時(shí)間：2023-03-16 16:29:05
序論：在您撰寫辦公室管理論文時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
政府辦公室是政府工作的核心部門，其工作水平和工作質(zhì)量直接影響政府的整體工作。近年來，我們堅(jiān)持以人為本，與時(shí)俱進(jìn)，最大限度地調(diào)動(dòng)辦公室工作人員的積極性，最大限度地發(fā)揮辦公室工作人員的整體合力，開創(chuàng)了一種團(tuán)結(jié)向上、積極奉獻(xiàn)、努力作為的工作氛圍。
一、以制度化管理現(xiàn)代一種責(zé)無旁貸的意識(shí)。我們政府辦公室的工作人員基本上是擇優(yōu)的，整體素質(zhì)比較好。但是，工作水平的高低、工作質(zhì)量的好壞一定要有一個(gè)統(tǒng)一規(guī)范的衡量機(jī)制。首先，在建章立制上下功夫，實(shí)行規(guī)范管理。一方面，圍繞制度的深度、廣度、內(nèi)涵提升做文章；另一方面，在制度與制度的制和關(guān)聯(lián)性上下功夫。我們先后建立健全了領(lǐng)導(dǎo)班子職責(zé)與分工細(xì)則、辦公室主任會(huì)議議事規(guī)則和決策、崗位目標(biāo)責(zé)任考核制度、值班制度、工作人員過錯(cuò)追究辦法等。在制度制定時(shí)把握政策性和實(shí)效性，多一些標(biāo)準(zhǔn)，少一些概念，多一些定量，少一些定性，將操作規(guī)則細(xì)化到每一項(xiàng)具體事務(wù)的處理上。大到小事任免、大事決策、經(jīng)費(fèi)核報(bào)，小到外聯(lián)接待、車輛調(diào)度、文電處理、值班安排等都有章可循，每天的工作井然有序。其次，努力尋求制度化管理與人情管理的契合點(diǎn)。極端的制度化預(yù)不可談，也不理想。各科室在大框架的統(tǒng)一下，自身有很大的自，無論是調(diào)研、督查工作，還是信息工作，都可根據(jù)實(shí)際創(chuàng)造性地開展。在平時(shí)的工作過程中，我們注重尊重人、理解人入手，經(jīng)常用換位思考來衡量規(guī)章制度和合理性，全力創(chuàng)造一種較好輕松的工作環(huán)境，還另找到了一條以制度化管理體系為基本，制度化與人情化管理互相促進(jìn)，彼此平銜的新路子。
二、以團(tuán)隊(duì)式管理，倡導(dǎo)一種無私奉獻(xiàn)的精神。政府辦公室工作無論大小，都必須一絲不茍，不得有半點(diǎn)懈怠，更不得有半點(diǎn)差錯(cuò)。雖然時(shí)間上沒有定數(shù)、任務(wù)上沒有定量，都不得憑工作論報(bào)酬，需要的是無私奉獻(xiàn)。這種品質(zhì)的形成，不是指令所能做到的。我們就盡量創(chuàng)造一種和諧、溫暖、健康的工作環(huán)境，把大家引導(dǎo)到熱愛集體，維護(hù)整體利益的層面上來，有計(jì)劃地開展一些團(tuán)隊(duì)活動(dòng)，給大家在有益的整體活動(dòng)中增進(jìn)了解，加強(qiáng)意識(shí)，以所在集體為榮，以所在集體為樂，愿意為了集體的利益努力工作，無私奉獻(xiàn)。同時(shí)，著力于引導(dǎo)大家樹立強(qiáng)烈的事業(yè)心，樹立不斷創(chuàng)新和追求舊越的意識(shí)，讓大家在工作中達(dá)到默契，共同創(chuàng)造一種通力合作、群策群力的工作環(huán)境。
1加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)
由于傳統(tǒng)檔案管理不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的速度，設(shè)備現(xiàn)代化，檔案種類的多樣化，都對(duì)檔案管理人員的專業(yè)水平要求提出了新標(biāo)準(zhǔn)，必須通過各種形式，加強(qiáng)他們對(duì)新檔案法的學(xué)習(xí)和認(rèn)識(shí)，使其具有法律責(zé)任和義務(wù)，增強(qiáng)自覺性、責(zé)任心，必須加強(qiáng)檔案管理人員教育，盡快培養(yǎng)一批掌握新技術(shù)，又熟悉檔案知識(shí)的專業(yè)人才，才能完成這項(xiàng)艱巨而重大的任務(wù)。
2辦公室文書檔案的管理
