應需求,解決審批難、浪費人力等問題。辦公自動化系統中的每一流程,都是一個由需求部門發起業務,各關聯部門簽署意見并經主要領導審核同意,合理的、符合控制要求的業務申報與審批過程,具有真實性、唯一性、完整性、明確性和程序性的特點,和會計核算的審核思維程序一致,與目前會計核算沿用的業務審批流程的不同之處在于流程保存介質的不同,即虛擬化與現實化的沖突,怎樣使虛擬化中的流程同樣被財務人員認同和接受成為解決問題的關鍵。我認為,將辦公系統中涉及財務核算的流程以表單的形式進行打印、并由發起部門(或最終審批部門)加以確認,輔以辦公系統業務流程信息,替代以前由關聯部門在原始憑證上簽字的審批程序,可以解決虛擬流程現實化的問題。這種處理方法既體現了整個業務審批的過程,又符合會計核算的真實、完整、明確和程序性要求,可以被財務人員接受和認同。
(二)借鑒移動電子商務模式,開展網絡自助報賬
目前,在高等院校內部,師生報賬基本上還是由報賬人員攜帶審批后的原始單據到財務部門,等候財會人員審核報賬,在報賬過程中,因原始單據欠缺相關人員的簽字、審批流程不規范等原因,往往需要報賬人員多次、反復往返,即使審核流程無欠缺,等候財會人員分類計算等原因也往往耗費了師生相當多的時間。移動電子商務的開發應用,引領了辦公自動化的變革,使用人受益不少,財務報賬也可以開發終端系統,利用移動終端開展網上自助報賬,來一場報賬自動化的變革。那么,如何開展網上自助報賬呢?初步設想如下:開發財務軟件應用系統——自助報賬終端,自助報賬終端系統應具備查詢功能、填報功能、流程指引功能、溝通功能。將該系統與財務核算系統對接,由報賬人將需報賬的單據分門別類在申報系統中填寫好,然后發送給財務部門,同時,上傳辦公自動化審批流程打印件,財務部門在收到網上送審單據后進行初步流程審核,如發現問題就退回申報人的補充材料;如審核無誤則通知申報人提交書面申報材料予以報賬。網上初審可以節約報賬人因流程不規范而反復往返送審的問題,申報人的初步分類申報也節約了財務人員審核書面材料的核算時間,另外,申報人在接到財務部門報送書面材料的通知后,可以根據自己的時間安排,自由選擇送審書面材料的時間。自助報賬終端的使用,對減少人力、時間浪費都將會起到很好的作用。網絡技術、電子商務、移動終端技術的發展,為會計電算化的深度開發應用提供了基礎。會計核算制度也應順應市場要求,依時順勢開拓新思路,才能為會計核算帶來新變革、新局面。
參考文獻:
一、“互聯網+”時代傳統財務共享難以為繼
在“互聯網+”時代,傳統企業通過線上線下數據的整合,可以提高整體供應鏈運營的效率。這種變革不僅僅是把前端銷售、物流線上化,更要考慮把后端的財務、采購、內部資源配置與前端的新型商業模式進行匹配。如果前端已經應用了線上線下融合的新思想,但財務、采購支撐體系、財務共享中心等后端還是以拿到發票后的事后管理為核心的處理模式,顯然不能匹配前端快速響應的要求。“互聯網+”模式下對后臺支撐管理的要求無外乎三點:財務組織扁平化、流程簡化、數據體系化。顯然,這三點要求在傳統財務共享管理模式下難以實現。這是因為:
一是傳統財務管理的組織模式一般是分層級的,有總部、大區、各業務單元,組織層級較多。
二是傳統財務管理模式由于財務流程與交易相脫節,導致很多冗余的流程環節。
三是傳統數據支撐體系存在以下一些問題:ERP系統為流程操作服務,不是為管理服務;財務數據以事后記錄為主;記賬以發票內容為主體,財務數據與業務實質脫離等。
二、智能財務共享的核心價值
筆者認為,智能財務共享是實現財務組織扁平化、流程簡化、數據體系化的有效路徑。與傳統財務共享相比,智能財務共享的核心價值有四點:
一是重構傳統財務處理流程。通過構建內外部融合的交易平臺,實現流程自動化,消除繁瑣、低效、冗長、不增值的財務環節。
二是實現財務組織扁平化。組織扁平化是指通過減少企業的管理層級、壓縮職能部門和機構、裁減冗員,從而提高管理效率。而在智能財務共享服務中心模式下,那些共性的、重復的、標準化的會計核算等業務被集中在財務共享中心進行統一、自動化的處理,在簡化審批流程、提升效率的同時,也實現了財務組織的扁平化發展。
三是實現企業交易端的信息完全透明化。將日常采購和支出的業務活動置于財務共享中心的支撐和管控之下,讓財務人員的視野延伸至業務的全流程,進而理解每一筆賬背后的業務邏輯,還原一本“最真實的賬”;讓業務人員懂得他們的每項工作都會對財務產生結果;讓管理者心中有一本“明白賬”;真正實現業務與財務的深度融合。
四是為管理會計更好地發揮規劃、預測、決策、控制、評價等功能提供了大量真實、可靠的信息,進而讓分析更精準、管理更高效。
三、智能財務共享平臺的構建
