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序論：在您撰寫檔案信息化建議時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
一、檔案信息化建設的必要性
檔案信息化建設指的是通過采用信息化技術使檔案工作的現代化水平能夠逐漸的提高對檔案管理的新理論、新原則以及新情況進行再次的分析和思考，在網絡環境中制定明確的檔案與服務的基本規范與基本框架，從而達到檔案信息社會化的作用。
傳統的紙質檔案不容易進行長期的保存，為了使紙質檔案避免蟲蝕、火災以及受潮等危害，進一步改善保存環境，往往會產生大量的保管費用，而且紙質檔案沒有備份，經常出現檔案資料丟失的現象，而且在對檔案資料進行反復的查閱時會大大的增加資料的受損度，甚至造成資料丟失，在很大程度上加大了檔案管理的工作難度。而檔案的電子化還存在較多的不足與缺陷，電子化檔案的查閱、應用以及管理還需要進行完整性的解決。
二、檔案信息化建設的現狀及問題
現階段，我國的檔案信息化建設整體上具有較大的優勢，但是其中依舊存在一些問題，主要從以下幾點進行分析：
（一）基礎設施比較薄弱
檔案信息化建設需要配備容量比較大的服務器、購置計算機、建立數據庫以及局域網，具備完善的硬件條件，同時也要對專門用于檔案管理的軟件進行開發，對網絡進行維護與管理，這些工作都要花費大量的費用。現階段，我國的檔案管理機構沒有大量的資金進行硬件建設，其收入主要由國家提供，受到很大的限制，難以實現相關硬件建設。
（二）建設標準跟不上時展
檔案信息的標準化是進行信息化建設的前提，我國雖然在檔案工作方面頒布了許多標準，但是很少提及數字化檔案，大部分涉及的是音像以及紙質檔案，而檔案的信息化建設主要涉及的是數字化的檔案管理，因此，需要針對數字化檔案制定新的標準，促進檔案工作的順利進行。
（三）觀念還比較落后
我國有些檔案管理人員相關的觀念意識還不夠強，認為檔案工作無關緊要，沒有對檔案工作不夠重視，以至于投資費用得不到充分的利用，對檔案管理造成一定程度上的消極影響。同時，由于檔案管理人員的管理意識比較弱，在對檔案信息化建設的工作中，落后的管理觀念導致不規范的行為，會推遲工作的進程，產生工作上的障礙，使檔案信息化建設的工作難度進一步加大。
（四）管理人員素質比較差
現階段的檔案管理人員大部分文化素質以及身體素質都比較低，數量也比較少，很大部分都不是專門的檔案管理人員，幾乎都是對檔案進行手工操作，對電子檔案和文件的收集、利用以及保存等多方面的工作還不能夠熟練的掌握，不會使用計算機對檔案進行管理工作，沒有對數據進行維護、對程序進行設計，大大的降低了檔案信息化建設的工作程度，對有效的信息資源不能充分利用，達不到社會經濟發展的要求。
（五）電子文件的管理工作沒有秩序
在科學技術迅速發展的形勢下，檔案的管理已經開始向信息化建設的方向發展，但是電子文件的管理工作處于無序的狀態，如對檔案信息實行雙軌制，因存儲空間不夠大，清除了大量的電子文件，對檔案信息的完整性以及統一性造成了嚴重的破壞，具有很大程度上的不規范性。
三、對檔案信息化建設進行優化的相關建議
（一）加大資金投入，增加檔案信息化建設的效益
首先，檔案管理機構要加強與政府以及相關部門進行溝通和交流，努力爭取領導的支持，使資金上的困境得到解決，拓寬資金投入渠道，對資金進行充分的挖掘和利用，使檔案信息化建設工作能夠順利的進行。其次，檔案部門要避免工作上的盲目性與攀比性，根據實際情況制定科學合理方案以及工作體系，在遵守規范的基礎上進行檔案信息化建設工作，提高資金在工作中的有效性，減少資源的浪費的現象，從而獲得更多的效益。
（二）提高工作人員專業素質，建設過硬的人才隊伍
首先，人才方面的建設對檔案信息化建設具有重要的作用，對于相關的工作人員，要對其進行經常性的培訓教育，提高工作人員的專業素質和技能，使其能夠熟練的掌握計算機的檔案管理工作。其次，對人才隊伍的結構進行優化，加強對上崗人員的考核力度，對新進人員進行培訓之后才能夠進行正常工作，對人才結構進行進一步的改善，為檔案信息化建設的工作人員營造良好的發展環境，從而建設過硬的人才隊伍，對檔案信息化建設進行優化。
（三）提高技術水平，加強法制建設
