時間：2023-06-21 09:14:35
序論：在您撰寫電子檔案管理的優勢時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
（一）電子檔案歸檔存在缺失。由于民政社會救助中心在以往的工作中保留的紙質檔案資料庫極為龐大，再加上紙質檔案裝訂、整理的過程中也沒有進行科學分類，導致民政社會救助中心在全面實施電子檔案管理以后，許多紙質檔案都沒有得到及時、合理地利用。將紙質版的檔案歸納成電子檔案是一件極為復雜、繁瑣的工作，因為電子檔案歸檔的不完整性，以致電子檔案本身檢索便捷、快速的優勢沒有得到充分的發揮，檔案管理的效率相對較為低下。
（二）電子檔案缺乏資金保障。因為民政社會救助中心檔案管理信息化建設缺乏有效的資金保障，導致其在硬件設施方面的投入明顯不足，全國各個地區的民政社會救助中心檔案管理部門仍舊采用配置相對較為過時的計算機，導致民政社會救助中心電子檔案管理工作的效率大打折扣。民政社會救助中心檔案管理工作如果要實現高效率的信息化管理，先進的硬件設施是必備的保障，例如：高配置的電腦、掃描儀、打印機以及復印機等等。
（三）檔案管理人員信息素養有待提升。現階段，民政社會救助中心檔案管理隊伍的年齡結構不合理，許多年齡較大的檔案管理人員適應能力相對較差，其在檔案管理信息化操作方面則存在不精通、不熟練的情況，自然也就難以掌握電子檔案的分類、流程以及歸檔等相關工作，導致民政社會救助中心電子檔案管理工作受到一定程度的影響。
二、優化措施與建議
（一）完善電子檔案管理體系。一套科學、合理的制度是保障電子檔案管理工作能有序開展的先決條件。這就需要民政社會救助中心嚴格按照電子檔案管理的相關規范，充分結合民政社會救助中心的實際情況，制定一套具有科學性、合理性的電子檔案管理體系，使得電子檔案的形成、積累流程的管理工作以及檢查鑒定、歸檔責任等相關流程更為規范化、合理化，切實保障各項工作的開展實現有章可循、有矩可循。針對審查完成的電子文件實施統一的收集管理，要產生對應的紙質文件，并且要針對紙質文件實施集中核查，從而有效保障紙質檔案文件能夠與電子檔案保持一致。此外，民政社會救助中心應當逐漸規范電子檔案管理工作所使用的軟件與平臺，從而有效保障電子檔案管理工作的穩定性與便捷性。
（二）加大財務檔案管理信息化發展力度。民政社會救助中心電子檔案管理工作要想更好地發展，就必須要進一步增加硬件方面的投入力度，全面更新電子檔案管理的軟件與硬件，配齊自動打印機、掃描儀、復印機、照相機以及計算機等，切實滿足現代化電子檔案管理工作的相關要求，實現檔案存儲介質的多元化發展。此外，民政社會救助中心還應當逐步實現電子檔案自動化管理的目標，必須要改變傳統管理中“重藏輕管”的理念，高度重視民政社會救助中心檔案的“利用”性質，比如：構建社會救助工作的信息管理系統，使得民政社會救助中心電子檔案工作的檢索更為便捷、內容更為準確，從而有效促進民政社會救助中心電子檔案規范化、科學化的發展，真正實現民政社會救助中心電子檔案的價值。
（三）提升檔案管理人員專業能力。隨著信息技術與科學技術日新月異的變化，電子檔案已經成為檔案管理工作未來的必然發展趨勢。所以，民政社會救助中心應當依照檔案管理的實際需求，針對檔案管理隊伍進行優化，切實保障檔案管理隊伍年齡結構的合理性。進一步加強培訓教育工作，通過開展多門類、多層次的知識體系培訓教育，根據當前檔案管理隊伍的實際情況，組織多形式、多渠道的培訓教育方式，進一步完善檔案管理人員的知識體系與信息素養，全面提升檔案管理隊伍的電子信息知識，力爭打造一支綜合素質過硬、專業結構合理、專業技術強的檔案管理隊伍。
