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[關(guān)鍵詞]圖書館;檔案管理;信息化
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.20.129
[中圖分類號(hào)]G258.2;G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2015）20-0-01
1 圖書館檔案管理信息化建設(shè)的重要性
所謂圖書館檔案管理信息化建設(shè)，是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，根據(jù)圖書館自身建設(shè)和發(fā)展要求，開發(fā)和管理圖書館各項(xiàng)信息資源，為圖書館用戶提供優(yōu)質(zhì)信息服務(wù)的過程。這能最大程度地滿足不同讀者對圖書信息資源的需求。圖書館檔案管理信息化建設(shè)的重要性是其相較于傳統(tǒng)的圖書館檔案管理模式來說的，其重要性主要表現(xiàn)在以下4個(gè)方面。
一是隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，圖書館檔案信息的需求也越來越高，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在著信息流通量不高、處理不及時(shí)、查詢繁瑣、檔案信息易丟失、文件歸檔工作量大等弊端，導(dǎo)致檔案信息不能及時(shí)被搜集、整理和歸檔。其檔案信息處理和檢索的及時(shí)性、靈活性和準(zhǔn)確性也無法滿足龐大的讀者需求。而檔案管理信息化系統(tǒng)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，能高效處理和檢索檔案信息，其速度和準(zhǔn)確性都會(huì)大大提高，通過網(wǎng)絡(luò)終端，讀者可直接快速查找到所需要的數(shù)字化文件內(nèi)容，不必像過去那樣從一卷卷的文件中翻找。
二是傳統(tǒng)的圖書檔案管理模式中，一方面需要很大的室內(nèi)面積來儲(chǔ)存檔案，同時(shí)還需要對應(yīng)的借書室、閱覽室以及采編室等辦公場所，這在很多單位和學(xué)校中很難完全滿足;另一方面對于龐大的圖書檔案信息，需要專業(yè)的圖書管理人員對圖書檔案信息進(jìn)行采集、整理、歸檔、查詢和維護(hù)等，對人力、物力和財(cái)力的要求較高，一般單位很難配備這么充足的專業(yè)管理人員。而圖書館檔案管理信息化系統(tǒng)只需要一個(gè)很小的空間甚至幾臺(tái)電腦加服務(wù)器和存儲(chǔ)設(shè)備，就可以實(shí)現(xiàn)儲(chǔ)存功能，不需要浪費(fèi)大量的人力、財(cái)力和物力，還可以提高檔案管理工作效率，創(chuàng)造更好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
三是傳統(tǒng)的各個(gè)圖書館檔案管理單位之間都是相互分開的，一般都是半封閉型和館藏型的，如果想要實(shí)現(xiàn)信息共享非常困難。而檔案管理信息化系統(tǒng)可以很好地解決這個(gè)問題，它一方面可以讓圖書檔案信息實(shí)現(xiàn)由半封閉型、館藏型向開放型、開發(fā)利用型轉(zhuǎn)變，為廣大讀者提供了一個(gè)信息共享的平臺(tái)，同時(shí)也為科學(xué)研究和知識(shí)普及等提供智能化服務(wù)。另一方面，對每一位讀者來說，在信息化系統(tǒng)平臺(tái)上獲得的信息會(huì)更加廣泛，信息量會(huì)更大，可縮短二次文獻(xiàn)信息的編著時(shí)間，提高檔案信息利用的時(shí)效性，更能體現(xiàn)出檔案信息化系統(tǒng)的人性化和個(gè)性化特點(diǎn)。
四是在圖書館檔案管理信息化普遍發(fā)展的今天，很多圖書館采取將傳統(tǒng)服務(wù)延伸拓展到現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)上，極大地提升圖書館的現(xiàn)代科技含量和服務(wù)功能。能夠大大縮短檔案形成和利用周期，避免歸檔過程中容易出現(xiàn)的不及時(shí)、不齊全等現(xiàn)象。在一些部門和管理層中，決策是否正確，管理措施是否得當(dāng)，都要依靠完整的、準(zhǔn)確的信息來保障，圖書館檔案管理信息化系統(tǒng)避免了人工查找和判斷的錯(cuò)誤，可用準(zhǔn)確完整的檔案信息支持決策和管理。
2 圖書館檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵步驟
2.1 建立健全完善的檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)和設(shè)施
強(qiáng)大的圖書館檔案管理信息化系統(tǒng)需要一套完善的信息化網(wǎng)絡(luò)和設(shè)施來提供足夠的支撐和保障，從硬件到軟件，從內(nèi)部到外部。從硬件方面來說，檔案信息化管理需要大量的設(shè)備進(jìn)行支撐，例如電腦、服務(wù)器、掃描儀、打印機(jī)等。從軟件方面來說，選擇適合自身辦公特點(diǎn)的圖書檔案管理軟件和管理平臺(tái)是檔案管理信息化的基礎(chǔ)，其體系結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)功能、適用網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)、后臺(tái)數(shù)據(jù)庫、與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口、以及檔案管理模塊等要符合檔案信息化建設(shè)的要求。例如，利用各種搜索引擎從網(wǎng)絡(luò)上查詢并獲得各種信息;利用各種導(dǎo)航系統(tǒng)為讀者快速獲取信息提供服務(wù)等。單位要將檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)列入年度財(cái)務(wù)預(yù)算，對檔案保管數(shù)量的增加和檔案載體形態(tài)、技術(shù)手段的變化要有一個(gè)特定的預(yù)算等因素，增加經(jīng)費(fèi)投入。
2.2 建立完善的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)和體系
不同的圖書館的檔案管理工作都存在一定的差異性和共同點(diǎn)，各圖書館檔案管理信息化建設(shè)都要根據(jù)自身發(fā)展的特點(diǎn)和工作內(nèi)容建立完善的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)和體系。可將檔案管理信息化建設(shè)涉及到的大量的基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備、信息應(yīng)用系統(tǒng)、資源管理、安全系統(tǒng)和人員培養(yǎng)等諸多方面進(jìn)行規(guī)范管理。
2.3 提高檔案信息管理人員的專業(yè)素質(zhì)
一是要求檔案信息化管理人員要有檔案管理方面專業(yè)的知識(shí)，主要包括對檔案信息真實(shí)性的辨別能力，對檔案信息重要性的評(píng)估能力，對檔案信息的整理加工能力等。二是要有一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力和網(wǎng)絡(luò)信息處理能力，才能保證各種檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。
3 結(jié) 語
