時間：2023-03-15 15:03:55
序論：在您撰寫檔案數字化建設時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
1、檔案數字化，可改善檔案管理工作。只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。
2、形勢發展的需求
現在是信息化的時代，數字檔案機構是數字化信息服務的重要組成部分，其一，檔案機構是保管和提供利用檔案信息的職能部門，是最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現信息共享，就不能體現檔案的服務價值。其二，檔案載體的更新換代迫切要求檔案機構數字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質，發展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案機構提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案機構的數字化。目前，檔案機構的檔案保管、利用與形勢的發展要求不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。
3、社會強烈需求
當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，希望查閱信息更為方便，這都迫使檔案機構這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案機構的館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。
二、檔案數字化建設中的相關問題
（一）電子載體的特點
電子文件的載體材料是磁性物質和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產生物化性質變化的材料。這些材料不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應。與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5―15年。電子文件載體容易受溫濕的影響。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數據的讀寫。保存電子文件的理想溫度為16℃―20℃，相對濕度為40％±5％?；覊m會對電子文件載體的損壞主要有物理損壞、化學損壞和生物損壞。因此在電子檔案的保管中還要注意防止灰塵侵害。外來磁場對電子文件的磁性載體是最重要的影響因素。外來磁場作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。因而要防止外磁場的影響，如遠離強磁場，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內或金屬盒內等等，并避免強烈的機械震動。光線會使電子文件載體材料發生光氧化反應，使盤基、帶基老化，強度下降。同時，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩定性，導致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。
（二）電子檔案信息保護
對電子文件而言，信息與載體是可分離的，電子文件信息與載體的可分離性使文件信息隨時面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險。此外，電子文件信息保護方面還面臨一個不可忽視的隱形殺手――電腦病毒。目前，保護電子文件信息不被修改、盜竊、刪除的技術途徑主要有防火墻技術、存取權限控制、數據加密法、數字水印法、數字時間印章法等。其中，數據加密法是指按確定的加密變換方法對未經加密的數據作處理，使其成為難于識讀的數據；數字水印法是利用某種技術方法把作者的標志如印簽、花紋等，隱藏于電子文件中，電子文件如被拷貝時，這些標志是不會被拷貝的。這些保證了電子文件信息的唯一屬性。數字時間印章法用來確保電子文件信息的真實性和原始性不受損害，若歸檔的電子文件被修改、刪除，該文件生成時在網上登記的時間是無法改變的。然而，保護電子文件信息的技術只能是相對的，因為電子文件的加密和解密技術都在不斷地發展。
了解了電子文檔的特點，才能更好地做好檔案數字化建設。
三、檔案數字化建設的內容
1、推進檔案數字化，必須提高檔案標準化、規范化水平
目前，檔案信息數字化的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。
2、數字化建設要著眼于提高系統的整體水平
