時間：2023-03-10 14:58:57
序論：在您撰寫檔案建設論文時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
館藏檔案能夠相對集中地體現一個地區各種不同的文化，而這些文化是一個民族的根，一個民族的魄，其力量深深熔鑄在一個民族的生命力、創造力和凝聚力上，影響著民族的發展道路和前進方向。通過檔案折射出的文化內涵，可以使社會各個階層形成共同的價值觀念和思想觀念，增強社會各個階層的歸屬感、認同感，進而增強民族的凝聚力，為經濟和政治的發展提供強大的精神動力。歷史是面鏡子，檔案是歷史的真實記載，保存檔案的目的在于借鑒和利用。在檔案中尋找昨天的故事，可以彰顯檔案文化的活力，用文化的力量推動經濟社會的發展。要了解館藏檔案，在檔案中挖掘文化寶藏。一是“摸家底”。掌握檔案的數量、門類、主要內容、保存形式、數字化開展情況等。二是經常翻閱檔案。定期組織人員“蹲到”檔案庫房中，瀏覽檔案，并記錄檔案的主要內容。對檔案珍品，應做到“爛熟于心”，對普通檔案，應做到“心中有數”。三是找素材。在翻閱檔案的過程中，找出證明歷史的有力證據，發現適合開發利用的檔案素材。四是編研精品。及時將有故事的檔案材料進行二次加工，或整理成冊，或制作成專題片，投入社會，喚醒人們對檔案文化的熱情。
二、依靠媒體，為檔案文化造勢
1．加強溝通聯系，利用媒體宣傳檔案文化。與電臺、電視臺建立合作關系，提供檔案材料，開發電視專題片，宣傳檔案文化；與報紙、雜志建立聯系，通過設置檔案專欄、發表檔案類文章等方式，擴大檔案影響面；定期邀請媒體單位參觀檔案展覽和檔案館，適時與媒體溝通工作情況，提高媒體對檔案的關注度；將檔案做成廣告、展板等形式，放在人行道兩側、社區宣傳欄、樓內墻壁上等醒目位置，邀請媒體進行宣傳報道。
2．發揮網絡優勢，引領群眾關注檔案文化。一是不斷加強檔案信息網站建設，建立目錄數據庫、全文數據庫和電子文件中心，實現網上檔案查詢。二是在網上申請專門的討論社區，設置不同類別的檔案話題，客戶端可以進行匿名評論。三是將檔案材料掛到大型網站上，也可以掛在博客、空間、微博、微信上，或通過QQ、跟貼、評論等形式，引導群眾由關注檔案反映的事件開始，進而關注檔案工作。
3．正確引導輿論，促進媒體發揮應有作用。在網上對欲發表的評論進行審查，并及時組織人員發表正面言論。召開新聞會，發表官方觀點，正確引導輿論。向社會推薦館藏檔案資料，發放宣傳冊，組織贈書、送書活動。大力推進檔案的利用、咨詢，開展歷史講座等，讓百姓通過文字的、實物的資料了解城市的發展、歷史的變遷。
三、緊跟熱點，用文化傳遞正能量
要發揮檔案的作用，就要緊跟社會熱點，以百姓關心的人物或事件為突破口，傳播帶有正能量的文化，真正使百姓品味到生活的“幸福感”。通過下基層、察民情、聽民意，可以了解到老百姓最關心的就是社會保障、婚姻、學籍、教育、衛生醫療、食品藥品等。這些內容，在檔案中都有體現，又都離不開文化問題。如果沒了文化，即使百姓有再好的福利條件，也不一定能感受到“幸福”，相反，也許會造成各種關系的緊張甚至會影響社會穩定。緊跟熱點，傳遞正能量的檔案文化，可以讓人們的心態更加陽光，讓社會更加和諧，讓生活更加“幸福”。一要形成檔案文化品牌。加強高品味檔案文化信息的傳播，努力形成一批體現時代精神、口味高雅的文化品牌，形成積極向上的思想主流。二要實現檔案的知識管理。如果檔案的實體管理和信息管理還只是簡單的“搬運工”式的管理，那么知識管理則涉及資源的整合和利用，可以為檔案文化傳遞正能量打下堅實基礎。三要完善民生檔案體系。檔案部門應該充分利用資源優勢，以時事熱點為線索，建立制度保障，健全機制，加大人財物的投入，從而充分完善民生檔案體系。四是突出檔案文化特色。強調吉味文化，通過建立文化長廊、搞檔案展覽、制作檔案墻報等形式，突出具有吉林特色的檔案文化，營造濃厚的檔案文化氛圍。
四、總結
民生檔案除了具有一般檔案的共有特性，還擁有一些獨特的專有特性。一是類型多，分布廣，數量大。由于民生檔案與人民的生活息息相關，檔案內容涉及人民生活的各個領域并呈現多種類型,出生戶籍、人事調動、養老保險、社會醫療、婚姻登記、教育考核、犯罪記錄、住房拆遷、工商注冊等部門都會產生海量的民生檔案，這些檔案涉及社會各個層面，內容多樣，數據巨大,受眾群體人數多,服務機構觸及多領域,從中央到省、市、鄉鎮的各政府職能部門到各事業單位、公益性的社會團體都管理著大量的民生檔案。二是關注度高，獨立性強。由于民生檔案與公民的自身利益密切相關,是為解決人民群眾最關心的民生問題而存在的，因此民生檔案作為維護自己權益時最有利的武器成為眾多檔案之中被民眾普遍關注的一種檔案類型。同時民生檔案在有關民生專業性工作開展的過程中可以發揮其相對獨立的價值和作用，例如某些社區檔案（低保戶，殘疾人等）只是小區開展的針對特定群體的專項調查，與其他的檔案不具備必然聯系。