目前，圖書館檔案管理信息化建設(shè)是圖書館發(fā)展的主要方向和動(dòng)力，需要各個(gè)方面的支持。圖書館管理人員首先應(yīng)認(rèn)識(shí)到管理信息化建設(shè)的重要性，然后再根據(jù)工作特點(diǎn)和發(fā)展方向采取合適的建設(shè)平臺(tái)和方式，把握好關(guān)鍵步驟，才能更好地做好圖書檔案管理工作。
主要參考文獻(xiàn)
2000年12月6日中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》正式頒布實(shí)施，結(jié)束了文書檔案過去以六個(gè)特征為主的傳統(tǒng)組卷方法，開始了簡便易操作的歸檔文件整理。我縣自2002年開始，大部分機(jī)關(guān)單位文書檔案整理適用歸檔文件整理方法。歸檔文件整理就是將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，并使之有序化的過程。在這里，需要理解“件”的含義。何為“件”？“件”是歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與簽批單、底稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。“為一件”就是將文件材料的實(shí)體裝訂在一起，編目時(shí)也被視為一條條目。
一般情況下，歸檔文件整理大致有文件材料收集、分年度、分級(jí)別、分類別、分保管期限、文件裝訂、排列、加蓋填寫歸檔章、編目、裝盒、入庫等程序。
收集工作就是按照黨和國家的有關(guān)規(guī)定要求，通過一定的方式和手續(xù)，把分散在機(jī)關(guān)各科室部門、個(gè)人手中或散失在其它地方的文件材料，集中到單位檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理。收集工作是檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作中極為重要的一環(huán)，文件材料收集要做到齊全完整。
對于文書檔案，要依照國家檔案局第8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》對單位文書檔案材料進(jìn)行收集，要以“我”為主，即本機(jī)關(guān)單位形成的文件材料是收集歸檔重點(diǎn)。我們不僅要重視紅頭文件，還應(yīng)重視其他非紅頭形式文件收集，如會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)報(bào)告、黨團(tuán)員（干部）名冊、介紹信、人員調(diào)配、工資表、各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議等等。總之，凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。
分年度就是區(qū)分文件材料的所屬年度，把不同年度的文件分開。不同年度的文件一般不得放在一起歸檔。一般根據(jù)文件成文最后的落款日期進(jìn)行劃分。有幾種特殊情況：跨年度召開的會(huì)議文件材料歸入會(huì)議結(jié)束年；跨年度形成的案件文件材料歸入案件辦結(jié)的年度；跨年度的復(fù)文一般應(yīng)與來文或去文一起歸入復(fù)文的年度；跨年度的計(jì)劃規(guī)劃歸入開始年，跨年度的總結(jié)歸入最后一年。
分級(jí)別就是在保持文件之間有機(jī)聯(lián)系的基礎(chǔ)上，將上級(jí)機(jī)關(guān)、本機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)與不相隸屬機(jī)關(guān)和下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料分開整理。但對聯(lián)系密切的文件，如請示與批復(fù)等，不能為了分級(jí)別而將其分割開。實(shí)際操作中我們可將文件大致分為國家、省、市、縣等級(jí)別。
分類別就是根據(jù)本機(jī)關(guān)制定的文書檔案分類方案，將每份文件進(jìn)行分類。可分為組織機(jī)構(gòu)分類法和問題分類法。組織機(jī)構(gòu)分類法，就是將歸檔文件材料按其形成或承辦部門進(jìn)行分類。問題分類法，就是按照文件材料所記述和反映的問題進(jìn)行分類。我縣大部分機(jī)關(guān)單位采用“問題分類法”，都制定了《本機(jī)關(guān)文書檔案分類方案》，依據(jù)該方案對文件進(jìn)行劃分類別，在劃分類別時(shí)一般同時(shí)要求提煉出歸檔文件的主題詞，將文件所在類別和主題詞用鉛筆在文件左上角標(biāo)出。
機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。劃分保管期限時(shí)要按照本機(jī)關(guān)文書檔案保管期限規(guī)定進(jìn)行。在這里，我們將國家檔案局8號(hào)令第七、八條關(guān)于文書檔案永久、定期的內(nèi)容摘錄如下，供參照劃分期限。
永久保管的文書檔案主要包括：
（一）本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；
（二）本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；
（三）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；
（四）本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；
（五）本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；
（六）本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；
（七）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；
（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。
定期保管的文書檔案主要包括：
（一）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；
（二）本機(jī)關(guān)召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；
（三）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；
（五）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；
（六）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；
（七）上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制
發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；
（九）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。
文件裝訂就是采用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料，將歸檔文件以“件”為單位裝訂在一起。一般采用棉線使用縫紉機(jī)或“三孔一線”方法左側(cè)裝訂，且將文件左、下側(cè)對齊。裝訂前應(yīng)對破損的、字跡易褪變的文件進(jìn)行修裱、復(fù)制，對超大紙張的文件進(jìn)行折迭，去除文件上易銹蝕的金屬物等；裝訂時(shí)，要按一定順序給文件排序，一般順序?yàn)椋赫脑谇埃炁鷨巍⒌赘逶诤螅徽脑谇埃郊诤螅辉谇埃瑥?fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；收文處理閱辦單在前，正式文件在后；來文和復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后。
