時間：2022-07-19 02:26:53
序論：在您撰寫檔案信息化管理時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
【論文摘要】信息化是當今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢。計算機技術的快速發(fā)展使我們步人了一個信息化的時代，無論是從政治、經(jīng)濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術不斷顯示其獨特的魅力，成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代牛活不可缺少的工具。
1、檔案信息化的定義和內(nèi)涵
1.1定義
所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。
1.2內(nèi)涵
檔案信息化可以從以下幾個方面來理解：第一，要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡化；第二，要實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；第三，要實現(xiàn)檔案信息高度共享；第四，要引發(fā)檔案管理模式的變革。
2、檔案信息化管理的必要性
由于檔案需長期保存，為提高存儲環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失耽憂。由于檔案需反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應用有待全面解決。信息化是當今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢。無論是從政治、經(jīng)濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術兀不顯示其獨特的魅力，成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代牛活不可缺少的工具。可以說，現(xiàn)代信息技術成為實現(xiàn)科學開發(fā)檔案信息資源的關鍵條件。
3、加強檔案信息化管理的措施
《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》又把信息化建設列為戰(zhàn)略重點之一，明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務。歸納其主要內(nèi)容有：制定檔案信息化管理的有關標準，研制、推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網(wǎng)絡，建立全國檔案信息網(wǎng)絡，并人國家信息網(wǎng)。實現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。
3.1加強基礎設施建設
電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統(tǒng)計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高各類檔案館、檔案室計算機和網(wǎng)絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設和完善局域網(wǎng)。使各項工作都網(wǎng)絡化，加強檔案的利用。
3.2檔案信息資源建設
3.2.1檔案的電子化
所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質(zhì)或機讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，以便于查找利用。
3.2.2加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設
我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡建設形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求，需要加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設，開發(fā)標準化的檔案管理系統(tǒng)，加強檔案目錄的輸入，保存。
3.3檔案信息化人才的培養(yǎng)
從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息化了，因此，信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新更科學、更先進的管理方法，因此必須通過各種途徑加強檔案業(yè)務人員培訓工作。提高檔案業(yè)務人員的管理水平。
【參考文獻】