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圖1智能財務共享平臺
構建智能財務共享平臺需要做好以下兩方面的工作:一方面,要把外部的供應商、客戶、分銷商、經銷商、工商、稅務等都納入平臺,打通和連接內外,讓財務管理回歸企業運營的本質;另一方面,要把內部的人財物等資源配置管理起來,通過虛擬內部交易進行資源獲取、資源配置、商品交易這樣一個完整的內部價值鏈條,借助“互聯網+”實現以電子交易票據為媒介的業務流(借助信息化實現所有業務環節的業務信息全流通)、票據流(伴隨業務環節,產生多種業務票據,作為交易的原始憑證)、信息流(打通業務鏈各環節,借助互聯網構建無邊界信息平臺)的“三流合一”,搭建起一個開放的后端支撐平臺,也稱之為互聯網運營支撐平臺模式下的財務共享平臺(見圖1)。
在智能財務共享平臺的前端,通過建立企業內部商城的模式,把企業外部的標準供應商納入體系,也可以把商旅服務商、供應商納入體系,還可以把內部存量的房產設備等作為商品到這個平臺上。
在智能財務共享平臺上,所有業務部門不管是使用外部采購還是內部資源配置,均遵照此流程:業務人員申請——管理者審批——定單推送至供應商和電商平臺——記賬、對賬、結算自動化。
筆者認為,智能財務共享平臺的構建給企業帶來三大管理價值:
一是建立橫向聯通、縱向貫穿的扁平化組織模式。原來以管控為核心的平臺變成了以服務為核心,在這個平臺上,通過建立商城體系,可以讓業務單元直接在平臺上進行商品的申請采購、比價采購,而不需要再做層層申報,進而實現組織扁平化。
二是在交易閉環中實時獲取各類管理數據。平臺中的實時交易信息、管理口徑信息、會計口徑的數據等,可以幫助管理者回答為了戰略決策、不同產品不同項目投入了多少資源、由哪些部門投入的、從外部和內部分別獲取了什么樣的商品和服務等問題。
三是打造智能財務核算引擎,實現會計核算自動化。智能財務共享平臺把管理的重心延伸到交易端,交易和發票數據都在系統中,可以做到會計核算過程自動化,同時通過消費在線化,實現交易前端的管控。
四、借助新技術實現財務共享業務處理的自動化和智能化
隨著電子發票、移動應用、電商平臺、云計算、人工智能等新技術的應用,數據采集前端化、核算處理自動化、財務檔案無紙化、會計職能服務化、會計核算智能化成為可能,這為財務共享中心的轉型提供了技術條件。而語音識別、圖像識別、智能會計引擎以及基于自然語言的流程、預算、標準控制引擎等智能化技術的應用,讓財務共享平臺系統變得越來越“聰明”。
那么,如何借助新技術實現財務共享業務處理的自動化和智能化?筆者以費用管理業務為例,介紹兩項智能化的具體應用。
自“信息風暴”席卷全球以來,電力作為技術密集型行業,對于信息化有著更高的要求和依賴程度。隨著智能電網日臻成熟以及國網公司向戰略管理模式的邁進,電力信息化發展歷程歷經了由初期的摸索與嘗試到目前體系化、智能化的蛻變。
與江蘇電力企業信息化歷經單機版、網絡版和集成版相適應,其財務管理信息化也相應經歷了三個階段。
1992年至2000年,江蘇電力處于單機核算的財務信息化階段。2000年5月,歷經五年醞釀并開發成功的財務管理信息系統(FMIS)在下屬諫壁電廠試運行,實現了業務以預算為前提、流程固化為依托、會計核算為監督的“三位一體”財務管控模式。在這一階段,會計系統和其他業務專業系統采用接口進行對接,各部門借助FMIS這一統一平臺,錄入數據信息,在業務完成后實現自動核算。2009年,江蘇電力全面啟動SG-ERP信息化登高項目,確定了業務財務高度融合的信息化建設方式和建設思路,2011年在全公司推廣應用。在這一階段,信息化成功支持了業務財務的一體化運作,以 “資產全壽命周期管理”和“人財物集約化”為突破口,對SAP的財務、物資、項目、設備和人資五個模塊進行升級優化,建設成覆蓋公司生產經營所有業務的一體化系統。
SG-ERP在全公司應用后,一方面傳統財務職能在信息系統內得到了高效實現,另一方面也對財務管理工作向“智慧”化轉型提出了迫切要求。
二、智慧財務的“四化”架構
江蘇電力在信息化的實踐過程中,通過FMIS系統、SG-ERP系統的綜合運行,為財務管理注入“智慧”因子,構建了自動化、智能化、精細化以及實時化的財務信息工作平臺。以預算管理為例,其智慧財務的“四化”基本架構如圖1所示。
其中,“自動化”主要實現傳統工作的高效自動運行,使得財務人員從傳統程序性工作中解脫出來,奠定智慧財務的人力基礎。“智能化”主要實現預警、自動判別和解決方案的提示功能,部分替代傳統人力的分析性工作,奠定智慧財務的內容基礎。“精細化”是實現傳統工作無法細化、難以達成的工作目標,奠定智慧財務的功能基礎。“實時化”是所有上線業務都能夠實現實時處理、實時查詢,消除信息孤島,奠定智慧財務的信息基礎。通過以上“四化”,財務管理無論在寬度和廣度、還是在速率和效益上都能獲得顯著的提升,其管理的“智慧”水平顯著提高。
