時(shí)間：2023-05-30 14:44:42
序論：在您撰寫檔案管理機(jī)制時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
關(guān)鍵詞：檔案管理機(jī)制；完善；創(chuàng)新
在社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，檔案充當(dāng)著非常重要的角色，一定要予以重視。一直以來(lái)，因?yàn)楦鞣N不確定因素與外界干擾，導(dǎo)致檔案管理工作存在著一定的難度，相應(yīng)的規(guī)章制度也不完善，在進(jìn)行具體管理的時(shí)候，存在著很多的不足。針對(duì)這樣的情況，一定要加強(qiáng)對(duì)管理機(jī)制的完善與創(chuàng)新，保證管理工作的全面落實(shí)。
1 更新觀念，樹立檔案管理全員參與意識(shí)
檔案管理工作不僅是辦公室人員的工作，也需要各部門人員的參與，共同完成相應(yīng)的管理工作。首先，一定要提高領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)與領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。檔案管理水平和領(lǐng)導(dǎo)重視程度有著一定的關(guān)系，所以，一定要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檢查與監(jiān)督，積極參與到檔案管理工作當(dāng)中，不僅要提供一些自身工作檔案，還要加強(qiáng)在人力、財(cái)力、物力等方面的投入與支持。其次，檔案管理辦公室的工作人員一定要負(fù)起責(zé)任，加強(qiáng)檔案建設(shè)與管理工作。檔案管理辦公室的工作人員一定要積極配合領(lǐng)導(dǎo)工作，加強(qiáng)各類檔案的整理與記錄，并且進(jìn)行及時(shí)記錄與歸檔，并且進(jìn)行相應(yīng)的編號(hào)。最后，一定要加強(qiáng)各部門的協(xié)調(diào)配合，組織全員進(jìn)行積極的參與。在開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)候，不僅是檔案管理一個(gè)部門的責(zé)任，也需要其它部門的協(xié)助，這樣才可以收集更多的資料信息，并且在進(jìn)行整理的時(shí)候，也可以借助其它部門的力量，有效提高工作效率，促進(jìn)檔案管理工作的高效、合理。
2 建設(shè)以人為本激勵(lì)機(jī)制
激勵(lì)實(shí)質(zhì)就是滿足人的需求，促進(jìn)人積極的開(kāi)展相關(guān)工作。在制定激勵(lì)機(jī)制的時(shí)候，一定要使其符合工作需求，才可以誘發(fā)人的行為動(dòng)機(jī)，實(shí)現(xiàn)調(diào)動(dòng)積極性的目標(biāo)。大部分檔案管理工作人員從事的工作都是一些很少讓人知道的幕后工作，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與管理人員一定要遵循“以人為本”的原則，關(guān)心與關(guān)注工作人員的生活、工作、思想等，真正為工作人員解決一些實(shí)際問(wèn)題，盡可能維護(hù)工作人員的親身利益，在檔案部門的內(nèi)部，一定要加強(qiáng)“尊重知識(shí)、鼓勵(lì)創(chuàng)新、尊重人才”理念的宣傳，樹立良好的工作風(fēng)氣，盡可能調(diào)動(dòng)工作人員的積極性與工作熱情。除此之外，在檔案管理工作中，也可以適當(dāng)?shù)囊肭楦屑?lì)、競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)、強(qiáng)化激勵(lì)等方式，以此來(lái)促進(jìn)與調(diào)動(dòng)相關(guān)工作人員工作的積極性，保證檔案管理工作的全面展開(kāi)，促進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
3 建立規(guī)章制度，全面開(kāi)展檔案管理
在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，一定要制定檔案保管機(jī)制，安排專門人員進(jìn)行管理，保證檔案的完整性與科學(xué)性；建立檔案保密機(jī)制，不可以隨意擴(kuò)大檔案的應(yīng)用范圍，保證檔案管理人員不會(huì)泄漏檔案信息；嚴(yán)格檔案借閱機(jī)制，只有在領(lǐng)導(dǎo)批示的情況下，才可以進(jìn)行檔案借閱手續(xù)的辦理；明確檔案鑒定機(jī)制，設(shè)立鑒定小組，對(duì)檔案保管年限與等級(jí)等展開(kāi)相應(yīng)的鑒定，同時(shí)對(duì)鑒定后需要進(jìn)行銷毀的檔案，一定要辦理相應(yīng)的批準(zhǔn)手續(xù)；設(shè)立檔案移交機(jī)制，不斷健全檔案的移交手續(xù)與程序；設(shè)立檔案立卷歸檔機(jī)制，保證有價(jià)值文件與相關(guān)材料的有效保存，不會(huì)出現(xiàn)遺失、破損的情況。在進(jìn)行立卷的時(shí)候，一定要保證書面材料的規(guī)范，正確排序，明確目錄與頁(yè)碼，同時(shí)對(duì)保管期限進(jìn)行明確的劃分，保證案卷裝訂的整齊、美觀。在進(jìn)行檔案移交的時(shí)候，一定要保證移交目錄的準(zhǔn)確，并且進(jìn)行相應(yīng)的核對(duì)，簽字確認(rèn)。
4 強(qiáng)化檔案部門文化建設(shè)
在開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)候，一定要加強(qiáng)檔案部門凝聚力的提高，這樣才可以促進(jìn)檔案管理工作的全面落實(shí)。在提高檔案部門凝聚力的時(shí)候，不僅和物質(zhì)條件有關(guān)，與文化條件、精神條件等均有一定的關(guān)系。在檔案部門文化建設(shè)過(guò)程中，一定要注意以下內(nèi)容：其一，加強(qiáng)檔案部門特色文化、價(jià)值觀、精神的培育；其二，樹立社會(huì)主義榮辱觀，建立積極、向上、健康的部門形象；其三，制定具有部門特性的目標(biāo)與發(fā)展戰(zhàn)略；其四，構(gòu)建以人為本的規(guī)章制度；其五，構(gòu)建檔案管理工作人員參與決策的機(jī)制；其六，創(chuàng)建輕松、和諧的工作環(huán)境，讓工作人員進(jìn)行良好的溝通與交流，進(jìn)而增進(jìn)彼此的關(guān)系；其七，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)與教育，不斷提高工作人員的專業(yè)知識(shí)水平與業(yè)務(wù)技能，促進(jìn)檔案管理工作的全面落實(shí)，構(gòu)建檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制，促進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
5 規(guī)范操作，開(kāi)展標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)行
在開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)候，一定要加強(qiáng)檔案分類，嚴(yán)格按照檔案類型開(kāi)展相應(yīng)的管理工作，并且規(guī)范每一個(gè)環(huán)節(jié)的操作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化。在開(kāi)展檔案管理工作之前，一定要對(duì)檔案進(jìn)行鑒別與分類，保證檔案資料信息的準(zhǔn)確性與科學(xué)性，剔除一些沒(méi)有價(jià)值、重復(fù)的信息，進(jìn)而為檔案的后續(xù)管理工作提供了便利條件。在進(jìn)行規(guī)范操作的時(shí)候，一定要加強(qiáng)對(duì)以下內(nèi)容的注意：其一，必須保證外形統(tǒng)一。在建立檔案的時(shí)候，一定要保證其外形的統(tǒng)一，進(jìn)行統(tǒng)一的裝訂，采用統(tǒng)一的紙張等，保證檔案形式符合相應(yīng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的要求；其二，保證檢索符號(hào)的統(tǒng)一。在分析檔案內(nèi)容的時(shí)候，一定要保證其檢索符號(hào)的統(tǒng)一、規(guī)范；其三，保證名稱的統(tǒng)一。在進(jìn)行檔案裝訂的時(shí)候，一定要進(jìn)行科學(xué)的分類，并且進(jìn)行相應(yīng)的命名，規(guī)范每類檔案的收集范圍與命名原則；其四，保證編制統(tǒng)一。也就是根據(jù)案卷排列的順序進(jìn)行統(tǒng)一的編排，比如，根據(jù)年度、項(xiàng)目、月份等進(jìn)行案卷的編排。在檔案管理工作中，只有加強(qiáng)對(duì)操作的規(guī)范，才可以保證相關(guān)工作的標(biāo)準(zhǔn)化完成，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理機(jī)制的完善與創(chuàng)新。
6 結(jié)束語(yǔ)
總而言之，檔案工作在社會(huì)各領(lǐng)域中發(fā)揮的作用越來(lái)越突出，為了實(shí)現(xiàn)信息資源的有效利用與共享，一定要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，并且結(jié)合以往的工作經(jīng)驗(yàn)，制定科學(xué)、合理、高效的檔案管理機(jī)制，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，根據(jù)實(shí)際情況，進(jìn)行一定的完善和創(chuàng)新，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的全面落實(shí)，促進(jìn)社會(huì)與經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
[1]趙藝.提升企業(yè)檔案管理機(jī)制――為企業(yè)知識(shí)管理體系服務(wù)[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2011（09）.
