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序論：在您撰寫檔案一體化管理時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
1．婚姻登記人員與檔案人員管理一體化。按照傳統的做法，婚姻登記工作人員負責婚姻登記過程中文件材料的收集和歸檔。登記材料是從婚姻管理的角度出發運作，與婚姻檔案的靜態管理沒有銜接，人員也屬于兩個部門，沒有統一整體的業務規范，這樣往往會出現歸檔材料不齊全、整理不系統、分類編號不準確等現象。歸檔后往往因質量問題需要檔案人員重新拆卷、整理，花費大量的時間進行重復性工作。在電子文件管理方面，登記錄入人員雖然在操作系統中輸入了大量的人員信息，但由于登記和檔案兩個系統不銜接，有些檔案需要的字段和信息沒有包括在內，致使歸檔后檔案人員再次進行大量信息的輸入，工作繁瑣而重復。文檔一體化管理的實施不僅使檔案人員從繁重重復的工作中解放出來，有更多的時間投入到檔案的利用工作中去，提高檔案的利用率。同時更有效地通過前端過程控制保證了歸檔文件的齊全、完整。登記人員與檔案管理人員的一體化管理是實現文檔一體化管理模式的重要前提和保證，對登記人員、檔案人員要實施統一領導、統一管理、統一培訓和業務指導、統一專業標準規范、統一明確崗位職責，為實現文檔一體化的目標提供組織和人員上的保證。
2．紙質文件材料控制與紙質檔案管理一體化。紙質文件材料控制指婚姻登記工作中，工作人員對婚姻登記材料進行有效的動態過程控制。登記材料控制工作是一項規范化、專業化和職能化的工作，主要活動包括登記材料的申報、審批、整理和歸檔。相比之下，紙質婚姻檔案管理是一種靜態的管理模式，檔案人員按照傳統的檔案管理要求對歸檔的紙質婚姻檔案進行收集、分類、編目、登記、統計和必要的加工整理等，便于查詢和利用。在實際工作中，靜態的檔案管理工作前移，將檔案管理的方法、理念融入到登記工作過程的控制中去，檔案人員對登記人員進行登記材料驗收、收集、分類、組卷、編號、整理、借閱等專業化的系統培訓。登記工作結束后，登記檔案直接上架，以期實現紙質登記材料控制與紙質檔案管理的一體化。
3．電子文件與電子檔案管理一體化。在婚姻登記工作中，工作人員使用的是《婚姻登記管理系統》，用來存儲、控制婚姻登記過程中生成的所有電子文件，包括部分紙質文件掃描后的電子文件。在檔案管理中使用的是適合檔案管理的專門數據庫系統，用來存儲管理歸檔后的電子檔案。電子文件與電子檔案管理一體化需要利用網絡和計算機技術將上述材料錄入系統和檔案管理系統實現無縫鏈接，建立文檔一體化軟件，針對從電子文件產生到歸檔為電子檔案進行全過程控制和管理。在建立文檔一體化管理模式的過程中，要實現登記材料全部電子化，同時優化兩個操作系統，通過開發一體化軟件，使文控操作系統與檔案管理系統相結合，逐步實現電子文件到電子檔案的一體化管理。
二、實現婚姻文檔一體化管理的前提條件
1．建立統一的標準規范體系。建立婚姻登記材料前端控制、檔案管理統一的標準規范體系是實現婚姻文檔一體化的基礎。標準規范體系是登記人員、檔案人員工作的標準和依據，這些標準體系文件的建立是婚姻登記、檔案現代化管理工作的基礎，是科學管理和有效利用婚姻檔案的保障，同時有效促進了登記材料的標準化和檔案管理的規范化。實行文檔一體化必須嚴格遵循統一的專業化標準規范，實現婚姻檔案管理的規范化。
【關鍵詞】文檔管理一體化 文檔一體化的現狀 文檔管理一體化的意義
一、文件管理與檔案管理一體化
（一）文件、檔案一體化的概念。文件管理與檔案管理一體化主要是指實現文件、檔案生成的一體化、管理的一體化和利用的一體化。文件、檔案一體化主要從文書管理和檔案管理的角度出發，實現文件生成、辦理以及檔案歸檔的全過程的管理。實現文檔一體化，從而保證文件內容的完整性和數據結構的一致性。
（二）文件管理與檔案管理的關系。目前國內外對文件、檔案管理一體化還沒有一個明確統一的概念，但是文件管理與檔案管理間存在的互相依存、密不可分的關系卻顯而易見，這種關系主要表現在以下幾個方面：1.文件管理與檔案管理相輔相成。一方面檔案是由文件發展而來的，文件的質量直接影響檔案的質量，另一方面檔案管理是文件管理的延伸和發展，目前文件管理和檔案管理已經成為一個不可分割的系統管理工程；2.檔案部門必須有專職文件管理人員的參與，這是保證文檔一體化管理質量的前提條件。目前國外一些重要的機關部門，已經普遍實現檔案人員參與文件管理，國內多數機關和企事業單位則都沒有設置機關檔案室等專職文件管理機構，現行的文件大多交由制作人員或者承辦人員自行妥善保管，文件中心大多作為檔案系統的分支機構，往往保管一些企業或機關的半現行的文件。檔案部門應設置專門的文件管理機構，配備專職的文件管理人員，為機關檔案科學化管理的實現奠定基礎。
