時(shí)間：2023-08-12 09:05:56
序論：在您撰寫人事檔案電子化管理時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
現(xiàn)狀分析
傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案管理模式，工作量大、步驟繁瑣，且難以對已經(jīng)歸檔的檔案材料進(jìn)行信息提煉與加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、多媒體等新技術(shù)的快速發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的客觀環(huán)境，檔案信息的快速共享成為可能。在養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)等人社業(yè)務(wù)搭乘“信息高速公路”逐漸實(shí)現(xiàn)異地信息共享的背景下，檔案管理業(yè)務(wù)卻仿佛“信息高速公路”上的“減速帶”，受限于紙質(zhì)載體的特性而發(fā)展滯后，限制了人事檔案信息資源價(jià)值的最大化發(fā)揮。人事檔案電子化可以使信息資源實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域流動(dòng)，提升服務(wù)質(zhì)量和群眾滿意度，創(chuàng)造最佳的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，意義重大。
人事檔案電子化管理存在的問題
由于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現(xiàn)，對人事檔案電子化提出了新的挑戰(zhàn)。
電子檔案的原始性、真實(shí)性易被破壞。原始性、真實(shí)性是檔案所具有的本質(zhì)屬性，紙質(zhì)文件內(nèi)容原始性和真實(shí)性很容易確認(rèn)，而電子檔案具有可變性以及載體可分離屬性，計(jì)算機(jī)內(nèi)存儲(chǔ)的電子檔案無個(gè)人筆跡特征，無書寫墨跡和新舊區(qū)別，單位負(fù)責(zé)人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，更沒有極具權(quán)威性、可辨識(shí)真?zhèn)蔚墓珓?wù)用章，一旦被刪改，復(fù)制或篡改內(nèi)容都很難被識(shí)破，給日后檔案材料真實(shí)性和權(quán)威性認(rèn)定帶來很大困難。
電子檔案的安全性問題日益突出。用網(wǎng)絡(luò)的任何終端設(shè)備都能索取到存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)某一個(gè)設(shè)備上的電子文件，一個(gè)終端上的電子文件也可同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端，這對于在一段時(shí)間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問題，帶來了極大的威脅。電子政務(wù)系統(tǒng)中大量的政府公文通過網(wǎng)絡(luò)、高效流轉(zhuǎn)，電子文件檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)傳送時(shí)容易被竊聽、泄密、篡改和偽造。同時(shí)，電子檔案在發(fā)送、接收、保管、歸檔時(shí)又面臨病毒的入侵。接入互聯(lián)網(wǎng)所遇到的非法訪問難以計(jì)數(shù)，現(xiàn)有的防火墻等技術(shù)對黑客高手往往防不勝防，使電子文件檔案信息的安全受到嚴(yán)重威脅。
沒有統(tǒng)一的檔案管理軟件，電子檔案法律效力低。檔案系統(tǒng)各地區(qū)之間、單位之間不使用統(tǒng)一的軟件，勢必會(huì)影響到互相之間的利用以及材料認(rèn)定工作，加之電子檔案沒有固定載體，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定困難，致使電子檔案難以被法律認(rèn)定。
人事檔案電子化管理實(shí)施策略
面對大量的電子文件，檔案工作者要解決電子文件檔案管理過程中存在的問題，可采取以下主要措施：
建立統(tǒng)一的電子文件檔案歸檔基本結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)。在電子文件大量產(chǎn)生的今天，檔案部門進(jìn)行電子文件接收歸檔的首要任務(wù)是對所需歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實(shí)性鑒定，而“保護(hù)體系”的實(shí)現(xiàn)正是為解決該問題而提出的一個(gè)重要途徑與方法，制定科學(xué)、合理及符合我國實(shí)際情況的統(tǒng)一的歸檔電子文件及電子檔案的基本結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，是全面實(shí)施電子文件歸檔及電子檔案管理的基礎(chǔ)。
多措并舉提高檔案管理的安全性。一是提高檔案管理者的信息素養(yǎng)。檔案信息安全是檔案管理工作的生命線，而檔案工作電子化需要人來實(shí)現(xiàn)，這就要求檔案管理者必須具備計(jì)算機(jī)、檔案學(xué)等多元化知識(shí)背景。因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的專業(yè)隊(duì)伍是至關(guān)重要的。這就要求檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，同時(shí)上級檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計(jì)劃地選送檔案管理人員進(jìn)行深造，進(jìn)行離崗培訓(xùn)，并通過以老帶新、以強(qiáng)帶弱、互幫互學(xué)等方式建立復(fù)合型人才群體和梯隊(duì)型人才結(jié)構(gòu)。二是讓檔案管理工作者提前介入電子文件檔案系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。把原來紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中的許多后控制手段提到最前端，盡可能把文件各個(gè)階段的管理要求放在設(shè)計(jì)階段予以考慮，以功能合理的電子文件、電子檔案管理系統(tǒng)作為管好電子文件的先決條件。三是對電子檔案實(shí)行備份制度。保證用作處理和存儲(chǔ)電子檔案的計(jì)算機(jī)專人專用，并對電子檔案進(jìn)行加密，最大限度防止計(jì)算機(jī)病毒感染、文件破獲等。對電子檔案實(shí)行分布式雙機(jī)備份制度，當(dāng)工作計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問題時(shí)，另一臺(tái)備份機(jī)立即開始工作，使存儲(chǔ)和處理電子檔案的計(jì)算機(jī)不會(huì)發(fā)生崩潰，電子檔案不會(huì)丟失，保證電子檔案的安全性。
加強(qiáng)立法，確保電子文件的法律效力。通^立法給予電子文件充分的證明力，在已有相關(guān)立法的基礎(chǔ)上，如《檔案法》中，進(jìn)一步明確電子文件的法律地位，并制定與《檔案法》相配套的切實(shí)可行的電子文件管理法規(guī)及實(shí)施細(xì)則，保證電子文件的關(guān)聯(lián)性、真實(shí)性、憑證性作用，從而保證電子文件的法律效力。
關(guān)鍵詞：國有企業(yè)；人事檔案；電子化管理；風(fēng)險(xiǎn)
人事檔案管理工作開展得好壞，直接關(guān)系到企業(yè)自身發(fā)展情況，開展高效的檔案管理工作，能夠促進(jìn)國企向著更加良好的方向發(fā)展。這一背景下，國企為了更好地開人事檔案管理工作，紛紛引入了信息化手段，以促進(jìn)人事檔案電子化管理方向轉(zhuǎn)變，這一轉(zhuǎn)變有效提升了整個(gè)工作的質(zhì)量與效率。但通過大量實(shí)踐表明，開展電子化人事檔案管理時(shí)，很可能出現(xiàn)一些風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致整個(gè)工作并未體現(xiàn)出最大的價(jià)值，在一定程度上制約了國企的發(fā)展。所以，國企需要針對人事檔案電子化管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)，制定出相應(yīng)的防范措施，降低各類風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生率，為國企更好的發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。