關(guān)鍵詞 醫(yī)院人事檔案 管理機(jī)制 途徑
醫(yī)院進(jìn)行自主招聘是根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際發(fā)展需求而展開(kāi)的編外人員的招聘，因?yàn)橹挥幸M(jìn)高素質(zhì)的專業(yè)人才，才能促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療水平的提高。然而醫(yī)院在對(duì)這些人員的檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，一些問(wèn)題也隨之顯現(xiàn)出來(lái)，基于此種情況，筆者以醫(yī)院實(shí)行人事檔案管理機(jī)制的優(yōu)勢(shì)作為文章內(nèi)容的切入點(diǎn)，并對(duì)人事檔案管理存在的問(wèn)題和對(duì)策進(jìn)行了詳細(xì)的闡述，希望能對(duì)醫(yī)院的檔案管理人員提供一些借鑒和幫助。
一、醫(yī)院實(shí)行人事檔案管理機(jī)制的優(yōu)勢(shì)
（一）促進(jìn)醫(yī)院職位結(jié)構(gòu)的合理化
眾所周知，每個(gè)事業(yè)單位的編制名額都是有限的。但是有時(shí)候有限的名額不能滿足醫(yī)院對(duì)人才的需要。而醫(yī)院實(shí)行人事檔案管理機(jī)制，就打破了編制對(duì)醫(yī)院人才納入的限制，不僅促進(jìn)醫(yī)院職位結(jié)構(gòu)的合理化，同時(shí)也讓醫(yī)院納入了大批的高素質(zhì)的專業(yè)人才，提高了醫(yī)院的醫(yī)療水平的同時(shí)，也使醫(yī)院獲得了更高的經(jīng)濟(jì)效益
（二）簡(jiǎn)化招聘流程，促進(jìn)醫(yī)院用人機(jī)制的良性發(fā)展
正如上文所述，醫(yī)院實(shí)行人事檔案管理機(jī)制，打破了編制對(duì)醫(yī)院人才招聘的限制，這樣醫(yī)院就可以根據(jù)自己的實(shí)際需要，自行招聘人才。我們都知道，正式編制人員的調(diào)動(dòng)，過(guò)程非常復(fù)雜，手續(xù)相當(dāng)煩瑣。而醫(yī)院在進(jìn)行招聘人才的過(guò)程中，可以直接通過(guò)雙方的平等協(xié)商鑒定勞動(dòng)合同，這樣就簡(jiǎn)化了招聘流程，在辦理手續(xù)的過(guò)程中非常便捷，醫(yī)院要嚴(yán)格對(duì)招聘人員進(jìn)行考核，施行優(yōu)勝劣汰的政策，從而促進(jìn)醫(yī)院用人機(jī)制的良性發(fā)展。
（三）可以有效解決醫(yī)院工作人員不在其崗位卻占其編制的問(wèn)題
隨著各國(guó)的頻繁交往，使得各個(gè)單位出國(guó)學(xué)習(xí)的人數(shù)逐漸增多，在這些人中不乏編制的人員。醫(yī)院實(shí)行人事檔案管理機(jī)制，就會(huì)對(duì)出國(guó)學(xué)習(xí)不歸的人員進(jìn)行清理，通過(guò)主管部門的審批，就可以空出編位，從而有效地解決了這一難題。
二、現(xiàn)階段人事檔案管理存在的主要問(wèn)題
（一）“人檔分離”的情況導(dǎo)致無(wú)法快速開(kāi)展工作
我們知道，當(dāng)職工遇到晉升職稱、函調(diào)政審、黨團(tuán)關(guān)系等問(wèn)題時(shí)，是需要查閱該職工的檔案的。而由于人員的人事檔案都是存放在人事機(jī)構(gòu)的，所以，當(dāng)職工需要對(duì)檔案進(jìn)行查閱時(shí)，先要和人事機(jī)構(gòu)聯(lián)系，要不就是認(rèn)識(shí)機(jī)構(gòu)去查檔案，要不就是將檔案接回來(lái)在進(jìn)行查閱，這樣不緊降低了工作效率，同時(shí)也導(dǎo)致工作無(wú)法快速地展開(kāi)。
（二）人事制度不夠完善
由于醫(yī)院和人事機(jī)構(gòu)的工作職責(zé)不夠明確，這在一定程度上降低了人事檔案管理的工作效率。目前來(lái)看，人事機(jī)構(gòu)對(duì)醫(yī)院人員的人事檔案的管理工作僅僅停留在保管的層面，致使人事檔案管理的工作并沒(méi)有真正發(fā)揮它的作用，所以，完善人事制度是大勢(shì)所趨，勢(shì)在必行的。
（三）加大了醫(yī)院檔案管理人員的工作強(qiáng)度
通過(guò)以上的敘述我們知道，醫(yī)院把人員的人事檔案都是放在人事機(jī)構(gòu)的。所以，醫(yī)院的人事檔案管理人員除了做好本職工作外，還要辦理人員在人事機(jī)構(gòu)的檔案移送、查檔等工作。這樣就加大了醫(yī)院檔案管理人員的工作強(qiáng)度。
（四）人事機(jī)構(gòu)的人事檔案信息更新不及時(shí)
人檔分離，直接導(dǎo)致人事檔案信息更新不及時(shí)，因?yàn)槿耸聶C(jī)構(gòu)保存的所有檔案都是最初的原始資料檔案，但是我們知道職工的職位、職稱是在不斷變化的，所以，這種情況下，人事檔案的內(nèi)容就顯得非常的滯后。
三、人事檔案管理的有效路徑
對(duì)人事檔案進(jìn)行有效管理是時(shí)展的必然需求，加速推進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理機(jī)制，不僅能提高醫(yī)院的醫(yī)療水平，更為醫(yī)院的高校發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。所以，探索人事檔案管理的有效途徑是非常有必要的，具體內(nèi)容如下：
（一）促進(jìn)檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升
可以說(shuō)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)是順利開(kāi)展人事檔案管理工作的前提，只有提高了檔案管理人員綜合素質(zhì)，才能促進(jìn)他們工作效率和工作能力的提升。促進(jìn)檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升，不僅提高了他們的工作速度，更使在資料的收集和傳遞的方式上，實(shí)現(xiàn)和人事機(jī)構(gòu)的快速連接。
（二）建立健全人事檔案管理的規(guī)章制度
眾所周知，制度是約束行為的準(zhǔn)繩，要想對(duì)人事檔案進(jìn)行規(guī)范管理，就必須建立健全人事管理的規(guī)章制度，這也是能夠順利開(kāi)展人事檔案管理工作的前提，這樣就可以讓人事檔案管理工作有法可依，有章可循。加速推進(jìn)醫(yī)院的人事檔案管理向著良性的軌道發(fā)展。
（三）加快推進(jìn)人事檔案的電子化進(jìn)程
醫(yī)院應(yīng)緊跟形勢(shì)，加快推進(jìn)人事檔案的電子化進(jìn)程。首先，積極開(kāi)發(fā)人事檔案管理的系統(tǒng)軟件。其次，建立人事檔案基本信息數(shù)據(jù)庫(kù)以及檔案材料傳遞、接收的數(shù)據(jù)庫(kù)。再次，建立政審證明材料數(shù)據(jù)庫(kù)。最后，就是加強(qiáng)人事檔案工作法制化監(jiān)督力度。這樣就加速了醫(yī)院人事檔案的電子化進(jìn)程。
（四）對(duì)人員的業(yè)績(jī)記錄在案
醫(yī)院想要獲得長(zhǎng)久健康的發(fā)展，就必須在做好人事檔案管理工作的前提下，對(duì)這些人員進(jìn)行有效的管理，對(duì)這個(gè)群體的情況要有一個(gè)全局的把握。比如，醫(yī)院可以對(duì)人員的業(yè)績(jī)記錄在案，具體內(nèi)容就是他們的技術(shù)水平、工作能力、研究成果等。我們知道，人事機(jī)構(gòu)的檔案信息是否完整取決于醫(yī)院對(duì)這些資料的收集是否到位和及時(shí)。因此，醫(yī)院應(yīng)加大人力以及財(cái)力的投入，以保證對(duì)人事人員的資料收集、傳遞的及時(shí)。