檔案信息化管理已經(jīng)成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，信息化管理充分的利用了計算機網(wǎng)絡技術，有效的提高了工作效率，能夠更加充分的利用檔案信息資源，發(fā)揮檔案管理的潛在價值。檔案信息化管理需要在工作理念以及模式方面有所改變，以適應檔案信息化管理的需求。首先對檔案信息化管理的優(yōu)勢進行了分析，然后進一步闡述了做好檔案信息化管理的措施，對于提高檔案信息化管理工作水平具有重要的意義。
關鍵詞：
檔案信息化；優(yōu)勢；管理方法
檔案信息化建設是科學技術發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物，也是檔案管理工作的一項創(chuàng)新，對于提高檔案管理工作效率具有重要的意義。信息化管理相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案具有很多優(yōu)勢，不僅在信息處理方面更加便捷，同時為檔案信息資源的開發(fā)利用提供了有利的平臺，能夠更加充分的發(fā)揮出檔案管理的內(nèi)在價值，將檔案管理工作的服務范圍不斷拓寬，做到了資源利用最大化，這是實行檔案信息化管理的重要意義。
1檔案信息化管理的優(yōu)勢
1.1加快檢索速度、提高檢索準確性
按照傳統(tǒng)方式，檢索檔案需要相關工作人員在案卷及目錄中進行手動查找，查找效率不高，也很容易出現(xiàn)差錯。通過對檔案管理實施信息化管理模式，不但可以極大地提升檔案信息的查找效率。而且還能大大地降低出現(xiàn)差錯的可能性。除此之外，借助檔案信息化管理模式的自動化以及智能化功能，即使是較為復雜的模糊查詢也可以順利實現(xiàn)。
1.2提高檔案信息利用率
隨著科技的進步，環(huán)保理念的加強，無紙化辦公受到關注，并得以在各個部門踐行，辦公自動化程度得以很大提高，這樣就出現(xiàn)了辦公數(shù)字化與紙質(zhì)檔案信息之間的矛盾問題。通過采取檔案信息化管理模式，檔案信息可以數(shù)字化形式呈現(xiàn)，從而直接應用與辦公數(shù)字化系統(tǒng)之中，不但有效解決了辦公數(shù)字化與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息之間的不協(xié)調(diào)問題，同時還為使用者提供了極大的便利。
1.3方便信息遠程傳輸
按照傳統(tǒng)模式，使用檔案信息主要有兩種途徑：一是實際到相關的檔案管理部門進行查找；二是發(fā)傳真或者郵寄，這為使用者帶來極大的不便。而檔案信息化管理模式的應用，借助信息網(wǎng)絡，使用者通過自動檢索即可實現(xiàn)與檔案管理部門之間的檔案信息傳輸，特別當二者相距較遠時，這種便利性則更加突出，在很大程度上節(jié)省了人力、物力和財力。
1.4有利于實現(xiàn)資源共享
辦公自動化可以與檔案信息化管理實現(xiàn)有效銜接，這樣可以實現(xiàn)檔案信息的收集、整理、管理以及使用過程的一體化，同時可以同步完成檔案信息文件的生成、管理和使用，發(fā)文、歸檔以及使用三者同步開展成為可能。
1.5提升檔案管理工作效率
檔案信息化管理模式下，從生成電子檔案開始，之后的信息收集、檢驗、歸檔、入庫以及使用的各個環(huán)節(jié)的相關工作都可以依托于自動化工作平臺得以實現(xiàn)，這樣就實現(xiàn)了檔案信息管理相關工作從傳統(tǒng)方式向自動化和智能化方式過渡，無論是檔案管理還是檔案使用，都出現(xiàn)了質(zhì)的變化，體現(xiàn)了傳統(tǒng)工作方式與先進科學技術的結(jié)合。
2推進檔案信息化管理的策略
2.1轉(zhuǎn)變管理理念
計算機和信息技術的快速發(fā)展，已經(jīng)對檔案管理工作產(chǎn)生劃時代的巨大影響。隨著辦公自動化進程的加快，大量機讀檔案錄音、錄像、照片等新型電子文檔的形成已納人檔案管理。要解決一個觀念問題，就是要求我們檔案的現(xiàn)代化建設不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡管理上來，而是要借助現(xiàn)代信息技術，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應的一些做法進行改革。盡快樹立起現(xiàn)代化的觀念是每一個檔案工作者緊迫的必修課，是促進檔案管理步人現(xiàn)代化的第一步。
2.2創(chuàng)新管理方法
隨著時代的發(fā)展，社會環(huán)境不斷的發(fā)生變化，由此對于各個單位的發(fā)展造成了一定的影響，而檔案管理在單位發(fā)展過程中發(fā)揮了重要的作用，其是單位在長期工作的過程中所產(chǎn)生的具有重要價值的資料記載，對于單位的長期發(fā)展具有重要意義。所以在新的歷史條件下，檔案管理工作需要與時俱進，轉(zhuǎn)變管理理念，創(chuàng)新管理方法，以市場經(jīng)濟發(fā)展形勢為依托，實行檔案信息化管理，能夠有效的提高工作效率，更好的為單位的發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。
2.3完善內(nèi)部管理