電子文檔在歸檔前可以進行隨意的修改、復制、刪除等操作，可以進行多次復制，沒有次數的限制，在操作上比紙介文檔簡單、容易——只需要在計算機上通過相應的軟件來對文件內容進行修改、增加，不留任何修改痕跡，其真實性和原始性不會發生改變。電子文檔還可以對檔案上的小瑕疵進行修復，例如檔案因為時間的久遠，上面的字跡或者圖像不清晰，可以通過軟件進行修復，使字跡或圖像變得清晰而方便歸檔、保存，檔案經過修復后，保存就不再受到時間的限制了。
而紙介文檔的生成需要通過人手書寫記錄內容，比較耗時，不利于操作，當在抄寫時出現錯誤需要修改或者需要增加內容時，只能重新抄寫或者直接在文檔上修改，紙介上就會出現修改痕跡，對有價值的文檔轉化成檔案后會影響文檔的整潔。同時，紙介文檔保管時間長，會出現紙張發黃、破損、字跡模糊等問題，需要對檔案進行修復或修補，既費時也不利于檔案保存和利用。
二、電子文檔的儲存
電子文檔形成后可以存放在多種存儲介質，例如磁盤、光盤、移動設備等，而且必須在計算機上讀取、處理。電子文檔存儲在特定的存儲介質上，就可以在不同的時間、地點通過特定的方式去閱讀、處理、保存，可以不受時間、空間的限制，但卻離不開計算機的軟硬件環境，只能在計算機上通過相應的軟件來進行讀寫。
但是電子文檔在儲存方面也存在一個比較大的劣勢，即在操作過程中，一旦管理員操作不當或違規進行操作，文件可能會因此出現損壞，甚至會丟失，影響文件歸檔。而紙介文檔只能存放在專門的庫房里保管，需要采取各種專門的技術措施去保護檔案，如復制、修裱、消毒、滅蟲、滅菌等措施去長期保存檔案，比較繁瑣；在查閱方面，也只能在特定的時間到檔案館去查閱，比較耗時，不利于檔案的利用。
三、電子文檔的安全與保密
在電子文檔案管理的過程中，單位和檔案員要加強對存儲介質的嚴格管理。由于電子文檔可以存儲于多種存儲介質，如光盤和移動硬盤等可以存儲大容量的電子文件；這些存儲介質都不受時間和空間的限制，可以在不同的計算機上讀取，因此，令到電子文件的安全性大大降低。同時，由于這些介質攜帶方便，因此亦更容易造成丟失或泄密，造成不可挽回的損失。
所以，我們需要不定時對信息系統進行檢查，確保檔案信息系統的安全；此外，從檔案資料的錄入到讀取信息利用都需要由專人負責，實行專人專機使用，確保電子文檔的安全與保密；對于保存在電腦里的文檔，也要不定時進行備份或者拷貝到特定的存儲介質，如移動硬盤、光盤，防止文檔的丟失。紙介文檔雖然在查閱、利用比較麻煩，但由于它處于專門的密閉空間，安全性相對比電子文檔好。
關鍵詞：幼兒園；電子檔案；管理；實踐
目前存儲媒介為刻錄光盤，但在實際操作過程中遇到了諸多問題：1．視頻文件越來越多，借閱光盤只能給一位老師使用，其他老師就無法使用。2．光盤查閱困難，光盤堆疊在一起，很難迅速查閱到需要的。3．光盤借閱至歸還存在問題，歸還不及時，導致光盤丟失，再次刻盤耗費時間。4．光盤存儲容量小，普通單張光盤容量為4．7G，針對目前高清視頻，動則5－6G，單張光盤不能容納一個視頻。5．電子檔案現已越來越多被幼兒園所應用，但經常會出現誤傳、誤刪等現象，權限管理不清。針對以上問題，在遵循電子文件光盤刻錄的前提下，對我園教師電子檔案存儲和借閱方式上應用“云盤”和“享存”軟件進行管理，更好地服務教師查閱幼兒園電子檔案。
一、云盤使用
云端存儲編輯其實是網絡硬盤，只要有網絡，學校、教師可以隨時隨地地存放電子類文件。云盤相對于機械硬盤或者移動硬盤來說更加得方便，教師不用再將機械硬盤等設備帶在身上，卻可以通過無線互聯網絡隨時隨地地從云端來獲取自己存儲起來的信息。（一）使用優勢：1．存儲空間大，現普通DVD光盤單張存儲容量為4．7G，百度云盤有2T空間，相當于435張光盤，騰訊微云有10T空間，相當于2178張光盤，而且存儲空間會不斷擴大，滿足視頻文件需要大空間的存儲要求。2．將視頻文件按時間順序上傳至云空間，可以按具體文件夾名稱檢索，也可按類型分類檢索。3．創建分享，便于需要查閱老師自行下載查閱，無需借閱手續，減少中間煩瑣過程。步驟如下：（二）使用的不足：1．借閱教師收到分享鏈接，下載查看時需要有網絡支持，下載時間依網速而定，需要一定時間才能查看。2．存儲介質為云技術，而基于web的應用長時間以來就被認為具有潛在的安全風險。這就是說云托管的數據可能會產生少量的數據丟失，這是由于特殊情況引起的。