四、結(jié)束語(yǔ)
完善醫(yī)院人事檔案袋里管理機(jī)制，對(duì)醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展具有非常重要的意義。醫(yī)院想要實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案進(jìn)行有效的管理，就必須建立健全人事檔案管理的規(guī)章制度，同時(shí)還要提高管理人員的綜合素質(zhì)，加快推進(jìn)人事檔案的電子化進(jìn)程。只有這樣，才能讓人事檔案管理機(jī)制發(fā)揮其真正的作用，從而促進(jìn)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益的快速提升。
（作者單位為安仁縣第二人民醫(yī)院）
[作者簡(jiǎn)介：劉，安仁縣第二人民醫(yī)院黨支部書記，歷任中學(xué)教師、機(jī)關(guān)干部、鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)。]
參考文獻(xiàn)
[1] 許安慶，徐道喜.醫(yī)院人事制度現(xiàn)狀與完善[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2005（16）.
一、醫(yī)院實(shí)行人事檔案管理機(jī)制的優(yōu)勢(shì)
（一）促進(jìn)醫(yī)院職位結(jié)構(gòu)的合理化
眾所周知，每個(gè)事業(yè)單位的編制名額都是有限的。但是有時(shí)候有限的名額不能滿足醫(yī)院對(duì)人才的需要。而醫(yī)院實(shí)行人事檔案管理機(jī)制，就打破了編制對(duì)醫(yī)院人才納入的限制，不僅促進(jìn)醫(yī)院職位結(jié)構(gòu)的合理化，同時(shí)也讓醫(yī)院納入了大批的高素質(zhì)的專業(yè)人才，提高了醫(yī)院的醫(yī)療水平的同時(shí)，也使醫(yī)院獲得了更高的經(jīng)濟(jì)效益
（二）簡(jiǎn)化招聘流程，促進(jìn)醫(yī)院用人機(jī)制的良性發(fā)展
正如上文所述，醫(yī)院實(shí)行人事檔案管理機(jī)制，打破了編制對(duì)醫(yī)院人才招聘的限制，這樣醫(yī)院就可以根據(jù)自己的實(shí)際需要，自行招聘人才。我們都知道，正式編制人員的調(diào)動(dòng)，過(guò)程非常復(fù)雜，手續(xù)相當(dāng)煩瑣。而醫(yī)院在進(jìn)行招聘人才的過(guò)程中，可以直接通過(guò)雙方的平等協(xié)商鑒定勞動(dòng)合同，這樣就簡(jiǎn)化了招聘流程，在辦理手續(xù)的過(guò)程中非常便捷，醫(yī)院要嚴(yán)格對(duì)招聘人員進(jìn)行考核，施行優(yōu)勝劣汰的政策，從而促進(jìn)醫(yī)院用人機(jī)制的良性發(fā)展。
（三）可以有效解決醫(yī)院工作人員不在其崗位卻占其編制的問(wèn)題
隨著各國(guó)的頻繁交往，使得各個(gè)單位出國(guó)學(xué)習(xí)的人數(shù)逐漸增多，在這些人中不乏編制的人員。醫(yī)院實(shí)行人事檔案管理機(jī)制，就會(huì)對(duì)出國(guó)學(xué)習(xí)不歸的人員進(jìn)行清理，通過(guò)主管部門的審批，就可以空出編位，從而有效地解決了這一難題。
二、現(xiàn)階段人事檔案管理存在的主要問(wèn)題
（一）“人檔分離”的情況導(dǎo)致無(wú)法快速開(kāi)展工作
我們知道，當(dāng)職工遇到晉升職稱、函調(diào)政審、黨團(tuán)關(guān)系等問(wèn)題時(shí)，是需要查閱該職工的檔案的。而由于人員的人事檔案都是存放在人事機(jī)構(gòu)的，所以，當(dāng)職工需要對(duì)檔案進(jìn)行查閱時(shí)，先要和人事機(jī)構(gòu)聯(lián)系，要不就是認(rèn)識(shí)機(jī)構(gòu)去查檔案，要不就是將檔案接回來(lái)在進(jìn)行查閱，這樣不緊降低了工作效率，同時(shí)也導(dǎo)致工作無(wú)法快速地展開(kāi)。
（二）人事制度不夠完善
由于醫(yī)院和人事機(jī)構(gòu)的工作職責(zé)不夠明確，這在一定程度上降低了人事檔案管理的工作效率。目前來(lái)看，人事機(jī)構(gòu)對(duì)醫(yī)院人員的人事檔案的管理工作僅僅停留在保管的層面，致使人事檔案管理的工作并沒(méi)有真正發(fā)揮它的作用，所以，完善人事制度是大勢(shì)所趨，勢(shì)在必行的。
（三）加大了醫(yī)院檔案管理人員的工作強(qiáng)度
通過(guò)以上的敘述我們知道，醫(yī)院把人員的人事檔案都是放在人事機(jī)構(gòu)的。所以，醫(yī)院的人事檔案管理人員除了做好本職工作外，還要辦理人員在人事機(jī)構(gòu)的檔案移送、查檔等工作。這樣就加大了醫(yī)院檔案管理人員的工作強(qiáng)度。
（四）人事機(jī)構(gòu)的人事檔案信息更新不及時(shí)
人檔分離，直接導(dǎo)致人事檔案信息更新不及時(shí)，因?yàn)槿耸聶C(jī)構(gòu)保存的所有檔案都是最初的原始資料檔案，但是我們知道職工的職位、職稱是在不斷變化的，所以，這種情況下，人事檔案的內(nèi)容就顯得非常的滯后。
三、人事檔案管理的有效路徑
對(duì)人事檔案進(jìn)行有效管理是時(shí)展的必然需求，加速推進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理機(jī)制，不僅能提高醫(yī)院的醫(yī)療水平，更為醫(yī)院的高校發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。所以，探索人事檔案管理的有效途徑是非常有必要的，具體內(nèi)容如下：
（一）促進(jìn)檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升
可以說(shuō)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)是順利開(kāi)展人事檔案管理工作的前提，只有提高了檔案管理人員綜合素質(zhì)，才能促進(jìn)他們工作效率和工作能力的提升。促進(jìn)檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升，不僅提高了他們的工作速度，更使在資料的收集和傳遞的方式上，實(shí)現(xiàn)和人事機(jī)構(gòu)的快速連接。
（二）建立健全人事檔案管理的規(guī)章制度
眾所周知，制度是約束行為的準(zhǔn)繩，要想對(duì)人事檔案進(jìn)行規(guī)范管理，就必須建立健全人事管理的規(guī)章制度，這也是能夠順利開(kāi)展人事檔案管理工作的前提，這樣就可以讓人事檔案管理工作有法可依，有章可循。加速推進(jìn)醫(yī)院的人事檔案管理向著良性的軌道發(fā)展。
（三）加快推進(jìn)人事檔案的電子化進(jìn)程
醫(yī)院應(yīng)緊跟形勢(shì)，加快推進(jìn)人事檔案的電子化進(jìn)程。首先，積極開(kāi)發(fā)人事檔案管理的系統(tǒng)軟件。其次，建立人事檔案基本信息數(shù)據(jù)庫(kù)以及檔案材料傳遞、接收的數(shù)據(jù)庫(kù)。再次，建立政審證明材料數(shù)據(jù)庫(kù)。最后，就是加強(qiáng)人事檔案工作法制化監(jiān)督力度。這樣就加速了醫(yī)院人事檔案的電子化進(jìn)程。