（三）文件管理與檔案管理密不可分，文件管理人員和檔案管理人員之間也存在相互依存、相互促進的關系。在國外大部分的檔案管理部門和人員都會參與文件的管理工作，但是檔案管理人員并不能完全取代文件管理人員，文件管理人員只有和檔案管理人員相互溝通、密切配合，才能實現檔案管理和文件管理的有效配置，保障文件管理的質量，更好的為檔案管理服務。
二、文件管理與檔案管理一體化現狀
80年代之前，我國一直沿用傳統的文件與檔案分開管理的工作體制，隨著經濟社會的發展，傳統的工作體制已經不能滿足社會的發展需求，其弊端也逐漸顯露出來。為了提高工作效率，適應社會經濟的發展，文件管理與檔案管理一體化的思想逐漸被提出，然而由于傳統思想的束縛和環境的局限性，這種科學的管理體制在一定的時期內并未真正實現。
當前，在我國企業檔案管理大致可以分為兩種形式，一種是沿用傳統的卷為單位的管理，實行部門立卷制度，各部門在每年的6月把整理好的上一年度相關文件轉移到檔案室，再由檔案室負責整理和編目保存。另一種則是實行文件、檔案的一體化管理模式，具體實施則是由各部門的檔案負責人通過檔案管理系統進行文件案卷以及卷內文件的著錄，通過插入附件的方式實現對檔案全文的管理，使用這種方式對檔案文件的著錄使電子文件原文在檔案管理系統中有了相應的目錄，同時，還可以在服務器上為原文留有單獨的空間，提高工作效率，降低錯誤發生的幾率。
三、實現文件檔案管理一體化的意義
目前，我國各個領域已經普遍推行辦公自動化，并逐步實現文件檔案管理一體化，文檔一體化管理可更加科學合理，有利于樹立更合理科學的文檔管理體制和管理理念。文件和檔案一體化管理在文書處理的過程中科學利用管理系統，形成完整的數據信息，避免重復工作，使文件管理的收發、登記、運轉等工作完整有序，從而使文件管理各項工作達到精細化，完成案卷達到系統化和查找利用的標準化。
四、加快文件管理與檔案管理一體化實現的措施
在信息技術高速發展的今天，文檔管理一體化的發展已經具備了一定的理論和實踐基礎，文檔管理一體化的建設是一個龐大的系統工程，所涉及的文件信息的面積較為廣泛，要求我們必須認真對待，具體要求我們從以下幾個方面做起：
（一）立足檔案管理現狀，完善檔案管理體系。在現有的檔案管理機構組織體系的基礎之上，建立健全文檔管理的組織體系，由于我國受傳統體制的影響較深，至今沒有全面打破傳統的管理模式，文檔管理一體化并沒有真正實現，因此我們必須在現有的基礎之上，建立健全文檔管理機構組織體系，降低文檔管理一體化體系變革的風險。
（二）結合我國現有的國情，建立具有中國特色的文檔管理一體化理論。我國的檔案管理一體化與其他國家相比存在一定的差別，所以要創建具有中國特色的文檔管理一體化就必須立足于我國的國情。我國有國家規模的檔案事業，有“集中統一”的管理原則，有延伸到文書工作前沿的檔案管理觸角――檔案室，有保存永久性檔案的各級檔案館，并形成了嚴密的網絡，這就是我國的“檔情”。從理論上看，它符合文件生命周期理論和前端控制思想，從實踐的角度看，它更有利于文件的全程控制，更有利于文檔管理一體化。當我們用文件生命周期理論來考察文書檔案工作，對我們現存的檔案室（或檔案館）應當積極保護并發展，它實際上已經承擔了管理處于中間性、過渡性階段的文件的任務，這是中國特色的基本國情所決定的。
五、結語
文件管理和檔案管理一體化是現代辦公自動化的主要發展趨勢，只有不斷增強對文檔一體化管理的認識，才能使檔案管理適應新時期的發展潮流，只有將文檔一體化的科學理念實踐于當前文檔管理工作中，才能把文件管理和檔案管理有效結合，實現前編控制和全程管理，更好的適應信息時代的發展和需求，服務于現代化的信息建設。
參考文獻：
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關鍵詞：圖書 檔案 一體化管理
中圖分類號：G251 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2013）04（b）-0204-01
隨著信息網絡時代的到來，人們對于信息資源的需求發生了根本性的改變，不在滿足于單一的信息資源，而是需要無空間、時間、地域、借閱限制的多元化信息服務，內容新穎、類型完整多樣、來源廣泛的信息。信息的網絡化和數字化正在成為這個時代的發展趨勢，在這種大背景下，圖書館與檔案館如何快捷、準確地為讀者提供高效的服務， 進行信息資源整合、實現信息資源共享迫在眉睫。
1 圖書檔案一體化管理的必要性
1.1 圖書檔案一體化管理是時展的產物
