時間：2023-05-17 16:11:33
序論：在您撰寫辦公檔案數字化管理時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
目前數字化檔案管理工作存在硬件建設低下、軟件重復開發的問題。具體體現在大部分單位的還停留在低水平的建設上，機房、網絡設備和安全設施存在諸多問題，檔案網絡建設滯后；許多單位為了率先實現數字化管理，紛紛與軟件開發公司定制檔案管理系統，導致檔案管理系統質量參差不齊，數據類型不一致，數據庫之間不能轉換，信息共享受限，浪費資源。因此，必須有計劃有步驟地進行微機硬件配置、網絡設備更新和安全設施添置，盡可能取得財政支持，營造最大限度的檔案硬件環境；隨著信息時代的到來，檔案管理數字化已成為時展的必然趨勢，因此軟件選擇是檔案管理數字化中尤為重要的一點。好的檔案管理軟件，不僅可以提高經濟效益，而且還可以大大提高辦公效率。因此在軟件開發方面，建議盡快建立一套檔案數字化管理方面的軟件設計方案，迫使粗制濫造、不符合實際的軟件退出市場，并將優質的、符合現實需求的軟件推廣出去，建設一個相對統一的軟件環境。
二、加強數據庫建設，建立檔案網站
配置了完備的硬件和軟件之后，要本著資源利用最大化的原則，建立和完善數據庫建設。其一，為了降低電子文件種類的繁復性、確保電子文件的長期保存，應盡可能選擇少數幾種比較通用的文件格式，這一點可以通過立法來達到目的。其二，為了保證電子文件的真實性和可靠性，還要對與電子文件相關的系統要素進行規范設計和控制，例如流轉環節的規范和控制。最后，為了避免對通用信息的存在形式形成依賴，還要對軟硬件進行備份，分離數字信息的語義形式和格式形式，從而延長載體材料的使用壽命。目前，我國和組織機構的檔案網站正在不斷興建和完善，社會各界從網站上獲得了越來越多的信息資料，實現了檔案資源共享，解決了許多實際問題，在此基礎上，我們還要繼續加快檔案信息網絡化建設。
三、規范數字化建設，制定統一標準
檔案工作的標準化、規范化是實現數字化的必要前提和基礎，但目前我國電子檔案的標準化、規范化程度卻不高。首先，沒有形成統一的硬件環境，具體體現在計算機的型號各異、檔次參差不齊；軟件方面，其開發也缺乏整體規劃性，嚴重降低軟件使用的廣泛性和實用性。其次，檔案信息本身也沒有形成一個完善、統一的分類編碼，降低了信息的規范性。最后，在技術方面，仍然沒有形成一個完整的集網絡技術和系統管理為一體的技術支持系統，進而導致業務性、管理性和技術性標準不統一。這些標準的不統一在不同程度和范圍內影響著信息交流的質量，阻礙著檔案管理數字化建設的步伐。因此，必須規范數字化建設，制定統一標準。具體做法是檔案管理部門必須遵循標準化原則，嚴格按照統一的標準，規范收集、編目及檢索等基礎性工作。此外，國家還要加強立法工作，出臺系列相關標準，為檔案管理數字化的標準化提供法律依據。
四、提高人員素質，增強業務水平
提高人員素質，增強業務水平要從兩個方面努力。一方面是加強組織領導。具體措施是成立以主要領導為核心的工作領導小組，增強決策落實力度；明確分工，落實任務和責任；銳意進取，不斷開拓，凝聚各部門合力，從而提高科學決策、處理問題的能力，從而確保任務完成。另一個方面是加強人才隊伍建設。人才隊伍的建設分兩個方面，一是給組織內具有扎實專業知識功底和發展潛力的人才提供施展才華的舞臺，并對已經確定的重點培養人才加強培訓，促進其業務素質的提高；其二是根據檔案管理數字化的需要，組織還要積極引進具有技術專長并熟悉檔案管理的工作人才，為辦公室的檔案管理輸入“新鮮血液”。
五、結語
關鍵詞：辦公自動化；文書；檔案管理；地質
Abstract: the geological unit documents is the unit in the system construction, deploy work, the appointment, removal and institutions adjustment production, management activities the resulting work files, geological work unit is the indispensable important reference. This paper office automation under the environment of the file management of documents.
