時(shí)間：2023-05-29 16:10:58
序論：在您撰寫(xiě)檔案管理的特點(diǎn)時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
【摘要】本文主要分析與探討檔案管理在公園管理中的特點(diǎn)與作用。
關(guān)鍵詞 公園管理；檔案管理；特點(diǎn)；作用
公園檔案的管理是有效經(jīng)營(yíng)公園業(yè)務(wù)的重要基礎(chǔ)與前提，但長(zhǎng)期以來(lái)，公園檔案管理工作存在著基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，管理者素質(zhì)較低，管理技術(shù)滯后，以及檔案內(nèi)容不全等方面的問(wèn)題。
一、公園檔案管理工作的作用
作為國(guó)家檔案的組成部分，公園人事檔案翔實(shí)地反映了職工公園工作期間的實(shí)踐情況，能真實(shí)反映公園工作人員的工作經(jīng)歷、技能、管理水平、待人接物、思想品德等方面的情況，對(duì)于公園挖掘信任、充分挖掘人力資源潛力具有重要意義，甚至能為公園人才發(fā)展計(jì)劃、學(xué)科建設(shè)規(guī)劃、專(zhuān)業(yè)發(fā)展方向的制定和確立提供參考意見(jiàn)。公園綠化檔案可作為日常工作的重要參考資料，為公園發(fā)展建設(shè)的周期性與連續(xù)性提供重要參數(shù)與憑證。而且公園綠化檔案的經(jīng)濟(jì)效益也相當(dāng)可觀。公園綠化部門(mén)對(duì)項(xiàng)目的新建、擴(kuò)建或改建等，均需要公園綠化檔案。
二、公園檔案管理工作的特點(diǎn)
（一）檔案來(lái)源具有廣泛性。公園檔案不僅僅是來(lái)自公園本身，同時(shí)也來(lái)自相關(guān)方面的各類(lèi)資料。來(lái)源廣泛性，增加了公園檔案收集與整理工作的難度，同時(shí)也是公園檔案管理重要性的充分反映。
（二）載體具有多樣性。公園檔案保存形式并不只是圖表、文字，同時(shí)還有錄音帶、照片及錄像帶等，由此才能達(dá)到聲形并茂、動(dòng)靜結(jié)合的效果。
（三）保存具有針對(duì)性。公園檔案具有較高使用價(jià)值，該特點(diǎn)有檔案內(nèi)容來(lái)決定，很多檔案內(nèi)容一旦損失就不可能彌補(bǔ)，比方說(shuō)，有些錄音、照片、錄像損失就不能再?gòu)?fù)制。
三、公園檔案管理中存在的問(wèn)題
（一）基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。公園檔案填寫(xiě)與存檔主要以手工為主，而且建設(shè)公園檔案信息化的速度非常緩慢，公園內(nèi)部檔案保存主要為紙質(zhì)形式，缺乏計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備保存與管理公園檔案，使得很多檔案在被多次利用后，出現(xiàn)嚴(yán)重?fù)p害，直接影響到公園檔案管理。
（二）管理隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不高。很多公園檔案員并沒(méi)有受過(guò)專(zhuān)業(yè)的訓(xùn)練和培訓(xùn)，甚至部分身兼多職還做其他的工作，這樣就使得他們的專(zhuān)業(yè)技能和職業(yè)操守參差不齊，不能達(dá)到預(yù)期的標(biāo)準(zhǔn)。
所以加強(qiáng)公園檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)顯得尤為必要和迫切。
（三）管理技術(shù)滯后。大部分的公園檔案管理機(jī)構(gòu)仍在進(jìn)行著最原始的操作，紙和筆是他們最“先進(jìn)”的工具，而這樣的工具對(duì)相關(guān)資料的記錄是簡(jiǎn)單的不完善的，并且嚴(yán)重缺乏技術(shù)革新意識(shí)，管理技術(shù)具有單一性滯后性。所以要在公園中增加現(xiàn)代化信息技術(shù)操作手段。
（四）服務(wù)意識(shí)薄弱。隨著社會(huì)發(fā)展的需要，檔案開(kāi)放程度有了明顯的提升，各級(jí)檔案部門(mén)通過(guò)積極向社會(huì)開(kāi)放檔案信息資源促進(jìn)了人才市場(chǎng)的發(fā)展，產(chǎn)生了良好的社會(huì)效益。服務(wù)性工作是對(duì)檔案管理工作的定位，檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。龐大復(fù)雜、知識(shí)密集是檔案管理事務(wù)的特點(diǎn)，大量的登記、分類(lèi)、編纂、保管工作需要檔案管理人員有條不紊地進(jìn)行，還要考慮到這些資料的查閱利用。
四、加強(qiáng)公園檔案管理的建議
（一）提高公園檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。公園檔案管理中的標(biāo)準(zhǔn)化管理，主要指得是計(jì)算機(jī)硬件和軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)通訊和數(shù)據(jù)庫(kù)方面的標(biāo)準(zhǔn)，有效實(shí)現(xiàn)信息間的共享。減少在公園檔案管理中物力和人力等不必要的投入。提升檔案管理科學(xué)化水平，需要為檔案管理建立管理制度，為檔案管理提供保障。檔案管理的重要任務(wù)之一，就是將檔案管理制度和相關(guān)的機(jī)制完善，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。
（二）加強(qiáng)公園檔案安全保障體系建設(shè)。由于電子公園檔案和紙質(zhì)公園檔案相比有很大的脆弱性，根據(jù)電子公園檔案管理特點(diǎn)有針對(duì)性地實(shí)施防護(hù)，按照“分層實(shí)施，均勻防護(hù)”原則針對(duì)公園檔案的安全性建立安全防護(hù)體系。安全防護(hù)體系的建立一方面可以通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)安裝最新防火墻和殺毒軟件來(lái)達(dá)到安全防護(hù)的目的；另一方面是對(duì)電子公園檔案系統(tǒng)進(jìn)行防護(hù)，安裝加固軟件，預(yù)防受到外界的安全威脅。
（三）提高公園檔案管理者綜合素質(zhì)。首先，要在人員進(jìn)入崗位之前進(jìn)行嚴(yán)格的審查，對(duì)于一些素質(zhì)低下，專(zhuān)業(yè)知識(shí)不精和有關(guān)方面知識(shí)不精的人員謝絕錄用，錄用高素質(zhì)和高技能人才，只有這樣，公園檔案管理工作才能更快地發(fā)展。其次，注重對(duì)在職人員業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，特別是對(duì)多年從事檔案工作的老同志，鼓勵(lì)其學(xué)習(xí)新知識(shí)，提高專(zhuān)業(yè)技能，在職稱(chēng)評(píng)定時(shí)重視從事基層檔案的老同志，給予一定的傾向政策，盡量減少基層檔案人員不安心工作和人員的嚴(yán)重外流現(xiàn)象。
【關(guān)鍵詞】大專(zhuān)院校；檔案管理；特點(diǎn)；問(wèn)題；對(duì)策
引 言
大專(zhuān)院校的不斷深入發(fā)展從根本上推動(dòng)了中國(guó)的教育層次由傳統(tǒng)“精英型”教育階段邁向“大眾型”教育階段，一定程度上推動(dòng)了中國(guó)整體教育水平的提高[1]。大專(zhuān)院校作為我國(guó)高等教育的重要組成部分，對(duì)有效推動(dòng)中國(guó)教育模式變革以及現(xiàn)代化教育的深入持續(xù)發(fā)展有重要的作用。而大專(zhuān)院校檔案管理工作作為涵蓋高校教學(xué)、科研及管理等基本內(nèi)容的工作，其管理質(zhì)量的好壞以及其本身所具備的特色在很大程度上會(huì)影響到整個(gè)高校各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。本文就大專(zhuān)院校檔案管理工作的特點(diǎn)提出了幾點(diǎn)問(wèn)題，通過(guò)對(duì)問(wèn)題的分析以發(fā)現(xiàn)有效解決措施，從根本上推動(dòng)大專(zhuān)院校檔案管理工作的發(fā)展。
1、大專(zhuān)院校檔案管理特點(diǎn)研究
大專(zhuān)院校檔案管理工作作為學(xué)校管理工作的重要組成部分，反映了學(xué)校的整個(gè)發(fā)展歷程以及教學(xué)、科研及管理歷程。近些年以來(lái)，隨著中國(guó)高等教育的持續(xù)發(fā)展，大專(zhuān)院校教育也呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展趨勢(shì)，這些多元化的發(fā)展趨勢(shì)決定了其教育教學(xué)模式與管理的多樣性特點(diǎn)，同樣檔案管理作為高校管理工作的組成部分，也形成了其特有的發(fā)展模式與發(fā)展思路。