為了推進檔案信息化管理工作進程，需要制定完善的內(nèi)部管理體系，明確檔案信息化管理的運作流程，對于系統(tǒng)內(nèi)部各個環(huán)節(jié)的運行需要制定詳細的規(guī)范標準，為信息化管理工作的開展提供有利的依據(jù)。加強各個部門之間的協(xié)調(diào)管理，積極配合檔案信息化管理工作的運行。明確崗位職責，制定完善的規(guī)章管理制度，并且將其徹底的貫徹落實，為檔案信息化管理打下堅實的基礎。
2.4要有先進的設備和技術
檔案信息化管理工作的高效開展，還需要強大的設備與技術力量的支持。設備是開展檔案信息化管理的硬件條件，也是最為基礎的需求。所以單位應該給予足夠的資金支持，配備先進而齊全的計算機網(wǎng)絡設備，為信息化管理工作的開展提供基礎保障。技術是檔案信息化管理的重要因素，在實行信息化管理模式后，一切工作的開展都需要依靠計算機網(wǎng)絡來完成，所以對工作人員有較高的要求。檔案管理人員不僅要具有扎實的專業(yè)知識，同時對于計算機網(wǎng)絡技術還要熟練操作。工作人員在具有一定的技術要求的基礎上，還要具有良好的職業(yè)道德和認真的工作態(tài)度，由于檔案管理是一項繁瑣的工作，所以需要檔案管理人員在開展工作的過程中要認真細致，確保檔案信息的真實性和完整性。檔案信息具有一定的保密性，所以要求檔案管理人員嚴格遵守職業(yè)道德，嚴禁外泄檔案信息。
2.5加強檔案信息化管理的安全工作
在實施檔案信息化管理工作中，由于網(wǎng)絡本身具有開放性的特征，所以在進行檔案信息處理時，需要做好安全保護工作，切實保障檔案信息的安全性。安全保護工作的開展需要從工作人員以及技術兩個方面來實施，工作人員是檔案信息的直接接觸者，所以要制定嚴密的規(guī)章制度，對檔案管理人員進行進行制約，其實最根本的因素還應該從管理人員的職業(yè)道德方面去開展，嚴格遵守工作條例，確保檔案信息的安全性。此外，還應該做好充分的安全技術防范措施，通過軟件的設置來防止檔案信息的失竊和惡意篡改，這些都需要強大的技術支持。對于不同等級的檔案信息，要設置管理權限，從而提高檔案信息的安全性。
結(jié)束語
檔案信息化管理有效的提高了工作效率，通過信息化建設，為檔案信息資源的開發(fā)利用提供了有利的條件。為了推進檔案信息化管理進程，需要及時轉(zhuǎn)變管理理念和管理方法，完善內(nèi)部管理制度，加強先進設備和技術的引進，做好檔案信息化管理的安全保護工作，為檔案信息化管理工作的順利實施創(chuàng)造有利的條件。
作者：楊艷梅 單位：黑龍江省松花江林管局林木種子站
參考文獻
[1]張瓊.檔案信息化管理的創(chuàng)新[J].消費導刊,2012(12).
關鍵詞：檔案管理 信息化 應對方法
電子環(huán)境下，網(wǎng)絡環(huán)境中檔案管理工作的全新變革帶來技術上巨大進步和工作效率極大提高，并引發(fā)了我們工作方式乃至思維方式的重大轉(zhuǎn)變。為實現(xiàn)檔案長期保存、高效管理和快速查詢，節(jié)省檔案存放空間，迫切需要實施檔案信息化管理。
一、文書檔案信息化管理的優(yōu)點
1.能夠提高辦公效率。計算機具有強大的信息處理能力，計算機檔案管理系統(tǒng)一般包括文件管理、檔案資料管理、自動立卷及各種圖形、圖像的原件掃描和多媒體信息光盤存儲等多項功能。檔案人員在同一系統(tǒng)中進行相關操作，不但減少許多重復錄入，同時使勞動強度大幅度下降。
2.有利于檔案信息資源的開發(fā)利用。計算機可直接讀取原文，減少檔案取出查找次數(shù)而造成的磨損，最大限度延長檔案使用壽命；直接打印原文給查閱者，這樣就避免了復印時對檔案的損害和可能發(fā)生的泄密情況。
3.文件和文字信息得到充分共享。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計算機網(wǎng)絡技術的進一步發(fā)展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，極大提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，保證較高的查全率和查準率，通過網(wǎng)絡服務平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作重點和檔案管理信息動態(tài)。
二、檔案信息化管理存在的問題
1.電子文件保密性受限制。電子文件內(nèi)容易于變化，使文件保密性變?nèi)酢ｋ娮游募子谛薷那也涣艉圹E，雖然有些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性比紙質(zhì)文件要大，把握內(nèi)容原貌困難。電子文件不具特定字跡，可根據(jù)需要以不同字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨原始性，不能為每份電子文件蓋印或親自簽名，無法借助印章或簽署的字跡判斷電子文件是否為原件。以上種種問題都對電子文件保密性提出嚴峻考驗，而且網(wǎng)上竊密技術不斷發(fā)展，進入網(wǎng)絡中的任何文件都難以做到絕對保密。