Keywords: office automation; Documents; File management; geological
中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號
地質礦產局在辦公自動化的環境中，文書檔案的歸檔管理工作分為電子文件的歸檔與紙質文件的歸檔兩個部份，這就要求文書檔案的管理工作必須貫穿文件的產生、流轉、處理、歸檔的全過程。在一定程度上，辦公自動化對文書檔案管理工作提出了更高的要求。
一、文書檔案應用辦公自動化管理的優勢
1.1辦公效率大幅提高
計算機強大的信息處理能力是正確運用辦公自動化的優勢之一。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，結果往往費時費力。計算機管理軟件應用后，使文件材料的收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分便捷、有序。
1.2實現信息資源的充分交流與共享
運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內、外部特征(目錄和內容)合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，對所調閱的信息資源做出適時響應和脫機處理，保證其查全率和查準率。同時，通過網絡服務平臺可以及時了解其他檔案工作部門概況、工作重點以及檔案管理信息動態。
1.3提高文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過程中，傳統文件傳遞一般是靠郵政系統負責郵發，受到距離長短的限制，影響了傳遞速度，或辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生。而應用計算機網絡技術，具有讀取方便快捷、易于傳遞等特點，可直接通過網絡進行文件信息傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時效性。
二、辦公自動化環境下的文書檔案管理所存在的問題
辦公自動化在文書檔案管理領域的普及應用，極大的提高了辦公工作效率和減輕了管理人員的工作負擔。但同時也出現了一些問題，主要表現為以下四個方面。
2.1管理制度不健全、設備落后
雖然各個文書檔案部門都制定了相關的檔案管理制度，但仍然存在著檔案管理制度不健全的現象。一是檔案收集制度不健全，使得檔案缺乏完整的記錄，喪失了部分利用價值；二是保管制度不健全、基本設施不完善，造成檔案的損毀和遺失檔案現象屢屢發生；三是檔案利用制度不健全，造成有的檔案沒有發揮其應有的價值，而有的檔案卻莫名流失。此外，不少地質科研部門只重視科研項目、科研經費的管理工作，而對文書檔案的管理重視不夠，文書檔案的基礎設施落后，設備設施陳舊。
2.2電子化的檔案文件保密性受限制
與傳統的文書檔案管理不同的是，辦公自動化環境下的檔案文件不再具有特定的字跡，人們可以根據實際需要而將電子文件以不同的字號和字體輸出。因此，也就無法再根據字跡來辨別其原始性。此外，由于不能對電子文件進行簽名或蓋印，因而無法根據字跡或印章來分辨電子文件是否為原件。由此可見，這些問題都對電子文件的保密性帶了極大的困難。盡管網絡竊密技術不斷地完善，但是仍然無法對進入網絡中的電子文件進行絕對保密。
2.3電子化的檔案文件對管理人員要求高
隨著科技的發展和進步，辦公自動化環境下的文書檔案管理對管理人員提出了更高的要求。一方面，僅僅懂得傳統的紙質檔案管理原則、理論、技術以及方法的管理人員，將難以勝任對電子文件進行歸檔以及其歸檔后所形成的電子檔案的管理。另一方面，如果僅僅懂得計算機技術和網絡通信技術的人員也無法勝任。因此，要實現文書檔案管理的辦公自動化，就必須有相應的現代化高素質人才，要求管理人員不僅具有相應的計算機操作水平，同時還要具有較高的知識層次和先進的管理水平。然而，當前許多檔案部門往往缺乏這樣的具有現代高技術的管理人才。這樣，導致即使引進再先進的現代化設備，也無法發揮其相應的作用，這對辦公管理人員的技術水平及業務素質等提出了更高的要求。
2.4信息化水平低
隨著計算機和網絡技術的引入，文書檔案的載體發生了巨大的變化，由原來單一的紙質發展為紙質、電子等多種載體共存的局面。然而不少文書檔案管理信息化水平依然很低，沒有引進先進的檔案管理軟件，檔案的檢索依然主要依靠手工，嚴重影響了地質科研檔案查找利用的效率，大大降低了檔案的利用價值。
三、針對文書檔案管理中存在問題的應對措施
3. 1提高單位管理人員對文書檔案管理的認識
認識轉變是提高管理能力的思想基礎和保證，只有在思想認識上給予足夠的重視，才能保證管理工作積極有效的開展。檔案工作者一定要做好檔案管理重要性的宣傳工作，提高單位員工尤其是領導對文書檔案工作的重視，讓他們對于該項工作有足夠的了解和認識，一方面，加大對管理工作的物質投入，在物質上保證文書檔案管理工作的信息化和規范化；另一方面，在工作安排中將文書檔案管理納入到單位全年工作中去，提高單位文書檔案管理工作的地位與影響。
3.2做好檔案工作與文書工作之間的銜接
由于文書工作質量的好壞對于檔案管理工作質量的好壞將會產生直接的影響。因此，在實際工作中，如果不能保證高質量的文書工作，就無法實現科學有效的檔案管理。這就需要切實做好檔案工作和文書工作之間的銜接。單位中的文書人員一定要具備較強的檔案意識，做好對文書材料的歸檔工作，并且在文書處理的過程中，要力求實現檔案和文書工作一體化運行。
3.3提高檔案員的專業素質和工作能力
科學技術特別是信息技術的迅猛發展對檔案工作提出了新的、更高的要求，檔案干部要自覺學習新知識、新業務、堅持素質教育、終生教育的理念，不斷確定新的學習目標、任務和要求，主動學習信息技術、現代管理等相關知識，掌握和提高應用計算機、網絡技術的能力和水平，努力成為管理型、技術型和復合型人才，努力為領導和員工提供方便、快捷、高效的服務.
