時間：2023-08-01 16:55:36
序論：在您撰寫機關單位檔案規范化管理時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
一、檔案規范化管理存在的問題
（一）個別單位領導對檔案規范化管理工作認識不到位，存在敷衍的態度。單位工作中，領導重視程度直接關系到該工作的地位和發展。檔案工作作為一項基礎性的工作，已經有越來越多的單位將檔案工作列入了目標考核，對檔案工作的重視程度前所未有，但仍有少數單位為應付考核，完成規范化管理示范認定要求，采取聘用臨時人員和借調下級單位人員來完成檔案工作。聘用和借調人員本來是機關企事業單位工作中常見的一種方式，有利于鍛煉交流干部，提高工作能力，但檔案工作有其特殊性，且有長期性和基礎性的特點，需要工作人員日積月累的熟悉掌握，才能將工作做好。突擊性工作雖能解決暫時需要，但由于他們不掌握檔案工作的基礎業務知識和技能，不熟悉單位各部門工作情況和文件形成狀況及相互之間聯系，加之不同的工作態度，無法保證檔案收集、整理、歸檔等立卷質量，必將對以后檔案工作帶來很多缺陷。（二）部分單位檔案歸檔立卷制度貫徹不到位，未實現部門歸檔立卷。部門歸檔立卷制度是指在機關檔案工作中，各所屬部門必須自己收集、整理、編目本部門所產生的各門類載體檔案，并按時向機關綜合檔案室移交的制度?！吨腥A人民共和國檔案法實施辦法》和《機關檔案工作條例》中都明確規定應當歸檔的材料必須由業務部門或文書部門（也就是文件材料形成部門）收集，并完成整理立卷工作，然后交檔案部門集中統一保管。機關企事業單位在履行職能工作活動中形成的大量具有保存價值的文書檔案、電子檔案、聲像檔案、實物檔案等不同載體形式的檔案，以及會計、人事、基建、紀檢等專業檔案，都要要求由單位文書部門或業務部門兼職檔案員進行整理和立卷，再移交檔案室。而實際工作中，我們發現，相當一部分單位未推行部門歸檔（立卷）制度，專職檔案員大量精力和時間都花在與各處室索要檔案以及檔案整理、編目、錄入、掃描、裝盒等具體工作上，往往去年的檔案剛剛整理上架完畢，又要開始進行今年的檔案收集、整理工作，突然某個部門又送來往年的檔案材料，專職檔案員每年陷入收集檔案、整理檔案、再收集、再整理的無限循環工作中。而省級單位的檔案部門還負有對市（縣）同系統機構檔案業務工作的監督和指導職責，省直機關專職檔案員對自身單位的檔案工作都疲于應付，自然沒有時間和精力對下級單位進行指導和監督，對本機關檔案進行宏觀管理，易造成系統整體工作水平的下降。（三）多數單位檔案管理制度不健全，無法滿足檔案工作發展需要。機關事業單位處科室數量多，但專職檔案員人數少，兼職檔案員具有人數多、流動快的特點。僅靠業務主管部門日常的幾次培訓很難提高其業務水平，依靠專職檔案員進行手把手的一個個教也不現實。因此，將檔案業務技能編制成業務文件進行指導能有效解決這個問題。在眾多的業務文件中，《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》、《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》、《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》、《歸檔文件整理規則》以及《檔案分類方案》、《各門類檔案整理工作流程》、《檔案室基礎業務工作手冊》等是機關企事業單位檔案工作的基礎，是指導專兼職檔案員在檔案規范化管理中做好檔案工作的必要知識。但在實際工作中，我們發現，許多單位的專兼職檔案員不僅沒有按照上述規定執行并制定適合本部門檔案管理工作的相關業務文件，甚至對以上文件的具體內容規定都不掌握，又如何來指導和做好檔案工作。（四）檔案利用手續繁瑣，難以滿足服務社會的需要。目前利用檔案的方式主要有案室現場查閱、電話查閱、網絡查閱，而機關事業單位保管的文書檔案、民生檔案、電子檔案、專業檔案、科技檔案、知識產權檔案等等，涉及的種類和專業涵蓋各個領域，各種不同門類的檔案都有各自的利用范圍、法律效力、保密規定及利用權限，如何正確有效的提供利用是擺在各部門目前亟待解決的問題。（五）檔案信息化管理程度底，未實現文檔一體化要求。隨著辦公自動化（OA）系統的推進，電子政務系統形成的電子檔案的收集、整理、保管、利用等也給檔案工作帶來新挑戰。一方面新的電子政務推行，產生的大量電子數據，這些電子數據俗稱電子文件還不是嚴格意義上的電子檔案，他們怎么區分、如何歸檔、標準要求是什么等等都需要在實踐工作中不斷探索研究；再加之實際上，各部門機關電子文件格式與檔案數據格式不統一、辦公自動化（OA）系統與檔案管理系統數據接口不一致，無法實現無縫對接，文檔一體化要求無法實現，電子文件收集、加工、整理、保管、鑒定、利用等環節新問題層出不窮，導致檔案信息化建設嚴重滯后于現實社會需要。（六）檔案專兼職人員素質不高，隊伍不穩定，缺乏創新意識。由于受工作本身在單位內部實際地位、作用影響，以及單位領導主觀意識認識等影響，在挑選檔案專兼職人員和安排經費時，僅以能保管好檔案不至于丟失泄密為目的，導致檔案專職人員隊伍年齡偏大、知識老化，工作方式理念陳舊，進取心和創新能力不強，缺乏計算機等專業知識，難以適應新形勢下的檔案工作管理需求；而兼職人員隊伍雖然年紀輕，知識結構層次較高，但不熟悉檔案工作基礎知識，流動性快，思想不穩定，難以靜下心來鉆研業務，造成檔案工作服務水平偏低，檔案工作進一步被邊緣化，綜合檔案室成為弱勢階層。