首先，在檔案信息化建設的過程中，提高其信息技術水平，使技術方面的因素與業務方面的因素有機的結合在一起，檔案管理部門應該加強信息化控制的力度，用先進的技術對檔案信息化建設進行引導，提高檔案信息管理工作的質量和水平，促進綜合目標的實現。其次，要加強檔案信息化建設的有序性，建立健全相關的檔案制度以及規范，對檔案信息進行有序的處理，加強網絡化的建設，在標準的檔案信息化建設的規范下，形成完善的檔案信息化的標準體系，促進信息化建設的順利實施。
四、總結
檔案信息化建設的工作是一項復雜、長期的任務，在社會進程不斷的推進下，檔案信息資源的需求量不斷的增大，傳統的檔案管理模式存在諸多的缺陷和不足，要想有效的解決信息管理工作中存在的諸多的問題，需要對其進行不斷的改進，對檔案信息化建設進行優化，從資金、人員、技術以及法制等方面進行相關改進工作，才能為社會提供有效的檔案信息服務，促進檔案信息化建設的發展。
參考文獻：
[1] 陳瑞蘭.我國檔案信息化建設的現狀分析及問題對策[J].改革與開放，2009（08）
關鍵詞：檔案信息化；建議
中圖分類號：G27 文獻標識碼：A
在當前迅猛發展的信息社會下，檔案信息化和檔案信息化建設已經成為檔案事業應對迅猛發展的信息社會的必然選擇。從黨和國家明確提出的“已信息化帶動工業化”的要求，到國家檔案局提出的“已檔案信息化促進檔案事業發展的目標”要求，檔案信息化和檔案信息化建設已經成為檔案信息服務社會的最佳技術手段和實現途徑。傳統的檔案實體管理體制已經開始徹底改變，檔案信息化和信息化建設勢在必行。
1 檔案信息化建設的涵義
“檔案是歷史的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進行處理后與社會其他信息形式融合形成的更廣泛的信息。可見檔案信息化的內容就有兩方面:一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內容信息化；二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會政治、、經濟文化等方面的信息進行融合處理的信息化。
2 檔案信息化應遵循以下三個原則
2.1 規范性原則：制定和實施檔案工作標準和規范，是檔案工作現代化的需要，是提高工作質量和效率的需要。實現館（室）藏檔案信息化，一方面可以將館（室）藏的檔案通過掃描等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進館，但不管是通過館（室）藏檔案數字化還是接收電子文件，都應該堅持規范性原則，制定相應的標準、規范和法規。
2.2 安全性原則：隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現出來。因此，我們必須加強網絡安全技術的研究與開發，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采取：物理安全策略；訪問控制策略；（如入網訪問控制、網絡的權限控制、目錄級安全控制、屬性安全控制、網絡服務器安全控制、網絡監測和鎖定控制、網絡端口和節點的安全控制、防火墻控制等。）信息加密策略；網絡安全管理策略等。
2.3 效益性原則：由于檔案信息數字化建設是一項巨大的系統工程，需要投入相當的人力、物力、財力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益，要根據自身的能力，根據館（室）藏基礎，分析用戶需求，研究館（室）藏體系還要考慮館（室）藏檔案的利用率。選擇數字化的內容要“經典”，主題要與社會利用“熱點”相結合，把重要的，利用率較高的檔案進行數字化，把那些利用率較高且利用后能產生較大經濟效益和社會效益的檔案數字化，可以帶來巨大的效益。還可以根據館（室）藏檔案的特色選擇這些檔案進行數字化，提供獨具優勢的服務。因為從某種意義上說，特色就是優勢，特色館藏信息和特色服務往往是贏得用戶和創造效益與價值的關鍵所在。在進行數字化建設時，要以用戶的需求為導向，做到按“需”數字化。
3 促進檔案信息化建設的幾點建議
3.1 檔案工作人員要樹立檔案信息意識
檔案工作人員是檔案信息化建設的基本力量，他們的能動性事關信息化建設的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上樹立檔案信息的意識，認識到檔案信息化建設的重要性，檔案工作人員才會具有強烈的使命感和責任心，才會主動關心檔案信息化建設事業，認真做好信息化過程中的各項工作，主動思考社會文獻信息系統中各種文獻信息的滲透和融合，促使檔案信息化建設與其他社會信息事業相互結合，共同發展。