四、加強文書檔案保密與利用工作
4.1 文書檔案管理人員的職責
文書檔案管理人員的職責是要維護檔案資料的完整與安全。貫徹落實《保密法》和《關于開展地質資料清理工作的通知》的精神，這既是文書檔案管理人員基本要求，也是文書檔案工作當前主要任務。對于地質科技資料不僅要做到不壞、不丟、不散、不亂，還要保證地質資料實體安全和文書檔案資料的安全。
4.2正確處理的文書檔案保密與利用的關系
日常工作中，文書檔案管理人員十分重視文書檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統的保密觀念影響下，文書檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現象，由此產生一些弊端：大批文書檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的文書檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成文書檔案浪費；不能有效地利用文書檔案，失去文書檔案的價值。
五、對文書檔案管理工作的建議
建立電子文檔信息一體的管理系統。在檔案現代化管理邁向數字化、信息化的今天，依托信息網，建立文件管理和檔案管理合一的信息網絡管理系統。使歸檔文件的真實性、完整性、有效性以及鑒定、編目、著錄等在文件生成和處理階段進行和控制。提升檔案管理人員全面素質，堅持可持續發展。面對新時代全新管理理念，面對信息化快速發展的逼人形勢，面對行業的需求，檔案管理工作者要具備比較寬廣學科知識，具有對文件信息進行二三次開發能力，具有較高的組織、管理能力；要有崇高的敬業精神和良好的服務意識及較高的計算機操作能力。運用現代化手段快捷便利地提供服務，滿足利用者的目的。加強檔案資源的開發和利用，要突破習性思維，把握規律性，實現理論創新，服務創新，管理創新，做好檔案工作，從而促進檔案事業持續、健康、快速發展，努力開創地勘單位檔案工作的新局面。
總結
文書檔案管理者只有不斷更新理念，解放思想，與時俱進，文書檔案管理工作才能跟上時代的步伐，才能在地質調查、礦產勘探、探測試驗、專題研究等生產技術活動中發揮更大的作用。
參考文獻
[1]郭偉.有關文書檔案工作的若干思考[J].西部探礦工程,2009
關鍵詞：文書檔案；辦公自動化；檔案管理；應用淺析
引 言
隨著科學技術的發展以及辦公自動化的應用，施工企業的文書檔案管理越來越便捷。傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已擁有一套其自身的工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。
文書檔案管理是施工單位檔案存在的基礎和重要的資源發生地，它客觀地反映著問題處理、領導決策、基本建設、研究開發等方面的過程和成果。隨著改革形勢的不斷發展，文書檔案管理水平如何提高，以滿足各方面的需求，從而適應日趨發展的新形勢，這是文書檔案管理的自動化在檔案工作中應用的新問題。
1 辦公自動化對施工企業文書檔案管理工作的促進作用
在施工企業日常的公文辦理過程中，相關工作人員辦理的文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生。在傳統手段中，文件傳遞是靠郵政系統派發傳送，因而文件到達時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索造成很大的不便，在應用計算機網絡技術之后，直接通過網絡工具進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時效性。下面就談談辦公自動化對施工企業文書檔案管理工作的促進作用。
1.1 工作效率和質量得到了前所未有的突破
施工企業所要登記在案的資料數據數量大，包括地質信息數據、人員設備等等。施工企業實現了辦公自動化后，相關的檔案信息經過數字化處理后，便可儲存在計算機中。如果需要計算或者整理，計算機也可以自動處理，其運行速度也很快，文件資料的收集與查詢等也變得十分便捷，大大提高了文書檔案管理工作的效率和質量。特別是檔案信息的服務利用，這是辦公自動化的最大優勢。傳統的手工操作檔案管理方式，完全依賴于人工進行檔案資料的收集、儲存與查閱等，檔案工作人員的工作量異常繁重，致使檔案信息的服務利用不能夠滿足人們的日常需求。辦公室自動化在施工企業文書檔案管理中的應用恰好解決了這一問題。
1.2 解決了檔案存儲的空間問題
文件文書檔案數量越來越多，尤其像是施工企業，需要記錄和儲存的文件數量和數據特別多，這也意味著其整理工作越來越繁瑣。但隨著辦公自動化設備的普及，大多數文書檔案已經變成了數字化的電子文件，再根據辦公目的和要求將所需的文書檔案印制成紙質文書進行保存。為了適應新形勢下的檔案管理和信息服務的需求，要求要將原有的紙質文件轉化為數字信息，這就大大節省了文書檔案的儲存空間，檔案信息的查詢也變得十分便捷。
1.3 實現了檔案信息的共享和在線服務