三、智慧財務系統的建設路徑
(一)自動化
自動化的前提是信息系統的集成化。江蘇電力在本世紀最初幾年的信息化建設并未完全實現自動化功能,各個部門所使用系統相互獨立,數據傳輸和信息共享還需借助人工處理。財務管控的效率和精確性因此受到了影響。自FMIS向SG-ERP發展后,SG-ERP系統中的各項功能模塊消除了信息“孤島”,搭建了數據共享和信息傳遞的自動化溝通平臺。財務管控的自動化從預算模塊起步,提高了會計核算的效率,優化了后期評價稽核工作的客觀性和準確性。這種功能主義通過流程固話和自動取數來實現。
1.流程固化
財務自動化需要借助一個規范標準的一體化流程,約束財務管控在既定的戰略軌道上運行,實現在各個節點上的自動核算、自動監控、自動稽核。為此,江蘇電力建立了一體化的流程框架體系,形成《財務管控標準流程手冊》,將流程管理與流程監控融為一體。按照固化的流程,財務管控可以實現崗位、步驟、效能、狀態監控,指標分析、綜合查詢六大監控功能。財務自動化使得財務管控流程擺脫了過去的低效人工化運作,每一項業務活動都能在固化的流程中得到嚴密監控,有效分析考核,構成了經營輔助決策支持系統中的重要一環。
2.自動取數
在信息化早期,數據的取得和錄入都需依靠部門各自收集匯總,極大影響財務工作的效率。日趨成熟的SG-ERP系統幫助江蘇電力解決了這一難題,它通過實時、動態的數據錄入與傳輸功能,借助會計核算和評價稽核模塊,構建了統一管理報表體系,實現任意口徑、任意時點財務報表的“一鍵式”生成。
在預算領域,財務信息化的自動取數功能主要體現在以下幾個層面。在預算編制階段,SG-ERP系統整合了各部門上報的收入與成本數據,借助電量預測和投資能力測算模型,自動產生預測分析報告,輔助省公司的預算決策。在預算執行階段,省公司建立統一核算標準,構建跨主體的一級集中核算體系,各項數據由SG-ERP系統自動匯總至數據中心和賬務體系,與預算目標進行比對分析。在預算分析與考核階段,項目出庫情況和業務完成情況自動匯總進入系統,江蘇電力綜合運用跟蹤定位儀和后評價體系,自動提取分析性數據,經過省公司考核評價,最后自動生成“一鍵式”報告。
(二)智能化
尋求從“人工”管理為主到“智能化”為主的突破,是江蘇電力在財務信息化建設道路上的重要目標。為了在財務管控流程中嵌入“智能化”的因子,江蘇電力從以下三個方面著手,開展了長期的探索。首先,SG-ERP系統將各個模塊整合,資源配置過程按照“優先評級、量化需求”的原則,由系統根據各部門數據匯總和需求提報實現智能分配。其次,決策功能要由人工化的“被動”特性轉變為基于財務信息一體化平臺的“主動”特征。決策所需的數據和信息經由各項模塊通過信息中心處理整合,匯總到財務部門,再經過戰略指標體系的篩選與評估,形成智能化的決策支撐平臺。此外,監測功能由耗時耗力的人工化模式轉變為一體化的智能預警機制,借助項目儲備庫等管控工具,量化流程中的風險因子,并設定與之相對應的監測指標。在風險達到上限時,啟動自動報警裝置,由SG-ERP系統捕捉風險因子并上呈省公司,生成智能化的風險評估分析報告。
以預算管理為例,“智能化”特征是如何在信息化建設過程中融入預算的?在實踐中,江蘇電力主要通過在項目儲備庫基礎上的只能評級和智能預警來實現智能化。
1.智能評級
江蘇電力在信息化系統中建立了智能化的評級體系,通過流程化運作,將下屬公司上報的預算項目與既定的標準相比對,隨后進行智能判別,與預算資源分配相結合,確保資源的“高效、優質”流向。通過“動態儲備、滾動遞補、集中安排”的原則,重要項目和重點項目優先配置預算資源,實現項目建設、資源分配與戰略目標的銜接。
2.智能預警
項目儲備庫中內含的一體化戰略指標體系是智能預警機制的基礎。江蘇電力的財務信息化系統實時接收項目的執行情況,從戰略精度、戰略信度和戰略進度三個維度智能衡量考核項目的實施狀態。通過項目完成百分比、錐形管控圖等管控工具自動定位風險、智能評估風險,形成風險預警的“信號燈”。各責任中心接收到風險分析評估報告后,實時調整,將風險因子內化為行動升級優化的“加速器”。
(三)精細化
隨著智能電網建設步伐的加快,在上級公司不斷推行以戰略為導向的集約化管理模式下,江蘇電力的信息化建設必須植入“精細化”的理念,從過去粗口徑的財務管控方式,過渡到基于SG-ERP系統進行精細化預測與管理的智慧財務模型。