3.2 提高檔案信息化水平技術
3.2.1 配備計算機、服務器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設備。系統軟件的開發應用或完善，可通過計算機系統軟件的操作進行培訓及推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準備工作。
3.2.2 檔案中心目錄及全文的數字化。檔案信息數據輸入是目錄中心的基礎性工作，對各職能部門每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統一的數據格式標準，實施紙質檔案和數字檔案“雙套制”工作模式，避免重復勞動，不但能節約人力和財力，而且也會大大加快了檔案信息數字化的進程。
3.2.3 對上網信息進行密級界定。首先制訂密級標準，對室藏檔案按公開、內部、秘密、機密進行界定；其次對檔案信息使用者進行網上身份驗證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權限，以保障軟件系統的安全。
3.3 提高檔案信息管理水平
信息技術的廣泛采用和電子政務的加快推進，使檔案基礎建設的重心向檔案信息化建設轉變。現今，在計算機管理滲透的形式下，計算機管理軟件的應用為實現檔案管理現代化做出了巨大貢獻。檔案部門建立自己的局域網，添置計算機、光盤刻錄機、掃描儀等，在系統開發和檔案利用過程中發揮著重要作用。
3.3.1 檔案管理軟件的對象是電子文件，通過選取合適的檔案管理軟件，不但可以達到科學、高效管理電子文件的目的，而且電子文件作為信息資源，經過軟件的整合和開發，既是電子文件形成單位的有益積累，又是經濟社會發展過程中的一筆巨大的文化財富。
3.3.2 “工欲善其事，必先利其器”，選取適合的檔案管理軟件是檔案信息化建設工作付諸實施的重要媒介。信息化建設理念，需要科學的檔案管理軟件作支撐，單純以傳統方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優點于一身，是疏通信息化建設管理脈絡，提高檔案工作質量和效率的關鍵環節，在很大程度上決定著檔案信息化建設的成敗。
3.3.3 從安全角度來說，優良的檔案管理軟件自身的安全設置，如訪問授權、用戶安全級別、密碼設置等功能模塊，已成為電子文件管理、利用的一道堅實屏障，能有效地確保檔案信息安全。
4 對今后開展檔案信息化建設的展望
4.1 總體規劃，分步實施
檔案信息化在我國是一項新事物，目前并沒有形成一套較完整的理論，沒有一個檔案現代化、信息化的指標體系。我們要科學地進行檔案信息化建設首先必須對其有一個基本正確地的認識，這樣才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時間等方面造成不必要的損失。我們要認真分析研究，按照上級總體目標和階段要求，著手調研、制定未來的檔案信息化建設目標和發展規劃，使檔案信息化與院信息化保持同步發展。同時，要清醒地認識到檔案信息化不是一蹴而就的，必須制定詳細、周全的實施方案，分批分階段地實現。
4.2 突出重點，務求實效
當前檔案信息化建設的重點應放在電子文件的管理上。對于文書檔案、聲像檔案等通用性檔案信息化應用系統，要在引進成熟軟件的基礎上，主要做好與現有辦公軟件的數據接口工作。
4.3 規范流程，強化服務
檔案信息化首要前提是檔案管理工作自身流程的規范化。對于不適應、不符合的堅決予以整改。要引進國際、國內檔案管理的先進方法，對照提高。同時要轉變工作理念，從傳統的“保管”上升到“服務”的理念。明確信息資源關鍵在于利用，否則再好的信息化技術手段都是“擺設”。
檔案工作，是各個組織、單位對工作內容和工作過程涉及的有價值的相關歷史性資料的收集、整理、保管、鑒定、統計的活動，其具有憑證價值和參考價值，還是規范管理的基礎。檔案管理信息化建設，是當前檔案管理工作中的一項基礎性工作和檔案管理科學化的保障性工作。針對檔案管理信息化建設方面，本文從提高認識，加強投入，為檔案管理信息化建設提供基礎性保障；轉變傳統的檔案管理模式，把實體管理變為信息化管理；優化檔案信息化管理建設工作人員的專業性結構，提升工作能力；加強檔案網站建設，落實檔案信息公開；注重檔案信息化管理建設安全性，避免蓄意篡改、非法利用；規范檔案信息錄入，保證電子檔案信息真實、準確；完善數字檔案館建設共七個方面闡述了筆者的建議。