一、人事檔案電子化管理的優(yōu)勢
以往階段，企業(yè)開展人事檔案管理工作時(shí)，通常以人員手工與紙質(zhì)管理模式為主，管理效果較差，不利于企業(yè)對人事檔案的使用，在一定程度上干擾企業(yè)正常運(yùn)行，而人事檔案電子化管理的出現(xiàn)，則有效改善的這一情況，具體來說，主要體現(xiàn)在下述四個(gè)方面：
1.易于分類
對于國有企業(yè)來說，人員數(shù)量較多，人事檔案信息較為龐大，其中涉及很多方面的信息，如人員姓名、聯(lián)系方式、薪酬待遇、以往工作經(jīng)驗(yàn)、所處崗位等，對于這些檔案來說，需要分門別類地管理，只有這樣，才會(huì)使檔案發(fā)揮出最大的作用。以往階段，通過人員手工管理時(shí)，由于檔案信息龐大，導(dǎo)致管理人員難以準(zhǔn)確掌握檔案的真實(shí)情況，影響檔案的分類，使檔案雜亂無章的堆放到一起。而應(yīng)用信息化管理手段時(shí)，會(huì)有專業(yè)的軟件設(shè)計(jì)人員設(shè)計(jì)出性能良好、功能較為完善的人事檔案管理平臺(tái)。整個(gè)平臺(tái)由多個(gè)功能模塊構(gòu)成，其中包括分類功能，將人事資料導(dǎo)入到該平臺(tái)后，只需要簡單點(diǎn)擊“分類功能”，平臺(tái)會(huì)自動(dòng)對人事資料予以分析，根據(jù)分析結(jié)果，結(jié)合前期設(shè)置的分類標(biāo)準(zhǔn)，將人事資料劃分到相應(yīng)類型當(dāng)中，操作簡單，無需人員過度參與，使得人事檔案分類更加科學(xué)、合理。
2.儲(chǔ)存量較多
紙質(zhì)管理模式是在獲取職工信息后，書寫到紙張上，通過對紙張的保管，以達(dá)到人事檔案管理的目的。對于這一管理模式來說，所用的紙張具有邊界，只能在邊界范圍內(nèi)書寫，因而存儲(chǔ)的信息量并不是很大，若對大量人事檔案進(jìn)行管理，則需要采用很多紙張，為管理工作帶來麻煩。以A4紙為例，尺寸為210×397mm，而人正常寫字時(shí)，1cm2約為1個(gè)字，也就是說，在一張A4紙上僅可書寫600字左右，字符較小一些，書寫字?jǐn)?shù)可增加一些，但相對于龐大的人事檔案信息來說，這些字?jǐn)?shù)依然僅占其中非常小的一部分。而采用電子化管理模式后，則可改善這一問題，大大提升信息的存儲(chǔ)量。在電子化管理模式當(dāng)中，以計(jì)算機(jī)硬盤為主要的存儲(chǔ)場所。對于硬盤的存儲(chǔ)空間來說，是虛擬存在的，無須將信息記錄到實(shí)物上，因而存儲(chǔ)量非常高。目前，在計(jì)算機(jī)領(lǐng)域內(nèi)，硬盤容量最高已達(dá)10T以上，日常常用的硬盤容量也有數(shù)百G，能夠存儲(chǔ)數(shù)億的文字、數(shù)字信息，遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于以往的紙質(zhì)存儲(chǔ)模式。
3.應(yīng)用方便
對于以往的紙質(zhì)管理模式來說，將人事檔案記錄到紙張之后，會(huì)將其放置到相應(yīng)的位置存儲(chǔ)，在需要使用檔案信息時(shí)，由管理人員從龐大的資料當(dāng)中尋找出來。這樣需要消耗很長的時(shí)間，導(dǎo)致檔案信息的應(yīng)用并不是很方便。而采用電子化管理模式后，則可有效改變這一問題。該管理模式當(dāng)中，主要通過計(jì)算機(jī)完成信息錄入、存儲(chǔ)以及提取等工作，只需要在電腦管理系統(tǒng)內(nèi)，錄入所需要查找的關(guān)鍵詞，計(jì)算機(jī)可以在較短的時(shí)間內(nèi)將所有與該關(guān)鍵詞相關(guān)的信息提取出來，并展示在用戶眼前，用戶只需要根據(jù)具體需求，選擇出最終的檔案信息即可。同時(shí)，在信息檢索時(shí)，錄入的關(guān)鍵詞越多、越準(zhǔn)確，所檢索出來的檔案信息也會(huì)越少，進(jìn)而對人事檔案的應(yīng)用提供了方便。
4.提升工作效率
對于傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式來說，主要是人員管理為主，任何工作的開展，均需要由人員完成，如由人員抄錄信息，由人員查找信息等，而人的精力與時(shí)間有限，不僅會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，而且工作效率也不是很高，導(dǎo)致整個(gè)工作效率有待提升。同時(shí)，對紙張存儲(chǔ)時(shí)，很容易受到外界因素的影響而破壞，如放置到潮濕環(huán)境當(dāng)中，會(huì)加快紙張的腐爛速度，還會(huì)使紙張上的文字變得模糊；若存儲(chǔ)場所出現(xiàn)火災(zāi)，將會(huì)導(dǎo)致資料內(nèi)容完全消失等。受到這些因素的影響，使企業(yè)無法有效對檔案資料進(jìn)行應(yīng)用。而應(yīng)用電子化管理模式時(shí)，通過計(jì)算機(jī)代替了人員，無需人工抄錄信息等工作，人員只需要對計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，即可在最短的時(shí)間內(nèi)，完成整個(gè)人事檔案管理工作，大大提升了該項(xiàng)工作的效率。同時(shí)，信息存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)硬盤當(dāng)中，不會(huì)受到潮濕、火災(zāi)等因素的影響，即便硬盤損壞，也可通過相關(guān)技術(shù)將其修復(fù)，提升了檔案信息的安全性。此外，電子化管理無需采用紙張，具有一定的環(huán)保作用，有利于社會(huì)可持續(xù)發(fā)展。
二、國有企業(yè)人事檔案電子化管理常見風(fēng)險(xiǎn)
雖然，相對于傳統(tǒng)人事檔案管理模式來說，電子化管理模式具有較多的優(yōu)勢，但通過大量實(shí)踐表明，電子化管理依然會(huì)出現(xiàn)一定的風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致檔案信息損壞，或者是被不法分子所竊取，不僅對職工個(gè)人生活與經(jīng)濟(jì)財(cái)產(chǎn)帶來一定隱患，同時(shí)還會(huì)威脅到國有企業(yè)的發(fā)展。具體來說，國企人事檔案電子化管理中常見風(fēng)險(xiǎn)包括下述幾個(gè)方面：
1.物理網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)
在電子化管理模式當(dāng)中，需要應(yīng)用很多物理硬件設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、硬盤、鍵盤、鼠標(biāo)等，這些硬件設(shè)施性能的好壞，直接關(guān)系到檔案管理的效果。然而在實(shí)際應(yīng)用時(shí)，這些硬件設(shè)施很可能受到一些因素的影響而損壞，進(jìn)而影響在電子化管理中的作用。具體來說，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是自然方面。自然界作為人們生存的主要場所，一些自然事件很可能對計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)施造成損壞，如在雷雨天氣下，計(jì)算機(jī)未做好避雷措施，由于在短時(shí)間內(nèi)電壓迅速上升，會(huì)將計(jì)算機(jī)芯片燒壞；在地震、暴風(fēng)等天災(zāi)情況下，也可使硬件設(shè)施產(chǎn)生損壞，嚴(yán)重情況下，甚至?xí)霈F(xiàn)毀滅性的破壞。二是人員方面。開展電子化人事檔案管理工作時(shí)，雖然無需人員直接參與進(jìn)來，但是計(jì)算機(jī)的操作依然由人員完成，若人員對計(jì)算機(jī)知識(shí)不了解，或是未能正確操作計(jì)算機(jī)，也會(huì)帶來一定的風(fēng)險(xiǎn)。如操作人員隨意斷電，可能會(huì)損壞內(nèi)存、硬盤、電源等原件，對資料造成破壞。
2.內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)