因此，民生檔案在其形成過程及管理方式等各方面都表現出突出的獨立性。三是動態更新，隱私性強。隨著我國社會制度的不斷發展與完善，大量的民生檔案需要不斷增加新記錄、新材料以保證檔案的完整性和有效性，比如醫療保險、住房公積金、婚姻狀況、人事政策、購房信息、納稅記錄、獨生淺談民生檔案建設文/高綺梁艷子女檔案等大量民生檔案數據都是處于實時更新的狀態。同時也由于這些檔案信息與公民的切身利益息息相關,一旦被公開,極有可能會被不法分子利用,嚴重危害到自身和財產安全，因此民生檔案具有較強的隱私性，必須加大民生檔案安全的保護力度。
2.我國民生檔案管理的發展現狀
取得的成績：由于我國政府對民生問題的高度重視，為民生檔案的發展提供了強大的政策支持及資源投入，促使我國的民生檔案建設初見成效。筆者通過閱讀相關文獻、報告并結合自身工作總結近年來民生檔案工作取得的具體成績:(1)民生檔案工作的行政法規建設與監督管理體制初步形成，管理體系更加系統和規范。（2）民生檔案的資源平臺建設初見成效，各部門的職能分工更加明確，建檔和歸檔工作扎實推進，資源整合進一步推進。(3)民生檔案的硬件配套設施得到改善，數字化建設逐步開展。(4)民生檔案的服務技術發展迅速，管理水平和服務質量不斷改善，服務效率不斷提高。(5)民生檔案館服務滿意度提高。因能及時和有效的滿足民眾的需求，民生檔案取得了較好的社會效益。
2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發的《全國檔案事業發展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設”、“加快現有檔案的數字化進程”列入其中，同月國家檔案局在中國檔案管理現代化建設研討會上宣布：十五期間，我國將加快數字化檔案館的建設。由此，傳統檔案館數字化建設的問題引起了人們的關注，并且有一些檔案館已經開始對此投資建設。我們認為，傳統檔案館的數字之路并非一蹴而就，而是一個循序漸進的過程，對這個過程的各個環節進行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認識的基礎上，才能規劃和解決好檔案館的數字化之路，為今后的數字化檔案館進而是數字檔案館、虛擬檔案館的建設打好基礎。近年來，我們臨海市檔案部門在數字化建設方面進行了積極的探索，取得了初步成效，在工作中數字化建設也給檔案工作帶來了極大的方便。
首先我們充分認識到檔案數字化建設的緊迫性
1、檔案數字化，可改善檔案管理工作。只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。
2、形勢發展的需求
21世紀是信息化的時代，臨海市政府把數字臨海建設擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。數字檔案館是數字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數十萬卷檔案資料，數百萬件檔案文件，是本地區最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現信息共享，數字臨海就不是真正意義上的數字臨海。所以，要建設數字臨海，首先要建設數字檔案館。其二，檔案載體的更新換代迫切要求檔案館數字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質，發展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發展要求不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。
3、社會強烈需求
當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農村，尤其是僻遠山區的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細內容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，特別是我們建立臨海市現行文件查閱中心之后，對各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。
二、檔案數字化建設的內容
1、推進檔案數字化，必須提高檔案標準化、規范化水平
目前，檔案信息數字化的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是檔案數字化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。