文件排列，就是依據(jù)事由原則確定全宗內(nèi)歸檔文件先后順序的過程。機(jī)關(guān)文書檔案的文件排序首先需在同一個(gè)保管期限內(nèi)將同一事由的文件排列在一起，同一事由的文件可按文件重要程度排列，也可按文件形成的時(shí)間先后順序排列。其次將不同事由的文件按照文書檔案分類方案中的不同問題、分類集中排列起來。對于某一次會(huì)議材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、信息簡報(bào)等成套性的文件應(yīng)集中排列在一起，保管期限按照其中文件的最高期限來劃定。
歸檔章一般加蓋在每份文件的首頁上端居中空白位置。項(xiàng)目有全宗號(hào)、年度、件號(hào)、類別、保管期限、盒號(hào)等。式樣如下：
蓋歸檔章和填寫內(nèi)容時(shí)需用耐久性材料，如紅色印泥、碳素墨水等。
全宗號(hào)是檔案館給立檔單位所編制的代號(hào)。沒有向縣檔案館進(jìn)行過移交的單位沒有全宗號(hào)，暫時(shí)可不填寫，待檔案館給定全宗號(hào)后再填寫。
類別是按單位制定的文書檔案分類方案中的大類，可簡寫為“一、二、三”等。
年度是歸檔文件的形成年度，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫，如“2005”，不能簡化為“05”。
期限是按照已確定的歸檔文件保管期限，分別填寫“永、30年、10年”。
件號(hào)是文件的排列順序號(hào)，同一保管期限、同一年度內(nèi)從“1”開始編號(hào)，即永久、30年、10年分別編號(hào)，每年形成三個(gè)流水號(hào)。
盒號(hào)是文件所存放的檔案盒位置號(hào)。同一保管期限從“1”開始編號(hào)，可一年一年續(xù)編；也可以同一保管期限、同一年度內(nèi)從“1”開始，即永久、30年、10年分別編號(hào)，每年形成三個(gè)流水號(hào)。
裝盒將歸檔文件按照件號(hào)的先后順序裝入檔案盒。基本要求是將同一年度、同一保管期限的歸檔文件，根據(jù)檔案數(shù)量多少裝不同規(guī)格型號(hào)的檔案盒。不同年度、不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)混裝入同一盒內(nèi)。同一類別的檔案可根據(jù)數(shù)量多少可裝一盒或多盒，保證檔案材料與盒的厚度適宜即可。
盒脊及封面和備考表需填寫完整仔細(xì)。盒脊及封面要與歸檔章填寫項(xiàng)目一致，并注意規(guī)范整潔，美觀大方。封面主要填寫的項(xiàng)目是全宗名稱即立檔單位的全稱；盒脊背填寫項(xiàng)目主要包括全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號(hào)、盒號(hào)等，其中，起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一份歸檔文件的件號(hào)和最后一份歸檔文件的件號(hào)，中間用“—”連接。結(jié)合實(shí)際操作，建議盒脊背與封面內(nèi)容均沿盒線居中的位置用印章加蓋。備考表主要是對盒內(nèi)歸檔文件作必要的注釋說明，主要包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期，其中，盒內(nèi)文件情況說明重點(diǎn)填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。
編目即編制歸檔文件目錄，需按照排定好的順序以“件”為單位逐一編目。在目錄中一件即為一條條目。結(jié)合縣檔案館使用的八九數(shù)碼檔案管理軟件信息系統(tǒng)，為便于移交檔案目錄轉(zhuǎn)入軟件數(shù)據(jù)庫，歸檔文件目錄使用Excel格式，內(nèi)容設(shè)置樣式如下：
全宗名稱為立檔單位全稱。
年度為歸檔文件形成年度，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字。
保管期限為永久、30年、10年。
盒號(hào)、件號(hào)與歸檔章上的填寫保持一致。
文號(hào)為文件的發(fā)文字號(hào)。
題名為文件標(biāo)題，沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的應(yīng)自擬標(biāo)題，外加方括號(hào)“[]”。
責(zé)任者為發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。聯(lián)合發(fā)文是多個(gè)責(zé)任者的，可填主辦單位。
成文時(shí)間為文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如“20050102”。
頁數(shù)為該份歸檔文件的總頁數(shù)，文件中只要有圖文的頁面均為一頁。
備注填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況。
1.我國的檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀
我國檔案信息化經(jīng)過近三十年的探索、發(fā)展，各個(gè)方面均取得了很大成績。檔案信息化建設(shè)由局部走向整體，在宏觀框架下進(jìn)行全面規(guī)劃和組織實(shí)施，并與電子政務(wù)建設(shè)緊密結(jié)合，成為國家信息化戰(zhàn)略的重要組成部分。
各地檔案信息化建設(shè)普遍開展。近幾年來，各地檔案行政管理部門相繼推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，取得了相當(dāng)大的成效。許多檔案部門建立了數(shù)字化檔案館，開通了專業(yè)檔案網(wǎng)站，引進(jìn)了專業(yè)檔案管理軟件，檔案信息化管理框架初具規(guī)模，信息化程度逐步提高。在檔案目錄數(shù)據(jù)庫方面，各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)都已經(jīng)具備了建設(shè)目錄數(shù)據(jù)庫的現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)，即各種館藏目錄，還有的檔案館建立了檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫。
2.我國的檔案信息化建設(shè)存在的問題
2.1缺少統(tǒng)籌規(guī)劃
當(dāng)前我國的檔案信息化建設(shè)，從全國檔案系統(tǒng)來看，稍顯混亂，缺乏統(tǒng)籌部署。各級(jí)檔案館缺乏聯(lián)系，各自為戰(zhàn)，不能統(tǒng)籌安排，共同發(fā)展，為我國整體的檔案文化建設(shè)做出貢獻(xiàn)。許多檔案館的信息化建設(shè)缺乏長遠(yuǎn)規(guī)劃或近期目標(biāo)不夠明確，存在著“頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳"的現(xiàn)象，只關(guān)注眼前，不能長久發(fā)展。檔案信息化建設(shè)中未能及時(shí)研究統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，各館使用的數(shù)據(jù)格式和標(biāo)準(zhǔn)缺乏統(tǒng)一性和規(guī)范性，檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術(shù)上的支持和系統(tǒng)管理以及技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)重制約了信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐，造成管理不暢，各級(jí)檔案館不能有效溝通，國家難以有效統(tǒng)籌發(fā)展檔案信息化。