如何借助信息化平臺,實現精細化的財務管控模式?一方面,江蘇電力利用SG-ERP系統的自動取數功能,將各模塊、各部門的信息進行整合。省公司對上報的數據進行實時分析,結合省情和公司的投資能力,對下一階段的資源配置與業務活動進行精細化預測。另一方面,依托SG-ERP系統中內含的應收應付、購售電核算等應用模塊,通過獲取輔助核算信息和設置預算編制模型,引導財務管控按照精細化理念與業務活動相對接。
具體從預算角度來看,江蘇電力主要從以下兩個維度在財務管理信息化建設中植入“精細化”理念。
1.精細預測
就收入預算而言,SG-ERP系統根據電網“以收定支”的發展特性,將電量預測模型與財務管控各模塊有機整合,基于目錄電價和機組滾動生成預算數,實現購售電預算精細化管理。在此基礎上,收入預測通過SG-ERP系統的一體化平臺,與電網規劃、建設計劃乃至相應的資金預算相銜接,實現“精細化”理念下的“業財融合”。
2.精細對接
就資本性預算而言,SG-ERP系統依據戰略目標綜合衡量各市公司的投資能力,將預算目標值與投資能力進行匹配。隨后各市公司在預算分配的總額范圍內,通過SG-ERP系統的數據傳輸和實時監測功能,將預算資源分配至各資本性支出項目,在關鍵節點實現項目與戰略目標的對接。
(四)實時化
信息化除了給江蘇電力預算管理帶來自動化、智能化和精細化以外,還為其帶來了實時監控和業財實時聯動,不僅有助于增強企業的快速反應能力,同時也提高了企業信息管理的及時性和科學性,從而為戰略預算的實施打造了一個高效的平臺。
1.風險過程實時監控
在大數據時代,實時數據庫已成為企業信息化的基礎數據平臺,通過直接實時采集、獲取企業運行過程中的各種數據,并將其轉化為對各類業務活動有效的公共信息,滿足企業生產管理、企業過程監控、企業經營管理之間對實時信息完整性、一致性、安全共享的需求,可為企業自動化系統與管理信息系統間建立起信息溝通的橋梁。在信息化的大背景下江蘇電力也不例外,通過對SG-ERP系統中業務活動的集成和財務活動的融合建立實時數據庫,實現了對戰略預算的實時監控。
江蘇電力實時數據庫的建立主要依托國網與網省公司兩級數據中心平臺。通過實時數據庫實現對業務活動流程、結果的實時取數,分別實現對戰略預算流程的實時監控和對戰略預算風險的實時監控。
就流程實時監控而言,江蘇電力從業務系統中實時獲取預算執行階段的發生數據,如:部門預算執行情況分析、單位預算執行情況分析等,按時間、按責任中心等不同口徑將預算和實際發生額進行比較分析,可實現對戰略預算流程的監控。
就風險實時監控而言,江蘇電力在信息化設計之初對不同的經濟業務,提供不同的控制方式:如對于收入類預算要求做不足預警,當實際業務沒有達到預算指標時給與提醒;對于費用類預算要求做越界控制,根據控制強度給與提醒或不允許發生。通過在信息系統中對不同業務活動設置風險預警點,可在業務活動到達警戒值的當期進行實時報警,從而有效的控制風險影響因素,進而實現對風險的實時監控。
以信息系統為支撐的戰略預算實時監控為江蘇電力戰略預算的執行、控制、分析和考核從流程和風險雙重角度進行監控,保障戰略預算在既定軌道內執行不偏離,保障戰略預算真正符合公司發展戰略目標和方向。
2.業務財務實時聯動
在過去,財務工作只是企業工作中的“一塊”,而不是貫穿全公司過程的“一條”,財務與業務的脫節導致財務信息很多時候并不能為公司決策提供最有效地信息。為解決這一難題,江蘇電力通過將財務管理系統與企業其他管理系統整合在一個平臺上,以實現信息互通,資源共享,從而達到“業財實時聯動”的目標。江蘇電力通過“硬件集中”和“軟件集中”兩個方面來打造業財實時聯動,具體實施如下。
首先,江蘇電力通過推行SG-ERP,將原來分散在各單位和部門的信息系統集中起來,組成公司一體化的信息系統,結束了一個單位內部信息化系統條塊分割的歷史,依托成熟套裝軟件和靈活、可配置一體化平臺,為各專業業務信息實時互聯互通提供了有力的硬件支撐。
其次,江蘇電力以“硬件集中”為基礎,進一步致力于打造“軟件集中”,以提供全方位的數據實時共享服務。一方面通過財務系統可以從業務系統中實施獲取“一線”的基礎數據,從而有助于財務部門及時進行預算編制、執行分析以及最終的績效結果評價,同時財務部門也可以將建立在業務數據基礎上的財務結果實時到業務系統進行相應業務發生的控制;另一方面是財務管理系統與計劃系統項目庫的集成,項目庫分別由各級業務部門每月維護,對儲備庫中的項目進行實時更新。若項目總體的資金總量需要超過預算總體的安排,需要省公司財務部和專門委員會根據項目自身的輕重緩急來確定是否批準實施。在已經批準實施的項目中,需要預算系統給予配置資金等等。通過這些“軟件模塊”的集中,可以提高信息在業財系統中的流轉效率,實現業務財務系統的全面融合與實時聯動,進一步強化了財務管理對公司經濟業務的直接控制,從而有利于促進公司戰略的落實和完成。