文書檔案的特點(diǎn)，其內(nèi)容有針對(duì)性，不能被修改遺失，加之檔案量并不是很大，所以我們可以使用“件”的整理方法。取其所長。對(duì)于“件”數(shù)太多。辦公室歸結(jié)出的檔案一般比較具有時(shí)效性和法律性，數(shù)量并不是很大，且不常使用，需以存放居多。這樣的工作量是可以承受的。對(duì)于整理過程繁瑣。辦公室檔案一般可以分門別類地進(jìn)行系統(tǒng)的整理，且多數(shù)為法律文件、規(guī)劃部署、計(jì)劃方案之類，使用量不高，大體分類即可。對(duì)于管理易發(fā)生的錯(cuò)誤。辦公室文件最大的特點(diǎn)是其有機(jī)聯(lián)系性強(qiáng)，從名目即可窺看內(nèi)容方向。即便發(fā)生管理失誤，工作人員也是很容易整理的。
3辦公室業(yè)務(wù)檔案的管理
業(yè)務(wù)檔案的特點(diǎn)是零散、量大，其特點(diǎn)的群體性，可做忽略和整合處理。這樣就可以使用“卷”的整理方法，有整體性，不計(jì)細(xì)節(jié)，方便找出其中關(guān)聯(lián)檔案，立卷整理的優(yōu)勢就立刻顯現(xiàn)出來。分類概括。業(yè)務(wù)檔案多以涉及民生問題的個(gè)人檔案居多，這與辦公室檔案有很大去別，民生問題檔案籠統(tǒng)、量大、常被查閱。而采用立卷的方法則正好可以根據(jù)其所在地、所在科室、所在管轄進(jìn)行分類，且民生問題涉及安全性文件量低，主要以個(gè)人或全體檔案調(diào)用為主。立卷簡易。如是辦公室檔案歸類立卷則需詳盡其細(xì)致，在立卷名上馬虎不得。而業(yè)務(wù)檔案不必逐一姓名列出，以其整體性來來看。只需列入街道名稱、住宅名稱、所在科室名稱、管轄區(qū)域名稱即可，并不存在因?yàn)槿藛T不同而產(chǎn)生的立名不同。即使是案卷標(biāo)題也可擬寫，幾個(gè)字就行，如勞動(dòng)合同鑒證冊(cè)、招工表、大學(xué)生報(bào)到卷、某某科室員工信息等，不存在爭議問題。
4加強(qiáng)信息化管理
隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，給人類帶來了極大的便利，電子技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，實(shí)施信息化管理，將把檔案管理從傳統(tǒng)手工操作中解放出來，減少對(duì)檔案材料的磨損，延長檔案壽命，減輕檔案人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)人事檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，現(xiàn)代化，降低了按件整理工作的繁瑣率，降低了人為因素在文件工作中的影響，工作清晰明了，使用起來更加方便。
5人力資源和社會(huì)保障管理
檔案管理的其他思索對(duì)于檔案管理不僅只能從分類方法上找尋解決，分類方式只是從其本身找解決方法，而外部也存在諸多幫助檔案更好管理的可能和方法。比如法律文案方面，國家應(yīng)及時(shí)出臺(tái)一些相應(yīng)的檔案收集管理的輔助措施，出臺(tái)相應(yīng)規(guī)范細(xì)則，加強(qiáng)檔案管理的執(zhí)行力度。人才培養(yǎng)方面，培養(yǎng)相應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)人員，規(guī)定具體細(xì)則，使其有規(guī)范性和統(tǒng)一性。做好檔案監(jiān)控工作，成立專門部門，派遣相應(yīng)專業(yè)，在檔案收集、整理、利用、保存等各個(gè)環(huán)節(jié)確保檔案整理工作的有序性、科學(xué)性、安全性，使立案和監(jiān)管互相制約、監(jiān)督。
二結(jié)束語
很多人認(rèn)為，高校行政管理人員是一份輕松地、沒有技術(shù)含量的工作，每天無非是做一些繁雜的事物，專業(yè)技能要求不高，隨便抓個(gè)人就可以勝任[1]。確實(shí)高校行政管理工作比較繁瑣，尤其是二級(jí)學(xué)院，每天都承擔(dān)各類的事務(wù)，這些工作不僅來源于學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，而且來源于學(xué)校的其他行政部門，學(xué)院辦公室更需要面對(duì)不同的部門，如人事處、計(jì)財(cái)處、對(duì)外交流處、宣傳部、保衛(wèi)部等等，每一項(xiàng)工作都要求行政管理人員專業(yè)而且高效的完成，工作復(fù)雜程度可想而知[2]。因此這就要求行政管理人員具備縝密的邏輯思維、組織協(xié)調(diào)能力、靈活多變的辦事能力、良好的溝通和解決問題的能力及快速的學(xué)習(xí)能力，方可勝任工作崗位。
2行政管理人員的現(xiàn)狀