傳統的檔案管理模式使檔案信息不能共享，檔案的利用率也就不高。但是如果把文書檔案管理轉化為電子文件之后，可將電子文件組建為一個電子文件數據庫，利用計算機檢索功能進行信息查詢。施工企業可利用計算機技術，將施工信息輸入并建立與每個施工項目相關的數據庫，并進行精細化的管理，由案卷級擴展為文件級，從單一的途徑轉變為體系化，實現從管理檔案目錄的外部特征向內外部綜合特征的管理轉變。借助計算機網絡將檔案信息與載體分離，并利用信息系統進行鏈接，可以得到信息的歷史與現實、縱向與橫向的多方位記錄，實現檔案信息的共享與在線服務。
2 應用辦公自動化的文書檔案管理存在的問題
2.1 電子文件的保密性受到了限制
電子文件的內容是沒有固定的形式，且容易變化，這使得文件的保密性變得很弱。電子文件的修改可以不露痕跡，盡管當前已經有很多防治電子文件偽造和在原稿上進行刪改的計算機技術，但是仍然不能從根本上改善電子文件的易變性。電子文件的字體、字號等固定的模式，將電子文件印制成紙質文件后，無法辨認其作者，因為電子文件不具有特定的字跡。這些問題都對電子文件的保密性提出了挑戰。
2.2 檔案綜合管理人員培訓缺失，專業素養不足
當前，文書檔案管理在施工企業中有著舉足輕重的地位，可以直接反映企業的整體管理水平，也是當下社會發展的必然趨勢。調查顯示，由于文書檔案管理在我國發展較晚，受到的重視程度還不高，一部分單位的檔案管理工作者缺乏相關專業的檔案管理工作培訓，專業素養缺失，對檔案管理工作的進展在一定程度上存在影響。況且對電子檔案的管理，絕不僅僅是懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和懂得電子計算機技術或數據通信的管理人員所能勝任的。這就對管理人員在技術和素質水平上有了更高的要求。
3 辦公自動化在施工企業文書檔案管理應用中問題的解決方法
辦公自動化對施工企業的文書檔案管理有著重要意義，這也使文書檔案管理進入了一個快速發展的新時代。但需要注意的是，辦公室自動化的應用也引發了很多問題，如何有效地解決這些問題成為新形勢下施工企業文書檔案管理健康發展的關鍵。
3.1 加強硬件建設，改善硬件環境
文書檔案管理的現代化是依賴于計算機、互聯網等手段得以實現的，這也就要求施工企業必須搞好硬件建設，這也是實現文書檔案管理現代化的先決條件。只有不斷地加強網絡建設、計算機技術的更新等，實現技術設備和手段的現代化，使相關工作人員學會使用先進的科學技術進行文書檔案管理工作，才能提高施工企業整體的文書檔案管理水平。
3.2 實現檔案工作人員專業化和現代化的有機結合
檔案管理工作人員是實現辦公自動化的基礎，傳統管理模式的長期侵襲，使得相關工作人員變得麻木和落后，其意識和思想沒有得到更新，導致現代化的計算機技術和設備沒有被完全和合理地應用。所以，檔案工作人員必須認清當下的發展形勢，及時學習和熟練掌握新的管理理念和手段，才能減輕工作量，也提高了工作效率。
3.3 采取措施提高文書檔案的安全性
首先，通過掃描技術，將帶有印章、個人字跡等文書檔案轉化為圖像性質的電子文件，這樣可以有效地防止電子文件文書檔案被肆意修改，保證電子文件的原始內容，還可以大大減小文書檔案的存儲空間，有利于文書檔案的長期保存；其次，采用專用軟件對電子文件文書檔案進行加密處理；然后，采取備份和驗證措施，防止電子文件的丟失及失真，對永久保存的電子文件要制成紙質文件或縮微品；最后，利用路由器和防火墻等措施實現辦公自動化內部網絡和外網的隔離，保證辦公自動化網絡的安全。
3.4 提高檔案人員的綜合素質
①以“自學為主，培訓為輔”模式逐步形成可持續終身教育機制。通過不斷學習獲取知識是提高自身素質的根本途徑，同時，相關管理部門對文書檔案管理人員的培訓也是相當必要的，他們可以從中得到交流與學習的機會，不斷積累檔案專業知識及管理經驗，進而運用到檔案管理工作中；②加強檔案部門間、區域間系統合作的力度，不斷擴大自己的交際面，通過互動交流與學習，可以獲得兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉化、知識創新的經驗，以及運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創新思維的能力，從而為建設一支高質量的檔案隊伍打下堅實的基礎。
4 結 語
綜上所述，辦公室自動化有助于施工企業文書檔案管理工作，這也是當今社會經濟發展的必然趨勢，其管理水平直接關系到檔案資料的完整性，實行全面科學化的文書檔案管理是衡量施工企業管理水平的一個重要標準，這就要求相關部門必須切實對檔案管理者進行素質培養與提高，重視文書檔案管理工作，強化文書檔案管理水平，加強部門間的協調合作與交流，實現文書檔案管理的安全化、規范化、標準化，確保我國施工企業文書檔案管理工作走向正規化、健康化的發展軌道，為最終實現經濟效益和社會效益提供可靠保障。
參考文獻
[1]張會華.文書檔案管理的辦公自動化[J].科技資訊，2012（26）：67～68.
[2]李冬梅.文書檔案現代化管理工作之我見[J].黑龍江檔案，2012（4）：21～22.