第一，多樣性特點(diǎn)。受大專(zhuān)院校生源范圍及教學(xué)、辦學(xué)模式多樣化的影響，很多大專(zhuān)院校檔案材料呈現(xiàn)出復(fù)雜化和多樣化的發(fā)展趨勢(shì)。同時(shí)受高校檔案資料的特殊性因素影響，比如檔案內(nèi)容更多的記錄了學(xué)生的成績(jī)材料、獲獎(jiǎng)材料、處分材料、入團(tuán)入黨材料等，還包括教師及相關(guān)管理人員的學(xué)歷狀況、資歷狀況及社會(huì)經(jīng)歷等內(nèi)容，因此檔案管理工作呈現(xiàn)出一定的多樣性與復(fù)雜性特點(diǎn)。
第二，真實(shí)性特點(diǎn)。大專(zhuān)院校檔案材料是對(duì)學(xué)生、教職工及相關(guān)管理人員的學(xué)習(xí)、工作、實(shí)踐等內(nèi)容的最原始記錄，能夠反映出其在過(guò)去某一段時(shí)期及過(guò)去所有時(shí)間段內(nèi)的學(xué)習(xí)狀況、工作狀況、思想品德?tīng)顩r、身體狀況、政治面貌等[2]。這些材料均需要經(jīng)過(guò)學(xué)校相關(guān)部門(mén)的審查，以保證材料內(nèi)容的真實(shí)性與各種手續(xù)的完備性，需要符合規(guī)定的材料撰寫(xiě)的基本要求，因此檔案材料區(qū)別于個(gè)人私自撰寫(xiě)的材料，也不同于手續(xù)不全或者無(wú)頭有尾等類(lèi)似的材料。在材料管理過(guò)程中，如出現(xiàn)來(lái)源不明確或者內(nèi)容不符合事實(shí)的材料，管理人員會(huì)在第一時(shí)間內(nèi)將其剔除。因此可以說(shuō)明大專(zhuān)院校檔案管理能夠真實(shí)的反映個(gè)體的狀況，具備一定的真實(shí)性特點(diǎn)。
第三，實(shí)用性特點(diǎn)。大專(zhuān)院校檔案管理工作是個(gè)體總體狀況的最真實(shí)記錄，相關(guān)用人單位可以根據(jù)檔案材料有效了解個(gè)體的思想政治狀況、學(xué)習(xí)狀況、家庭狀況、在校表現(xiàn)及整體素質(zhì)，因此具備一定的實(shí)用性特點(diǎn)。
第四，動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)。這種動(dòng)態(tài)性包括學(xué)生機(jī)教師的學(xué)習(xí)工作地點(diǎn)、學(xué)籍及工作調(diào)動(dòng)等方面的變化對(duì)檔案管理工作帶來(lái)的影響。學(xué)生及教師檔案是學(xué)生及教師表現(xiàn)與精力的重要證明，是其他相關(guān)管理的重要基礎(chǔ)，因此具備有效的保存價(jià)值與參考價(jià)值，是評(píng)定個(gè)體全面發(fā)展?fàn)顩r的最原始記錄與憑證，對(duì)于學(xué)生及教職工深造等具有重要的作用。另外，隨著高等院校擴(kuò)招趨勢(shì)的發(fā)展以及學(xué)每年的畢業(yè)與擇業(yè)，使得檔案出現(xiàn)不斷流動(dòng)的狀況，這種邊產(chǎn)生邊流動(dòng)的狀況使得學(xué)校檔案管理出現(xiàn)一定的動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)，比如周期相對(duì)較短、穩(wěn)定性相對(duì)較差等。
2、大專(zhuān)院校檔案管理特點(diǎn)中存在的問(wèn)題分析
第一，受大專(zhuān)院校學(xué)生檔案管理工作多樣性與動(dòng)態(tài)性等特點(diǎn)的影響，很多大專(zhuān)院校檔案管理工作中存在檔案意識(shí)薄弱的狀況，導(dǎo)致檔案管理工作的邊緣化。隨著大專(zhuān)院校的不斷發(fā)展與完善，檔案工作的基本范圍也由傳統(tǒng)的日常收集發(fā)展到保管、知識(shí)管理等層面。長(zhǎng)期以來(lái)部分大專(zhuān)院校對(duì)檔案管理工作缺乏一定的重視，加之檔案管理工作相對(duì)復(fù)雜、多樣，且具備較短的周期性與動(dòng)態(tài)性發(fā)展的特點(diǎn)，使得檔案管理機(jī)構(gòu)難以形成系統(tǒng)化的管理模式，群體檔案管理意識(shí)相對(duì)薄弱，檔案管理工作逐漸走向邊緣化。
第二，檔案管理機(jī)制不健全。受檔案管理真實(shí)性的要求及動(dòng)態(tài)性的發(fā)展特點(diǎn)的影響，很多大專(zhuān)院校在檔案管理工作中出現(xiàn)應(yīng)付了事的狀況，尤其是針對(duì)學(xué)生的檔案管理，包括檔案材料與信息的移交、查閱、歸檔等環(huán)節(jié)出現(xiàn)不科學(xué)、管理機(jī)制不健全的狀況，沒(méi)有形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，很大程度上影響了檔案管理工作的深入開(kāi)展。另外，很多大專(zhuān)院校并沒(méi)有將學(xué)生的檔案管理工作深入納入到學(xué)校的相關(guān)管理日程上，因此缺乏有效的監(jiān)督檢查環(huán)節(jié)與指導(dǎo)考核環(huán)節(jié)，管理機(jī)制不系統(tǒng)。
第三，管理人員的整體素質(zhì)有待進(jìn)一步提高。檔案管理具有真實(shí)性和實(shí)用性等特點(diǎn)，關(guān)系到學(xué)生日后工作與深入發(fā)展等問(wèn)題，而現(xiàn)階段很多大專(zhuān)院校學(xué)生檔案管理工作主要靠一些兼職人員組成，其檔案管理的業(yè)務(wù)能力、理論框架等相對(duì)薄弱，同時(shí)高校也很少組織相應(yīng)的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理工作存在很多問(wèn)題。同時(shí)受到人員編制及人員基本業(yè)務(wù)素質(zhì)等的影響，很多檔案管理工作均以手工操作，在帶來(lái)一定質(zhì)量問(wèn)題的同時(shí)，還影響了工作效率。很多檔案管理人員在強(qiáng)大的勞動(dòng)強(qiáng)度壓力下，無(wú)法有效提升自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力，因此一定程度上限制了檔案管理工作的深入開(kāi)展及其水平的有效提高[3]。
3、如何有效推動(dòng)大專(zhuān)院校檔案管理工作的開(kāi)展
第一，不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理知識(shí)的宣傳力度，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。從學(xué)生自身的利益及未來(lái)發(fā)展需求出發(fā)，重視檔案管理工作，采取多種形式宣傳檔案管理知識(shí)，提高檔案管理工作人員的基本業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高學(xué)生的檔案管理意識(shí)，推動(dòng)檔案管理工作良好的內(nèi)外部環(huán)境的形成。
第二，建立有效的檔案管理機(jī)制。根據(jù)學(xué)校實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r與發(fā)展階段，出臺(tái)相應(yīng)的規(guī)范性檔案管理文件，使學(xué)生的檔案管理工作有章可循，保證檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。
第三，不斷提高管理人員基本素質(zhì)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員基本業(yè)務(wù)能力、知識(shí)結(jié)構(gòu)、管理能力等方面的培訓(xùn)，提高對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，系統(tǒng)的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行基礎(chǔ)理論知識(shí)與專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)與指導(dǎo)，提高其管理水平與知識(shí)運(yùn)用能力，充分掌握檔案工作的基本思維方式，不斷增強(qiáng)自身素質(zhì)，保證檔案管理工作的有效開(kāi)展。
4、結(jié)論
綜上所述，有效做好大專(zhuān)院校檔案管理工作，一方面能夠推動(dòng)高校自身的持續(xù)性建設(shè)與發(fā)展，同時(shí)還能有效保證大學(xué)生實(shí)現(xiàn)有效擇業(yè)。大專(zhuān)院校檔案管理工作是一項(xiàng)相對(duì)復(fù)雜多樣的工作，但其價(jià)值卻不可替代。隨著國(guó)家教育尤其是高等教育的不斷發(fā)展以及對(duì)畢業(yè)生就業(yè)擇業(yè)的相關(guān)政策的調(diào)整，很多大專(zhuān)院校的檔案管理工作均缺乏一定的規(guī)章制度保證。因此需要不斷提高關(guān)于檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，以學(xué)生的基本需求為主，突出人本主義的管理理念，充分調(diào)動(dòng)管理人員的主觀能力型，推動(dòng)檔案管理工作的深入與可持續(xù)發(fā)展。
【參考文獻(xiàn)】
[1]梁曉慶.高校成人教育學(xué)生檔案管理的問(wèn)題及思考[J].繼續(xù)教育研究，2012（4）：44-45.