（四）對(duì)人員的業(yè)績(jī)記錄在案
醫(yī)院想要獲得長(zhǎng)久健康的發(fā)展，就必須在做好人事檔案管理工作的前提下，對(duì)這些人員進(jìn)行有效的管理，對(duì)這個(gè)群體的情況要有一個(gè)全局的把握。比如，醫(yī)院可以對(duì)人員的業(yè)績(jī)記錄在案，具體內(nèi)容就是他們的技術(shù)水平、工作能力、研究成果等。我們知道，人事機(jī)構(gòu)的檔案信息是否完整取決于醫(yī)院對(duì)這些資料的收集是否到位和及時(shí)。因此，醫(yī)院應(yīng)加大人力以及財(cái)力的投入，以保證對(duì)人事人員的資料收集、傳遞的及時(shí)。
四、結(jié)束語(yǔ)
完善醫(yī)院人事檔案袋里管理機(jī)制，對(duì)醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展具有非常重要的意義。醫(yī)院想要實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案進(jìn)行有效的管理，就必須建立健全人事檔案管理的規(guī)章制度，同時(shí)還要提高管理人員的綜合素質(zhì)，加快推進(jìn)人事檔案的電子化進(jìn)程。只有這樣，才能讓人事檔案管理機(jī)制發(fā)揮其真正的作用，從而促進(jìn)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益的快速提升。
關(guān)鍵詞：人事檔案管理；現(xiàn)狀；改革
0 引言
人事檔案管理通過(guò)其他類別的檔案管理形式一樣，其工作內(nèi)容包括檔案的信息數(shù)據(jù)搜集、分類整理、資料的鑒定、數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與檢索、數(shù)據(jù)庫(kù)的形成與信息挖掘等方面，不同之處在于人事檔案的轉(zhuǎn)遞工作。目前我國(guó)在一段時(shí)間內(nèi)還需要十分重視轉(zhuǎn)遞工作的管理，因?yàn)檫@關(guān)系到檔案信息的完整與安全和當(dāng)事人 的切身利益，在人事檔案改革的大潮中，各個(gè)環(huán)節(jié)的工作都不能放松，應(yīng)當(dāng)努力創(chuàng)新，讓人事檔案工作更適應(yīng)社會(huì)的需要。隨著人事制度的變化，人事檔案管理的模式與內(nèi)容也將相應(yīng)地發(fā)生改變。
1 人事檔案管理的主要特征
在新時(shí)期的人事檔案管理工作實(shí)踐中，其工作的任務(wù)在于如何發(fā)揮企事業(yè)單位的最大化社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益。具體工作中，我們必須總結(jié)其發(fā)展過(guò)程中的歷史經(jīng)驗(yàn)，系統(tǒng)的分析和研究人事檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，在宏觀和微觀兩個(gè)方面上分析人事檔案材料的運(yùn)轉(zhuǎn)規(guī)律和其工作的各個(gè)階段所應(yīng)實(shí)現(xiàn)的不同價(jià)值。從總體上講，人事檔案管理主要有以下幾個(gè)特征：
1.1 人事檔案具有真實(shí)性和機(jī)密性
人事檔案的真實(shí)性與其他類型檔案相比有著特殊的含義，具有絕對(duì)意義上的資料真實(shí)性和管理上的保密性。每一份人事檔案管理資料無(wú)論內(nèi)容還是形式都必須保證期真實(shí)、可靠性，不得有虛假、想象、夸張和殘缺不全的現(xiàn)象。以免導(dǎo)致對(duì)人才的整體評(píng)價(jià)產(chǎn)生片面性和錯(cuò)誤性。人事檔案的機(jī)密性，是指人事材料一經(jīng)形成，由于其中涉及人員本身的自然情況、身體健康狀況、經(jīng)歷情況等內(nèi)容，尤其是當(dāng)事人的重大事件、工作失誤和家庭隱私等，所以在一定時(shí)間內(nèi)是對(duì)外保密的，處于封閉狀態(tài)，以維護(hù)個(gè)人利益不受侵犯。
1.2 人事檔案是在人事部門中產(chǎn)生
各級(jí)人事部門為了正確地選拔人才和使用員工，就要形成有關(guān)人員的履歷、社會(huì)關(guān)系、政治表現(xiàn)、文化知識(shí)水平、工作和學(xué)習(xí)狀況等方面的人事材料。這些材料匯集起來(lái)，共同形成人事檔案，能夠綜合系統(tǒng)地考察一個(gè)人的經(jīng)歷和才能，為用人單位提供豐富的信息和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
1.3 人事檔案具有動(dòng)態(tài)性
人事檔案并不會(huì)在形成之后一成不變，事實(shí)上在人事管理活動(dòng)中還應(yīng)當(dāng)不斷地得到補(bǔ)充。由于人員的成長(zhǎng)是不斷變化發(fā)展的，隨著時(shí)間的推移和個(gè)人社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的增加，經(jīng)歷也會(huì)逐漸增多，因此，人事材料的歸檔不可能一次完成，需要不斷地收集和追加，與時(shí)俱增，只有到一個(gè)人死亡才終止其歸檔材料的收集、整理，這也是人事檔案管理工作的一個(gè)重要內(nèi)容。
2 人事檔案管理的改革措施
在人事檔案管理改革對(duì)策層面，我們從理念、制度、體制、管理方式出發(fā)進(jìn)行分析探討。
2.1 更新管理理念
人事檔案管理要將管理視野從原有狹隘的“為單位”管理拓寬到為人的未來(lái)發(fā)展上來(lái)，要充分整合反映個(gè)人成長(zhǎng)、體現(xiàn)歷史能力與現(xiàn)實(shí)能力的各類檔案信息。做到這一點(diǎn)，人事檔案管理將真正由約束管理走向服務(wù)管理，這種服務(wù)不僅服務(wù)于本單位的人事管理和單位內(nèi)人的發(fā)展，更能夠在未來(lái)服務(wù)于相關(guān)部門的人事管理及相關(guān)人的發(fā)展。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下，人才流動(dòng)已成為一種正常的社會(huì)現(xiàn)象，作為服務(wù)于人事管理的人事檔案管理理應(yīng)放眼于整個(gè)社會(huì)來(lái)從事檔案信息管理。人事檔案管理及其開(kāi)發(fā)利用應(yīng)該關(guān)系到人的發(fā)展，人事檔案與人的發(fā)展之間有著密切內(nèi)在關(guān)聯(lián)性。這就要求檔案管理理念要順應(yīng)這一規(guī)律。要求人事檔案工作者立足現(xiàn)代人力資源管理，變革工作理念，既有利于推進(jìn)現(xiàn)實(shí)人事管理工作的開(kāi)展，提高人事管理工作的有效性，更可以為人才的發(fā)展和社會(huì)發(fā)展提供檔案信息保障。
2.2 改革管理體制
（1）改革人事檔案內(nèi)容。必須針對(duì)不同對(duì)象和需要，進(jìn)一步充實(shí)檔案材料，對(duì)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部要及時(shí)將他們的工作情況、工作業(yè)績(jī)和在重大活動(dòng)、重點(diǎn)工作中的表現(xiàn)情況及任務(wù)完成情況、考核考察材料收入檔案，為憑實(shí)績(jī)用干部提供必要的依據(jù)。對(duì)一般專業(yè)技術(shù)和管理人員，要收集他們的學(xué)術(shù)和技術(shù)推廣成果材料、企業(yè)經(jīng)營(yíng)者利稅材料等。對(duì)流動(dòng)人員，要收集那些能據(jù)此判斷一個(gè)人素質(zhì)優(yōu)劣的材料，如個(gè)人業(yè)績(jī)、素質(zhì)能力、職業(yè)生涯、社會(huì)責(zé)任等方面的材料。
