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1 現(xiàn)階段檔案相關(guān)工作分析
1.1 檔案管理工作存在不足
在現(xiàn)階段的檔案管理工作中存在檔案管理理念落后的情況，檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展使得傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)不能夠適應(yīng)現(xiàn)代的檔案管理工作，時代的發(fā)展使得現(xiàn)階段檔案管理工作所涵蓋的行業(yè)、檔案內(nèi)容、檔案形式都有了較大的變化，這也就直接導(dǎo)致了檔案管理工作的復(fù)雜程度有所上升，為了能夠更好的應(yīng)對這一狀況，就需要檔案管理人員能夠與時俱進(jìn)，通過不斷學(xué)習(xí)掌握先進(jìn)的檔案管理理念。另一方面，經(jīng)過大量的調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)目前檔案管理行業(yè)的從業(yè)人員，有很大一部分的管理人員不具備專業(yè)的檔案管理專業(yè)學(xué)歷背景，這一部分的檔案管理人員大多原本是在單位內(nèi)部的其他工作崗位工作，之后通過崗位調(diào)動的方式組成了當(dāng)前的檔案管理團(tuán)隊，這種情況下也就直接導(dǎo)致目前的檔案管理團(tuán)隊缺乏專業(yè)的檔案管理能力，影響了正常檔案管理工作的開展。另一方面，現(xiàn)階段很多單位對于檔案管理工作重視程度不夠，使得檔案管理團(tuán)隊的成員頻繁調(diào)動，這也就導(dǎo)致了雖然單位經(jīng)常展開擔(dān)綱管理工作的培訓(xùn)，但是檔案管理團(tuán)隊的管理能力遲遲上不去，最終影響檔案管理工作的效果。
1.2 檔案歸納整理工作存在的不足
在現(xiàn)階段的檔案歸納管理工作中，經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)一部分的檔案管理人員未能夠掌握相應(yīng)的檔案歸納整理技巧，在調(diào)查過程中最為直接的表現(xiàn)就是檔案管理工作人員對檔案沒有清晰的認(rèn)知，尤其是一些篇幅較大的資料不知道應(yīng)該對其進(jìn)行刪除還是整體保留，這也就使得在目前的檔案歸納整理過程中出現(xiàn)了大量不必要的檔案文件，不僅占據(jù)了有限的檔案儲存空間，還消耗的檔案管理人員的經(jīng)歷。
1.3 檔案分類工作存在的不足
在檔案分類上，沒有根據(jù)工作實際情況制訂合理的分類方案是比較突出的問題，分類標(biāo)準(zhǔn)的交叉使用，使得檔案文件分散歸檔，對文檔的檢全率具有較大影響。在《歸檔文件整理規(guī)則》中，歸檔文件的分類方法有三種，分別為保管期限-年度-機構(gòu)、保管期限-年度-問題以及保管期限-年度，但在實際的歸檔文件分類中，采用級次分類法、收文發(fā)文分類法、文號分類法等方法的現(xiàn)象多有存在，這些分類方法不是全國統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，在反映歸檔文件間的歷史聯(lián)系、形成規(guī)律以及文件內(nèi)容方面多有不足，容易給文件檢索與存取造成困難。
2 檔案管理工作的相關(guān)技巧
2.1 檔案管理的相關(guān)技巧
檔案的管理技巧并非一成不變的，檔案的管理技巧往往隨著時代的發(fā)展自身也在發(fā)生著不斷的變革，所以檔案管理人員在學(xué)習(xí)檔案管理技巧之前要充分的了解新時代下，檔案管理工作的相?P理念，并且將先進(jìn)的管理理念應(yīng)用到檔案管理工作中，只有這樣才能夠達(dá)到事半功倍的效果。在檔案管理過程中我們有幾個非常需要注意的地方，首先要注意檔案是否有損害，檔案有歷史以及經(jīng)濟(jì)文化等方面的作用，有重要的意義，許多原始檔案是非常珍貴的孤本或是脆弱的磁盤，在管理中注意檔案是否有損害，有哪些損害這些都要進(jìn)行細(xì)致的記錄，否則一旦檔案發(fā)生損害，甚至不可恢復(fù)的話，會導(dǎo)致巨大的物質(zhì)財富和精神財富的損失，特別是文化斷層的出現(xiàn)，不利于文化的傳承和發(fā)展，削弱了國家的軟實力；其次還要注意到維護(hù)檔案安全，一方面的安全指的是作為實物存在的珍貴文物、孤本等的安全，這些珍貴的實物能夠真實的映射出當(dāng)時的統(tǒng)治階級、政治思想、社會經(jīng)濟(jì)、文化等方面，必須讓它們能夠安全存在。另一方面的安全指的是檔案作為記錄國家政治、軍事等方面決策的文件，如果不能保證它的安全，導(dǎo)致泄密情況的發(fā)生的話，那么國家在政治上就會處于不安全的情況，不利于國家的安全、團(tuán)結(jié)和發(fā)展；最后還要注意到要延長檔案的壽命，有些紙質(zhì)或老化的機器，由于脆弱性和不可恢復(fù)性的特點，在檔案管理工作中要注意采取恰當(dāng)?shù)拇胧┭娱L檔案的壽命，防止不必要的損失。
2.2 檔案歸納整理技巧
在檔案的整理歸納過程中，首先，注意對檔案文件有一個初步的了解，確定檔案中哪些是有用的，哪些是需要刪除的，科學(xué)取舍進(jìn)行歸納整理，還要根據(jù)檔案的重要性進(jìn)行細(xì)致的劃分，同時檔案之間是存在歷史聯(lián)系的，因此在檔案歸納整理過程中要注意檔案間的聯(lián)系，不要把它們分割開；其次還要注意加大檔案資料的收集力度和收集質(zhì)量，這樣在檔案歸納整理過程中可以保證檔案完整性，不會有信息的缺失，確保整理工作的順利進(jìn)行；其次，由于從前國家針對檔案歸納整理沒有制定統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，因此省市縣之間的檔案歸納整理方法不盡相同，不利于檔案館之間的交流，針對這種情況國家下發(fā)文件《歸檔文件整理規(guī)則》制定了統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，我們在進(jìn)行檔案歸納管理時要注意改變從前的歸納整理方式，遵循統(tǒng)一的規(guī)則，這樣館和館之間的交流就變得容易許多；最后還要注意在檔案歸納整理過程中如果發(fā)現(xiàn)類目不符的情況要逐一進(jìn)行修訂，還有已歸檔文件如果出現(xiàn)錯誤的話要注意及時進(jìn)行更正，同時一些細(xì)致的工作如裝訂、封皮、卷皮填寫要保持仔細(xì)認(rèn)真的態(tài)度，否則在出現(xiàn)錯誤后再進(jìn)行更正的話，就會浪費許多時間和精力，不利于檔案事業(yè)的發(fā)展。
2.3 檔案分類技巧
在檔案分類過程中要注意，對檔案文件內(nèi)容有大概的了解，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類，分類是檔案工作的核心工作，檔案分類正確的話可以保證檔案信息的提供和檔案利用率的提高，同時針對分類文件要有明確的標(biāo)識，確保尋找方便，有利于檔案工作的順利進(jìn)行。
關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案歸納整理；管理分類
檔案具有原始信息記錄的作用，同時這也是檔案的特征，檔案是普遍存在而且具有深刻的意義的社會現(xiàn)象，對人類文化的、歷史的傳承有重要作用，是跟隨人類社會的產(chǎn)生而存在的，人類社會特有的現(xiàn)象，檔案的保存對后世也有很大借鑒意義，因此通過分類、歸納、整理等過程，讓檔案能夠在保管過程中不會丟失信息，而且方便查詢。