2.對檔案管理人員要求高。對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得電子計算機技術或數(shù)據(jù)通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員提出了更高的要求。實現(xiàn)檔案管理信息化，首先管理人員要有較高知識層次和先進技術水平。目前，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才奇缺，大部分檔案人員信息技術水平偏低，盡管單位引進了現(xiàn)代化設備，但不能充分發(fā)揮作用，根本談不上實現(xiàn)檔案管理信息化。
三、幾點應對方法
針對在實際應用過程中遇到的一些問題，筆者提出以下幾點應對方法：
1.信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離。在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡和外網(wǎng)之間，設置物理隔離，以實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護信息化網(wǎng)絡安全最有效、最經(jīng)濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇地放行一些地址進入信息化網(wǎng)絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認證機制，具有五大基本功能：過濾進、出網(wǎng)絡的數(shù)據(jù)；管理進、出網(wǎng)絡的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動；對網(wǎng)絡攻擊的檢測和告警。
2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)。一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務技能。二是采取“自學為主，培訓為輔”模式，逐步形成終身教育機制，保障檔案人員素質(zhì)隨時展而不斷提高。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作的力度，運用網(wǎng)絡、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源。
檔案作為人類社會活動歷史的伴生物，以其記錄信息的原始性和真實性，成為信息家族中的重要一員。應加強檔案管理信息化建設，提升檔案管理和利用水平，充分發(fā)揮檔案的信息功能。
參考文獻
[1]聶菊榮，魯禮炳，艾勁松.淺談文書檔案管理的信息化建設[J].電腦知識與技術，2007（8）
[2]裴承志，奧多.辦公自動化與文書檔案管理[J].中國冶金教育，2002（2）
[3]冼漢聰.文書檔案管理的辦公自動化應用[J].商情：教育經(jīng)濟研究，2008（6）
一、目前我國檔案信息化管理工作中存在的問題
所謂的檔案信息化就是采用先進的信息化技術，來將元數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，從而存儲在相應的設備軟件上，然后與互聯(lián)網(wǎng)進行有效的連接，從而可以利用計算機進行檔案的查詢和利用，提高了檔案利用的效率，有效的實現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)資源的共享。雖然檔案信息化管理工作在我國得到了極大的發(fā)展，也是未來我國檔案管理事業(yè)主要的發(fā)展趨勢，但是從實際的角度來看，該工作中還是存在一定的問題。而主要的問題包括以下幾個方面：
1.發(fā)展不平衡
我國對檔案信息化管理的重視程度整體不高，這就使得各個區(qū)域?qū)n案信息化管理工作的重視程度不均衡，有些地區(qū)的檔案信息化管理工作的開展程度并不高，而有些區(qū)域的檔案信息化管理工作的開展程度卻相對較高，無論是基礎方面還是在硬件設施上，部分地區(qū)的檔案信息化管理水平甚至超越了國家的平均管理水平，這些地區(qū)利用先進的軟件和構(gòu)建有效的平臺來實施對檔案的高效管理，使得檔案信息化的建設速度相對較快。但是部分地區(qū)的檔案信息化管理水平還相對較為落后，其還有待進步的發(fā)展，甚至有些地區(qū)的檔案信息化管理水平已經(jīng)出現(xiàn)了發(fā)展停滯的情況，與那些檔案信息化管理發(fā)展較為快速的地區(qū)，形成了鮮明的對比。從這一點可以充分的了解到，我國的檔案信息化管理工作的發(fā)展和建設并不平衡。
2.信息化水平整體較低
我國一些地區(qū)的檔案信息化管理水平相對來說較為快速，而且管理體系也較為健全，但是就整體來說，我國的檔案信息化管理水平還是相對較低，還有很大的發(fā)展空間。我國的一些大型企業(yè)在檔案信息化管理上，要比國家的整體水平還要高，這主要是因為其在發(fā)展檔案信息化管理工作的過程中，并沒有局限于發(fā)展檔案館本身，其主要是針對檔案信息化管理系統(tǒng)進行發(fā)展。其在發(fā)展檔案信息化管理工作的時候，主要采用采用的是集成化的管理方式，在檔案管理的平臺上，將檔案館作為發(fā)展的核心環(huán)節(jié)，從而帶動其他部門的檔案管理工作的發(fā)展。但是我國大多數(shù)的檔案信息化管理工作在發(fā)展上還只是局限于對圖書館本身進行管理。