四、結語
伴隨著信息化的迅猛發展,諸多企業已邁向或成功實現集成化的信息化階段。在高級信息化階段,財務職能具有了向智慧財務轉換的可能。一方面,信息化使得財務改變在業務發生后統一核算的傳統,使得財務能夠實時于業務,預算等工作甚至可以前置于業務,財務活動貫穿于業務活動的全過程。另一方面,上述業務財務的深度融合使得信息成為了公司管理與決策的核心,財務逐漸承擔起輔助公司戰略經營決策的職責。原本的財務工作只是公司經營活動管理工具中的一顆“珍珠”,獨自完成其本職工作與其他工作并無交集。而在信息化下,公司所有業務、管理活動均統一管控有機結合,此時的財務工作成為連接一顆顆業務“珍珠”的“鏈”,貫穿于公司業務全過程。
【關鍵詞】業務財務一體化計費自動化對賬自動化核銷自動化支付便捷化發票智能化內部結算自動清收清付
【中圖分類號】F275/F426.9
“工欲善其事,必先利其器”。在信息時代,公司要有效開展管理會計工作,必然要打造利器,即信息技術。隨著大數據和互聯網的發展,信息資源進一步開放和共享,公司與外部環境之間、公司內部各部門之間的信息溝通更加廣泛和快捷,業務信息與會計信息之間融合加快,為公司運用管理會計提供了更多可能。A公司作為大型國有企業,業務輻射范圍廣、業務類型豐富、分子公司眾多,實施技術驅動來增強企業競爭力十分必要。
一、A公司管理會計信息化水平現狀分析
A公司通過上市以來的現代企業運作,上線了oracle網絡財務系統,實現了賬務處理數字化、遠程化管理,同時公司結合各業務特點上線了相應的業務系統,但在系統前端的信息化、自動化水平尚待加強,主要體現在:
1.業務類型及業務系統眾多;
2.現階段各單位一線計費結算人員工作強度較高,所需人力投入較大;
3.計費結算自動化水平尚需提高,手工操作在各單位仍有不同程度的體現;
4.結算中心的上線,系統實現自動分稅,較好降低了營改增帶來的結算強度,但整體自動開票比重仍不高;
5.內部關聯交易清付不及時,內耗大。
結合上述現狀分析以及調研A單位業務、財務流程,核心關鍵環節主要體現在計費、對賬、開票、支付、核銷及內部清收清付,要提高計費結算自動化、標準化水平,必須創建與之相應的管理會計信息機制,抓住如下圖1核心環節開展。
二、創建業務財務一體化管理會計信息化愿景
在現今信息社會,管理會計信息化已經不單純是會計工具的運用,更需要與業務領域等因素相互作用、共同整合改造。為此,A公司以客戶供應更加方便快捷、公司內部更加自動智能來確定管理會計信息化建設的愿景目標。(如圖2)
從上述愿景圖可知,在客戶下單前,便從簽訂合同環節入手,規范標準合同、建立業務量*單價的自動計費標準;運用互聯網技術、方便客戶自動網上下載對賬單或系統自動發送賬單;稅務發票的提供上,實現客戶預約開票、自動取票;支付方式上,實現收付款渠道的多樣下,提升客戶體驗度,加快資金回收;會計核銷上,實現系統自動匹配和內部控制;在內部往來清收清付上實現自動清付、自動賬務處理、減少拖欠及差錯環節,從而建立業務、財務一體化的全流程自動化、信息化管理。
三、創建業務財務一體化管理會計信息化的六大創新路徑
要創建業務財務一體化管理會計信息化機制,需要以信息化為支撐、采用現代管理方法、抓住核心要點創新實施路徑。(如圖3)
(一)計費自動化
計費是指在企業經營活動中,客戶下單后,企業進行數量×單價的確認與計量。計費自動化目標是通過對計費規則的梳理規范,提升業務系統的計費自動化水平,主要實施路徑包括:規范合同和計費規則;建立業務內部編碼機制并推廣維護;費目梳理及標準化;提高業務數據的質量,確保數據及時、完整,建立有效的監控機制;新增業務系統的計費自動化。
(二)對賬自動化
對賬是指與客戶、供應商之間的往來對賬。對賬自動化目標是為減少計費結算過程中跨部門的重復、返工環節,手工操作動作、易錯易漏動作(含內外部客戶對賬),主要實施路徑包括:前端錄入及時完整,下單時日清月結,減少重復和后端對賬的返工;信息流通到對賬崗位能更自動、更全面,減少手工和錯漏;內部對賬(一端發送對賬單、另一端自動匹配);輸出對賬單的自動化(對賬單格式、自動輸出、自動發送)。
(三)核銷自動化
核銷是指財務上對應收、應付款的核銷。目標是通過對核銷規則的梳理,實現部分收付款自動核銷,主要實施路徑包括對外與客戶、供應商的收付款自動核銷;對內實現內部交易往來核銷自動化(一方核銷,另一方自動核銷)。
(四)發票生成智能化
發票是指向客戶開具的收款憑據,也是國稅認可的作為收支入賬的核心單證。發票生成智能化目標是通過借助新的技術手段,提高發票生成的自動化水平,主要路徑包括:客戶自助預錄入、預約開票;發票的移動或智能化打印;開票信息自動化,提高調用業務系統和金稅系統的速度。
