時間：2023-05-29 16:11:10
序論：在您撰寫科技檔案管理學時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
當今世界已進入知識經濟和信息時代，信息已成為比資產更為重要的戰略資源。檔案作為一種信息資源，作為企業生產、技術科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與企業同步發展的無形資產，在企業管理等各方面正積極地發揮應有的重要作用。
一、檔案管理工作的困難和重點
1、大多數人對檔案管理工作的重視不夠
許多人認為檔案管理工作就是簡單的記錄和抄寫，然后把檔案放在檔案室里存檔和分類，定期整理和補查，需要用時取出即可。大多數人由于對檔案管理工作缺乏認識和研究，誤以為檔案管理工作就是以上的簡單流程，所以對其不夠重視，認為這是一項簡單的工作。正是這種錯誤的觀點，才導致了檔案管理工作的長期停滯不前，更新緩慢。其實檔案管理工作并不是把資料放到資料室正確的位置就可以了。檔案管理工作在許多人看來只是普通的事務性工作，而不是單位的主要工作和重點工作。這需要我們認真審視，正確看待檔案管理工作，承認其重要性。檔案管理工作是整個單位工作的基礎和根基，正是這項工作有條不紊的進行，才為整個單位工作的順利進行提供了有力保障。檔案記錄了單位以及公司工作人員的基本情況和相關個人資料，還記錄了單位和公司的相關工作數據和大量重要信息，所以加強對檔案工作的重視程度是十分有必要的。
2、檔案交接制度不嚴謹
每年，巨大的檔案變動、更新、調取和維護工作確實是檔案工作的重點和難點。檔案的分類和存檔并不困難，最容易出亂的環節就是檔案交接時。如今，大多數單位的檔案交接制度不夠嚴謹，導致許多檔案在交接時出現錯亂和丟失，這樣的局面是我們不想看到的，因為檔案一旦錯亂和丟失就代表著檔案管理工作失去了大半意義，而且檔案的重新填寫和彌補是很復雜和費時的，會嚴重耽誤單位工作的正常進行。在交接時，交接雙方都應認真對待檔案交接工作，一絲不茍地完成交接任務。檔案管理工作者更應該負起重要責任，告知調取和變動檔案的人員相關規定，敬告擅自調取或是刪改檔案的嚴重后果和所應負起的法律責任，做到完成本職工作的基礎上，時刻以單位利益為重，重視檔案交接工作。
3、許多檔案管理工作者沒有切實履行宣傳檔案重要性的義務
很多人由于缺乏對檔案的重要性認識，在面對檔案工作時只是應付而已，甚至對本人的檔案都不夠重視，沒有充分考慮到檔案對今后工作的重要性和廣泛應用性，等到真正需要檔案時，才發現檔案不完整或是沒有及時更新，以至于影響了正常工作需要和職位調度，給檔案本人帶來了極大的不便。這充分說明檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不夠，許多檔案管理工作者沒有切實履行宣傳檔案重要性的義務。在今后的工作中，檔案工作人員需要及時明確的告知檔案持有人有關檔案的相關事項，明確檔案持有人的責任和不重視檔案可能造成的不良后果，告知前來調取和填寫檔案的人員應該如何填寫，并告訴他們應認真誠實的填寫相關檔案，如果不認真對待就會造成嚴重的后果，想要彌補就會變得很麻煩。
4、當前的檔案管理工作不夠現代化和信息化
多年來，檔案管理工作依然是以紙質做為檔案的重要載體，以手寫的抄錄為主要的記錄方式。檔案在填寫時容易丟失，也容易弄臟弄亂。檔案在收錄時需要分類，分類時很容易把各類檔案歸在不相屬的一類里，等到需要用時不能迅速的發現。檔案的存儲需要檔案室，檔案室不宜過濕，不然容易引起紙質的檔案發霉或發潮，導致檔案失真，檔案室需要密閉，并且要防火防潮。由此可見，這種陳舊的檔案管理方式不僅需要耗費大量的人力物力，而且對于檔案的準確性也很難保證，容易丟失和遺漏，一些不可預知的事件很容易導致信息的丟失。當前的檔案管理工作急需引進現代化和信息化較強的技術來應帶這種局勢，比如電子信息技術的應用。電子信息技術借助電子管理技術和相關程序應用，以電子計算機為硬件設備，以網絡技術為先導，能夠有效的提高檔案管理工作的實效性，加強檔案管理工作的技術應用性和各類工作的效率。電子信息技術能夠克服陳舊的檔案管理工作的缺憾和不足，比如電子信息技術可以省去檔案室的存在，將大量數據和檔案存儲在電腦中，保存完好，節省了人才財力的同時，也增加了檔案管理的安全性和簡易性。
二、檔案管理工作的科學化發展
1、強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序
強化每一名檔案管理管理工作者的管理意識，養成嚴謹認真的工作作風。同時在硬件設施上完善檔案管理設備，每個單位都應配備單獨隱蔽的檔案庫房，庫房內加裝空調、除濕機、檔案密集架和電腦等所必須的應用設備和管理配件。為加強檔案信息化發展，應在檔案管理程序中引進計算機管理軟件，充分發揮計算機技術的應用。
2、檔案交接嚴格按程序進行
檔案交接是一項認真細致、手續嚴密、責任重大的工作，稍有不慎就有可能導致檔案丟失或失真，所以交接時應嚴格按程序辦理。檔案交接的正確手續應是：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務相符；二是對借出的檔案要及時催還；三是對未整理的零散文件材料要分類存放，應清理沒有的材料，整理可靠的文件，匯編成案，認真將其排序后及時歸檔。只有按照這樣的順序進行檔案交接工作，才能確保檔案交接工作的順利完成。
3、健全檔案管理制度
健全檔案管理制度時應按照規范的操作流程，杜絕檔案在操作過程中可能出現的風險。首先應加強檔案管理人員的職業道德意識和安全操作規范培訓，使檔案管理員具備較高的職業操守，同時通過規范的操作，杜絕在人員操作的過程中出現不該出現的漏洞。其次，應盡量統一各單位檔案存儲的格式、統一成相同的處理軟件。這樣能夠防止文檔在格式轉換中由于軟件兼容性問題被損壞或丟失。
4、建章立制，有章可循，規范操作
如今，不同的單位在檔案管理工作上的規定和標準各不相同，甚至許多單位缺乏規定和標準，這大大降低了檔案管理工作的標準化程度，造成工作效率低、檔案質量參差不齊的現象，這大大減弱了檔案的存取與調配的效率，也影響了檔案管理信息化發展進程，更降低了檔案的應用。所以，建立相關制度規范檔案管理工作迫在眉睫，加強制度的建設和章程的規范需要提出標準化的檔案管理工作流程，這個流程應符合實際工作的需要。統一了規范和章程后，需要檔案管理工作部門和工作人員的認真遵守，規范其操作流程，認真細致的工作。做到有章可循。在調取、更新和存儲檔案時更應該加強規范性，避免錯誤的發生。
三、結語
檔案工作的重要性和根本性要求人們必須加強對其管理，更新檔案管理的理念，實現其科學化、制度化、規范化。每一位檔案管理工作者應自覺肩負起自身的責任，做到工作上一絲不茍，思想上始終以單位利益為重，在日常工作中應該加強宣傳，告知檔案持有人檔案工作的重要性。檔案管理工作人員應加強自身的文化水平，能熟練的掌握電子信息技術，將電子信息技術有效的應用到自身的工作之中，提高工作效率，完善檔案管理的安全性和熟練性。在檔案管理的道路上，我們還有很長的路要走，我們需要加強信心，不斷進取。