每個圖書館、檔案館的館藏建設各有差異，側重點不同：有的館藏量大而全，有的館藏量少而精，有的側重單一專業的圖書資源，有的面對所有讀者，圖書范圍廣。由于空間、時間上的差異，圖書資源不能共享，讀者只能利用附近的圖書資源，造成圖書館、檔案館的信息資源沒有得到充分利用。解決圖書館、檔案館不同程度的側重與局限性的最好辦法就是實現文獻檔案資源共享，做到相互之間溝通融合共享來彌補自身的局限和不足。單一的、沒有資源流通共享的圖書館、檔案館的館藏建設已經不能滿足讀者對于信息多樣化與深層次需求，這種現狀使得圖書館和檔案館面臨一個新的挑戰，必須尋找到一個新的方法實現圖書館、檔案館的持續發展，滿足讀者在新時代背景下對于資源的需求。圖書館、檔案館的網絡化資源共享平臺無疑是最好的選擇。構建圖書檔案的一體化網絡，建立一個與互聯網對接的平臺，快速進入信息高速公路，打通信息交叉服務的隧道，才能實現信息資源全球共享，加快信息現代化建設的進程，方便讀者快捷地查閱所需的信息。
1.2 圖書、檔案實行一體化管理是信息管理一元化的需要
隨著科學技術的不斷進步，學科間相互交叉、相互滲透，現代科學技術正不斷的走向綜合化、一體化。全球互聯網廣泛普及，信息傳播速度的加快，信息網絡化迅速發展，形成了一個巨大的信息資源庫和信息資源網絡系統，為信息資源的交流和共享提供了發展的技術基礎。信息管理一體化的整體優勢凸出，利用信息管理一體化使得圖書、檔案的管理更加合理，將會發揮更大優勢，提高資源利用率，是學科整合的需要，通過一體化管理實現資源共享也是圖書館事業和檔案事業自身的發展需求。圖書館和檔案館館藏的特點各有不同，都具有一定的局限性，單一使用無法將滿足信息時代讀者對信息資源的綜合化的需求，所以只有在圖書檔案管理上實現一體化，利用網絡實現資源信息共享，才能滿足當今相互滲透和交叉極為頻繁的學科要求，才能滿足社會進步和科學發展對圖書檔案管理的要求。在現代網絡急速發展的大環境下，圖書檔案一體化管理給學科和信息提供了一個交叉整合的平臺。
2 制約圖書檔案管理一體化的因素
2.1 管理體制相對落后，不統一
我國現行的圖書、檔案系統雖同出一源，但現在卻分屬于不同的系統，這樣就形成了圖書、檔案部門各自為政，彼此之間缺乏聯系溝通協作，形成了獨門獨院的現象，阻礙了信息的互通、交流和共享，制約了圖書檔案一體化的實施和資源共享的實現。這種管理體制也使得檔案圖書系統難以進行交流和實現數據共享，在這種無交流的情況下各自進行著自我建設，導致了數據和信息大量重復，造成資源配置不合理，人力、物力、財力的巨大浪費的現象出現，嚴重制約了數據信息資源的有效發展和合理利用，不符合科學發展的理念。
2.2 綜合性人才匱乏
圖書、檔案的一體化管理尤為需要人才隊伍的支持，它的實現需要一批具有新型知識結構、掌握多學科知識、熟悉各領域發展的高素質綜合性專業人員隊伍。但實際上，由于現有人才培養模式，真正精通圖書管理學、檔案管理學理論和實踐技能的人并不多，在實踐中具有這方面組織能力的人才則更為短缺，這嚴重制約了圖書管理一體化建設的發展進程，影響了信息資源管理水平。
2.3 信息基礎設施不健全
信息基礎設施是實施圖書、檔案管理一體化必須構建的網絡環境。當前，我國大部分高校的信息基礎設施已初具規模，但圖書館、檔案部門的信息設備還遠遠不夠，特別是檔案管理機構，多是微型計算機單機操作，有些甚至仍然靠人工手工翻閱查找。同時，校園網絡帶寬較窄、容量有限制約著圖書、檔案的一體化。圖書館信息資源服務對象僅限于全校師生，利用率相對較低，造成了信息資源的浪費，不利于圖書管理資源的交流和共享。另外，由于檔案資料的內容和來源與圖書資源相比有很大的不同，多是信息資源內容比較專指、明確，保存形式是紙質版，導致對網絡結構的存取要求不同，尚需開發專門的信息管理系統。
3 建立圖書檔案一體化管理的具體實施步驟
通過制定相關法律法規和行業標準來指導、調節和規范信息資源一體化的管理體制，在宏觀上實現國家對檔案圖書一體化建設的保障和指導作用。建立圖書、檔案一體化管理的協調中心，確保圖書檔案信息資源共享的順利進行。同時，相關管理部門應該對于圖書檔案一體化管理的重要性和迫切性，部門整合、人力統籌的必然性有一個宏觀全面的意識；對于圖書檔案一體化管理的發展趨勢有一個清晰的發展藍圖，轉變消極態度，只有在充分認識到一體化管理的必要性時，圖書檔案一體化管理才能出現成效，才能有發展空間，才能推動體制和政策上的改革，加快圖書檔案一體化管理的步伐。加強圖書、檔案管理方面人才的培養，另外，也要對現已在職的圖書、檔案工作人員進行相關的培訓，促使他們掌握圖書、檔案一體化管理方面的理論和實踐知識，更好的落實一體化管理。
參考文獻：
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[關鍵詞]電子檔案；文檔一體化；管理分析
文檔一體化管理，是隨著計算機技術的發展而提出的—個檔案管理領域的新課題。隨著當代網絡技術的發展，“電子檔案”、“虛擬檔案”等概念的提出與運用，文檔計算機一體化管理被賦予更新的內涵。
一、文檔一體化管理的內容及其發展
我國的文檔一體化管理基本與計算機技術在我國檔案領域的應用同步進行和發展，隨著計算機技術尤其是網絡技術的發展，文檔一體化理論和實踐也不斷深化和發展。