1 檔案管理歸檔整理分類現(xiàn)狀
1.1 檔案整理理念有待于進(jìn)一步提高。針對當(dāng)前機關(guān)檔案整理仍然基于傳統(tǒng)模式，缺乏一定現(xiàn)代化管理思想作為指導(dǎo)，缺乏一定分類歸檔的思想，尤其處于現(xiàn)代化歸檔的思想是其重要理論，只有更好地運用分類思想，才能發(fā)揮出覺得的檔案功能，目前機關(guān)檔案整理工作人員缺乏現(xiàn)代化整理思想，因此傳統(tǒng)機關(guān)檔案整理模式缺乏一定歸檔的規(guī)范性，要求檔案整理的準(zhǔn)確性而非規(guī)范性，因此，傳統(tǒng)檔案整理具有一定弊端，需要轉(zhuǎn)變觀念，樹立新思想。
1.2 檔案整理缺乏專業(yè)化。據(jù)調(diào)查表現(xiàn)，當(dāng)前機關(guān)檔案整理工作人員出身基本是非檔案相關(guān)專業(yè)，基本上是由機關(guān)內(nèi)部調(diào)整或者其他工作人員崗位調(diào)整而組成的，這樣直接影響其機關(guān)檔案整理工作的整體專業(yè)性，專業(yè)化檔案整理是發(fā)揮其檔案強大功能的前提和基礎(chǔ)，因此筆者認(rèn)為當(dāng)前機關(guān)檔案整理缺乏專業(yè)化具體表現(xiàn)為：一是機關(guān)檔案管理缺乏專業(yè)化整理人員；二是缺乏專業(yè)化整理方法；三是機關(guān)內(nèi)部缺乏專業(yè)化整理程序與規(guī)范，四是檔案整理人員不穩(wěn)定，檔案整理人員比較靈活，直接導(dǎo)致整體檔案整理的專業(yè)化下降，以上是筆者認(rèn)為當(dāng)前機關(guān)檔案管理存在的普遍問題。
1.3 檔案整理缺乏信息化。信息化是當(dāng)前機關(guān)檔案管理不可或缺的重要組成部分，目前我國機關(guān)檔案整理缺乏一定信息化技術(shù)，信息化檔案整理能夠節(jié)省傳統(tǒng)檔案整理的人力以及物力等，因此，具體表現(xiàn)為以下幾個方面：一是機關(guān)檔案管理缺乏信息化技術(shù)設(shè)備，如檔案整理數(shù)據(jù)庫等；二是缺乏信息化儲存與保管的思想；三是機關(guān)內(nèi)部檔案整理缺乏信息化技術(shù)人員。
1.4 歸檔裝訂上的錯誤
一是使用不符合要求的裝訂材料及工具。歸檔文件裝訂材料與工具應(yīng)具備保護(hù)檔案、操作方便、價格便宜等三個要求，目前使用的縫紉機線裝方式在文件的縫線處易斷損、可逆性不好、操作耗時；塑料夾裝方式成本高、易老化；無酸紙?zhí)追绞揭咨⑹w檔文件。最好的方式恐怕是研制出不銹的金屬或其他材料的訂書針，同時注意不用微波消毒方式。二是在每份歸檔文件上使用封面，有的檔案行政管理部門甚至于在這種封面上印上多項欄目，要求檔案室的同志填。這種方法增加了整理工作量和裝訂成木，嚴(yán)重違背《規(guī)則》的簡化原則。三是沒對不符合要求的文件材料進(jìn)行處理。裝訂前應(yīng)對殘缺、薄弱、破損、裝訂線側(cè)有文字等情況的重要文件采取相應(yīng)的補缺、托裱、接邊等措施；對字跡模糊（如熱敏紙傳真件）、字跡易擴(kuò)散或褪變的重要文件進(jìn)行復(fù)制；對大于A4幅面的紙張進(jìn)行折疊；對所有的歸檔文件拆除金屬物。這些前處理工作不做，會嚴(yán)重影響檔案的保管。四是對“件”的處理擴(kuò)大或縮小。《規(guī)則》對“自然件”及“可為一件”的歸檔文件都作了明確的規(guī)定，不能隨意擴(kuò)大與縮小。實際工作中，有的單位將件的范圍擴(kuò)大，認(rèn)為同一問題的歸檔文件都應(yīng)成為一件，殊不知“可為一件”的歸檔文件是同一事由中具有“來文與復(fù)文”，性質(zhì)的歸檔文件。擴(kuò)大件的范圍，實際上又回到傳統(tǒng)立卷的老路上去。
2 檔案管理歸納整理分類技巧
2.1 檔案管理技巧
在檔案管理過程中我們有幾個非常需要注意的地方，首先要注意檔案是否有損害，檔案有歷史以及經(jīng)濟(jì)文化等方面的作用，有重要的意義，許多原始檔案是非常珍貴的孤本或是脆弱的磁盤，在管理中注意檔案是否有損害，有哪些損害這些都要進(jìn)行細(xì)致的記錄，否則一旦檔案發(fā)生損害，甚至不可恢復(fù)的話，會導(dǎo)致巨大的物質(zhì)財富和精神財富的損失，特別是文化斷層的出現(xiàn)，不利于文化的傳承和發(fā)展，削弱了國家的軟實力；其次還要注意到維護(hù)檔案安全，一方面的安全是指作為實物存在的珍貴文物、孤本等的安全，這些珍貴的實物能夠真實的映射出當(dāng)時的統(tǒng)治階級、政治思想、社會經(jīng)濟(jì)、文化等方面，必須讓它們能夠安全存在。一方面的安全指的是檔案作為記錄國家政治、軍事等方面決策的文件，如果不能保證它的安全，導(dǎo)致泄密情況的發(fā)生的話，那么國家在政治上就會處于不安全的情況，不利于國家的安全、團(tuán)結(jié)和發(fā)展；最后還要注意到要延長檔案的壽命，有些紙質(zhì)或老化的機器，由于脆弱性和不可恢復(fù)性的特點，在檔案管理工作中要注意采取恰當(dāng)?shù)拇胧┭娱L檔案的壽命，防止不必要的損失。
2.2 檔案歸納整理技巧
在檔案的整理歸納過程中，首先，注意對檔案文件有一個初步的了解，確定檔案中哪些是有用的，哪些是需要刪除的，科學(xué)取舍進(jìn)行歸納整理，還要根據(jù)檔案的重要性進(jìn)行細(xì)致的劃分，同時檔案之間是存在歷史聯(lián)系的，因此在檔案歸納整理過程中要注意檔案間的聯(lián)系，不要把它們分割開；其次還要注意加大檔案資料的收集力度和收集質(zhì)量，這樣在檔案歸納整理過程中可以保證檔案完整性，不會有信息的缺失，確保整理工作的順利進(jìn)行；其次，由于從前國家針對檔案歸納整理沒有制定統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，因此省市縣之間的檔案歸納整理方法不盡相同，不利于檔案館之間的交流，針對這種情況國家下發(fā)文件《歸檔文件整理規(guī)則》制定了統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，我們在進(jìn)行檔案歸納管理時要注意改變從前的歸納整理方式，遵循統(tǒng)一的規(guī)則，這樣館和館之間的交流就變得容易許多；最后還要注意在檔案歸納整理過程中如果發(fā)現(xiàn)類目不符的情況要逐一進(jìn)行修訂，還有已歸檔文件如果出現(xiàn)錯誤的話要注意及時進(jìn)行更正，同時一些細(xì)致的工作如裝訂、封皮、卷皮填寫要保持仔細(xì)認(rèn)真的態(tài)度，否則在出現(xiàn)錯誤后再進(jìn)行更正的話，就會浪費許多時間和精力，不利于檔案事業(yè)的發(fā)展。
2.3 檔案分類技巧
在檔案分類過程中要注意，對檔案文件內(nèi)容有大概的了解，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類，分類是檔案工作的核心工作，檔案分類正確的話可以保證檔案信息的提供和檔案利用率的提高，同時針對分類文件要有明確的標(biāo)識，確保尋找方便，有利于檔案工作的順利進(jìn)行。
結(jié)束語
檔案在我們社會和生產(chǎn)、生活中扮演了重要的作用，針對檔案現(xiàn)狀中存在的問題，導(dǎo)致的檔案工作困難，促使我們對檔案管理、歸檔、整理、分類等環(huán)節(jié)的技巧進(jìn)行總結(jié)，使檔案工作能夠順利進(jìn)行。
參考文獻(xiàn)
[1]田真.文書整理歸檔的現(xiàn)實意義[J].中國管理信息化，2015（02）.