2、數字化建設要著眼于提高系統的整體水平
檔案數字化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點就是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。
3、有重點地抓好數據庫建設
目前，我們臨海檔案數字化系統從總體上看仍處于由文件處理向數字管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過實踐我們認為建設數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。
三、檔案數字化建設的步驟
1、建立檔案數據庫。第一步，輸入文件級目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數據庫。截止2005年5月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準備再用1-2年將全部完成。在建立數據庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數據庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實行數字化，才能確保原件的永久保存。從實踐看，檔案數據庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實行了數字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個工作日。利用者對我館的數字化建設十分滿意。
2、建立了檔案局（館）網站。并與市政務網、公眾網聯網實施資源共享。在互聯網上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規查詢、舉辦網上展覽，展示本地兩個文明建設的成果；建立網上現行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現政務公開，營造有利于當地市經濟建設和社會發展的良好環境。3、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數字檔案最主要的來源。以前，進館單位只移交紙質檔案和紙質文件目錄，現在我們要求進館單位實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質文件一并移交檔案館。這樣既推進了機關檔案室的電子化進程，又節省了檔案館建立數據庫的工作量。
4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數據庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發電子目錄數據庫結構與交換格式，對案卷級和文件級目錄數據庫結構的字段名稱、類型、長度作出了規定，規范軟件和數據格式，確保數據庫的準確性和有效性。
截止2005年5月，臨海市市鎮兩級機關和企事業單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統或其它綜合信息管理系統。今后，我們準備加大檔案信息管理系統的推廣力度，對新達標升級的單位要求全部安裝，對已達到各類標準的單位要求在1-2年內全部安裝。另外依托市政府OA網上辦公系統，做到文檔一體化，及時遷移電子文件。隨著系統設備更新、擴充，在不同系統之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進行遷移操作，確保電子文件的有效性。
檔案數字化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續發展。
參考資料
1、國際檔案理事會主席王剛同志在《第十四屆國際檔案大會開幕式上的致詞》，《中國檔案報》2000年第547期
作者：張華 單位：河南大學遠程與繼續教育學院
高校檔案數字化建設的問題
多年來國內檔案界對檔案數字化的研究與建設基本上大多停留于理論探討階段，在工程開發與應用方面尚未出現令人滿意的成果。李清華認為，檔案數字化的現狀在于：檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性；在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案資源共亨的要求；標準化、規范化工作有待提高；檔案管理人員的素質有待提高。王建萍認為，實現高校檔案管理數字化面臨的問題：檔案管理現代化水平低，與高校的發展速度不相適應；電子文件與紙質文件的“雙套制”保存，造成資源浪費；檔案管理系統脫離辦公自動化系統而獨存，兩者互不兼容、各自為政，給電子文件歸檔設置了障礙；數字化檔案利用率不高，給高校檔案數字化進程造成障礙。張柯、朱艷芳認為，檔案“數字化”的若干問題：受重視程度不夠；檔案隊伍素質有待提高；數字化策略尚待斟酌。