【關(guān)鍵詞】數(shù)字化；檔案；管理
數(shù)字化檔案管理不僅通過(guò)采用先進(jìn)的數(shù)字化儲(chǔ)存技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行了有效保管，而且通過(guò)檔案館與館之間的互借以及網(wǎng)絡(luò)相互聯(lián)通的方式構(gòu)建了一個(gè)高速、及時(shí)，準(zhǔn)確系統(tǒng)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。并提高了檔案信息資源管理的有效性和共享性。
一、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵
信息資源的有效利用和共享是信息化建設(shè)的關(guān)鍵，檔案資源因其標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的操作越來(lái)越受到人們的青睞。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)基于大規(guī)模的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)以下幾種檔案的數(shù)字化管理。如：科技、實(shí)物、文書(shū)、聲像、照片、財(cái)務(wù)和人事檔案等。數(shù)字化檔案管理對(duì)價(jià)值較高的檔案數(shù)據(jù)資料等多媒體信息進(jìn)行電子存取。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可看成是存儲(chǔ)數(shù)字信息的倉(cāng)庫(kù)。是計(jì)算機(jī)有序組織的、可處理的信息集合，它使用數(shù)字技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行信息資源的管理與組織，并能夠存儲(chǔ)大量信息，使用者可以借助于網(wǎng)絡(luò)資源來(lái)方便高效地檢索查詢(xún)和獲取自己想要了解的信息。并且使用者可以不受地域和時(shí)間限制的對(duì)檔案管理進(jìn)行儲(chǔ)存和訪問(wèn)。檔案作為一種重要的信息資源，在科技高速發(fā)展的今天將迎接信息技術(shù)時(shí)代的重大挑戰(zhàn)。為適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的步伐，充分利用高科技技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，將信息數(shù)字化功能最大限度的發(fā)揮出來(lái)。檔案管理數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必然走向。
二、數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)
（1）經(jīng)濟(jì)效益高。社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展使龐大的信息量和落后的辦公方式形成矛盾，之前一直使用的粗放型模式，造成了企業(yè)成本大量增加。即以增加辦公費(fèi)用和辦公人員這樣一種方式來(lái)解決這一難題。而數(shù)字化檔案管理是機(jī)讀檔案，不再是傳統(tǒng)紙質(zhì)為載體的檔案信息。這樣不僅節(jié)省了占地面積，節(jié)省了保管費(fèi)用。而且方便查閱，因此也避免了重復(fù)印刷而造成的紙張浪費(fèi)和不必要的增加人員的費(fèi)用。（2）辦公效率高。數(shù)字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔，并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對(duì)象的范圍，并具有很強(qiáng)的流動(dòng)性，如工人進(jìn)廠，退休，流動(dòng)性等，要想準(zhǔn)確了解統(tǒng)計(jì)這些情況，傳統(tǒng)的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進(jìn)行查詢(xún)。數(shù)字文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)管理，能夠準(zhǔn)確地反映當(dāng)前情況。數(shù)據(jù)查詢(xún)通過(guò)數(shù)字化檔案管理變得十分簡(jiǎn)單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶(hù)便可知曉天下大事，數(shù)字文件實(shí)際上已經(jīng)成為一個(gè)沒(méi)有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實(shí)體保管基地到信息控制中心的轉(zhuǎn)變。（3）檔案利用率高。由于傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體，通常保管在檔案館、檔案室，給使用者造成了極大的不便。數(shù)字化檔案管理使查找檔案更加方便快捷，使用者可以準(zhǔn)確地查詢(xún)到到自己所需要的檔案。信息網(wǎng)絡(luò)的實(shí)現(xiàn)大大提高了檔案的利用效率。使用著可以不受空間和時(shí)間的限制，更加便利快捷。
三、提高檔案數(shù)字化管理的建議
（1）提高檔案信息管理的創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)。單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)對(duì)檔案管理工作的影響力頗高，所以對(duì)檔案的管理工作各級(jí)檔案管理部門(mén)還應(yīng)該進(jìn)一步落實(shí)加強(qiáng)。單位在人力、物力、財(cái)力上給予檔案數(shù)字化管理工作強(qiáng)有力支持。同時(shí)還要在思想層次上支持檔案數(shù)字化管理工作。在網(wǎng)絡(luò)信息社會(huì)條件下，檔案管理者應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化管理工作所面臨的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)和新形勢(shì)，檔案管理工作者應(yīng)該要加強(qiáng)自身的職業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)檔案管理的主動(dòng)意識(shí)，提高自身對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新意識(shí)及服務(wù)意識(shí)。（2）加強(qiáng)檔案管理人員數(shù)字化檔案管理水平。單位檔案管理者和部門(mén)應(yīng)該提高職業(yè)技能，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的操作的技巧，應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)檔案管理者積極參加以計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)為核心的技能學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，并給予必要的支持。檔案管理者還應(yīng)熟練掌握檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)。與此同時(shí)，單位還要積極向社會(huì)各界引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)字技術(shù)精通的專(zhuān)業(yè)人才，并對(duì)在職員工定期培訓(xùn)，使之成為檔案數(shù)字化管理的堅(jiān)強(qiáng)后盾。基于此，不僅可以提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)現(xiàn)代化技能，而且為檔案管理數(shù)字化的實(shí)施創(chuàng)造了良好的條件。（3）推進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)。檔案管理數(shù)字化的真正實(shí)現(xiàn)要依靠檔案館之間、檔案管理主管部門(mén)之間、檔案室之間的共同努力。而不是單靠某個(gè)檔案館所能獨(dú)立完成的，檔案信息數(shù)字化管理的真正實(shí)現(xiàn)，不僅要確保信息資源的共享，而且各級(jí)檔案管理主管部門(mén)要及時(shí)制定和更新檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，積極促進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作的有效實(shí)施，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化體系的建立，實(shí)現(xiàn)檔案管理與時(shí)代和信息科技的同步發(fā)展。
檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)以紙質(zhì)為載體的檔案相比，其最大特點(diǎn)就是能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)迅速查詢(xún)，其流動(dòng)性也更快。檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)有利于檔案管理信息資源的開(kāi)發(fā)。隨著數(shù)字化檔案管理的不斷深入研究、創(chuàng)新發(fā)展，數(shù)字化檔案管理將徹底代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案給管理方式。
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一、高校檔案管理的特點(diǎn)
1、高校檔案管理的社會(huì)性。高校是出人才、出科研成果的地方，歷史使命決定了高校與社會(huì)的廣泛聯(lián)系。高校所招收的學(xué)生來(lái)自于社會(huì)，又在畢業(yè)后走向社會(huì)。近百年或十幾年的教學(xué)過(guò)程中，學(xué)校積累了造就培養(yǎng)人才全過(guò)程的檔案材料，反映了學(xué)生的學(xué)業(yè)、學(xué)歷、文體生活以及思想修養(yǎng)、政治素質(zhì)等方面情況。高校的科研課題、技術(shù)產(chǎn)品設(shè)計(jì)對(duì)象都是選自社會(huì)，產(chǎn)生的成果服務(wù)于社會(huì)。高校保存了國(guó)家和相關(guān)單位科研項(xiàng)目試驗(yàn)、試制全過(guò)程的檔案材料，還包括已經(jīng)應(yīng)用于社會(huì)的科研成果鑒定、技術(shù)專(zhuān)利、技術(shù)轉(zhuǎn)讓?zhuān)约靶庐a(chǎn)品招投標(biāo)等若干方面的檔案材料。由此而決定了高校與社會(huì)客觀廣泛的聯(lián)系，所以社會(huì)利用高校檔案是必然結(jié)果和大勢(shì)所趨。
2、高校檔案管理的綜合性。高校在培養(yǎng)人才過(guò)程中，有開(kāi)展教學(xué)活動(dòng)的第一課堂，還有實(shí)習(xí)工廠、研究院所的試驗(yàn)室，此外，學(xué)生還要有針對(duì)性地參加社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)。高校檔案除了具有反映學(xué)校管理的文書(shū)檔案之外，還包括教學(xué)活動(dòng)中形成的教育專(zhuān)業(yè)檔案、教職工管理的人事檔案、財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)檔案和科研活動(dòng)中形成的科技檔案，以及產(chǎn)業(yè)檔案、房地產(chǎn)檔案等等。而記述上述各種校務(wù)活動(dòng)的檔案材料，構(gòu)成了高校檔案的綜合性。
3、高校檔案管理的系統(tǒng)性。高校檔案材料形成部門(mén)龐雜，形成的檔案載體種類(lèi)多、數(shù)量大，成為一個(gè)獨(dú)特的檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)包括紙質(zhì)載體檔案、實(shí)物檔案，還包括電子檔案、聲像檔案；除了傳統(tǒng)管理方式之外，還包括虛擬形態(tài)的網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)。多元檔案管理及其形成的一系列文件整理、借閱利用、復(fù)制傳真等管理活動(dòng)，構(gòu)成了復(fù)雜的高校檔案管理的系統(tǒng)性。
4、高校檔案管理的通用性。院校檔案管理活動(dòng)的基本規(guī)律決定了各個(gè)院校各專(zhuān)業(yè)在教育體制、理念，教育方式、方法，教學(xué)內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，以及教學(xué)周期、管理制度等若干方面的共性。因此，記錄和反映這些教學(xué)活動(dòng)的高校檔案和高校檔案管理，也必然存在著共同的特點(diǎn)。某一院校的某一專(zhuān)業(yè)的教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃和教材，不但在同一院校的同一專(zhuān)業(yè)的幾屆同年級(jí)的教學(xué)活動(dòng)中可以連續(xù)使用多年，而且還可以在不同院校相同專(zhuān)業(yè)的同年級(jí)教學(xué)中相互借鑒，或直接加以利用。隨著我國(guó)高教事業(yè)不斷發(fā)展進(jìn)步，教學(xué)改革不斷深化，教學(xué)與世界接軌的步伐不斷加快，那么，某些教學(xué)理念，管理體制等宏觀管理活動(dòng)，不僅在某一個(gè)國(guó)家之內(nèi)，甚至在全世界范圍之內(nèi)，也可以相互借鑒，相互使用。所以，高校檔案管理的通用性，就是高校檔案管理活動(dòng)的一大典型特征。
5、高校檔案管理步入市場(chǎng)而產(chǎn)生的競(jìng)爭(zhēng)性。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的完善，從客觀上決定了高校各項(xiàng)管理活動(dòng)必須與市場(chǎng)接軌，必須逐步適應(yīng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)格局這一局面。檔案管理屬于高校管理活動(dòng)的一部分，在高校以市場(chǎng)需求為導(dǎo)向而培養(yǎng)各類(lèi)人才，高校教育與社會(huì)人才市場(chǎng)良性互動(dòng)的發(fā)展過(guò)程中，學(xué)生檔案信息資源必然為社會(huì)所需，必須與人才信息數(shù)據(jù)庫(kù)相銜接。在學(xué)校科研活動(dòng)緊密?chē)@國(guó)家科研項(xiàng)目與應(yīng)用技術(shù)試產(chǎn)開(kāi)發(fā)過(guò)程中，在高校與企業(yè)“產(chǎn)學(xué)研”強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)手運(yùn)作中，高校科研產(chǎn)品、技術(shù)發(fā)明專(zhuān)利又將成為科技市場(chǎng)的“熱手貨”。高校科研檔案信息將按照市場(chǎng)準(zhǔn)入法則，逐步步入市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)領(lǐng)域。這是高校檔案管理工作發(fā)展的大勢(shì)所趨。
我們探討高校檔案管理特點(diǎn)，就是為了發(fā)現(xiàn)和掌握高校檔案管理工作的發(fā)展規(guī)律，更好多更快地發(fā)揮高校檔案的社會(huì)作用，更好地為本校及全社會(huì)服務(wù)。
二、高校檔案管理產(chǎn)生的作用
1、在教育評(píng)估方面的作用。開(kāi)展高等教育評(píng)估是提高高校教育質(zhì)量的一項(xiàng)重要舉措。然而，評(píng)估教育質(zhì)量與檔案利用密不可分。豐富系統(tǒng)的檔案材料，全面準(zhǔn)確的檔案信息，是高校開(kāi)展教育評(píng)估工作的基礎(chǔ)和依據(jù)。無(wú)論評(píng)估工作日程安排、評(píng)估內(nèi)容、操作程序、指標(biāo)確定，最終都憑借大量的檔案材料，才能對(duì)一個(gè)高校作出全面、公正、準(zhǔn)確地評(píng)估。
2、在教學(xué)改革中的作用。高等教育體制改革、教學(xué)改革、高校教職工隊(duì)伍管理改革是普遍的、越來(lái)越深化的、涉及我國(guó)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重大活動(dòng)。不管改革從哪一方面下手，進(jìn)行到何種程度，取得何種成果，都與高校檔案和高校檔案管理水平密切相關(guān)。比如，全國(guó)教育資源的整合配備，高等教育發(fā)展規(guī)劃的制訂，某些高校撤并、重新組合，乃至某一高校的專(zhuān)業(yè)增加或更新；課程設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃安排、師資隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)管理等方面改革，都是形成檔案與利用檔案之過(guò)程。而上述改革都需要在依靠檔案信息和檔案數(shù)據(jù)，在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上的方案論證、修改，以確保改革穩(wěn)步推進(jìn)和最終成功。