近年來，隨著社會(huì)的整體進(jìn)步和國家對(duì)高等教育重視程度的提高，尤其對(duì)高校師資隊(duì)伍的建設(shè)投入了大量資源，而高校行政管理崗位就處在一個(gè)尷尬的位置，發(fā)展相對(duì)明顯滯后。2.1“邊緣化”高等教育的空前發(fā)展，使得教師的主體地位得到強(qiáng)化，隨之而來教師的工資、待遇、福利等方面得到了提高，而作為同樣處在高校的行政管理人員來說，增幅卻并不明顯，并不是教育受到重視的主要受惠者，與高校教師相比，收入差距逐漸拉大，自然產(chǎn)生了被“邊緣化”的危機(jī)感[3]。2.2壓力、職業(yè)地位行政管理人員的壓力主要來自于行政工作經(jīng)常處于繁雜的超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)，特別是在高學(xué)歷人才云集的高校，行政管理人員的學(xué)歷相對(duì)較低，這也成為一種無形的壓力。職業(yè)地位主要體現(xiàn)在職業(yè)認(rèn)同度、自我成就感和福利待遇方面等方面。如今的高校普遍存在著“重教學(xué)、科研，輕行政”的傾向，學(xué)校的主要領(lǐng)導(dǎo)是“雙肩挑”的角色，這在一定程度上影響和支配著高校工作的決策。行政管理人員與教師相比，無法找到職業(yè)地位和自我成就感，長期以往，心理上產(chǎn)生一種不平衡，產(chǎn)生職業(yè)倦怠情緒。2.3管理隊(duì)伍青黃不接高校自擴(kuò)招以來，為保證高校教育質(zhì)量，將引進(jìn)人才計(jì)劃的重點(diǎn)安排在教師崗，行政管理人員的少之又少，有的高校引進(jìn)行政管理人員也是以編外或合同工的形式，與有編制的教師相比，薪酬、福利。待遇相差甚遠(yuǎn)，使得管理人才望而卻步，逐漸導(dǎo)致行政管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)失衡，處在青黃不接的狀態(tài)。
3如何實(shí)現(xiàn)學(xué)院辦公室行政管理隊(duì)伍建設(shè)
3.1按需設(shè)崗，按崗擇人
高校二級(jí)學(xué)院辦公室作為基層管理機(jī)構(gòu)，承擔(dān)的工作復(fù)雜且涉及廣泛，因而在人員配備方面就需要按照“精簡、統(tǒng)一、高效”的原則按需設(shè)崗、按崗擇人，以面向社會(huì)，公開招聘的形式招到所需要的人才。同時(shí)還要不斷的優(yōu)化辦公室行政管理隊(duì)伍的學(xué)歷結(jié)構(gòu)、能力結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)等等，確保建立一支人際關(guān)系和諧，能力互補(bǔ)、工作熱情飽滿的隊(duì)伍。
3.2樹立“以人為本”的觀念
樹立“以人為本”的觀念，重要是從思想上重視管理工作，要把管理和教學(xué)、科研放到同樣的層面上來抓，貫徹“人本管理”的思想，引導(dǎo)行政管理人員調(diào)整心態(tài)，明確工作目標(biāo)，認(rèn)識(shí)管理的重要性，樹立濃厚的服務(wù)意識(shí)，尤其是“超前服務(wù)”的觀念[4]，只有這樣的管理隊(duì)伍才能充分發(fā)揮主動(dòng)性和創(chuàng)造性。
3.3提高自身素質(zhì)
辦公室的業(yè)務(wù)管理與行政管理往往是相輔相成的，以單一辦公室成員為一個(gè)團(tuán)隊(duì)，如果缺乏相應(yīng)的團(tuán)隊(duì)紀(jì)律，則可能造成辦公室責(zé)任意識(shí)下降，人員工作態(tài)度不端正等問題。將行政管理工作精細(xì)化，能夠有效減少日常工作中的不合理現(xiàn)象，避免一些管理隱患，使辦公室管理更加有序同時(shí)也更為靈活。辦公室工作達(dá)到了更高標(biāo)準(zhǔn)，則提升了單位形象，確保了單位整體效能。
二、現(xiàn)階段辦公室行政精細(xì)化管理尚存的問題
1.管理制度問題
制度是辦公室行政管理的依據(jù)和綱要，他提現(xiàn)了單位對(duì)辦公室的基本要求，同時(shí)強(qiáng)調(diào)了辦公室的基本任務(wù)和職責(zé)所在，制度越合理則越能夠引導(dǎo)辦公室工作有序化開展。但是目前辦公室制度普遍出現(xiàn)一系列問題，致使自身職能行使上受到很大的限制：①制度過于籠統(tǒng)，多數(shù)存在普遍性條款，而對(duì)于不同辦公室特殊性應(yīng)當(dāng)擁有的相關(guān)特別規(guī)定較為欠缺，導(dǎo)致不同辦公室工作相似，管理相似，但辦事效果不理想；②過于追求“同心同德”，辦公室人員整體辦事，卻分工不明，造成責(zé)任落實(shí)難，辦事積極性不高；③獎(jiǎng)懲制度難以落實(shí)，雖然部分推行績效制度，但是由于模糊管理的原因，造成辦公室行政管理出現(xiàn)混亂。因此，必須細(xì)化行政管理工作，促使條理清晰、責(zé)任明確、分工有序。