檔案數字化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點就是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。
3、有重點地抓好數據庫建設
開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過實踐我們認為建設數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。
四、檔案數字化建設的步驟
1、建立檔案數據庫。第一步，輸入文件級目錄。第二步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。
2、建立檔案機構（館）網站，并聯網實施資源共享。在互聯網上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規查詢、舉辦網上展覽，展示本地兩個文明建設的成果；建立網上現行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現政務公開，營造有利于經濟建設和社會發展的良好環境。
3、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數字檔案最主要的來源。以前，一般只移交紙質檔案和紙質文件目錄，現在要求實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質文件一并移交檔案機構。這樣既推進了機關檔案室的電子化進程，又節省了檔案機構建立數據庫的工作量。
[關鍵詞]檔案數字化；數字化建設；檔案管理
中圖分類號：G274 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）07-0339-01
檔案是國家信息資源的重要組成部分，作為一種原生信息資源具有十分重要的社會經濟價值。隨著我國社會經濟的飛速發展，檔案信息資源也在急劇的增長，傳統的檔案管理方式在檔案的收集、保存以及利用等方面，越來越力不從心。信息技術的飛速發展，為檔案管理方式的創新提供了最佳的平臺，檔案信息化成為了當今時代檔案工作的主題，而檔案數字化無疑是檔案信息化建設的重要內容。
1 檔案數字化建設的內容
檔案數字化是隨著計算機技術、網絡技術以及多媒體技術而產生的一種新型檔案信息形態，是利用現代計算機數據信息處理技術，將傳統的檔案介質文件如紙質文件、聲像文件轉換成數字形式的電子檔案。檔案數字化是檔案信息化建設的基礎，具有高效安全存儲、快速傳輸、管理便捷等優點。
檔案數字化建設的內容主要包括以下幾個方面：一是對歷史檔案資料進行數字化轉換，將傳統介質檔案文件通過計算機掃描及加工處理轉換數字形態的電子檔案文件；二是實現對正在形成檔案文件的數字化，即采用計算機技術實現電子文件的直接生成、歸檔及保存；三是實現檔案目錄信息的數字化，即建立檔案目錄數據庫，嚴格規范檔案信息的著錄標引，科學選定檔案目錄的數據庫結構；四是實現檔案內容信息的數字化，即通過掃描、直接錄入等方式將檔案內容以圖像、文本等形式進行數字化的存儲。
n案數字化建設從過程角度來說，應包括檔案收集整理、存儲保管以及查閱利用等全過程。檔案收集階段的數字化涵蓋了歷史檔案的數字化與新型電子檔案的建立；檔案存儲保管階段的數字化是指采用光盤、磁盤、硬盤等載體實現對電子檔案的存儲與保管；檔案查閱利用階段的數字化是指利用計算機網絡技術等實現電子檔案的高效傳輸、便捷查詢與利用。
2 檔案數字化建設的必要性
檔案數字化建設是檔案信息化建設的基礎與重要內容，隨著我國社會經濟的快速發展，檔案信息量越來越大，種類與形式越來越多，傳統的檔案管理方式已經難以滿足信息時代檔案工作的需求。在信息技術高速發展的當今社會，利用先進的計算機技術、網絡技術及多媒體技術進行檔案信息管理，大力開發和高效利用檔案信息資源，提高檔案管理綜合服務水平，已成為當前檔案工作發展的關鍵，而檔案數字化是實現這一切的基礎。
在當前的社會環境下，計算機信息技術正深刻的改變著社會的方方面面，人們的生產與生產方式發生了巨大的改變。同樣的，在新時代背景下，檔案工作的開展也受到了巨大的影響，大量電子檔案的形成促使檔案工作必須要順應時代的發展?？梢哉f，檔案數字化是信息時代的必然產物，是時代對檔案工作的要求，檔案數字化管理較之傳統的實體化管理無論是在檔案收集、保存還是利用方面，都具有無可比擬的先進性，大力推進檔案數字化建設是信息時代檔案工作發展的迫切要求。
在信息時代，人們越來越關注檔案信息獲取的時效性與便捷性。數字化檔案相較于傳統介質檔案，獲取更為方便快捷，且能夠更好的對檔案原件進行保護，利用率更高。檔案數字化建設能夠最大程度滿足人們對檔案信息社會共享層面的需求，利用計算機網絡技術，人們可以快速獲取所需的檔案信息，且不存在獲取時間上的沖突。從檔案利用以及檔案社會化服務的角度，檔案數字化建設必要性不言而喻。