關(guān)鍵詞：檔案管理；歸檔整理；分類；技巧
當(dāng)我國引入現(xiàn)代化管理的模式與先進(jìn)理念之后，無論在企業(yè)、政府部門、事業(yè)單位通過對人力資源管理的重視與普遍運用，逐漸開始意識到了檔案管理的重要價值與功能取向。一方面，在不斷的實施檔案管理的改革；另一方面，也在進(jìn)行相關(guān)的匹配措施的研究與資源配置。在這種新的檔案管理局面之下，有必要針對當(dāng)前檔案管理所面對的新情況，對其配套的歸檔整理分類問題及提升效率的技巧進(jìn)行具體探討。
1 檔案管理歸檔整理分類解析
1、內(nèi)涵
不同的行業(yè)檔案的類型、種類、數(shù)量、機密程度等也不相同。但是，從檔案管理的本質(zhì)來看，它的價值在于使數(shù)據(jù)、信息資源得到科學(xué)的管理，并能夠在系統(tǒng)的管理中，方便保存、查詢、提取、運用，以及按照管理程序進(jìn)行的銷毀等。因此，歸檔整理分類就非常關(guān)鍵。目前企事業(yè)單位、政府行政管理部門，按照人力資源管理中的檔案管理體系，均有一定的培訓(xùn)，而且，已經(jīng)將檔案管理的歸檔整理分類作為了一個專門化的職能。
2、原t
從原則方面看，歸檔整理分類要求精準(zhǔn)性、規(guī)范性。比如，精準(zhǔn)性中，要求分類標(biāo)準(zhǔn)的準(zhǔn)確、標(biāo)識的簡化、細(xì)則的清晰；再如，針對具體檔案中的材料、價值的差異分析、等級劃分，保管組織單位在不同種類中的對應(yīng)性，目錄的編輯、順序的排列組合等。除了這些基本的原則之外，在歸檔整理分類制度、程序、裝訂，紙質(zhì)、電子檔案不同的運用形式，以及保存、轉(zhuǎn)移、銷毀等各個方面，也需要與之相匹配的精準(zhǔn)性、嚴(yán)肅性、規(guī)范性等。
3、注意事項
根據(jù)現(xiàn)階段的檔案管理及其歸檔整理分類現(xiàn)狀、經(jīng)驗分析，應(yīng)該注重在這個方面的可操作體系構(gòu)建，這樣就可以實現(xiàn)統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一管理，通過方法、流程使歸檔整理分類在秩序的基礎(chǔ)上，逐漸的形成簡化、快捷、便利的主要特征與表現(xiàn)，從而推動檔案管理功能與價值體現(xiàn)的最大化；并將其轉(zhuǎn)化為一種資源利用渠道，為進(jìn)一步的人力資源管理、企業(yè)治理提供牢靠的依據(jù)。
2 檔案管理歸檔整理分類技巧
1、以整理程序為準(zhǔn)
一般而言，歸檔整理分類可以劃分為兩個層面，在整理過程中，可以按照設(shè)計文件、文字材等進(jìn)行進(jìn)一步的項、子項方面的劃分，這樣在劃分中形成一個制定程序的基礎(chǔ)，然后，按照我國的相關(guān)法律要求，設(shè)計出一套與現(xiàn)階段的檔案管理改革相匹配的歸檔整理分類程序。而在分類方面，則主要集中于對方法的運用，以及技能的熟練性。具體來看，整理分類程序相對簡單，重點是按照檔案的性質(zhì)、材料、種類、類型、對應(yīng)部門等做好劃分。程序與整理分類本身就屬于一個密切關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)構(gòu)成要素。因此，建議從這些構(gòu)成要素出發(fā)，制訂與其相符合的程序。比如，以科學(xué)歸檔文件的整理分類為例，一是對其進(jìn)行收集，如在文字材料、設(shè)計文件的大類下，進(jìn)一步從子項的外部、內(nèi)部、會議，以及次子項等進(jìn)行一一的對應(yīng)收集、整理，再進(jìn)行對應(yīng)的整理、分類。再如，對于人事檔案的整理分類，就可以按照時間、職能、級別等進(jìn)行劃分，然后，進(jìn)一步整理、分類。總之，不同的檔案管理對象，應(yīng)該采取與其相適應(yīng)的程序，但主要的思路應(yīng)該明確，并堅持簡化原則等。
2、紙質(zhì)檔案電子檔案區(qū)別對待
現(xiàn)階段的檔案管理中有紙質(zhì)、電子檔案管理兩種，所以需要區(qū)別對待。
（1）紙質(zhì)檔案
針對紙質(zhì)檔案可以按照傳統(tǒng)的流程進(jìn)行一些簡化，在化繁為簡之后，先進(jìn)行一系列的收集、檢查，然后，再按照原來的基本分類，進(jìn)行進(jìn)一步的整理、分類。這個方面沒有必要花費更多的功夫。因為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理在經(jīng)過電子檔轉(zhuǎn)化的過程，已經(jīng)實現(xiàn)了一次有序的整理、分類，所以，只需要在歸檔整理分類中細(xì)化、簡化，保證其完整性、有效性、精準(zhǔn)性即可；盡可能減少勞動要素中的資源浪費。
（2）電子檔案
針對電子檔案目前已經(jīng)有了較專業(yè)的電子檔案歸檔整理處理的軟件，所以，在這個方面，重點應(yīng)該放置在對于相關(guān)軟件的專業(yè)知識與操作技能的訓(xùn)練，并做好技術(shù)性的安保措施。
3、技巧與方法說明
（1）以材料流向、流量為導(dǎo)向提升歸檔率
技巧與方法的使用，應(yīng)該與效率結(jié)合起來。無論紙質(zhì)、電子檔案，都可以按照企事業(yè)單位等機構(gòu)的文件流向、流量進(jìn)行歸檔率的計算，并針對性的安排歸檔整理工作的投入比例。在這個方面，可以透過建立的數(shù)據(jù)庫、運用頻率進(jìn)行數(shù)據(jù)圖表的制作，根據(jù)流向、流量趨勢圖譜進(jìn)行進(jìn)一步的歸檔率提升。
（2）透過職能確保范圍、期限
不同的職能，所處理的檔案歸檔、整理范圍也不相同，但可以按照項目管理的方法，劃分不同的階段，在明確數(shù)量、種類、類型、完整度、內(nèi)容等基本要素的條件下，以機構(gòu)、編制、職能設(shè)計出具體的方案，從而讓機構(gòu)的工作職能能夠有理有序的體現(xiàn)在歸檔整理的范圍、期限之內(nèi)，這樣就可以更好的實現(xiàn)針對性的整理分類，提高效率。
（3）以“主體”為旨?xì)w的歸檔法
所謂以主體為旨?xì)w，指的是在從機構(gòu)或組織團(tuán)體本身出發(fā)。比如，以學(xué)校的檔案管理為例，其中的歸檔整理分類，就可以透過“以我為用、以我有用”的主導(dǎo)原則，盡可能從其功能、價值、應(yīng)用方向，進(jìn)行具體的歸檔整理分類。可以理解為從用途的角度進(jìn)行劃分，有助于提升針對性，提高工作效率。
（4）行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)先行，提高整理質(zhì)量
行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)向的直接指向是整理質(zhì)量問題。所以，一方面，要明確相關(guān)的國家管理規(guī)范、條例、細(xì)則；另一方面，在紙質(zhì)、電子檔案整理中，按照行業(yè)的基本標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行整理、立卷等。具體看，如文件材料之間的歷史性聯(lián)系、保存價值、分別立卷，還需要注意時間性、秘密性與非機密性等。