3.信息資源利用率較低
我國的檔案查詢在一些地區(qū)還需要本人親子辦理或者是委托人到專門的檔案館進行辦理，還無法有效的實現(xiàn)線上查詢，這樣就使得檔案信息資源的利用變得較為復雜，使得我國的檔案信息資源的整體利用率相對較低。
4.重視程度不足
我國對檔案信息化管理工作的重視程度不高，為檔案信息化管理工作開展的資金投入相對較少，人才的配備也不健全，基礎設施也相對較為落后，這就使得我國的檔案信息化管理工作無法高效的開展。另外，我國對檔案信息化管理的認識程度也較低，無法有效的促進檔案信息化管理工作的快速發(fā)展，導致檔案信息資源利用率低，檔案館的管理人員多為年齡較大的人員，其不具備扎實的專業(yè)管理知識，責任感也不強，這就使得檔案信息化管理工作的開展舉步維艱。
二、構(gòu)建低碳理念的檔案信息化管理模式的對策
1.加大經(jīng)費投入
我國領導應充分認識檔案信息化的重要性，加大信息化建設的經(jīng)費投入。檔案信息資源作為衡量我國管理水平的重要標志，對構(gòu)建低碳社會、推動社會的持續(xù)健康發(fā)展有重要作用。因此，我國領導支持檔案信息化模式的建設，提供充足的資金保障，支持檔案部門的工作。
2.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念
我國部分地區(qū)認為檔案利用率較低，檔案信息化建設意義不大，使得檔案管理人員仍然采用傳統(tǒng)的手工操作模式。轉(zhuǎn)變觀念作為檔案信息化建設的重要前提，檔案管理人員應及時更新管理觀念，提高自身認識水平，樹立低碳理念的檔案信息化管理意識，積極探索低碳理念的檔案信息化模式新思路，進而適應信息化發(fā)展的要求。
3.加強檔案管理隊伍建設
檔案管理人員是檔案信息化管理工作得以開展的保證，也是相關檔案信息化技術的利用者，要想能夠使得檔案信息化管理工作得以高效的開展，就需要選用高素質(zhì)的檔案管理人員，在低碳理念的影響下，不斷的構(gòu)建健全的檔案信息化管理模式，對相關的檔案管理人員進行專業(yè)技能的培訓，加大對檔案管理人員的培養(yǎng)力度，從而使得檔案信息化管理工作能夠順利的開展。此外，引進高素質(zhì)的信息管理人才有利于檔案管理的科學化，進而推進信息化建設的進程。
4.加快檔案網(wǎng)絡化進程
利用網(wǎng)絡化對檔案實施管理，將檔案轉(zhuǎn)換為電子形式，以減少對紙張的應用，這樣就可以達到有效節(jié)省資源的目的，而利用網(wǎng)絡化開展檔案管理工作，可以使得檔案資源實現(xiàn)共享，用戶可以通過網(wǎng)絡進行檔案信息資源的查詢，在網(wǎng)絡的檔案庫中，下載自己所需要的檔案資源，從而提升檔案數(shù)據(jù)信息的利用率，從而有效的推動檔案信息化管理工作的長遠發(fā)展。
三、結(jié)語
實現(xiàn)檔案的信息化管理，首先要將檔案信息數(shù)字化。所謂檔案的數(shù)字化，是指利用數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、高速掃描技術等手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容有兩個不同層次：一是檔案目錄信息的數(shù)字化，二是檔案全文信息的數(shù)字化。
1企業(yè)檔案信息化管理的必然性
企業(yè)檔案的信息化管理是信息時代企業(yè)發(fā)展的必然要求。信息化建設是知識經(jīng)濟時代的主線，企業(yè)管理的信息化是企業(yè)生存與發(fā)展必須具備的基本條件，檔案管理作為企業(yè)管理的一部分，在企業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮著極其重要的作用。隨著企業(yè)OA辦公軟件的應用及各種電子設備的投入使用，諸如文件的起草、核對、簽發(fā)等工作全在網(wǎng)上辦理，形成檔案的形式已發(fā)生了變化，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應時代和企業(yè)發(fā)展的需要，必須運用現(xiàn)代化信息技術對檔案進行管理，所以說檔案的信息化是檔案管理在網(wǎng)絡時代的發(fā)展的必然趨勢，其終極目標是建立數(shù)字化檔案室。
企業(yè)檔案的信息化管理是企業(yè)加強市場競爭力的必然選擇。隨著信息技術的發(fā)展，網(wǎng)絡信息的應用面越來越寬廣，企業(yè)管理面臨著網(wǎng)絡化、信息化的變革，企業(yè)的競爭力和企業(yè)的信息化程度有著很大的關系，企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分， 其信息化程度直接左右企業(yè)的市場競爭力。
2檔案信息化管理的意義
提高工作效率。傳統(tǒng)的檔案檢索方式是檔案管理人員在檔案管理系統(tǒng)中通過模糊查詢、分類查詢檔案題名或題名關鍵字等方式檢索到檔案的檔號，然后按照檔號去庫房相應位置調(diào)閱相關檔案，占用大量時間和人力。信息化后，可直接在檔案管理系統(tǒng)中通過查閱關鍵字后查看檔案全文信息。據(jù)統(tǒng)計，信息化后檔案管理人員的查檔時間可節(jié)約40%，檔案利用率將比傳統(tǒng)檔案管理的利用率提高5～10倍。