在整個(gè)網(wǎng)絡(luò)體系當(dāng)中，可劃分成兩個(gè)組成部分，一個(gè)為外部網(wǎng)絡(luò)，另一個(gè)為內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，即局域網(wǎng)，在局域網(wǎng)運(yùn)行的過程中，可能受到多方面因素的影響而出現(xiàn)信息安全風(fēng)險(xiǎn)，具體來說，體現(xiàn)在下述幾個(gè)方面：（1）員工安全理念缺失。人員作為局域網(wǎng)的操作與管理者，只有具備較高的安全理念，才會(huì)防止各種安全風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。但對于很多國企來說，并未對人事檔案電子化管理產(chǎn)生應(yīng)有的重視程度，沒有聘用高素質(zhì)管理人員，導(dǎo)致人員的安全意識(shí)相對較低，進(jìn)而經(jīng)常誘發(fā)各種信息安全事件。比如，人員應(yīng)用完計(jì)算機(jī)后，未及時(shí)將系統(tǒng)關(guān)閉而離開，為其他人員的觀看提供了機(jī)會(huì)；利用企業(yè)局域網(wǎng)瀏覽一些不健康的網(wǎng)站；未能及時(shí)對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)更新等，這些情況均會(huì)導(dǎo)致信息泄露。（2）隨意安裝各種硬件裝置。現(xiàn)代計(jì)算機(jī)領(lǐng)域，存在很多移動(dòng)硬件，這些移動(dòng)硬件的出現(xiàn)，為人們的工作提供了方便。但是對硬件使用時(shí)，很可能會(huì)被植入一些病毒，若將植入病毒的硬件插到企業(yè)計(jì)算機(jī)后，這些病毒就會(huì)傳輸?shù)接?jì)算機(jī)內(nèi)，進(jìn)而對計(jì)算機(jī)內(nèi)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)進(jìn)行破壞或竊取，對國企人事檔案管理造成嚴(yán)重影響。
3.外部網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)
對于國有企業(yè)來說，通常都有規(guī)定表明，網(wǎng)絡(luò)不可與外網(wǎng)連接到一起，以防止內(nèi)部信息泄露的事件發(fā)生。但職工進(jìn)入企業(yè)后，為了確保職工有效完成本職工作，企業(yè)通常會(huì)賦予職工自主撥號上網(wǎng)的權(quán)利，所以在實(shí)際當(dāng)中，很難防止員工將內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)連接到一起，進(jìn)而對人事檔案資料帶來了安全隱患。一方面，在系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)，會(huì)出現(xiàn)一些漏洞，這些漏洞的存在將計(jì)算機(jī)完全向其他人展示出來，進(jìn)而為不法人員信息的竊取提供了幫助。另一方面，若在計(jì)算機(jī)中未能應(yīng)用安全防護(hù)措施，則會(huì)在信息管理、傳輸?shù)然顒?dòng)過程中被各種方式所攻擊，如木馬、病毒等，輕者會(huì)使信息泄露或損壞，嚴(yán)重情況下甚至?xí)?dǎo)致整個(gè)計(jì)算機(jī)癱瘓，無法正常運(yùn)行，對整個(gè)人事檔案管理工作造成非常巨大的危害。同時(shí)，需要注意的是，若出現(xiàn)了外網(wǎng)病毒攻擊，危害性巨大，很難在企業(yè)內(nèi)部尋找出根源，因而需要嚴(yán)格預(yù)防這一問題的出現(xiàn)。
三、國有企業(yè)人事檔案電子化管理風(fēng)險(xiǎn)的防范策略
1.提升對物理網(wǎng)絡(luò)的保護(hù)
通過上述分析可知，國企人事檔案電子化管理過程中，很容易受到自然、人員兩個(gè)方面因素的影響，導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)安全隱患，進(jìn)而降低整個(gè)工作的開展效果，對國企發(fā)展造成一定干擾。所以，國企開展該項(xiàng)工作時(shí)，一定要提升對物理網(wǎng)絡(luò)的保護(hù)力度，具體來說，應(yīng)從下述兩方面著手：首先，針對自然因素來說，地震、暴風(fēng)等天災(zāi)人們無法予以控制，因而只能時(shí)時(shí)關(guān)注自然天氣狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)可能出現(xiàn)的情況，應(yīng)及時(shí)將信息主要存儲(chǔ)裝置—硬盤轉(zhuǎn)移到安全位置，待天災(zāi)過去之后，重新組裝計(jì)算機(jī)，以保證人事檔案的完整性。針對雷雨天氣，可采用一些避雷措施，如屋頂裝設(shè)避雷針，或采用避雷機(jī)箱等，以降低雷電對計(jì)算機(jī)造成破壞；其次，對于人員因素來說，應(yīng)定期開展計(jì)算機(jī)相關(guān)的培訓(xùn)活動(dòng)，通過這些培訓(xùn)活動(dòng)的開展，使人員了解計(jì)算機(jī)的正確操作方式，避免人員出現(xiàn)隨意關(guān)閉計(jì)算機(jī)等現(xiàn)象，進(jìn)而減少由人員因素而引發(fā)的信息安全風(fēng)險(xiǎn)。
2.強(qiáng)化內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全防范意識(shí)
內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)作為人事檔案管理的主要管理場所，確保內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全，能夠直接提升整個(gè)檔案管理的質(zhì)量，減少檔案信息的泄露與損壞。所以，國企運(yùn)營過程中，應(yīng)強(qiáng)化職工的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全防范意識(shí)，防止出現(xiàn)由人員導(dǎo)致的內(nèi)部安全風(fēng)險(xiǎn)。首先，提升職工的安全理念。國企運(yùn)營時(shí)，通過會(huì)議、培訓(xùn)活動(dòng)、網(wǎng)絡(luò)教育等多種途徑，向職工傳授內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全相關(guān)的理論知識(shí)，轉(zhuǎn)變職工的落后觀念，加強(qiáng)對內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全重要性的了解程度，確保其在日常工作當(dāng)中，能夠有效約束與規(guī)范自身行為，使用計(jì)算機(jī)后，能夠按照要求關(guān)閉；在工作時(shí)間內(nèi)，不瀏覽與工作無關(guān)的網(wǎng)頁與網(wǎng)站；利用專業(yè)的技術(shù)手段，定期對系統(tǒng)進(jìn)行更新與維護(hù)等，以保證整個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處于健康狀態(tài)下，減少信息泄露的機(jī)會(huì)。其次，在使用移動(dòng)硬件使用時(shí)，也應(yīng)注意規(guī)范性，將生活U盤與工作U盤區(qū)分出來，生活U盤僅限于企業(yè)外部使用，而工作U盤僅限于企業(yè)內(nèi)部使用，以防網(wǎng)址、U盤交叉使用而被植入各種病毒，降低病毒入侵企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的機(jī)會(huì)。
3.加強(qiáng)對外部網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)管與防控
除上述兩個(gè)方面之外，國企還應(yīng)加強(qiáng)對外部網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)管與防控，具體來說，從下述兩個(gè)方面著手：首先，制定出完善的網(wǎng)絡(luò)使用制度，詳細(xì)明確職工不可將內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)連接到一起，并針對這一情況，制定出相應(yīng)的懲罰制度，以約束職工行為，確保職工工作時(shí)不會(huì)主動(dòng)與外網(wǎng)連接，從而減少了外網(wǎng)病毒侵入內(nèi)網(wǎng)的機(jī)會(huì)。其次，在計(jì)算機(jī)中安裝各種安全軟件，如殺毒軟件，自動(dòng)對計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢查，確定系統(tǒng)內(nèi)是否出現(xiàn)病毒。若發(fā)現(xiàn)，及時(shí)向工作人員報(bào)告，并將其滅殺；病毒攔截系統(tǒng)，分析想要進(jìn)入企業(yè)內(nèi)網(wǎng)的所有信息，若發(fā)現(xiàn)信息中存在病毒或不良代碼，直接將其阻攔下來，禁止其進(jìn)入內(nèi)網(wǎng)；設(shè)置密鑰，在人事檔案管理系統(tǒng)上，設(shè)置相應(yīng)的密碼，并針對檔案信息的重要程度，賦予內(nèi)部人員相應(yīng)的查看權(quán)利，不同權(quán)利的職工，僅能查看相應(yīng)的信息，進(jìn)而加強(qiáng)對人事檔案的保護(hù)力度。
四、總結(jié)