二、解決問題的對策
（一）進一步完善檔案工作機制，加強檔案工作制度建設，用機制和制度來保障和規范檔案工作人員、編制、經費、項目、設施設備和數字化建設等的投入，確保開展檔案工作所必需的人財物不因領導意識的不重視或是領導的更替而影響，同時創新檔案工作的激勵機制，讓熱愛工作的人有勁頭、有奔頭。（二）重視檔案專兼職人員的隊伍建設，穩定檔案干部隊伍，加大基礎業務和現代化技術知識技能培訓力度，使培訓制度化、專業化，著力培養和儲備專業人才隊伍。機關事業單位必須采取措施，穩步提高檔案工作人員的待遇，關心他們的成長，統籌解決涉及他們切身利益的職務級別等問題，不能讓埋頭干事的檔案員吃虧，著力提高他們的政治素質和業務素質，充分調動工作的積極性和創造力，以適應檔案工作的新常態新形勢，從而提高工作和服務水平。（三）認真貫徹執行部門歸檔（立卷）制度，積極推行文檔一體化要求。單位應該建立主要領導或分管領導負責制、各處室負責人對各自處室檔案負總責，各兼職檔案員負責檔案收集整理和移交等具體工作的一系列配套制度。將文件材料歸檔工作列入各處室目標責任并簽訂目標責任書以強化責任意識。同時要使檔案人員不但要熟練掌握計算機專業知識，而且要通曉電子文件的收集、整理、傳輸和歸檔工作要求，實現機關檔案文檔一體化要求。（四）要根據國家檔案局出臺的相關檔案工作規定及行業技術標準，制定適合本部門檔案工作發展需要的業務制度。要注重平時歸檔立卷工作，應對檔案收集過程、整理結果提出明確要求，在文件制作的質量、文件處理的程序化、制度化等方面提出要求，建立文書處理流程、歸檔范圍、保管期限、分類大綱、保管利用、安全管理等方面的規定、制度和辦法，通過業務文件進行指導，能減少培訓時間，節省人力、物力和財力，即使兼職檔案員流動較快，也能迅速讓新從事檔案工作的檔案員盡快掌握基本的檔案業務技能。（五）在機關檔案信息化進程中實施標準化、規范化、科學化管理，加強軟件和硬件建設力度，建立健全機關檔案信息安全保障體系。必須嚴格執行國家相關技術標準，滿足數字檔案資源數據和格式規范統一，數據共享安全等要求。目前國家檔案局已正式出臺《電子文件元數據方案》、《電子文件長期保存格式需求》和《基于XML的電子文件封裝格式》三個檔案行業標準，為信息化建設打下初步基礎。辦公自動化（OA）系統以及檔案管理系統應該在前期開發時就應該以這些標準為依據，從數據的最前端規范，讓檔案專業人員參與OA系統開發，按檔案管理要求和特點提出系統需求，真正實現辦公自動化（OA）系統與檔案管理軟件的無縫對接，實現文檔一體化。（六）要加強檔案工作創新服務，強化檔案服務意識，提高檔案工作為機關各項重點工作服務的能力。檔案工作者只有轉變保守思想，開拓檔案工作利用新方式，創新積極服務觀念，充分利用檔案網絡快捷、方便的優勢，積極開發網絡利用、自助査詢等新模式，充分發揮檔案的信息作用，保證檔案信息及時、有效地為領導及機關各項重要工作服務，才能體現檔案工作的核心價值競爭力。
作者:周知勇 單位:云南省檔案局
參考文獻:
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[關鍵詞]電子檔案；規范化管理；現狀；原因；必要性
電子檔案，是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的，具有保存價值并已歸檔的電子文件及相應的支持軟件產品和軟、硬件說明。它伴隨著信息技術對人類生活的滲透而產生，是檔案多元化發展的產物，正發揮著越來越重要的作用，對它的規范化管理勢在必行。本文試就在對已有實踐回顧的基礎上，對基層單位電子檔案的規范化管理提出幾點粗淺的建議。
一、我國目前電子檔案的管理現狀
1、電子檔案管理的雙套制。對于電子檔案的管理，我國目前普遍采用的是雙套制，即在獲得電子文件的同時，仍然制作保留一份同樣內容的紙質文件，以備不時之需。作為一項新生事物，電子檔案尚處于摸索階段，理論還不完善，各項制度也不成熟，還要通過實踐來驗證。因此，就目前來看，電子檔案與傳統檔案將是一個優勢互補、的局面。