一、提高文書檔案管理工作效率
以往的文書檔案管理工作，較多依賴于人工的手動操作，對人員的檔案管理素質要求較高，需要用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統計準確無誤，歸檔文件需要嚴格執行修整、組建裝訂、編頁、分類、排序、編號、編目、裝盒8個環節，這樣的檔案管理工作又費時，又費力。引進計算機處理相關工作，實行辦公自動化，通過信息化技術和方法的應用，加強檔案信息資源的合理配置和科學管理，運用相關程序對檔案管理工作進行自動篩選、編號、歸檔和保存，在文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節中，工作有序快捷地開展，從而大大提高了辦公效率。特別是在復雜的檔案管理工作中，尤為突出，例如，基建檔案的管理工作，要求按照前期準備、設計、施工、竣工驗收、建立及使用維護等內容，區分保管期限組成案卷，且每個工程項目的文件材料要保持成套性，這樣對文書檔案管理工作的要求極高，要全面、及時、完整，就需要做大量的工作，人工收集整理費時費工，耗時耗材，引入自動化系統，則方便快捷，利用電子文件非實體歸檔的特效，用計算機網絡技術，很快地完成電子文件的收集積累、整理歸檔等任務，實現隨時辦結隨時歸檔。
二、提高檔案利用工作的效率
檔案利用的方法是檔案部門為達到迅速、準確、全面、及時地滿足檔案用戶需要的目的所采取的各種服務方式、程序和手段。目前檔案利用的基本途徑是：提供檔案原件、提供檔案復制品、提供檔案信息加工品。檔案利用的方式主要是開設閱覽室、檔案外借、制發檔案復制本、出具檔案證明、提供咨詢服務、印發檔案目錄、編寫檔案參考資料、舉辦檔案展覽、檔案信息上網、政府公開信息查閱等。由于原始的文書檔案資料管理工作過于依賴紙質載體，大部分的資料長期僅能存檔于文件柜中，查找和使用極其不方便，給檔案利用工作帶來了諸多的不便之處，大大限制了資源的相互交流。在應用辦公自動化系統后，文書檔案資料可以脫離原載體，可根據不同的需求自行選擇相應的儲存介質，比如VCD、DVD、U盤、磁盤陣列、移動硬盤、云端等等，這些介質通過互聯網或專門的電子渠道迅速傳送所需資源，從而極大地提高了檔案利用工作的質量和效率，電子檔案可通過提供拷貝件、通信傳輸和直接利用來完成提供利用的功能，從而可以更好地用好、用活、用透資料，使文書檔案資料的價值得以更好地體現。
三、保障文書檔案資料安全性
傳統文書檔案資料以紙張為載體，在檔案保存和利用的過程中，檔案紙張在外觀、結構和性質諸方面逐漸發生著不可逆的變化，比如變色、強度下降和化學性質變化。紙質的文書檔案資料不利于環保節能，保存檔案資料時占用地方，特別是小心保存的同時還不能保障完全的安全，紙質的文書檔案資料極其容易受到保存環境的影響，比如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，會發生水解和氧化反應。在《檔案法》中從法律角度明確了檔案保管工作的職責和內容，《檔案館建筑設計規范》中也對檔案館的庫房建設提出了具體要求，可見保管檔案對基本物質條件有相當嚴苛的要求。在實際操作中，稍有不慎，在文書檔案管理的工作過程中，就可能發生不可挽回的損失。實行辦公自動化后，文書檔案的管理介質有了較大的提升，這類新載體的優點是存、讀方便快捷，便于攜帶，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具備可修復性，具有很強的穩定性，復制容易，交流方便等。
【關鍵詞】 辦公自動化；文書檔案管理；策略
隨著我國改革開放的不斷深入與市場經濟的持續發展，文書檔案的管理工作與以往完全不同，邁上了一個全新的臺階。文書檔案管理的辦公自動化一般依靠電子計算機等新型辦公設備與技術來迅速、準確處理文書檔案信息，從而將辦公效率進一步提高。在文書檔案管理中，辦公自動化的應用有著很好的發展前景和巨大的優勢，同時它還有一系列的問題需要處理，這就要求管理設備的硬件建設速度需要不斷加快，同時借助科學有效的手段提高文書檔案的保密性，進而使得文書檔案管理工作可以得到順利高效的開展。
一、文書檔案管理辦公自動化存在的問題
（一）對檔案管理人員自身的綜合素質要求提高。在文書檔案管理中，電子檔案與電子文件的管理歸檔是一項專業性和技術性結合比較強的工作，這就從根本上決定了檔案管理人員自身需要有很高的綜合素質，才能勝任此項工作。具體地說，高層次的知識素養只是檔案管理人員需要具備的一方面，除此之外還要對計算機技術和數據通信技術的應用進行熟練的掌握，同時對傳統檔案管理的技術、原則、方法和理論也要相當熟悉，進而才能以較高水平的專業技能與業務素質將文書檔案工作的管理水平進一步提高。