綜上所述，國企人事檔案電子化管理的應(yīng)用，有效提升了整個(gè)工作的質(zhì)量與效率，為國企發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)，但需要注意的是，受到人員、自然情況、以及黑客等因素的影響，導(dǎo)致電子化管理中經(jīng)常出現(xiàn)一些安全隱患，使人事檔案損壞或泄露，危害國企發(fā)展。所以，國企人事檔案電子化管理過程中，應(yīng)加強(qiáng)對物理硬件以及內(nèi)外網(wǎng)的保護(hù)力度，以降低安全隱患的發(fā)生率。
參考文獻(xiàn)：
[1]王英迪.國有企業(yè)人事檔案管理信息化發(fā)展趨向的探討[J].經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展研究，2019
[2]孫攀.試論國企人事檔案管理水平的提升空間及其對策[J].魅力中國，2019
[3]陳純艷.數(shù)字化干部人事檔案管理的安全風(fēng)險(xiǎn)與對策[J].檔案天地，2019
[4]劉凌云，盧莎莎，齊云飛，等.國企改制中的人力資源管理風(fēng)險(xiǎn)及防范建議[J].企業(yè)改革與管理，2019
[5]高巖.電子檔案管理工作中的風(fēng)險(xiǎn)與不安全因素分析及防范[J].數(shù)碼設(shè)計(jì)（上），2019
[6]謝明彧.國有企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀與對策分析[J].企業(yè)改革與管理，2020
[7]仲杰.新形勢下國有企業(yè)人事檔案管理工作研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019
[8]李晶，王秋蓉.醫(yī)院人事電子檔案管理的SWOT分析[J].中國衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理，2018
[9]丁麗娜.人事檔案電子化管理及其存在問題和相關(guān)措施之管見[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2019
關(guān)鍵詞： 醫(yī)院 人事檔案管理 電子檔案
醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院從業(yè)人員的經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄，是個(gè)人參與社會(huì)方方面面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映。它是個(gè)人發(fā)展、醫(yī)院人才招聘、提拔和實(shí)現(xiàn)整個(gè)社會(huì)人才優(yōu)化配置的基本依據(jù)。現(xiàn)代科技的發(fā)展為醫(yī)院人事檔案管理提供了便利，當(dāng)然也對檔案管理提出了更高的要求，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下利用計(jì)算機(jī)建立電子檔案是新時(shí)代人事檔案管理的必然趨勢。
網(wǎng)絡(luò)建檔是社會(huì)進(jìn)步和信息系統(tǒng)發(fā)展的需要，另外，過去的人事檔案一般是堆疊在檔案室里，在搜集信息、存儲(chǔ)檔案和提取檔案等方面都存在著很多問題，而相對于過去的紙質(zhì)檔案，建立電子檔案則體現(xiàn)出更多的優(yōu)越性：
1.保存壽命長，不易損壞
檔案以電子文檔形式存放在電腦或光盤、優(yōu)盤等電子存儲(chǔ)介質(zhì)內(nèi)，不會(huì)因?yàn)橄窦堎|(zhì)檔案一樣因?yàn)樘鞖狻⒆匀粸?zāi)害和存放時(shí)間等的影響而發(fā)生破損、丟失的情況，即使經(jīng)過很長時(shí)間電子文檔里面的信息依然能完整無缺，一直保存下去。而且電子檔案一般都有備份，一份文件出現(xiàn)問題，還有一份甚至多份備份資料可供參考彌補(bǔ)，打破過去紙質(zhì)檔案袋的“唯一存在”，也就增強(qiáng)了醫(yī)院人事檔案的安全性和可靠性。
2.信息全面有效
由于電子設(shè)備存儲(chǔ)空間很大，對于醫(yī)院人事檔案的信息可以覆蓋個(gè)人生活的方方面面，完全不受紙張的約束，信息更加全面和具體。另外，電子檔案可以隨時(shí)更新，及時(shí)地補(bǔ)充和修改個(gè)人存檔信息，一改過去檔案“塵滿面”無人問津、有檔無人有人無檔等導(dǎo)致檔案信息落后貧乏的情況，保持人事檔案信息的時(shí)鮮性，讓醫(yī)院及其他用人單位可以通過檔案了解個(gè)人的實(shí)時(shí)情況以適當(dāng)評估調(diào)用，個(gè)人也會(huì)因?yàn)闄n案的這種時(shí)鮮性而警惕，更加嚴(yán)格要求自己的工作和生活，以保持最佳的檔案記錄。
3.提取檔案方便
以前的人事檔案是放在一個(gè)專門檔案室里，要從諸多的檔案袋里找出某個(gè)人的已屬不易，更不用說查找某些細(xì)節(jié)信息了，更何況很多檔案由于年代久遠(yuǎn)，查找目錄存在不全、不準(zhǔn)確、甚至丟失的問題，提取檔案和檔案信息更是難上加難。而通過管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)建立的電子檔案則可以避免這種棘手的問題，它有清晰明了的查詢目錄，根據(jù)索引點(diǎn)擊某個(gè)按鈕就可以輕松的獲得需要的信息，方便快捷，提高工作效率。
4.共享性
將檔案袋保存在醫(yī)院的檔案室里，個(gè)人的信息只被這所醫(yī)院擁有，而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下建立的電子檔案則體現(xiàn)出鮮明的共享性。
通過網(wǎng)絡(luò)可以將一些非保密的檔案信息傳到信息網(wǎng)上，跟各種醫(yī)藥科研網(wǎng)、醫(yī)學(xué)教育網(wǎng)以及人才網(wǎng)等一起共享信息，在這樣更寬的平臺(tái)上，對個(gè)人素質(zhì)的發(fā)展和醫(yī)院人事管理的提高都將起到很大的推動(dòng)作用。如果最終能實(shí)現(xiàn)全國范圍內(nèi)的人事檔案共享，那對我國的人才優(yōu)化配置都將是十分有利的。
5考核評價(jià)公開公平
在紙質(zhì)檔案內(nèi)的考核評價(jià)部分，一般是由單位上司或部門個(gè)人填寫，而檔案一般是在檔案室保密存放的，他人根本無從知道里面的內(nèi)容。醫(yī)院可以將電子檔案的這部分內(nèi)容掛在網(wǎng)上，考核評價(jià)結(jié)果予以公示，由全體工作人員來檢查核實(shí)或是由大家來一起考核個(gè)人的工作生活情況，給予評價(jià)。這樣的考核公開公正公平，完全透明，可以更加真實(shí)的反映個(gè)人情況，保證了人事檔案的真實(shí)性。
當(dāng)然電子檔案并不是完美無缺的，它存在一些電子信息的局限性，如受病毒危害、保密性不夠等，另外它還需要醫(yī)院檔案管理人員有較高的的專業(yè)能力。如何更好地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的電子化，我覺得可以從以下幾方面著手：
首先，要有完善的建立電子檔案的軟件和硬件設(shè)施，醫(yī)院應(yīng)該設(shè)立專門的微機(jī)室代替過去的紙質(zhì)檔案室來存放電子檔案，注意火電問題，保持微機(jī)的正常工作以及網(wǎng)絡(luò)的通達(dá)。然后引進(jìn)適合本單位人事檔案的管理信息系統(tǒng)，確保各種檔案信息的錄入、分類、統(tǒng)計(jì)、修改、保密、備份和查閱提取操作都能方便快捷。另外，不管是微機(jī)還是信息系統(tǒng)都要有良好的升級環(huán)境，能確保醫(yī)院人事檔案電子形式和人事檔案的管理都要緊跟時(shí)代步伐。
然后，醫(yī)院要分配專人來管理。管理人員必須具備很強(qiáng)的責(zé)任感，主動(dòng)地搜集補(bǔ)充醫(yī)院工作人員的檔案信息，做好備份，盡量做到及時(shí)全面。還有就是專業(yè)素質(zhì)，他們不僅要懂得人事檔案管理的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要具備信息技術(shù)的基礎(chǔ)知識(shí)，才能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高效地進(jìn)行電子檔案的管理工作。同時(shí)他們還需要具有良好的職業(yè)素質(zhì)，不隨意泄露他人的檔案信息，不會(huì)因?yàn)槠渌麊挝换騻€(gè)人的利惑而非法借閱、修改檔案。
其次，醫(yī)院應(yīng)該建立完善的檔案管理制度。強(qiáng)調(diào)《中華人民共和國檔案法》的總體要求，同時(shí)建立自己單位的相關(guān)管理制度，一來可以使檔案管理更加的規(guī)范，防止不法分子以不正當(dāng)?shù)氖侄伪I取。另外人事檔案是包含了全體工作人員的多種信息，一經(jīng)不法分子利用將貽害無窮，要切實(shí)做好保密工作。在這方面醫(yī)院應(yīng)該重點(diǎn)做好監(jiān)督管理的規(guī)范工作，挑選專業(yè)能力和道德素質(zhì)都較高的管理人才來擔(dān)任，合理設(shè)置崗位，上機(jī)操作的各個(gè)部分分別設(shè)置管理密碼，讓各管理人員相互合作又互相監(jiān)督，以確保檔案管理的安全、有效。