高校檔案數字化建設的對策
檔案數字化建設是高校工作中的一項重大工程。趙育鳳認為，對高校檔案數字化建設的一些設想：要提高檔案的標準化、規范化水平；要進行整體規劃，分步實施；要保證經費投入，滿足數字化建設的硬件要求；要建立健全嚴格的管理制度；高校檔案館(室)聯網以后應不斷拓寬信息采集渠道、充實信息資源庫。林麗群認為，檔案信息數字化建設的必要條件是：檔案部門要重視基礎性資源建設；統一的數據庫；以法制為保障；檔案部門要注重自身隊伍的建設。加強檔案數字化建設的措施有：實現檔案館業務流程處理的自動化；加快檔案館的現代化建設步伐，優化館藏；建立檔案信息數字化和資源化。高占海認為，高校檔案數字化必將在技術和經濟上獲得大力支持，從而遵循安全、規范、高效的原則開展建設。李清華認為，檔案數字化建設要注意四個方面的問題：推進檔案數字化，必須提高檔案標準化、規范化水平；數字化建設要著眼于提高系統的整體水平；有重點地抓好數據庫建設；加快檔案數字化人才的培養。李金云認為，加強高校檔案數字化建設的對策：領導重視，加強檔案工作的隊伍建設；充分做好檔案數字化建設的前期準備工作；做好檔案數字化管理的系統化、標準化和規范化工作；提高高校檔案數字化建設的安全性。王建萍認為，實現高校檔案管理數字化的策略：健全高校數字平臺，構建和諧共享環境；搭建溝通橋梁，銜接各領域的信息交流；建立一支高素質、高水平的專職檔案隊伍；提高高校人員的檔案意識。鄭晨認為，高校檔案數字化建設的基本內容：推進檔案數字化，必須提高檔案標準化、規范化水平；數字化建設要著眼于提高系統的整體水平；有重點地抓好數據庫建設。高校檔案數字化建設的基本步驟：建立高校檔案領導體制；加強隊伍建設；建立健全檔案管理制度；建立檔案數據庫；建立檔案網站；加大檔案管理軟件推廣力度。胡鵬飛認為，高校檔案數字化建設模式：成立工作專班及確定檔案數字化應遵循的規范及標準；檔案提卷；檔案的整理及編寫頁號；標引著錄；檔案掃描；圖像處理；掃描數據檢查及驗收；成品數據的驗收；雙層PDF文件的轉化和建立全文檢索；圖像掛接；質量檢驗；資料歸還。高校檔案數字化建設模式中應注意的問題：檔案的保密性、安全性必須保證；重要檔案數字化處理的優先性必須堅持；檔案數字化的保障措施必須完善。
衛生文化建設影響著衛生檔案材料的收集歸檔、檔案的價值和鑒定工作衛生檔案的價值，表現為衛生檔案客體對衛生主體的需求和滿足程度，衛生檔案價值受多種因素的影響和制約，呈現出大小不一的價值體現。對衛生工作管理決策有用的衛生檔案，其檔案價值要大于對衛生工作管理決策作用小的檔案；而衛生檔案價值的鑒定工作，有較強的主觀性，受多種因素的影響；衛生文化建設作為衛生管理活動的重要組成部分，不僅是衛生檔案信息收集的重點，同時它也影響著衛生檔案信息價值的鑒定。在衛生檔案價值鑒定過程中，要充分考慮衛生檔案對文化建設的影響，鑒別衛生檔案在管理過程和文化建設中發揮的作用，體現出衛生檔案的價值，使衛生檔案更有價值內涵，實現檔案應有的價值。
檔案文化在衛生工作中的作用
在新時期發展檔案文化，對促進衛生管理工作和衛生事業發展具有重要的指導作用［5］。檔案文化是人類文化的寶貴遺產檔案是組織和個人在以往的社會實踐活動中直接的第一手材料，是歷史的真實記錄和反映。檔案文化是中國歷史文化的基石，也是衛生工作重要基礎。可以說，檔案文化在衛生工作中，是承前啟后，繼往開來，傳承文明的重要載體，它的傳播和交流，極大地促進了衛生工作者的工作熱情，增進了衛生工作者的智慧，豐富了人們的精神生活。檔案文化作為一種文化現象，在先進文化建設中發揮著積極的作用檔案文化的本質是記錄、傳播先進文化的重要載體。在人類文明的歷史中，不同民族、不同國家、在不同歷史時期，有著不同的文化傳統，而衛生檔案是衛生工作者從不同角度，把各個時期治病救人、預防和控制疾病、保障人民健康的工作結晶記載了下來，證明了歷史，展示著未來。應該說，離開了檔案，就不能深入地、科學地研究疑難疾病和更好地、有效地預防與控制疾病。檔案文化是對公眾和行業員工教育的良好教材檔案翔實地記錄了衛生工作者在實踐中為保障大眾健康而艱辛勞作與科研實踐的過程，也反映了衛生工作者在保障廣大人民群眾健康和處置突發公共衛生事件艱苦卓越工作的歷程。其中可歌可頌的先進壯舉與光輝業績，都是向人們進行思想和道德教育的生動教材。
樹立衛生良好形象，實現衛生檔案的文化價值