（二）電子文件的保密性受到削弱。電子文件和紙質文件的區別在于缺少固定的形式同時又容易變化，這就導致文件內容被人修改的可能性增加，并且修改后很難發現改動痕跡。同時，電子文件還缺少特定的字跡，其字體、字號等都容易被修改，另外電子文件還無法像紙質文件一樣進行蓋章和簽名。因為這些電子文件的原始特性，使得電子文件的保密性受到極大的削弱，人們對文件是否是原件的判斷根本不能通過字跡、印章等特點完成，這也導致了電子文件自身的原始性無法被確定。上述問題考驗著網絡電子文件自身的保密性，同時也嚴重削弱了文件自身的保密性。
二、提高文書檔案管理辦公自動化的有效策略
文書檔案管理中，辦公自動化的有效應用具有得天獨厚的優勢，同時也使文書檔案管理工作邁上了一個新的臺階。與此同時，文書檔案管理的辦公自動化依舊是亟待解決的問題，針對這些問題，本文從以下幾個方面進行著手解決。
（一）積極進行硬件建設，促使硬件環境的改善。文書檔案辦公自動化應用的前提是必須擁有電子計算機、互聯網以及其他類型的數字化設備，所以，加快硬件設備的建設速度直接決定文書檔案管理辦公自動化的程度。另外，要想保證更多的工作人員可以更加主動地參與到現代化技術的學習與應用之中，就必須對文檔管理的硬件環境進行改善，加快檔案管理設備的硬件建設速度，進而完成文檔技術設備與管理技術手段的現代化，使得檔案管理水平得到進一步的提高。
（二）促使檔案管理人員實現現代化與專業化的有機結合。在實現檔案管理辦公自動化的進程中，檔案管理人員的現代化是重要的保證。以往的文檔管理模式較長時間使用導致現階段的檔案管理工作還存有工作人員的現代化技術水平不高亦或是技術“文盲”的現象，這就致使部分現代化設備在檔案管理的過程中不能充分地發揮出自身的優勢與作用，實現文檔信息管理的辦公自動化也就是天方夜譚。所以在當前科學技術水平發展迅猛的新環境下，檔案管理的工作人員必須要對自身的憂患意識與時代精神進行強化，認清時展的形勢，借助學習或者是培訓來主動掌握以往的檔案管理的技術、原則、方法以及理論等專業技能，除此之外，還應該不斷增強對計算機技術和數據通信技術的掌握能力，進而完成自身專業化與現代化的有效結合。
（三）加強對系統自動化外網和內網的合理布局。確保網絡安全，提高網絡完全的最主要和最有效的措施之一就是對辦公自動化的內網和外網進行有效的隔離。換言之，第一步主要就是借助路由器對被屏蔽的IP地址與服務進行過濾，隨后在文檔辦公自動化的網絡中選擇部分可以放行的地址。第二步是借助防火墻實現有效的隔離防護。通常來講，網絡中的防火墻基本都具有認證機制，同時從整體來看，防火墻通常具有以下幾種基本功能：對部分被禁止的業務進行封堵；檢測和告警網絡攻擊；管理進出網絡的一些訪問行為；記錄經過防火墻的信息和活動內容。通過這樣的途徑不但可以保密文檔信息，還能將檔案管理時效性進一步提高。
三、結語
總而言之，文書檔案管理工作是現階段社會經濟發展的大勢所趨，檔案資料的完整性與文書檔案管理水平息息相關，衡量一個單位管理水平的重要標準就是是否實行全面科學化的文書檔案管理。這就對相關部門提出了要求，必須要提高檔案管理者的素質，加強對文書檔案管理工作的重視，促進各個部門之間的交流與合作，完成文書檔案管理的標準化、安全化和規范化，保證我國文書檔案管理工作向健康化與正規化的道路發展，保障社會效益與經濟效益的最終實現。
【參考文獻】
文書檔案作為檔案管理工作的主要組成部分之一，其主要是對領導決策、基本建設、研究開發以及問題處理等各個方面進行的客觀性反映。隨著我國改革開放的深入和市場經濟的不斷發展，文書檔案的管理工作也逐漸進入了一個新的發展階段。文書檔案管理的辦公自動化主要是通過電子計算機等現代辦公設備和技術來準確、迅速地對文書檔案信息進行處理，進而提高工作效率。辦公自動化在文書檔案管理中的應用有著巨大的優勢作用，但同時也存在著一些弊端，這就需要檔案館在新時期的發展中要加快管理設備的硬件建設，并通過有效的措施來增強文書檔案的保密性，從而保障文書檔案管理工作的健康高效開展。
1 文書檔案管理辦公自動化存在的問題
1.1 電子文件的保密性受到削弱
與紙質文件相比，電子文件沒有固定的形式且易于變化，這就使得其文件內容容易被他人修改，且改動后不留下痕跡。此外，電子文件還沒有特定的字跡，并且其字號、字體等的修改都較為容易，同時，電子文件還不能同紙質文件一樣進行簽名或蓋章。電子文件的這些特性都使得其自身的保密性受到削弱，人們無法根據文件的印章、字跡等特點來判斷其是否為原件，這也造成了電子文件自身原始性不能得到確定。以上這些問題都對網絡電子文件自身的保密性造成了嚴峻的考驗，并使文件自身的保密性受到削弱。
1.2 對檔案管理人員自身的綜合素質要求提高
電子文件和電子檔案的歸檔與管理是一項技術性和專業性結合較強的工作，這就決定了其對檔案管理人員自身的綜合素質有著更高的要求。具體來說，檔案管理人員不僅要具有較高層次的知識素養，還要熟練掌握數據通訊技術或計算機技術的應用，并且熟悉傳統檔案管理的原則、理論、技術和方法，從而以高水平的業務素質和專業技能來切實提高文書檔案工作的管理水平。