【參考文獻】
[1] 張公諸。質量管理學[M].上海：高等教育出版社
[2] 林志航。計算機輔助質量系統[M].北京：機械工業出版社
[關鍵詞]檔案；管理；理念；方法
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）16-0320-02
檔案工作是一門科學，有著自身的規律、特點，這就需自覺以科學發展觀為統領，以檔案學理論為指導，以科學的方式方法認真研究、準確把握，具有科學的態度、科學的精神。同時，檔案工作是一項事業，是維護黨和國家歷史真實面貌、服務黨和國家大局、服務社會、惠及民生的崇高事業，是為建設作貢獻、為時歷史、為文明傳薪火的重要工作，這就需腳踏實地、科學務實、真抓實干。
一、抓好檔案管理的基礎工作
（一）抓好基礎制度規范建設，嚴格做好文書檔案的收集、整理和歸檔工作。首先，我們要完善管理方法和工作程序。管理方法是管理主體根據管理目標作用于管理客體以實現管理職能的方式、原則、工具和手段。同時，由于信息網絡的發展，企業管理會更注重于員工的培訓和學習，甚至強調自學和集體學習，以確立員工的共同目標和協調員工的整體行動。因此，我們要根據企業生產和服務的要求，由企業信息部門制定企業的檔案管理辦法，并召集各部門的負責人和資料管理員參加企業檔案管理制度討論會，突出工作重點，講究方式方法，用好責任制，并在會后與企業各事業部進行深入交流和調研，完成管理辦法的起草和征求意見工作后便可頒布相關制度，并開始具體實施。其次，嚴格做好文書檔案的收集、整理和歸檔工作。這對檔案管理員提出了很高的要求。檔案管理員要按照“精之又精，慎之又慎”的原則，做好文檔整理歸檔工作。實踐證明，如果重視文件資料的平時積累，及時收集日常工作中形成的、辦理完畢的文件材料，妥善管理，既有利于歸檔文件的齊全完整，又能使年終的整理歸檔工作得十分輕松。因此，我們要把企業、部門和個人手中分散的、種類和數量繁多的文件材料，根據企業的實際需要及相關檔案管理規定進行收集、整理和歸檔。
（二）加強重點建設，提高檔案管理水準。重點根據實際情況的發展變化，突出三個方面的建設。一是改善檔案保管條件。嚴格按照“八防”的要求盡量提供條件，完善檔案保管各項設施，并及時更新專用檔案柜，盡量拓展檔案存儲空間，確保檔案室建設符合國家標準。二是突出審核審批檔案管理。為解決專員辦審核審批中產生的檔案資料歸檔問題，應專題議定審核審批檔案的歸檔范圍、整理人員、立卷原則、資料排列等具體要求，并動態跟蹤新增審核審批事項情況，及時調整歸檔內容。三是突出財政檢查檔案管理。重點是對檢查檔案的齊全性、歸檔資料的邏輯性進行復核把關，明確具體操作要求。
（三）加強隊伍建設，提高檔案管理能力。按照突出重點、整體提高的基本思路，應采取靈活多樣的方式方法，在組織全體干部普遍學習培訓的同時，重點組織各處室檔案管理人員進行多樣化、經常化的專題學習培訓。一是請進來“講”。專門邀請檔案管理方面的專家作專題講座，介紹業務檔案整理、立卷、歸檔等方面的做法與體會，積極借鑒先進經驗。二是召開現場會“評”。結合對檔案檢查情況，由檢查組對好的做法及時予以肯定推廣，對發現的問題予以通報提示，并有針對性議定整改措施。三是召開座談會“談”。采取每年召開一到兩次座談會的方式，明確年度檔案建設的目標要求，組織檔案管理人員學習檔案法規制度，交流檔案資料收集、整理的經驗，提出加強和改進檔案管理的建議。
二、加快檔案管理信息化建設
（一）加快檔案信息化進程，提高工作效率。計算機網絡是實現檔案數字化管理和網絡化利用的前提條件。因此，如何利用計算機技術對檔案進行信息存儲、檢索，進而實現網絡化管理，已經成為檔案管理工作的重要議題。同時，除文書檔案外，我們必須要堅持以民為本、以需求為導向，開設多種專題數據庫，使檔案的管理實現信息化、網絡化，并在規定相應使用權限的情況下，部分信息對部門和個人開放，建立公開、透明的檔案管理機制。實現館藏檔案資料信息的一體化管理，而且還拓寬服務功能。這樣做能增強全體職工的檔案意識，增加檔案管理工作的透明度。
（二）歸檔雙軌制，是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。據專家預計，在較長的時期內，紙質文件和電子文件還會繼續并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔。
（三）檔案隊伍素質對檔案工作信息化建設的質量起著關鍵的作用。21世紀對檔案管理人員的素質要求越來越高。檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現不是檔案館的工作，也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。要實現檔案工作的基礎地位，就必須建設一支忠誠事業、機構合理、業務精良、相對穩定的檔案隊伍。另外，由于信息化是當今世界和社會發展的大趨勢，我們必須迎頭趕上，檔案館（室）只有克服困難，與其他行業同步發展，才能適應社會和時展的需要，更好地服務社會。由此可見，檔案工作如何更好地為社會主義現代化建設服務，是擺在檔案管理者面前一項重要而艱巨的任務，加強檔案人員隊伍建設，加強檔案隊伍素質至關重要。
三、實現檔案管理科學化分析
（一）檔案管理科學化工作是一項系統工程。主要包括兩方面：一是政府政策層面。積極完善和宣傳檔案法律法規，檔案行政管理部門應加強檔案執法隊伍建設，依法監督和指導檔案工作。各地政府應堅持“多宣傳、多聯絡、多接觸、多服務”的工作方法，促進檔案工作規范化建設。并與相關部門加強溝通與協調，共同督促，積極營造建檔氛圍，使機關單位檔案工作走上標準化、規范化、科學化軌道。二是機關單位自身層面。要構建科學化檔案管理機制，只要符合國家檔案法規，做到科學利用信息化手段，并實行集中統一管理原則，就會不斷有利于檔案工作開展。檔案部門要充分利用計算機數據存儲量大，檢索速度快等優勢，大力開發適用于計算機完成的檔案檢索方法和存儲模式。檔案部門要建立嚴格的管理制度，從技術與管理兩方面，確保檔案實體與載體的安全，確保網絡傳輸及檔案數據的安全。
（二）明確定位。檔案管理工作面向黨委政府、社會大眾提供專項服務。上至國家、下至公司單位，檔案管理均為涉及到全局的重要任務，為中心工作提供服務。因此，應積極主動的將檔案管理納入中心，方能做到成績斐然。在前期應做好充分準備，樹立科學發展意識，進行明確定位，貫徹我黨方針路線，把握當前形勢的不斷發展變化趨勢，重視研究國情、地區發展狀況與公司企業的現實狀況。積極的由全局視角分析謀劃，提升政治意識，全局意識以及安全責任意識。應明確著力點，在抓好常態工作的基礎上，應有效的把握并調節階段工作的核心重點，提升檔案服務管理針對性以及綜合效率。