3、在科學(xué)研究工作中的作用。高校為培養(yǎng)出社會(huì)急需、專(zhuān)業(yè)對(duì)口、就業(yè)率高的人才，離不開(kāi)科研工作。一所高校能否具備高精尖科學(xué)研究水平，也是衡量該校教育水平、教育質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)。高校科學(xué)研究工作首先得力于本校科技檔案的利用。科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力。科技檔案是具有潛在利用價(jià)值的生產(chǎn)力要素。充分發(fā)掘利用高校科技檔案資源，將高校科技檔案中的先進(jìn)科技成果，直接為發(fā)展高校科學(xué)研究工作，為積累高校科技實(shí)力，為國(guó)家科技發(fā)展、經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)進(jìn)步服好務(wù)，與企業(yè)合作，走出一條產(chǎn)學(xué)研良性互動(dòng)的廣闊大道，都依賴(lài)于高校科技檔案價(jià)值的全面、系統(tǒng)與深入發(fā)揮。
一是領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要做出科學(xué)的決策，就要進(jìn)行研究，就要以檔案作為重要依據(jù)。二是處理各種問(wèn)題的憑證。檔案是過(guò)去學(xué)校工作的原始記錄，可為學(xué)校處理各種問(wèn)題提供憑證。如現(xiàn)在社會(huì)上有些人偽造學(xué)歷證明，我們通過(guò)查閱學(xué)籍檔案和有關(guān)資料，就可得到真實(shí)的情況。三檔案也是宣傳教育的素材。檔案翔實(shí)記錄了教育事業(yè)發(fā)展的歷程和教育工作者的奮斗足跡。四檔案是教育評(píng)估的主要依據(jù)。五檔案與教學(xué)改革密切相關(guān)。高等教育體制改革、教學(xué)改革、高校教職工隊(duì)伍管理改革是普遍的、越來(lái)越深化的、涉及我國(guó)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重大活動(dòng)。
近些年以來(lái)，隨著中國(guó)高等教育的持續(xù)發(fā)展，高職院校教育也呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展趨勢(shì)，這些多元化的發(fā)展趨勢(shì)決定了其教育教學(xué)模式與管理的多樣性特點(diǎn)，同樣檔案管理作為高校管理工作的組成部分，也形成了其特有的發(fā)展模式與發(fā)展思路。
第一，多樣性特點(diǎn)。受大專(zhuān)院校生源范圍及教學(xué)、辦學(xué)模式多樣化的影響，很多大專(zhuān)院校檔案材料呈現(xiàn)出復(fù)雜化和多樣化的發(fā)展趨勢(shì)。同時(shí)受高校檔案資料的特殊性因素影響，比如檔案內(nèi)容更多的記錄了學(xué)生的成績(jī)材料、獲獎(jiǎng)材料、處分材料、入團(tuán)入黨材料等，還包括教師及相關(guān)管理人員的學(xué)歷狀況、資歷狀況及社會(huì)經(jīng)歷等內(nèi)容，因此檔案管理工作呈現(xiàn)出一定的多樣性與復(fù)雜性特點(diǎn)。
第二，真實(shí)性特點(diǎn)。大專(zhuān)院校檔案材料是對(duì)學(xué)生、教職工及相關(guān)管理人員的學(xué)習(xí)、工作、實(shí)踐等內(nèi)容的最原始記錄，能夠反映出其在過(guò)去某一段時(shí)期及過(guò)去所有時(shí)間段內(nèi)的學(xué)習(xí)狀況、工作狀況、思想品德?tīng)顩r、身體狀況、政治面貌等。這些材料均需要經(jīng)過(guò)學(xué)校相關(guān)部門(mén)的審查，以保證材料內(nèi)容的真實(shí)性與各種手續(xù)的完備性，需要符合規(guī)定的材料撰寫(xiě)的基本要求，因此檔案材料區(qū)別于個(gè)人私自撰寫(xiě)的材料，也不同于手續(xù)不全或者無(wú)頭有尾等類(lèi)似的材料。
第三，實(shí)用性特點(diǎn)。大專(zhuān)院校檔案管理工作是個(gè)體總體狀況的最真實(shí)記錄，相關(guān)用人單位可以根據(jù)檔案材料有效了解個(gè)體的思想政治狀況、學(xué)習(xí)狀況、家庭狀況、在校表現(xiàn)及整體素質(zhì)，因此具備一定的實(shí)用性特點(diǎn)。
第四，動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)。隨著高等院校擴(kuò)招趨勢(shì)的發(fā)展以及學(xué)每年的畢業(yè)與擇業(yè)，使得檔案出現(xiàn)不斷流動(dòng)的狀況，這種邊產(chǎn)生邊流動(dòng)的狀況使得學(xué)校檔案管理出現(xiàn)一定的動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)，比如周期相對(duì)較短、穩(wěn)定性相對(duì)較差等。
新形勢(shì)下，高職院校檔案管理與實(shí)際教育改革的需求之間還存在一定的差距，尤其是與高職深入開(kāi)展產(chǎn)學(xué)研相結(jié)合的改革力度與成效相比，高職院校的檔案管理存在顯著的滯后性，主要表現(xiàn)如下：
第一，受高職院校學(xué)生檔案管理工作多樣性與動(dòng)態(tài)性等特點(diǎn)的影響，很多大專(zhuān)院校檔案管理工作中存在檔案意識(shí)薄弱的狀況，導(dǎo)致檔案管理工作的邊緣化。
第二，檔案管理機(jī)制不健全。針對(duì)學(xué)生的檔案管理，包括檔案材料與信息的移交、查閱、歸檔等環(huán)節(jié)出現(xiàn)不科學(xué)、管理機(jī)制不健全的狀況，沒(méi)有形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，很大程度上影響了檔案管理工作的深入開(kāi)展。另外，很多高職院校并沒(méi)有將學(xué)生的檔案管理工作深入納入到學(xué)校的相關(guān)管理日程上，因此缺乏有效的監(jiān)督檢查環(huán)節(jié)與指導(dǎo)考核環(huán)節(jié)，管理機(jī)制不系統(tǒng)。
第三，管理人員的整體素質(zhì)有待進(jìn)一步提高。現(xiàn)階段很多大專(zhuān)院校學(xué)生檔案管理工作主要靠一些兼職人員組成，其檔案管理的業(yè)務(wù)能力、理論框架等相對(duì)薄弱，同時(shí)高校也很少組織相應(yīng)的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理工作存在很多問(wèn)題。
針對(duì)以上高職院校檔案管理存在的問(wèn)題，我們應(yīng)該如何有效推動(dòng)大專(zhuān)院校檔案管理工作的開(kāi)展呢？
第一，不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理知識(shí)的宣傳力度，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。從學(xué)生自身的利益及未來(lái)發(fā)展需求出發(fā)，重視檔案管理工作，采取多種形式宣傳檔案管理知識(shí)，提高檔案管理工作人員的基本業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高學(xué)生的檔案管理意識(shí)，推動(dòng)檔案管理工作良好的內(nèi)外部環(huán)境的形成。
第二，建立有效的檔案管理機(jī)制。根據(jù)學(xué)校實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r與發(fā)展階段，出臺(tái)相應(yīng)的規(guī)范性檔案管理文件，使學(xué)生的檔案管理工作有章可循，保證檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。
關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；管理
作為服務(wù)型及高技術(shù)型的工作，文書(shū)檔案管理不僅在各單位和企業(yè)具有重要的作用，還因?yàn)闀r(shí)代的進(jìn)步有著巨大的發(fā)展空間。為了保障檔案質(zhì)量，發(fā)揮其服務(wù)性能，就需要在安全、操作等方面進(jìn)行優(yōu)化，完善其制度和規(guī)范，從而確保檔案的完整性和安全性，加強(qiáng)信息資源的開(kāi)發(fā)和利用價(jià)值。
一、文書(shū)檔案管理概況
1.文書(shū)檔案管理概念。檔案管理是企業(yè)管理工作中最基礎(chǔ)、最根本的工作，是信息化建設(shè)的重要部分。文書(shū)檔案管理作為檔案管理中的重要內(nèi)容，在業(yè)務(wù)決策、企業(yè)發(fā)展上都承擔(dān)著重要的作用。文書(shū)檔案管理表面上可以理解為對(duì)企業(yè)事業(yè)單位等歷史資料的總結(jié)和保存，實(shí)際上還肩負(fù)著行政管理、科學(xué)研究、業(yè)務(wù)開(kāi)展以及宣傳教育等多項(xiàng)職責(zé)，是企業(yè)和單位實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理發(fā)展的基石。目前，文書(shū)檔案的重要作用不斷被人們發(fā)現(xiàn)，其通過(guò)收集和歸檔進(jìn)行服務(wù)工作的價(jià)值也越發(fā)受到社會(huì)的關(guān)注，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上完善管理制度和方法，提升其技術(shù)水平與保密等級(jí)等，已成為企業(yè)事業(yè)單位發(fā)展的一項(xiàng)核心內(nèi)容，因此規(guī)范文書(shū)檔案的保密管理、創(chuàng)新管理手段和方法，不僅是時(shí)代潮流，也是一種必然的現(xiàn)實(shí)需求。