3 檔案數字化建設現狀及發展趨勢
3.1 檔案數字化建設現狀
檔案數字化是檔案信息化建設的重要內容之一，在我國檔案局一系列政策標準的支持與引導下，我國檔案數字化工作在“十五”、“十一五”期間發展迅猛，許多檔案部門開展了不同程度的檔案數字化工作探索。目前，我國檔案數字化工作已經取得了長足的發展，數字化檔案規模不斷擴大，檔案數字化的相關規范也日趨成熟，已經初步形成了檔案數字化加工市場，檔案數字化的對象從紙質檔案已經逐步擴展到了照片、圖像、錄音、錄像、電影膠卷、縮微膠片等各種不同種類載體檔案。
在我國檔案數字化建設的進程中，政策環境發揮了重要的引導促進作用?！度珖鴻n案事業發展“十一五”規劃》中明確提出：根據“統一領導、標準先行、利用優先、分步實施”的原則，有序推進傳統載體檔案數字化進程。各地區也都把檔案數字化作為編制本地區的檔案事業發展規劃的重要內容之一。2006年，國務院信息化工作辦公室和國家檔案局聯合進行“檔案信息資源開發利用試點工作”，檔案數字化作為重要內容之一被列入試點范圍；2010年，國家檔案局正式提出建立檔案安全保密體系，檔案數字化成為安全保密體系建設的重要內容，檔案數字化作為一項檔案基礎業務的地位得到了確立。
3.2 我國檔案數字化建設的發展趨勢
目前，我國檔案部門在數字化建設中已經逐漸形成了一套完整、成熟的方法，數字化加工環節不斷細化，數字化標準不斷提高，數字化生產日趨社會化。從發展趨勢來看，檔案數字化加工由檔案部門自主加工開始向社會化服務轉變，社會化專業機構的檔案數字化加工服務將成為未來發展的一大趨勢。
在我國檔案數字化建設的初始階段，檔案數字化多由檔案部門自行加工，由于在人員專業技術水平、設備、規模以及管理水平等方面的不足，檔案數字化的質量不盡如人意。在發展的過程中，源于工業企業的業務外包模式被引入檔案數字化建設中，將檔案數字化業務外包給專業、高效的社會專業服務機構，充分利用社會資源，可以有效降低成本、提高檔案數字化的質量與效率。從實踐的效果看，這一模式能夠有效規避檔案部門的不足，充分發揮社會資源的專業性與高質高效，檔案部門只需要做好檔案數字化的前期準備工作，并不定期進行數字化業務的監督與驗收，即可較好的完成數字化的目標。因此，是目前檔案部門進行檔案資源數字化的首選，尤其是對一些資金、技術實力較為欠缺的地方檔案部門來說，這一模式可以說達到了雙贏的效果。
4 結束語
作為檔案信息建設基礎的檔案數字化，其規模與質量在一定程度上關系著檔案信息化建設的成敗。雖然我國檔案數字化建設已經走過了近二十年的歷程，也取得了不錯的成就，但在實踐中，還存在著諸多的的不足，還需要不斷的探索研究，才能最終形成符合我國檔案管理實際發展需求的模式。
參考文獻
【關鍵詞】檔案；數字化；建設
信息技術的不斷革新帶動了各行各業的發展，也為各行業發展帶來諸多便利，尤其對于信息量較大的檔案工作，檔案的數字化建設極大的促進了檔案工作的效率，提高了檔案工作管理水平，然而檔案數字化工作的開展也同時給目前管理工作帶來諸多的麻煩，工作方式的轉變，導致很多管理人員不能夠很快的適應，所以本文就將對檔案數字化建設進行論述，以供參考。
一、檔案數字化建設的必然性
1、檔案數字化建設是形勢發展的需要。21世紀是信息化的時代，數字檔案館是數字化建設的重要組成部分，一方面檔案館就是保管和提供利用檔案信息的職能部門；一方面檔案載體的更新換代迫切要求檔案館數字化，目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發展要求不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失，這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。
2、檔案數字化可以改善檔案管理工作。只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，進而使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。
3、檔案數字化建設是社會強烈需求。當今，人們的時間觀念越來越強，必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。
二、檔案數字化建設措施