【關鍵詞】檔案管理；信息化建設；建議
檔案工作，是各個組織、單位對工作內容和工作過程涉及的有價值的相關歷史性資料的收集、整理、保管、鑒定、統計的活動，其具有憑證價值和參考價值，還是規范管理的基礎。檔案信息化建設是指運用信息技術提高檔案工作現代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務。檔案管理信息化建設，是當前檔案管理工作中的一項基礎性工作和檔案管理科學化的保障性工作。
一、提高認識，加強投入，為檔案管理信息化建設提供基礎性保障
各組織、各單位，為進一步推進檔案管理信息化建設，必須領導在思想上要提高檔案信息化建設的重要意義，將檔案信息化建設作為重要的工作任務來抓。為了推進檔案管理信息化建設，在硬件上要保障資金投入，包括計算機、檔案管理軟件、掃描儀、傳真機、復印機、打印機、照相機、攝像機、移動存儲設備、服務器等。對于財力資金有限的單位，可以按照檔案管理工作的需要先購置極缺的設備，采用逐年增購的方式來逐步完善檔案信息化管理建設所需的硬件條件。
二、轉變傳統的檔案管理模式，把實體管理變為信息化管理
傳統的檔案管理，是以紙質材料、照片、錄像光盤作為檔案工作的主要內容。檔案交接程序多，檔案占用存放空間大、存放時間長容易發生檔案材料的變性，甚至無法辨識。隨著科技的發展，除了必要的紙質材料需要原始性存檔之外，很多檔案材料可以采用電子文檔、移動硬盤的形式進行存檔。這種信息化變革，節約了紙張的同時也簡化了檔案交接工作過程，高效而節約。并且，電子檔案容易保管，且安全性較高。
三、優化檔案信息化管理建設工作人員的專業性結構，提升工作能力
從事檔案工作的人員，是專業技術性人員，因此各組織、單位在配備檔案管理工作人員時要充分論證從業人員的學歷的專業性，還要定期的組織從業人員學習檔案信息化管理建設的新知識、新方法。此外，因為檔案信息化管理建設需要從業人員具備較強的計算機運用能力，因此要針對這一特點有針對性的對在崗職工安排計算機應用能力培訓，努力將檔案工作隊伍培養成會檔案管理、又會計算機的復合型人才隊伍，滿足檔案管理信息化建設對人員的需要。
四、加強檔案網站建設，落實檔案信息
公開檔案網站建設是檔案信息化管理建設工作的另一項重要工作內容。通過檔案網站建設，能夠實現遠程在線檔案服務和信息公開。當前，一些組織、單位雖然建設了檔案工作網站，但是還處于低層次的起步階段，檔案工作網站維護不及時，檔案管理工作信息不公開、服務功能無人應答回復，甚至一些欄目是空白。因此，要進一步加強檔案網站建設，完善檔案網站的功能，及時維護，互動高效，提高主動服務意識，實現信息公開。
五、注重檔案信息化管理建設安全性，避免蓄意篡改、非法利用
檔案信息化管理建設必然涉及到安全性的問題，要高度認識到網絡安全的重要性，加強網絡安全技術水平提升，設置防火墻和安全掃描監控系統，防止檔案信息被蓄意篡改、非法利用。對于檔案網站用戶，要建立實名制準入驗證，拒絕非法訪問和未授權訪問。要根據用戶進行分類，以授權不同的檔案信息查詢權限。對于重要檔案信息、機密檔案信息、敏感檔案信息，為了保證安全性要與互聯網隔離儲存。
六、規范檔案信息錄入，保證電子檔案信息真實、準確
電子檔案信息在錄入時，容易出現錯誤。因此，要加強對電子檔案信息的內容的審核以及錄入的檢查校對，最大程度的減少電子檔案信息的錯誤，力爭電子檔案信息錄入準確、真實。為了便于開展電子檔案信息的核對和錄入工作，檔案部門要建立統一的檔案工作要求，明確電子檔案材料的格式模板和內容標準。
七、完善數字化檔案館建設,開拓檔案工作的新局面
數字化檔案館建設，是檔案信息化管理建設的另一項組成部分。數字檔案館是數字時代或者說大數據時代檔案館的發展方向，是現代的新型檔案館，是對傳統檔案館的升級。檔案工作是否現代化，我國能否成為檔案強國，其顯著標志就是看是否建成數字檔案館。數字化檔案館建設是一項復雜的系統工程，其集成的檔案信息數量與內容更加廣泛，更便于檔案信息統計、查詢、保存。數字化檔案館建設不是一個組織、一個部門的事情，是多個組織、多個部門協調建設的關系，需要根據實際情況做好信息管理的統籌規劃與銜接，要在同一個平臺下通過同一個數據庫質量管理系統完善數字化檔案建設。傳統檔案館必須向數字檔案館轉變，才能適應檔案環境的新變化，開拓檔案工作的新局面。
參考文獻：
[1]吳冬梅.淺談信息時代的檔案利用工作[J].科技與經濟,2001,(5).