（三）加強基礎建設，提高管理水平。對于檔案管理科學化建設的路徑之一，信息技術已成為當前檔案管理不可缺少的技術基礎，在某種程度上，信息技術應用程度的高低與檔案管理科學化水平的高低具有重要且密切的聯系。因此，提高檔案管理科學化水平，必須加強硬件及軟件基礎建設，做好硬件保障才能為有效提高檔案管理科學化水平提供技術支持；加強軟件管理，通過電子閱覽室、檔案網站、信息共享平臺等軟件系統的建立，方便用戶對信息的檢索，同時實現資源共享，提高檔案資料的利用率。合理運用各項檔案管理載體，使用現代化技術手段，不斷完善電子檔案信息內容。
加快檔案管理標準化建設進程，改變傳統檔案管理模式，加快綜合性檔案室的構建，實現信息、資料統一管理，建立、健全檔案日常管理工作制度，做到專人專責；加強檔案的移交、審批工作的流程化管理及制度化管理，確認審批權限及移交明細，使所有文件都能夠有據可查。做好檔案的動態管理，特點是資料上發生變動的，應及時加以修正，定期組織管理人員對檔案信息資料進行檢閱、規范與完善，使檔案資料與時俱進；加強對檔案管理工作的全面性考核，不斷發現并糾正管理中存在的問題，提升檔案管理的科學化水平。
（四）加強檔案的服務建設。檔案服務工作上，應積極的從以往封閉式形式發展轉變為開放型模式。當前檔案管理工作覆蓋范疇廣泛，涉及的受眾面更大，顯現為較強的全民性以及服務性。更多的公民大眾為了獲取豐富的信息資源，維護合法權益而來到圖書館，主動應用網絡系統查詢想要的資料、文獻。為此，創建方便快捷、多元化、豐富性的資源系統變成現代化檔案管理工作區別于傳統檔案工作的核心環節。新時期，檔案管理只有全面聯系社會實際，深入大眾，提供優質服務，方能拓寬發展空間，提升科學化水平。應積極的更改以往檔案信息利用率不高的狀況，通過信息公開，有序合理的呈現檔案目錄、資料卷宗，組織人性化的資料陳列展覽活動，確保各界人員更全面的了解以及有效的應用。服務管理措施應進一步優化，便于大眾應用查閱。
（五）提高事業單位檔案管理人員業務素質。要建立事業單位檔案管理人員的業務培訓體系，使事業單位檔案管理人員全員接受業務培訓和繼續教育，也可以將檔案管理的相關專家和學者請到事業單位中來，通過理論講述、實際指導、經驗傳授等方式來切實提升事業單位檔案管理人員的業務素質。
（六）加快事業單位檔案管理的更新。要對事業單位傳統的檔案加強更新管理，建立起及時收集和整理的方法與管理體系，這樣就可以對傳統類型的信息與資料進行深入加工，滿足事業單位的職能和服務等功能需要。要加強檔案數據庫建設，將各種音頻、視頻、圖像資料機制加入事業單位檔案數據庫，以達到對事業單位檔案庫的及時更新和整理。
四、注重電子檔案的發展
隨著信息化的發展，傳統的檔案管理模式已不能適應數字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應用，這種發展趨勢給檔案管理工作提出了新的挑戰。在新的機遇面前檔案管理部門必須將工作的重點放在如何把文件、圖紙、照片、錄音和錄像等原始的記錄轉化為有用的信息上，并準確、高效地提供給有關信息需求者。
（一） 轉變傳統的檔案管理模式，把實體管理變為信息管理
傳統的檔案管理，就是以紙質、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術的發展為檔案管理的現代化提供了良好的的客觀環境，現代技術促使傳統的檔案管理模式面臨著新的挑戰。當前，檔案管理工作的重點也應適應數字化管理的需要，從實體檔案管理轉變為對信息資源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數字化加工，利用現代化技術手段對檔案信息資源進行管理。經過信息化的檔案資源是可重復、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現檔案資源信息的價值和使用價值，它能為經濟發展、科技進步、社會繁榮等諸多領域提供更全面、更高效、更快捷的服務；它能創造最佳的社會效益和經濟效益，使之真正成為未來信息社會國 民經濟和社會發展的寶貴戰略資源。
（二）建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，充分、合理、安全地使用電子檔案
要實現檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，為此，人們要做好以下幾項工作：首先，改進和規范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案熔化管理的需要；其次，依據文件處理流程來進行檔案信息化系統軟件功能設計；再次，在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。另外，在電子檔案使用過程中，我們也應注意到一是電子檔案安全性問題。二是子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規范化和程序化管理；相當數量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數電子檔案與其相對應的紙質檔案之間未建立統一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。
（三）提高檔案管理人員的素質，實現檔案管理科學化
現代化的設備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實現。檔案管理人員必須具備多元化知識背景才能適應要求，現代化知識將成為每一位檔案工作者知識構成的要素，同時，也深刻地影響檔案工作隊伍的結構和檔案管理人員的知識結構，因此，建立一支具有現代科學技術知識和業務知識的專業隊伍是至關重要的：首先，檔案工作者必須具有多元化的知識結構，現代科學成果在檔案管理中在大量運用迫使檔案工作人員支學習和掌握理論、文化和管理等有關知識，其中尤為重要的是計算機、數學、生物學等學科的知識，它們對檔案管理實現現代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業知識，如具備檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關檔案專業知識和基本技能。再次，從檔案管理現代化發展趨勢看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現代化技術、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須學習、學習、再學習，上級檔案管理部門要積極創造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行深造，進行離崗培訓，還可以采取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學等建立復合型人才群和梯隊型人才結構。另一方面也要加強對原有工作人員的培訓和知識更新，使更多的人熟悉和掌握有關現代化管理技術，科學地管理檔案。