在日常保障人民健康管理過程中的全部活動，蘊含著衛生工作深厚的文化底蘊，包含了豐富的衛生信息資源；而衛生形象是社會公眾對其工作行為產生的各種感知、認識、看法、感情的綜合印象，是衛生工作者以體貌特征等形象表現出來的衛生文化［6］。衛生檔案與衛生形象宣傳，是衛生管理文化的不同層面，它們對衛生管理工作起到了積極的促進作用，是工作管理體系中不可缺少的一部分。良好的衛生形象，不僅能推動衛生系統內部管理活動規范化，還能在衛生系統外部產生巨大的推動力，為衛生工作帶來不可估量的社會效果。在衛生檔案中，記載的衛生工作者在成長、發展歷程中所榮獲的各種榮譽獎勵和成果，都是樹立和宣傳衛生良好形象的典型素材。衛生檔案與衛生形象宣傳有密切的聯系，衛生檔案與衛生形象宣傳都是衛生的寶貴財富，能為衛生工作創造良好的社會效果，對衛生工作管理和事業發展具有重要的促進作用。作為單位的信息中心，檔案管理機構應當主動與宣傳部門合作，積極開發深層次的檔案信息資源，為衛生事業發展做好專題服務；在服務工作中，可以收集衛生榮譽檔案，對榮譽檔案進行人物索引、專題編研，通過對榮譽檔案的整理與編研，提取代表衛生工作者的精神風貌和有較高價值的典型素材，編寫先進人物宣傳冊，通過報紙、電視等媒體進行形象宣傳，弘揚先進人物的高尚情操，發揮衛生先進模范作用，樹立衛生工作人員的外在良好形象和衛生系統內部的先進人物形象，提升衛生工作人員的社會地位，增加衛生文化的知名度［7］。因此，衛生機構利用檔案材料，挖掘檔案信息資源，開發衛生檔案文化價值，不僅拓展了衛生檔案信息中心的檔案管理和提供利用的職能，還豐富了衛生檔案管理工作的內容，而且在很大程度上推動了衛生文化建設的進程，促進衛生管理工作和衛生事業的全面發展。
國內一些老牌高校，特別是重點高校由于檔案網站建設起步早，技術力量雄厚，人才隊伍充足，積累了豐富的檔案網站建設經驗。如，從欄目設置上看，復旦大學檔案館檔案信息網設有“法規制度”、“本館收藏”、“復旦人物”、“專題匯編”、“名人講壇”、“檔案查詢”、“錄像展覽”等十大類目；浙江大學檔案館設有“本館概況”、“服務大廳”、“檔案征集”、“網上展廳”、“校史編研”、“蘭臺學苑”等七大類目；中山大學檔案館設有“服務指南”、“信息查詢”、“檔案法規”、“珍檔薈萃”、“專題展覽”、“校友之家”等九大類目。從信息內容上看，蘭州大學檔案館不僅有檔案館的職能、機構設置、蘭大人物的介紹，還提供了圖片檔案、校友風采、特色館藏資源等；北京郵電大學檔案網站上的“網上展廳”提供了校園變遷、院士介紹、歷任校長的個人信息、知名校友及反映本校特色的檔案信息展覽，為訪問者提供了一個全方位、多角度的了解本校的科技創新、風俗文化的全新的服務窗口。因此，要廣泛借鑒其他高校特別是重點高校的檔案網站建設經驗，進行調研和分析，抓好網站的總體規劃和設計，力求使網頁設計更加美觀、界面更加友好、欄目設置更加科學、信息內容更加豐富、技術手段更加先進、網站功能更加實用。
2扎實推進信息化基礎工作，豐富檔案信息資源
成功的檔案網站必須有豐富的檔案信息資源網，充實網站內容，滿足不同的利用者的不同需求。而充實檔案網站信息內容的關鍵就是要使大量的傳統紙質檔案實現數字化，建立檔案資源數據庫，這是高校檔案網站信息資源的主要來源。為此，要扎實做好檔案信息化的各項基礎性工作，包括：通過檔案館現有力量或采取商業化運行手段，對部分或者全部外包的形式對現有紙質檔案資料的進行縮微、錄入、掃描、數碼拍攝等，轉換成文本、圖像、圖形等計算機可識別處理的數字形式，形成結構有序、可供保管利用的數字檔案信息庫，并存儲在網絡服務器中，利用計算機提供查詢、檢索和瀏覽。另外，要加強特色檔案資源整合力度。特色檔案往往最能反映一個館藏機構的價值，是館藏的精華所在，能夠充分發揮檔案的文化娛樂、歷史教育功能。在此基礎上，可以通過與其他高校檔案網站建立友情鏈接，實現與校外檔案館藏特色資源有效整合，從而達到信息的多途徑溝通、全方位共享，滿足用戶的最大需求，擴大網站的影響力。
3充分運用檔案管理系統，建立網上電子文件歸檔平臺
目前，很多高校采用了“南大之星”檔案管理系統，該系統既可用于檔案館及校內各單位檔案員用戶管理、聯機管理檔案數據庫，也可讓全校師生和社會各界通過互聯網查詢有關檔案信息。檔案管理系統的充分使用，并與校內其他應用系統如教務管理系統、科研管理系統、畢業生信息管理系統的有效對接，是檔案網站建設信息資源源泉，可以完善檔案網站功能。武漢大學、華南理工大學等高校通過運用檔案管理系統，建立網上歸檔平臺，各立卷歸檔單位實時進行網上電子文件歸檔，提高了工作效率。有條件的高校應組織力量開發適應于本校情況的各類檔案管理應用軟件、文件檔案數據庫系統、網上檔案編研平臺等。技術條件不具備的高校，可以采用現有的檔案管理系統，如“南大之星”檔案管理系統目前在高校應用比較普遍；已建立辦公自動化（OA）系統的高校，要積極做好OA條件下新產生的且有保存價值電子文件的接收與管理工作，實現網上電子文件實時歸檔。