2.2認(rèn)識(shí)上存在誤區(qū)
對信息化工作認(rèn)識(shí)深度不夠。簡單認(rèn)為信息化建設(shè)就是數(shù)字化，認(rèn)為館藏檔案數(shù)字化及檔案資源上網(wǎng)就是檔案的信息化，將電子文檔及辦公手段的自動(dòng)化認(rèn)為是檔案的信息化建設(shè)，對信息化工作的復(fù)雜性估計(jì)不足。殊不知檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)涉及各種數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)等方面的復(fù)雜的系統(tǒng)工程。而檔案的數(shù)字化只是一種技術(shù)手段，其目的是建設(shè)信息化檔案，數(shù)字化是建設(shè)信息化檔案的途徑。
將信息工作與基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作割裂開來，重信息化建設(shè)輕基礎(chǔ)性工作。錯(cuò)誤的以為只要借計(jì)算機(jī)技術(shù)，就可以做好信息化工作，就可以一勞永逸解決檔案工作的所有問題。由此而放松了對檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的要求。殊不知，業(yè)務(wù)工作是信息化工作的基礎(chǔ)，沒有穩(wěn)妥的基礎(chǔ)工作，不認(rèn)認(rèn)真真地做好檔案的收集、整理、開發(fā)和利用工作，信息化工作則無從談起。
2.3信息化設(shè)備、技術(shù)與人才儲(chǔ)備不夠完善
檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施還不完善。檔案信息化建設(shè)必須以高性能的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施以及高技術(shù)來保證。由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展及相關(guān)配套設(shè)施原因，我國的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施還不能滿足檔案信息化建設(shè)的要求。我國信息高速公路的建設(shè)還未全面完成，現(xiàn)有的信息傳輸速度過慢，使得網(wǎng)上檔案文件的傳輸效率很低。同時(shí)，我國多數(shù)檔案館辦公自動(dòng)化與內(nèi)網(wǎng)的建設(shè)亟需提高。在檔案網(wǎng)站方面，雖有數(shù)量達(dá)200幾百個(gè)，但與其他行業(yè)較為成熟的網(wǎng)站比較，還未形成行業(yè)體系。現(xiàn)有檔案相關(guān)網(wǎng)站存在內(nèi)容較少，專業(yè)性太強(qiáng)，搜索引擎少等難題。且目前檔案機(jī)構(gòu)主要局限于用網(wǎng)絡(luò)宣傳檔案法律法規(guī)，擴(kuò)大檔案業(yè)務(wù)信息交流，其他網(wǎng)上檔案業(yè)務(wù)還沒有真正開展起來。
同時(shí)，在檔案信息化方面存在一些技術(shù)障礙。目前，我國在保證電子文件信息安全的技術(shù)措施還有待于相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)的支持，信息安全技術(shù)對于維護(hù)電子文件的原始性、真實(shí)性至關(guān)重要。
3.我國的檔案信息化建設(shè)發(fā)展策略
3.1制定整體發(fā)展規(guī)劃
檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，需要按照適用、有效的原則，進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織全國核心力量研究檔案信息化建設(shè)的發(fā)展總體框架、規(guī)劃以及相關(guān)內(nèi)容，將檔案信息化納入國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化的大局中，電子文件的管理，數(shù)字檔案建設(shè)，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化等檔案信息化建設(shè)內(nèi)容應(yīng)由國家檔案局統(tǒng)一規(guī)劃和組織各地市檔案局，使整項(xiàng)工作有計(jì)劃、有步驟、有重點(diǎn)地進(jìn)行，使檔案信息化建設(shè)駛?cè)胍?guī)范、有序的發(fā)展軌道。
3.2解放思想，樹立檔案信息化意識(shí)
當(dāng)今世界已經(jīng)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，由于網(wǎng)上信息的共享性，信息來源渠道日益多樣化，檔案機(jī)構(gòu)如果不及時(shí)開展信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化，檔案信息服務(wù)的優(yōu)勢就可能喪失。但目前我國多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)對網(wǎng)絡(luò)信息帶來的的挑戰(zhàn)認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為紙質(zhì)檔案資料檔案信息具有真實(shí)性，不需要網(wǎng)絡(luò)共享，對檔案信息化建設(shè)沒有責(zé)任感和緊迫感，檔案信息化建設(shè)還沒有被付諸實(shí)踐。因此，解放思想，樹立檔案信息化建設(shè)意識(shí)，在當(dāng)今信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)的社會(huì)顯得極為重要。因此，我們必須樹立檔案信息社會(huì)化意識(shí)，盡快把檔案信息置于社會(huì)共享地位，向社會(huì)提供全面快捷方便準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)。
關(guān)鍵詞 加味當(dāng)歸補(bǔ)血湯 甲鈷銨 糖尿病周圍神經(jīng)病變 聯(lián)合治療
doi:10.3969/j.issn.1007-614x.2009.09.121
糖尿病周圍神經(jīng)病變是糖尿病最常見的慢性并發(fā)癥之一，可使患者生活質(zhì)量下降，嚴(yán)重者可致殘。目前缺乏較好療效的治療手段。筆者應(yīng)用加味當(dāng)歸補(bǔ)血湯聯(lián)合甲鈷銨治療糖尿病周圍神經(jīng)病變90例，療效滿意，現(xiàn)報(bào)告如下。
資料與方法
病例選擇2003～2007年我院門診和住院治療的乙型糖尿病并發(fā)周圍神經(jīng)病變患者90例，均符合1999年WHO制定的乙型糖尿病診斷與分類標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)具有周圍神經(jīng)病變表現(xiàn)。男59例，女31例；年齡50～70歲，平均58歲；病程4～16年。全部患者均符合如下條件：①感覺功能障礙，如四肢感覺異常，麻木、疼痛、蟻行感，以下肢為著，夜間加劇，手套足襪套感；②運(yùn)動(dòng)功能障礙，如肌肉萎縮或肌無力，走路不穩(wěn)有足踩海綿感，腱反射減弱或消失；③神經(jīng)電生理檢查顯示神經(jīng)傳導(dǎo)障礙，神經(jīng)傳導(dǎo)速度減慢；④排除腦血管病，慢性酒精中毒，脈管炎、自身免疫性疾病及外傷等其他原因造成的神經(jīng)病變。