總之，在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案部門轉變觀念，改變傳統的檔案管理模式，就能夠建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，使檔案管理工作更好地適應信息時展的要求，為經濟建設和社會發展服務。
參考文獻：
（一）醫學科技檔案的專業性較強
考慮到現代醫學學科門類繁多、交叉領域廣泛，因此醫學科研的課題也是按照各專業門類來進行分配的。如在臨床醫學研究中，可以細分為內科、外科、婦科、兒科等不同的科目；而在基礎醫學研究中，又可以根據研究對象的不同分為生化、病理、藥理等專業。而醫學科研活動都是在相應的專業科目內進行的，很多時候這種科目分類還可能進一步細化。這就造成醫學科研內容的專業性很強，相應的醫學科技檔案的專業性也較強。
（二）醫學科技檔案專題突出，系列化強
醫學研究方式不同于其他學科，其一般都是突出地以一個特定的專題作為研究對象。而且在對該專題進行研究時，著重從不同側面、不同層次展開系列化、完整性的研究。這就使得相應的醫學科技檔案具有專題性強、重點突出的特點。同時，對研究對象的多層次完整化研究，需要形成一套完整的、成套化的科技文件資料。這些檔案資料層次分明但又聯系緊密，可以作為一個系列進行利用。
（三）醫學科技檔案的學科綜合性強且項目協作多
醫學科學研究范圍非常廣泛，其跨學科、跨專業現象非常普遍。作為一門綜合性很強的學科，醫學研究本身就包含了眾多的專業門類。同時在新形勢下，大量的新興科學技術和專業不斷涌現，各學科的研究前沿領域正在不斷發生交叉融合，醫學研究也不例外。現代醫學為了進一步發展，需要更多地利用別的學科領域的有利條件，加強彼此的協同合作。特別是現在許多醫學科研課題的綜合性非常強，需要匯集多個學科的知識進行研究攻關。這些反映到醫學科技檔案，也使其具有學科綜合性強且項目協作多的特點。
（四）醫學科技檔案載體形式多樣且數量龐大
醫學研究由于其獨特的研究方法和研究對象，造成研究結果的記錄和保存方式多種多樣。例如，醫學研究可以通過保存對象的標本或其組織切片來直接記錄研究結果。同時，又可以利用各種音視頻資料、化驗單及儀器檢測結果來間接保存。因此，醫學科技檔案資料的形式多樣，記錄醫學科研成果的載體也非常豐富。
（五）醫學科技檔案具有保密性
醫學檔案資料與醫學科研成果密切相關。作為醫學檔案記錄的主要對象，醫學科研成果往往包含了研究人員的心血和付出。這些成果具有知識產權，在一定時間和范圍內必然要受到法律的保護。因此，對于記錄了具有特殊價值的醫學報告、臨床資料及相關的文獻等檔案資料，需要根據國家保密法為其設置相應的保密等級，確保這些醫學科技檔案在充分發揮其使用價值的前提下，具有一定的保密及限制保護措施。醫學科研檔案管理的主要工作是對有關醫學研究的資料、成果等進行收集、系統分類和編研，其基本原則一方面是要確保醫學科技檔案的完整性、系統性和安全性，另一方面要最大程度地開發好、利用好醫學檔案的價值，為醫學事業的發展、社會的進步以及人類的健康提供幫助。
二、以用戶需求為最終目的的醫學科技檔案管理方式的建立
為此，依據本部門的工作狀況，并結合筆者多年的科技檔案工作經驗，理解相關文獻，對以用戶為最終目的的醫學科技檔案管理方式的建議和探索提出了幾點建議。
（一）提高檔案意識
有意識才會有自覺的行為，才會有目的的行動。首先，我們需要提高相關工作人員的檔案意識，不僅需要重視檔案的保存和管理，更需要對醫學科技檔案的利用價值有明確的認識。檔案管理部門要更新服務模式，努力開發醫學科技檔案資源，并建立相應的平臺（如數據庫和網站等），為檔案利用者提供更好的服務。此外，檔案室還應積極主動地向外界宣傳館藏信息，讓更多的人了解可利用的檔案資源，以廣泛吸引潛在的檔案利用者，使檔案的利用價值發揮到最大化。
（二）完善管理體制
所有的行為必須要有規范，而管理體制就是這些規范的保證。要提高醫學科技檔案的利用效率，就必須要提高檔案管理水平。健全的管理體制，是醫學科技檔案管理水平和利用效率的有力保證。立足于檔案利用者的實際需求，建立健全檔案服務機制，豐富檔案利用服務手段和方法，為各類人群提供多樣和個性化的服務。我國各檔案室為人們提供的服務主要有檔案信息查詢、借閱以及信息加工等，相對比較單一，也不夠簡便。將信息技術應用于檔案利用服務中，可以使得檔案信息的查詢和利用更加方便，也更符合當代人們獲取信息的習慣，可以有效地吸引更多的科研人員、醫務工作人員等用戶人群，提高檔案的利用效率和服務質量。
（三）加強檔案室基礎建設
無論是保存、管理還是利用，基礎建設都很關鍵。加強檔案室基礎建設也是提高醫學科技檔案利用效率的有力措施。各檔案管理部門應采用多種手段強化基礎建設，為檔案利用者提供更便利的條件。本文認為應該從以下幾個方面加強檔案室基礎建設。
1．優化檔案室環境
安靜、整潔的環境可以讓醫學檔案利用者更專注地研究檔案中的資料和信息，而寬敞明亮的場所也使檔案室可以同時為更多的用戶提供服務。在合適的地方為用戶們提供打印、復印等服務也可以為有需要的檔案利用者提供便利。
2．增加館藏資源儲量
隨著醫學科技的不斷發展，一些醫療實踐中產生的醫學科技檔案資源已經遠遠不能滿足一些科研人員的需求。各檔案室應注重資源共享，引進代表國內先進水平的重要檔案資料供研究者使用。
3．充分利用現有科技，提高檔案利用效率
檔案資源數字化、信息化是未來醫學科技檔案發展的必然趨勢。將信息技術應用到檔案管理中可以顯著縮短檔案利用者查詢相關信息的時間，獲取資源也變得更為簡便。通過建立專門的檔案資源網，人們可以通過網絡遠程檢索和利用檔案室內的資源，而不用到檔案室，省去了不少麻煩。檔案利用效率得到了提高。
4．對檔案進行科學合理的分類
科學分類可以使用戶的檢索更加準確快速。檔案室應充分了解各個檔案的內容，并從多角度對其進行分類。對于醫學科技檔案，應根據專業、學科的差別對其進行詳盡的分類，并以此為基礎，建立功能全面的檢索系統。通過這種方式，檔案利用者可以對各類檔案有初步了解，并根據自身需求，準確定位需要查詢的檔案資源，避免了無謂的時間浪費。
（四）調整檔案編研體系
提高醫學科技檔案的利用效率還需要重視檔案的編研工作。信息時代的快節奏對于醫學科技檔案的編研提出了新要求。檔案管理者需要充分發掘醫學檔案的潛在利用價值，并根據當時的醫學研究發展情況，適時提出相關編研課題。在此基礎上，通過挖掘各類檔案信息資源，編研出一系列具有高利用價值的成果。這些編研成果應具備高度的實用性，可以對醫學科研和醫療實踐進行指導。