保護原始檔案。檔案信息化后，檔案管理者可以向檔案利用者提供電子版或打印稿供其查閱，這就減少了多次復印、翻閱對原始檔案紙張造成的腐蝕和損壞，有效保護了企業(yè)的檔案資產(chǎn)。
提高檔案信息利用的時效性和服務效率。信息化后檔案資源在一定權限內(nèi)可實現(xiàn)共享，并能遠程服務，時效性強，從而能為企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展提供高效優(yōu)質(zhì)的檔案服務，企業(yè)整體工作效率得到有效提高。并能提升檔案管理部門在企業(yè)中的地位，脫離了過去單純的檔案保管模式，轉(zhuǎn)而成為企業(yè)的信息中心。
3檔案信息化管理面臨的問題
【關鍵詞】檔案；檔案信息化；措施
1.檔案信息化的定義和內(nèi)涵
1.1定義
所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。
1.2內(nèi)涵
檔案信息化可以從以下幾個方面來理解：第一，要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡化；第二，要實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；第三，要實現(xiàn)檔案信息高度共享；第四，要引發(fā)檔案管理模式的變革。
2.檔案信息化管理的必要性
由于檔案需長期保存，為提高存儲環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失耽憂。由于檔案需反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應用有待全面解決。信息化是當今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢。無論是從政治、經(jīng)濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術兀不顯示其獨特的魅力，成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代牛活不可缺少的工具。可以說，現(xiàn)代信息技術成為實現(xiàn)科學開發(fā)檔案信息資源的關鍵條件。
3.加強檔案信息化管理的措施
《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”計劃》又把信息化建設列為戰(zhàn)略重點之一，明確了“十二五”期間檔案信息化管理的主要任務。歸納其主要內(nèi)容有：制定檔案信息化管理的有關標準，研制、推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網(wǎng)絡，建立全國檔案信息網(wǎng)絡，并人國家信息網(wǎng)。實現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。
3.1加強基礎設施建設
電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統(tǒng)計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高各類檔案館、檔案室計算機和網(wǎng)絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設和完善局域網(wǎng)。使各項工作都網(wǎng)絡化，加強檔案的利用。
3.2檔案信息資源建設
3.2.1檔案的電子化
所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質(zhì)或機讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，以便于查找利用。
3.2.2加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設
我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡建設形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求，需要加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設，開發(fā)標準化的檔案管理系統(tǒng)，加強檔案目錄的輸入，保存。
電子檔案是由數(shù)字電子計算機處理的檔案，是用來區(qū)別于一些客觀存在的檔案實體，是將實體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡上流動，只有引入正確的軟件、硬件與足夠的背景細節(jié)，這些字節(jié)與比特方可隨機定位到用戶所在的網(wǎng)絡終端，以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號等顯示用戶所需求的檔案實體的真實信息。