二、文檔管理軟件享存應用
（一）幼兒園的文件應該統一存儲到幼兒園的服務器里面，讓老師們可以共享資源。（二）共享過程中目錄有權限管理，實現權限管理。①誰是該目錄的文檔管理員目錄的文檔管理員，可以進行分權管理。比如，我們創建“業務部”這個目錄，我們指定x為業務部文檔管理員，則x可以在“業務部”目錄下建立自己的分目錄，并設置相關權限②誰可以在該目錄內－上傳文件③誰可以在該目錄內－下載文件④誰可以在該目錄內－瀏覽文件文件可以看，但拿不到實體文件。瀏覽文件支持Office、PDF、AutoCAD⑤誰可以在該目錄內－修改文件想要修改或者刪減文件需要有修改的權限，但是具有上傳權限的人不一定擁有修改的權限。（文件資源收集到幼兒園的服務器之后，上傳的人不能對文件進行刪除和修改，以免有人惡意地進行破壞，做好防范措施。）（三）查詢查詢的時候實行多條件模糊組合，支持多條件組合模糊查詢。總而言之，幼兒園電子檔案管理需要在新的計算機技術上不斷發展，在操作應用中選擇適合本園的媒介，并讓電子檔案更好地服務于本園教師，在此基礎上更好地優化電子檔案管理工作。
參考文獻：
【關鍵詞】新形勢；電子檔案管理；規章制度；安全管理
新形勢下，隨著計算機和信息技術的發展與進步，電子檔案出現并得到越來越廣泛的應用。通過電子檔案的應用，不僅可以方便檔案資料查閱和檢索，還能減少檔案的占用面積，方便攜帶，更好滿足使用者的需要。同時，為促進其作用有效發揮，應該加強管理工作，促進電子檔案管理水平的提高。但目前電子檔案管理工作中，一些人員素質偏低，制度不健全，導致管理仍然存在不足，應該采取優化策略和完善措施。
一、新形勢下電子檔案管理面臨的問題與挑戰
新形勢下，雖然電子檔案的應用越來越廣泛，其作用也愈加明顯。但由于管理制度不完善，一些管理人員素質偏低，當前電子檔案管理仍然面臨以下幾個方面的問題與挑戰：
（一）原稿的管理被忽視。為方便打印，人們習慣應用計算機起草和制作文件。但文稿一旦打印完成后，很多人容易忽視電子文件的管理工作。多數人不注重加強電子文件管理工作，或者未能將其保留下來，文件被清除或被新的文件夾覆蓋。一些人員忽視保護文件夾，對文件任意進行增減、刪除或篡改操作，導致原始的電子文件面目全非，失去歸檔保管的作用，需要采取改進措施。
（二）歸檔管理不被重視。傳統的紙質檔案都是在文件形成后，由管理人員分類和編號，然后交由管理部門和工作人員進行管理。紙質檔案的使用時間較長，工作人員經驗豐富，總結出行之有效的工作流程、方法和原則，相關制度也比較成熟，有利于提升檔案管理水平。而電子檔案寫在磁盤上，方便修改，制作和修改完成后存儲于磁盤中，并保留在信息數據庫，方便檔案信息資源共享。但由于電子檔案的生成環境特殊，從制作到歸檔，不能按照紙質檔案的方式進行，電子檔案的歸檔管理也容易被忽視，制約管理水平的提升。
（三）檔案安全管理不足。電子檔案如果被盜取，其受損壞程度往往比較嚴重，甚至導致檔案數據資料難以恢復。一些單位忽視建立完善的管理制度措施，安全管理不被重視，安全防護技術手段不足，未能綜合應用防火墻技術、密鑰技術等，安全管理制度措施也沒有被嚴格執行，制約電子檔案管理水平提升。
二、新形勢下電子檔案管理的優化策略及有效措施
為彌補電子檔案管理的不足，根據新時期和新形勢，以提高管理水平為目的，筆者認為應該從以下方面入手，采取優化策略和改進措施。