最后，要進(jìn)行檔案管理的宣傳工作，使電子檔案的特點(diǎn)、優(yōu)點(diǎn)、管理方法、對單位和個(gè)人的特殊要求等常識(shí)深入人心，增強(qiáng)醫(yī)院工作人員對個(gè)人檔案的重視意識(shí)，讓他們自覺地將自己的各種信息真實(shí)地提交給檔案管理員。讓醫(yī)院能將檔案管理列入人事管理的重要議程，醫(yī)院對個(gè)人工作、服務(wù)態(tài)度、思想進(jìn)步等各方面的考核、監(jiān)督工作都積極開展起來，這樣反過來也讓個(gè)人以更大的熱誠和更積極地態(tài)度投入到工作中去。
實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的電子化將使醫(yī)院人事管理具有更大的動(dòng)態(tài)性和靈活性，使醫(yī)院的發(fā)展更緊跟時(shí)代的需求，當(dāng)然也對醫(yī)院的人事檔案管理提出了更高的要求，各醫(yī)院都應(yīng)該努力完善自己的人事檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，使其更加科學(xué)化，完備化。
參 考 文 獻(xiàn)
【關(guān)鍵詞】 醫(yī)院 人事檔案管理 電子檔案
醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院從業(yè)人員的經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄，是個(gè)人參與社會(huì)方方面面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映。它是個(gè)人發(fā)展、醫(yī)院人才招聘、提拔和實(shí)現(xiàn)整個(gè)社會(huì)人才優(yōu)化配置的基本依據(jù)。現(xiàn)代科技的發(fā)展為醫(yī)院人事檔案管理提供了便利，當(dāng)然也對檔案管理提出了更高的要求，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下利用計(jì)算機(jī)建立電子檔案是新時(shí)代人事檔案管理的必然趨勢。
網(wǎng)絡(luò)建檔是社會(huì)進(jìn)步和信息系統(tǒng)發(fā)展的需要，另外，過去的人事檔案一般是堆疊在檔案室里，在搜集信息、存儲(chǔ)檔案和提取檔案等方面都存在著很多問題，而相對于過去的紙質(zhì)檔案，建立電子檔案則體現(xiàn)出更多的優(yōu)越性：
1.保存壽命長，不易損壞
檔案以電子文檔形式存放在電腦或光盤、優(yōu)盤等電子存儲(chǔ)介質(zhì)內(nèi)，不會(huì)因?yàn)橄窦堎|(zhì)檔案一樣因?yàn)樘鞖狻⒆匀粸?zāi)害和存放時(shí)間等的影響而發(fā)生破損、丟失的情況，即使經(jīng)過很長時(shí)間電子文檔里面的信息依然能完整無缺，一直保存下去。而且電子檔案一般都有備份，一份文件出現(xiàn)問題，還有一份甚至多份備份資料可供參考彌補(bǔ)，打破過去紙質(zhì)檔案袋的“唯一存在”，也就增強(qiáng)了醫(yī)院人事檔案的安全性和可靠性。
2.信息全面有效
由于電子設(shè)備存儲(chǔ)空間很大，對于醫(yī)院人事檔案的信息可以覆蓋個(gè)人生活的方方面面，完全不受紙張的約束，信息更加全面和具體。另外，電子檔案可以隨時(shí)更新，及時(shí)地補(bǔ)充和修改個(gè)人存檔信息，一改過去檔案“塵滿面”無人問津、有檔無人有人無檔等導(dǎo)致檔案信息落后貧乏的情況，保持人事檔案信息的時(shí)鮮性，讓醫(yī)院及其他用人單位可以通過檔案了解個(gè)人的實(shí)時(shí)情況以適當(dāng)評估調(diào)用，個(gè)人也會(huì)因?yàn)闄n案的這種時(shí)鮮性而警惕，更加嚴(yán)格要求自己的工作和生活，以保持最佳的檔案記錄。
3.提取檔案方便
以前的人事檔案是放在一個(gè)專門檔案室里，要從諸多的檔案袋里找出某個(gè)人的已屬不易，更不用說查找某些細(xì)節(jié)信息了，更何況很多檔案由于年代久遠(yuǎn)，查找目錄存在不全、不準(zhǔn)確、甚至丟失的問題，提取檔案和檔案信息更是難上加難。而通過管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)建立的電子檔案則可以避免這種棘手的問題，它有清晰明了的查詢目錄，根據(jù)索引點(diǎn)擊某個(gè)按鈕就可以輕松的獲得需要的信息，方便快捷，提高工作效率。
4.共享性
將檔案袋保存在醫(yī)院的檔案室里，個(gè)人的信息只被這所醫(yī)院擁有，而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下建立的電子檔案則體現(xiàn)出鮮明的共享性。
通過網(wǎng)絡(luò)可以將一些非保密的檔案信息傳到信息網(wǎng)上，跟各種醫(yī)藥科研網(wǎng)、醫(yī)學(xué)教育網(wǎng)以及人才網(wǎng)等一起共享信息，在這樣更寬的平臺(tái)上，對個(gè)人素質(zhì)的發(fā)展和醫(yī)院人事管理的提高都將起到很大的推動(dòng)作用。如果最終能實(shí)現(xiàn)全國范圍內(nèi)的人事檔案共享，那對我國的人才優(yōu)化配置都將是十分有利的。
5考核評價(jià)公開公平
在紙質(zhì)檔案內(nèi)的考核評價(jià)部分，一般是由單位上司或部門個(gè)人填寫，而檔案一般是在檔案室保密存放的，他人根本無從知道里面的內(nèi)容。醫(yī)院可以將電子檔案的這部分內(nèi)容掛在網(wǎng)上，考核評價(jià)結(jié)果予以公示，由全體工作人員來檢查核實(shí)或是由大家來一起考核個(gè)人的工作生活情況，給予評價(jià)。這樣的考核公開公正公平，完全透明，可以更加真實(shí)的反映個(gè)人情況，保證了人事檔案的真實(shí)性。
當(dāng)然電子檔案并不是完美無缺的，它存在一些電子信息的局限性，如受病毒危害、保密性不夠等，另外它還需要醫(yī)院檔案管理人員有較高的的專業(yè)能力。如何更好地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的電子化，我覺得可以從以下幾方面著手：
首先，要有完善的建立電子檔案的軟件和硬件設(shè)施，醫(yī)院應(yīng)該設(shè)立專門的微機(jī)室代替過去的紙質(zhì)檔案室來存放電子檔案，注意火電問題，保持微機(jī)的正常工作以及網(wǎng)絡(luò)的通達(dá)。然后引進(jìn)適合本單位人事檔案的管理信息系統(tǒng)，確保各種檔案信息的錄入、分類、統(tǒng)計(jì)、修改、保密、備份和查閱提取操作都能方便快捷。另外，不管是微機(jī)還是信息系統(tǒng)都要有良好的升級環(huán)境，能確保醫(yī)院人事檔案電子形式和人事檔案的管理都要緊跟時(shí)代步伐。
然后，醫(yī)院要分配專人來管理。管理人員必須具備很強(qiáng)的責(zé)任感，主動(dòng)地搜集補(bǔ)充醫(yī)院工作人員的檔案信息，做好備份，盡量做到及時(shí)全面。還有就是專業(yè)素質(zhì)，他們不僅要懂得人事檔案管理的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要具備信息技術(shù)的基礎(chǔ)知識(shí)，才能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高效地進(jìn)行電子檔案的管理工作。同時(shí)他們還需要具有良好的職業(yè)素質(zhì)，不隨意泄露他人的檔案信息，不會(huì)因?yàn)槠渌麊挝换騻€(gè)人的利惑而非法借閱、修改檔案。
其次，醫(yī)院應(yīng)該建立完善的檔案管理制度。強(qiáng)調(diào)《中華人民共和國檔案法》的總體要求，同時(shí)建立自己單位的相關(guān)管理制度，一來可以使檔案管理更加的規(guī)范，防止不法分子以不正當(dāng)?shù)氖侄伪I取。另外人事檔案是包含了全體工作人員的多種信息，一經(jīng)不法分子利用將貽害無窮，要切實(shí)做好保密工作。在這方面醫(yī)院應(yīng)該重點(diǎn)做好監(jiān)督管理的規(guī)范工作，挑選專業(yè)能力和道德素質(zhì)都較高的管理人才來擔(dān)任，合理設(shè)置崗位，上機(jī)操作的各個(gè)部分分別設(shè)置管理密碼，讓各管理人員相互合作又互相監(jiān)督，以確保檔案管理的安全、有效。