2、電子檔案管理還較混亂。在一些基層單位，電子文件常常只是作為過程性文件，分散保存在其形成的部門或是具體經辦人的電腦中，隨意處置，沒有歸檔。有的即使歸檔，也只是電子數據的簡單堆砌，未經系統化的整理和鑒定，管理混亂，保管措施不到位，數據丟失隱患嚴重。
3、電子檔案管理制度缺失。電子檔案有著不同于傳統紙質檔案的特有屬性，對電子檔案的管理方式也與紙質檔案有所不同。比如說，為保證電子檔案的長期可讀性，必須保留與之相配套的軟硬件系統，并定期做好備份工作，以保證電子檔案的長期可讀性。對于這些新特點、新要求，不少單位還沒有制定專門的規章制度去規范和管理，使得電子檔案的管理工作常常呈現出一種無章可循的狀態。
二、電子檔案管理不夠規范的原因
1、現有規范無強制執行力。早在1996年，我國就出臺了《電子文件歸檔與管理規范》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等規范性文件，對電子文件管理提出了一系列規范性要求。但作為推薦性標準，雖有參考價值，卻沒有強制執行的效力。所以在常規性的檔案檢查中，也并未將其列入評審標準，使電子檔案的管理處于失控的狀態。
2、檔案人員歸檔意識欠缺。電子文件是信息技術的產物，產生時間不長，對于不熟悉計算機操作技術的檔案人員來說還很陌生。由于管理人員的知識結構尚無法滿足電子文件管理的需要，故而很容易產生畏難心理。加之受到傳統觀念的影響，一味地側重紙質檔案的完整性，從而忽視了電子檔案的重要性，使得電子文件得不到有效管理。
3、來源過于分散增加了集中管理的難度?，F代化的辦公環境離不開計算機，電子文檔的傳輸、修改、儲存又相當便捷，而一些文檔材料的讀取使用又必須依托于軟硬件系統，所以從文件的起草、收發、流轉到最后的整理歸檔等各個環節，無時無刻不在生成大量的電子文件，這些文件流轉于各個職能部門之間，呈現出雜亂無序的狀態，這給檔案人員平時及時收集整理也增加了不小的難度。
三、電子檔案規范化管理的必要性
1、有利于資料的真實有效完整?；鶎訂挝煌莆罩匾牡谝皇仲Y料，其中有相當一部分以電子數據的形式存在，它們完整記錄了事件處理的全過程，反映出當時的真實情況，具有很大的參考價值。但是電子文件又極易被修改、復制，且變化不留痕跡，如果不能及時收集，很可能未及歸檔就已丟失，或者留存的已非最初版本，失去了歸檔的意義。為了保證歸檔電子文件的真實有效完整，必須對電子檔案形成的各環節進行規范化管理。
2、有利于檔案的長期保存。對于那些保管期限較長甚至是永久保存的檔案，為了延長檔案的壽命，除對庫房環境有一定要求外，有時也需要采取一定的預防性保護措施，如復制、修裱等。電子檔案的存在就可以看做是對紙質版的復制，且不會占用太多的庫房空間。在查閱利用檔案時，也可以直接調取電子檔案，進行拷貝、打印等操作，有效避免了紙質材料的二次損耗。
3、有利于檔案的編研利用。檔案的利用是檔案的生命力所在，也是文件歸檔的意義所在。在檔案的編研和利用過程中，電子檔案有著一些傳統的紙質檔案所沒有的優勢。首先，電子檔案體積小，易于攜帶。其次，在電子檔案的移動和使用過程中，對檔案制成材料的機械磨損相對較小。第三，在需要提供復制件的情況下，只要借助一定的輔助設備（如計算機的軟硬件平臺）即可將原始材料原樣再現，省時省力。第四，在對現有檔案進行編研時，電子檔案也為編纂整理和排版布局工作提供了極大的便利。
四、多管齊下，實現電子檔案的規范化管理
1、強化檔案人員歸檔意識。檔案人員是檔案工作的主體，他們的工作態度直接決定了檔案整體質量的好壞，是電子檔案制度實施的前提和基礎。因此，在規范電子檔案的工作中，首先要做的就是提高檔案管理者對電子檔案重要性的認識，時刻樹立檔案信息意識，積極主動地對可能產生的電子文件加以收集，保證歸檔電子文件的完整、有序。
2、建立電子檔案的長效管理機制。電子文件的歸檔工作尚處于摸索階段，很多單位并沒有成文的規章制度來加以明確。因此，應當在本單位現有立卷歸檔制度的基礎上，嘗試增加關于電子文件歸檔的條款，將電子文件的收集、整理、歸檔、保管、利用納入文書處理程序并列入相關人員的崗位職責，作為年度考核的標準。在實際運行過程中不斷探索完善，逐步形成行之有效的操作規程，使電子文檔的歸檔工作制度化、科學化、常態化。
3、加速檔案從業人員的知識結構調整。電子文件載體材料的特殊性，決定了其從采集、整理、鑒定、著錄直至最后歸檔的整個流程中，需要運用大量的現代化信息技術，建立一支具有現代科學技術知識和業務知識的專業隊伍至關重要。首先，檔案人員需看到自身差距，主動學習，不斷擴大知識面，更新原有知識體系，提升自己的素養，成為一名合格的檔案工作者。其次，上級檔案管理部門也應當加強對檔案人員的業務指導和培訓，比如利用好一年一次繼續教育的契機，有計劃、有目的地培養出更多高素質的復合型人才。