（一）加強原稿管理，重視電子文件收集。電子檔案制作或打印之后，不能任意刪除或修改，而應該加強原稿管理，做好存儲和備份工作。同時注重電子文件收集，與紙質檔案完全不同的是，電子文件的收集方式、范圍和要求也不同。草稿文件一般不具備正式的文件功能，可以不保留。對具有輔助作用的文件、正式的文件應該做好搜集工作，進行整理和歸檔。并與紙質檔案建立對應關系，方便查閱和使用。還可以將其制作成紙質拷貝件或微縮品，避免電子檔案丟失。
（二）完善規章制度，加強歸檔管理工作。完善電子檔案管理規章制度，推動管理工作制度化和規范化。明確相關人員的職責和權限，讓他們有效適應電子檔案管理需要，嚴格落實各項制度措施。重視電子檔案綜合利用，加強管理，使管理和利用工作更為有效地開展下去。電子檔案歸檔過程中，可采用硬盤存儲或外部載體保存，避免受到不必要的損失。
（三）重視安全管理，健全安全管理制度。加強電子檔案安全管理工作，注重安全防范工作。要綜合采用加密、簽署、信息認證、身份驗證、防篡改等措施，實現對電子檔案的有效管理。還可以將其修改為只讀性文件，防止被任意修改，保護電子文件的原始結構，增強其安全性與可靠性。做好備份工作，綜合應用加密技術、訪問控制技術、數字簽名、信息備份與恢復等措施，實現對電子檔案的有效管理，確保其安全可靠。
（四）注重管理培訓，提高管理人員素質。引進基礎扎實、責任心強、信息技術應用水平高的管理人員，實現對電子檔案的有效管理。完善管理培訓制度，學習相關理論和前沿知識，促進電子檔案管理效率的提升。管理人員要加強學習，掌握檔案管理制度和規范要求，提高計算機業務水平，有效利用其開展檔案管理工作。積極參與檔案管理業務培訓，豐富理論知識，提升愛崗敬業精神，增強動手操作能力，有效提升電子檔案管理水平。
三、結語
新形勢下，隨著信息技術和計算機的廣泛應用，電子檔案的應用也越來越廣泛。為促進電子檔案管理水平的提高，實際工作中應該認識存在的不足，結合電子檔案管理需要，綜合采取優化策略和有效措施。從而促進電子檔案管理水平的提高，使其更好地運營和發揮作用。
【參考文獻】
[1]文一博.新形勢下加強電子檔案管理的策略[J].黑龍江檔案，2015（1）：99.
關鍵詞：企業檔案管理工作 技術創新企業文化
中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：
Abstract: enterprise archives management is a part of enterprise management, we must adapt to the needs of the development of modern enterprises and the newperiod, establish new idea, establish the new system, the implementation of the new management system. Archives management system of modern enterprise itself, should make the enterprise archives management work to the needs of enterprises, foreign enterprises meet thedemand of market competition, to meet the enterprisesystem innovation, technological innovation and corporate culture demand.