2.管理項(xiàng)目問題
一方面，辦公室行政管理更多的是偏向于形式上的“紀(jì)律、作風(fēng)”問題的管理，雖然有所效果，一旦推究細(xì)化項(xiàng)目上顯得較為蒼白，無法做到面面俱到，辦公室行政管理應(yīng)當(dāng)向科學(xué)化發(fā)展，思考行政管理與業(yè)務(wù)管理之間的關(guān)系，如何實(shí)現(xiàn)兩兩促進(jìn)，管理項(xiàng)目的劃分將會(huì)是精細(xì)化發(fā)展的先行步驟，例如：紀(jì)律問題、作風(fēng)問題、考勤、監(jiān)督等均需要重新劃分，并明確相應(yīng)的項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)。另一方面，在以往的辦公室行政管理方面，常出現(xiàn)一些“力有未逮”的情況，即使付出相當(dāng)?shù)墓芾砹Χ龋侨耘f收效甚微，這實(shí)際上是由于既有的管理項(xiàng)目難以涵蓋所有的辦公室工作，出現(xiàn)管理盲點(diǎn)，精細(xì)化管理正是要找出這些盲點(diǎn)，同時(shí)建立新的管理項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)的量化管理。3.管理意識(shí)問題精細(xì)化意識(shí)是實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的先決條件，例如作為單位和辦公室領(lǐng)導(dǎo)，在參考設(shè)置辦公室規(guī)章制度的同時(shí)，會(huì)根據(jù)自身的意識(shí)形態(tài)進(jìn)行局部更改，包括管理項(xiàng)目和標(biāo)準(zhǔn)等，如果具備精細(xì)化意識(shí)，在考慮問題時(shí)便會(huì)更加客觀細(xì)致，從而制定出更加科學(xué)的指標(biāo)。但在現(xiàn)實(shí)工作中，往往會(huì)出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)者精細(xì)化和經(jīng)濟(jì)化意識(shí)不足，造成形而上學(xué)的管理弊病，空有精細(xì)化的口號(hào)，卻不知如何著手。
三、如何實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理
1.重視意識(shí)的養(yǎng)成與運(yùn)用
領(lǐng)導(dǎo)方面：需要多調(diào)研基層辦公室的實(shí)際情況，根據(jù)其工作職能的特點(diǎn)，結(jié)合單位的整體屬性設(shè)計(jì)出隸屬于辦公室的專門管理辦法。同時(shí)，始終做到以“細(xì)化”為標(biāo)準(zhǔn)，精確分解各種管理工作，并思考不同工作之間的聯(lián)系，設(shè)計(jì)出一套能夠有益于管理同時(shí)又能保障和提高業(yè)務(wù)水平的科學(xué)化制度。工作人員方面：必須認(rèn)識(shí)到精細(xì)化管理的優(yōu)勢，同時(shí)具有先覺意識(shí)，主動(dòng)采用精細(xì)化的辦法，對(duì)自身所需完成的任務(wù)進(jìn)行分工，從思想根源上接受和推崇精細(xì)化管理。要做到這兩個(gè)方面，就必須注重單位的日常教育和宣傳工作，最大程度上對(duì)所有人員的內(nèi)在精神思想進(jìn)行良性刺激。
2.重視制度精細(xì)化的構(gòu)建
易制度為準(zhǔn)繩能夠?qū)⑥k公室的日常工作進(jìn)行細(xì)致的劃分，減少中間可能出現(xiàn)的一系列問題，提高工作效率。辦公室雖然小，但是仍舊應(yīng)當(dāng)“五臟俱全”，制度的制定必須包含：考勤、檔案管理、出勤、值班、監(jiān)督、宣傳、信息、財(cái)務(wù)、調(diào)研、評(píng)估等各個(gè)方面的工作內(nèi)容，同時(shí)除了要硬性規(guī)定相關(guān)紀(jì)律之外，還應(yīng)當(dāng)匹配相應(yīng)的工作流程、工作責(zé)任、工作方向和工作標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)有據(jù)可依、有責(zé)可循。各辦公室之間應(yīng)當(dāng)相互配合，互為監(jiān)督，建立除上下屬之間的管理之外，還應(yīng)當(dāng)開通同級(jí)之間的相互監(jiān)督與批評(píng)渠道，構(gòu)建互動(dòng)的行政監(jiān)督管理機(jī)制。