二 檔案信息化管理的現(xiàn)實意義
1．提高整個部門的工作效率
實施檔案管理信息化后，部門管理人員從繁重的手工勞動中解放出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好地從事檔案的收集和編研工作，提高職能部門的工作效率。
2．有效地提供服務
檔案管理的信息化，科技人員可在自己的計算機上查閱檔案資料，提高了工作效率；同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發(fā)，提高了整體的工作效率和競爭力，使檔案管理的職能不再單純是檔案的保管，而是公司內(nèi)部的信息中心。
三 推進檔案信息化管理的策略
1．建立規(guī)范體系
檔案信息化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。由于歷史原因，檔案業(yè)務基礎差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差。檔案信息化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個專業(yè)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準。同時，檔案信息化使越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，檔案的整理、分類、著錄及有關規(guī)定已不能完全適應。檔案信息化建設必須做到統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一部署、避免出現(xiàn)“自成體系、各自為戰(zhàn)”的情況，要按統(tǒng)一的技術標準實施。
2．完善安全制度
檔案信息化建設的最終落實都要靠人來執(zhí)行，所以人是檔案信息化安全的第一道保護屏障。為此，要提高檔案人員的警惕性，從根本上鏟除黑客對信息系統(tǒng)的威脅。采用身份認證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護措施。
3．規(guī)范管理，注重實效
建立檔案信息化建設指導委員會，負責研究檔案信息化發(fā)展方向，組織制訂和修改檔案信息化方面的法規(guī)、規(guī)章與標準；負責監(jiān)督和檢查檔案信息化建設的進程，實施政策引導；負責指導數(shù)字檔案信息資源的開放利用和安全管理。將信息化進程、計算機應用水平作為檔案館（室）目標工作考核、評比先進的條件，并逐年提高其在考核中的權重。檔案局加強對各單位檔案信息化建設的行政監(jiān)督和宏觀指導。制定相應的規(guī)范性文件和標準，保證各單位產(chǎn)生的有保存價值的電子文件真實、完整、安全，嚴防違反檔案法律法規(guī)行為。及時總結(jié)推廣經(jīng)驗，促進檔案信息化建設規(guī)范穩(wěn)步開展。
4．電子檔案的有效、實用
目前，雖然許多單位、部門的信息化進程在逐步推進，但往往忽視了檔案信息化后的實用性。我們推進檔案管理信息化，是為了更好地提供檔案服務，而一些單位的電子檔案修改機制尚不完善，一些檔案被修改后（如聲音的清晰化處理、圖像的清晰化處理、文字錄入錯誤糾正），只保留修改后的檔案，而將原始數(shù)據(jù)進行了刪除，降低了電子檔案的留存價值，甚至對部分檔案來說已喪失全部價值。還有一些單位，為了所謂的加快信息化進程，擅自不按標準操作，將存儲掃描的清晰度降低，從而加快掃描速度、減少存儲空間，致使所存檔案不清晰或信息缺失，不能達到實際使用的要求，多數(shù)檔案仍需實地查詢?nèi)霂斓募堎|(zhì)資料。為了提高電子檔案的實用性，我們不僅需要一套完整的管理制度進行保障，還要從計算機技術上加以規(guī)范和限制，如管理軟件對操作者的權限限制，軟件中對于存儲圖像分辨率的強制要求，通過使用計算機的簽署技術、身份驗證技術等，實現(xiàn)對管理者的操作行為進行記錄及約束。總之，需要我們通過各種行政及信息技術手段，盡可能地提高電子檔案的有效性及實用性。
5．人才儲備原則
由于電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術化，開發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設符合正確的方向，才能滿足社會發(fā)展對檔案工作的需求。
檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現(xiàn)不是檔案館（室）某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊伍素質(zhì)對檔案工作信息化建設的質(zhì)量起著關鍵的作用，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。信息化是當今世界和社會發(fā)展的大趨勢，檔案館（室）只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應社會和時展的需要，更好地服務社會。
參考文獻