最后，要進(jìn)行檔案管理的宣傳工作，使電子檔案的特點(diǎn)、優(yōu)點(diǎn)、管理方法、對單位和個(gè)人的特殊要求等常識(shí)深入人心，增強(qiáng)醫(yī)院工作人員對個(gè)人檔案的重視意識(shí)，讓他們自覺地將自己的各種信息真實(shí)地提交給檔案管理員。讓醫(yī)院能將檔案管理列入人事管理的重要議程，醫(yī)院對個(gè)人工作、服務(wù)態(tài)度、思想進(jìn)步等各方面的考核、監(jiān)督工作都積極開展起來，這樣反過來也讓個(gè)人以更大的熱誠和更積極地態(tài)度投入到工作中去。
實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的電子化將使醫(yī)院人事管理具有更大的動(dòng)態(tài)性和靈活性，使醫(yī)院的發(fā)展更緊跟時(shí)代的需求，當(dāng)然也對醫(yī)院的人事檔案管理提出了更高的要求，各醫(yī)院都應(yīng)該努力完善自己的人事檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，使其更加科學(xué)化，完備化。
參 考 文 獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事；檔案管理；電子化建設(shè)
檔案管理工作屬于企業(yè)及事業(yè)單位工作之中十分重要的組成部分，其中，人事檔案記錄了人才流動(dòng)情況，記錄人員工作履歷，學(xué)業(yè)以及和人才相關(guān)的內(nèi)容，這些信息對于事業(yè)單位進(jìn)行人事調(diào)動(dòng)，以及員工職位升遷工作都有重要意義。因此，本文從檔案管理的角度，分析檔案管理工作存在的問題，并且在此基礎(chǔ)上探索未來的事業(yè)單位進(jìn)行人事檔案管理電子化建設(shè)有效路徑。
一、事業(yè)單位中人事檔案管理存在的問題
(一)檔案管理電子化程度低
檔案的電子化管理不僅能夠簡化檔案保管工作的流程，還能夠提高檔案管理工作的工作質(zhì)量，但是現(xiàn)階段大部分行政事業(yè)單位并沒有實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化管理，這類問題主要集中表現(xiàn)在檔案管理軟件以及硬件設(shè)施較為落后上。人事檔案的電子化管理工作不僅需要事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，還需要事業(yè)單位其他部門的主動(dòng)配合以及相關(guān)軟硬件配套設(shè)施的支持，只有獲得相應(yīng)的設(shè)施以及人員的配合支持，檔案電子化管理工作才能夠順利開展。但是目前很多行政事業(yè)單位缺乏對檔案電子化管理工作的足夠重視，與此同時(shí)對于檔案管理的建設(shè)工作也缺乏足夠的人員和資金支持，另外，事業(yè)單位并沒有針對檔案電子化管理建設(shè)工作建立獨(dú)立的部門管理體系，用于檔案建設(shè)的資金無法支持正常的建設(shè)工作，即便是有足夠的資金支持，許多事業(yè)單位并沒有將資金的使用效率發(fā)揮到最大，這些問題都在一定程度上限制了電子化檔案工作的建設(shè)發(fā)展效果。
(二)檔案電子化管理工作人員不足
任何集體要想實(shí)現(xiàn)長久的發(fā)展都離不開相關(guān)人才的支持，同樣事業(yè)單位要想提高電子檔案管理效率，建立電子化檔案管理工作體系就必須要有足夠的人員配備。目前，在很多事業(yè)單位內(nèi)部不僅缺少對檔案電子化工作的資金支持更缺少相關(guān)的專業(yè)人才儲(chǔ)備，缺乏具備理論和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)檔案管理人才。現(xiàn)階段很多事業(yè)單位內(nèi)部負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員年齡普遍偏大，創(chuàng)新能力和接受新事物的能力明顯不足，甚至在一些事業(yè)單位中并沒有專門的檔案管理部門，主要由人力資源部門負(fù)責(zé)相關(guān)的檔案管理工作，由于人力資源管工作者往往缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，更缺乏專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)，在檔案管理工作上認(rèn)識(shí)不足，這樣無疑降低了檔案管理工作的工作效率和質(zhì)量。因此，檔案管理人才的缺乏已經(jīng)成為制約事業(yè)單位檔案電子化管理工作的關(guān)鍵因素。
(三)檔案資源開發(fā)與利用不足
隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子化管理工作涉及的范圍也越來越廣泛。在事業(yè)單位的檔案管理工作中，檔案工作者需要擁有一定的權(quán)限并且對單位內(nèi)部員工的相關(guān)資料信息有一定的了解，基于這樣的需求導(dǎo)向，檔案管理工作的流動(dòng)性需求也隨之明顯提升。現(xiàn)階段要想破解檔案管理工作的流動(dòng)性需求就必須要加快推進(jìn)檔案管理電子化建設(shè)工作，以此提高對檔案資源的利用效率。然而根據(jù)目前事業(yè)單位發(fā)展的普遍情況來看，在電子化建設(shè)過程中往往會(huì)出現(xiàn)難以滿足檔案管理工作流動(dòng)性需求的問題，檔案資源共享程度不足，整體利用效率低下，因此檔案管理工作質(zhì)量必然提高，促使檔案資源的共享程度不斷提高，促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。
二、事業(yè)單位人事檔案管理的電子化建設(shè)
事業(yè)單位在人事檔案管理的過程中，需要注重電子化的建設(shè)，電子化能夠大大提高檔案管理的效率，降低人力物力以及資金的投入，在保證檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上，能夠有效的提高檔案管理效率，以下從三個(gè)方面進(jìn)行了分析：
(一)提高檔案管理系統(tǒng)電子化建設(shè)速度
事業(yè)單位要想加快檔案管理的建設(shè)工作就必須要提高對檔案管理系統(tǒng)的重視，對此單位內(nèi)部必須要提供足夠的資金和人力支持，了解當(dāng)前檔案管理工作的主要建設(shè)方向，重視檔案管理工作的針對性和具體性建設(shè)內(nèi)容。事業(yè)單位要在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，加快檔案管理系統(tǒng)的智能化和先進(jìn)化建設(shè)，提高系統(tǒng)和檔案管理工作的融合度。另外事業(yè)單位還要對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行加密處理，防止人員信息的泄露。
(二)重視檔案管理工作的軟硬件建設(shè)
為了確保檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，事業(yè)單位必須要重視檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)對電子化管理工作的宣傳力度，獲取單位內(nèi)部各方人員對軟硬件設(shè)施建設(shè)的支持，提高檔案管理電子化設(shè)備的配備水平。同時(shí)，單位內(nèi)部還要安排專門的機(jī)構(gòu)和人員負(fù)責(zé)相關(guān)的檔案管理工作，推動(dòng)檔案管理部門的層次化以及細(xì)致化建設(shè)，規(guī)范案管理工作流程，確保單位用于檔案管理建設(shè)工作的資金能夠用在實(shí)處，發(fā)揮其應(yīng)有價(jià)值，從整體上提高檔案管理工作的實(shí)力。
(三)引進(jìn)檔案管理電子化專業(yè)人才
根據(jù)目前事業(yè)單位檔案管理工作存在的主要問題，吸收和培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才已經(jīng)成為目前提高檔案管理工作質(zhì)量的重要手段之一。對此事業(yè)單位內(nèi)部要建立完善的人才培養(yǎng)機(jī)制，對檔案管理人員進(jìn)行定期和不定期的培訓(xùn)，還要建立相應(yīng)的考核制度，考查其相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐技能。另外事業(yè)單位還可以通過人才引進(jìn)的方式，提高單位檔案管理工作者的整體素質(zhì)，推進(jìn)檔案管理工作的快速發(fā)展。
三、結(jié)語
綜上所述，在事業(yè)單位的人事檔案管理之中存在諸多問題，主要包括檔案管理電子化程度低、檔案電子化管理工作人員不足、檔案資源開發(fā)與利用不足。因此，應(yīng)當(dāng)提高檔案管理系統(tǒng)電子化建設(shè)速度、重視檔案管理工作的軟硬件建設(shè)以及引進(jìn)檔案管理電子化專業(yè)人才。
參考文獻(xiàn)：
[1]蔣榮蓉.對加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2013(19):182.