（五）重視人才培養
信息時代的到來帶來了知識大爆炸，現代科技的發展深刻影響到人類社會的方方面面，知識型管理人才是強化醫學科技檔案管理水平，提高檔案利用效率的重要基礎。隨著檔案信息化的進程不斷加快，新形勢下的檔案管理人員需要及時了解和掌握新技術的發展狀態，不斷擴充自己的知識面，全面提升自身素質，才能應對快速變化的檔案管理局面，提高醫學科技檔案的管理水平。醫學科技檔案包含的信息量豐富，只有熟練掌握了信息技術和計算機網絡技術，才能更好地建立和利用醫學科技檔案數據庫和檢索系統，幫助科研人員迅速準確地搜索到其需要的信息，提高檔案利用效率。
（六）建立面向用戶的新型應用平臺
【關鍵詞】 會計 檔案 科學 管理
【中圖分類號】 E232.5 【文獻標識碼】B 【文章編號】 1001-4128（2011） 09-0043-01
1 紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案要同步歸檔
會計工作由于傳統的記帳形式發生了變化，財政部頒發的《會計電算化工作規范》第四章第七條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數據，其他磁性介質式光盤存儲的會計數據和計算機打印出來的書面形式的會計數據，《會計基礎工作規范》第四十五條規定：實行會計電算化的單位，有關電子數據、會計軟件資料等應當作為會計檔案進行管理，然而實際工作中，會計委派制，核算的地區或部門，基本都實行了電算化會計，形成大量的磁介質會計檔案都得存在會計核算中心，也是只紙會計檔案。
2 會計工作與會計檔案脫結
會計檔案是會計核算的產物，它門產生于會計業務工作中是會計工作的延伸，也是會計工作的終結。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業務非常熟練，經常參加會計業務的培訓和學習但對檔案知識，特別是對會計檔案規范化整理檔案知之甚少， 也沒有參加過會計檔案管理的培訓與學習。各單位普遍重會計業務輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出管理制度，沒有把會計檔案規范化納入會計人員崗位職責中，在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案整理質量不高，封面內容填寫不全、裝訂不整齊、有的分類、排列不規范，無目錄現象，使整理出的會計檔案沒有達到規范化標準，更談不上科學管理。財政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與和作。
由于會計委派制是近些年來新的管理模式，其業務主要是接受同級財政部門的監督，然而從其至今，無論財政部門只管會計業務規范與否，而對會計檔案規范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案，基本屬于“失控”狀態。
3 會計檔案管理制度有待完善，制度不健全勢必造成管理無章可循。
不少會計檔案核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷，歸檔、保管制度，對會計檔案的歸檔范圍、檔案時間、整理標準、移交等問題沒有做出具體的可操作性的規定，只突出調整了會計業務工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規范化管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專業管理會計檔案人員。
（一）應明確會計檔案的主體，理順會計檔案管理體制，對納入會計核算中心集中核算的單位，應根據財務管理自不變，資產所有權不變，資金使用權不變，債權債務不變，會計核算主體不變的五項原則，明確會計檔案的主體，是各行政企事業單位而不是會計核算中心《會計檔案管理辦法》第6條明確指出，當前形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計部門保管一年，期滿后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構的，應當在會計機構內部，指定專人保管。會計核算中心應嚴格按照《檔案法》《會計法》，《會計檔案管理辦法》等有關規定，將各單位會計檔案局整理規范，在核算中心保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄。連同打印出的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質，會計檔案向核算單位的檔案機構或會計機構移交。
（二）會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量，會計檔案是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范整理的熟知，熟練程度決定了會計檔案的質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員崗位的培訓，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。
（三）財政部門與檔案部門聯手共同加大對新的會計管理體制下形成的會計檔案的監管。
結合實際聯合制發包含新的會計體制工作內容的《會計檔案管理實施細則》進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規程。在各項會計業務工作檢查中，將會計檔案規范化管理納入其中，加大對會計工作的整體性和連續性的檢查、監督。
（四）完善會計檔案管理工作的各項規章制度，嚴格辦理會計檔案移交手續。
實行會計委派制的地區和部門，除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全保密等管理制度外，還應根據會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期表、移交時間等。確保會計檔案收集的齊全完整，在向委托單位移交檔案時，交接雙方的監交人、會計、報帳員、檔案員應同時辦理交接手續，加蓋公章，清點會計檔案是否齊全、完整、賬目相符，案卷整理質量是否規范，交接憑據應一式三份，雙方單位各自保留一份，存檔一份。
要真正做到科學管理會計檔案，為各部門提供最準確無誤的憑據材料。
參考文獻
[1] 李建斌，李曉晶.芻議高校檔案管理與服務創新[J].管理研究，2010（3).