治療方法：所有患者均給予糖尿病教育，嚴(yán)格飲食控制，合理運(yùn)動(dòng)鍛煉，恰當(dāng)藥物治療(口服降糖藥或和胰島素治療)使血糖控制達(dá)標(biāo)等綜合治療措施，同時(shí)口服甲鈷銨0.5mg，3次/日，中藥應(yīng)用加味當(dāng)歸補(bǔ)血湯。方劑組成：黃芪30g，當(dāng)歸10g，地龍15g，烏梢蛇10g，生山藥30g，天花粉30g，丹參30g，生地15g，牛膝30g。共為細(xì)末，過100目篩，制成水丸，每次5g，每日2次，口服，4周為1個(gè)療程。
療效判定標(biāo)準(zhǔn)：①顯效：癥狀明顯減輕或消失，夜間休息正常，神經(jīng)傳導(dǎo)速度正常；②有效：癥狀減輕，夜間休息尚好，神經(jīng)傳導(dǎo)速度變化不大；③無效：癥狀無改善或改善不明顯，夜間休息差，神經(jīng)傳導(dǎo)速度無變化。
結(jié) 果
顯效30例，有效42例，無效18例，總有效率80%，治療過程未發(fā)現(xiàn)明顯不良反應(yīng)，治療前后查肝腎功均正常，部分患者長期服藥達(dá)3個(gè)月之久均無不良反應(yīng)發(fā)生。
討 論
糖尿病周圍神經(jīng)病變發(fā)生率可高達(dá)50%[1]，其發(fā)病機(jī)理復(fù)雜，現(xiàn)代醫(yī)學(xué)認(rèn)為是在糖代謝紊亂的基礎(chǔ)上多因素作用的結(jié)果，從而引起一系列臨床表現(xiàn)。其主要原因?yàn)槲⒀h(huán)障礙及血液流變學(xué)異常造成的神經(jīng)纖維缺血缺氧，糖代謝障礙及組織氧化代謝增加致神經(jīng)組織損害。甲鈷銨可促進(jìn)神經(jīng)組織內(nèi)三大營養(yǎng)物質(zhì)的代謝，從而營養(yǎng)神經(jīng)起到治療作用，但單獨(dú)應(yīng)用效果不十分滿意。
糖尿病屬中醫(yī)消渴的范疇，主要由于素體陰虛或飲食不節(jié)，喜食肥甘厚味，或情志失調(diào)，或不節(jié)，腎燥精虧致肺、胃(脾)、腎三臟受損，陰虛燥熱，其合并周圍神經(jīng)病變是由于消渴日久，久則耗氣傷血，致氣虧血虛，氣血瘀滯，四肢末梢失養(yǎng)，從而最終導(dǎo)致四肢麻木不仁等周圍神經(jīng)病變，治宜滋陰清熱，益氣養(yǎng)血，活血通絡(luò)。加味當(dāng)歸補(bǔ)血湯，以重用黃芪補(bǔ)益肺脾之氣，當(dāng)歸、丹參、牛膝益腎養(yǎng)血活血，地龍、烏梢蛇活血通絡(luò)使諸藥直達(dá)絡(luò)脈，生山藥、天花粉、生地滋陰清熱。諸藥合用，可以有效地改變糖尿病周圍神經(jīng)病變導(dǎo)致的四肢末梢神經(jīng)的營養(yǎng)，使周圍神經(jīng)的功能得以恢復(fù)和改善，臨床觀察結(jié)果表明，加味當(dāng)歸補(bǔ)血湯合并甲鈷銨治療糖尿病周圍神經(jīng)病變具有較好的療效，值得臨床推廣。
關(guān)鍵字企業(yè)檔案管理；服務(wù)；城市供水
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
近年來，隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理正面臨著前所未有的變革——從紙質(zhì)檔案向全數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變、從人工檔案管理為主向自動(dòng)檔案管理為主轉(zhuǎn)變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)變。
一、建設(shè)檔案管理信息平臺(tái)的背景 檔案管理是企業(yè)管理不可分割的重要組成部分。蘇州市自來水有限公司歷史悠久，檔案資料悠久，多而雜，如何促進(jìn)檔案管理水平的全面提升，充分發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)企業(yè)、服務(wù)職工的作用，是檔案管理人員義不容辭的職責(zé)。堅(jiān)持以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以開發(fā)利用檔案信息資源、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展為目的，不斷加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)信息、基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、信息資源利用、安全保障體系、人才隊(duì)伍等六項(xiàng)基礎(chǔ)性建設(shè)，著力打造公司檔案信息共享交換網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。將檔案信息化建設(shè)納入公司信息化建設(shè)的總體布局，以建立健全“一站三庫”（即檔案信息網(wǎng)站、檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫）為重點(diǎn)，以“分步實(shí)施、突出重點(diǎn)、資源共享、安全保密”為原則，有序推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化進(jìn)程，建立檔案信息化的長效發(fā)展機(jī)制，逐步實(shí)現(xiàn)管理自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化，全面提升檔案信息資源開發(fā)利用和服務(wù)水平。 二、實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案室的目標(biāo)
1.數(shù)據(jù)采集功能：“通過蘇州市檔案局提供的“公文檔案一體化管理平臺(tái)”軟件，多層面、多門類采集、接收公司必須長期或永久保存的、符合歸檔要求的各種電子檔案信息，逐步實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理。積極推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化建設(shè)，采取數(shù)字化掃描、轉(zhuǎn)換等技術(shù)手段，逐步實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢，不斷提高服務(wù)效率與質(zhì)量。
2、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)保存功能：通過在線NAS、移動(dòng)硬盤、藍(lán)光刻錄等多種技術(shù)手段，對采集到的各類檔案信息在備份的基礎(chǔ)上進(jìn)行永久保存，完成公司數(shù)據(jù)備份。
3、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)利用功能：依托OA網(wǎng)，建立檔案信息網(wǎng)站，提供分層次、智能化、方便快捷的檔案、文件綜合信息訪問查詢、數(shù)據(jù)分析服務(wù)，同時(shí)有目的、有重點(diǎn)的搜集、整理、數(shù)字化部分企業(yè)文件資料，面向企業(yè)，服務(wù)企業(yè)，不斷探索數(shù)字檔案室為企業(yè)服務(wù)的新路子。