4、加強電子檔案的日常保管工作。鑒于電子文件的不穩定性，在電子檔案進入檔案室后，應當重視后續的保養維護工作。首先要為電子檔案提供一個適宜的保存環境，防止溫濕度、外界磁場、機械震動等各種可能的物理和化學損害；其次，對電子文件要定期進行安全性、有效性檢查，并及時備份，保證電子文件在其保管期限內的可讀取性。
【關鍵詞】事業單位；檔案管理；現狀；規范化
引言
從目前事業單位檔案管理的現狀出發，全面提升檔案事業單位檔案管理的規范程度，是推動事業單位各項工作協調、高效、有序運行的關鍵，尤其是在現代化管理技術高度發展的今天，事業單位檔案管理所承擔的責任更重。在這樣的背景下，事業單位檔案管理工作如何能夠有序、穩步、規范進行，如何能夠更好的發揮其優勢，更好的事業單位服務，成為了當前檔案管理部門以及工作人員的工作重點。
一、強化事業單位檔案管理規范化的意義
事業單位是為國家政府服務的，是國家進行宏觀調控的機構，事業單位內部管理工作的有效開展，是提升事業單位整體工作效率和質量的關鍵，單位各項工作的有序進行，自然能夠促進國家的繁榮富強，那么作為內部管理基礎內容的檔案管理，可謂是管理工作的重中之重。通過對事業單位檔案信息的匯總、分析，能夠發現單位歷年來的工作漏洞和薄弱環節，結合當前具體的發展要求，能夠制定出更加符合當前事業單位發展的管理體系。同時，通過檔案管理，還能夠為事業單位未來工作規劃提供有力依據，在科學技術高速發展的今天，事業單位檔案管理應該積極尋求突破，通過引入先進的管理技術，完善管理制度等方式，提升管理規范化程度，從戰略的角度出發，規范化的檔案管理，是事業單位管理效率得以保障的關鍵，也是事業單位內部各項工作協調發展，工作成果得以保障的基礎，更是事業單位良好形象的體現。
二、事業單位檔案管理的現狀分析
在明確了事業單位檔案管理規范化的重要意義之后，重點分析當前事業單位檔案管理的現狀，將其中存在的不規范行為挖掘出來，才能夠有針對性的制定規范化管理對策，提升檔案管理效力。首先，缺乏高素質的檔案管理隊伍。雖然檔案管理工作對于事業單位的發展十分重要，但是依舊有很多單位領導沒有認識到檔案管理的重要性。因此在檔案管理人才的培養上也十分乏力。缺少高素質的管理隊伍，檔案管理很難規范進行。從檔案學特點來說，檔案管理是一項系統化、專業性的工作，它對于工作人員的要求很高。由于單位內部人才流動性大，工作人員專業性很難得到保障，很多管理人員沒有經過專業培訓就直接上崗，根本認識不道檔案管理的工作要點，對先進的管理技術不熟悉，進而影響了檔案管理的規范性，比如在搜集、歸檔以及裝訂等環節上工作不嚴謹，常常出現歸類錯誤等問題。其次，信息化技術應用程度不高。在社會信息化的大背景下，全面普及檔案管理信息化已經成為了當前檔案管理事業的主要趨勢，信息技術、計算機技術在檔案管理中的應用，不僅大幅提升了工作效率和質量，也實現了操作上的標準化、自動化，為規范化管理通過了良好的條件。但是目前很多事業單位在檔案管理的信息化建設力度不夠，不是沒有建立完善的信息化管理平臺，就是雖然引入了信息技術，但卻沒有與單位發展實際相結合，導致信息技術優勢無法發揮，信息化程度不高。
三、加強事業單位檔案管理規范化的有效措施
1.完善檔案管理規章制度環境
為了能夠確保檔案管理各項工作可以順利進行，單位內部必須要建立完善的規章制度，并且要從單位實際情況出發，結合單位當前的發展需要，有針對性的完善管理策略，在原有規范的基礎上進行創新和補充。以提升單位檔案管理水平，提升檔案管理地位為目的。檔案管理者必須要嚴格遵循規范制度，其他部門的工作人員應該積極配合檔案管理工作，一同為檔案管理的規范化建設努力。
2.從檔案管理人員隊伍建設來提供管理水平
檔案規范化建設與檔案人力資源隊伍的建設不可分割，必須要具備高素質的檔案管理人才，檔案管理規范化才能得以實現。所以說事業單位領導者以及管理人員應該將檔案管理人才培養納入單位戰略發展部署，積極開展實踐性、專業性強的檔案管理培訓活動，全面提升檔案管理人員的整體素質，增強他們的工作責任心以及職業道德，使其能夠認識到檔案管理工作的重要性以及自身的責任，進而在未來的管理中能夠嚴格遵守各項規章制度，充分發揮自身職能，促進檔案管理規范化建設。
3.增加經費投入，提升檔案資源開發水平
事業單位應該從當前的發展形勢出發，客觀認識到當前檔案管理的關鍵，而檔案資源開發需要大量的經費，因此事業單位應該建立檔案管理專項資金，做到?？顚Ｓ?，依靠地方政府以及其他機構提供的資金，資金來源講究多源化，政府財政在新的經濟發展時期，所面臨的財政支出越來越多，事業單位應該通過綜合運用多種手段，幫助政府減輕負擔。另外，單位還必須要強化信息化建設力度，并且通過完善檔案管理機制，強化檔案管理人員建設力度，充分利用信息技術，充分發揮檔案管理價值和優勢，提升管理力度，以網站以及報紙等媒體為手段，為國家建設發展服務。
結束語