（2）要拓寬編研范圍，提高利用效率。一是要編制必要的檢索工具，方便查找利用。如把所管理的人事檔案中的人員情況按年齡、職務(wù)、職稱、學(xué)歷、專業(yè)、任免、工資等來(lái)分類編制不同的檢索工具。二是積極進(jìn)行檔案資料編研工作，在當(dāng)前人事管理改革中，要圍繞人員結(jié)構(gòu)調(diào)整、配置等中心工作，搞好人員現(xiàn)狀情況、綜合信息、統(tǒng)計(jì)信息等資料的編研工作，提高利用效率。
2.3 創(chuàng)新管理方式
（1）加強(qiáng)人事檔案的信息化建設(shè)工作。在新的形勢(shì)下，從保護(hù)人事檔案原件和提高利用率的角度出發(fā)，必須加強(qiáng)人事檔案的信息化建設(shè)工作。要建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，實(shí)施人事檔案動(dòng)態(tài)管理。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將人事檔案資料整理輸入微機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。即使不能完全建立電子檔案，也應(yīng)該將有關(guān)檔案信息進(jìn)行計(jì)算機(jī)處理，以方便自動(dòng)檢索統(tǒng)計(jì)、加工整理、及時(shí)更新和提取利用，提高人事檔案工作效率。
（2）建立人事檔案電子系統(tǒng)，開(kāi)展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著各類機(jī)關(guān)企事業(yè)單位內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，人事部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的人事檔案管理系統(tǒng)，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使人事檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。
（3）建立“人事檔案數(shù)據(jù)管理中心”。人事部門與機(jī)關(guān)企事業(yè)單位信息管理部門可加強(qiáng)密切配合，建立“人事檔案數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在機(jī)關(guān)企事業(yè)單位人事處（人力資源部），是機(jī)關(guān)企事業(yè)單位信息資源庫(kù)的重要組成部分。人事檔案數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)電子人事檔案，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密信息查詢、利用服務(wù)。其優(yōu)點(diǎn)是方便快捷，內(nèi)容豐富，利用率高。
3 結(jié)語(yǔ)
人事檔案立命在內(nèi)容，發(fā)展在利用，對(duì)人事檔案利用工作進(jìn)行改革是人事檔案基業(yè)常青之關(guān)鍵。人事檔案利用，要從過(guò)去的側(cè)重為管理者所用轉(zhuǎn)向?yàn)閭€(gè)人所用、為組織發(fā)展所用、為人才隊(duì)伍建設(shè)所用上來(lái)。人事檔案管理改革重在利用改革，我們通過(guò)利用工作的有效開(kāi)展，最終使人事檔案成為與每個(gè)人真正息息相關(guān)的事物。
參考文獻(xiàn)
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隨著二級(jí)學(xué)院辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，二級(jí)學(xué)院形成的檔案材料越來(lái)越多，學(xué)校檔案館沒(méi)有能力也不可能事無(wú)巨細(xì)，將二級(jí)學(xué)院各類檔案都盡數(shù)收集進(jìn)館，那么，二級(jí)學(xué)院的檔案管理應(yīng)該采用什么樣的模式進(jìn)行管理合適呢？自20世紀(jì)90年代以來(lái)，國(guó)內(nèi)一些規(guī)模較大的高校開(kāi)始了在其所屬的二級(jí)學(xué)院設(shè)立檔案資料室的探索。尤其國(guó)家開(kāi)展教育教學(xué)評(píng)估工作以來(lái)，建立二級(jí)學(xué)院檔案資料室顯得更加的迫切。近年來(lái)，學(xué)校檔案館常常接到二級(jí)學(xué)院有關(guān)檔案管理的相關(guān)咨詢，在日常的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)中我們也加大了二級(jí)學(xué)院檔案管理內(nèi)容的指導(dǎo)。在調(diào)研學(xué)習(xí)與實(shí)踐的基礎(chǔ)上，我們認(rèn)為目前在同屬于985和211類型的高校推行二級(jí)學(xué)院建立檔案資料室的模式是當(dāng)前高校檔案事業(yè)自身完善發(fā)展的一種好舉措。其優(yōu)點(diǎn)體現(xiàn)在：第一，可以把學(xué)院系成立以來(lái)散存在各個(gè)辦公室的具有保存價(jià)值的文件資料進(jìn)行系統(tǒng)整理和集中存放管理，既解除了辦公室人員對(duì)室內(nèi)大量積存資料清理中存毀矛盾的糾結(jié)，辦公室敞亮了，資料也有序便查；第二，有利于督促二級(jí)學(xué)院每年定期進(jìn)行上一年度文件資料的整理歸檔，避免了資料的亂放與丟失等現(xiàn)象，養(yǎng)成良好的資料積累與整理歸檔的習(xí)慣；第三，目前高校普通都是多校區(qū)辦學(xué)，學(xué)校檔案館不一定與學(xué)院在同一校區(qū)，即使在同一校區(qū)也不如就在同一單位內(nèi)利用方便，況且學(xué)院自存的檔案更多的是為本學(xué)院工作服務(wù)，建立學(xué)院檔案資料室集中存放本學(xué)院檔案既方便了本學(xué)院師生的就近利用，也方便學(xué)院日常工作的查考利用，可以達(dá)到節(jié)約工作成本提高工作效率的目的。總之，科學(xué)地設(shè)計(jì)二級(jí)學(xué)院檔案管理架構(gòu)，協(xié)調(diào)處理好校、院二個(gè)層級(jí)檔案管理的關(guān)系，在歸檔重點(diǎn)、管理辦法等方面加以規(guī)范、整章建制，積極創(chuàng)新二級(jí)學(xué)院檔案管理模式是實(shí)現(xiàn)高校二級(jí)學(xué)院系檔案管理科學(xué)發(fā)展的必然之路。
二、以檔案規(guī)章制度建設(shè)為抓手促進(jìn)二級(jí)學(xué)院檔案管理規(guī)范化