4、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)管理功能：實(shí)行系統(tǒng)化管理，實(shí)現(xiàn)分類、排序、價(jià)值鑒定、數(shù)據(jù)檢驗(yàn)、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、自動(dòng)標(biāo)引、信息組織、打印輸出等，并運(yùn)用身份認(rèn)證、保密、訪問控制等技術(shù)確保電子檔案信息的安全及合理利用，有效地維護(hù)整個(gè)系統(tǒng)信息的安全。
5、實(shí)現(xiàn)檔案宣傳功能：充分利用數(shù)字檔案室綜合保管的，反映公司成長歷程的文本、音頻、視頻、圖像等各種數(shù)字檔案資源，全方位展示給職工，并擇要在外網(wǎng)公開宣傳，進(jìn)一步發(fā)揮檔案信息資源作用。
檔案管理信息平臺(tái)主要應(yīng)用模塊包括公文處理、檔案管理、資料管理、系統(tǒng)管理。其中數(shù)字化檔案存放在檔案管理模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產(chǎn)檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、招標(biāo)檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號(hào)、責(zé)任者、起止日期、機(jī)構(gòu)、文件類型、主題詞、關(guān)聯(lián)詞、分類號(hào)等。檔案管理信息平臺(tái)以確保文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性四個(gè)特性為基礎(chǔ)目標(biāo)，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時(shí)間，檔案捕獲，登記，分類，存儲(chǔ)和保管，利用，跟蹤，處置計(jì)劃的實(shí)施，對檔案管理過程的記錄。
檔案管理信息平臺(tái)是一個(gè)覆蓋整個(gè)公司的一體化綜合平臺(tái)，使檔案信息實(shí)現(xiàn)縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用后，將實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動(dòng)化和檔案信息利用在線化，充分發(fā)揮檔案部門的信息服務(wù)功能，注重電子文件管理、檔案管理先進(jìn)理論的具體應(yīng)用和國際標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實(shí)施，融合思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新，最終實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的共享利用和綜合應(yīng)用，為企業(yè)生產(chǎn)、管理提供決策服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理水平質(zhì)的飛躍。 三、實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的技術(shù)手段 認(rèn)真執(zhí)行國家檔案局8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《CAD電子文件光盤存貯歸檔與檔案管理要求》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等一系列技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、便于轉(zhuǎn)換、實(shí)現(xiàn)共享。1. 全宗內(nèi)檔案分類科學(xué)，編號(hào)規(guī)范 檔案分類原則是以蘇州市自來水有限公司全部檔案為對象，依據(jù)管理職能，結(jié)合檔案室全部檔案內(nèi)容及其形成特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于科學(xué)管理與開發(fā)利用的原則。 全宗內(nèi)要統(tǒng)一的分類方案，根據(jù)檔案屬性劃分檔案的種類，做到門類之間界限清楚，層次分明；全宗內(nèi)文書檔案類別設(shè)置合理，按保管期限--年度--問題（或組織機(jī)構(gòu)）分類；會(huì)計(jì)檔案按年度--形式分類；科技檔案的分類應(yīng)符合國家檔案局有關(guān)文件的規(guī)定；其它專門檔案的分類符合本系統(tǒng)主管部門與檔案管理部門確定的標(biāo)準(zhǔn)；全宗內(nèi)檔案的編號(hào)排列按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，以卷為單位整理時(shí)，檔號(hào)編制為全宗號(hào)--目錄號(hào)--案卷號(hào)；以件為單位整理時(shí)，檔號(hào)設(shè)置按國家檔案局有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.明確類目設(shè)置 一級(jí)類目按卷根據(jù)資料與檔案的特點(diǎn)，共設(shè)置為6個(gè)。文書檔案、科技檔案、專門檔案、特殊載體檔案、分類業(yè)務(wù)檔案、基建類檔案。
二級(jí)類目按件管理的檔案，以部門為類目。各部門文件，檔案進(jìn)行有效的管理，方便其他部門進(jìn)行借閱，針對歷史檔案進(jìn)行管理，電子化，流程化部門檔案。
3. 檔案整理要求 全宗內(nèi)所有檔案應(yīng)收集齊全，經(jīng)系統(tǒng)整理。文書檔案、科技檔案、照片檔案、磁性載體檔案質(zhì)量必須符合《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《照片檔案管理規(guī)范》、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》的要求，要遵循文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系，參照文件材料的不同價(jià)值，便于利用和保管。
3.1文件材料的種類，份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整；
3.2同一問題、同一會(huì)議、同一案件的文件以及正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件等應(yīng)一起整理；
3.3跨年度的會(huì)議、活動(dòng)、案件等形成的文件一般歸入結(jié)束年度整理；
3.4產(chǎn)品、科研課題、基建項(xiàng)目、設(shè)備儀器按其部件、結(jié)構(gòu)、階段等分別組卷；
3.5錄音帶、錄像帶、照片等檔案的整理、編目應(yīng)與分類方案相統(tǒng)一，文字說明材料齊全、準(zhǔn)確；
3.6文件材料的制作和書寫材料必須達(dá)到永久保存。 四、檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè) 1硬件方面：添置計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、高速掃描設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，服務(wù)器配置應(yīng)滿足海量數(shù)據(jù)存貯，快速檢索利用的要求；除進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工外，還應(yīng)加大音頻檔案、視頻檔案等多媒體檔案數(shù)字化的力度。