通過以上論述，能夠看到事業單位檔案管理力度有待加強，很多不規范的管理行為依舊存在，為了能夠全面提升檔案管理工作的效力，使其能夠充分發揮自身職能，為事業單位服務，事業單位管理者必須要強化檔案管理規范化的重要性宣傳，客觀認識當前存在的問題，通過完善管理制度，培養管理人才以及加大經費投入等方式，為檔案管理的規范化運行營造良好環境。
參考文獻：
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【關鍵詞】登記 檔案規范化 管理模式
檔案是事業單位在發展過程中的重要資料，也是事業單位從創建以來的歷史憑證，為事業單位管理及社會查詢方面提供了良好的法律依據。事業單位登記檔案規范化管理，主要目的就是保證事業單位檔案工作的規范性，真正發揮出事業檔案檔案所具有的價值。
一、以提高認識為前提，強化登記檔案管理責任意識
事業單位登記檔案規劃化管理過程中，需要得到事業單位管理人員的高度重視，提高責任觀念。在提高對于事業單位登記檔案規劃化管理重視方面，管理人員在實際工作過程中，應該高度重視該項工作，并且對于登記檔案規劃化管理工作經常過問及檢查，為事業單位登記檔案規范化管理工作提供物質方面的保證，保證事業單位登記檔案在規范化管理過程中，擁有充足的人力、物力及財政方面的資源。將登記檔案管理工作作為事業單位重要管理工作之一，對于登記檔案日常工作及檢查進行全面性部署，了解登記檔案管理工作的實際情況，幫助工作人員解決工作中所存在的問題。其次事業單位登記檔案規范化管理工作應該不斷進行數字化建設，提高登記檔案工作信息化建設水平。伴隨著網上登記工作的逐漸開展，事業單位登記檔案在實際工作中會產生大量的數字檔案，就需要對于數字檔案進行有效的管理，嚴禁出現電子檔案散失或者是損毀的問題，同時電子檔案修改十分容易，這樣對于檔案原始信息會造成嚴重影響。要是不對電子檔案進行科學的歸檔，就會出現資源分散及查找困難的情況，檔案信息所具有的經濟效益及社會效益也難以發揮出來。所以，事業單位一定要提高對于登記電子檔案管理工作重視程度，完善事業單位數字檔案管理流程。
二、以嚴格標準為抓手，創新登記檔案管理模式
（一）創建工作制度，提高對于信息整合強度
事業單位登記檔案工作切點就是對于登記管理資料的收集整合，要是沒有該工作，事業單位登記檔案規范化管理其他工作也就難以順利開展。提高登記管理資料收集及整合質量，才能夠有效保證登記檔案規范化管理工作的完整性及系統性，充分發揮出檔案信息所具有的價值。在對于登記檔案材料收集及整合工作過程中，應該創建有關制度，通過使用事業單位管理檔案登記表等等表格，進而對于登記檔案信息進行高效率處理。將事業單位登記檔案規范化管理工作與事業單位法人年檢工作相結合，在對于事業單位監督審查的過程中，保證年度審查登記檔案管理工作質量。
（二）創新建檔模式，實行分卷立宗
事業單位在對于登記檔案規范化管理過程中，需要嚴格按照檔案管理工作要求，實行“一戶一檔”管理模式，對于登記檔案進行分柜管理，專柜保管，專人負責，真正將登記檔案管理規定落實到實際管理工作中，對于管理登記檔案范圍進行科學化劃分，并且設置專門檔案室。
（三）加大硬件投入，完善基礎設施
為了保證事業單位登記檔案規范化管理工作順利落實，事業單位應該為登記檔案管理部門提供充足的資金作為保證，通過多途徑為登記檔案管理工作籌劃資金，為登記檔案管理工作提供檔案柜及檔案盒等等硬件設備，并且配備計算機等設施，為事業單位登記檔案規范化管理工作順利開展奠定良好的基礎。
三、以開發利用為目標，建立健全檔案管理規章制度
事業單位對于登記檔案進行規范化管理，主要目的就是希望能夠對于事業單位所擁有的檔案信息進行深度挖掘。為了能夠提高事業單位對于登記檔案的利用效率，應該根據有關政策，制定完善的登記檔案管理制度。
（一）健全完善事業單位登記檔案收集整理制度
為了能夠保證事業單位登記檔案進行規范化管理，應該對于檔案工作人員責任及檔案管理進行針對性制度，將屬于登記檔案工作的文獻資料，在規定的時間內全部上交檔案管理人員進行統一管理。登記檔案管理工作人員收到申請，經過審核之后進行登記，并且頒發有關證書及進行公告，已經歸檔完畢的文獻應該立即收到登記檔案管理人員手中，事業單位在發展過程中所形成的文件也需要上交給登記檔案管理人員。
（二）健全完善事業單位登記檔案保管制度
事業單位應該根據現有的有關政策，對于登記檔案管理工作不斷進行完善，制定針對性制度，保證檔案管理工作責任能夠落實到每一個檔案管理人員身上，并且檔案管理人員遵守有關保密規定，在檔案管理人員實際工作中，嚴格根據“六防”進行管理，也就是防火、防潮、防蛀、防盜、防光及防高溫。保證事業單位內工作人員不會出現私自保存檔案的行為，對于利用檔案的人員，應該立即進行處罰，根據所造成情況進行嚴肅處理。登記檔案部門要是出現人事上面的變動，應該及時將對保管的檔案進行交接，對于登記檔案進行逐項交代，保證登記檔案內信息的完整性。