2.文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題。文書(shū)檔案由于資料繁雜，管理過(guò)程設(shè)計(jì)人員較多、標(biāo)準(zhǔn)化過(guò)程難以控制，因此實(shí)際工作中常出現(xiàn)各種問(wèn)題。研究文書(shū)管理方法必須對(duì)現(xiàn)有問(wèn)題進(jìn)行充分認(rèn)識(shí)，以實(shí)現(xiàn)深入的結(jié)構(gòu)調(diào)整和改進(jìn)。文書(shū)檔案管理的概念產(chǎn)生已久，但部分人員對(duì)文書(shū)檔案的管理意識(shí)還十分不足。檔案管理工作人員過(guò)于重視紅頭文件而忽視普通的編號(hào)文件，使得檔案時(shí)間不連貫、準(zhǔn)確性低、工作效率和工作質(zhì)量低下，難以滿(mǎn)足信息查找和處理工作的要求。其次，一些企業(yè)或單位檔案意識(shí)淡薄，缺乏文書(shū)檔案的收集、整理、歸檔工作流程，也缺少對(duì)文書(shū)檔案保密管理原則、方式的設(shè)計(jì)和規(guī)定，無(wú)法保證文書(shū)檔案歸檔率、完整性和準(zhǔn)確性，使得相關(guān)人員在實(shí)際工作中得不到有效的借鑒和指導(dǎo)，降低了檔案的利用效率。此外，在很多企業(yè)當(dāng)中，檔案與文書(shū)分屬不同的管理?xiàng)l塊，兩部分人員若不能得到及時(shí)的信息溝通和一致的管理規(guī)范，就極容易出現(xiàn)銜接方面的脫節(jié)與不順暢，造成漏歸、錯(cuò)歸等現(xiàn)象的產(chǎn)生。
3.未來(lái)文書(shū)檔案管理特點(diǎn)及發(fā)展趨勢(shì)。文書(shū)檔案具有穩(wěn)定的傳承性，是企業(yè)創(chuàng)新和發(fā)展數(shù)據(jù)來(lái)源，同時(shí)作為行政管理中的后臺(tái)基礎(chǔ)工作，又決定著企業(yè)的各項(xiàng)事務(wù)能否順利開(kāi)展。在各種文書(shū)檔案中，一些重要的檔案承載著企業(yè)的核心價(jià)值，因此具有極強(qiáng)的保密性。不同企業(yè)對(duì)此采取了不同的保密方法，但保密原則基本相同。文書(shū)檔案管理的保密原則主要包括全過(guò)程標(biāo)準(zhǔn)化控制、分級(jí)管理兩個(gè)方面。前者通過(guò)對(duì)文書(shū)檔案實(shí)行前端控制和全過(guò)程的保密管理，在收集、鑒定、分類(lèi)等多個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化控制，確保檔案的安全和完整性。后者則采用劃分保密等級(jí)的形式，將責(zé)任落實(shí)落實(shí)到具體個(gè)人，從而保證檔案管理的質(zhì)量。除了傳承性和保密性，信息化逐漸成為現(xiàn)今文書(shū)檔案管理的新趨勢(shì)。傳統(tǒng)的方法采用紙質(zhì)檔案和人工填寫(xiě)，對(duì)環(huán)境和人員有較高的要求，且隨著時(shí)間的發(fā)展，必然出現(xiàn)一定的問(wèn)題和弊端。現(xiàn)階段企業(yè)電子文檔雖然普及，但部分企業(yè)和單位僅僅局限于將手寫(xiě)內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子文本，并未完全實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，文書(shū)檔案的信息化管理還未得到真正的開(kāi)發(fā)和利用。
二、新形勢(shì)下文書(shū)檔案管理改進(jìn)方向
1.健全文書(shū)檔案管理規(guī)章制度。為了實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作的科學(xué)開(kāi)展，需進(jìn)一步細(xì)化檔案收集保管流程，明確檔案管理職責(zé)，同時(shí)根據(jù)企業(yè)或單位的實(shí)際情況以及相關(guān)的法律法規(guī)，對(duì)關(guān)鍵問(wèn)題如歸檔期限等進(jìn)行規(guī)范和管理。各單位在制定文書(shū)檔案管理規(guī)章制度時(shí)，應(yīng)對(duì)突況做出充分考慮，避免由于管理漏洞造成不必要的損失。此外，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，資金和人員投入較少，導(dǎo)致檔案管理人員素質(zhì)及薪資待遇普遍低于其他員工，造成其管理意識(shí)較差、責(zé)任心不強(qiáng)，因此，適當(dāng)加大檔案管理支持力度 ，制定文書(shū)檔案管理的監(jiān)督考核機(jī)制，將促進(jìn)檔案管理人員工作積極性，從而提高其工作效率。信息化時(shí)代使得信息的安全性得到極大的弱化，完善的信息化建設(shè)和系統(tǒng)管理應(yīng)具備完整的防御能力，能夠有效地對(duì)檔案的實(shí)體安全和信息安全做出保證。建立這一科學(xué)的檔案管理規(guī)章制度，就要充分考慮其保密性，做到總體設(shè)計(jì)和具體環(huán)節(jié)的安全信息管理，以適應(yīng)不斷發(fā)展變化的文書(shū)檔案收集及保密需求。
2.強(qiáng)化檔案管理人員專(zhuān)業(yè)技能。作為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，專(zhuān)業(yè)水平和專(zhuān)業(yè)技能直接決定了能否應(yīng)對(duì)檔案的分類(lèi)整理立卷等工作，而管理人員的積極性則決定了其是否具有資料的安全保密意識(shí)以及責(zé)任感。企業(yè)或單位在招聘檔案管理人員時(shí)，從人才引進(jìn)的角度，應(yīng)甄選優(yōu)秀的檔案管理專(zhuān)業(yè)人才加入企業(yè)，提升專(zhuān)業(yè)化人才當(dāng)量。而在日常培訓(xùn)時(shí)，可以通過(guò)培養(yǎng)管理人員對(duì)資料的敏感性樹(shù)立其管理理念，通過(guò)專(zhuān)業(yè)技能的學(xué)習(xí)來(lái)實(shí)現(xiàn)整體素質(zhì)的提高。培訓(xùn)的內(nèi)容和形式可以多樣化，例如聘請(qǐng)相關(guān)學(xué)校的老師現(xiàn)場(chǎng)講解、開(kāi)展團(tuán)隊(duì)競(jìng)賽活動(dòng)等，通過(guò)加深學(xué)習(xí)體驗(yàn)達(dá)到強(qiáng)化專(zhuān)業(yè)知識(shí)的目的。此外，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與企業(yè)文化建設(shè)部門(mén)及相關(guān)部門(mén)積極配合，加強(qiáng)部門(mén)之間的聯(lián)系，通過(guò)文化宣傳來(lái)提高企業(yè)或單位內(nèi)部對(duì)文書(shū)檔案管理工作的了解，從而將強(qiáng)檔案管理人員的工作積極性和責(zé)任感。檔案管理人員的整體素質(zhì)決定著文書(shū)檔案收集及歸檔工作效率及質(zhì)量，多維度的培訓(xùn)不僅有利于個(gè)體的自我提升，還有利于充分發(fā)揮文書(shū)檔案的最大價(jià)值。
3.搭建信息化文書(shū)檔案管理平臺(tái)。傳統(tǒng)文書(shū)檔案收集及歸檔工作存在過(guò)于被動(dòng)且資源遺漏嚴(yán)重等問(wèn)題。為此，企業(yè)或單位應(yīng)對(duì)傳統(tǒng)文書(shū)檔案收集模式進(jìn)行改進(jìn)，在原有模式的基礎(chǔ)上搭建新的信息化文書(shū)檔案管理平臺(tái)。在平臺(tái)的研究和建立過(guò)程中，除了科技投入，還可以引進(jìn)信息收集、保管的技術(shù)方法，例如圖像、聲音與文本的轉(zhuǎn)換方法，以此加深對(duì)資料的連續(xù)性和歷史性的了解。在信息保密制度下，通過(guò)相關(guān)的保密級(jí)別，對(duì)信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，加強(qiáng)數(shù)據(jù)化檔案的安全性。最后，企業(yè)在選擇合適的管理軟件時(shí)應(yīng)慎重，目前已較為成熟的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)為企業(yè)或單位提供了更多的選擇，新技術(shù)的發(fā)展也使得數(shù)據(jù)錄入等更為簡(jiǎn)潔，選擇管理軟件時(shí)應(yīng)對(duì)其操作難易程度、后期維護(hù)以及保密性能作出充分考量，建設(shè)與時(shí)俱進(jìn)同時(shí)適合自身發(fā)展的信息化文書(shū)檔案管理平臺(tái)，充分發(fā)揮文書(shū)檔案的服務(wù)性質(zhì)。信息化的管理平臺(tái)代替人工，在工作效率、失誤頻率上都有了顯著地提升，但不可避免的存在眾多安全隱患，只有管理人員加強(qiáng)日常的軟硬件設(shè)備維護(hù)，完善信息應(yīng)急措施，才能從根本上發(fā)揮信息化平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，確保檔案的安全。