文檔一體化是從文書管理和檔案管理的全局出發，實現從文件生成、辦理到檔案歸檔管理的全過程管理，保證文件內容的完整性、元數據數據結構的一致性，從文書到檔案的數據暢通、完整性。包括：文檔實體生成一體化，文檔管理一體化，文檔信息利用一體化，文檔規范一體化。
文檔一體化的意義在于保證檔案信息收集完整、系統、準確；從文件生產到歸檔全程控制；數據信息重復利用，提高工作效率。在實際工作中，文書工作和檔案管理工作可由一人或多人承擔，對于規模與文件流量較小的單位多由一人同時負責文書與檔案工作，稍大的機關或企業則會將文書與檔案分部門或分人來管理，為了提高工作效率，“文檔一體化”管理已成為信息化所推行的一種管理模式。
文書工作是檔案工作的基礎，檔案工作是文書工作的延伸和發展，兩者有效地結合起來，才能實現文書運轉的高效率和檔案管理的高質量。文檔一體化利用管理系統將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形成的數據信息，避免檔案部門的重復勞動，使文書工作中文件的收發、登記、運轉、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統計形成一個有序的整體。從而達到文件處理精煉化、完成案卷系統化、查找利用標準化，檔案部門也就擺脫了繁瑣立卷任務。可以通過辦公自動化或檔案系統或OA與檔案系統相結合等不同的方式實現文檔一體化管理。
二、電子文件與檔案
隨著以計算機為主的信息技術的發展，電子文件作為辦公自動化的直接產物，正在并逐步替代傳統的紙質文件而成為信息傳遞的主角，給辦公、管理等領域帶來巨大的影響，檔案部門也不例外。
（一）電子文件及其特點
電子檔案的前身是電子文件。電子文件即通過數字電腦進行操作、傳輸與處理的文件。與傳統文件相比，它具有以下特點：
1.電子文件的讀寫方式有了革命性變化。傳統文件以文字、圖形等為記錄符號，可供人們直接閱讀；電子文件以需要解碼的二進制數字符號做記錄符號，讀寫都依賴計算機。
2.電子文件的內容與載體的依附關系發生變化。傳統文件的內容與載體密不可分，內容脫離原載體時可能破壞原文件的原始記錄件，載體原件與復制件的區別較顯著；電子文件的內容與載體不具有密不可分的關系，內容可以同載體分離并轉移到另一載體上，因此使電子文件失去物理意義上的原始實體狀態；此外電子文件還可以由若干記錄模型結合而成，因而存在著虛擬狀態。
3.電子文件的結構發生變化。傳統文件的結構是為閱讀者顯示的，并作為文件真實性的重要標準，構成文件的組成要素；電子文件的實體結構并非一目了然，而其內容與載體可以分離，因而結構有時對讀者并無實際價值，所以電子文件適于建立邏輯結構，以便識別每份文件并顯示其組成部分。
（二）電子文件的影響
電子文件的脫離載體生存的“數字式存在”形式，以及它在網絡技術下快速傳遞等特點，使它在文件檔案管理工作中帶來了巨大的便利：一方面使信息處理走向無紙化，減輕辦公、業務部門和檔案部門的文書、檔案實體管理的壓力，另一方面可以利用計算機實現快速檢索，提高查全率和查準率，有效地滿足人們的利用需要；同時，計算機的海量存儲和網絡化傳輸可以成功實現信息資源的共享。不過，也正是電子文件的以上特點，在改變人們文件與檔案的概念、提高信息管理水平的同時，也給檔案部門帶來了新的挑戰。
1.電子文件內容和載體的可分離性和物質結構的可變性，給電子文件和檔案的管理帶來了困難，即難以確認電子文件的原始性，檔案“原件”及因此而具有的憑證價值難以確定，更難以保障。
2.電子條件下，文件的歸檔范圍、程序、時間及檔案管理的來源原則等都面臨挑戰。
（三）電子檔案的發展趨勢
盡管目前在大多數檔案部門仍以傳統的手工管理方式對文件和檔案進行管理，而且受經濟實力、人員素質和傳統習慣等方面的影響，傳統方式還將在相當長時間內存在，在許多辦公室，計算機文件已取代手寫的文件；計算機輔助設計，已在許多企業取代手工制圖，并制定了相應的國家標準；諸如郵件取代信件、電子商務取代商務合同、信用卡取代存折、存單；也都發生在我們身邊。盡管電子檔案與傳統檔案相比，其原始性、合法性、長久性和可靠性方面還有一些問題有待解決，但電子檔案的存在和認可確實已成為不可拒絕的事實：美國司法部訴微軟公司的案件中，電子郵件已作為重要的訴訟證據；我國《合同法》認可電子文件的合法性；國家頒布的關于CAD的標準承認電子檔案的合法性；全球范圍的電子商務和電子政務已開始登場。
在信息技術飛速發展的今天，計算機技術已發展到社會各領域。自1971年我國氣象部門首次用計算機管理氣象檔案，到現在不少單位檔案部門與業務部門聯網，計算機已經從“文件、檔案的管理——檢索”，發展到“文件的產生——保管——管理——利用”的整合模式。電子檔案的長久、海量的存儲，方便、迅速的檢索和利用，與其說是發展趨勢，不如說是技術發展的必然。檔案部門只有勇敢地接受信息技術的挑戰，才能在新形勢下由必然王國走向自由王國。