[2]劉英萍.淺議檔案工作信息化建設[J].檔案與社會,2005,(12).
1農業科技檔案信息化建設的必要性
1.1農業科技檔案信息化建設是推動農業科技檔案管理發展的趨勢加快檔案信息化建設是國家及河北省“十一五”以來對檔案管理工作提出的新要求，檔案信息化建設勢在必行。由于農業科研活動多是在野外、田間地頭進行試驗記錄或數據采集，形成的檔案資料易受環境限制，因而歸檔時會出現部分資料字跡模糊、紙張變色或破損的現象，因此，傳統的檔案利用方式又容易造成損害，影響保存效果。實現檔案信息化建設之后，檔案的利用、保存和管理通過計算機來完成，這樣科技人員只需通過計算機網絡即可實現檔案的查閱［11］，大大減少對檔案原件的損毀，有力地保證了檔案的完整。
1.2農業科技檔案信息化建設是促進農業科學發展的需要加強農業科技檔案信息化建設，利用信息化平臺將農業科技檔案，從“后臺推到窗口”，從“室藏轉向公開”［5］，實現檔案信息資源共享，全面提升農業科技檔案的開發利用和服務水平，進一步提高農業科研的效率;同時，更便于農業科技信息的二次利用和開發［9］，更好地為科技扶貧、科技下鄉和科技咨詢服務，對保證農業的科學發展，推動農業科技創新和現代農業建設具有重要意義［5］。
1.3農業科技檔案信息化建設是推進檔案工作目標管理認定的途徑傳統的檔案管理方式工作量大，效率低，既費時又費力［8］。實現檔案信息化管理后，檔案的收集方式由指導代辦轉變為經由計算機網絡檢查督促［13］，確保了歸檔資料的完整，檢索與查詢通過網絡就可以實現，使檔案的利用更加快捷、方便，大大地減輕了檔案工作人員的負擔，使他們更好地從事檔案收集整理和編研工作，進一步提高了檔案工作的效率，全面提升了檔案的規范化、現代化管理水平［10］，為檔案工作目標管理認定奠定了堅實基礎。
2農業科技檔案管理存在的問題
目前，農業科技檔案的管理多數是處于保管和利用狀態，沒有實現檔案信息化的合理配置和科學管理，農業科技檔案沒有充分發揮出應有的作用［10］。
2.1檔案的管理方式單一，工作手段落后由于檔案工作受條件限制，檔案管理至今還局限于傳統的手工操作模式，計算機未能在檔案管理及檔案信息的存貯、加工上應用。“重藏輕用”問題普遍存在，檔案一旦歸檔就被束之高閣，無法發揮應有的作用。
2.2檔案信息化意識淡薄，利用率低部分科技人員檔案信息化意識淡薄，對歸檔的重要性認識不足，為了自己使用方便，將形成的大多數科研資料保留在自己手上［2］，不能反映科研項目的全貌;目前，農業科研單位普遍存在重科研、輕推廣的現象，有資料顯示，我國每年取得的科技成果有2萬多項，而轉化率僅為20%～30%［11］。
2.3檔案材料形成周期長，不規范由于農業科研工作周期較長，有些試驗記載的數據字跡和紙張不規范、不準確［12］;有的課題文件材料中原件較少，復印件較多，字跡又不清楚，不適合長期保存;有的科研項目由于涉及多部門、多單位，以及由于科研人員的調動，檔案材料易流失，導致檔案材料缺乏連續性、完整性。
2.4部分檔案人員業務水平低，服務意識不強檔案管理中，缺少既懂一定的農業科研知識又有較強檔案專業知識的專職檔案人員;部分檔案人員兼職過多，業務水平不高，致使其工作熱情低，多為坐等上門的被動服務，主動服務意識不強，保密意識又淡薄，在一定程度上影響了農業科技檔案的有效利用。
3農業科技檔案信息化建設的幾點建議
3.1提高思想認識和服務水平檔案管理人員必須更新觀念，改變傳統的“重藏輕用”的管理方式，依靠信息技術實現資源共享［12］，為創新檔案管理新模式打好思想基礎;將原來“坐等上門”的服務方式通過網絡實現直接提供利用，提高檔案的服務水平;加大檔案信息化建設的宣傳力度，提高人們對檔案信息化的認識程度［13］。