（5）歸檔范圍、分類方案密切結(jié)合
目前來看，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔整理分類主要用于保存、核對；而電子檔案則傾向于利用方面；所以，需要運用好計算機文件整理，如范圍、方法的融合、代碼表的編制等。在這個方面可以推薦使用南大之星軟件，因為它在目前的檔案管理中的運用反響較好，也能夠滿足現(xiàn)階段的電子檔案歸檔整理分類的基本要求等。
3 結(jié)束語
由于現(xiàn)階段的歸檔整理分類因檔案管理整體革新還處于量變的過程，所以，可以透過對相關(guān)的技術(shù)性解析，提升歸檔整理分類水平，為檔案管理質(zhì)量與水平提供更好的促進(jìn)作用。具體來看，一方面可以按照系統(tǒng)論的理論思路與框架，構(gòu)建起歸檔整理分類的可操作體系，使其與目前的檔案管理改革相適應(yīng)。另一方面，可以在區(qū)分紙質(zhì)、電子檔案的形式、用途、功能及現(xiàn)階段的利用情況方面，按照上面所說的五個提高質(zhì)量與效率的方法進(jìn)行進(jìn)一步整理水平提升。
參考文獻(xiàn)
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[3]黨珍珠.信息化環(huán)境下檔案管理工作的創(chuàng)新策略 [J].科技與企業(yè)，2014（08）.
［關(guān)鍵詞］合同檔案；風(fēng)電企業(yè)；管理分類
合同檔案詳細(xì)記錄了風(fēng)電企業(yè)的各項經(jīng)濟(jì)活動，在企業(yè)制定年度預(yù)算、評估和審計等工作中發(fā)揮了重要的參考價值。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)對合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問題，給檔案的查找和利用帶來了很大困難。因此，風(fēng)電企業(yè)必須要采取合理的合同檔案管理分類辦法，實現(xiàn)合同檔案的科學(xué)分類和優(yōu)化管理，為各項工作的開展提供指導(dǎo)，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。
1企業(yè)合同檔案的基本特征
對風(fēng)電企業(yè)來說，企業(yè)運營中產(chǎn)生的檔案種類主要有技術(shù)合同、勞動合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內(nèi)容和使用價值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現(xiàn)為以下幾方面。
1.1法律性
法律性是企業(yè)合同檔案的基本特征，也是區(qū)別于企業(yè)其他檔案的標(biāo)志之一。合同檔案的內(nèi)容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護(hù)。因此，企業(yè)合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴(yán)格依照相關(guān)的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動和維護(hù)企業(yè)法律權(quán)益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。
1.2憑證性
近年來，風(fēng)電行業(yè)蓬勃發(fā)展，風(fēng)電企業(yè)在推動自身經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時，也加劇了行業(yè)內(nèi)競爭的激烈程度。部分企業(yè)為了謀求私利，往往會采用不正當(dāng)?shù)母偁幨侄危瑥亩鴰碓S多經(jīng)濟(jì)糾紛。合同作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的真實記錄，對企業(yè)應(yīng)盡的義務(wù)和擁有的權(quán)利進(jìn)行了明確說明，在解決經(jīng)濟(jì)糾紛、維護(hù)自身合法權(quán)益方面發(fā)揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。
1.3規(guī)范性
規(guī)范性是企業(yè)合同發(fā)揮法律效力的必要條件，合同檔案的規(guī)范性主要體現(xiàn)在兩方面。一方面是合同檔案內(nèi)容的規(guī)范性。一份完整的合同檔案，應(yīng)當(dāng)包括具有法律效力的內(nèi)容、當(dāng)事人的親筆簽名、合同的數(shù)量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規(guī)定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案在管理過程中，如果出現(xiàn)損壞或缺失，都會影響其法律效力的發(fā)揮。因此，必須要嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行管理，保證合同檔案的完整性。
1.4繁雜性
企業(yè)每年都會產(chǎn)生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時，企業(yè)合同檔案還需要根據(jù)不同的類別進(jìn)行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標(biāo)等；合同簽訂后的招標(biāo)書、評標(biāo)報告、會議記錄等。要想確保合同檔案應(yīng)用價值的發(fā)揮，相關(guān)工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。
2企業(yè)合同檔案管理分類的優(yōu)化措施
2.1強化企業(yè)合同檔案管理機制
建立健全合同檔案管理機制，能夠為合同檔案管理工作的優(yōu)化開展提供必要的制度保障。完善的管理機制應(yīng)當(dāng)包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關(guān)工作人員要根據(jù)風(fēng)電企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)的發(fā)展情況，有針對性的補充合同檔案管理制度的內(nèi)容，以確保合同檔案的管理能夠與企業(yè)發(fā)展向適應(yīng)。從企業(yè)發(fā)展的角度說，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業(yè)減少市場競爭風(fēng)險，進(jìn)而在保證自身利益不受損害的情況下，推動風(fēng)電企業(yè)實現(xiàn)健康和持續(xù)發(fā)展。