Keywords: file management of enterprises technology innovation of enterprise culture
在知識經濟時代，檔案信息化技術管理作為一種知識管理先進的模式，在社會發展中具有越來越重要的作用。如今現代的信息化技術為檔案管理的發展提供了強大的技術支持。檔案管理信息化不僅可以改善檔案管理繁雜的工作，也可以沖破以往檔案管理的局限性，實現檔案管理透明化，做到部分檔案資料信息共享，從而提高企業整體的工作效率。企業檔案管理工作作為企業管理的一部分，必須適應現代企業和新時期的發展需要，樹立新的觀念，建立新的體制，實行新的管理制度。現代化企業檔案管理制度的本身，應使企業檔案管理工作緊貼企業的需求，對外滿足企業市場競爭的需求，對內滿足企業制度創新、技術創新和企業文化的需求。
檔案管理應用信息化技術的優點：與紙質的檔案載體相比，檔案電子文件載體材料的壽命要長得多。檔案電子文件的形式也更多樣化，除文字、圖片以外還有錄音、影像、三維動畫等多媒體文件。有了這種新形式的電子檔案的加入，會將我們的企業檔案記錄的更加完整。電子載體，例如VCD、DVD光碟、硬盤等。這些電子載體的普遍特點是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，具有很強的穩定性。一般在監理單位的工程檔案都只停留在一張紙上，如果想看查閱其監理單位或某個工程的單位業績、工程獎項，只能靠翻閱這些紙質檔案或一些實物獎狀等資料，可如果我們加入多媒體影像的文件檔案后，檔案管理人員就可在電腦上檢索出想要查閱的資料了。
檔案管理應用信息化技術需要注意的問題：要保證檔案管理系統的網絡安全性。電子化檔案信息通過計算機網絡系統向社會公眾提供高效快捷的檔案信息服務，需要采用一套完整的安全措施，保證網絡系統安全性，防止病毒的入侵。檔案信息在傳輸的過程中，要確保重要信息不漏泄或被篡改。采用嚴格的身份證和權限管理，信息傳輸加密，安裝防病毒系統、備份與恢復系統等安全措施。
提高檔案管理人員的綜合素質：檔案管理人員要通過不斷地培訓學習獲取知識來提高自身素質，多學習和運用現代化的網絡、通訊等高科技技術手段，提高檔案管理人員的業務技能。做為新時代的檔案管理工作人員要創新思路，與時俱進，開拓電子化、數字化檔案管理的各項功能。
隨著信息技術的發展，檔案信息生產、傳播和儲存的形式發生極大的改變，以數字形式存儲的電子會計檔案已成為會計檔案工作中越來越重要的檔案形式。會計檔案是會計流程的一個十分重要的組成部分，能有效的記錄和反映企業單位財務方面的歷史材料等信息。但在會計檔案管理長期保存工作中仍然存在一些問題。因此，需要會計人員去認真學習、積極探索，以促進會計檔案管理工作，使之更好地為單位的財務工作服務。
1 電子會計檔案信息管理的重要性
經濟運作是單位存在的生命之源，而財務會計檔案管理的質量直接影響著單位的經濟運作情況。對于電子會計檔案來說，其是單位在長期運營過程中產生的財務資料，代表了本單位財務情況，對后續經濟活動的展開和管理均具有重要指導意義。電子會計檔案管理工作的有效實施，可以提高信息處理的速率和質量，為各部門下一階段的經濟活動提供財務數據支持，同時新型技術的應用，還可以有效解決勞動力，控制成本投入，提高會計信息的綜合利用效果。但是電子會計檔案管理、應用以及保存等工作的實現，均需要將計算機網絡作為載體，這樣就決定了檔案信息的不安全性，在任何階段均有可能會受到外部因素影響而出現問題，造成檔案信息損毀或者失真。基于單位運營需求，必須要加強對電子會計檔案長期保存的重視，采取措施來避免保存過程中受到的損傷。
2 電子會計檔案信息的特點
2.1 信息保存期延長
新法規中規定會計檔案定期保管年限更改為10年和30年兩類，并對會計檔案移交單位檔案管理機構年限進行了適當延長。在此背景下，怎樣才能實現電子會計檔案信息的長期保存，已經成為行業研究要點。在應用各項技術對檔案信息進行保存時，還要注意在后期階段，是否存在系統以及平臺來有效讀取原有數據檔案信息，保證各類檔案信息可以充分發揮其所具有的指導信息。
2.2 信息保存要求高