4積極運用多種技術手段，完善檔案網站服務功能
論文摘要：檔案信息化、信息化建設一直是新時代檔案管理追求的目標，上個世紀末開始的計算機信息技術的高速發展是我國檔案信息化管理的契機。本文對檔案信息化、信息化建設進行了一些討論。
在當前迅猛發展的信息社會下，檔案信息化和檔案信息化建設已經成為檔案事業應對迅猛發展的信息社會的必然選擇。從黨和國家明確提出的“已信息化帶動工業化”的要求，到國家檔案局提出的“已檔案信息化促進檔案事業發展的目標”要求，檔案信息化和檔案信息化建設已經成為檔案信息服務社會的最佳技術手段和實現途徑。傳統的檔案實體管理體制已經開始徹底改變，檔案信息化和信息化建設勢在必行。自2000年全國檔案工作會議上正式提出了檔案信息化的概念后檔案信息化建設在全國各類檔案館（室）中蓬勃開展起來。對于檔案信息化及檔案信息化建設以前我是知之甚少的，在這幾年的工作實踐及學習中逐步有了一些認識，現將我的一些拙識淺見拿來與大家一起探討。
一、究竟什么是檔案信息化？什么是檔案信息化建設？檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。在這樣的轉變過程中要實現檔案信息的數字化和網絡化；要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；要實現檔案信息高度共享，而這必將引發檔案管理模式的變革。檔案信息化建設是指是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。
檔案信息化和檔案信息化建設各遵循什么原則呢？
檔案信息化應遵循以下三個原則：
1、規范性原則：制定和實施檔案工作標準和規范，是檔案工作現代化的需要，是提高工作質量和效率的需要。實現館（室）藏檔案信息化，一方面可以將館（室）藏的檔案通過掃描等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進館，但不管是通過館（室）藏檔案數字化還是接收電子文件，都應該堅持規范性原則，制定相應的標準、規范和法規，如：字符內部編碼標準、數據處理格式標準、信息輸出標準（包括信息的顯示、打印、傳遞等直接面向網絡用戶的服務格式）及數據交換標準。只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統介質檔案數字化，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現有序化、標準化和規范化，避免出現各自為政，互不兼容，重復建設等現象發生。
2、安全性原則：隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現出來。因此，我們必須加強網絡安全技術的研究與開發，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采取：物理安全策略；訪問控制策略；（如入網訪問控制、網絡的權限控制、目錄級安全控制、屬性安全控制、網絡服務器安全控制、網絡監測和鎖定控制、網絡端口和節點的安全控制、防火墻控制等。）信息加密策略；網絡安全管理策略等。
3、效益性原則：由于檔案信息數字化建設是一項巨大的系統工程，需要投入相當的人力、物力、財力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益，要根據自身的能力，根據館（室）藏基礎，分析用戶需求，研究館（室）藏體系還要考慮館（室）藏檔案的利用率。選擇數字化的內容要“經典”，主題要與社會利用“熱點”相結合，把重要的，利用率較高的檔案進行數字化，把那些利用率較高且利用后能產生較大經濟效益和社會效益的檔案數字化，可以帶來巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無需數字化，否則浪費大量的人力、物力和財力。還可以根據館（室）藏檔案的特色選擇這些檔案進行數字化，提供獨具優勢的服務。因為從某種意義上說，特色就是優勢，特色館藏信息和特色服務往往是贏得用戶和創造效益與價值的關鍵所在。在進行數字化建設時，要以用戶的需求為導向，做到按“需”數字化。
以我單位為例：我單位現保管著管理類檔案、產品檔案、科學技術研究檔案、基本建設檔案、實物檔案、照片檔案、地質檔案等多種類別的檔案。但其中以地質檔案的利用率最高。地質檔案中詳細的記錄著每一口油水井的動、靜態資料以及每口井從投產到目前的生產數據，油水井演變過程，能給我們提供初始條件下地下儲層的情況，是原油生產建設的主要依據，是科學決策的基礎條件。有效利用地質檔案為油田的高效開發和穩產提供了強有力的保障。因此我室就將地質檔案做為檔案數字化工作的重點，集中投入大量的人力、物力、財力率先對二十一萬余份地質檔案進行了檔案信息數字化工作。