序號(hào) 內(nèi)容 型號(hào) 配置 單位 數(shù)量
1 服務(wù)器 IBMX3650M4 7915 E5-2609/4G/1TB*8/19’ 套 1
2 臺(tái)式計(jì)算機(jī) HP 8300 I5 3470/4G/500G/19’ 套 7
3 高速掃描儀 紫光Uniscan Q280 A4/30PPM 臺(tái) 1
4 高清拍攝儀 紫光Uniscan G660 A3/500W像素 臺(tái) 1
5 激光打印機(jī) HP P1606dn 自動(dòng)雙面/有線網(wǎng)絡(luò)打印 臺(tái) 1
6 噴墨一體機(jī) OfficeJet J4660 打印、復(fù)印、傳真、掃描5合一 臺(tái) 1
7 A3掃描儀 明基 U809 A3幅面，15秒快掃 臺(tái) 1
8 A4掃描儀 明基 5560C 開機(jī)即掃，無預(yù)熱 臺(tái) 1
9 便攜掃描儀 方正Z16 600dpi 臺(tái) 1
10 數(shù)碼相機(jī) 索尼RX100 2020萬像素 3英寸液晶屏（32G含三腳架) 臺(tái) 1
11 備份設(shè)備 西部數(shù)據(jù) DX4000 12TB（含硬盤） 套 1
12 移動(dòng)硬盤 希捷 新睿品 1TB 2.5英寸 USB3.0 個(gè) 3
2軟件配置：
a、服務(wù)器操作系統(tǒng)：Microsoft Windows 2008 Advance Server
b、服務(wù)器數(shù)據(jù)庫： MySQL5.0以上
c、客戶端操作系統(tǒng)：Windows XP
d、客戶端應(yīng)用軟件：Microsoft IE 5.5 + SP2及以上版本+ IBM WebSphere Application Developer Advanced Edition 4.0
注：數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、WEB服務(wù)器、索引服務(wù)器可以安裝在一個(gè)物理服務(wù)器上；安裝系統(tǒng)前確認(rèn)服務(wù)器上已經(jīng)安裝有IIS5.0以及其是否有WWW、FTP服務(wù)正常運(yùn)行。
3場館要求：進(jìn)一步優(yōu)化檔案保管條件，新增不少于60平方米的工作場所作為掃描工作間、檔案存儲(chǔ)間。五、檔案管理的應(yīng)用范圍及其效益 蘇州市自來水有限公司檔案管理應(yīng)用于三廠兩所，各個(gè)科室；檔案材料包括案卷文書檔案、基建檔案、科研檔案、人事檔案、宣傳檔案、財(cái)務(wù)檔案、視頻檔案、照片檔案等。 它為企業(yè)帶來了直接、間接經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益： 第一，提高了勞動(dòng)生產(chǎn)率。檔案管理的實(shí)施，提高了項(xiàng)目文件歸檔的工作效率，以往，一個(gè)工程項(xiàng)目完成收集整理工作大量的人力，而現(xiàn)在有檔案可查，大幅降少投入人力。 第二，豐富、完整的檔案資料是日后其他工程建設(shè)和生產(chǎn)運(yùn)行、維護(hù)的重要依據(jù)和參考。 第三，是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的重要保證。隨著法制建設(shè)的不斷完善、社會(huì)各方面的法律意識(shí)不斷增強(qiáng)，企業(yè)面臨的法律風(fēng)險(xiǎn)也越來越多。豐富完整的檔案資料可以維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。比如，土地征用手續(xù)、林木砍伐協(xié)議等文件可以在日后解決相關(guān)糾紛中起到?jīng)Q定性作用。再如，工程建設(shè)的立項(xiàng)審批及規(guī)劃、環(huán)保、土地、消防許可等前期依據(jù)性文件，可以使企業(yè)規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)及行政處罰風(fēng)險(xiǎn)。 轉(zhuǎn)
關(guān)鍵詞：電子檔案管理系統(tǒng)；收集整理；檔案歸檔；檔案上交；檔案匯交；檔案分發(fā)；檔案接收
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044(2011)22-5279-02
Research on Collection and Arrangement in Electronic Records Management System
HOU Li-li
(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)
Abstract: Collection and arrangement of records, the core module of Electronic Records Management System, which occupy most part of work, relate to whether the advantages of Electronic Records Management System comparing with old handwork management of records are really obvious or not. The functions of the whole and every module of collection and arrangement in Electronic Records Management System of Petro China are introduced.
Key words: electronic records management system; collection and arrangement; records filing; records handing in; records distributing; records receiving
傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)的一般原理是：部門檔案歸檔人員將實(shí)體檔案提交到檔案管理部門，由檔案管理部門人員負(fù)責(zé)檔案的入庫管理。由于不能充分發(fā)揮電子文件的優(yōu)勢，造成手工勞動(dòng)量大，操作程序復(fù)雜，人力、物力資源浪費(fèi)，而且檔案利用率極差。為了加快中國石油天燃?xì)饧瘓F(tuán)公司信息化的發(fā)展，統(tǒng)一各個(gè)下屬單位檔案管理規(guī)范，形成中石油檔案共享知識(shí)平臺(tái)，項(xiàng)目組在信息部的支持下，與微軟合作開發(fā)了中國石油檔案管理系統(tǒng)。
系統(tǒng)的原理是：部門檔案歸檔人員將檔案電子條目錄入，經(jīng)過歸檔部門領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門領(lǐng)導(dǎo)審核后，檔案電子條目自動(dòng)提交給檔案管理部門，隨即可同步提交實(shí)體檔案和清單，由檔案管理部門人員進(jìn)行檔案整理和入庫維護(hù)。這部分功能主要由系統(tǒng)中收集整理模塊完成。本文介紹收集整理模塊的總體功能結(jié)構(gòu)和各個(gè)子模塊的工作原理。
1 總體功能結(jié)構(gòu)圖
“收集整理”模塊主要包含“檔案歸檔”和“檔案上交”的功能。