1、提高檔案人員素質和全員檔案意識。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員，作為檔案工作人員，要不斷提高自身的政治素質和業務素質，提高自身的政治素質，加強責任感，把檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中體現它的嚴肅性，能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密，在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯；要切實抓好檔案管理人員的業務技能培訓，一是各種有關檔案的法律法規、規章制度、行業標準等規范性文件的培訓；二是檔案管理各環節的實際操作技能培訓。同時，檔案管理人員還應努力學習現代化的檔案管理知識，以適應新的、更高的檔案管理要求；三是引進檔案管理專業人才。企業應結合工作需要，不惜成本，吸引具有現代檔案管理專業知識、計算機知識的高層次人才，規范檔案管理工作；四是對檔案管理人員進行現代信息技術和數字檔案管理知識的培訓，提高檔案業務人員掌握和運用現代化技術的技能，提高檔案人員的數字化檔案管理意識和管理水平；五是培養一批檔案資源加工與管理、系統開發與維護、知識產權使用與保護、數字化檔案管理等方面的專業人才。
2、加強對檔案使用者的培訓。在電子環境下，檔案信息共享化、社會化服務成為必然與必需，為了使用戶能夠更方便地獲取和利用數字化信息資源，檔案工作者要以用戶為中心，樹立“以人為本”的思想，除了要提供更加豐富的檔案信息資源外，更重要的是要增強檔案用戶檢索利用檔案信息資源的能力，使他們快捷地找到所需檔案信息，同時，企業檔案管理部門要通過多種途徑，如舉辦講座、開設信息檢索培訓班、咨詢人員現場指導等提高和增強使用者的查找能力。
3、完善數字化文件歸檔制度。一是要加強對各種文檔的收集管理。計算機在企業的使用已經十分普遍，各種電子文檔也日趨增多，很多企業沒有歸檔意識，電子文檔轉化為紙質文檔后，反而忽視對電子文檔的歸檔和管理，隨意儲存在計算機中甚至遺失，增加了檔案數字化建設的成本，企業應要求檔案管理人員加強對紙質文檔、電子文檔的收集、分類和歸檔；二是建立和完善文件歸檔制度。隨著計算機的普及以及信息化的加快，企業每天處理的數字化文件不斷增多，如果企業檔案管理部門不對文件格式、文件質量等方面提出要求，將影響到數字化檔案信息資源的質量，甚至造成不必要或難以彌補的損失，為檔案數字化建設帶來負面的影響；三是加大網絡檔案信息資源的開發和整合。檔案網站建設是數字化建設的基礎，是數字化檔案信息開發利用的加速器，檔案數字化是實現檔案信息化、網絡化的必然要求，檔案信息化、網絡化是實現檔案數字化的發展方向，計算機網絡技術的發展，使得信息的傳播超越了時空的限制，因此，為了使開發出來的檔案信息能及時滿足社會的廣泛需求，應積極進行檔案網站建設，把開發出來的檔案信息及時上網傳輸，隨著計算機技術、網絡技術的普及，電子文件大量產生，面對如此龐大的數字化信息資源，就需要對其進行分析、篩選、研究和綜合整理，使之變得更加有序更加合理，然后上網，僅靠單個檔案管理部門無法很好地完成這些工作，因此不同企業的檔案部門應搞好合作，在數字化信息資源的組織上做好分工合作、組織協調，注重數字化信息資源建設的質量，避免重復建設，并且能為用戶提供全方位、多元化、一體化的信息服務，真正實現信息資源共享。
4、有重點地抓好數據庫建設，目前，我們企業檔案數字化系統從總體上看仍處于由文件處理向數字管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設，開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體，數據庫的含義就是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便的使用，建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程，經過實踐我們認為建設數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等，當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。
參考文獻：
1、檔案數字化的含義
檔案數字化也就是檔案信息化，檔案信息數字化就是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序的檔案信息庫。經過數字化處理后，檔案信息提高了計算機檢索速度；節省檔案存貯空間，緩解庫房緊張的壓力；減少檔案原件（特別是珍貴檔案）由于頻繁使用而造成的磨損，從而充分發揮檔案館的信息優勢，豐富網上信息資源的內容和數量，加強檔信息資源的開發與利用，為檔案館開展特色服務創造條件。
2、檔案數字化的特點
檔案數字化是通過現代技術對國家或社會具有保存價值的文字、圖表、聲像等進行數字化記錄，其特點主要表現在：（1）信息的非人工識讀性。也就是說檔案的數字化使用是以數字代碼的形式做記錄，并通過計算機軟件的程序解碼，并回復到初始狀態，才能識讀；（2）系統依賴性。檔案數字化管理需要借助計算機軟件系統，在計算機軟件系統與原系統不兼容的情況下，則需要進行系統調配，這樣才能保證檔案信息的可讀性；（3）信息的易變性。當新的計算機系統和程序不能解開代碼，則原有的信息容易被刪除，這也是檔案信息管理過程中不可避免的；（4）檔案信息數字化建設的其他特征還包括信息的可流動性、信息儲存的高密度性以及多種信息媒體的集成性。