那么檔案信息化建設又需要遵循什么原則呢？在進行檔案信息化建設時，應遵循的基本原則是：
1、文檔一體化，是檔案信息化建設的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步進行。同時，也要求檔案人員積極介入此項工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求。
2、歸檔雙軌制，是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。據專家預計，在較長的時期內，紙質文件和電子文件還會繼續并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔。檔案信息化建設是檔案工作在網絡時代的必由之路，是深化檔案社會化服務的必然要求。它是一項耗資大、要求技術含量高的業務建設。作為企業內部的檔案館（室）要想在信息化建設中有所建樹，使檔案工作適應社會和時展的需要，并能將檔案信息化建設落到實處還應該堅持前瞻、協作、實用、人才儲備四項原則。
1、前瞻原則：檔案信息化建設的終極目標是建立數字化檔案館，將檔案資源和檔案各項管理通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案信息的合理配置與開發利用，最大限度地實現信息資源的社會共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進行，是一項耗資巨大、復雜的系統工程。建設所需的各類硬件及網絡設施、軟件開發以及進行數字化的投入，都需要高昂的費用。因此，在信息化實施過程中，作為企業內部的檔案館（室）在極其有限的財力前提下，一定要審時度勢，深入調查，科學論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發標準和網絡結構等在各實施階段的一致性，將有限的財力用在信息化建設的關鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應當前信息業的特點和要求，還能符合今后發展和應用的趨勢，盡可能避免資源的浪費。
2、協作原則：檔案信息化建設包括基礎設施、管理規范、數據庫等方面的建設，在資金、技術、設備、人才等方面都有很高的要求。對于人力、財力有限的企業內部的檔案館（室）來說，獨立完成這些項目存在相當大的難度，這也是制約檔案信息資源建設的一大難題。因此，只有堅持協作的原則，加強與企業內各個部門的溝通、協調與配合，主動爭取各級領導的支持和各部門的配合。才能保證這項工作在各階段的順利實施。
3、實用原則：檔案信息化建設不僅在量，更在于質，在檔案信息化建設中，檔案館應堅持實用的原則。不僅要對館藏檔案目錄進行數字化處理，更應有選擇地對館藏檔案進行全文數字化，在信息服務的特色內容和獨特形式上做文章。用自己的特色信息服務滿足社會需求，使自己的信息具備"惟一性"，從而讓利用者面對龐大的信息體系，而選擇點擊你的網址；根據利用者的需求，將館藏信息資源加工成系統的、專題的、有序的信息，有機地將它們連接成一個整體，為利用者提供優質、高效的服務。
4、人才儲備原則：由于電子檔案信息內容的數字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術化，開發利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就對管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設符合正確的方向，才能滿足社會發展對檔案工作的需求。
檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現不是檔案館（室）某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊伍素質對檔案工作信息化建設的質量起著關鍵的作用，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。信息化是當今世界和社會發展的大趨勢，檔案館（室）只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業同步發展，才能適應社會和時展的需要，更好地服務社會。
參考文獻：
楊公之：《檔案信息化建設導論》