2.2加強合同檔案之間的聯(lián)系
企業(yè)合同檔案數(shù)量較多，如果采用單獨整編和單獨管理，必然會導(dǎo)致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業(yè)合同檔案的管理效率，在進(jìn)行合同檔案的整理過程中，相關(guān)工作人員需要有重點的尋找合同檔案間的內(nèi)在聯(lián)系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據(jù)實際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡的效果。當(dāng)然，企業(yè)管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨立部門負(fù)責(zé)合同檔案管理的相關(guān)事宜。
2.3實施合同檔案的統(tǒng)一編號
為了便于進(jìn)行合同檔案的管理，風(fēng)電企業(yè)在開展分類管理時，可以將不同的合同進(jìn)行統(tǒng)一編號。這樣一來，今后在查找某一份合同檔案時，不需要花費過多的時間進(jìn)行翻找，而是直接查找編號，極大的提高了合同檔案的管理效率。合同檔案的編號要按照一定的要求進(jìn)行，例如可以根據(jù)合同檔案內(nèi)容的不同進(jìn)行分類，如物資類、工程類等；還可以根據(jù)合同檔案的生成時間進(jìn)行分類等。需要注意的是，無論采用何種分類形式，都需要在檔案袋上進(jìn)行標(biāo)注，避免混淆。
2.4定期進(jìn)行檔案材料的整理
合同檔案的管理是一項動態(tài)的工作，隨著企業(yè)各項業(yè)務(wù)的不斷開展，也源源不斷的產(chǎn)生了許多新的合同檔案。因此，風(fēng)電企業(yè)在進(jìn)行合同檔案的管理分類時，也要注重對新生產(chǎn)合同檔案的整理和保存。檔案管理人員還需要定期進(jìn)行檔案檢查，確保合同檔案的完整性和安全性。例如，要保持合同檔案儲存室的整潔干燥，避免因空氣潮濕導(dǎo)致檔案發(fā)霉、變潮。在合同檔案移交時，也要提前清點好合同檔案的數(shù)量、種類，對于失效的合同檔案要按照法律流程進(jìn)行銷毀。對合同文件變化情況都要進(jìn)行及時的掌握，由于有些合同文件資料的不確定性，不能一次性終結(jié)，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要相關(guān)工作人員關(guān)注合同的變化情況，將完結(jié)的合同檔案統(tǒng)一移交給檔案管理部門，這會使合同檔案分類管理更為全面和系統(tǒng)化。
3優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類的方法
3.1集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理
企業(yè)合同檔案的分類管理要重點對科技檔案和文書檔案進(jìn)行分類整理，科技檔案主要包括企業(yè)的生產(chǎn)、科研內(nèi)容以及建設(shè)項目的文件資料，具有技術(shù)性和保密性較強的特點。文書檔案的分類整理包括企業(yè)行政事務(wù)的管理以及經(jīng)營方面的管理內(nèi)容，這些檔案內(nèi)容不利于查找和統(tǒng)計，在進(jìn)行分類、收集、整理的過程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，進(jìn)行合同檔案的分類管理，還要依照《合同法》中的無名合同和有名合同的不同種類，進(jìn)行重新擬定和分類，從而增強合同檔案分類管理的有效性。
3.2集分式分類表
我國企業(yè)的有名合同主要涵蓋了9種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規(guī)則和名稱的合同形式；而無名合同又稱為非典型合同，是沒有規(guī)則和名稱的合同形式。這9種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定規(guī)范且科學(xué)的集分式分類表，并要在集分式分類表中，對合同檔案進(jìn)行分類歸檔，進(jìn)行統(tǒng)一的編號和整理。實踐證明，集分式分類表能夠在很大程度上，提高企業(yè)合同檔案管理分類的效率，與傳統(tǒng)的分類方式相比，無論是在管理工作強度還是人力資源需求上都更具優(yōu)勢，這也是集分式分類方法在企業(yè)合同檔案管理中得到普遍應(yīng)用的主要原因。
3.3分類表的使用方法
集分式分類法作為一種新型的合同檔案管理辦法，具有提升合同檔案管理效率、減輕檔案管理工作壓力等優(yōu)點，但考慮到合同檔案管理工作的重要性，在應(yīng)用集分式分類管理時，仍然需要使用標(biāo)準(zhǔn)化的操作方法，以確保其應(yīng)用優(yōu)勢得到完美的體現(xiàn)。首先，要明確合同檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)及其所包含的基本信息，例如合同檔案的生成年份、分類號、合同數(shù)量等，這些信息都需要記錄在分類表中，以便于檔案管理人員進(jìn)行參考。其次，科學(xué)區(qū)分合同檔案的年號、分類號和流水號，這三個要素分別代表了不同的含義，在合同檔案分類管理和后期檔案查找中發(fā)揮著重要的作用。
4結(jié)語
在日趨激烈的行業(yè)競爭環(huán)境中，合同檔案成為關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)開展和市場核心競爭力提升的重要因素，規(guī)范化、科學(xué)化的合同檔案管理，能夠確保合同檔案的保存安全和其應(yīng)有價值的發(fā)揮。作為風(fēng)電企業(yè)的管理者，應(yīng)當(dāng)重視合同檔案在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中所發(fā)揮的重要作用，并以實際行動營造良好的工作氛圍，確保合同檔案管理分類的順利開展；對于合同檔案的管理人員來說，其也要強化崗位責(zé)任意識，不斷提升個人專業(yè)能力，確保合同檔案管理分類工作的順利完成。
主要參考文獻(xiàn)
［1］藍(lán)玉超.新時期國有企業(yè)職工檔案管理工作存在的問題及對策［J］.蘭臺世界,2015(z3).
［2］蔣怡琴.解除待履行合同的溯及力研究——以完善《企業(yè)破產(chǎn)法》第十八條為切入點［J］.特區(qū)法壇,2016(5).
［3］陳雪萍.重視合同檔案管理維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益——如何做好企業(yè)合同檔案管理的探討［J］.祖國,2013(6).