3、對我國檔案數字化建設的分析
由于我國檔案數字化建設還處于試點階段，故在現階段，檔案數字化建設還存在不少問題：如技術上的問題、合作問題、數字化對象問題、標準化問題等。因此，檔案部門在積極推進數字化建設過程中，不能不顧實際條件，一哄而上，必須進行可行性分析，通過分析數字化建設的可行性，結合本部門的實際，提出可行性方案，這樣檔案數字化建設才能健康發展。
3.1法律效力問題
電子檔案數字化是把紙質文檔轉換為電子文件，而電子文件本身具有可分離性和易變性，特別是在傳輸、儲存、輸入的過程中容易發生信息干擾、病毒侵擾、人為破壞等等，這些不安全因素往往會造成檔案失真。所以，電子檔案就難免會出現“信任危機”，這樣檔案本身也就失去了數字化的真實意義，制定相應的法律條款，以保障檔案數字化的可操作性。
3.2網絡基礎設施問題
要實現網絡化利用就需要一定的網絡基礎設施為前提，如局域網的建設、信息資源網站的建設等。而網站建設一般包括域名申請、服務器配置、網站規劃、網頁設計、系統配置、主頁、數據庫系統開發、網站宣傳等內容。所以網絡基礎設施的建設情況關系著能否把數字化檔案信息在網絡上。
3.3檔案數字化建設實施
檔案數字化建設是一項系統工程，任務艱巨而復雜，因此在建設過程中，必須積極面對各種困難，制定切實可行的實施方案。一份完整的實施方案應該包括四部分內容：現狀分析、實施目標、實施要素和保障系統。為此，在制定檔案數字化建設實施方案時，要進行以下的工作：檔案部門在進行檔案數字化建設之前，應該進行調查研究，對本部門的現狀進行全面分析與把握；理制度方面的調查研究。硬件方面的調查研究，技術方面的調查研究，人才方面的調查研究。
3.4檔案所有權和檔案著作權確認
在檔案數字化建設過程中，既要考慮檔案的所有權，還要認清檔案的著作權。因為，所有權與著作權是兩個不同的概念，擁有著作權而不一定具有所有權，檔案數字化建設還需要做好檔案所有權和檔案著作權的確認工作。
4、檔案數字化建設的主要目標
4.1完善檔案數字化管理體系
建立、完善檔案數字化建設工作的管理體系，促進新時期檔案工作新格局趨于成熟和穩定。檔案數字化建設管理體系主要包括管理體系、標準化體系和研究體系在內的支撐體系。
4.2加強與信息管理部門的強強聯合
盡快將檔案數字化建設融入國家信息資源建設范疇。檔案數字化建設工作以其保存、利用檔案信息資源這一特征，逐漸跨入了信息產業范疇，檔案部門與信息化工作主管部門在數字化建設推進過程中相互協調、互相促進已成為大勢所趨。
4.3豐富數字檔案的采集途徑
建立海量檔案信息資源庫，最終實現檔案信息價值利用的最大化。在整個社會建設的進程中，檔案部門應全方位拓展工作領域，這就要求檔案部門不僅要拓展新的數字信息采集途徑，而且要輔助有關部門切實開展檔案數字化建設工作，生成巨大的數字檔案信息資源
一、檔案數字化的含義
所謂數字化，是指利用計算機信息處理技術，把聲、光、電、磁等信號轉換成數字信號，或把語音、文字、圖像等信息轉變為數字編碼，用于快速傳輸與準確處理的一種綜合性技術。數字化具有簡單、直觀、速度快等優點。檔案數字化是隨著計算機網絡技術、多媒體技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，是指“利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案數字信息庫”，它將各種傳統載體的館藏檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式傳輸，并利用計算機系統進行管理，以實現檔案信息快捷利用和共享的目的。經過數字化處理后的檔案能夠通過各種各樣的管理軟件進行規劃與整合，使檔案利用服務方式更加多樣，最大限度的實現了檔案資源的共享。
二、檔案數字化建設的主要內容
從數字化的對象來看，檔案數字化的內容主要包括以下兩個方面：一是對原有館藏紙質檔案進行數字化，即將原有傳統載體的檔案通過掃描、加工和處理，進行數字化轉換；二是對正在形成的電子文件進行及時歸檔與保存，做到電子文檔的齊全完整、真實有效。
從數字化的程度來看，檔案數字化的內容分為以下兩個層次：一是檔案目錄信息的數字化，即建立檔案目錄數據庫，嚴格規范檔案信息的著錄標引，科學選定檔案目錄的數據庫結構；二是檔案全文信息的數字化，即采用掃描錄入的方式將檔案全文按照原貌逐頁存儲為圖像文件并為其編制目錄索引，或是經 OCR（光學字符技術）識別后采用文本格式存儲檔案內容，輔之以全文檢索數據庫。從數字化的過程來看， 檔案數字化建設應包括數字化檔案的收集整理、存儲保管和查閱利用等方面。我們可以通過文件和檔案一體化的方式，借助計算機技術及相關信息技術完成數字化檔案的收集整理；采用磁盤、光盤等數字存儲設備實現數字化檔案的存儲保管；由計算機及其網絡技術實現數字化檔案的查閱利用。