3.重視管理項(xiàng)目的綜合性
①著重細(xì)化日常工作記錄。包括人員出勤、請(qǐng)假、工作量、工作時(shí)限等具體事宜，事無巨細(xì)做好每個(gè)細(xì)節(jié)的登記，便于日后檢查。除了建立以辦公室團(tuán)隊(duì)為單位的專屬記錄，還應(yīng)當(dāng)有以單個(gè)工作人員為主體的記錄，著重登記個(gè)人在工作過程中的表現(xiàn)。②完善績效考核制度，以績效考核帶動(dòng)辦公室管理。將績效考核的項(xiàng)目與辦公室工作細(xì)節(jié)進(jìn)行掛鉤，主張對(duì)辦公人員的工作態(tài)度、工作質(zhì)量、工作能力、工作效果等進(jìn)行考評(píng)，績效考核與硬性行政管理、業(yè)務(wù)管理相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)張弛有度的管理過程。
四、總結(jié)
在企業(yè)競爭日趨激烈的同時(shí)，企業(yè)內(nèi)的事務(wù)也不斷增多，方方面面的事務(wù)都需要辦公室來進(jìn)行樞紐，信息的數(shù)量不斷增加，而各種信息都要在辦公室進(jìn)行中轉(zhuǎn)，對(duì)信息的收集、加工處理等已經(jīng)占據(jù)了辦工作工作的重要部分，辦公室的信息管理工作也要有所調(diào)整和改進(jìn)。信息管理工作作為企業(yè)辦公室工作中的一項(xiàng)，在辦公室工作中發(fā)揮著重要的作用。企業(yè)在貫徹落實(shí)上級(jí)相關(guān)政策過程中，對(duì)于實(shí)現(xiàn)企業(yè)的決策民主化、科學(xué)化等方方面面都需要信息管理工作來進(jìn)行。此外，辦公室工作改革的新思路、方法、舉措等也都需要信息管理工作來進(jìn)行。信息管理工作不僅協(xié)調(diào)了企業(yè)內(nèi)的各項(xiàng)工作，同時(shí)對(duì)于發(fā)揮辦公室工作職能、各項(xiàng)工作的綜合處理等都有著重要的作用，因此，加強(qiáng)辦公室信息管理工作有著重要的實(shí)際意義。
二、辦公室信息管理工作的特點(diǎn)
企業(yè)的發(fā)展為我國社會(huì)主義建設(shè)提供了不可缺少的人才基礎(chǔ)。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，企業(yè)在人才培養(yǎng)地有著很多自身的特點(diǎn)，如智力資源豐富、思想活躍、技術(shù)水平先進(jìn)等，而辦公室信息工作也是一樣，有著獨(dú)特的工作特色，主要表現(xiàn)在以計(jì)算機(jī)為中心，使用現(xiàn)代化的設(shè)備和工具來實(shí)現(xiàn)全面、廣泛、迅速收集、整理、加工信息的目的，從而更好的幫助企業(yè)管理開展各習(xí)工作的進(jìn)行，有效的提高了工作效率。其主要特點(diǎn)體現(xiàn)在信息來源廣、數(shù)量多、傳播快、各領(lǐng)域前沿信息豐富，信息的知識(shí)型特點(diǎn)明顯和信息反饋快，消化能力強(qiáng)，信息需求量大等幾方面，下面主要從這兩點(diǎn)內(nèi)容人手來進(jìn)行詳細(xì)說明。(1)信息來源廣、數(shù)量多、傳播快。企業(yè)辦公室信息管理工作的特點(diǎn)是在對(duì)信息的來源與傳播中體現(xiàn)的，而由于企業(yè)自身的特點(diǎn)，工作中信息量的需求相對(duì)較高。所以對(duì)于信息的采集與傳播都有著非常自覺的行為。而企業(yè)的工作人員除了工作職責(zé)外，同時(shí)也要進(jìn)行一些相關(guān)信息的采集工作，因此，對(duì)于信息的采集加工也是必不可少的一部分，只有掌握好信息，才能提高整體水平，從而在企業(yè)中發(fā)揮重要的作用。(2)信息反饋快，消化能力強(qiáng)，信息需求量大。企業(yè)辦公室智力資源豐富，技術(shù)手段先進(jìn)，具有信息反饋快和消化能力強(qiáng)的特點(diǎn)，企業(yè)工作者在接受新信息后，能迅速加以思考，并適時(shí)運(yùn)用到解決實(shí)際問題中去。企業(yè)員工無論出于對(duì)自己工作的考慮，還是企業(yè)對(duì)于發(fā)展的要求，其結(jié)果都是信息需求量增大，并得到及時(shí)反饋和消化利用。
三、如何加強(qiáng)辦公室信息管理工作
(1)更新觀念，加強(qiáng)企業(yè)辦公室行政管理人員對(duì)信息工作管理的再認(rèn)識(shí)。