參考文獻：
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1 當前文檔一體化的發展概述
現如今我國已經開始著手建設文檔一體化，但是相比較而言，國外在此方面的發展水平比較高。文檔一體化開始于美國，目前已經成為美國等發達國家普遍應用的一種形式，隨著信息技術的發展，信息標準化數據格式已經形成，已經在電子檔案管理中得到了廣泛的使用。國外文檔一體化在檔案管理中運用不僅研究理論比較成熟，研究方法也比較具有可用性。國外在文檔一體化所取得的成就，為我國文檔一體化的發展將會提供寶貴經驗。
由于我國各種各樣的辦公業務系統應用越來越普遍，同時越來越多的研究者開始進行管理方面的研究，這使得文檔一體化理念逐漸走入人們的心中，很多單位與個人都開始通過文檔一體化來來進行檔案管理。現階段，我國很多文檔一體化軟件被研發出來，這些軟件功能不同，有些用于整合檔案管理業務，而有些則由于信息收集與開發。目前所使用的軟件，無論是在功能上，還是在兼容方面都所有進步，甚至已經達到了國際水平，但也有一些研發出來的軟件并不盡如人意，之所以會出現此種問題，主要是由兩方面原因造成：第一是某些軟件開發人員因為禁受不住誘惑，只希望盡快研發出來賺取利益；第二是軟件開發人員在進行開發研究時并未與文檔工作者進行良好交流，因此研發出來的軟件并沒有達到文檔工作者的需求。
2 文檔一體化在檔案管理中的運用
2.1 文檔一體化的系統架構
文檔一體化在檔案管理中的應用作用發揮的關鍵在于TPIP數據庫，在最初設計時，設計人員就將該數據庫看作是儲存引擎，而后再應用Struts、Spring技術等。整個系統框架既能夠進行擴展，也能夠進行自我維護，恢復組件、同時還具有可以移植的特點，因此應用前景非常好。整個系統框架如下：
第一，領域對象是由一些層次結構對象構成，它們是對不同業務模型的抽象，如果需要完成這些狀態數據的存儲，通常每個領域對象對應一個TRIP數據庫表。
第二，持久?傭?TRIPjxpAPI進行了DAO封裝，實現了對TRIP系統內置的CCL查詢語言的支持，完成了領域對象到TRIP數據庫表的對象關系映射，對業務層隱藏了TRIPjxpAPI，降低了業務層的開發難度，縮短了系統的開發時間。
第三，業務層的組成是業務邏輯對象，Sring框架的控制反轉容器使得業務邏輯替換時變得簡單，使各層間以松耦合的方式進行無縫整合，在SpringAOP聲明式事務管理的基礎上把業務邏輯的事務實現了。
第四，表現層使用MVC模式中的Struts把解耦的網頁和基于組件的業務邏輯進行了實現，使用FlashPaper瀏覽器插件來顯示文件。用戶只可執行瀏覽、查詢及縮放功能，同時可限制用戶執行保存、復制與打印等功能，從而即做到了對原有文檔的高效開放利用，又有效避免了直接的復制抄襲。對論文評語及成績系統則直接以PDF文件的格式進行存儲展示，從而保證了檔案的原始性和不可更改性。使用FreeMarker模板生成自定義的網頁，使用反向Ajax技術DWRAjax框架實現數據的變化，Web服務器會主動將信息推送到用戶瀏覽器，保證了業務數據實時的顯示和處理。
2.2 文檔一體化的實現模型
應用是研究的最終目的，在前述研究的基礎上，基于實踐類文檔的應用設計出系統的原型，并在系統中實現了主要功能。在設計的系統中，把用戶類型分為幾大類，分別是普通用戶、其他方面的用戶以及管理員。普通用戶可以對所有開放信息執行標準檢索（包括全文檢索）、高級檢索、按有關檢索要求進行瀏覽。其他類型的用戶可提交信息并且對自己的信息進行管理。更高級的用戶可對信息進行批改、和刪除管理。管理員用戶主要對系統中各類的用戶進行管理。各類用戶所能執行的功能之間是有時序和前提的。
2.3 文檔一體化的儲存平臺
因為檔案文檔最顯著的特征就是非結構化數據，如若應用關系數據庫，系統無法滿足于各類檔案文檔需求，也難以達到各類附件的需求，即便系統可與將所有的文檔與附件都存儲起來，要對其進行全文檢索也具有一定的難度，并且若數據量非常大，并不利于數據維護。應用關系數據庫所產生的這些問題，幾乎無法解決，因為這些問題與底層設計息息相關。為此文檔一體化在檔案管理中應用就必須使用其他非結構化數據庫。經過大量的實踐證明，非結構化的TRIP數據庫應用效果比較好，這主要是因為這種數據庫具有非常多的優勢：
第一，可以進行跨平臺大數據存儲，采用的是二進制數據形式，對數據對象大小并沒有任何要求，實驗證明此種型式的數據庫能夠存儲超過200種格式的電子文件，同時還能夠自主完成抽取文本信息工作，之后再將其存放到倒排文件中，用戶就能夠因此對全文內容快速有效的查詢；第二，TRIP數據庫不僅檢索功能強大，檢索速度也異常的快。TRIP既是數據庫，也是搜索引擎，用戶能夠將檔案信息儲存起其中，如果有需要也會立即檢索出來；第三，TRIP數據庫具有多層次機制，首先，系統的登錄采用了用戶身份認證的方法；其次，對數據庫的訪問權限的方法，在數據庫級別，創紀錄的水平，領域層三個層次分別授權，訪問權限和用戶內容的訪問控制。非法用戶無法進入其中，而且如果是重要的文件還能夠進行備份處理，這對檔案信息的安全性有著非常大的保證。