3.2加強檔案的規范化管理檔案管理部門要加大《農業法》、《檔案法》以及《檔案管理的有關規定》的宣傳學習力度［7］，不斷增強廣大科技人員的檔案意識，對在農業生產和科研活動中形成的原始檔案材料及時進行規范整理，防止原始資料的流失，確保農業科技檔案的完整性。
國家檔案局在2002年的《全國檔案信息化建設實施綱要》中提出，檔案信息化是以資源建設為核心、信息網絡建設為基礎，信息法規、標準為保障的檔案管理信息化建設的現狀及其對策文/翟惜瑞綜合體系，是一個很復雜的系統工程，絕非輕而易舉。我們要科學地進行檔案信息化建設，必須對其有一個基本正確地認識。這樣，才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時間等方面造成不必要的損失。我們要認真分析研究，按照上級和信息化總體目標和階段要求，著手調研、制定未來的檔案信息化建設目標和發展規劃，使檔案標準化與信息化保持同步發展。同時，要清醒地認識到檔案信息化不是一蹴而就的，必須制定詳細、周全的實施方案，分批、分階段地實現。
2．突出重點，務求實效，確保檔案信息化管理便捷化、共享化、惠民化。
當前，檔案信息化建設的重點應放在電子文件的管理上。這樣，有利于把數字檔案信息資源建設前移至文件形成部門。對庫藏檔案的數字化要防止急于求成、片面追求結果、淡化過程、對困難估計不足的傾向。目前，各地都在加快檔案信息化建設的進程。因此，要立足實際，對于文書檔案、聲像檔案等通用性檔案信息化應用系統，要在引進成熟軟件的基礎上，主要做好與現有辦公軟件的數據接口工作。
3．規范流程，強化服務，確保檔案信息化建設實現常態化、合法化、穩定化。
檔案信息化的首要前提，是檔案管理工作自身流程的規范化。要結合實際，對現有的工作進行一次梳理。對于不適應、不符合的，堅決予以整改。要轉變工作理念，從傳統的“保管”上升到“服務”的理念。明確信息資源關鍵在于利用，否則，再好的信息化技術手段都是“擺設”。充分發揮局域網的快速、便捷的效能，建立內部的檔案應用服務平臺。
4．多方籌措，加強保障，實現檔案信息化管理專人化、專職化、專業化。
[關鍵詞]檔案；信息化；管理
中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）02-0000-01
1.檔案信息化概述
檔案信息化概念是在檔案行政管理部門規劃和組織下，在檔案活動中全面應用現代技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用的活動和過程。隨著檔案信息化成為一種趨勢，中辦發[2004]34號文件《全國檔案信息化建設實施綱要》明確了檔案信息化的目標和任務，是要提高計算機管理檔案的普及率；建設和完善局域網，按要求做好政務網和互聯網的接入工作。檔案的信息資源建設是檔案信息化建設的核心任務、是信息化建設取得實效的關鍵；信息資源開發程度是衡量檔案信息化水平的重要標志。
對于從傳統檔案向檔案信息化管理，已經基本完成了紙質檔案數字化的工作，就是采用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質檔案進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。紙質檔案數字化能讓檔案信息資源能準確、方便、快捷地提供利用，滿足人們的檔案利用需求，這也是檔案信息化的初級階段。
當前檔案信息化工作主要包括幾個重要部分，如檔案目錄的數據建設，這可以從根本上提高檔案利用效率、質量；檔案全文數據庫建設，可以保護檔案信息、提高利用效率、提高檔案質量，并且能夠實現全文檢索；加強檔案多媒體數據庫建設。在檔案信息化過程中，要努力使檔案信息化建設與本地區信息化建設同步發展，把信息化作為檔案基礎業務建設的重點內容，同時要堅持檔案信息化建設發展、服務、安全三項基本原則。