三、檔案數字化建設的必要性及意義
檔案信息資源作為社會信息資源的重要組成部分，已深入到社會活動的每一個角落，貫穿于人們的日常生活之中。 檔案信息化建設已成為信息時代檔案工作者面臨的重要課題和發展契機。檔案數字化建設作為檔案信息化建設的基礎工程和重要內容，不僅是檔案工作未來發展的主流，更是當下時代特征的重要表現。因此檔案數字化建設對我國檔案事業和社會實踐活動具有如下幾點意義。
（一）檔案數字化建設是信息時展的迫切要求
當今人類社會已邁入了信息時代，計算機網絡技術的迅猛發展和廣泛應用，正深刻地影響著社會的各個領域，改變著人們的生活、工作和學習方式。信息化浪潮的沖擊，同樣也給檔案工作帶來了新的契機，使得檔案數字化逐漸被提上日程。隨著辦公自動化水平的不斷提高，無紙化辦公已成必然趨勢，由此形成了大量的數字化檔案，檔案管理必須從傳統的實體管理向信息化管理方向發展，才能滿足時展的需求。因此，檔案數字化是信息時代的必然產物，檔案數字化管理較之傳統的實體檔案管理，有著無可比擬的先進性和時效性，它將分散于不同載體、不同地方的檔案信息以數字化的形式存儲，以網絡化的方式連接，實現了檔案信息資源的及時利用與共享。
（二）檔案數字化建設是社會發展的實際需要
檔案中包含了大量的數據、資料、圖表、文件等原始憑證，是最真實、最可靠、最具說服力的歷史記錄，同時也是國家信息資源的重要組成部分，具有不可估量的社會經濟價值。當今社會，機構負責人根據檔案做出重大決策需要迅速、準確，各職能部門工作查考要求快速、及時，社會廣大公眾對檔案信息需要量正不斷增加，人們已越來越多地關注檔案信息獲取的時效性和便捷性。而數字化檔案相比傳統檔案載體來說，既方便獲取，又不會對檔案原件造成損壞。因此，檔案部門只有盡快改變傳統的管理、檢索和提供利用方式，不斷加快檔案數字化建設，才能及時、準確地為社會各界提供利用，進一步實現檔案信息資源的社會共享。
（三）檔案數字化建設是檔案管理發展的必然趨勢
這是由數字檔案本身的特點所決定的。傳統的紙質檔案載體容量非常有限，而且成本偏高，而數字檔案的載體容量很大，可以節約大量成本和檔案保存空間；紙質檔案一旦遭到破壞，很難得以恢復，而數字檔案具有容易備份的特點， 可以通過保留多份備份文件來避免檔案受損；在利用紙質檔案時，我們通常要翻閱幾十卷、甚至幾百卷的檔案，工作十分繁復，而數字檔案在利用過程中，只需利用計算機，就可以在幾分鐘內檢索到所需內容，十分方便；紙質檔案只能描述二維的歷史記錄，無法滿足人們在建筑設計、科研等方面的需求，而數字檔案卻可以利用計算機等先進的工具達到多維的記錄要求。
（四）檔案數字化建設是開發和利用檔案信息資源的基礎
關鍵詞：檔案數字化 步驟 環節 建設
一、檔案數字化建設必然性
1.1檔案數字化建設是形勢發展的需要。21世紀是信息化的時代，數字檔案館是數字化建設的重要組成部分，其一，檔案館就是各級黨委政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。其一，檔案載體的更新換代迫切要求檔案館數字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發展要求不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕人部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失。這是一個極其重人的損失和無可挽回的錯誤。
1.2檔案數字化建設是社會強烈需求。當今，人們的時間觀念越來越強，必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方而的需求者。
1.3檔案數字化可以改善檔案管理工作。只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。
二、檔案館數字化—數字化的起點
2.1檔案管理的數字化。檔案管理自動化是對檔案館自身管理行為現代化的確定，而這種現代化是建立在計算機數字化管理基礎上的。而這些小僅是檔案管理基本的業務環節，也是檔案管理自動化的具體體現，史是檔案管理數字化全而實現的基礎。
2.2“文檔體化”管理?！拔臋n體化”操作管理軟件與傳統手工操作相比，避免應歸檔的文件材料人為遺漏，提高了文件歸檔的完整性和準確性，提高了文件立卷的效率，提高了檔案的質量。但它也只是利用計算機技術來模擬傳統手工操作流程，小是真止意義上的文檔管理數字化。
2.3檔案館數字化管理系統的建設。檔案工作數字化管理系統實際上是個叫以涵蓋檔案館行政管理和業務管理，檔案信息開發利用工作等諸方而的大刑的系統工程。檔案館數字化管理應該以此為切入點，朝著這個方向積極發展。
2.4檔案館儲藏信息的數字化。綜合性檔案館通常都有數量龐大的館藏，內容及形式也是豐富多樣的。而且更有前景的是數字化后的檔案信息能隨心所欲地從種媒介轉換到另種媒介，給長期以來沉悶，形式單的檔案信息貼上吸引人的“標簽”。