在新時(shí)期，隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、通信等信息技術(shù)的飛速發(fā)展，社會(huì)信息化已是大勢所趨。傳統(tǒng)的信息傳遞的內(nèi)容、數(shù)量、方式(來源)都發(fā)生了根本改變。過去的信息內(nèi)容陳舊，數(shù)量稀少，傳播方式(來源)單一;而新時(shí)期的信息內(nèi)容更新快、數(shù)量多、來源廣、方式新，已極大地沖擊著人們傳統(tǒng)的工作習(xí)慣和思維定勢，滲透到學(xué)校管理領(lǐng)域的方方面面，產(chǎn)生難以預(yù)計(jì)的深刻影響。因此，企業(yè)辦公室的管理工作者必須認(rèn)清信息工作飛速發(fā)展的客觀現(xiàn)實(shí)，采取科學(xué)的應(yīng)對(duì)措施，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)信息工作的有效管理，達(dá)到企業(yè)辦公室新時(shí)期信息管理工作的目標(biāo)，成為一名稱職的企業(yè)辦公室行政管理人員。
(2)認(rèn)真學(xué)習(xí)，努力培養(yǎng)企業(yè)辦公室行政管理人員信息管理工作的基本素質(zhì)。
一是信息工作的管理要在相關(guān)政策的指導(dǎo)下，緊緊圍繞企業(yè)的中心工作，著重反映企業(yè)內(nèi)部的建設(shè)和發(fā)展中的重點(diǎn)、難點(diǎn)、熱點(diǎn)問題，反映在改革和發(fā)展進(jìn)程中出現(xiàn)的新情況和新問題;二是信息管理人員需要熟悉企業(yè)工作，具有較強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感，要有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)操作能力、文字表達(dá)與綜合分析能力等，能細(xì)致地做好信息的采集、篩選、加工、傳送、反饋和存儲(chǔ)等日常工作;三是要組織現(xiàn)有企業(yè)信息管理工作者進(jìn)行信息管理工作的系統(tǒng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代化信息管理工作方法和技術(shù)，不斷提升企業(yè)辦公室信息管理人員的工作水平。
(3)改進(jìn)方法，建立信息反饋機(jī)制，提高信息管理工作效率。
從實(shí)際工作中看，筆者認(rèn)為：一是對(duì)應(yīng)急信息管理的重要性認(rèn)識(shí)還要進(jìn)一步提高。雖然有效應(yīng)對(duì)突發(fā)事件已成為各單位日常工作中的重要組成部分，并有了一定的基礎(chǔ)，但對(duì)其中的信息應(yīng)用還存在著不到位、不具體的現(xiàn)象，特別是在信息研判和總結(jié)整理方面還有提升空間。二是完善應(yīng)急信息上報(bào)工作機(jī)制還要進(jìn)一步摸索。主要表現(xiàn)在，辦公室系統(tǒng)與生產(chǎn)經(jīng)營系統(tǒng)之間的信息溝通渠道還不夠暢通，導(dǎo)致遲報(bào)、漏報(bào)、信息相互矛盾的現(xiàn)象時(shí)有出現(xiàn)，反映出信息報(bào)送工作在機(jī)制上還有一定漏洞，還需要探索更為合理、更為高效的快速反應(yīng)機(jī)制。
二、做好應(yīng)急信息管理工作的有效途徑
應(yīng)急信息管理是指在突發(fā)事件應(yīng)急管理的過程中，對(duì)事件中的各類信息進(jìn)行收集、整理、上報(bào)和應(yīng)用，從而為指揮決策和員工群眾提供足夠、高質(zhì)量的信息服務(wù)，以便有效地突處置突發(fā)事件。因此，及時(shí)、準(zhǔn)確地了解并向上級(jí)組織報(bào)送重要信息，就成為檢驗(yàn)辦公室系統(tǒng)執(zhí)行力的重要手段。
(一)突發(fā)事件前的信息管理
主要是，事前的信息儲(chǔ)備和預(yù)警工作。匯總整理以往發(fā)生的各類突發(fā)事件的處理方法及取得的效果，以隨時(shí)進(jìn)行相關(guān)查閱；對(duì)各種隱患風(fēng)險(xiǎn)做好跟蹤、檢測和評(píng)估，發(fā)揮預(yù)警的作用；對(duì)應(yīng)急預(yù)案不斷完善演練，發(fā)揮應(yīng)有的作用；做好應(yīng)急情況下的宣傳準(zhǔn)備工作，避免信息披露缺失和滯后，導(dǎo)致員工群眾獲取信息不及時(shí)、甚至惡意炒染和以訛傳訛，增加處置突發(fā)事件的難度。
(二)突發(fā)事件發(fā)生中的信息管理