2 提高文書檔案管理辦公自動化的有效措施
辦公自動化在文書檔案管理中的有效應用有著巨大的優勢，也揭開了文書檔案管理工作的新篇章。但同時，文化檔案管理的辦公自動化也存在著一些問題，針對這些問題，該文提出了以下幾個方面的解決措施。
2.1 積極進行硬件建設，促使硬件環境的改善
文書檔案管理的辦公自動化主要依賴于互聯網、電子計算機以及其他各種類型的數字化設備，因此，積極進行硬件設備的建設對于提高文書檔案管理的辦公自動化有著決定性的作用。同時，只有加強檔案管理設備的硬件建設，改善文檔管理的硬件環境，才能促使工作人員更積極地參與到現代化技術的學習和應用當，從而實現文檔管理技術手段和技術設備的現代化，促使檔案管理水平的提高。
2.2 加強對系統自動化外網和內網的合理布局
辦公自動化內外網的有效隔離是保證網絡安全的最有效和最主要措施之一。具體來說，第一層主要是利用路由器來過濾掉被屏蔽的服務和IP地址，然后在選擇一些可以放行的地址來進入文檔辦公自動化的網絡。第二層是利用防火墻來進行有效地隔離防護。一般來說，網絡中的防火墻大都具有認證機制，且從整體來看，防火墻具有的基本功能主要有以下幾種：對網絡攻擊的相關檢測和告警；對經過防火墻的活動和信息內容進行記錄；封堵一些被禁止的業務；對進、出網絡的某些訪問行為進行管理。通過這樣的方法不僅能夠對文檔信息起到保密作用，還可以提高檔案管理的時效性。
2.3 促使檔案管理人員實現現代化與專業化的有機結合
檔案管理人員的現代化是促使檔案管理辦公自動化實現的重要保證。傳統文檔管理模式的長期沿用使得當前的檔案管理存在著工作人員的現代技術水平較低或者是技術文盲的現象，這就使得進行檔案管理的一些現代化設備并不能得到良好的應用，文檔信息管理的辦公自動化也就無從談起。因此，在科學技術快速發展的新形勢下，檔案管理人員必須要增強憂患意識和時代精神，認清時展的形式，通過培訓或學習來積極掌握傳統檔案管理的原則、理論，技術和方法等專業技能，同時還要不斷提高對數據通訊技術和計算機技術等的掌握能力，以實現自身現代化和專業化的有機結合。
2.4 采取有效的措施來提高電子檔案管理的安全性
電子檔案保密性和安全性的提高可以從以下幾個方面來進行：（1）采用縮微技術把字跡模糊、帶有手跡或蓋有印章的文書檔案轉成具有圖像性質的網絡電子文件，以防止文件信息被篡改，從而保證文件內容的原來面貌和原始性。另外，通過這種方式還可以減少文檔的儲存空間，并且有利于實現文檔的長期保存；（2）運用專用軟件來加強對電子文檔的保密處理；（3）通過采用驗證和備份措施來防止文件的失真和丟失，同時還要把一些需要永久性保存的文件制成縮微品或者紙質文件；（4）利用防火墻和路由器等措施來把辦公自動化的內外網進行隔離，以增強文檔的保密性。
關鍵字：辦公自動化；文書檔案；檔案管理
文書檔案管理工作是指機關團體、企事業等單位針對履行自身職責過程中形成的文件轉化為檔案后所開展的收集、整理、保管、利用和編研等方面的工作。其目的在于保證文書檔案齊全完整的基礎上，最大限度的發揮文書檔案的價值。隨著信息技術在社會生活各方面的應用，文書檔案管理工作也要緊跟時代的發展，繼承和發揚傳統檔案管理積累的成功經驗，充分利用辦公自動化普及的契機，提升文書檔案管理工作的效能。
1 辦公自動化環境能夠有效提升傳統文書檔案管理工作的時效性
在紙質檔案環境下，文書檔案的實體和信息是合二為一不可分割的，在很大程度上影響到文書檔案管理工作的時效。比如在歸檔環節，部分還會使用的文件在年度歸檔的時候可能無法正常歸檔，無法保證后續按照年度查找文件，有的甚至造成遺漏，影響檔案質量。再比如借閱和利用相關的檔案必須到檔案室，履行規定的手續，完成相關的登記，才能完成整個利用過程，對于尚處于機關檔案室保管的文書檔案影響還在可控，對于移交進館的檔案就需要投入更多的人力物力才能實現利用。這些都影響到文書檔案信息價值的發揮。辦公自動化平臺的成熟和普遍運用，對于利用這來說，實現了文書檔案實體和檔案信息的分離。平臺內的文書檔案信息可以保持24小時在線，利用者通過網絡實現適時查閱利用。由于平臺的系統提供便捷的檢索，用戶可以通過自然語言進行檢索，實現文書檔案整體信息的利用，提高了利用工作的效率。近年來，隨著大數據技術的應用，系統可以在完成檔案信息檢索的同時，對信息利用者的需求、利用習慣等進行記錄，通過數據分析可以定期主動為利用者提供相關的信息內容，將單項被動的信息利用變成雙向互動的信息交流，使文書檔案工作的整體工作效率得到質的提升。
2 辦公自動化環境能夠從根本上改變傳統文書檔案的保存形態