現在計算機信息技術已經被廣泛的應用到各個領域，對檔案信息管理工作的實施也具有一定推動作用，已經實現了現代化和數字化發展。在此背景下，不存在紙質檔案對應的原生電子會計檔案持續出現和增加，在一定程度上加大了檔案信息保存管理的難度。新《辦法》規定單位生成以及外部接收的電子會計檔案信息，可以利用電子形式進行保存，需要計算機系統以及專業軟件技術作為支持。但是在此過程中，一旦原生電子會計檔案保存存在缺陷，勢必也會對電子會計檔案信息的長期保存產生不良影響。
2.3 信息內容復雜性
想要實現對電子會計檔案信息的長期保存，需要對其具有的特點進行分析，因為其會涉及到多方主體，需要科學性高的組織者對各類檔案資料進行統籌管理，同時還要求具有較高專業技能水平的工作人員參與管理。另外，基于電子會計檔案保存載體特點，還需要已經相對成熟的系統和軟硬件作為基礎，單位需要與專業系統、軟件開發商保持有效聯系。假如在此過程中存在任何問題，均會加大會計檔案信息保存風險性，導致其在長期保存過程中受到破壞，造成信息失真。
3 電子會計檔案信息管理中存在的問題
3.1 配件支持問題
因為電子會計檔案信息的長期保存需要有可靠性高的軟硬件作為支持，但是就現狀來看，很多單位此方面建設不到位。現用檔案信息保存和利用載體的服務器、硬件外圍設備以及終端均需要進行更換和升級，以及財務管理系統也需要進行更新。
3.2 管理工作問題
雖然對電子會計檔案信息管理的重視不斷提高，但是因為技術水平限制，目前管理工作在實際開展中還存在較大缺陷。很多具有會計等財經專業學歷的財務人員，并沒有檔案學專業背景，對檔案管理工作內容以及要求了解不全面。同時，管理制度缺失也是限制管理工作有效展開的主要因素，導致電子會計檔案長期保存中出現丟失、泄密、無法讀取等問題，無法作為指導文件應用。
3.3 專業技術問題
電子會計檔案信息的長期保存，關鍵是要保證其完整性和安全性，即在保存階段不會被篡改、竊取，保證在后期應用中可以順利讀取。但是現在參與財務管理工作的人員，并不具備專業信息背景，無法高效應用各項信息技術，在對財務管理系統以及保存系統進行操作時，經常會因為人為失誤加大保存風險。
3 電子會計檔案信息管理優化措施
3.1 提高人員綜合素質
所有保存管理工作的實施，均需要由專業人員負責，這樣單位就需要安排專業素質和職業精神較高的人員負責，降低人為因素對保存工作的影響。對財務人員進行專業培訓，使其在掌握財務相關知識的同時，提高信息安全意識，自主學習并掌握信息技術，提高自身信息處理能力，可以根據實際工作要求熟練操作不同電子會計檔案系統。同時，還應提高對電子信息檔案長期保存工作的重視，應用措施來提高檔案保存安全性，并可以根據實際需要快速檢索查找所需檔案信息，為單位經濟活動的展開提供信息支持。
3.2 完善各項規章制度
要針對電子會計檔案長期保存工作要求，制定完善管理制度，對管理工作的張開提供保障。與傳統會計工作相比，電子會計工作中電子憑證長期保存難度更大，因此必須要有專門的制度對管理行為進行約束，明確管理人員職責，保證各項管理措施的有效落實。并通過獎懲制度的落實，來提高工作人員主觀能動性，互動按照要求開展管理作業。
3.3 優化專業技術系統
要建立功能完善的系統，并保證各項配套軟硬件的落實，定期對操作系統進行更新。物理方面要做好計算機系統防火、防水、防盜、防震，安排人員對辦公區域進行不定期巡查，避免外力對系統產生影響。提高計算機系統、電子檔案管理系統以及會計核算系統運行安全性，可以準確快速的讀取全部資料信息，并輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、財務會計報表、會計財薄等會計資料。另外，還要基于電子檔案信息長期管理要求，設置經辦、審核、審批等審簽程序，保證檔案信息應用完整性。
1 明確電子文件的涵義
《電子文件歸檔與管理規范》CGB/T188942002）中對電子文件的界定是：電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。
由此我們可以得知：辦公白動化系統中產生、運轉的文檔，用數碼相機、數碼攝像機拍攝的照片、視頻，錄音筆錄制的音頻，掃描儀掃描后的圖像等都是電子文件。電子文件還包括對其生成、運轉的環境信息的記錄，產生、修改的過程記錄、修改內容及操作者的記錄等信息。因為每一份電子文件在生成、運轉的過程中都會生成元數據和背景信息。
2 明確電子文件的管理職責