[2]劉麗峰.淺析事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題及對策[J].檔案天地,2014(S1):131-133.
[3]馮向陽.事業(yè)單位人事檔案管理面臨機(jī)遇與挑戰(zhàn)[J].檔案管理,2014(3):86-87.
[4]王靜.淺談做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(17):81-82.
社會(huì)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的普及，電子化逐漸深入我們的生活與工作中。人事檔案作為一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，是各單位記錄員工信息、招收員工、選拔人才等的重要依據(jù)，是干部晉級職稱、升職加薪的主要根據(jù)。[2]在衛(wèi)生事業(yè)單位中，加強(qiáng)電子化人事檔案的管理是加強(qiáng)行政管理的重要方面。如何提高電子化人事管理的水平，加深電子化技術(shù)在人事管理中的應(yīng)用，提高檔案管理的效率，體現(xiàn)電子信息化技術(shù)的價(jià)值，值得探討。
二、衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理的重要性
在人事檔案管理的過程中，因?yàn)闄n案具備一定機(jī)密性與專業(yè)性，人事部門應(yīng)重視人事檔案并加強(qiáng)管理，及時(shí)解決人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。在衛(wèi)生事業(yè)單位中，因?yàn)槿藛T調(diào)動(dòng)較為頻繁、各種崗位輪換、人員晉級、衛(wèi)生員退休、臨時(shí)聘用等問題，人事檔案管理極為重要。[3]然而在人事檔案管理工作中，卻存在著衛(wèi)生事業(yè)單位人員的流動(dòng)性較強(qiáng)等問題，制約了人事檔案的管理，若是不及時(shí)進(jìn)行人事處理，則極易造成人事檔案資料不齊全、手續(xù)配備不齊全、手續(xù)不完備等問題。
某些醫(yī)院注重藥物管理工作，注重對醫(yī)生、護(hù)士的考評管理等，卻忽視了人事管理的重要性。醫(yī)院負(fù)責(zé)人對人事管理工作的不重視，造成了人事管理以及人事檔案管理工作中出現(xiàn)疏漏，直接導(dǎo)致了醫(yī)生升職時(shí)評判的片面性，導(dǎo)致某些優(yōu)秀醫(yī)生對醫(yī)院不滿而出現(xiàn)跳槽等現(xiàn)象，幸好醫(yī)院管理者及時(shí)認(rèn)識(shí)到問題的嚴(yán)重性，加強(qiáng)對人事管理尤其是人事檔案管理的重視程度，為醫(yī)院的各方人事調(diào)動(dòng)以及醫(yī)生升職等提供重要依據(jù)，醫(yī)院也因此而更上一層樓。
三、衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀
（一）人員不足現(xiàn)問題突出
在我國多數(shù)地區(qū)的衛(wèi)生事業(yè)單位中，人事部門配備的人員普遍較少，多在3～5人之間，相較于衛(wèi)生事業(yè)單位內(nèi)部醫(yī)生、護(hù)士以及其他部門人員來講人數(shù)可忽略不計(jì)。在一些較小的衛(wèi)生事業(yè)單位中，多數(shù)人事部門人員除人事工作外還兼職其他工作，對人事檔案管理工作不夠?qū)Ｗⅰ６鄶?shù)人事部門的檔案材料無人整理、無人監(jiān)督，甚至出現(xiàn)人員已離職其檔案仍混于在職人員的檔案之中。
（二）人員業(yè)務(wù)技能水平普遍偏低
嚴(yán)格來講，人事檔案管理工作是一門專業(yè)性較強(qiáng)的工作，其對閱卷的規(guī)范、閱卷質(zhì)量等要求較高。多數(shù)衛(wèi)生事業(yè)單位因?qū)θ耸鹿芾矸矫娴牟恢匾暎瑢?dǎo)致人事部門人員變動(dòng)較為頻繁，導(dǎo)致對檔案管理較為片面。除此之外，人事部門對人員招收較為簡單，人事對管理檔案的技術(shù)水平不足，后期亦未受到專業(yè)化的培訓(xùn)，造成管理檔案的人事技術(shù)水平較低，檔案材料混亂、不完整，影響了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
（三）管理手段滯后
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人事管理制度也在逐漸進(jìn)行改革創(chuàng)新發(fā)展，電子化逐漸普及，然而，檔案管理的電子化發(fā)展卻仍顯欠缺。據(jù)調(diào)查，目前我國多數(shù)衛(wèi)生事業(yè)單位的人事檔案管理仍然是較為傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，無論是檔案的儲(chǔ)存、整理還是保護(hù)，管理方式與手段較為落后，極易造成檔案的丟失與損壞，僅有個(gè)別位于發(fā)達(dá)城市的大型衛(wèi)生事業(yè)單位采用了電子化的檔案管理。近幾年，社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息化管理時(shí)代，電子化、科學(xué)化、規(guī)范化是人事檔案管理的必由之路，普及電子化人事檔案管理是衛(wèi)生事業(yè)單位以及各企業(yè)的當(dāng)務(wù)之急。
四、衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理電子化應(yīng)用分析
（一）在衛(wèi)生事業(yè)單位建立電子檔案的必要性
在衛(wèi)生事業(yè)單位之中，單位的衛(wèi)生系統(tǒng)是一項(xiàng)較為復(fù)雜的系統(tǒng)，其中存儲(chǔ)著大量的人事信息檔案，在管理之時(shí)非常困難，若要做好衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案管理與保存工作，需要投入大量的人力、物力、財(cái)力等。因此建立電子化檔案管理十分必要，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子化數(shù)據(jù)，方便管理人員管理的同時(shí)節(jié)省大量的空間，且更方便快捷。就電子化的人事檔案而言，除建立龐大安全的數(shù)據(jù)庫存放檔案外，也應(yīng)對衛(wèi)生事業(yè)單位工作人員的信息進(jìn)行收集整理，全面掌握各部門間的人事檔案信息，加強(qiáng)對各部門的掌控。
（二）電子化在人事檔案管理工作中的具體應(yīng)用
在人事檔案管理中，相關(guān)檔案管理者可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將人事檔案進(jìn)行分門別類，如護(hù)士間可按照普通護(hù)士、高級護(hù)士等護(hù)士職位等級進(jìn)行檔案分類，而醫(yī)生也可根據(jù)心腦科、骨科等從事職位進(jìn)行分類，節(jié)省時(shí)間，方便查找。[4]除此外，也可在局域網(wǎng)內(nèi)部進(jìn)行資源數(shù)據(jù)的共享，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)或者工作人員想要急需了解人員檔案時(shí)可直接上網(wǎng)查找，增加檔案透明度的同時(shí)，對數(shù)據(jù)庫的原始檔案也是一種保護(hù)。在檔案管理員進(jìn)行檔案管理時(shí)，降低了工作壓力，提高了工作效率。
（三）電子化在檔案管理應(yīng)用中的風(fēng)險(xiǎn)