在傳統文書檔案管理體系中，文書檔案基本上都是以紙質的物理形態存在的。紙質材料作為一種無法再生的信息載體，一旦受到損壞很難進行修復，從而造成檔案信息的丟失。在保存過程中對溫度、濕度等環境要素有明確的要求，而對紙質文書檔案的頻繁利用也會造成物理材料的損壞，又形成了對利用、復制等多方面的限制。因此，為盡可能長的延續文書檔案的物理實體壽命從而保證文書檔案信息的長久存在，需要投入大量的財力、物力和人力，對于機關檔案室來說是一項重要的投入。辦公自動化平臺的運用最直接的效果就是文書檔案的物理實體更加多樣，在確保紙質的基礎上，可以有光盤、磁盤甚至永久在線等多種形式。對于傳統文書檔案，通過數字化將其信息和載體分離，實現不動用實體提供利用，使紙質文書檔案的保存更加長久。對于新形成的電子文書檔案，除了為了保證原始憑證性而采取紙質保存外，絕大多數電子文件不要制作紙質文件，節約了辦公經費，同時使文書檔案的物理載體更加多樣化，保證了文書檔案在保證信息利用的基礎上，能夠重要的歷史信息更加安全長久的保存。
3 辦公自動化環境能夠有效簡化傳統文書檔案工作的流程
傳統模式的文書檔案管理一般`屬于機關的辦公室，由于受到機關編制等方面的影響，很多單位的文書檔案管理工作沒有專職人員承擔，一般由兼職人員完成。文書檔案工作是一項頭緒繁多、要求嚴格的工作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統計準確無誤。檔案工作從歸檔開始，到移交、編目、上架，以及日常的管理工作都需要人力的投入，兼職人員很難保證高質量的完成相關工作。特別是日常的借閱利用工作，需要查找、登記，辦理相關手續等等。在辦公自動化環境下，自動化基礎下的文書檔案管理工作主要是網絡作為工具，有了檔案管理系統的協助，借助計算機和網絡操作上也不需要耗費太多的時間和精力。在辦公自動化系統中，文件歸檔工作只需將文件拷貝到檔案部門統一歸檔，這樣既節省時間，檔案管理部門也不必花費大量人力、物力來進行紙制文件的歸檔。很多工作內容通過計算機數據庫之間的關聯就可以完成，使得原本復雜的工作變得簡單，能提高文書檔案的質量，減少時間和空間，快速地對不同的信息進行搜集和分類以及統計，推動使用工作的開展。在辦公自動化條件下，檔案工作自身形成的管理系統也包括在內，這個系統可以使文書檔案的利用效率和質量在不同程度上都得以提高，工作人員可以根據自己不同的需求對所選的文件信息做出響應，并且還可以對其進行脫機處理，為了保證這一工作在不受空間的約束下具有較高的查全率和查準率，同時可以借助第三方平臺及時了解和掌握其他檔案信息最新的概況和重點動態。
4 辦公自動化環境能夠加速文書檔案工作標準化進程
辦公自動化條件下的文書檔案管理工作不是將傳統工作內容的簡單照搬到網絡上的，而是根據文書檔案管理工作的實際，通過新技術的發明和應用能夠促進文書檔案的管理工作朝著標準化和規范化的方向發展，推動規范文檔管理體制的形成，統一技術操作標準，最終實現管理工作的科學化、高效化，提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求。規范的文書管理體制是實現自動化的基礎。在辦公自動化環境下，必須實行“文件-檔案一體化管理”，將檔案部門對文件管理的前期指導與控制納入到檔案部門的工作職責，確保從文件的形成處理、歸檔管理到查閱利用各個工作環節都在檔案部門的統一監督指導下進行，真正實現本單位文件管理與檔案管理統一領導、統一規劃、統一落實，使文件和檔案工作共同發展。在辦公自動化系統設計的過程中，文書檔案相應的數據接口標準、數據安全標準以及不同類型數據轉化的標準必須進行明確，規范技術參數，從而實現不同類型的電子文件從辦公自動化系統向檔案管理系統的無縫流轉和安全管理。
5 辦公自動化環境能夠推動檔案工作法律體系的完善
從文書檔案工作的發展趨勢來看，辦公自動化系統是電子文件形成和使用的平臺，也必將成為檔案管理工作的重要平臺。而我國當前檔案工作的法律法規基本上還是立足于傳統的檔案管理工作建立的。針對電子檔案容易被修改，修改之后難以發現，相關的部門應該及時制定相應的法律對這些行為進行規范，只有通過法律規范了電子檔案的管理細節，才能有效的幫助電子檔案的管理和發展，并且對于觸犯了相關法律的人員，應該制定相對應的處罰條例，對這些違法人員進行震懾，在相關法律制定之后，應該堅決執行，做到有法必依、執法必嚴。從目前的情況看，我國檔案管理工作立法部門已經注意到這一趨勢。在國家法律層面，正在對《檔案法》進行修訂，從宏觀上為檔案工作的發展奠定法律保證。在行政法規層面，國家檔案局制定了《數字檔案館（室）建設指南》等，指導辦公自動化條件下，檔案管理工作的開展。這些工作都為電子文件、電子檔案管理工作法制化奠定了堅實的基礎。
參考文獻
[1]黃麗穎.文書檔案管理辦公自動化應用分析[J].城建檔案，2016，08：70-71