2.4 文檔一體化的安全
為保證應用的安全有效，系統需要設計整套的安全管理機制。應有系統自身的權限機制使得對于普通用戶來講，其可以檢索并瀏覽系統中所有開放的信息，但是其并不能下載的Word或WPS格式的原文件。而有些用戶僅可以提交和下載自己的信息，而無法操作其他的論文文檔。
【關鍵詞】機關；文件與檔案；一體化管理
【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672—5158（2012）08—0307-01
文件與檔案一體化管理，就是利用管理系統將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形成的數據信息，避免檔案部門的重復勞動，使文書工作中文件的收發、登記、運轉、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統計形成一個有序的整體，從而達到文件處理精煉化、完成案卷系統化、查找利用標準化的目的。
一、當前機關文件與檔案管理存在的問題
1、傳統的文件處理工作與檔案管理工作是分屬兩個職能部門，分別負責文件處理工作和檔案管理工作，兩者是以立卷歸檔為工作界線。文件歸檔前屬于文書部門管理，歸檔后屬于檔案部門管理。在這種體制下，文件在兩個相對封閉的系統中運行，文書處理和檔案管理各自為政，致使文件信息資源不能充分發揮作用，容易出現收文不全，歸檔不全的現象，檔案質量也得不到可靠的保證。文件與檔案分離既不利于文書部門信息服務功能的發揮，也不利于檔案部門作用的發揮。
2、由于機關各職能部門的職能不一樣，決定了各自形成的文件、檔案類別也不盡相同。在文件處理過程中，文件格式錯亂，文件載體不耐久而造成文件的殘缺不全，字跡難以持久，制約了檔案業務工作質量的提高。缺少統一的標準、制度，使文件部門的成果不能被檔案部門直接采用，要重新編目、著錄、標引等，重復勞動浪費了人力和財力。由于文書與檔案部門職能分置，推行文書處理部門立卷制度舉步維艱，影響了檔案工作的規范化建設。
3、隨著社會信息化的到來，大量的電子文件產生于辦公自動化系統中，由此產生了大量的電子檔案，使得文件與檔案信息管理也快速向數字化方向發展。而目前機關文件與檔案管理部門使用的軟件不統一，造成信息不能相互對接和同享，嚴重阻礙了機關信息現代化建設步伐。
二、機關實施文檔一體化管理的必要性
文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。只有把文書工作與檔案工作兩者有效地結合起來，才能實現機關運轉的高效率和檔案管理的高質量。文件與檔案是同一事物的兩個發展階段，它們有共同特征，一是信息上的連續性，二是公文上的相關性。無論是現行文件還是非現行文件，它們的內部特征具有一致性，都可以用統一標準進行管理。開展文件與檔案一體化管理，充分利用文書處理過程中形成的數據信息，避免檔案部門的重復勞動，使文書工作中文件的收發、登記、運轉、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔等工作與檔案管理和提供利用形成一個有序的整體，為檔案工作與辦公自動化聯網打下良好的基礎，避免了檔案部門今后重復進行著錄，從而達到文件處理精煉化、完成案卷系統化、查找利用標準化，檔案部門也就擺脫了繁瑣立卷任務。
目前，各級機關都在加強管理，提高工作效率，而文件與檔案在各項管理活動中起著傳達信息，決策參考的作用，是指揮控制、組織實施與管理的工具。現在大多數機關都實現了辦公自動化，公文處理、檔案管理都使用計算機管理，但是，在職能分置的環境下，文書與檔案部門只能被動地提供和處理單一、零散、原始的信息。要想改變這一現狀，適應形勢發展的需要，使文件與檔案更好地發揮作用，就必須進行文件與檔案一體化建設，讓文書處理的有關信息與檔案管理信息鏈接起來，建立相對集中、有序，必要的檢索、編目，形成文件檔案信息網絡“一條龍”的服務系統，才能提高機關管理工作的效率。
三、機關實施文檔一體化管理應注意的問題
隨著信息技術的應用，辦公自動化的普及，文檔一體化管理不再只是一種管理思路，更多的是在實踐中實施的一種管理方式和管理手段。文件是檔案的基礎，文件處理工作的好壞直接影響到檔案的質量，從收集、整理、鑒定、保管、統計、編目、利用等環節來看，都有著實際的工作內容。