2. 提高檔案信息化管理的建議
2.1 提高對檔案信息化建設工作的重要性認識
檔案信息作為社會信息資源的重要組成部分，有著不可替代的原始性、真實性、可靠性以及廣泛的社會性等特點。檔案信息化建設要按照信息共享、網絡共建、遠程利用、服務為主的指導思想，要發揮檔案部門的優勢，大力開發檔案資源，充分利用現代化計算機網絡技術，面向社會、公眾以及市場，著力提高檔案信息服務水平。要加強檔案信息化建設工作的領導，把檔案信息化建設納入本單位的工作議事日程，有計劃、有步驟開展檔案信息化建設工作。增加投入，確保檔案信息化建設工作順利開展，提高檔案查閱利用效率，逐步實現全縣檔案資源數字化、信息服務網絡化、電子文件和電子檔案管理規范化，為我縣經濟社會發展提供優質、高效、快捷的檔案信息服務。
2.2 要加快信息化建設，進一步提高檔案工作的信息化水平
加強檔案信息化建設工作人才隊伍建設。縣檔案局（館）要積極創造條件，配齊配強檔案信息化建設技術人才。各單位要配備專兼職檔案工作者，且能熟練掌握和操作計算機。縣檔案局要加強對全縣檔案工作者的培訓和指導，提高全縣檔案工作者開展檔案信息化建設的能力和水平，為開展檔案信息化建設工作提供人才保障。
2.3 建立完善的檔案信息化保障體系
檔案信息化標準規范建設標準規范是進行檔案信息化建設的重要基礎之一，是不可或缺的必要條件，然而在前期數十年的建設中，由于經驗不足使得重復建設比較常見，而且各地建設都是按照自身需要發展，所以造成一種無標準可遵循的狀態，而沒有標準規范建設則會使得后期檔案信息化工作越加艱巨。另外，檔案信息化是一個長期任務，需要付出巨大的財力和物力，所以檔案信息化建設必須從制度上、財務體系上、人員安排上予以保障，只有這樣才能夠使得檔案信息化順利推進，不斷滿足新時代對檔案管理的需求。
2.4 數字檔案信息安全管理
隨著信息化建設的不斷推進和信息化設備的日益增多，為了確保檔案信息在網絡中的安全流轉，避免被黑客竊取和病毒破壞，檔案信息化網絡建設中信息安全技術應用不夠全面，使得檔案信息系統變得非常脆弱，易受來自各方面的攻擊。從事黑客的人或組織可能會不斷地尋找檔案網絡系統上的的漏洞，以潛入檔案信息系統。一旦網絡被人攻破，機密的數據、資料可能會被盜取，網絡可能會被損壞，給我們的工作帶來難以預測的損失。另外，世界上每天都有新的計算機病毒產生，同樣會威脅檔案網絡的安全。
2.5 在系統硬件設備方面要求做到：
（1）只要制定健全的網絡安全管理制度，做好檔案數據的日常備份，并且加強網絡設備和機房報警裝置的管理。（2）內外網物理隔離。根據國務院及有關安全保密部門的網絡安全規定，涉及國家秘密的計算機信息系統，不得直接或間接與國際互聯網或其它公共信息網互相連接，必須實行物理隔離。因此，對檔案部門的內部網絡和國際互聯網，要嚴格地進行物理隔離，防止不宜公開的內部檔案信息通過網絡連接泄露到外部公眾網。（3）多子網網關技術，是目前認為最有效的一種防攻擊的網絡安全技術。即將內部網絡劃分成若干個安全級別不同的子網，實現內部一個網段與另一個網段的物理隔離。這樣，就能防止某一個網段的安全問題在整個網絡傳播。針對某些網絡，在某些情況下，它的一些局域網的某個網段比另一個網段更受信任，或者某個網段比另一個更敏感，通過信任網段與不信任網段劃分在不同的網段內，就可以限制局部網絡安全問題對全局網絡安全造成的影響。（4）為了便于管理利用交換機或防火墻將所有的MAC地址與客戶段IP地址綁定。當網絡用戶被分配或自行設定一個IP地址以后，防火墻系統就能接收到相應的地址廣播，在防火墻系統上列出相應的IP地址與MAC地址，并可以選擇是否把這個IP地址與相應的MAC地址綁定，這樣可限定IP地址只能在一臺指定的工作站上使用，既可以防止IP地址冒用，又大大方便了日常網絡的IP地址管理。（5）每個廠家的物理設備有它獨特的優點也有它不可克服的致命弱點，因此在選用檔案網絡設備時，盡量選用不同廠家不同型號的設備，做到優勢互補，封堵網絡漏洞，增強系統的安全性能。