(五)收付便捷化
收付是指客戶支付款項到公司的資金往來活動。收付便捷化目標是通過借用移動支付、銀聯、預存款/卡、POS機等支付方式,減少客戶在計費結算過程中到生產現場往返、排隊、等候的時間,使客戶感到更便利、更高效,同時提升收款的及時性及效率(如圖4)。
(六)內部自動清收清付
內部清收清付是指公司內部公司間、不同業務間往來結算及清付。內部自動清收清付的目標是通過出臺《內部清付規則》,統一內部結算規則和最長付款期,開發配套IT系統,實現“自動付款、自動核銷、自動出賬”。主要實施路徑包括:事前簽訂合同、統一業務編號、統一費目、確定關聯映射方法;確定關聯交易定價機制,如政府價―>市場價―>原則定價;確定結算規則,如月結+15天,即本月15日前收付雙方需主動結清上月費用,如款項不足可申請透支/營運資金貸款。
四、創建業務財務一體化管理會計信息化實施策略
(一)管理會計信息化需求需納入公司信息化規劃
自《財政部關于全面推進我國會計信息化工作的指導意見》(財會【2009】6號)系列文件出臺以來,在繼續做好財會信息化的同時,管理會計信息化工作日益提升高度和重要性水平。由于管理會計貫穿于企業經營管理全過程,將管理會計信息化構建納入公司整體信息化規劃,才能較好避免信息系統與公司業務、財務經營活動需要脫節。
(二)建立相應專業隊伍做好系統整合、改造和創新
很多單位在業務系統、財務系統上有較多系統的開發運用,如不同業務類型有不同的業務系統,財務相關聯的系統也較多。如A公司業務系統有海運系統、倉碼系統、駁運系統、WMS系統、TMS系統等,財務系統相關聯的也包括前端計費系統、結算中心系統、oracle核算系統、久其報表系統、BI分析系統等。管理會計信息系統的建設,需要懂業務、熟財務的專業人才與IT專業人才,共同打通數據間的互聯互通,避免信息孤島、重復錄入及管理會計無法及時獲得和整合信息的情況。
(三)管理會計信息系統建設中信息安全機制建立
管理會計信息系統整合發揮有效作用,不但可以分析過去,還與控制現在和籌劃未來緊密結合,大量信息的使用對象及作用主要是“對內”,涉及企業核心商業秘密,一旦發生泄漏,將對企業經濟利益產生不可估量的損失。同時,管理會計信息對決策的支持作用,需要信息質量的有效保證。因此信息安全機制的建立不容忽視,需要做到保密性、完整性、可用性。
(四)管理會計信息系統建設需要業務財務一體化的合作及日常機制建立
管理會計信息化建設涉及業務、財務方方面面,不是一蹴而就、也不是一建立便可一勞永逸的,需要業務財務一體化實時聯動,緊密合作,形成常態化的日常溝通管理機制。
五、A公司管理會計信息化水平提升成效
(一)內部計費結算自動化程度提升
A公司結合內部計費結算工作需要迫切提高效率的流程節點及影響計費結算效率的因素,通過對內部員工、外部客戶供應商的結算需求調研,項目首年實現了倉碼、駁運系統跨系統計費數據的一方錄入數據,另一方自動生成的功能,解決了應付方的計費自動化、內部對賬自動化的需求,完成內部駁運與五碼頭計費數據對接和自動生成,自動化程度超過98%。
(二)開發自動賬單系統、提升對賬效率
結算對賬工作是財務結算工作的重要環節。為確保系統功能更加貼近業務單位的需求,A公司通過對18家業務單位的客戶、供應商賬單需求進行調研,結合不同業務特點及對賬流程,完成自動賬單系統的開發工作,并在試點單位順利上線,滿足60%~70%的客戶由系統自動發送對賬單。自動對賬系統上線后,一方面將原有手工制作、發送及打印賬單的繁雜步驟完全實現了自動化;另一方面,自動對賬系統可提供客戶網上自動對賬的功能,隨著線上對賬功能的推廣,將逐步形成線上對賬、線上收款、線上收款自動核銷的一體化功能,全面提升結算自動化程度。
(三)實現自動核銷、提高工作效率
在日常的財務結算工作中,收款核銷往往需要通過大量的手工重復操作步驟,尤其是對于現結量較大的單位,需逐筆核銷的現金收款更是令財務結算人員頗為頭疼。通過對現結收款核銷及月結收款核銷自動化開發,現金收款的全部自動核銷、部分月結客戶自動核銷,為計費結算工作提升效率12.5%。同時,結合POS機收款的推廣應用,開發POS機收款自動核銷功能,實現POS機收款100%自動核銷。
(四)發票生成更加自動智能
為提高結算中心系統開票功能效能,提升開票人員工作效率,開發了6%和11%增值稅開票接口,減少了開票環節的錄入工作,提高了開票質量和效率。研究的自助繳費開票終端,可以實現客戶自助辦理,突破客戶作業現場排隊辦理的現狀;也可以24小時不間斷提供發票打印服務,突破時間限制。此外,自助開票終端可以通過將開票數據實時上傳到所屬稅務機關,滿足稅務機關核查管理要求,更便于稅務管控。