主要是，信息接收和處理能力，包括各種資源的調(diào)度、人員物資的調(diào)派、現(xiàn)場指揮情況等等，及時(shí)將各類信息傳達(dá)給相關(guān)的職能部門；借助于電視臺(tái)、互聯(lián)網(wǎng)等對(duì)突發(fā)事件做好面向公眾宣傳報(bào)道，樹立有利于企業(yè)的良好形象。
1.突發(fā)事件中信息報(bào)送管理要求信息報(bào)送是信息管理中的重要部分，主要涉及如下環(huán)節(jié)：一是信息初報(bào)，做到快速反應(yīng)，準(zhǔn)確及時(shí)。在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)及時(shí)將有關(guān)信息報(bào)送至主要領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門，做到隨時(shí)發(fā)生隨時(shí)報(bào)送，不能遲報(bào)、漏報(bào)和瞞報(bào)。方式上，如有緊急情況可先打電話，再報(bào)文字材料。二是信息續(xù)報(bào)，做到力求詳實(shí)，時(shí)效性強(qiáng)。及時(shí)了解掌握并報(bào)送相關(guān)信息的進(jìn)展、處置和調(diào)查情況，可一日數(shù)報(bào)，也可多日多報(bào)，既不能延誤時(shí)間，又要有合適的層次和范圍，避免給領(lǐng)導(dǎo)決策提供錯(cuò)誤的信息，干擾領(lǐng)導(dǎo)的判斷。三是跟蹤匯報(bào)，做到全面細(xì)致，善始善終。應(yīng)急信息處理過程中，信息會(huì)隨時(shí)變化，要做好突發(fā)事件中各種信息的跟蹤調(diào)查，不能一報(bào)了之，要及時(shí)上報(bào)善后工作的處理和各方面的反映。尤其是加強(qiáng)對(duì)影響事態(tài)的控制和處置的信息的保密工作，注重控制傳播范圍，慎重處理。
2.突發(fā)事件中應(yīng)急信息報(bào)送的渠道要求應(yīng)急信息的及時(shí)報(bào)送不僅有助于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)單位了解突發(fā)事件的發(fā)生原因和處置狀態(tài)，同時(shí)也有助于減輕或消除人們心理上的壓力，避免謠言和恐慌的發(fā)生。多年的工作實(shí)踐中，筆者認(rèn)為應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：一是對(duì)于不的應(yīng)急信息，主要通過網(wǎng)絡(luò)、傳真、電話等形式上報(bào)；對(duì)于的應(yīng)急信息，則必須由企業(yè)保密辦公室派出專人向有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行當(dāng)面報(bào)告。二是對(duì)需要向上級(jí)詳細(xì)報(bào)告的應(yīng)急信息，經(jīng)同級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人審閱后，在規(guī)定時(shí)限內(nèi)以報(bào)告文本的形式進(jìn)行上報(bào)。三是建立員工群眾獲取最權(quán)威信息的平臺(tái)，既方便了解必要的信息，又消除誤解，實(shí)現(xiàn)雙向良性的互動(dòng)。四是在報(bào)送應(yīng)急信息時(shí)，本層級(jí)的各單位和部門之間應(yīng)做到信息共享、口徑一致，防止出現(xiàn)信息混亂。
3.突發(fā)事件中應(yīng)急信息報(bào)告的要求要加強(qiáng)對(duì)各類應(yīng)急信息的分析。信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性直接關(guān)系到應(yīng)急處置工作的順利進(jìn)行，因此必須要對(duì)收集回來的大量原始信息進(jìn)行篩選處理，從中提取有價(jià)值的信息進(jìn)行全面、準(zhǔn)確的總結(jié)，供領(lǐng)導(dǎo)層作決策參考。要加強(qiáng)報(bào)告的編寫。在強(qiáng)調(diào)準(zhǔn)確性、時(shí)效性的基礎(chǔ)上，力求要素齊全(時(shí)間、地點(diǎn)、起因和性質(zhì)、過程、影響及處置情況、各方面反映、下步建議等)、事實(shí)準(zhǔn)確、表述清楚，做到不回避問題、不抹煞工作和成效。
(三)突發(fā)事件發(fā)生后的信息管理