三、Y語(yǔ)
文書(shū)檔案是企業(yè)發(fā)展過(guò)程的記錄者，也是核心技術(shù)和數(shù)據(jù)的承載者。明確文書(shū)檔案管理工作的特點(diǎn)，充分意識(shí)其價(jià)值，是各單位及企業(yè)不可缺少的任務(wù)之一。未來(lái)的文書(shū)檔案管理工作將在信息化的道路上不斷發(fā)展，其保密性和傳承性也將不斷被強(qiáng)化。完善文書(shū)檔案收集和歸檔等工作，建立科學(xué)的檔案管理平臺(tái)不僅是個(gè)體需要，也符合時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的需求。
參考文獻(xiàn)：
1林業(yè)科技檔案的主要特點(diǎn)
1．1專(zhuān)業(yè)性
科技檔案與其他檔案的最根本區(qū)別在于它產(chǎn)生、形成于科技活動(dòng)中，而科技活動(dòng)是分專(zhuān)業(yè)進(jìn)行的，具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，專(zhuān)業(yè)性的特點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)科技檔案管理的重要依據(jù)之一［1］。林業(yè)科技檔案除了具備科技檔案的共性外，還有其自身的專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)。以咸寧林科院為例，在對(duì)竹類(lèi)、杉木、油料作物等方面的研究時(shí)，歸檔材料就含有調(diào)查記錄表、觀察記錄表、施工記錄表等大量的專(zhuān)業(yè)調(diào)查數(shù)據(jù)；如潛山森林公園規(guī)劃建設(shè)工程項(xiàng)目就包括建筑施工圖、工程預(yù)算書(shū)等歸檔材料，涉及建筑、水利等多個(gè)方面、多個(gè)專(zhuān)業(yè)的內(nèi)容。
1．2成套性
林業(yè)科技項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、調(diào)查研究、規(guī)劃設(shè)計(jì)、工程施工、竣工驗(yàn)收整個(gè)過(guò)程中都體現(xiàn)了成套性的特點(diǎn)，即圍繞著一個(gè)獨(dú)立的科研項(xiàng)目或課題形成，每一項(xiàng)都是相互關(guān)聯(lián)，密切聯(lián)系，記錄了完整的科研項(xiàng)目活動(dòng)。
1．3階段性
由于有的林業(yè)科研項(xiàng)目周期長(zhǎng)，可以根據(jù)項(xiàng)目需要，采取按階段歸檔的方法，即按照科研準(zhǔn)備、研究試驗(yàn)、總結(jié)鑒定驗(yàn)收、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)、推廣應(yīng)用五個(gè)階段進(jìn)行歸檔，每完成一個(gè)階段的工作，就可以將該階段形成的科研文件整理歸檔，補(bǔ)充到該科研項(xiàng)目檔案中去，這樣的方法既利于收集、整理，又科學(xué)、有序。
1．4保密性
林業(yè)科技檔案是廣大林業(yè)科技人員在科學(xué)試驗(yàn)、生產(chǎn)實(shí)踐中形成的，是科技工作者辛勤付出、不懈努力的成果，反映了林業(yè)建設(shè)真實(shí)記錄，在某些方面具有專(zhuān)屬性和獨(dú)創(chuàng)性，屬于國(guó)家和單位的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)范疇，必須得到尊重和保護(hù)，要加強(qiáng)對(duì)科技人員和科技檔案工作人員的保密教育，定期研究和審查林業(yè)科技檔案的內(nèi)容，適當(dāng)調(diào)整保密范圍和密級(jí)，確保林業(yè)科技檔案與科技資源的安全。
2林業(yè)科技檔案管理存在的問(wèn)題
2．1檔案管理模式傳統(tǒng)
林業(yè)科技檔案是林業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)的記錄和憑證，又是林業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)必要的參考和依據(jù)，在林業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)中具有重要作用［2］，但長(zhǎng)期以來(lái)，由于受傳統(tǒng)模式的影響，林業(yè)科技檔案信息化管理不夠。從檔案保存方面看，紙質(zhì)多于磁質(zhì)、磁質(zhì)多于光質(zhì)、光質(zhì)多于聲像，檔案管理現(xiàn)代化水平低，很多林業(yè)科技單位只是簡(jiǎn)單地把檔案信息要素錄入計(jì)算機(jī)，在查詢(xún)、借閱、管理、利用上缺乏技術(shù)支撐，嚴(yán)重影響科技檔案管理水平。
2．2科技人員存檔意識(shí)淡薄
部分科技人員對(duì)檔案材料的收集、整理、歸檔意識(shí)淡薄，只重視科學(xué)實(shí)踐活動(dòng)和科技成果論文的發(fā)表，輕視檔案資料的收集，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到林業(yè)科技檔案是林業(yè)科技項(xiàng)目建設(shè)工作中的重要組成部分，是項(xiàng)目驗(yàn)收的重要依據(jù)，有的人上交檔案的積極性不高，不能夠主動(dòng)配合檔案管理人員工作，往往是等到檢查驗(yàn)收時(shí)臨時(shí)抱佛腳，致使檔案管理難以順利開(kāi)展。
2．3管理人員專(zhuān)業(yè)水平不強(qiáng)
檔案的信息化管理給新形勢(shì)下的檔案工作提出了更高的要求，然而在部分林業(yè)科技單位，檔案管理工作人員身兼數(shù)職，沒(méi)有時(shí)間、沒(méi)有精力去學(xué)習(xí)更多專(zhuān)業(yè)知識(shí)或進(jìn)行專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)以此提升自己的專(zhuān)業(yè)技能。特別是有的檔案管理人員沒(méi)有直接參與到科研活動(dòng)或科技項(xiàng)目具體過(guò)程中，對(duì)科研項(xiàng)目本身缺乏基本了解和認(rèn)知，僅憑個(gè)人經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分類(lèi)，導(dǎo)致歸檔不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)，嚴(yán)重影響了林業(yè)科技檔案收集質(zhì)量。
2．4檔案管理規(guī)范化程度不高
有的林業(yè)科研單位對(duì)林業(yè)科技檔案管理認(rèn)識(shí)不足，對(duì)科技檔案資源運(yùn)用不夠，存在重視不夠、措施不到位、規(guī)范化建設(shè)投入少等問(wèn)題，致使檔案管理水平層次低。
2．5檔案管理體系不完善
盡管很多林業(yè)單位設(shè)立了專(zhuān)職或兼職檔案管理人員，但管理體系不夠健全和完善，缺少專(zhuān)業(yè)的林業(yè)科技檔案管理制度，存在著林業(yè)檔案統(tǒng)一管理難、歸檔立卷難、資料查閱難“三難”問(wèn)題。比如在林業(yè)科技檔案統(tǒng)一管理方面，由于我國(guó)還沒(méi)有建立統(tǒng)一的林業(yè)檔案規(guī)章制度，各類(lèi)林業(yè)資料往往沒(méi)有統(tǒng)一由林業(yè)科技檔案管理部門(mén)或管理人員進(jìn)行統(tǒng)一管理，造成林業(yè)科技檔案不健全、不完全、不集中問(wèn)題。
3林業(yè)科技檔案管理的基本規(guī)范
3．1明確歸檔范圍
林業(yè)科技檔案管理有其自身的特點(diǎn)和規(guī)律，必須保證林業(yè)科技檔案整理的規(guī)范化程度，切實(shí)遵循林業(yè)科技檔案以課題成套進(jìn)行歸檔的特點(diǎn)。一般按照科研準(zhǔn)備、研究試驗(yàn)、總結(jié)鑒定驗(yàn)收、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)、推廣應(yīng)用五個(gè)階段組織收集資料歸檔。具體包括：科研課題審批文件、任務(wù)書(shū)、委托書(shū)、開(kāi)題報(bào)告、技術(shù)考察及調(diào)研報(bào)告、課題論證報(bào)告、科研課題研究計(jì)劃和協(xié)議書(shū)、合同；各種載體的重要原始記錄；各種檢驗(yàn)分析報(bào)告、實(shí)驗(yàn)報(bào)告，專(zhuān)利申請(qǐng)的有關(guān)文件；設(shè)計(jì)文件、圖紙、重要的往來(lái)技術(shù)文件、課題鑒定申請(qǐng)書(shū)、工作總結(jié)、科研報(bào)告、論文、專(zhuān)著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料；科研投資情況、決算材料、科研成果和獎(jiǎng)勵(lì)、申報(bào)材料及審批材料、獲獎(jiǎng)證書(shū)、推廣應(yīng)用經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的證明；推廣應(yīng)用方案，技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同，協(xié)議書(shū)，成果推廣應(yīng)用中形成的技術(shù)文件及工作總結(jié)，成果宣傳報(bào)道等等。