(五)出臺內部結算清付規則、開發上線自動清付系統、內部往來收付清算更加高效
(一)“強管理”--自我檢查找準病因對癥下藥,不斷增加監督格局的整體合力
監管格局日趨嚴緊,黨支部始終堅持“央企姓黨”的政治站位,緊繃風險意思,合規安全理念的底線思維。堅持走正確的政治道路,認真學習監管部門、南方電網公司重要文件和重點工作要求,將中央巡視整改意見和財務合規內部控制要求相結合,對全轄財務工作進行全面監督,自我檢查診斷,并找準病因,精準施策,對癥下藥。發現問題立行立改、部署防范舉措,對違規行為進行問責,建立長效防范機制,筑牢合規防線,夯實財務基礎工作。
1、提高思想認識,牽頭開展財務自查和專項檢查。通過制定檢查方案,明確檢查范圍和關注重點,將檢查工作分解到科室、責任到人,層層壓實責任。
2、豐富檢查方式,充分運用信息化手段,通過現場檢查和非現場檢查結合的方式加強管控力度。一方面,強化現場檢查結果運用,根據現場檢查發現問題,出具檢查報告,明確問題并限期整改,完善閉環管理機制。另一方面,繼續做好非現場定期抽查機制,通過每月不低于20%的抽查覆蓋率,對財務現場檢查工作做有力補充。
3、建立長效機制,根據財務檢查結果,完善財務內控管理制度,對公司財務領域重大風險進行事前識別、事中監控,事后分析。從制度層面進一步夯實管理基礎,規范管理流程。
(二)“增效益”--探索公司業務高質量發展途徑,助力虧損機構改善經營效益。
按照“1+1”原則進行人員組合,對河北、山東等八家落后機構進行幫扶指導。以效益優先為原則,嚴格監督各綜合成本率進展情況,指導機構制定、調整業務政策及費用投放方案。促進機構綜合成本率同比優化。以差異管理原則,幫扶機構定期溝通并匹配銷售費用,幫助機構不斷優化業務結構,檢視機構關鍵指標預算達成情況,分析偏差原因,制定糾偏計劃,打造適應當地市場環境、監管環境的高質量發展途徑。以成本控制為原則。提升預算管控效率,設定成本投入上限,確保銷售費用使用剛性,嚴格執行費用使用標準;根據“市場、機構、邊際成本率、規模”四個方面給予邊際成本率管控和銷售支持。
(三)“促升級”--升級財務智能化共享平臺,積極推進財務轉型。
目前保險市場競爭激烈,特別是疫情發生后,國內經濟下行壓力增大,保險公司均面臨嚴峻的市場形勢。堅持創新驅動發展,是公司高質量發展的內生動力。財務管理工作將重心移向“轉型升級”這一目標。依托信息技術減少人力的使用,以技術創新和流程創新為核心,以優化組織結構、提高智能化與自動化程度、提升流程效率、降低營運成本或創造企業價值為目的的財務管理模式。
1、發揮管理會計職能。管理會計系統的上線后,成本分攤可明細級別,這將大大提升財務分析的精準度,為公司經營決策,提升效益提供精確的數據支持。
[摘 要] 日趨復雜的現代辦公環境與不斷精細化的流程,促使對辦公流程中任務的協同性提出了越來越高的要求。一個完善的OA系統不僅要具備辦理公文,使之簡單流轉的功能,還要將工作流程及集團協同的概念加入其中,進而讓企業通過流程化手段實現本企業內部的公文流轉、請示審批及日常辦公事務的管理,而且能實現企業之間集團協同事務的管理。為此,本文筆者結合自身工作實踐,就在工作流基礎上如何構建集團協同辦公自動化OA系統展開了詳細探討,旨在促進集團型企事業單位協同信息化處理水平的提高。
[關鍵詞] 工作流;集團協同;集團型企事業單位;OA系統;辦公自動化
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 05. 040
[中圖分類號] TP317.1 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194(2017)05- 0074- 03
目前,相對完善的信息整合系統已在社會上的各類組織中得到初步建立,不僅極大促進了企事業單位工作效率的提高,也為我國現代化建設事業的穩定發展發揮了積極作用,而這與快速發展的科學技術,特別是不斷提高的信息技術與互聯網技術水平有著很大關系。企事業單位通過使用辦公自動化OA系統可在一定程度上直接提高管理水平,從而促進其核心競爭能力的日益提高,尤其是現代集團型企事業單位都必須依賴信息技術及互聯網技術實現經營與管理。
1 辦公自動化系統