2.5檔案信息傳輸平臺數字化。檔案信息只有在傳遞過程中才能體現出它應有的價值，以們信息存在于次文獻即檔案原件或經過處理的二次文獻范疇內，不受時間與空間的限制，利用者就可以在任何時間，任何地點通過計算機方便地利用檔案信息。
三、檔案數字化建設的環節
檔案的信息化應以現實需要為前提，分階段、分步驟穩妥實施。在信息化檔案館從理念走向現實的過程中，必須解決好幾個關鍵問題。
3.1 電子檔案的法律憑證問題。必須有法律依據徹底解決電子檔案的接受與管理問題，否則難以保證電子文件的真實性、完整性、可靠性。
3.2 數字化檔案信息資源的長期存取問題。數字信息載體的脆弱性以及數字信息所依賴的計算機硬軟件的不斷史新，造成數字化檔案信息資源的長期存取存在種種問題。
3.3 統一數字化標準格式問題。檔案信息共享的前提是標準化與規范化，全國各地檔案館，包括眾多相關信息提供單位，只有大家按照統一標準、格式來進行數字化，才能史有利于信息資源的共享，才能加快檔案數字化的進程。
四、檔案數字化建設的具體步驟
4.1建立檔案數據庫。第一步，要著手輸入文件級目錄。第二步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。
4.2建立了檔案局（館）網站。并與市政務網、公眾網聯網實施資源共享。在互聯網上向政府和社會提供檔案信息查閱，逐步實現政務公開，營造有利于當地經濟建設和社會發展的良好環境。
4.3加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數字檔案最主要的來源。這樣既推進了機關檔案室的電子化進程，又節省了檔案館建立數據庫的上作量。
4.4加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。印發電子目錄數據庫結構與交換格式，對案卷級和文件級目錄數據庫結構的字段名稱、類型、民度作出了規定，規范軟件和數據格式，確保數據庫的準確性和有效性。
五、數字檔案的安全閱讀如何保障數字檔案館信息安全，決定著能否全而實施檔案的網絡服務
5.1 采用高安全性能的操作系統和數據庫系統。
5.2 綜合使用多種網絡安全技術與產品，實現對網絡的安全保護。
5.3 采用信息加密技術與身份認證技術。
5.4 采用最新的防病毒產品，建立病毒檢測制度。
5.5 加強各應用系統的安全管理，統一管理、分工負責、及時維護，確保系統穩定、安全運行及高效服務。
5.6 加強計算機網絡設備、設施的安全保護，做到防震、防水、防火、防有害氣體和其他環境事故。
六、結束語
檔案數字化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續發展。
參考文獻：
【關鍵詞】數字化 城建 檔案館 建設
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
一、前言
城建檔案信息化，是啟動信息化工作之前應明確的問題。目前理論界對此并無系統的分析研究，也無明確統一的結論。作者認為，圍繞城建檔案的任何管理工作都是為了“利用”這一最終目的，利用是檔案管理工作的價值所在。那么，城建檔案信息化就是在新的時代背景下，為了達到有效利用城建檔案信息資源的目的而進行的系列的綜合的科學的管理工作。具體來說，城建檔案信息化是指：通過運用現代信息技術，配置城建檔案計算機輔助管理的基礎設施，建立和完善城建檔案信息資源庫，依據城建檔案信息化的規范體系，以城建檔案網絡為平臺，依托高素質的信息人才 ,提供優質服務的動態的系統化的管理工作。
二、建設數字化城建檔案館的必要性
隨著科學技術的發展和信息時代的到來，數字化概念正逐漸融入城市建設的各個領域。城市建設包括土地管理、城市規劃、環境保護等多個方面，城建檔案作為城市建設和管理過程中直接形成的真實記錄，蘊藏著豐富的信息資源。城建檔案館作為一個城市建設信息中心的基地，主要負責接受和保管城市建設中具有保存價值的文字、圖表、照片、錄像等各種載體的檔案和有關資料，并將接收入館的各種城建檔案資料進行分類、整理、分析，為數字城市建設提供真實可靠的檔案信息。但是隨著科技的進步，城建各部門在城市建設、管理中產生了各種檔案，除了傳統載體的檔案之外，還有大量的計算機輔助設計技術、電子地圖等產生的電子文件，我們不能再按原來的方式去整理、保存這些新形式的城建檔案。因此為了提高城市建設的時效性以及適應網絡化的需要，必須加快數字城建檔案館的建設。
二、數字化城建檔案館的優點
數字化城建檔案館與傳統城建檔案館的最大區別就在于它是一個數字化的信息系統，數字城建檔案館的建立具備適應社會需求的特殊優勢，因此決定了它將彌補傳統城建檔案館的不足而長期存在。
1、在城建檔案信息資源建設方面
數字城建檔案館可與覆蓋全社會各領域包括科技、文化、醫療、電子商業等信息數據庫建立互聯關系，為進一步豐富傳統檔案館館藏提供線索和可能。