1、轉變觀念，提高機關管理人員素質。由于管理體制、思維模式上長期存在著文書工作、檔案工作分家的局面，目前機關公文處理和檔案管理仍按照傳統的管理模式，工作環境的嚴格分工和管理模式的嚴重滯后，使文件管理和檔案管理的軟件開發各自為政，或將檔案管理軟件進行簡單的數據并接，并未真正實現現代辦公環境下的文件與檔案一體化管理。因此，一方面，要求各級領導必須對文件與檔案一體化有著客觀、充分的認識，才能打破狹隘的文件、檔案互不干涉、各自獨立發展的職業觀念，樹立宏觀與微觀、整體與局部相結合的一體化思想，從根本上改變文件管理和檔案管理相分離的局面。另一方面，文件與檔案一體化是一項兼文件與檔案學、管理學、計算機科學等多知識、多技術為一體的科學，傳統的檔案工作很難適應。要開展多部門合作，通過多層次，多渠道地培訓來提高文件、檔案工作人員的思想認識和業務素質。通過崗位培使他們充分認識文檔一體化的必要性，增強推行文檔一體化的自覺性，掌握文檔工作的基本知識和技能。
2、大力推進機關辦公自動化建設。辦公自動化是文件與檔案一體化管理的基礎。辦公自動化的發展，導致電子檔案的產生，為紙質檔案向電子檔案發展提供了技術支持。信息真實地記錄下來，把文件產生的整個過程分類整理，并準確地將要歸檔的公文、合同、協議、文件、指示、資料一等，歸入相應的檔案數據庫中，實現了信息的在線查詢、借閱。而這些電子文件，經過檔案專業人員整理核對后形成最終的電子檔案。由此可見，辦公自動化應用于機關檔案管理中，真正實現了電子文件從形成、傳遞、查閱到存檔的—體化管理。檔案部門可以配合信息管理部門，建立和完善檔案信息管理平臺，做好辦公自動化系統的推廣應用和數據遷移工作，從而實現網上無紙化力公與檔案管理的無縫鏈接。
3、標準化、規范化是實施文檔一體化的前提和關鍵。實現文件與檔案一體化管理的前提就是要制訂文件、檔案的有關規范標準。只有文件管理標準化、規范化，檔案管理現代化才能順利開展。首先要把好文件形成關，文件標題、編號、主題詞等特征要標識規范；其次是要制訂機關檔案管理分類、著錄、標引工作規范。在文件形成與處理時，把檔案分類、編號等原則運用其中，使每一個單位的文件、檔案類目劃分和設置標準、規范，形成一個有機的整體，使各類文件管理系統都能和檔案管理系統緊密銜接起來，就能實現數據共享，保證文件檔案的質量，為社會提供可靠的檔案信息。
4、打造文件與檔案運作的“平臺”。目前一般的機關文書管理和檔案管理還是各自獨立管理軟件，文書處理使用OA辦公自動化系統，檔案管理使用單機板管理軟件。要實現文件與檔案的一體化管理，關鍵是要強大功能的軟件作支撐。如有一套完整的功能強大的軟件，從文書處理過程就直接按照檔案分類表進行分類、歸位，次年初紙制文件和電子文件按檔案保管期限稍加整理，即可形成檔案，能真正達到“文檔一體化”管理。
圖書、檔案、文物集中式管理（以下簡稱集中式管理，加引號的除外）是圖書、檔案、文物信息資源共享的實現途徑之一，意在通過信息載體的地域集中，實現信息內容的共享。要真正實現這一目標，就要從實現我國的信息化戰略高度，推進"圖書、情報、檔案一體化"進程；加快管理體制改革，解除體制制約瓶頸；加快現代網絡技術應用，建立和完善相關的法律法規。隨著社會生產力和科學技術的發展，紙張的出現，“圖書”逐步從檔案中分化出來。“檔案”專指各機關、企業、事業單位和某些個人，在社會活動中形成并作為歷史記錄保存起來以備查考的文獻材料包括技術圖紙、影片、照片、錄音帶等。
關鍵詞：檔案圖書一體化；信息資源整合；現狀問題
中圖分類號：G25
1 引言
我國圖書情報檔案實施一體化管理不僅具有理論上的依據，而且具有現實的客觀需求和可供借鑒的管理模式。我們必須從戰略高度看圖書、情報、檔案的一體化管理。圖書、檔案一體化管理是把圖書與檔案、圖書處理工作與檔案工作從管理體制到工作程序視為一個有機整體，以確定實施辦法的最優化，求得最高效率。由檔案、圖書在學科和專業上的相近內核，提出實現檔案、圖書新型管理的必要性和必然性，并對構建檔案、圖書一體化管理模式進行新的探索。當前階段我們應當建立和完善圖、情、檔一體化用戶監督、一體化政策法規以及一體化評估等動力機制。通過對他們的一體化管理，可以使其形成綜合性信息網絡，為我國社會、經濟以及祖國的建設服務。
有鑒于此，如何為充分利用既有科研檔案的信息，增加技術發展的機會，探索圖書、情報、檔案一體化，加快科學研究過程中的科研檔案信息的集成化管理已經成為我國理論界和實務界必須面對的一個新課題和新挑戰。實行統一管理保證文獻信息獲取、加工、儲存、傳遞等渠道的暢通合理控制信息流量，對文獻信息進行科學的分類和處理要將重點放在研究文獻信息系統的有效管理問題上，控制管理所必需的信息數量，提高文獻信息傳遞效率、吸收能力和利用率深化文獻信息開發層次，，圖書檔案信息員制度代表著圖書檔案服務理念由資源主導向用戶主導轉變的發展方向。
2 圖書管理的基本內容