檔案歸檔的目標(biāo)為協(xié)助歸檔部門和檔案部門的用戶將電子和實(shí)體檔案歸到中國石油檔案管理系統(tǒng)中，以達(dá)到提供借閱利用的目的。檔案上交的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)油氣勘探開發(fā)類檔案的匯交和分發(fā)。圖1是收集整理模塊的總體功能結(jié)構(gòu)圖。
2 檔案歸檔
檔案歸檔包含預(yù)歸檔、歸檔整理、檔案整理三個(gè)子模塊。
2.1 各個(gè)子模塊任務(wù)
2.1.1 預(yù)歸檔
1）歸檔部門人員對待審核檔案的電子條目進(jìn)行錄入、編輯、提交；
2）歸檔部門領(lǐng)導(dǎo)審核；
3）檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)審核；
2.1.2 歸檔整理
1）部門歸檔人員對不需審核的電子條目錄入、編輯、移交；
2）部門歸檔人員對實(shí)體檔案的同步歸檔：歸檔清單打印、實(shí)體檔案同步移交到檔案管理部門；
2.1.3 檔案整理
檔案管理部門人員對歸檔部門提交的電子和實(shí)體檔案編輯、實(shí)體整理、歸檔辦結(jié)；
2.2 檔案歸檔流程步驟
如圖2，系統(tǒng)提供四種歸檔流程，可由各單位根據(jù)本單位業(yè)務(wù)情況選擇使用。
2.2.1 標(biāo)準(zhǔn)流程歸檔
對應(yīng)上圖的全部五個(gè)步驟12345。
2.2.2 直接歸檔
歸檔流程從第四步開始，即從“歸檔整理”步驟開始，這種歸檔流程完全以實(shí)體歸檔發(fā)起，去掉了前面三步電子條目先歸檔的過程，檔案歸檔只經(jīng)過45兩步流程完成。例如：總部的檔案歸檔就是這種流程。
2.2.3 檔案部門審核
對應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)歸檔流程去掉第二步，即1345。對應(yīng)系統(tǒng)中就是檔案條目在“預(yù)歸檔”步驟由檔案部門審核通過后，進(jìn)入到“歸檔整理”步驟，由部門歸檔人員進(jìn)行實(shí)體歸檔工作。
2.2.4 歸檔部門審核
對應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)歸檔流程去掉第三步，即1245。對應(yīng)系統(tǒng)中就是檔案條目在“預(yù)歸檔”步驟由歸檔部門審核通過后，進(jìn)入到“歸檔整理”步驟，由部門歸檔人員進(jìn)行實(shí)體歸檔工作。
3 檔案上交
檔案上交分為檔案匯交、檔案分發(fā)、檔案接收三個(gè)子模塊。如圖3，源單位（如油氣田A、油氣田B……）把檔案上交到目標(biāo)匯交單位（如勘探開發(fā)研究院）。如圖4，由檔案產(chǎn)生部門將檔案分發(fā)到各個(gè)下屬單位檔案部門（如A單位檔案部門、B單位檔案部門……），由這些部門利用“檔案接收”功能，將檔案接收到系統(tǒng)的收集整理模塊中，進(jìn)行編輯和存檔。
4 結(jié)束語
中國石油檔案管理系統(tǒng)目前已在中石油多家下屬單位上線。作為檔案系統(tǒng)的核心模塊――收集整理，以其簡潔的歸檔程序、嚴(yán)密的在線審批流程、兼容的條碼和清單打印功能大大方便了用戶單位的推廣和使用，促進(jìn)了企業(yè)的減員增效。“電子文件先歸檔、實(shí)體隨后”的管理理念，使歸檔部門確保實(shí)體檔案要和相應(yīng)的電子檔案一致，并同步提交到檔案管理部門。跨部門、跨地區(qū)的不同單位間檔案的匯交、分發(fā)和接收，只需幾個(gè)簡單步驟即可在線完成。電子條目的錄入項(xiàng)設(shè)置嚴(yán)格遵守《中國石油天然氣集團(tuán)公司檔案管理手冊》規(guī)定的檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)規(guī)范和檔案信息化規(guī)范。系統(tǒng)統(tǒng)一了中石油各個(gè)下屬單位檔案管理規(guī)范，將成為中石油集團(tuán)公司檔案管理平臺(tái)和共享知識(shí)中心。
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一、始終將檔案管理的基礎(chǔ)工作放在首位
萬丈高樓平地起,只有始終將檔案管理工作方面的基礎(chǔ)工作放在首位,接下來的檔案管理工作才能有條不紊的進(jìn)行。首先,要完善基本制度和管理規(guī)范的建設(shè),進(jìn)一步優(yōu)化工作步驟和管理方式。要根據(jù)住房保障管理中心的職責(zé)要求,由信息管理部門制定其具體的檔案管理辦法,并且要積極全面的聽取其他部門負(fù)責(zé)人和資料管理員的意見,并且要與各部門進(jìn)行深入的探討,意見征求完成以后就可以著手起草相關(guān)制度規(guī)范,并且在各部門進(jìn)行試用。其次,嚴(yán)格規(guī)范管理檔案的收集、整理和歸檔工作的步驟。此項(xiàng)對檔案管員提出嚴(yán)格的要求。檔案管理員擔(dān)任著管理員和操作員的的雙重職責(zé),必須用以身作則的標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格要求自己,真正將檔案管理工作做到最規(guī)范最好。把住房保障管理中心各部門和個(gè)人手上日常的種類繁多的文件材料,根據(jù)住房保障管理中心的檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔,在保證紙質(zhì)檔案完整性的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案文件的信息化管理。最后,做好圖片資料的檔案管理工作。住房保障管理中心要將所有的檔案進(jìn)行電子掃描,建立電子檔案,并將電子檔案歸入數(shù)字管理系統(tǒng)。而且要出臺(tái)相關(guān)的圖片資料的管理辦法,同時(shí)要將圖片檔案匯總歸檔,以便以后借閱參考和使用。
二、增強(qiáng)住房保障管理中心檔案管理人員的綜合素質(zhì)
住房保障管理中心的檔案管理工作是專業(yè)性很強(qiáng)的工作,而且檔案管理工作也在不斷的發(fā)展,所以相應(yīng)的對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。但是就目前情形來看,檔案管理人員的綜合素質(zhì)與實(shí)際檔案管理工作的要求有一定的差距,這樣就會(huì)在一定程度上制約住房保障管理中心檔案管理工作的發(fā)展。所以增強(qiáng)住房保障管理中心檔案管理人員的綜合素質(zhì)是大勢所趨,刻不容緩的。首先,增強(qiáng)檔案管理人員的思想政治素質(zhì)。檔案管理工作是政治性很強(qiáng)的工作,要求嚴(yán)格的保密性、完整性、安全性,所以檔案管理人員必須有較高的黨性原則和政治立場,樹立正確的人生觀和價(jià)值觀。其次,增強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。檔案管理是技術(shù)性很強(qiáng)的工作,要求工作人員掌握相關(guān)檔案管理工作的各項(xiàng)方針政策,熟悉收集檔案、科學(xué)整理的方法步驟,這樣才能做到科學(xué)高效的管理檔案。第三,增強(qiáng)檔案管理人員的創(chuàng)新能力。時(shí)代是不斷發(fā)展的,所以檔案管理工作也是在不斷創(chuàng)新發(fā)展變化中進(jìn)步的,相應(yīng)的檔案管理人員只有不斷增強(qiáng)自身的創(chuàng)新意識(shí),才能在檔案管理工作中做到得心應(yīng)手。最后,增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。檔案管理工作者只有不斷更新觀念,不斷學(xué)習(xí)新理論,不斷拓展自己的知識(shí)面,增強(qiáng)自身的專業(yè)素質(zhì),才能適應(yīng)知識(shí)日新月異的變化,新情況的層出不窮。
三、結(jié)束語