2.6 系統安全和應用安全，要求做到
需要一種有效的防黑客掃描工具，定期對網絡機器設備進行掃描。如果發現有黑客入侵或網絡結構和系統結構的變化，及時發現危險信號并報警，而且能夠有效糾正錯誤，調整檔案網絡安全策略。同時能夠對檔案網絡的信息進行安全審計，自動形成日志，記錄檔案網絡運行情況。另外，具備對局域網服務器、客戶段以及其它網絡設備的病毒監控、消息監聽功能，具有對局域網內所有設備進行自動查殺毒的能力。
檔案系統數據的安全是檔案網絡安全的核心，為了有效防止攻擊和惡意篡改，要采用數字證書、動態口令、加密等手段，同時在存儲方式上采用熱備份、冷備份、遠程存儲等措施保存好檔案數據，確保檔案系統遭到攻擊或癱瘓后，能以最快的速度恢復。
采取措施對檔案信息、數據的來源設置跟蹤機制。一旦發現有攻擊行為，檔案系統應該能夠及時報警，自動采取相應的對策。如關閉有關服務、切斷物理線路的連接等保證檔案數據、信息良好的可靠性。
單一的產品不能同時完成多項功能。比如，防黑客的產品不能用來防病毒，不同強度控制不同風險，我們不能僅指望靠單一的網絡安全產品來做到一勞永逸。我們必須進行統一的、均衡的安全策略的管理及實施，全面提高檔案信息系統的安全防護能力。
3.結束語
檔案信息化建設是一項艱巨的任務，是一個長期的過程。在檔案信息化建設過程中，一定要高瞻遠矚，具有一定的前瞻性，遵循標準，同時考慮以后的需求以及系統升級的可能性；同時，檔案信息化建設又不可好高騖遠，應該根據自身單位的實際情況，分步驟進行檔案信息化建設。
參考文獻
（一）檔案資源的共享性。在信息化技術的牽引下，實現檔案資源的共享性，便成為檔案信息化管理的終極目的，而資源的共享也能夠使檔案的價值得到最大程度的體現。而要達成這一目標，關鍵在于檔案資源的信息化建設。檔案資源具體可從以下兩方面來分析：第一，依托信息技術的優勢，促進檔案信息的自動化、一體化管理，這樣不但提高了信息檢索速度，而且能夠針對不同載體的檔案，諸如圖像類、文字類的數字化存儲，通過計算機網絡技術的整合，使它們轉化為圖文并茂的新資源，從而增加了檔案信息資源的表現形式；第二，在計算機網絡的運行環境下，能夠實現檔案信息的遠距離傳輸，從而實現信息資源的共享。這樣既明確了檔案管理的內容及范圍，又規范了檔案管理工作的各項環節。
（二）檔案資源的信息化。與傳統的檔案管理工作不同，通常意義的檔案管理信息化是由有關的檔案行政管理機構進行統一的組織和規劃，并以現代信息技術為依托，采集、保存并整理檔案中的信息資源，并提供檔案信息的服務等。實際上，檔案管理信息化從一定意義上完成了檔案管理模式從實體保管到數字化管理的轉變，為傳統的檔案管理工作提供了新的發展動向。信息時代下的檔案管理雖然脫離了實體的保管，但在數字化和現代化的管理道路上，還需要依托相關的硬件和軟件。具體表現在以下三方面：首先，有統一的信息設備和基礎設施，以此為載體，建設數字化的檔案管理系統；其次，在統一標準規范的指導下，建立信息資源庫，并提供技術支持；最后，對信息化人才進行系統培訓，利用信息技術的優勢，提高檔案管理的工作效率。
二、增強檔案管理人員的創新觀念和培訓力度
在信息化時代的大背景下，檔案管理工作人員除了具備豐富的專業理論知識和良好的職業道德操守，還需要有創新觀念。信息化的新型技術要求檔案管理人員具備獨立思考能力，在兢兢業業的整理分析工作中，能夠及時發現問題，并有效分析解決問題。擁有自身的獨立思考，既能提高檔案管理人員的工作積極性，又能使其在突破傳統管理模式的前提下，對新發現的問題進行創新解答，從而拓寬檔案管理的新型管理模式。