在企業(yè)的生產(chǎn)活動過程中，合同已經(jīng)突顯出其關(guān)鍵而重要的地位，合同在企業(yè)運營過程中扮演了重要的角色，隨著企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展層次的不斷上升，企業(yè)合同檔案的管理也提上了日程，由于企業(yè)的合同檔案數(shù)量不斷增加，為了科學(xué)、規(guī)范、有效地管理好企業(yè)合同檔案，為需求者提供便捷準(zhǔn)確的服務(wù)，需要對企業(yè)的合同檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類管理，要采用科學(xué)有效的策略和方法，實現(xiàn)對企業(yè)合同檔案管理的分類管理、集中管理。
1 企業(yè)合同檔案的概念及特征
企業(yè)的合同檔案是企業(yè)活動中的重要分支，是重要的憑證，詳細(xì)記載了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動內(nèi)容，也是企業(yè)履行合同的權(quán)利和義務(wù)的全部資料，是企業(yè)預(yù)算、評估和審計不可或缺的內(nèi)容。合同檔案與企業(yè)的市場經(jīng)濟(jì)活動密切相關(guān)，可以分為不同的種類，如：
企業(yè)經(jīng)營合同、企業(yè)技術(shù)合同、企業(yè)勞動合同、企業(yè)銷售合同、企業(yè)工程合同等，在企業(yè)的合同檔案分類中，可以呈現(xiàn)出更為直觀和簡單的特征，這些合同檔案都具有其共性和個性，有一般檔案共同的價值和職能，而合同檔案還有其個性，這主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
①法律性特征。企業(yè)的合同檔案不同于一般的檔案，它的內(nèi)容載體為合同，而合同是具有法律效應(yīng)的資料，在《合同法》的背景之下，具有相應(yīng)的法律效力，合同檔案自然也具有法律效應(yīng)，這與合同檔案的合同簽訂、合同變更、合同終止相適應(yīng)，體現(xiàn)出企業(yè)的合同檔案的法律性特征。
②憑證性特征。企業(yè)的合同檔案是市場經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)物，在激烈的市場競爭之中，必然會產(chǎn)生較多的經(jīng)濟(jì)糾紛，而合同是當(dāng)事人履行合同義務(wù)和實施權(quán)利的憑證，也是處理經(jīng)濟(jì)糾紛的處理憑證，因而，合同檔案顯現(xiàn)出較為明顯的憑證性特征。
③規(guī)范性特征。企業(yè)的合同簽訂、變更和終結(jié)是在《合同法》的范圍之內(nèi)有效，可以這樣認(rèn)為，企業(yè)合同檔案不僅具有法律性的特征，而且還有合同檔案所特有的規(guī)范性的特征，在法律范疇之內(nèi)，企業(yè)合同檔案必須包括當(dāng)事人的姓名、合同數(shù)量、價款，并且還有規(guī)定的格式，如果沒有依照合同的格式條款，則難以展現(xiàn)出合同全部的法律效力，會使企業(yè)合同不完善或不規(guī)范，這樣，就在無形中使當(dāng)事人的合法權(quán)益受到威脅。
2 企業(yè)合同檔案管理的分類優(yōu)化措施
企業(yè)的合同檔案管理要克服分散、無序的缺點和問題，要正視合同檔案管理的混淆、分散化的狀態(tài)，實施優(yōu)化的分類管理措施，減少合同檔案分類管理的難度，有效地查找、利用、統(tǒng)計和管理合同檔案。
2.1 強化企業(yè)合同檔案管理機制
在企業(yè)的合同檔案管理制度之中，積極健全和完善合同檔案機制，要對合同檔案的相關(guān)工作如：收集、整理、編目、上架等，進(jìn)行制度化的完善和優(yōu)化，這樣，在制度完善的前提下，才能充分發(fā)揮出企業(yè)的合同檔案管理效能，從安全的角度上來看，強化企業(yè)的合同檔案管理機制，還可以確保企業(yè)的商業(yè)機密，減少企業(yè)的風(fēng)險，從而促進(jìn)企業(yè)健康、有效的可持續(xù)發(fā)展。
2.2 要加強合同之間的聯(lián)系，做好合同檔案的分類整理
在企業(yè)的合同檔案管理中，要增強合同檔案之間的聯(lián)系，要使合同檔案的分類整理工作更為順暢，并且在對企業(yè)合同檔案收集整理工作中，注重合同文件之間的聯(lián)系，單立類目、分類組卷，實現(xiàn)科學(xué)的保管和管理。同時，企業(yè)要指定獨立的部門負(fù)責(zé)合同檔案的管理事宜，避免合同檔案管理中的分散化和無序化狀態(tài)。
2.3 實施合同檔案的統(tǒng)一編號，利用分類管理
在對企業(yè)的合同檔案分類管理中，要將不同的合同文件進(jìn)行統(tǒng)一的編號，這個工作要依照一定的規(guī)則實施，具體如：將年度內(nèi)的合同文件分為不同的類別如：物資類、工程類等，再加以不同的符號加以區(qū)分，確定好不同的類別號，然后再依照時間的順序或者科目的不同編制小的編號，這樣，就可以較好地實現(xiàn)對企業(yè)合同檔案的保管、統(tǒng)計和利用。
2.4 注重附屬材料的收集和整理，確保合同檔案的完好 與齊全
在對企業(yè)的合同檔案管理進(jìn)行分類優(yōu)化的過程中，主管單位要負(fù)責(zé)合同的齊全和完整，要注重對合同檔案的附屬關(guān)聯(lián)材料的收集和整理，并且對于這些相關(guān)文件資料要加以不定期的督促和檢查，從而確保合同檔案在移交之前的齊全和完整性。
2.5 注重企業(yè)合同檔案管理材料的變化情況
在企業(yè)的合同檔案管理分類優(yōu)化過程中，規(guī)定在每年的一定時間要進(jìn)行合同檔案的移交，主管部門要移交上一年度的所有合同文件資料，這個工作相當(dāng)繁瑣和細(xì)致，還存在一些合同檔案的變化情況，諸如：合同簽訂后還會有合同的變更、合同解除、合同作廢等問題，這些相關(guān)的合同文件變化情況都要進(jìn)行及時的把握，由于這些合同文件資料的不確定性，不能一次性地終結(jié)，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要關(guān)注合同的變化情況，將完結(jié)的合同檔案統(tǒng)一移交給檔案管理部門，這樣就會使合同檔案分類管理更為全面和系統(tǒng)化。
3 優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類的方法
3.1 集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理
企業(yè)的合同檔案分類管理要重點對科技檔案和文書檔案進(jìn)行分類整理，科技檔案主要包括企業(yè)的生產(chǎn)、科研內(nèi)容以及建設(shè)項目的文件資料，具有技術(shù)性和保密性較強的特點。對于文書檔案的分類整理，包括企業(yè)的行政事務(wù)的管理以及經(jīng)營方面的管理內(nèi)容，這些檔案內(nèi)容不利于查找和統(tǒng)計，在進(jìn)行分類、收集、整理的過程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，以此為核心，進(jìn)行合同檔案分類管理，要依照《合同法》中的無名合同和有名合同的不同種類，進(jìn)行重新擬定和分類，從而增強對合同檔案分類管理的有效性。
3.2 集分式分類表
我國企業(yè)的有名合同主要涵蓋了九種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規(guī)則和名稱的合同形式；而無名合同又稱非典型合同，是沒有規(guī)則和名稱的合同形式。這九種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定規(guī)范而科學(xué)的集分式分類表，并且要在集分式分類表中，對合同檔案進(jìn)行分類歸檔，進(jìn)行統(tǒng)一的編號和整理。
3.3 分類表的使用方法