制度化是一個(gè)單位工作步入規(guī)范化、科學(xué)化的前提，建立健全二級(jí)學(xué)院檔案管理規(guī)章制度是保障二級(jí)學(xué)院系檔案管理規(guī)范化的核心。在檔案工作隊(duì)伍網(wǎng)絡(luò)比較完善的高校，每一個(gè)二級(jí)學(xué)院通常會(huì)有一位檔案工作負(fù)責(zé)人，一般由學(xué)院的行政副院長(zhǎng)或黨支部書記兼任，有一位兼職檔案員，通常由學(xué)院辦公室主任或行政秘書兼任。在上述檔案工作負(fù)責(zé)人和兼職檔案員的崗位職責(zé)中大多只是簡(jiǎn)單地言明負(fù)責(zé)學(xué)院檔案工作，通常連當(dāng)事人自己都不太清楚究竟具體應(yīng)該做些什么工作？學(xué)校每年對(duì)每位職工進(jìn)行工作考核時(shí)也往往沒(méi)有將其兼任的檔案工作職責(zé)列入考核的范疇，學(xué)院檔案工作長(zhǎng)期以來(lái)形同虛設(shè)，各學(xué)院檔案管理各行其是。經(jīng)過(guò)實(shí)踐與學(xué)習(xí)，我們認(rèn)為要做好二級(jí)學(xué)院的檔案工作，首先應(yīng)該抓檔案制度建設(shè)，建立健全二級(jí)學(xué)院檔案管理規(guī)章制度，使院系檔案管理工作有章可循、有法可依，這是保障二級(jí)學(xué)院檔案科學(xué)管理的重要條件。二級(jí)學(xué)院檔案既要有國(guó)家檔案局和高校檔案館要求的規(guī)范性，又要突出本學(xué)院的特色，從而為形成和提煉本校的辦學(xué)特色提供堅(jiān)實(shí)的支撐。具體來(lái)說(shuō)，二級(jí)學(xué)院檔案管理規(guī)章制度主要包括：二級(jí)學(xué)院檔案管理辦法、二級(jí)學(xué)院檔案分類方案、二級(jí)學(xué)院檔案歸檔范圍與保管期限表、學(xué)院檔案室管理規(guī)定、專兼職檔案員的檔案職責(zé)等。制定二級(jí)學(xué)院檔案管理規(guī)章制度時(shí)要避免簡(jiǎn)單地照搬高校檔案館的相關(guān)規(guī)章制度，要在遵守《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等國(guó)家及地方檔案管理相關(guān)法規(guī)制度的前提下，結(jié)合本學(xué)院的工作實(shí)際做具體的補(bǔ)充、細(xì)化和完善工作，擬定出適合本學(xué)院實(shí)際的檔案管理規(guī)章制度。
三、創(chuàng)新與拓展二級(jí)學(xué)院檔案管理培訓(xùn)研究
高校二級(jí)學(xué)院兼職檔案員的專業(yè)背景往往多元化且素質(zhì)參差不齊，大多數(shù)沒(méi)有接受過(guò)正規(guī)的檔案管理專業(yè)訓(xùn)練，對(duì)檔案及檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)不一。針對(duì)二級(jí)學(xué)院檔案管理人員普遍非專職化、專業(yè)化特點(diǎn)，結(jié)合二級(jí)學(xué)院行政、黨務(wù)、教學(xué)和科研工作的特點(diǎn)，并考慮各崗位人員的職責(zé)與工作規(guī)律，創(chuàng)新與拓展二級(jí)學(xué)院檔案管理培訓(xùn)研究是保障二級(jí)學(xué)院檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。毋庸置疑兼職檔案員的知識(shí)、能力和素質(zhì)等直接關(guān)系到二級(jí)學(xué)院檔案管理的質(zhì)量和管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，而各崗位工作人員檔案工作技能的好壞直接影響到兼職檔案員檔案整理的工作量。因?yàn)槎?jí)學(xué)院的檔案通常是由兼職檔案員直接接收各崗位工作人員整理與移交的本崗位形成的文件材料經(jīng)有序整理匯集而成，因此對(duì)二級(jí)學(xué)院工作人員進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)時(shí)，第一，要拓展培訓(xùn)對(duì)象，最好二級(jí)學(xué)院系各個(gè)崗位的工作人員都能參加培訓(xùn)，甚至在學(xué)院進(jìn)行幫忙的學(xué)生助理也應(yīng)該納入培訓(xùn)的范疇；第二，在培訓(xùn)內(nèi)容方面除了使其掌握檔案管理的一般知識(shí)外，更重要的是提高其對(duì)院系檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)，改變大家普遍對(duì)檔案認(rèn)識(shí)不足甚至集體無(wú)意識(shí)狀態(tài)，讓全體師生員工意識(shí)到，自己就是學(xué)校檔案的形成者之一。一個(gè)時(shí)代一個(gè)學(xué)院教師學(xué)生在教與學(xué)、科學(xué)研究、服務(wù)社會(huì)中形成的集體記憶，反映在日常工作中的一份份文件、一張張照片、一個(gè)個(gè)科研項(xiàng)目和基建項(xiàng)目等檔案上，這些檔案承載著這個(gè)時(shí)代這個(gè)學(xué)院發(fā)展面貌的真實(shí)記錄，是傳承與熔鑄學(xué)校精神的重要信息源；第三，定期組織二級(jí)學(xué)院兼職檔案員及其他工作人員到學(xué)校檔案館或省市檔案館參觀學(xué)習(xí)，開(kāi)闊其視野，更新、補(bǔ)充和拓寬其知識(shí)結(jié)構(gòu)；第四，學(xué)校檔案館應(yīng)加強(qiáng)二級(jí)學(xué)院檔案培訓(xùn)模式、培訓(xùn)內(nèi)容、人員組織等內(nèi)容的創(chuàng)新性研究，形成卓有成效的培訓(xùn)方式及規(guī)范的培訓(xùn)教程；第五，探索制定有效的績(jī)效政策，例如將完成檔案工作的情況與單位年度考核掛鉤，有效地激勵(lì)兼任檔案人員開(kāi)展檔案工作的積極性。
四、充分利用現(xiàn)代信息手段實(shí)現(xiàn)二級(jí)學(xué)院檔案數(shù)字化管理
一、我國(guó)企業(yè)人事檔案管理存在的突出問(wèn)題
（一）企業(yè)人事檔案管理方法落后
盡管從總體上看，我國(guó)各類企業(yè)都十分重視人事檔案管理工作，但仍然存在著管理方法落后的問(wèn)題。有的企業(yè)對(duì)人事檔案管理過(guò)于簡(jiǎn)單，只是對(duì)企業(yè)員工的姓名、性別、年齡等信息進(jìn)行簡(jiǎn)單的記錄，而對(duì)企業(yè)員工德、能、勤、績(jī)等方面的記錄較少，無(wú)法真實(shí)反映企業(yè)員工的個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷和歷史業(yè)績(jī)。還有一些企業(yè)對(duì)人事檔案管理盡管雖然記錄比較詳細(xì)，但具有較強(qiáng)的格式化，還缺乏分類管理的意識(shí)，這種傳統(tǒng)的管理方法不利于形成健全和完善的員工檔案管理體系，無(wú)法為企業(yè)檔案開(kāi)發(fā)利用奠定良好的信息基礎(chǔ)。
（二）企業(yè)人事檔案管理質(zhì)量較低
盡管我國(guó)企業(yè)人事檔案管理日益步入規(guī)范化，但很多企業(yè)檔案管理質(zhì)量較低，企業(yè)員工的檔案缺乏真實(shí)性。有的企業(yè)人事檔案管理存在著員工信息前后不符的問(wèn)題，導(dǎo)致企業(yè)人事檔案無(wú)法更加真實(shí)、有效的反映員工的個(gè)人信息，不利于企業(yè)人事檔案的應(yīng)用。還有一些企業(yè)對(duì)于“流動(dòng)性”較大的員工，根本不建立人事檔案，存在著嚴(yán)重的“棄檔”現(xiàn)象。而企業(yè)人事檔案的保存更是企業(yè)人事檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)，歸檔立卷工作不及時(shí)，查找企業(yè)員工檔案十分費(fèi)時(shí)費(fèi)力，增加了企業(yè)人事檔案的管理成本。
（三）企業(yè)人事檔案管理模式單一