主要是對(duì)事件的前因后果進(jìn)行總結(jié)，對(duì)造成的危害情況進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對(duì)處置人員、處置措施、應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行調(diào)整、充實(shí)和完善等。
三、結(jié)論
企業(yè)辦公室行政管理責(zé)任體系不健全是影響企業(yè)辦公室行政管理工作質(zhì)量的重要原因，責(zé)任體系的建立，是保證企業(yè)辦公室行政管理工作能順利推進(jìn)的關(guān)鍵舉措，由于責(zé)任體系不健全，一旦出現(xiàn)問題不能及時(shí)找到相應(yīng)責(zé)任人，最終導(dǎo)致企業(yè)辦公室行政管理過程中出現(xiàn)的問題無法解決，嚴(yán)重時(shí)還會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的綜合管理系統(tǒng)和辦公室行政管理系統(tǒng)出現(xiàn)癱瘓，最終導(dǎo)致企業(yè)的辦公室行政管理工作出現(xiàn)嚴(yán)重滯后現(xiàn)象，對(duì)企業(yè)的發(fā)展帶來影響。
二、辦公室行政管理的策略探討
（一）重組業(yè)務(wù)流程。為了實(shí)現(xiàn)對(duì)辦公室行政業(yè)務(wù)的科學(xué)管理，在日常管理過程中應(yīng)該要對(duì)傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組，在企業(yè)的管理中可以借鑒國外一些企業(yè)的優(yōu)秀管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)辦公室的員工進(jìn)行明確的崗位分工，保證企業(yè)的日常工作中可以實(shí)現(xiàn)科學(xué)的辦公室業(yè)務(wù)管理。
（二）加強(qiáng)辦公室行政管理的信息化水平的提升。首先，應(yīng)該要對(duì)企業(yè)的辦公室行政管理信息系統(tǒng)進(jìn)行完善，確保辦公室行政業(yè)務(wù)全程管理都能使用自動(dòng)化辦公，促進(jìn)各種信息技術(shù)的應(yīng)用。需要注意的是，辦公室行政管理的信息化是貫穿于辦公室行政業(yè)務(wù)全過程的，在辦公室行政管理過程中的任意一個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該要加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用。
（三）完善企業(yè)辦公室行政管理體系。在加強(qiáng)企業(yè)的辦公室行政管理體系建設(shè)過程中，要對(duì)企業(yè)進(jìn)行全面的了解，保證企業(yè)的整體管理機(jī)制和辦公室行政管理過程中的各種管理機(jī)制是一致的。辦公室行政管理應(yīng)該與企業(yè)的經(jīng)營管理活動(dòng)是緊密聯(lián)系的，應(yīng)該要和企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合。在具體的實(shí)施過程中，企業(yè)要將辦公室行政管理的責(zé)任落實(shí)，強(qiáng)化具體的執(zhí)行力。為了促進(jìn)這一舉措的有效實(shí)施，在企業(yè)的人力資源部門管理中，可以將辦公室行政管理責(zé)任落實(shí)情況與具體的崗位職責(zé)的考核、人員的職位晉升等聯(lián)系起來，強(qiáng)化企業(yè)辦公室員工在行政管理過程中的執(zhí)行力。
（四）加強(qiáng)辦公室行政管理人員的綜合能力水平的提升。在辦公室行政管理過程中，管理人員的綜合能力水平的高低是影響辦公室行政管理水平的重要因素，當(dāng)前很多企業(yè)的辦公室行政管理人員的綜合能力水平都不高，導(dǎo)致辦公室行政管理存在嚴(yán)重的問題。對(duì)此要加強(qiáng)高素質(zhì)的辦公室行政管理隊(duì)伍的建設(shè)，一方面，加強(qiáng)辦公室行政管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)能力的提升，加強(qiáng)他們對(duì)各種計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)的掌握能力，使其能夠積極應(yīng)對(duì)各種實(shí)際問題。另外還要加強(qiáng)他們的職業(yè)道德素養(yǎng)的提升，使得辦公室行政管理工作更加規(guī)范化，具體的工作人員可以避免各種慵懶懈怠現(xiàn)象的出現(xiàn)，以此提高辦公室行政管理人員的綜合能力水平。
三、結(jié)語