事業單位登記檔案規范化管理，主要目的就是提高事業單位登記檔案管理水平，完善登記檔案資料收集及整合工作的規范性，保C事業單位登記方案管理規范化，讓事業單位能夠發現登記檔案內所存在的潛在價值，為事業單位發展建設提供客觀資料作為保證。
參考文獻：
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基層單位加強檔案管理的意義
基層單位是檔案管理工作的前線，也是我國發展檔案事業的基礎。同志在談到學習中國文化時指出應“古為今用”，這說明了檔案開發和利用的重要性?；鶎訂挝粰n案是歷史的沉淀，記載著單位發展的腳步，是與單位同步發展的無形資產。所謂“鑒往而知今”，重視檔案管理，重視檔案的開l利用，就是尊重歷史，就是懂得從歷史經驗中汲取營養，這是單位管理人員應有的智慧。在具體事務中，很多時候單位面臨著“口說無憑”的問題，不同的部門人員各執一詞，此時檔案就變成了裁決的依據。黨的十提出了五位一體總體布局，檔案工作與每一個布局都密切相關?；鶎訂挝粰n案具有客觀性、真實性、廣泛性，能為單位經營、管理、決策提供最原始的參考資料，幫助人們梳理事物發展脈絡，進而發現事物發展的基本規律，提高判斷的準確性和決策的科學性。
基層單位檔案管理的普遍性問題
在我國建設經濟強國、文化強國的時代背景下，傳統的檔案資源管理理念和管理模式已經無法適應時展的要求：（1）檔案管理意識不強。一些領導干部片面追求“GDP”，只求在任內做出政績，把時間和精力大多放在抓項目、抓資金、抓開發上，對包括檔案在內的文化事業過問不多，很少到檔案館考察工作，許多地方的檔案館門可羅雀，處在“坐冷板凳”的尷尬位置。（2）檔案管理模式落后。調查顯示，我國有近4000個各類檔案館，僅保存的紙質檔案就達4億卷件，其中能夠得到有效開發和利用的不足7%，主要原因就是檔案開發利用經費投入不足。一些基層單位仍使用手工收集、檢索資料，連基本的保管條件都難以保障，遠遠達不到“十防”要求，更別說引進先進技術，運用計算機及網絡技術管理檔案了。（3）檔案人員素質不夠。受體制、投入等多種因素的影響，很多基層單位檔案管理人員未經過專業的檔案知識培訓，或者身兼數職，對館藏資料難以做到心中有數，其技能僅僅是“守好攤”、不丟失、不泄密，滿足整理、歸檔、檢索等一般性要求。
基層單位檔案管理的規范化途徑
增強檔案管理意識，完善檔案管理制度。同志指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案，在全面建設小康社會進程中，檔案工作顯得越來越重要”。所以，基層單位必須增強檔案管理意識，加強組織領導，為檔案管理部門添置現代化的辦公設備，提供相匹配的工作條件，指派專門的人員負責檔案管理工作。檔案管理及其開發利用應被納入對領導的考核指標之中，使單位的檔案管理工作實現規范化發展。檔案管理部門應當根據自身的工作內容、工作流程等建章立制，包括《檔案保管制度》、《材料歸檔制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱制度》等各項規章制度，對檔案資料的收集、整理、鑒定、立卷、歸檔、保管、借閱、傳閱、利用、銷毀、交接等進行明確規范，確保檔案管理的嚴肅性和條理性。并且建立檔案管理崗位責任制、考核獎懲方案以及具體的考核指標體系，以落實檔案管理制度，提高檔案管理效率。
創新管理手段和方法，實現信息化管理。檔案資源是一種重要的生產力，檔案管理部門應根據自身定位，從廣度、質量、特色入手，加大資料收集力度，做好鑒定工作，并且創新檔案管理思想、手段和方法，加強對館藏資料的優化，做好館藏資料的系統整理和有序排列，按照歷史脈絡分類組卷，做到一目了然，保證方便查閱，力求做到標準化、規范化、有序化。檔案管理人員應充分運用信息化技術，對檔案資源進行數據化改造，實現多媒體存儲和海量存儲，并加強對工作流程的電子化改造，在檔案整編、檢索、統計及借閱等方面應用計算機技術，加強機讀數據庫建設，建立健全檔案全文數據庫和多媒體數據庫，實現檔案管理工作的自動化，提高檔案管理的效率和水平。
1 當前機關事業單位檔案管理工作現狀
1.1 科學規范的檔案管理及利用制度較為缺失
新時期機關事業單位若想高效的開展檔案管理工作，需要充分借助科學化的規章制度以及完善的工作管理流程來進行。目前，各個部門自行處理內部事宜是大部分機關事業單位檔案管理工作主要現狀，各個部門依照實際所需資料自行進行查閱與相應管理，致使檔案管理非但沒有被充分的集中起來，還在各個科室中分散開來，實際管理中缺乏可以直接利用的高效制度作為主要實施依據。另外，信袋式管理模式依據在存在于部分機關事業單位檔案管理階段中，實際采集、提取及有效利用信息的效率并不高，這也嚴重阻礙了檔案管理工作不能科學、規范的開展。
1.2 硬件設施在實際檔案管理中還不齊全