從我國(guó)企業(yè)特別是中小企業(yè)人事檔案管理情況來(lái)看，很多都采取手工管理的方式，信息化管理體系不健全，很多企業(yè)還沒(méi)有使用檔案管理軟件，計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、掃描儀、移動(dòng)硬盤等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備十分匱乏，導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理只能靠人工的方式。還有一些企業(yè)人事檔案缺乏“開(kāi)放性”，對(duì)人事檔案實(shí)行“封閉化”管理，除了企業(yè)管理層和檔案管理人員，其他部門以及廣大員工根本無(wú)法接觸到人事檔案，導(dǎo)致企業(yè)人事檔案的開(kāi)發(fā)利用嚴(yán)重不足。
二、我國(guó)企業(yè)人事檔案管理問(wèn)題的原因分析
（一）觀念制約
我國(guó)企業(yè)人事檔案存在上述問(wèn)題的原因盡管多種多樣，但最為根本的原因是企業(yè)對(duì)人事檔案管理缺乏重視，還沒(méi)有將企業(yè)人事檔案管理上升到“人才強(qiáng)企”的戰(zhàn)略高度，因而企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層和管理層對(duì)人事檔案管理工作不夠重視，在人力、物力、財(cái)力的投入方面較少，檔案管理工作更多的是采取“兼職”的辦法被列為捎帶手去做的事情，不利于企業(yè)人事管理工作科學(xué)發(fā)展。這也直接導(dǎo)致很多企業(yè)沒(méi)有健全和完善人事管理制度，人事管理具有較大的隨意性，監(jiān)督考核工作也不健全，因而導(dǎo)致企業(yè)人事管理工作不夠規(guī)范、方法陳舊、模式單一，制約了企業(yè)人事檔案管理工作更好的開(kāi)展。
（三）人員制約
人是生產(chǎn)力中最活躍的因素，企業(yè)人事檔案管理的好壞，很大程度是由企業(yè)人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)所決定。一方面，由于企業(yè)對(duì)人事檔案管理工作不夠重視，這就直接導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理人員配備不到位，即使配備了專（兼）職人事檔案管理人員，也由于缺乏激勵(lì)和約束機(jī)制，導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理人員工作態(tài)度不夠積極，無(wú)法將更多的精力用于企業(yè)人事檔案管理，更多的是在應(yīng)付差事。另一方面，由于企業(yè)具有特殊性，因而對(duì)人事檔案管理人員也提出了特殊要求，人事檔案管理人員既要具備檔案管理知識(shí)和管理能力，同時(shí)還必須對(duì)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)更加了解，但我國(guó)很多企業(yè)人事檔案管理人員不注重加強(qiáng)學(xué)習(xí)和管理創(chuàng)新，導(dǎo)致很多重要的人事資料無(wú)法歸檔，影響了企業(yè)人事檔案管理的科學(xué)化。
三、完善我國(guó)企業(yè)人事檔案管理機(jī)制的思路
（一）創(chuàng)新企業(yè)人事檔案管理理念
理念具有先導(dǎo)性作用。完善我國(guó)企業(yè)人事檔案管理機(jī)制，首先必須在理念創(chuàng)新上狠下功夫。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層和管理層要從推動(dòng)“人才強(qiáng)國(guó)”和“人才強(qiáng)企”戰(zhàn)略的角度，高度重視企業(yè)人事檔案管理工作，既要加大企業(yè)人事檔案管理工作的人力、物力、財(cái)力的投入，為企業(yè)人事檔案管理奠定堅(jiān)持基礎(chǔ)；又要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)人事檔案的組織領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)常關(guān)注和過(guò)問(wèn)企業(yè)人事檔案管理工作，幫助解決企業(yè)人事檔案管理過(guò)程中遇到的問(wèn)題和矛盾，為企業(yè)人事檔案管理工作營(yíng)造良好環(huán)境。
（二）完善企業(yè)人事檔案管理制度
制度具有長(zhǎng)期性、穩(wěn)定性、規(guī)范性的重要作用，制度是帶有根本性、長(zhǎng)期性、穩(wěn)定性和規(guī)范性功能的行為規(guī)范。完善企業(yè)人事檔案管理機(jī)制，必須進(jìn)一步健全和完善企業(yè)人事檔案管理制度。一方面，企業(yè)要著眼于新形勢(shì)、新任務(wù)對(duì)企業(yè)人事檔案提出的新要求，積極推動(dòng)企業(yè)人事檔案管理制度創(chuàng)新，對(duì)于已經(jīng)過(guò)時(shí)和落后的制度要進(jìn)行修改和完善，比如對(duì)于企業(yè)人事檔案的搜集必須將“取之有據(jù)、棄之有理”作為重要原則，確保人事檔案管理更加規(guī)范。另一方面，應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化企業(yè)人事檔案管理制度的執(zhí)行力，確保人事檔案的搜集、歸檔、利用等更加規(guī)范。
（三）優(yōu)化企業(yè)人事檔案管理模式
健全和安全的企業(yè)人事檔案管理模式，對(duì)于完善企業(yè)人事檔案管理機(jī)制至關(guān)重要。要建立企業(yè)人事檔案協(xié)調(diào)機(jī)制，將企業(yè)人事檔案納入到企業(yè)各部門的工作內(nèi)容之中，只要是涉及到人事方面的資料，都應(yīng)交由人事檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)籌；要建立企業(yè)人事檔案管理內(nèi)容，對(duì)于企業(yè)員工的個(gè)人資料、基礎(chǔ)材料、業(yè)績(jī)材料、科技成果材料以及不良表現(xiàn)等材料進(jìn)行歸檔，通過(guò)細(xì)化管理完善人事檔案內(nèi)容；要加強(qiáng)企業(yè)人事檔案“信息化”建設(shè)，購(gòu)置信息化建設(shè)的硬件設(shè)備和軟件程序，優(yōu)化信息資源，強(qiáng)化開(kāi)發(fā)利用。
（四）打造企業(yè)人事檔案管理隊(duì)伍
企業(yè)人事檔案管理工作具有較強(qiáng)的政策性、保密性和專業(yè)性，因而必須由專業(yè)人員從事。企業(yè)要著力于加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理工作，引進(jìn)和培養(yǎng)一批既具有檔案管理能力、又具有企業(yè)管理能力、更具有較強(qiáng)職業(yè)素質(zhì)的復(fù)合型人才，特別是要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，著力提升他們的大局意識(shí)、責(zé)任意識(shí)和職業(yè)道德，真正通過(guò)人事檔案管理人員素質(zhì)的提升推動(dòng)企業(yè)人事檔案管理工作取得新成效。
1.不斷加強(qiáng)檔案人才資源建設(shè)