2、在城建檔案信息的加工方面
傳統城建檔案館館藏信息經過數字化加工處理，成為數字檔案館信息資源的核心組成部分，并生成適合機檢、機讀的信息目錄和檔案參考資料，數字城建檔案館還可以將經數字化的深層次編研成果融入數字信息資源庫，并在網上，為人們提供快捷的服務。
3、在城建檔案信息資源的開發利用方面
數字城建檔案館可以憑借網絡優勢，實現信息資源共享。
三、建設數字化城建檔案館要改變固有的工作模式
1．改變城建檔案保管方式
由于數字化城建檔案載體的特殊性，保管工作不同于紙質檔案的“六防”工作，而是要注重檔案設備安全和信息安全兩方面．設備安全應當在設備制造、系統安裝和應用軟件配置時考慮．主要地抵御自然災害和突發事件等。而信息安全則需要一系列措施給予保證．保證數字檔案的可讀性和可利用性，對設備更新情況進行跟蹤，在出現不兼容或不可讀取等問題之前就應將舊載體上的數字文件轉換到新載體上，同時，為防止信息丟失，被非法更改等，尤其在網絡環境中，更應該注意共享和保密．邏輯性處理與物理存儲等問題。
2．改變城建檔案利用方式
城建檔案信息網絡的成熟運用，為數字化城建檔案館提供了極好的網絡環境，也為開展城建檔案信息個性化服務提供了良好的條件。未來城建檔案利用服務的主要方式將不再是提供物理存在的實體．而是指引終端用戶通過網絡獲得存儲在檔案館庫的數字化信息。只要城建檔案編制與城建檔案檢索采用同一系統軟件．將檔案內容用一定的格式固定下來．再進行分類．歸檔、編號等管理．在編制檢索時隨機調出，組成各種不同類型信息檢索工具．通過網上開展電子檢索服務，從而方便地互傳、互換信息?？墒谷魏我晃焕谜卟皇軙r間、穿梭問的限制，在任何地點只需有一網的電腦，即可進入城建檔案管理查詢自己需要的信息。這種網上利用服務的開展．將會使城建檔案工作進入一個嶄新的工作環境，進入一種良性循環狀態。
四、數字化城建檔案館建設要點
城建檔案管理數字化是城建檔案管理工作的重大變革，涉及城建檔案管理工作的各個方面。建設數字化城建檔案館的首要工作是做好總體規劃，通過規劃確定近期、中期和遠期目標以及實現這些目標須具備的條件，并隨著工作的進展不斷對規劃目標進行調整。筆者認為，有以下幾點問題需要注意：
1、城建檔案管理數字化是城市經濟發展、技術進步和用戶需求等諸多因素共同推動的結果
確定目標的依據是社會大環境和潛在的需求，弄清社會需求是非常關鍵的，另外要研究、掌握數字化發展的規律，避免主觀性、盲目性，防止目標過低或不切實際追求過高的目標。
2、城市發展的數字化進程是一個社會發展進步的長期過程
像任何科學技術進步一樣都是由淺人深、從簡單到復雜的不斷變化的過程。建設數字化城建檔案館也是從低到高逐步發展的，是一個逐步深入、逐步擴展的過程，不是完成目錄檢索、掃描幾套地形圖就能實現的。城建檔案數字化是一個長期的、持續發展的、不斷完善的一個艱巨工作。數字化城建檔案館要通過城建檔案信息系統建設、應用和系統的不斷完善來實現，信息系統建設工作主要包括館內局域網的建設，與政府網的連接，以及國際互聯網的利用；檔案管理軟件的開發或商品軟件的選用；數據庫的建設和信息資源研發；標準體系的建立；專業技術人才隊伍的建設、管理方式和工作方式的優化和規范化；館藏各種不同載體檔案的數據處理、存儲設備配置和系統運行維護等工作。系統建設工作的第一步是系統方案設計，主要內容是根據數字化工作的總體規劃確定系統的基本組成和結構框架，再根據現時的技術、人員、資金等基礎條件確定系統建設的階段目標，制定可行的實施計劃。系統方案設計工作應注意以下幾點：
(1)系統開發建設不但是一個技術過程，同時更是一個管理過程，是一項綜合性的、技術含量較強的工作。所以，在進行系統建設時，應根據本館資金情況、技術力量等各方面去考慮。落實資金是首位，其次要配備好研發團隊技術力量，可采取館內業務骨干與外聘專業技術人才相結合的方式配備好研發團隊。
(2)系統開發建設的目的是為了使用，要把系統的實用性放在第一位，對內服務于檔案管理人員，對外服務于社會公眾。本著這一理念，研發系統時應以實用為首選，切不可盲目追求過大、過強，要切合本館實際工作水平，以方便使用、簡便易學為目標。
(3)系統開發建設最好一個省份統一標準，全省使用統一軟件，這樣使用、維護會各方便。各館可以整合資金、技術人才，合力研發，這樣即節省人力、物力、財力，也方便日后工作。
(4)系統建設和應用是一個滾動的過程，不可能一步到位，要按照系統建設自身的客觀規律辦事，循序漸進，不斷修訂，不斷完善。不必追求最高、最新的技術，應采用成熟、可靠的技術，借鑒、學習一些起步較早、數字化建設比較成熟省份的先進經驗，使研發的軟件系統能夠真正做到切合實際、便于維護、簡便易學、方便使用。
結論
數字化城建檔案館的建設不會一蹴而就，它要求我們城建檔案工作者不懈的努力、進取、創新，不斷的追求、完善。相信隨著信息時代的飛速發展，城建檔案事業定會蓬勃發展，數字化城建檔案館的目標必會實現。
【參考文獻】