在分類表的分類歸檔整理過程中，年度、分類號、件號是合同檔案分類表中的重要元素，其中：年度是合同簽訂的年份，合同對應(yīng)的分類號碼為分類號，件號是在同類的合同檔案分類中的流水號。這三個要素可以用于企業(yè)合同檔案分類管理中，便于實現(xiàn)對企業(yè)合同檔案管理的統(tǒng)一收集、整理和保管。在這種優(yōu)化的合同檔案分類管理方式下，可以實現(xiàn)同庫保管，利于整理和查閱，實現(xiàn)科學(xué)有效的合同檔案管理。
關(guān)鍵詞：檔案；產(chǎn)品；分類；評價；質(zhì)量；顧客滿意度
何謂“檔案管理服務(wù)產(chǎn)品”？產(chǎn)品是指能夠提供給市場，被人們使用和消費，并能滿足人們某種需求的任何東西，包括有形的物品、無形的服務(wù)、組織、觀念或它們的組合[1]。依據(jù)產(chǎn)品的定義，檔案管理服務(wù)產(chǎn)品指企業(yè)為滿足檔案管理相關(guān)需要而提供的物品與服務(wù)的總和，例如，檔案裝具、檔案設(shè)備及周邊用品、檔案軟件、檔案業(yè)務(wù)服務(wù)等。一方面，市場上提供的檔案管理服務(wù)產(chǎn)品種類數(shù)量繁多，質(zhì)量千差萬別。另一方面，在交易過程中，賣家比買家擁有更多產(chǎn)品信息，交易雙方信息的不對稱直接影響檔案工作的成效。面對繁多龐雜的檔案管理服務(wù)產(chǎn)品，如何快速準(zhǔn)確地獲取更多產(chǎn)品提供者及產(chǎn)品質(zhì)量的信息，成為檔案管理服務(wù)產(chǎn)品交易的一個“瓶頸”。本文首先對檔案管理服務(wù)產(chǎn)品進(jìn)行分類，在此基礎(chǔ)上，提出針對各個類別產(chǎn)品的評價指標(biāo)，為檔案館、檔案室合理選購檔案管理服務(wù)產(chǎn)品提供支持。
1 檔案管理服務(wù)產(chǎn)品的分類
檔案管理服務(wù)產(chǎn)品的分類并沒有直接的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)作為依據(jù)，只有少數(shù)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)如《檔案裝具》（DA/T 6-1992）、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA／T 42—2009）等部分涉及檔案裝具和設(shè)備的分類。參考現(xiàn)有法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)并結(jié)合產(chǎn)品的性質(zhì)和用途，可將檔案管理服務(wù)產(chǎn)品大致分為檔案裝具、檔案設(shè)備、檔案易耗品、檔案軟件與檔案業(yè)務(wù)服務(wù)五大類。
1.1 檔案裝具。檔案裝具是檔案館(室)存放并保護(hù)檔案的裝置或容器。主要有柜裝具類、架裝具類和其他裝具等。
1.1.1 柜裝具。柜裝具類主要包括案卷柜、文件柜、辦公柜、膠片柜、磁帶柜、卡片柜、自動選層柜等。
1.1.2 架裝具。架裝具類主要包括固定架和密集架。固定架有單柱式、復(fù)柱式和積層架等。
1.1.3 其他裝具。即檔案卷盒、卷皮、卷夾、光盤盒、磁帶盒等。
1.2 檔案設(shè)備。檔案設(shè)備一般指具有“固定資產(chǎn)”性質(zhì)的機器、儀器、儀表等設(shè)備。依據(jù)它的用途，可以分為保護(hù)設(shè)備和技術(shù)設(shè)備。
1.2.1 保護(hù)設(shè)備。保護(hù)設(shè)備包括檔案庫房所配置的滅火器材、除塵器、去濕機、加濕機、溫濕度監(jiān)控設(shè)備等。
1.2.2 技術(shù)設(shè)備。技術(shù)設(shè)備包括打印機、復(fù)印機、掃描儀、數(shù)碼照相機、光盤刻錄機，以及容災(zāi)備份設(shè)備、應(yīng)急電源等。
1.3 檔案易耗品。即用于檔案管理的易消耗品。如，防蟲防霉劑，活性炭等吸濕劑，卷繩，裱糊紙等。
1.4 檔案軟件。目前，較為常見的檔案軟件產(chǎn)品有綜合性檔案管理系統(tǒng)、檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)、文檔一體化管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案館系統(tǒng)等。
1.5 檔案業(yè)務(wù)服務(wù)。檔案管理咨詢公司提供的業(yè)務(wù)服務(wù)主要有檔案寄存、整理、數(shù)字化加工、保護(hù)、銷毀以及咨詢業(yè)務(wù)。
1.5.1 檔案寄存。由檔案咨詢公司或檔案寄存機構(gòu)提供檔案庫房、設(shè)備和人員，對寄存檔案提供保管、保護(hù)和利用等有關(guān)服務(wù)。
1.5.2 檔案整理。檔案整理服務(wù)即對企事業(yè)單位的檔案（包括文件、圖書、資料等）進(jìn)行拆訂、分類整理、裝訂等。
1.5.3 檔案數(shù)字化加工。檔案數(shù)字化加工服務(wù)就是把傳統(tǒng)形式檔案（如紙質(zhì)、膠片等）轉(zhuǎn)換成數(shù)字化文本、影像，并用計算機來存儲。
1.5.4 檔案保護(hù)。檔案保護(hù)服務(wù)主要包括殺蟲滅菌、修復(fù)等。檔案修復(fù)服務(wù)包括去污、去酸、加固、檔案字跡的顯示與恢復(fù)、檔案修裱等。
1.5.5 容災(zāi)備份。容災(zāi)備份服務(wù)是在異地建立兩套或多套功能相同的IT系統(tǒng)，互相之間可以進(jìn)行監(jiān)視和功能切換，意外發(fā)生時也不影響系統(tǒng)正常工作。
1.5.6 檔案銷毀。利用先進(jìn)的檔案銷毀機器，根據(jù)系統(tǒng)的流程和方案銷毀各種載體類型的檔案。
1.5.7 檔案咨詢。檔案咨詢服務(wù)由專業(yè)的檔案管理機構(gòu)對企事業(yè)單位的檔案管理制度、檔案運轉(zhuǎn)流程、檔案管理方案、檔案人員配置等進(jìn)行評估和建議。
2 構(gòu)建檔案管理服務(wù)產(chǎn)品評價指標(biāo)體系的原則和要求
2.1 構(gòu)建檔案管理服務(wù)產(chǎn)品評價指標(biāo)體系的原則
2.1.1 目的性原則。設(shè)立檔案管理服務(wù)產(chǎn)品評價指標(biāo)體系的目的在于真實準(zhǔn)確地反映現(xiàn)代檔案管理服務(wù)產(chǎn)品的質(zhì)量狀況，促進(jìn)企業(yè)樹立現(xiàn)代的檔案管理服務(wù)產(chǎn)品質(zhì)量觀。評價指標(biāo)、權(quán)重以及評價方法的設(shè)置和選擇必須以此為導(dǎo)向。
2.1.2 系統(tǒng)性原則。影響人們對產(chǎn)品評價的因素非常多，因此，在對產(chǎn)品進(jìn)行評價時，不能只考慮某一因素，必須采取系統(tǒng)、全面的評價原則，才能綜合、客觀地作出對檔案管理服務(wù)產(chǎn)品質(zhì)量的評價。
2.1.3 可操作性原則。評價體系的各項指標(biāo)應(yīng)該既可以通過實際的觀察、測量、評定的方式進(jìn)行度量，又便于在評價過程中進(jìn)行操作，這就要求用操作化的語言對指標(biāo)加以定義。
2.2 構(gòu)建檔案管理服務(wù)產(chǎn)品評價指標(biāo)體系的具體要求
2.2.1 以產(chǎn)品質(zhì)量為評價核心。產(chǎn)品質(zhì)量是產(chǎn)品使用價值的具體體現(xiàn)，也是影響客戶滿意度最重要的因素，因此，對檔案管理服務(wù)產(chǎn)品進(jìn)行評價必須以產(chǎn)品質(zhì)量為評價核心。產(chǎn)品質(zhì)量包括產(chǎn)品內(nèi)在質(zhì)量和外觀質(zhì)量兩個方面。產(chǎn)品的內(nèi)在質(zhì)量是指產(chǎn)品的內(nèi)在屬性，包括性能、壽命、可靠性、安全性、經(jīng)濟(jì)性五個方面，產(chǎn)品的外觀質(zhì)量指產(chǎn)品的外部屬性，包括產(chǎn)品的光潔度、造型、色澤、包裝等[2]。