辦公自動化也就是我們俗稱的OA,其是在通信技術與計算機技術的推動下衍生出的一種新型的辦公方式,結合了包括計算機、通信與互聯網等現代化技術在內多種功能。而辦公自動化系統是指通過計算機網絡與通信技術,達到辦公自動化的人機交互系統。其早在20世紀70年代就在西方發達國家出現,而我國的辦公自動化發展大致可分為起步、應用與發展三個階段。每個階段的主要功能、開發技術以及設計理念均有所不同。社會的快速發展,讓簡單的自動化辦公需求已無法上OA系統滿足,特別是互聯網技術的日新月異,更是對企事業單位、單位內各部門以及各成員提出了更高的要求,要求其能實現異地協同辦公。因此,互聯網時代的OA系統需立足信息安全,為多組織、多終端以及多維度的信息共享提供支持,使集團內各企業、各部門和人員之間能夠及時交流與共享相關數據,其特點主要有以下幾點:
1.1 支持集團協同
OA系統需同時具備兩種功能,即集團統一管理功能和集團分權管理功能,集團型企事業單位可借助同一套OA系統達到協同辦公的目的。利用集團統一管理功能,集團層面可實現包括跨組織機構的業務流程協同、集團管控以及信息共享等在內的多項內容;而集團總部與下屬單位在集團分權管理功能之下,則可實現其內部的流程管理與共享內部信息。
1.2 支持多移動終端
快速發展的互聯網移動應用,促使現代企事業單位急需借助各種移動化手段來服務于其戰略發展或價值實現,其中居于首位的便是OA系統。因而,OA系統需在移動終端中施以規范化、流程化以及高效化的管理,企事業單位的各層人員可利用移動終端在不同的地點通過碎片時間審批業務流程,進而促進組織整體的業務流程執行與管理效率的提高。
2 基于工作流技術的辦公自動化系統構建
2.1 構建方法
2.1.1 業務流程分析
業務流程分析作為一項基礎條件,將決定辦公自動化系統在工作流技術背景下是否能將企事業單位的工作效率提高,具體而言主要體現以下兩個方面:第一,需充分的分析與把握辦公自動化系統的使用需求,充分了解辦公自動化系統使用單位的內部組織架構、全面分析業務開展的具體流程與主要經歷的程序、細致了解業務開展過程中所需信息資源的來源以及具體流向。其次,在對相關需求有一大致分析與了解夠,便開始設計與之相關的系統,但設計需充分結合使用單位與部門的工作具體流程,進而整合工作流的集合,以便在之后的系統設計中能夠發揮作用。
2.1.2 流程節點資源設計
在對流程節點資源進行設計時,應分析、設計描述程序的開始、終止條件、內部存在的活動關系網絡和相關聯的個體行為的信息。在具體設計時,第一步便要對工作流予以選擇,所x工作流必須要有代表性,并立足于使用需求的原則設計流程節點資源。當然也可以分類或分組設計的形式呈現系統內所有功能近似的節點資源。比如,財務部人員負責執行或審批財務事務、行政部人員則負責執行或審批行政事務,最后歸類統計企業里所有的財務或行政相關事務,如此方可讓節點資源設計看起來更加專業,且更容易維護。但在具體實踐過程中,需要充分的把握統一原則,不管哪一種設計均要在滿足使用部門的需求為根本理念的指導下進行。與此同時,在設計流程節點資源時,需要將終端用戶的使用界面設計出來,其中又以流程節點的表單為重點。
2.2 實施機制
2.2.1 引擎設計
若要實現辦公自動化,就必須要依靠工作流技術為辦公流程提供的多項服務,其引擎運作的實現,利用了單個或多個不同的引擎組內部相互聯系、交叉作用,作用在于協調和合理分配不同辦公資源。該引擎的性能眾多,包括對辦公流程各個組成部分的運作進行調度、對各項活動的進程展開合理分配,維持工作流及其相關數據正常運轉等。
引擎運轉過程:第一步,引擎外部接口將控制信息接受下來,并把所接收的信息傳送至引擎主控制中心;第二步,由引擎針分配接收到的訊息,例如,開始對過程進行管理,接受辦公自動化控制要求開始活動以及結束活動等;第三步,按照控制信息的不同開始對相應的任務進行處理,并展開相關操作。在這一過程中,可將引擎當作接收器與傳輸器,其負責具體控制接收到的信息,以免使整個自動化流程的正常運作受到影響。
2.2.2 訪問接口設計
各個接口會在工作流引擎運作時向其傳輸信息,因此,其所擁有的外部接口眾多,但接口不同,其傳輸的信息也有很大差別,而不同接口所定義的數據交換規則均是相同的。以Java和其他相似的接口為例,其所傳輸的信息均直接從數據庫中傳導出來,而各個引擎能否協調工作就由其提供的信息所決定。
3 結 語
綜上所述,辦公自動化技術可使工作流技術得到有效應用,有助于企事業單位工作效率的全面提高,也在現代化建設發展方面發揮了積極作用,其為我國社會組織的工作能力與工作水平同國際接軌提供了技術保證。希望借助本文幫助各類企業組織管理者有效應用工作流技術,為集團型企事業單位革新管理手段提供借鑒,讓社會組織的工作流程均帶有時代特征,全面提高其業務開展效率,以讓我國現代化建設事業的發展得以穩步推進。
主要參考文獻
[1]羅中.國內外辦公自動化的現狀與趨勢分析[J]. 現代經濟信息,2014(12).