在電子化廣泛應(yīng)用于人事管理檔案后，為企業(yè)部門帶來便利的同時(shí)也帶來了一定的風(fēng)險(xiǎn)。其一，網(wǎng)絡(luò)的共享增加了人事檔案的透明度，在查看信息便捷的同時(shí)大大增強(qiáng)了人員信息泄漏的可能。作為記錄人們成長過程的文檔，其中包含著自上學(xué)以來的成長歷程、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等，是人們求職時(shí)最重要的文件，若檔案被盜，對相關(guān)人員的人身安全會(huì)造成一定威脅。其二，電子化檔案依托于網(wǎng)絡(luò)而存在，雖然壓縮了紙質(zhì)檔案的存放空間，能更有效地保存檔案，但網(wǎng)絡(luò)也不是絕對安全的，各種病毒、黑客影響著網(wǎng)絡(luò)的安全，若電子化人事檔案被病毒入侵會(huì)造成檔案丟失，甚至造成系統(tǒng)的崩潰。事實(shí)上，有利就有弊，電子化檔案的風(fēng)險(xiǎn)雖然不可避免，卻可以進(jìn)行有效的控制，將風(fēng)險(xiǎn)控制在一定范圍內(nèi)，增強(qiáng)檔案管理者的電子信息化知識(shí)，為衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理的發(fā)展提供保障。
五、結(jié)語
一、事業(yè)單位人事檔案電子化管理的好處
隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)水平逐漸提高，被社會(huì)中的各行各業(yè)廣泛地應(yīng)用于生產(chǎn)生活當(dāng)中，事業(yè)單位的檔案管理方面也自然不能例外，要加強(qiáng)自身與新型信息技術(shù)的融合，將信息技術(shù)充分應(yīng)用到事業(yè)單位的人事檔案管理當(dāng)中，注重應(yīng)用創(chuàng)新手段，完善管理方式，實(shí)現(xiàn)人事檔案電子化的管理。
人事檔案電子化的好處諸多，其中比較顯著的就是方便、快捷、高效的特點(diǎn)。在檔案管理中融入電子化的技術(shù)手段，能夠大大減輕檔案工作人員的工作強(qiáng)度，并且使其對檔案的管理效率有顯著的提升。此外，應(yīng)用電子化檔案能夠極大地減少單位在檔案方面的成本，電子化的檔案打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的紙張限制，都存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)當(dāng)中，并且進(jìn)行檔案的傳遞時(shí)，電子化檔案更加方便快捷，省時(shí)省力。
此外，在檔案信息的利用率方面，電子化檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比對信息的利用率也有極大的提高。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案將信息都呈現(xiàn)在紙張當(dāng)中，如果想要查找借閱是十分不便的，需要在龐大的信息量中進(jìn)行查找，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而電子化的檔案則可以使信息的查找做到方面快捷，它利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，能夠在海量的信息中快速找出所想查找的一項(xiàng)，并且遺漏率極低。因此，電子化檔案能夠在現(xiàn)代化的事業(yè)單位中得到廣泛的應(yīng)用。
二、加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案電子化管理的策略
（一）事業(yè)單位必須完善人事檔案電子化的管理制度。事業(yè)單位檔案管理實(shí)質(zhì)上是一件比較復(fù)雜的工作，完善對事業(yè)單位人事檔案管理機(jī)制是保障事業(yè)單位人事檔案電子化工作順利開展的基礎(chǔ)。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)國家的有關(guān)規(guī)定，完善人事檔案管理機(jī)制，明確檔案的儲(chǔ)存標(biāo)準(zhǔn)和管理方法。
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，事業(yè)單位的壯大，事業(yè)單位中各部門也呈多元化的發(fā)展趨勢。因此，人事檔案管理部門也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，各部門之間各司其職，各管其是，對于不同部門之間的檔案要分開管理，避免混淆。如果兩個(gè)部門之間需要借鑒人事檔案時(shí)，應(yīng)做到及時(shí)登記注明，以免發(fā)生電子信息錯(cuò)亂或者丟失的現(xiàn)象。此外，事業(yè)單位不要盲目借鑒其他事業(yè)單位的管理方法，要針對自己單位的特點(diǎn)，建立一套屬于本單位特有的事業(yè)單位人事檔案管理機(jī)制。
（二）事業(yè)單位必須加強(qiáng)對人事檔案管理的重視。對于人事檔案管理部門，事業(yè)單位必須要加大重視程度。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該轉(zhuǎn)變思維理念，如果高層領(lǐng)導(dǎo)都不重視這個(gè)理念，那么即使人事檔案員有這樣的認(rèn)識(shí)，也會(huì)因?yàn)槿鄙偌夹g(shù)設(shè)備或者相關(guān)人員的支持而無法實(shí)現(xiàn)合理的管理。此外，人事檔案管理人員的意識(shí)對人事檔案工作有著極其重要的影響力。人事檔案管理看似是一份輕松的工作，但人事檔案的信息錄入需要管理人員有一定的耐心與責(zé)任心，否則容易引發(fā)工作者的懶惰心理。因此，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該建立明確的賞罰機(jī)制，對人事檔案管理者起到激勵(lì)作用，避免人事檔案管理者出現(xiàn)消極情緒，不利于工作的進(jìn)行，甚至?xí)o整個(gè)事業(yè)單位帶來不利影響。所以要引發(fā)人事檔案管理者的工作熱情，使他們認(rèn)識(shí)到自己的部門不是可有可無的，是對事業(yè)單位的發(fā)展起著重要作用的。事業(yè)單位人事檔案的管理者也應(yīng)該不斷提高自身的綜合素質(zhì)，成為符合事業(yè)單位標(biāo)準(zhǔn)的復(fù)合型人才，要熟練掌握自己的本職工作，在各部門來進(jìn)行信息查找時(shí)，能夠迅速找到。在工作出現(xiàn)問題時(shí)能夠及時(shí)修復(fù)和改正，并給出建設(shè)性意見。
（三）事業(yè)單位必須加強(qiáng)對人事檔案管理的科技創(chuàng)新。對人事檔案管理進(jìn)行科技創(chuàng)新，最重要的就是要利用新型的信息化手段進(jìn)行人事檔案管理，將事業(yè)單位內(nèi)部資料采用數(shù)字化的收集和整理，使大家能夠方便快捷地使用。這樣做也可以避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案年限過長導(dǎo)致的檔案字跡模糊、紙張腐爛受損、后期更改困難等現(xiàn)象，還可以節(jié)約儲(chǔ)存空間、便于快速查找等，使得事業(yè)單位資料與事業(yè)單位發(fā)展的步調(diào)一致。在運(yùn)用新科技進(jìn)行人事檔案管理的同時(shí)，人事檔案管理部門應(yīng)注意人事檔案管理系統(tǒng)的后期維護(hù)工作，要定期更新軟件系統(tǒng)、做好硬件設(shè)備的維修工作等，使人事檔案能夠正常運(yùn)行。同時(shí)各部門之間要注重溝通，做到資源共享。