想要切實做好電子文件管理工作，充分保障電子檔案的真實性和完整性，相關的檔案行政管理部門與檔案形成部門、職責部門等有關部門之間要進行良好的協調合作，并將各項指責俄進行明確的劃分，具體表現在以下幾個方面。
2.1 檔案行政管理部門
首先，檔案行政管理部門要與信息化主管部門進行溝通交流，共同對本區域內的電子文件歸檔工作進行管理與監督。并且，由于電子文件的發展時間不長，電子文件管理工作也正處于摸索中的階段，在實際工作過程中，難免會出現問題。因此，這就需要檔案行政管理部門要對電子文件檔案管理工作進行正確的指導，通過與信息化主管部門的合作，對電子文件進行有效的管理，并從一定程度上，大大提高了檔案歸檔工作的效率。
2.2 電子文件形成單位
在電子文件的全過程管理中，無論是從系統設計階段，還是最終電子文件的形成，電子文件的形成單位都要實施全程的管理，積極參與其中。同時，各個相關單位也要將自身的管理職責進行明確，制定出完善的電子文件歸檔管理制度，共同將電子文件歸檔文化歸檔工作做好。
2.2.1 檔案部門的職責檔案部門
該部門主要是與信息化工作部門、電子文件形成部門一同商議之后，建立出相應的電子文件歸檔制度，其中，主要內容包括了電子文件歸檔要求、保管期限、內容、形式等等。其次，還要加強與本單位信息化工作部門的協調交流，從而確保辦公系統與業務系統真正滿足于檔案管理需求。另外，檔案部門要結合當前本單位的檔案現代化管理情況，充分了解系統的開發程度，積極與信息化部門溝通，同時從確保電子文件真實完整性以及有效管理的方面提出具體的功能要求。
2.2.2 信息化工作部門的職責
要為確保電子文件的真實性、完整性、有效性及安全性提供必要的技術支持。具體包括：成為檔案部門與系統開發公司之問的橋梁，將檔案部門提出的功能需求轉為技術語言，并與系統開發的公司進行溝通，使其理解這些需求并在系統中得以實施；在系統日常運行中進行維護，確保安全；對系統內的電子文件進行備份；在系統軟硬件環境發生變化時對電子文件進行遷移，并記錄電子文件的格式，其所依賴的硬件環境、軟件、操作系統、數據庫系統等信息。
2.3 電子文件形成部門的職責
電子文件形成部門在實際工作中，必須嚴格按照本單位檔案部門的規定要求，要對電子文件的積累、歸檔等工作進行完成。
實際上，電子文件有效管理工作并不是一個人、也不是一個部門就能夠做好的，這需要每一個相關部門的參與，只有真正意識到電子文件管理工作的重要性，積極主動的參與進來，才會為日后電子文件形成、保管、累積等工作奠定良好的基礎。
3 明確電子文件的管理原則
檔案部門對電子文件要實行前端和全程的控制，即要遵循“確保電子文件的真實、完整、安全、有效，并對電子文件實行全過程管理，確保電子文件歸檔的質量”這一管理原則。
電子文件的真實性是指對電子文件的內容、結構、背景信息進行鑒定后，確認其與形成時的原始狀況一致。即不論電子文件是由業務部門管理，還是由檔案人員管理，它白身的文件內容和相應的元數據、背景信息都要與剛辦結時的情況完全一致（管理時形成的新的元數據和背景信息除外），內容上沒有被非法修改，形式上也沒有發生改變。真實性是保證電子文件行政有效性和法律證據性的基礎。
電子文件的完整性是指電子文件的內容、結構、背景信息和元數據等無缺損。電子文件的完整性涉及：完整地收集、歸檔記錄社會活動真實面貌所產生的全部電子文件；完整地收集每一份電子文件內容全部信息及相關元數據、背景信息。
電子文件的有效性是指電子文件應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性等。有效性是電子文件存在和保存的基礎，若保存的電子文件無法還原輸出，不能被識別和讀取，文件中的信息便成為了“死信息”，失去了其存在的意義。
所謂的電子文件安全性主要是指電子文件在運行過程中，對系統安全和自身數據安全的一個過程。通常情況下，電子文件安全管理具體包括了三個方面：首先，電子文件的修改十分簡便，并不會留下任何痕跡，這種便捷性也為很多非法操作提供了較大的便利。因此，由于電子文件是依賴于網絡環境生存的，而在當前復雜的網絡環境中，很容易發生事故，遭到非法人員的入侵，這就極大威脅了電子文件的安全性，很容易發生文件丟失、篡改等情況。最后，因為身份認定技術水平較低，還無法對操作者身份進行準確的認定，致使電子文件合法操作者很難對權限進行有效控制。因此，上述這些問題都是影響電子文件安全性的重要因素，也是我國當前電子文件管理工作中需要亟待解決的幾點問題。