關鍵詞：機關檔案管理；意義；問題；對策
檔案是全部活動的真實記錄，它體現各機關單位成長與發展歷程，是寶貴的經驗財富和重要的信息資源。因此，檔案管理是機關管理工作的重要環節，對機關效益產生重要影響，是機關提高績效，增加效益，科學管理的重要保證。
一、檔案管理科學化的必要性及緊迫性(一)檔案管理是機關單位管理的基礎環節檔案材料無序零散保存，勢必為某些重要檔案信息資源持有者提供可趁之機，造成管理上的被動，引起機關內部管理混亂。由于人員流動，把檔案保存在個別人手中或由各職能部門自行保管，缺乏有效監督管理機制，一旦出現關鍵人員離職或跳槽，輕則使管理層面斷裂，工作無法延續；重則導致機關機密、獨有知識產權和信息流失，造成無法挽回的損失。檔案有其獨有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的技術或機密。占有這些資料就是占有機關的技術或機密。因此，機關單位做好檔案管理工作，可以有效避免因技術、知識產權的流失而影響機關單位的生存與發展。
(二)檔案是機關單位信用管理的重要保證檔案是公認的構成信用信息的核心資源。首先，完善的檔案管理可作為展現單位自身誠信的一個窗口，反映各單位的科技成果、管理水平、財務狀況等重要內容。其次，在社會信用體系建設中，信用檔案建設已成為社會各界關注的焦點。國家已經提出要加快建立企業、中介機構和個人的信用檔案，使有不良記錄者付出代價，名譽掃地，直至繩之以法。可見檔案納入社會信用系統是必不可少的因素。
(三)檔案是機關文化建設的活力源泉機關文化是從機關的歷史積淀中提煉出來，反映在完整系統的機關檔案之中。檔案是文化事業的象征，是文化發展的真實記錄，是文化存儲的主要形式。機關單位文化建設應立足于本機關單位的歷史和現狀，有自身特色，不能脫離本歷史，搞一種毫無本特色的“泛文化”。綜觀機關檔案，可以深刻理解本單位特點及歷史發展規律。
二、當前事業單位檔案管理工作存在的問題(一)檔案管理重視程度低各單位往往重視財務重視人事重視組織等方面的管理，卻很少重視檔案管理，殊不知檔案管理也是機關單位管理的重要一環。許多機關單位忽視檔案管理工作，忽視檔案材料是單位的重要信息資源庫。檔案部門更是作為“冷部門”，極易成為精簡或兼并對象，甚至撤銷專門檔案機構，只設置兼職檔案人員。這些人員崗位不固定，檔案業務知識偏低，待遇較低，再加之檔案機構在單位組織體系中地位低，直接影響檔案工作的發展。
(二)檔案管理模式落后
目前的機關檔案管理雖有一定規模但內部管理與機關單位發展脫節，檔案分散保管在各職能部門，如財務檔案保存在財務部、技術檔案保存在技術部、文書檔案保存在辦公室，雖各部門都保存檔案，但他們之間互相封閉，整體上處于零散無序狀態。大部分檔案管理者又未經過正規培訓，不懂檔案整理，很多檔案實行簡單“信袋式”管理，影響檔案的查閱利用。
(三)檔案管理科學化水平低
隨著信息化的發展，辦公自動化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現，使檔案形成方式發生很大變化。這些檔案的管理和利用方式與紙質檔案截然不同，當前檔案傳統的工作模式和技術水平已不能適應。因為文件從起草、修改到印發都通過計算機運行，它具有便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。紙質檔案的載體較為穩定安全，而電子文件的載體穩定性差，易損壞。因此要運用現代化管理手段來解決電子文件中原始信息的長期保存問題任重而道遠。
三、檔案管理科學化的若干對策
檔案管理科學化要求檔案管理要與時俱進，構建科學檔案管理機制，夯實完善檔案管理，以檔案管理科學化促進機關管理高效化。檔案管理科學化工作是一項系統工程，主要包括兩方面：(一)國家政府政策層面1.積極完善和宣傳檔案法律法規檔案行政管理部門應加強檔案執法隊伍建設，依法監督和指導檔案工作。各地政府應利用檔案行政執法檢查及設立《檔案法》宣傳月，通過電視臺、報紙等媒體，并通過張貼標語、召開檔案工作座談會等形式，大力宣傳檔案法律法規，堅持“多宣傳、多聯絡、多接觸、多服務”的工作方法，促進檔案工作規范化建設。并與相關部門加強溝通與協調，共同督促，積極營造建檔氛圍，使更多單位認識到建立健全檔案的重要意義，增強機關單位做好檔案工作的自覺性。
2.積極塑造典型，發揮以點帶面功效精心選擇一些規模大、作風好、有一定檔案管理基礎的單位作為試點，進行重點指導、培養，樹立典型，以點帶面，全面提升檔案管理水平。采取先學會管理的單位帶動后建檔的單位，以老手帶動新手，先推出部分示范單位，使其成為“領頭羊”，讓后來者有榜樣可學習，有先例可借鑒。
3.積極開展業務培訓和指導
檔案行政管理部門要采取切實措施：一是舉辦培訓班，講授檔案工作的基本業務知識，提高檔案人員的業務素質，使其更快更好地獨立開展檔案工作。二是深入機關單位，現場指導和培訓。要利用執法檢查等時機，深入到各機關單位現場指導。政府部門有必要主動服務，幫助制定合適檔案工作制度、檔案工作管理網絡和檔案分類方案，給專兼職檔案人員上培訓課，使機關單位檔案工作走上標準化、規范化、科學化軌道。
4.積極提供檔案中介服務
通過檔案社會化服務的形式對檔案進行代保管、托管、等，檔案中介服務能滿足這一需求。以檔案中介為依托，開展檔案整理、寄存、代管業務。遵循市場需求，各地檔案部門可以設立“咨詢服務中心”，為那些人手不足、保管條件較差的機關單位提供檔案整理、代管、寄存等服務，為其提供規范的科學化的檔案管理，既節約管理成本，又能促進檔案管理科學化。
(二)機關單位自身層面
1.強化檔案意識，牢固效用觀念在檔案工作建設中，首先要提高檔案意識，確立檔案實用效益觀念后，才會用心去收集、整理、保管、利用好這些檔案資料，做好檔案管理工作。各機關單位應認真學習《檔案法》、《〈檔案法〉實施辦法》及所屬地檔案條例，提高對檔案工作重要性的認識，自覺接受檔案部門的業務指導與監督，主動抓好檔案工作。
2.構建科學化檔案管理機制
只要符合國家檔案法規，實行集中統一管理原則，有利于檔案工作開展，就可以一切從實際出發。建立檔案管理機制，關鍵要保證檔案的及時、完整收集、保管和提供有效利用上，體現在是否滿足時展、社會發展的需要，是否有利于檔案管理可持續發展，沒必要追求設施大而全。如果檔案沒有保存齊全完整，不能提供各項活動服務，檔案室再豪華，設施再完備也是毫無用處，缺少價值。