[摘 要]在企業(yè)生產(chǎn)活動中，合同是企業(yè)維護(hù)自身合法權(quán)益的一種主要手段，因此，做好合同檔案的管理工作，也成為了風(fēng)電企業(yè)日常管理的重要任務(wù)。隨著風(fēng)電企業(yè)業(yè)務(wù)、規(guī)模的不斷擴(kuò)展，合同檔案的數(shù)量隨之增加，如何更好的管理合同檔案，為企業(yè)發(fā)展提供信息支持和便捷服務(wù)，是檔案管理部門需要考慮的問題。本文首先概述了企業(yè)合同檔案的基本特征，隨后在分析合同檔案分類優(yōu)化的措施的基礎(chǔ)上，結(jié)合筆者的實際工作經(jīng)驗，提出了優(yōu)化合同檔案管理分類的可行性方法。
[關(guān)鍵詞]合同檔案；風(fēng)電企業(yè)；管理分類
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.107
[中圖分類號]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）10-0-02
合同檔案詳細(xì)記錄了風(fēng)電企業(yè)的各項經(jīng)濟(jì)活動，在企業(yè)制定年度預(yù)算、評估和審計等工作中發(fā)揮了重要的參考價值。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)對合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問題，給檔案的查找和利用帶來了很大困難。因此，風(fēng)電企業(yè)必須要采取合理的合同檔案管理分類辦法，實現(xiàn)合同檔案的科學(xué)分類和優(yōu)化管理，為各項工作的開展提供指導(dǎo)，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。
1 企業(yè)合同檔案的基本特征
對風(fēng)電企業(yè)來說，企業(yè)運營中產(chǎn)生的檔案種類主要有技術(shù)合同、勞動合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內(nèi)容和使用價值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現(xiàn)為以下幾方面。
1.1 法律性
法律性是企業(yè)合同檔案的基本特征，也是區(qū)別于企業(yè)其他檔案的標(biāo)志之一。合同檔案的內(nèi)容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護(hù)。因此，企業(yè)合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴(yán)格依照相關(guān)的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動和維護(hù)企業(yè)法律權(quán)益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。
1.2 憑證性
近年來，風(fēng)電行業(yè)蓬勃發(fā)展，風(fēng)電企業(yè)在推動自身經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時，也加劇了行業(yè)內(nèi)競爭的激烈程度。部分企業(yè)為了謀求私利，往往會采用不正當(dāng)?shù)母偁幨侄危瑥亩鴰碓S多經(jīng)濟(jì)糾紛。合同作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的真實記錄，對企業(yè)應(yīng)盡的義務(wù)和擁有的權(quán)利進(jìn)行了明確說明，在解決經(jīng)濟(jì)糾紛、維護(hù)自身合法權(quán)益方面發(fā)揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。
1.3 規(guī)范性
規(guī)范性是企業(yè)合同發(fā)揮法律效力的必要條件，合同檔案的規(guī)范性主要體現(xiàn)在兩方面。一方面是合同檔案內(nèi)容的規(guī)范性。一份完整的合同檔案，應(yīng)當(dāng)包括具有法律效力的內(nèi)容、當(dāng)事人的H筆簽名、合同的數(shù)量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規(guī)定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案在管理過程中，如果出現(xiàn)損壞或缺失，都會影響其法律效力的發(fā)揮。因此，必須要嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行管理，保證合同檔案的完整性。
1.4 繁雜性
企業(yè)每年都會產(chǎn)生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時，企業(yè)合同檔案還需要根據(jù)不同的類別進(jìn)行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標(biāo)等；合同簽訂后的招標(biāo)書、評標(biāo)報告、會議記錄等。要想確保合同檔案應(yīng)用價值的發(fā)揮，相關(guān)工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。
2 企業(yè)合同檔案管理分類的優(yōu)化措施
2.1 強化企業(yè)合同檔案管理機制
建立健全合同檔案管理機制，能夠為合同檔案管理工作的優(yōu)化開展提供必要的制度保障。完善的管理機制應(yīng)當(dāng)包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關(guān)工作人員要根據(jù)風(fēng)電企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)的發(fā)展情況，有針對性的補充合同檔案管理制度的內(nèi)容，以確保合同檔案的管理能夠與企業(yè)發(fā)展向適應(yīng)。從企業(yè)發(fā)展的角度說，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業(yè)減少市場競爭風(fēng)險，進(jìn)而在保證自身利益不受損害的情況下，推動風(fēng)電企業(yè)實現(xiàn)健康和持續(xù)發(fā)展。
2.2 加強合同檔案之間的聯(lián)系
企業(yè)合同檔案數(shù)量較多，如果采用單獨整編和單獨管理，必然會導(dǎo)致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業(yè)合同檔案的管理效率，在進(jìn)行合同檔案的整理過程中，相關(guān)工作人員需要有重點的尋找合同檔案間的內(nèi)在聯(lián)系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據(jù)實際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡的效果。當(dāng)然，企業(yè)管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨立部門負(fù)責(zé)合同檔案管理的相關(guān)事宜。
2.3 實施合同檔案的統(tǒng)一編號
為了便于進(jìn)行合同檔案的管理，風(fēng)電企業(yè)在開展分類管理時，可以將不同的合同進(jìn)行統(tǒng)一編號。這樣一來，今后在查找某一份合同檔案時，不需要花費過多的時間進(jìn)行翻找，而是直接查找編號，極大的提高了合同檔案的管理效率。合同檔案的編號要按照一定的要求進(jìn)行，例如可以根據(jù)合同檔案內(nèi)容的不同進(jìn)行分類，如物資類、工程類等；還可以根據(jù)合同檔案的生成時間進(jìn)行分類等。需要注意的是，無論采用何種分類形式，都需要在檔案袋上進(jìn)行標(biāo)注，避免混淆。