目前所通用的圖書管理系統，主要包括以下幾個方面：第一是圖書管理；第二是信息查詢；第三是流通作業；第四是系統維護。這四大模塊是圖書管理系統的構成部分。其中圖書管理系統實現了圖書的征訂工作、新書的登記、圖書的編目等功能，把圖書進庫工作合理的建造成一個系統；流通作業包括預借、借書、還書作業，從根本上減少了三種工作的工作量；信息查詢實現在各種條件下，對于館藏書查詢、統計等工作；系統維護實現了對于本系統的合理運用，并針對隨時出現的問題進行快速、有效的解決。系統支持條型碼掃描，在實際的使用過程中，掃描槍對圖書ISBN編碼掃描時，就會自動從Internet上下載圖書相關信息，如作者、書名、出版社、簡介等信息，把錄入人員的工作量降到了最低，成為信息化建設強有力的幫手。建立完善的管理體系是實現檔案、圖書、情報資料管理一體化的基本，雖然圖書情報資料檔案在工作內容和管理模式上存在諸多共性，但畢竟分屬各個行業，這就需要建立統一的信息管理機構，從整體構想宏觀調控上，以科學發展觀為指導制訂出一整套合理、全面、長期的發展規劃。
3 信息化管理有利于圖書資源的整合和共享
隨著科學技術的不斷更新和進步，信息技術日新月異的發展，無論是一個人還是一個社會要想發展都離不開知識。通過進行系統的信息化管理，使得圖書資料檔案的信息具備了有效性和共享性，進一步擴大了這些檔案資源的使用范圍可擴大原始檔案的應用程度和應用范圍保持隨機存取。在網絡平臺上的檔案電子文件比原件更易于導航有利于工作人員按需瀏覽也方便了使用者快速瀏覽所需要的信息極大的提高了檔案原件的利用率，最大限度地實現圖書資料檔案信息的資源整合和共享。檔案人員要管好檔案，就要提前介入到電子文件和管理工作中，提前以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發揮最大的效益。
4 圖書、檔案一體化管理的可行性
在當今網絡時代的信息社會中，檔案、圖書實行一體化管理，建立“二位一體”的文獻、信息中心，現代圖書已承擔一部分情報工作實現部門之間的橫向聯系和協作，最大限度、最大范圍地發揮信息資源的作用，是檔案、圖書事業發展的必然趨勢檔案的公開化、社會化方向發展，從而走向檔案、圖書、情報三者一體化管理。
隨著科學技術的發展和社會更廣泛、更迫切的需求，對圖書、情報、檔案的利用越來越要求公開化、社會化信息資源體系事實上也無法使圖書館與情報所、檔案館相區別各種情報技術，如縮微、復制、機檢等技術生產廣泛應用于圖書館，圖書館學、檔案學是知識信息管理的二大學科，它們之間有著共同的認識論、基礎理論和方法論有些地區實際上已經實現了二者機構的完全統一。圖書、情報管理以特定對象的服務內容，主要是對部門機構內部服務二者在現代社會本身沒有太大區別使得圖書與情報的界限已變得模糊，圖書、檔案的同源性決定了檔案機構與圖書館、情報所服務對象的相似性，所不同的是檔案機構公眾服務性不如圖書館、情報部門強。
5 職業道德素質
圖書檔案管理人員必須具備良好的職業道德和高尚的情操，要忠于本職工作，對工作極端負責，要勇于探索，不斷創新，作風正派，清正廉潔，處事公道。要胸懷寬廣，謙虛謹慎，團結同志，互相尊重，愛崗敬業，牢固樹立為圖書檔案工作無私奉獻、奮斗終身的思想。圖書檔案工作是一項承載著知識寶庫收藏和記錄使命的工作，要求其管理人員必須具有強烈的事業心和高度的責任感。特別在新時期、在市場經濟條件下，應從情感的角度培養自己敬業、樂業、創業精神，從而樹立起圖書檔案管理人員的職業使命感和榮譽感，自覺向社會奉獻、為人民服務，把工作當作實現自身價值的需要，要全身心地投入自己為之奮斗的事業中。
信息時代的圖書館管理人員，不能埋在資料堆里，必須要有宏觀思維，做到從積累資料入手，從大處著眼，收集積累細小的信息；注意信息的旁系性，善于從某些信息資料中分析推斷出有用的微觀信息，開展立體思考，通過點滴資料的積累去揭示未來的發展。
只有全面優化不斷提升圖書檔案管理人員的綜合素質和管理水平真正發揮圖書檔案在現代圖書情報檔案發展中的支柱作用，強化積極主動的服務意識為可持續發展提供永不干涸的動力之源。
6 結束語
圖書館服務是為了使讀者獲得文化知識，提高公民的自身修養，滿足讀者的需求，實現讀者人生的價值。圖書館服務賦予圖書館人員以崇高的職責、奉獻的欣慰和清苦的價值。圖書與檔案雖然屬于不同的文獻資源，有自身的特點，有各自的理論體系，呈現出不同的價值形態，但是作為客觀存在，它們不僅載體相同、相似，而且服務性質、管理方法、管理手段都是高度一致的。檔案服務層次的需要，是信息社會發展的必然趨勢。作為圖書管理將如何充分利用現代信息技術，發揮檔案、圖書、情報資料在信息領域中的綜合效能，提高信息報業服務的能力和水平，是當今社會發展的必然趨勢和實現報業可持續發展的有效途徑。信息技術的發展為一體化提供了良好的條件，一體化建設是長期、艱巨、復雜的任務，需要政府及相關部門共同的努力，包括培養專業的人才，才可能實現一體化的發展。
參考文獻：