3.科學利用信息化手段
在機關單位信息化建設中，檔案部門要充分利用計算機數據存儲量大，檢索速度快等優勢，大力開發適用于計算機完成的檔案檢索方法和存儲模式。檔案部門要建立嚴格的管理制度，從技術與管理兩方面，確保檔案實體與載體的安全，確保網絡傳輸及檔案數據的安全，將歸檔紙質文件與歸檔電子文件采用“雙軌制”整理方法，兩者編為一致的檔號和著錄信息，利于查閱和管理，并做好數據備份工作。有條件的單位，逐步推進數字檔案館(室)建設，把分散于不同載體，不同地理位置的信息以數字化形式存儲，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，向各類工作提供大規模、大信息量的分布式數字信息服務，實現檔案信息資源的有效共享。
總之，檔案是國家和社會的寶貴歷史資源。因此加強檔案的科學管理工作，是檔案部門面臨的共同新課題。各有關部門尤其是檔案管理部門，應從戰略高度來重視和加強機關單位檔案管理工作，以檔案管理科學化促進機關管理的高效化。
參考文獻：
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一、科技檔案管理和科學技術發展的關系
1．檔案管理是科學技術的保存載體。
人們在進行科學活動時，形成的是關于科技創新的一系列理論思想，在逐步進行實踐操作后，才能形成最終的科技成果。就科技思想而言，其大多是以文字的形式被保存下來，而這些文字資料就形成了科技檔案。對于科技檔案的管理，不僅能夠完整地保存科技成果，而且也能夠確保對科技發展趨勢的理解。
2．科技檔案管理可以有效保管科技成果。
對科技檔案進行有效管理，能夠保證科學技術不斷地被積累與分析，從而體現出科技檔案管理對于科技進步的促進作用。現有的科技成果、文獻等，對科技的進一步發展，具有指導作用。只有不斷對現有文獻資料進行解讀、分析，才能夠確保科學技術的不斷更新進步。
3．科學技術的發展可以為檔案管理工作提供先進的技術和設備。
隨著我國科學技術的發展，很多成果都被廣泛地運用到檔案管理中，其中意義最大的便是電子計算機技術和網絡信息技術。電子計算機技術在檔案管理中的應用，可以極大地提高工作效率，而網絡信息技術則使得檔案工作更加方便。最近幾年，智能軟件、二維碼掃描、云儲存等先進技術，也在檔案管理中得到運用。
二、科學技術發展與檔案管理在結合過程中易出現的問題
1．檔案管理意識不強，對科學技術不夠重視。
目前，個別部門缺乏檔案管理意識，對于科技檔案管理的投入不夠，制約了其發展。我國目前對于科技檔案管理還沒有制訂統一的標準規范，使得地方政府對于這方面的投入不夠主動。由于長期缺乏建設資金和政策支持，一些地方的檔案管理還處于止步不前的的狀況。
2．對于科技檔案，沒有進行及時更新和處理。
一般情況下，進行檔案的建立和管理工作時，由于工作量較小，結構比較簡單，較容易做好完備的處理。但是隨著時間的推移，信息不斷地堆積，檔案的更新和管理會變得十分復雜和繁重，再加上目前科技信息的更新速度十分快，如果沒有做好收集工作，將會出現滯后現象。
3．現有管理人員素質有待提高，專業人才匱乏。
由于科技檔案管理對于專業性的要求較高，現有的管理隊伍普遍缺乏較為扎實的理論基礎，對于現代化的操作經驗不足，管理工作者缺乏創新意識。同時，由于我國在檔案管理人才方面的教育和儲備起步較晚，新一代能夠達到要求的人才出現了斷層，人才供給不能滿足需求。
三、實現科技檔案的高效管理，促進科學技術的進步
1．轉變觀念，加大對科技檔案管理發展的重視程度。
首先，國家要對科技檔案建設有一個明確的總體規劃。根據不同情況進行明確的任務劃分，促使地方轉變觀念，加大財政投入。其次，要做好監督管理工作。對于基礎設施建設、設備引進、人員培訓等工作要進行考核評比，激勵相關部門加強對檔案管理的重視。
2．學習和借鑒先進國家對于檔案管理的經驗和技術，引用外國先進的管理技術和管理設備。
對于管理方法，特別是對于管理流程的把控，要多進行交流和模擬，進行有計劃、有步驟的分類和歸檔，在查詢這些檔案時能一目了然。同時，要建立統一和快捷的登錄系統，這一系統不僅要保障檔案信息的安全，更要使信息的查詢和利用變得高效、方便。
3．建立一個完備的檔案信息數據庫。
這對于檔案館來說，特別是對要處理海量信息的科技檔案館是十分必要的。就檔案管理而言，從科技信息的原始收集、儲存、整理、檢索、利用做起，再將這些信息輸入數據庫，實行全國聯網，做到資源共享。這樣能夠充分保障檔案的利用效率，也更有利于信息管理。
4．提高工作人員的素質，加強人才教育。
如2008年中國“汶川大地震”，使得大量的檔案資料因為掩埋而遭受重創，給經濟和社會發展帶來嚴重的不利影響。2011年3月，澳大利亞的昆士蘭州遭受持續的雨襲擊，致使一部分公共機構及商業機構的檔案文件受到一定程度的損毀，不過這些機構都能夠科學有序地對于已經受損的檔案進行及時有效的搶救與修復。其中發揮積極作用的，就是澳大利亞國家檔案館的檔案搶救應急預案。所以，我國各級檔案部門要積極地預防和應對各類突發事件，必須不斷地提高檔案應急預案的管理能力與水平，盡可能地降低各類突發事件對于檔案的危害程度，只有這樣，才能有效避免和降低檔案人員與各類檔案信息可能遭受的損失。
1 加強應急預案管理是檔案部門成功處置各種突發事件的基礎和保證
檔案的應急管理是指檔案部門通過對于自然界與社會所產生的各類突發事件的原因、經過與后果進行綜合分析，在有效整合檔案領域當中有關資源的基礎上，建立的一整套積極應對各類突發事件的事前防范、事中反應和事后處理的管理程序和手段。檔案應急管理通常具有突發性和非程序性的特點，但同時又必須滿足預見性、系統性和創新性的要求。所以應急預案也是成功處置各種突發事件的基礎和前提。
1.1 加強應急預案管理屬于檔案安全的最迫切要求。在過去，世界很多國家的珍貴檔案資料，都曾經遭受自然和人為災害的毀滅性打擊，產生了巨大的難以估量的損失。如2001年發生在美國的“9?11”恐怖襲擊事件，讓位于世貿中心的很多金融機構的計算機數據檔案瞬間被毀。而各類頻發的突發事件，不僅增加了檔案管理的難度，也為檔案安全管理敲響了警鐘。這就迫切要求各級檔案部門必須展開積極的行動，不斷加大應急預案的管理力度，以便于應對各類突發事件的發生。