人才是檔案事業(yè)發(fā)展的第一資源。人才優(yōu)勢(shì)是最大的優(yōu)勢(shì)，要實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)協(xié)調(diào)健康和可持續(xù)發(fā)展，必須把檔案人才資源建設(shè)放在首位。
1.1促進(jìn)人才流動(dòng)，盤活人才資源
引進(jìn)有專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技術(shù)、專業(yè)技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。
1.2樹立“以人為本”的觀念，促進(jìn)人才健康成長(zhǎng)，使其發(fā)揮作用
環(huán)境好，則人才聚。努力營(yíng)造鼓勵(lì)人才干事業(yè)，支持人才干事業(yè)，幫助人才干事業(yè)的環(huán)境，充分調(diào)動(dòng)其積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。
1.3保持檔案干部隊(duì)伍的穩(wěn)定性
檔案是知識(shí)性、專業(yè)性、連續(xù)性很強(qiáng)的工作，檔案干部的不穩(wěn)定，直接影響到檔案工作的連續(xù)性。因此必須做好檔案干部的穩(wěn)定工作，從維護(hù)檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益出發(fā)，切實(shí)解決他們工作中、生活中的實(shí)際問(wèn)題，使他們安心本職工作，熱愛(ài)本職工作，創(chuàng)新本職工作，促進(jìn)檔案工作的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。
2.加大檔案管理人員培養(yǎng)力度
隨著當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，檔案工作發(fā)生了顯著變化，檔案工作的領(lǐng)域拓寬了，檔案服務(wù)的范圍擴(kuò)大了，檔案工作的手段更現(xiàn)代化了，這就對(duì)從事檔案工作的人員提出了更高、更新的要求。
2.1政治素質(zhì)
檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案工作的法律、法規(guī)，貫徹落實(shí)中央關(guān)于檔案工作的一系列重要指示，遵守檔案利用工作紀(jì)律，按照黨和國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案的開(kāi)發(fā)、開(kāi)放、公布與利用。
2.2業(yè)務(wù)素質(zhì)
隨著檔案工作科技含量的提升，需要有綜合協(xié)調(diào)能力、掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的復(fù)合型人才。因此，檔案人員應(yīng)具有較高相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，不僅掌握檔案理論知識(shí)（如歸檔程序、編目、檢索、利用等），還要熟悉與檔案工作相關(guān)的文化、理論與科學(xué)技術(shù)（如：文史知識(shí)、社會(huì)學(xué)、情報(bào)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)等學(xué)科），不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。
2.3現(xiàn)代管理的素質(zhì)
第一，要有開(kāi)拓創(chuàng)新精神。檔案人員不但具有繼續(xù)傳統(tǒng)檔案工作理論的觀念，還要有研究探討檔案工作理論的觀念，研究探索檔案工作發(fā)展中出現(xiàn)新情況的意識(shí)，善于發(fā)現(xiàn)檔案工作的新規(guī)律、新方法，及時(shí)總結(jié)工作中的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，取人之長(zhǎng)，補(bǔ)己之短，創(chuàng)新檔案機(jī)制，促進(jìn)檔案發(fā)展。
第二，要有市場(chǎng)意識(shí)。首先要有質(zhì)量意識(shí)、效益意識(shí)。根據(jù)信息市場(chǎng)的需求，優(yōu)化服務(wù)措施，提高服務(wù)質(zhì)量，開(kāi)發(fā)利用價(jià)值高的檔案信息，及時(shí)推向市場(chǎng)，發(fā)揮其積極作用。
第三，要有現(xiàn)代化意識(shí)。當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)追求信息的快速傳遞，發(fā)揮時(shí)效是信息價(jià)值的重要措施。這就要求擋案人員努力學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代化設(shè)備的實(shí)踐技術(shù)。
3.促進(jìn)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化
檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理的保證。建立和健全檔案管理制度是做好檔案工作的基礎(chǔ)。
3.1加強(qiáng)制度建設(shè)
制度本身就是一種規(guī)范。要根據(jù)檔案工作的實(shí)際，制定文件形成、收集、整理、運(yùn)轉(zhuǎn)、編目、立卷、檢索、安全保管等一系列基礎(chǔ)性工作的規(guī)章制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范整理，做到有章可循、有據(jù)可依，嚴(yán)格執(zhí)行，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理各環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。實(shí)踐中還要逐步完善，使檔案管理更具規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。
3.2嚴(yán)格立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)，提高案卷質(zhì)量
實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)，就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。嚴(yán)格把握文件立卷歸檔的實(shí)效性，對(duì)完成現(xiàn)行文件任務(wù)的文件材料，才能立卷或歸檔，未完成的則不可以；進(jìn)行合理的立卷分工，明確歸檔的重點(diǎn)，首先要區(qū)分文件與資料，特別要注意區(qū)分相似之處的文件資料，減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果；把住卷宗的入口關(guān)，不該歸檔的不混入，應(yīng)歸檔的不散失，在立卷過(guò)程中，同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在同一卷內(nèi)，保持同一問(wèn)題的完整性，使其反映同一問(wèn)題全過(guò)程，這樣，即提高了檔案利用價(jià)值，又使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜；同時(shí)還要做好案卷的裝訂工作，以有利于檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。