當前影響機關事業單位檔案管理工作流程順利開展的主要因素之一便是管理經費投入力度不夠導致的。部門事業單位沒有及時的更新與經費投入對于之前構建的檔案管理庫房與管理系統，長期下去嚴重導致新時期檔案更新與各項管理工作遠遠超過現有檔案硬件設施運行水平。部分機關事業單位所建立的檔案室內部環境較差，且基礎設施相對不完善，如鐵質結構的檔案柜在長期使用用出現老化、生銹現象，沒有較好的通風性，檔案室管理中因缺少健全的防霉、防蟲等安全管理措施，使得檔案管理工作質量一直無法提升上去。
2 新時期機關事業單位檔案管理工作規范化、標準化的實施策略
2.1 構建完善的檔案管理體系，將檔案管理職責進行明確
一套健全的檔案管理體系需立足于本單位檔案管理發展現狀上來進行積極構建，將各個管理崗位人員自身的職責?M行明確劃分，所開展的各項檔案管理工作必須嚴格的依照建立的制度體系進行，這樣可以確保在實際的檔案管理中，違法亂紀行為有效降低；嚴格遵循統一管理、管理分級化的原則來做好實際的機關事業單位檔案管理工作，分級管理檔案管理內部現存的各類信息，在具體實施分級管理中要依照規章制度進行，這樣有助于檔案管理的規范化與標準化。在機關事業單位日常管理工作中，需將檔案管理劃定為一項重要的管理工作內容，依據實際情況將檔案管理日常工作計劃詳細的制定出來，并將規范管理小組在檔案管理內部積極成立起來，這樣在專業化的小組團隊中依照所制定出的管理計劃來按部就班的針對檔案管理的各項事宜進行詳細管理，促使檔案管理工作更加的規范標準。
2.2 加強檔案管理方式的改革升級
新形勢下我國各地機關事業單位在檔案管理當中，都會因檢查各項數據信息以及不定期開展的治理、檢查程序導致工作量增加，工作壓力急劇上升，這樣所采用的陳舊管理方式不能從根本上提升管理效率，還會致使管理人員的工作熱情喪失。例如：針對機關事業單位就要其生產方式及各項管理工作內容的整改大檢查中，會調取檔案資料，為了提升工作效率，可以運用現代化的檔案管理方式，將重要的檔案信息內容都錄入到電腦中，構建完善的檔案共享平臺，在檔案管理信息系統中，實現對檔案分門別類的加以管理，當需要時可以及時的對以往數據信息進行查找及調取，并且可以促使監管質量所有提升。與此同時，為了增強檔案信息的搜索效率，將檔案信息記錄的更加全面且完善，需積極借助計算機、互聯網等新型設備軟件工具，將檔案信息賦予圖像、文字及影音等效果，便于檔案管理人員進行及時查找，促使檔案信息內容更加的豐富、生動，由此可以改進以往管理形式及方式，使單一的管理模式變得更具多樣化，提升了管理質量。另外要定期的對各式各樣的檔案材料展開維護工作?；谀壳案鳈C關事業單位都開展信息化檔案管理，構建了檔案管理信息系統，為此需采取數字化掃描、病毒查殺及在線病毒檢測的方式進行統一維護管理，做好重要檔案文件的備份工作，并予以妥善保存，這樣既確保檔案信息管理的安全性，由此節省了大量維護管理時間，促使檔案管理工作更為標準化、效率性。
2.3 檔案案卷全面的實施精細化普查
當前的檔案管理工作中，經常會涉及到一些陳舊、沒有使用價值的檔案，一些早先紙質的檔案制作較為粗糙，這樣在實際管理中既占用了管理人員大量的處理時間，同時也占據了一定的檔案管理資源。基于此，新時期檔案管理工作中，可將有價值的檔案內容進行保存，清理出一些無用的檔案，若是機關事業單位已經構建了信息化管理平臺，可直接在網上查出存放年限較長，且沒有使用價值的檔案直接刪除，若沒有及時備案，還存有紙質檔案，則需分門別類的對檔案進行清查，將沒有任何存儲價值的檔案資料予以銷毀，隨后再對檔案管理信息系統進行完善補充。
2.4 檔案管理隊伍構建
大部分機關事業單位檔案管理人員更多都是從其他崗位下來直接上崗的，因此其自身對于檔案管理專業知識還十分欠缺，影響到檔案管理工作質量。為此新時期檔案管理人才隊伍構建中，不光要求在崗人員檔案管理專業知識掌握牢固，自身的服務精神及檔案管理能力也要有所提升。所外聘的檔案管理人員要善于迎接新問題、新挑戰，勇于摒棄傳統管理思想，在實際管理中要同社會發展形式相看齊，管理理念要與時俱進，針對檔案業務管理需不斷的創新完善，要有質的突破；機關事業單位要定期對在職的檔案管理人員進行業務及專業知識的培訓，結合單位經濟實力及檔案管理現狀，聘請社會上一些檔案管理專家就目前存在的檔案管理現狀進行有效講解。根據市場化檔案管理模式，將引進來、走出去的新型管理方式積極應用到現行檔案管理模式中，促使檔案管理人員可以對工作流程盡快的掌握，熟練的操作各項檔案業務管理；在檔案收集和管理工作中，要切實的遵循完整、統一、效率原則，對于各項歸檔檔案內容加緊完善；檔案管理人員知識再教育培訓模式要所有增強，在培訓過程中促使其自身的檔案專業知識及應用技術水平得以不斷提升，全面了解檔案管理工作中的內容、數量、資料價值以及各種類別等專業知識，促使機關事業單位日后的檔案管理工作效率得以全面提升。