1.2 應急預案管理能夠提升檔案部門的應急管理能力。實踐證明，應急預案是積極應對各類突發事件的重要手段，各級檔案部門通過制定和建立完善的應急預案體系，從而規范檔案部門對突發事件的應急處理能力，不僅有利于使各級檔案管理人員在工作過程中樹立高度的風險防范意識，而且有利于及時鑒別和處理各類檔案的安全隱患，并增強應急管理工作的能力，在針對突發事件的應急處置上，在應急預案的各個環節上，都能做到未雨綢繆，并提高應急決策的主動性、時效性與科學性要求。
1.3 應急預案管理可以增強檔案安全體系建設的保障力。2010年5月12日，國家檔案局局長兼中央檔案館館長楊冬權在全國檔案安全體系建設工作會議上提出，“要建立確保檔案安全保密的檔案安全體系”，并根據《檔案工作突發事件應急管理辦法》與《檔案館防治災害工作指南》等規定，明確要求我國各級檔案管理部門，必須重視應急預案在檔案安全管理體系中的重要位置，并明確了各級檔案管理部門完善應急預案管理標準和要求。這也表明，強化檔案應急預案的管理工作，能夠促進檔案安全體系的構建，并為提升檔案管理安全增強保障力。
2 國外應對檔案管理突發事件的有效設計
2.1 重視檔案工作人員的責任與分工。在檔案部門應急預案體系的建設過程中，國外非常重視檔案人員的分工和合作，檔案館（室）的工作人員隊伍通常非常精簡，因此，要求各工作人員在平時的檔案管理突發事件中，各項預防工作和應急處理都非常明確。如加拿大溫莎大學所制訂的檔案防災減災計劃把檔案工作人員分成三類，分別是災害預防小組和災害行動小組以及災后恢復小組，分別負責在檔案災害發生前的預警預防、災害發生時的應急救援以及災害后期的檔案修復工作，并且均依據不同的職責而有針對性地開展有關培訓工作。
2.2 加強檔案部門可能遭受的災害研究力量。在國外，檔案部門比較關注可能面臨的災害和突發事件研究，并熱衷于突發事件對檔案建筑和館藏檔案造成的危害，并高度重視各項預防策略。如美國檔案機構就非常重視自檔案館（室）建筑和應急設備以及應急人員培訓等各個方面來采取措施，以便于更好地降低對檔案機構的各種危害。在2008年舉辦的國際檔案大會上，日本某檔案學界專家曾指出，對于文件管理機構來說，預防和及時處理突發事件，是保護檔案文件資料安全的重要措施。全部文件保管設備都應當在緊急狀況時，確保檔案實體不會遭受嚴重的損壞。
3 目前檔案部門在應急預案管理工作中所存在的主要問題
3.1 檔案應急預案的嚴重缺失，管理體系不夠健全和完善。目前，很多檔案部門對于突發事件的應急重視不夠，很多還是缺乏高度的防范意識，即使制定有應急預案，在體系上還很不健全，甚至有很多的檔案管理部門，根本就沒有制定出相應的應急預案。另外，大部分的檔案部門也大都將重點放在自然災害的應急預案制定上，往往忽視了事故災難、社會不穩定事件和網絡沖擊等應急預案的制定，比如對于網絡侵入和篡改等方面的威脅甚至沒有絲毫防范意識，這就出現了檔案部門應急預案體系不夠健全和完善的狀況。
3.2 應急預案內容空洞，風險評估體系不夠合理。 現階段的各級檔案部門，在應急預案的內容方面，大多是因為僅僅注重形式而脫離實際，并且存在著相互抄襲的現象，結果造成在操作時受到很大的局限性。另外從總體范圍看，由于很多檔案部門尚沒有完善的檔案風險等級評估體系，還沒有進行檔案的安全分級管理，這就造成在各類檔案的實際存放過程中，往往忽略將珍貴、重要的檔案進行集中存放，這樣一旦出現突發事件，就會亂成一團，反而使珍貴的檔案得不到及時搶救，造成巨大損失。
3.3 沒有明確的獎罰標準，缺乏行之有效的績效考核機制。在各級檔案部門已經公布的應急預案中，很多缺乏檔案應急管理的績效考核機制，這樣就會對于考核標準的界定不夠明確，缺乏績效考核的標準和獎勵機制，檔案應急管理工作的積極性與成就感就會明顯下降。而應急預案中由于缺乏科學的懲罰機制，主管部門對于失職人員的懲罰沒有依據，無法實現績效考核的公正和公平，使各項工作難以推進。
3.4 應急預案的演練流于形式，其聯動能力缺乏協調和統一。目前，許多檔案部門還處在“紙上談兵”階段，不能夠實現應急預案的演練和應急聯動能力的密切聯系。而事實上，應急預案的演練不足，則應急聯動的能力就必然較弱，結果造成檔案應急處置中出現“不聯不動，聯而亂動”的混亂現狀。在電子檔案信息應急處理方面，往往在廣域網外部線路中斷、局域網中斷，以及檔案館業務管理系統出現了嚴重漏洞，而造成業務數據錯誤和操作失誤時表現得束手無策。這在實踐中也必然會降低應急效率與水平。
4 檔案部門應急預案管理體系的科學設計與構建
4.1 加快檔案應急預案管理的職能和組織建設。要組建應急預案的編制隊伍，具體負責應急預案的各項管理工作。要明確預案編制小組的具體職能，不僅要確定預案編制小組的人員和職責，而且對于編制應急預案的目的、類別、范圍和適用等還要做出明確闡述。至于編制小組的組成，最好邀請相關政府部門的應急管理人員參加，通過廣泛參與和相互協作，真正實現明確分工，高效運行。
4.2 提高檔案管理內在風險的監控，及時排除安全隱患。當前檔案管理中存在的潛在風險，大部分可以從自然因素與社會因素兩個方面進行評估和預測。在特殊時期，檔案信息技術部門還要加強對網站、網絡運行和信息安全突發公共事件密切相關信息的收集整理與持續的監測。同時，還要從檔案部門的自身出發，及時排除檔案管理過程中所可能存在的各類安全隱患，只有這樣，才能有效降低風險因素產生的可能。
4.3 重視檔案應急預案的編制，努力完善應急預案的管理體系。科學嚴密的應急預案，能夠讓檔案部門的各項應急管理做到有條不紊和有章可循。檔案部門在組織應急預案的編制時，應當對內容框架進行科學設置，并明確應急預案編制的目的和依據及實施的范圍，力爭所制定出的應急預案，可以應付所有的突發事件發生。同時，對于檔案信息系統可能出現的突發事件，其應急處置預案應當盡可能細化，比如，在檔案館官方網站或者微博中，出現非法言論和黑客攻擊事件以及網絡病毒感染等，都有積極的應對措施。只有這樣，才能在確保應急預案擁有完善運行體系的基礎上，充分地發揮出積極功能和作用。
4.4 積極開展應急演練活動，以檢驗檔案應急預案的效果。實踐證明，積極開展應急演練，是考驗應急預案科學性和可行性的最有效方式。所以，在檔案安全應急演練開始以前，應當預先熟悉已經編制的預案，充分了解該演練所主要考核的各項技能，盡可能地掌握該演練的組織策劃和進度控制等演練模擬方案的要點。應急演練結束后，還應當迅速針對應急預案的效果進行科學全面的評估，從而確定是否需要進一步修訂和完善。只有通過這種方式的應急演練，才能檢驗應急預案的可行性，同時有效提高檔案部門的應急救援水平。