3．2確定歸檔時(shí)間
歸檔時(shí)間的確定直接影響到歸檔文件的質(zhì)量，決定著歸檔工作能否正常進(jìn)行。歸檔時(shí)間應(yīng)根據(jù)林業(yè)科技活動(dòng)的規(guī)律和科技文件的形成特點(diǎn)來(lái)確定。對(duì)于周期較長(zhǎng)的林業(yè)科研項(xiàng)目，一般采取按階段歸檔的方法，即按照科研準(zhǔn)備、研究試驗(yàn)、總結(jié)鑒定驗(yàn)收、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)、推廣應(yīng)用五個(gè)階段進(jìn)行歸檔，每完成一個(gè)階段的工作，就將該階段形成的科研文件整理歸檔，補(bǔ)充到該科研項(xiàng)目檔案中去。對(duì)于活動(dòng)周期不太長(zhǎng)的林業(yè)科研項(xiàng)目，可在該項(xiàng)目結(jié)束后進(jìn)行歸檔。此外，有的林業(yè)科研項(xiàng)目不僅周期長(zhǎng)，而且由若干子項(xiàng)目、子課題組成，這些子項(xiàng)目、子課題一般相對(duì)獨(dú)立，可在每個(gè)子項(xiàng)結(jié)束后對(duì)該子項(xiàng)進(jìn)行歸檔。為便于記憶簡(jiǎn)易分為：按階段歸檔；在一項(xiàng)科技活動(dòng)結(jié)束后歸檔；按子項(xiàng)歸檔；按年度歸檔；隨時(shí)歸檔。
3．3劃定保管期限
林業(yè)科技檔案的保管期限一般分為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。劃分原則為：凡是具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的應(yīng)該永久保存；凡是在一定時(shí)期內(nèi)，具有利用價(jià)值的可以定期30年保存；凡是在較短時(shí)期內(nèi)，具有利用價(jià)值的可以定期10年保存；凡是介于相鄰兩種保管期限之間的檔案，其保存期限一律從長(zhǎng)。
3．4注重日常管理
在林業(yè)科技檔案中新技術(shù)、新品種、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和種質(zhì)資源都具有非常高的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)價(jià)值，作為存儲(chǔ)這些信息的載體—林業(yè)科技檔案的管理就顯得尤為關(guān)鍵。因此，在日常管理中要嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法及其《實(shí)施辦法》等法律規(guī)章，建立健全檔案保管、保密、利用、統(tǒng)計(jì)、移交和檔案人員崗位責(zé)任制等等，以嚴(yán)格的制度管人管事。
4強(qiáng)化林業(yè)科技檔案管理的對(duì)策措施
4．1強(qiáng)化認(rèn)識(shí)
作為林業(yè)工作部門(mén)要充分認(rèn)識(shí)到林業(yè)科技檔案管理工作是林業(yè)工作的重要組成部分，是推動(dòng)林業(yè)科技進(jìn)步的必要資源；是發(fā)展林業(yè)經(jīng)濟(jì)、創(chuàng)造林業(yè)效益的基礎(chǔ)工作。特別是基層科研單位領(lǐng)導(dǎo)，要重視檔案管理工作，將所需經(jīng)費(fèi)列入單位年度財(cái)政經(jīng)費(fèi)預(yù)算，加大資金投入，不斷加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備必要的硬件設(shè)施設(shè)備，建立利于檔案內(nèi)網(wǎng)在線查詢(xún)的信息化管理系統(tǒng)。另外，林業(yè)科技檔案工作專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，檔案管理人員要強(qiáng)化認(rèn)識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，除了學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)外，還需要補(bǔ)充林業(yè)科技專(zhuān)業(yè)知識(shí)，不斷提高綜合管理水平。同時(shí)，有關(guān)單位應(yīng)及時(shí)組織檔案管理人員參加林業(yè)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，抓好專(zhuān)業(yè)技術(shù)教育。只有這樣，林業(yè)科技檔案管理才會(huì)科學(xué)、規(guī)范、有序，檔案信息化管理水平才會(huì)得到有效提高，檔案開(kāi)發(fā)利用才會(huì)便捷有效。
4．2完善制度
林業(yè)科技檔案的開(kāi)發(fā)利用，離不開(kāi)檔案管理制度的保障，相關(guān)林業(yè)科技單位應(yīng)以國(guó)家有關(guān)檔案管理制度為依據(jù)，結(jié)合本單位實(shí)際，按照林業(yè)科技檔案管理規(guī)范和社會(huì)發(fā)展需要，建立健全相關(guān)制度，從根本上提高林業(yè)科技檔案管理正規(guī)化建設(shè)水平。
4．3加強(qiáng)應(yīng)用
林業(yè)科技檔案工作的根本目的就是盡可能地開(kāi)發(fā)利用其信息資源的潛在價(jià)值，服務(wù)于現(xiàn)代林業(yè)建設(shè)與林業(yè)科技發(fā)展，服務(wù)于國(guó)家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)。林業(yè)科技單位要善于提高檔案信息資源的利用率、提高檔案管理科學(xué)化程度、提高工作效率。林業(yè)科研人員要主動(dòng)挖掘本地區(qū)林業(yè)科技發(fā)展特點(diǎn)，善于利用已有的科研成果、科技檔案信息，不斷拓展服務(wù)范圍、深入開(kāi)展送科技下鄉(xiāng)活動(dòng)，將實(shí)用的致富信息送到林農(nóng)手中，為林業(yè)生產(chǎn)提供可靠依據(jù)。檔案管理人員要根據(jù)科學(xué)研究的實(shí)際，圍繞特定課題及時(shí)地、連續(xù)地向科研人員提供對(duì)口徑的各種檔案文獻(xiàn)資料，直到課題完成，通過(guò)課題跟蹤服務(wù)，使研究者及時(shí)獲得攻克難關(guān)的資料，避免重復(fù)勞動(dòng)，充分發(fā)揮好服務(wù)保障作用，使課題研究人員不斷充實(shí)、修正、完善自己的研究?jī)?nèi)容和方法。
4．4實(shí)現(xiàn)信息化管理
檔案信息化建設(shè)是目前林業(yè)科技檔案管理必須采取的重要舉措，各單位要把科技檔案信息化建設(shè)作為信息化建設(shè)的重要組成部分進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，使檔案信息化建設(shè)與單位信息化建設(shè)同步協(xié)調(diào)發(fā)展。檔案管理工作人員要緊跟社會(huì)發(fā)展潮流，從收集完整齊全、真實(shí)可靠的檔案信息著手，積極應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、光盤(pán)技術(shù)、多媒體技術(shù)，將先進(jìn)科學(xué)技術(shù)和設(shè)備應(yīng)用到林業(yè)科技檔案管理之中，從檔案的收集、分類(lèi)、編目、存貯、查詢(xún)、借閱、歸檔等環(huán)節(jié)實(shí)施一體化管理。
4．5建設(shè)相對(duì)穩(wěn)定的檔案管理隊(duì)伍
林業(yè)科技檔案工作連續(xù)性強(qiáng)，檔案管理人員的頻繁調(diào)動(dòng)，無(wú)疑將影響到檔案工作的連續(xù)性，因此，從維護(hù)檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益考慮，必須抓緊抓實(shí)做好檔案管理人員的穩(wěn)定工作，增強(qiáng)他們的責(zé)任感，充分調(diào)動(dòng)從事檔案工作的積極性、創(chuàng)造性。同時(shí)要根據(jù)林業(yè)科技工作的特點(diǎn)和需求，不斷加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)一批有專(zhuān)業(yè)知識(shí)，有專(zhuān)業(yè)技術(shù)的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍，安排相對(duì)固定的人員管理林業(yè)科技檔案，以保證檔案管理工作的延續(xù)性，從而促進(jìn)林業(yè)科技檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。
4．6完善檔案管理體系