關鍵詞：機關檔案；工作規范化；管理措施
1引言
在機關單位工作過程中形成的歷史記錄，即為機關檔案，它具有重要的保存價值，并對領導決策、職能履行與正確貫徹執行國家方針政策、強化內部管理具有決定性的意義。所以，實現機關檔案管理工作的規范化非常關鍵。鑒于目前我國部分機關檔案管理工作仍舊欠缺規范化，管理水平難以滿足實際需要，還影響到機關單位的正常運轉，因此需要對加強機關檔案規范化管理進行深入思考。
2機關檔案工作規范化管理的作用與意義
檔案是機關單位在業務工作、隊伍建設與管理任務等實踐活動中形成的書面文件、電子媒介或影像資料等原始記錄的統稱，它詳細記錄了機關單位的發展歷程。面對機關單位的新形勢與新要求，應當進一步提高檔案工作規范化的管理水平，有助于促進機關單位工作的進步和發展。第一，機關檔案忠實反映了機關單位工作中獲得的工作成果與艱辛勞動，是機關單位的一筆可貴財富，有利于推動機關單位工作科學發展的步伐。近些年來國家高度重視檔案管理工作，相繼出臺了一系列措施和制度來改進與加強檔案管理工作的規范化。完善的機關檔案能夠引導人們了解機關單位發展的主要歷史脈絡，及時跟進工作當中出現的問題，并且總結有關經驗教訓，屬于豐富的信息資源。第二，機關檔案是指導單位工作的必要依據，檔案的價值在于挖掘并利用信息資料的效益，充分有效地發揮檔案的作用，推動各項機關工作的順利開展。同時具體的單位工作能夠進一步豐富檔案的種類，提高檔案質量，有助于檔案工作更好地建設發展。伴隨我國法治建設的提高與完善，各級機關單位的檔案意識不斷增強，檔案的綜合利用率也在逐年提升，在機關單位的各項工作任務中具有舉足輕重的影響作用，在預防職務犯罪和行政監察監督等業務內容中，機關單位各部門利用檔案信息資源及時歸納和總結經驗，獲取了突出的工作業績。第三，規范化的機關單位檔案管理是提高其工作水平的關鍵保障。隨著我國法律法規的日益完善，機關單位的工作任務也逐漸變得繁重起來，檔案資料的內容大幅度增加。檔案工作還會出現資料收集不夠齊全，制度執行沒有到位，檔案安全存在隱患以及規范化水平有待提升的狀況與現象。這些問題在為機關單位的檔案管理任務施加壓力、帶來挑戰的同時，也為其進一步發展帶來了機遇。所以提高檔案管理規范化水平，充分發揮機關單位服務任務的作用要求，必須實現檔案的規范化管理，為機關單位各項工作的健康有序發展提供有力保障。
3提高機關檔案工作規范化管理的科學途徑
3.1完善現代機關單位檔案的管理體制
從檔案的收集、鑒定、保管與整理等任務中，構建統一的規范化管理系統，加強完善檔案管理制度的規范性。應當明確機關單位涉及的所有需要歸檔的資料信息，由檔案部門統一進行收集和整理，在歸檔環節中應當注重檔案的質量保證，重視歸檔的具體細節例如證件與附件，關注檔案整理的不同時間與資料的先后順序等信息。其中檔案資料的標題需要清楚填寫，且避免任意改動。及時處理有破損或字跡模糊不清的檔案資料，建立細節化明晰的歸檔細則，加強檔案資料信息的完整性、真實性和系統性。
3.2科學分類資源，完善檢索體系
首先要遵循文件材料的整合規律，保持各個文件之間的有機聯系，并且充分體現以人為本的基本原則。其次要做到文件的準確分類和鑒定，使編目、用品、紙張和字跡的規范化更明顯；要看歸檔的查全率、及時率與完整率是否達到了標準。再次，不同的檔案檢索工具構成了互為補充的檢索系統，從不同角度揭示了檔案資料的內容。檢索工具的種類與質量直接關系到檔案的查詢速度與查準率，完善的檢索體系能夠符合不同檢索渠道的要求。通常機關單位需要根據要求來設立和完善各種門類藏書的全部檔案案卷級與文件級的目錄數據庫，按照現實要求設置目錄專題數據資源庫。
3.3引進和利用現代化技術，更新檔案管理規范化模式
檔案管理人員應當利用先進設施與專業技術，對檔案進行電腦目錄輸入、檢索、統計檔案年報的編制、掃描圖紙及重大建設項目的檔案登記任務。為實現機關單位文檔的一體化管理，需要設計一系列適用于本單位實際工作情況的軟件，來確保文檔一體化有效實施。在電子檔案管理方面，對需要永久保存的電子檔案，例如建筑圖紙、重要的文獻材料和資源以及具有法律效力的文件憑證等，都應使用不可擦除型光盤；電子公文存儲歸檔的光盤應該貼有標簽提示。這些都是檔案規范化管理任務中不可或缺的工作，只要奠定好規范化管理的基礎，就可引領檔案管理工作向高效有序的方向發展。
4結語
隨著社會經濟發展和科技進步，機關部門的檔案管理工作需要更加科學與規范化。良好的檔案管理程序可以推動機關單位的工作發展，因此領導者必須注重檔案管理制度的完善，選拔專業化的檔案管理人員，培養高素質的檔案管理人才，加強檔案管理的科學性和實用性，促進檔案管理的規范化進程。
作者:翁亞潔 單位:河北省秦皇島市海港區民政局
參考文獻
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